Manual de Gestão de Contratos e Catálogos

Transcrição

1 Manual de Gestão de Contratos e Catálogos

2 Índice 1 Acesso aos Contratos e Catálogos Detalhes Definições Catálogo Gestão de Limites Encomendas Alertas Responsáveis Anexos

3 1 Acesso aos Contratos e Catálogos Na plataforma acingov todos os contratos podem ser consultados. Para tal, deverá aceder ao separador Contratos onde será redirecionado para a listagem com todos os contratos celebrados na plataforma. Nesta área é possível parametrizar os resultados por Catalogados Ativos e Inativos e Não Catalogados Ativos e Inativos. Figura 1 - Listagem de contratos. 3

4 Disponibilizamos ainda uma área de pesquisa avançada com uma série de filtros que permite uma consulta personalizada. Modelo Estado Nº Contrato Nº Procedimento Objeto do Contrato Fornecedor Tipo de Contrato Unidade Orgânica Prazo de Vigência Data de Início Data de Fim Comunicado ao portal BASE Ano 4

5 Consoante as definições da entidade, é possível importar ou registar manualmente contratos sem a necessidade de celebrar previamente um procedimento. Para tal deverá aceder ao menu Entidade>Definições>Contratos, selecionar a opção Possibilitar a criação manual de contratos' e posteriormente clicar em Novo. Figura 2 - Criar contrato manualmente. 5

6 Ao clicar num contrato é disponibilizada uma área específica onde o utilizador poderá visualizar a informação referente aos Detalhes, Definições, Gestão de Limites, Encomendas, Alertas, Responsáveis e Anexos. 2 Detalhes Nesta área encontra toda a informação relativa aos detalhes de um contrato. Poderá consultar os consumos anuais, tipo de contrato, o modelo, o preço contratual, entre outros. Adicionalmente nesta mesma área, é possível proceder à retificação desta informação. Figura 3 - Detalhes do contrato. 6

7 3 Definições Nas definições do contrato, o utilizador deverá definir o tipo de contabilização a aplicar, nomeadamente, por Valor Unitário, por Quantidade ou por Quantidade/Preço Unitário, assim como os limites de encomenda mínimos e máximos globais. Figura 4 - Definições do contrato. 7

8 4 Catálogo Nesta área encontra a lista de artigos que compõem o catálogo, onde são apresentados especificações dos artigos como a sua descrição, preço unitário, taxa de IVA, entre outros. É ainda possível realizar a exportação desta informação em formato Excel e XML, bem como proceder com a retificação através da sua importação. Para além disto, é também possível importar artigos, editar ou eliminá-los, desde que não hajam limites definidos para esse contrato. Figura 5 - Listagem de artigos. 8

9 6 Gestão de Limites Nesta área tem a possibilidade de definir por unidade orgânica, ano e GOP os limites de encomendas e, sendo estes passíveis de cabimento e compromisso, podem ser identificados aquando da criação do limite ou solicitados aos serviços responsáveis. Figura 6 - Gestão de limites. 9

10 7 Encomendas Nesta área pode facilmente visualizar todas as encomendas realizadas no âmbito do contrato, bem como consultar os detalhes referentes a cada uma destas. Figura 7 - Área de encomendas. 10

11 8 Alertas A área de alertas possibilita aos responsáveis do contrato configurar um conjunto de alertas que considerem relevantes. Os alertas poderão ser configurados por: Determinada data; Montante disponível para encomenda; Prazo de conclusão previsto; Montante percentual atingido; Montante percentual por atingir relativamente ao prazo de vigência do contrato. Figura 8 - Área de configuração de alertas. 11

12 9 Responsáveis A área de Gestão Contratual permite, aos administradores da entidade adjudicante, consultar e configurar responsáveis pelo contrato. Figura 9 - Área de gestão contratual. 12

13 10 Anexos Qualquer tipo de informação adicional que o utilizador pretenda associar ao contrato pode realizá-lo nesta área, onde podem ser carregados quaisquer tipos de anexos, ou ainda o relatório de execução e de formação do contrato, caso este se encontre comunicado ao BASE. Figura 10 - Anexos. 13