RELEASE NOTES Product Marketing Agosto 2015

Transcrição

1

2 RELEASE NOTES Product Marketing Agosto 2015

3 F O R N E C E D O R E S C L I E N T E S

4 6.2.0 NOVAS FUNCIONALIDADES OBRIGATÓRIO NO FORMULÁRIO DE REGISTO PÚBLICO DOCUMENTOS COLABORATIVOS NOVO TIPO DE DOCUMENTO MOVIMENTO FINANCEIRO CONSIDERADO NAS ESTATÍSTICAS DO VALOR EM ABERTO CONFIGURAÇÃO DE NOTIFICAÇÃO AQUANDO A ALTRERAÇÃO DE ESTADO MELHORIAS GERAIS DE INTERFACE

5 ÁREA Descrição da Funcionalidade OBRIGATÓRIO NO FORMULÁRIO DE REGISTO PÚBLICO DOCUMENTOS COLABORATIVOS No registo público das entidades, o campo passa a ser de caráter obrigatório, no segundo passo do formulário de registo. Registo Público: y.aspx?culturepref=pt No âmbito do módulo de IPC, Invoice Payment Control, os emissores e recetores de documentos passam a ter um canal de comunição muito mais transparente e rápido, tudo com base em funcionalidades user-friendly e de fácil utilização pelos seus utilizadores: Acesso rápido aos documentos com comentários por ler; Distinção de documentos com comentários (por ler e lidos) na listagem de documentos; Inserção de comentários e anexos nos comentários; Exportação para excel dos documentos com todos os comentários; Upload de comentários Combinações de Pesquisas

6 ÁREA Descrição da Funcionalidade NOVO TIPO DE DOCUMENTO Novo Tipo de documento, Movimento Financeiro, disponível na listagem de documentos e total visibilidade sobre o mesmo. O tipo de documento, Movimento Financeiro, passa a ser considerado nas MOVIMENTO FINANCEIRO CONSIDERADO NAS ESTATISTICAS DO VALOR EM ABERTO estatísticas do valor em aberto. Todos os documentos deste tipo vão somar ao total do valor em aberto.

7 ÁREA Descrição da Funcionalidade CONFIGURAÇÃO DE NOTIFICAÇÃO AQUANDO A ALTERAÇÃO DE ESTADO Os utilizadores passam a ter a possibilidade de configurar o recebimento de notificações relativas a alteração de estados de documentos. No menu Detalhe de Entidade > Notificações, passa a existir um novo conjunto de notificações baseadas na alteração de estados de documentos. Os utilizadores devem indicar o endereço de no qual deve ser recebida a notificação, o estado do documento (com base na lista existente no formulário), e sobre que documentos ela vai incidir: Recebidos e/ou Enviados. No âmbito deste desenvolvimento apenas será disponibilizada a configuração de notificação para o estado Cancelado ( Ações Cancelar e Cancelar na Origem e no Destino). MELHORIAS GERAIS DE INTERFACE Na listagem de documentos passa a estar visível a descrição completa do tipo de documento e sub-tipo de documento de forma a facilitar a leitura do utilizador.

8 6.2.0 NOVAS FUNCIONALIDADES SAFT INCLUSÃO DE TERMOS DE PAGAMENTO INCLUSÃO DA REFERENCIA DA ENCOMENDA

9 ÁREA Descrição da Funcionalidade Inclusão dos Termos de Pagamento Gerar o ficheiro SAFT com o campo PaymentTerms disponível SAFT Inclusão da Referência da Encomenda Gerar o ficheiro SAFT com o campo OrderReferences disponivel

10 Guia, passo a passo Um guia passo a passo que o ajuda a utilizar e perceber as novas funcionalidades do produto

11 No registo público das entidades, o campo passa a ser de caratér obrigatório, no segundo passo do formulário de registo. OBRIGATÓRIO NO FORMULÁRIO DE REGISTO PÚBLICO Registo Público: netdocspublic/public_templat es/cndregistry.aspx?culture pref=pt

12 Documentos Colaborativos Gerir os documentos que contenham comentários nunca foi tão fácil No âmbito do módulo de IPC, Invoice Payment Control, os emissores e recetores de documentos passam a ter um canal de comunição muito mais transparente e rápido, tudo com base em funcionalidades user-friendly e de fácil utilização pelos seus utilizadores: Acesso rápido aos documentos com comentários por ler Distinção de documentos com comentários (por ler e lidos) na listagem de documentos Inserção de comentários e anexos nos comentários Exportação para excel dos documentos com todos os comentários Upload de comentários Combinações de Pesquisas 1 of 18

13 Acesso imediato aos documentos com comentários por ler 2 of 18 Aceda ao novo ícone, Documentos com comentários por Ler, presente na página principal do SaphetyDoc, e seja direcionado para os documentos com comentários por ler. Esta opção estará visível tanto para emissores como para recetores de documentos.

