Relatório da Auditoria Interna junho julho 2013

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1 Relatório da Auditoria Interna junho julho 2013 Conteúdo: 1 Introdução 1.1 Objetivos deste relatório 1.2 Critérios de análise 1.3 Características da AI 2 Logística da AI 2.1 Calendário 2.2 Equipa Auditora 2.3 Participantes 2.4 Âmbito da AI 3 Declaração sumária 3.1 Clima dos trabalhos 3.2 Propostas de Melhoria Identificadas 3.3 Principais conclusões 3.4 Avaliação da aplicação da Metodologia PDCA aos processos 3.5 Número de não conformidades por requisito da Norma ANEXOS: Ficheiro Proposta de Plano de Ação Corretivo (PAC) e Listas de presença MO-PR03-03 / V02 Pág. 1 de 5

2 1. Introdução: 1.1 Objetivos deste relatório: Este documento, elaborado pela Equipa Auditora, procura proporcionar ao IPB a seguinte informação: Um claro e rigoroso relato dos resultados e das conclusões da avaliação Um retrato equilibrado e informativo do estado de conformidade do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) Dados objetivos para o reforço do SGQ. 1.2 Critérios de análise: Os Critérios tidos em conta na execução desta AI foram o grau de conformidade do Sistema de Gestão da Qualidade à Norma de referência NP EN ISO 9001:2008, bem como a sua eficácia e funcionalidade. Cada processo foi analisado tendo em vista concluir-se pela efetiva implementação da metodologia PDCA. Para o efeito, as reuniões de avaliação foram orientadas por Checklists antecipadamente preparadas, que foram distribuídas aos auditados. 1.3 Caraterísticas da AI Esta AI, foi efetuada de acordo com a Norma NP EN ISO 9001:2008, procurou ser uma análise global ao SGQ, cobrindo todos os requisitos aplicáveis e procedimentos previstos. 2. Logística da AI: 2.1 Calendário: A AI desenvolveu-se ao longo das seguintes datas: Junho 2013: Preparação Aprovação do Plano Específico da AI e sua divulgação à Instituição; Atualização das Checklists pela EA e sua divulgação aos Colaboradores. 18, 19, 20, 25 junho e 2 julho 2013: Execução Entrevistas aos Colaboradores relativos aos processos auditados; Emissão do Relatório Final da AI e Plano de Ações Corretivas no que se refere às Não Conformidades e Oportunidades de Melhoria detetadas. Julho 2013: Reunião final com a Direção Apresentação do Relatório Final da AI à Presidência do IPB; Aprovação do Plano de Ações Corretivas. 2.2 Equipa Auditora: A Equipa Auditora foi composta pelos seguintes elementos: CC - Carla Costa Auditora EM Elisabete Madeira - Auditora Coordenadora FP - Fernanda Pinto - Auditora Coordenadora JAP - José Adriano Pires Auditor Observador JB João Barros - Auditor LS Luís Silvestre - Auditor MC Manuela Campos - Auditora Coordenadora SL Sandra Lopes - Auditora TV Tiago Varanda - Auditor 2.3 Participantes: Os nomes dos Colaboradores da IPB intervenientes na AI encontram-se em anexo em listas de presença Âmbito da AI: A AI verificou o cumprimento dos requisitos aplicáveis da Norma de referência referidos no quadro em baixo e os procedimentos do SGQ. No entanto, não foram auditados: No procedimento PR08 Gestão e Manutenção de Meios : não foi possível auditar as atividades respeitantes à Gestão do Imobilizado Corpóreo (1ª Atividade) e à Gestão da Frota (4ª atividade) MO-PR03-03 / V02 Pág. 2 de 5