14 Listagem de documentos com destaque de comentários (por ler e lidos) 3 of 18 Na listagem de documentos passa a existir destaque para os documentos com comentários por ler e lidos. Cinzento: Documentos com Comentários lidos Azul: Documentos com Comentários por ler

15 Listagem de documentos com destaque de comentários (por ler e lidos) 4 of 18 Aproveite a sua análise com um modo de exibição mais organizado que mostra o número de comentários presentes no documento com referência a cores e funcionalidades que permitem minimizar e maximizar a informação inserida, contribuindo para uma leitura limpa e estruturada. Cinzento: Documentos com Comentários lidos Azul: Documentos com Comentários por ler

16 Anexos nos comentários dos documentos 5 of 18 Recolha ou Expanda os comentários através das opções + e Adicione anexos nos comentários dos documentos caso necessite de complementar com algum documento.

17 Visibilidades 6 of 18 Os comentários são inseridos nos documentos e o utilizador pode sempre definir o tipo de visibilidade a apresentar. O tipo de visibilidade ( Apenas para Mim, Apenas para a Origem, Apenas para o Destino, Origem e Destino) é configurável, ou seja, o utilizador não tem necessariamente te ter acesso a todos os tipos de visibilidade.

18 Visibilidades 7 of 18 Quando insiro um comentário num documento, quem tem acesso ao mesmo? Consigo perceber se o comentário já foi lido? Como? Apenas para mim Apenas para Origem Apenas para o Destino Origem e Destino Quem vê?? Apenas o autor do comentário tem visibilidade sobre o comentário inserido no documento Utilizadores pertencentes à entidade de origem do documento Utilizadores pertencentes à entidade de destino do documento Utilizadores pertencentes à entidade de origem e destino do documento Quando é que o comentário fica lido? A leitura do documento é realizada por empresa. Fica automaticamente lido. Quando um utilizador da entidade de origem do documento visualizar o comentário (basta um, o primeiro). Nota: O autor do coment ário não conta. Quando um utilizador da entidade de destino do documento visualizar o comentário (basta um, o primeiro). A leitura do documento é realizada por empresa. Por isso o documento fica lido na origem, quando um utilizador da origem visualizar o comentário (basta um, o primeiro) e vice versa. Nota: O autor do comentário não conta.

19 Exportação para excel de documentos com todos os comentários 8 of 18 Agora, ao exportar os documentos para excel, pode consultar todos os comentários inseridos pelos diferentes intervenientes e verificar a respetiva hora de inserção.

20 Exportação para excel de documentos com todos os comentários 9 of 18 Na coluna Observações do ficheiro exportado para excel, passam a estar disponíveis todos os comentários inseridos pelos diferentes intervenientes e respetiva hora de inserção. O controlo torna-se mais fácil! Entidade Utilizador Data e Hora comentário

21 Documentos com comentários pesquisáveis na pesquisa avançada 10 of 18 Realize diversas combinações de pesquisas, tomando máximo partido de todos os campos existentes. Os documentos com comentários por ler, lidos ou todos poderão ser uma dessas combinações.

22 Upload de Status & Observações 11 of 18 Os comentários e status dos documentos podem ser inseridos/classificados manualmente na plataforma e um a um ou inseridos através de um ficheiro de excel. Para isso, basta aceder ao menu Documentos > Ações > Status & Observações. 1

23 Upload de Status & Observações 12 of 18 Realize o download do template e preencha as colunas apresentadas. 2

24 Upload de Status & Observações 13 of 18 Realize o download do template e preencha as colunas apresentadas.

25 Upload de Status & Observações 14 of 18 Outra forma de preenchimento do template: Exportar os documentos diretamente na listagem de documentos; Adicionar a coluna Visibilidade manualmente (ao lado da coluna Observações); Preencher com os dados pretendidos e realizar o respetivo upload.

26 Upload de Status & Observações 15 of 18 Regras de Preenchimento: Os campos de preenchimento obrigatório são os seguintes: Tipo de documento, Número de documento, NIF Origem, Data do Documento Se pretender alterar o status do documento, tem de adicionar a coluna Status e preencher com Aberto ou Fechado Se pretender inserir observações, tem de adicionar as colunas Observações e Visibilidade Coluna Visibilidade deverá ser preenchida com os valores (apenas para mim, apenas para a origem, apenas para o destino, origem e destino); Nota: Caso o conteúdo da nova coluna não seja preenchido ou seja preenchido erradamente, as observações inseridas apenas ficarão disponíveis para o autor do comentário (opção apenas para mim).

27 Upload de Status & Observações 16 of 18 Depois de preenchido o documento em excel, o utilizador pode arrastar o ficheiro ou escolher o ficheiro a carregar. 3

28 Upload de Status & Observações 17 of 18 O terceiro passo é a confirmação dos dados e seguidamente, deve ser selecionada a opção, Status & Observações para concluir o processo. 4

29 Upload de Status & Observações 18 of 18 Depois de concluído o processo, é apresentado um resumo do mesmo e podem ser verificadas as observações inseridas nos respetivos documentos, respeitando o tipo de visibilidade definido. 5

30 Novo Tipo de documento, Movimento Financeiro, disponível na listagem de documentos e total visibilidade sobre o mesmo. NOVO TIPO DE DOCUMENTO Movimento Financeiro

31 O tipo de documento, Movimento Financeiro, passa a ser considerado nas estatísticas do valor em aberto. Todos os documentos deste tipo vão somar ao total do valor em MOVIMENTO FINANCEIRO CONSIDERADO NAS ESTATISTICAS DO VALOR EM ABERTO aberto. Exemplo: InitialBalance + Invoices + Debits - Credits - Payments + FinancialMovement No módulo de Invoice Payment Control, o valor em aberto passa a contemplar um novo tipo de documento 1 of 3

32 Novo tipo de documento considerado no Valor em Aberto 2 of 3 Aceder ao separador A Pagar ou A Receber e visualizar o respetivo valor em aberto, selecionando o valor na entidade pretendida.

33 Novo tipo de documento considerado no Valor em Aberto 3 of 3 Após selecionado o valor em questão, o utilizador será direcionado para a listagem de documentos que totalizam o valor em aberto do fornecedor selecionado, onde estará visível o novo tipo de documento, Movimento (se aplicável).

34 CONFIGURAÇÃO DE NOTIFICAÇÃO AQUANDO A ALTERAÇÃO DE ESTADO Os utilizadores passam a ter a possibilidade de configurar o recebimento de notificações relativas a alteração de estados de documentos. No menu Detalhe de Entidade > Notificações, passa a existir um novo conjunto de notificações baseadas na alteração de estados de documentos. Os utilizadores devem indicar o endereço de no qual deve ser recebida a notificação, o estado do documento (com base na lista existente no formulário), e sobre que documentos ela vai incidir: Recebidos e/ou Enviados. No âmbito deste desenvolvimento apenas será disponibilizada a configuração de notificação para o estado Cancelado ( Ações Cancelar e Cancelar na Origem e Destino). No âmbito deste desenvolvimento apenas será disponibilizada a configuração de notificação para o estado Cancelado (Ações Cancelar e Cancelar na Origem e Destino). 1 2 Quando um estado se encontra selecionado, pelo menos uma das opções referentes aos documentos tem de ser obrigatoriamente selecionada (Recebidos ou Enviados) 1 of 2

35 Configuração de notificação aquando a alteração de estado 2 of 2 Depois de configurado e cancelado o documento pretendido, é recebido um com o seguinte template: Em âmbito de projeto será possível customizar o conteúdo da notificação.

36 Na listagem de documentos passa a estar visível a descrição completa do tipo de documento e sub-tipo de documento de forma a facilitar a leitura do utilizador MELHORIAS DE INTERFACE Tipo e Sub-Tipo de documentos totalmente visíveis na listagem de documentos

37 Inclusão dos Termos de Pagamento Gerar o ficheiro SAFT com o campo PaymentTerms disponível SAFT <!-- Estrutura de Acordos entre cliente e fornecedor --> <xs:complextype name="settlement"> <xs:sequence> <xs:element minoccurs="0" name="settlementdiscount" type="safpttexttypemandatorymax30car"/> <xs:element minoccurs="0" name="settlementamount" type="safmonetarytype"/> <xs:element minoccurs="0" name="settlementdate" type="safdatetype"/> <xs:element minoccurs="0" name="paymentterms" type="safpttexttypemandatorymax100car"/> </xs:sequence> </xs:complextype> Inclusão da Referência da Encomenda Gerar o ficheiro SAFT com o campo OrderReferences disponivel Disponibilizar os campos PaymentTerms e OrderReferences na geração do SAFT Inlcude OrderReferences element in SalesInvoices table <!-- Estrutura de Referencias ao documento de origem --> <xs:complextype name="orderreferences"> <xs:sequence> <xs:element minoccurs="0" ref="originatingon"/> <xs:element minoccurs="0" ref="orderdate"/> </xs:sequence> </xs:complextype>

38 PORTUGAL (headquarters) Rua Viriato, Nº13, 2ºPiso Lisboa T F E. BRAZIL Av. Brig. Faria Lima, Torre Sul 4º Andar - Pinheiros São Paulo T E. contato.brasil@saphety.com COLOMBIA Edificio Avante 93, Calle 93 No , Oficina 503, Bogotá T. (+57-1) E. comercial.colombia@saphety.com