3 Processos e Requisitos Auditados: Processos / Documentos Auditores Colaboradores Auditados Requisitos Auditados PR01 Gestão de Documentos EM, JB, TV Ver listas de 4.2 PR02 Gestão da Melhoria FP, SL, TV presença em 8.3, e 8.5 PR03 Auditorias EM, JB, TV anexo 8.2 PR04 Comunicação, Informação e MC, LS, JAP 4.2, 5.5, 6.3 e 7.2 Imagem PR05 Planeamento, Controlo e Parcerias FP, SL, TV 5.2, 5.3, 5.4, 5.6, 6.1, 6.4, 8. EM, JB, TV PR06 Compras e Subcontratação MC, EM, JB 7.4, 7.5, 8.2 e 8.3 PR07 Projetos de Investimento e FP, CC, JB 7.2, 7.3, 7.5, 8.2 e 8.3 Financiamento PR-08 Gestão e Manutenção de Meios MC, EM, CC 6.1, 6.3, 6.4, 7.2, 7.4, 7.5 e 8.3 PR09 Relações Internacionais MC, EM, LS 7.1, 7.2, 7.5, 8.2, 8.3 e PR10 Recursos Humanos FP, EM, SL 5.1, 5.5, 6.1, 6.2 PR11 Avaliação de Desempenho e FP, EM, SL 6.2 Formação PR12 Gestão Académica FP, SL, JAP 7.1, , 8.2.1, 8.3 e PR13 Gestão do Empreendedorismo FP, CC, SL 7.1, , 8.2.1, 8.3 e PR14 Voz do Cliente FP, CC, SL 5.2, 7.2.3, 8.2. e 8.3 PR15 Manutenção Sistemas MC, CC, JAP 6.3, 6.4 e 7.6 Informação PR16 Desenvolvimento Sistemas MC, CC, JAP 7.1, 7.2, 7.3, 7.5, 8.2.4, PR17 Serviços Eletrónicos de Documentação 8.3, MC, EM, LS 5.2, 7.2.3, 7.5.1, 8.1, 8.2.1, e Declaração sumária: 3.1 Clima dos trabalhos As atividades da AI decorreram num ambiente de motivação da Instituição e especificamente dos Colaboradores diretamente envolvidos, pelo que foram identificadas várias oportunidades de melhoria que deverão ser consideradas no SGQ (conforme PAC em anexo). Foi notório que os Colaboradores procuraram preparar-se para as reuniões de avaliação, estudando os seus procedimentos e interpretando as checklists antecipadamente distribuídas pela Equipa Auditora. 3.2 Propostas de Melhoria identificadas: As atividades da AI decorreram num ambiente de motivação dos Colaboradores envolvidos, pelo que foram identificadas várias propostas de melhoria que deverão ser consideradas no SGQ no ficheiro PAC em anexo. 3.3 Principais conclusões: O Sistema de Gestão da Qualidade do IPB encontra-se implementado e conforme à Norma de Referência NP EN ISO 9001:2008 Sistemas de Gestão da Qualidade: Requisitos, mas deve ser corrigido face às constatações (não conformidades e observações) identificadas, através da definição de ações corretivas, com o esforço e envolvimento de toda a estrutura de Colaboradores do IPB. A auditoria interna decorreu segundo um processo de amostragem (de documentação e Colaboradores entrevistados) e conforme o previsto no Plano Específico de Auditoria, assim, caberá ao IPB procurar casos semelhantes às situações retratadas neste relatório no sentido de maximizar o alcance das ações a implementar. MO-PR03-03 / V02 Pág. 3 de 5

4 3.4 Avaliação da aplicação da metodologia PDCA aos processos: De seguida efetuamos uma análise do cumprimento da aplicação da metodologia PDCA aos vários processos do SGQ do IPB. Plan (planeado): O IPB definiu em procedimentos todos os processos relativos às atividades que desenvolve O IPB estabeleceu e comunicou internamente a sua Política da Qualidade e o Manual da Qualidade (São identificados como não conformes os procedimentos alvo de não conformidades) Do (executado): Os processos estão na generalidade implementados. Check (verificado): O SGQ foi alvo de verificação via Auditoria Interna O SGQ deve ser alvo de revisão e fecho da monitorização dos indicadores do PLQ Act (atuar sobre o resultado da verificação): Devem ser previstas as ações para melhorar continuamente o desempenho do processo A AI deve ser alvo de análise e definidas as ações de resposta às constatações Processo Plan Check Act Do (executado) (planeado) (verificado) (actuar) PR01 Gestão de Documentos PR02 Gestão da Melhoria PR03 Auditorias PR04 Comunicação, Informação e Imagem PR05 Planeamento, Controlo e Parcerias PR06 Compras e Subcontratação PR07 Projetos de Investimento e Financiamento PR08 Gestão e Manutenção de Meios PR09 Relações Internacionais PR10 Recursos Humanos PR11 Avaliação de Desempenho e Formação PR12 Gestão Académica PR13 Gestão do Empreendedorismo PR14 Voz do Cliente PR15 Manutenção Sistemas Informação PR16 Desenvolvimento Sistemas PR17 Serviços Eletrónicos de Documentação 3.4 Número de não conformidades por requisito da Norma: O Quadro seguinte apresenta o número de Não Conformidades e Observações apuradas, requisito a requisito da Norma NP EN ISO 9001:2008: Evid NC MO-PR03-03 / V02 Pág. 4 de 5

5 OBS No quadro acima é possível verificar que o requisito da Norma mais afetado é 4.2 Requisitos da documentação Foram ainda identificadas 18 oportunidades de melhoria. Nota explicativa: A Equipa Auditora regista como Não Conformidade aquelas que têm impacto, potencial ou real, no Sistema de Gestão da Qualidade. A Equipa Auditora regista como Observações aquelas que, sendo corrigidas, trazem benefícios aos mecanismos de controlo do sistema, ou são questões pontuais, não sistemáticas, ou ainda as que não apresentam ainda matéria para verificação. A Equipa Auditora regista como Observações aquelas que, sendo corrigidas, trazem benefícios aos mecanismos de controlo do Sistema, ou são questões pontuais, não sistemáticas, ou ainda as que não apresentam ainda matéria para verificação. Em anexo, apresenta-se o documento PAC incluindo todas as constatações detetadas, as quais foram já apresentadas aos Responsáveis visados. Bragança, Julho 2013 A Equipa Auditora Carla Costa Elisabete Madeira Fernanda Pinto João Barros Luís Silvestre Manuela Campos Sandra Lopes Tiago Varanda Anexos: PAC Lista de presenças MO-PR03-03 / V02 Pág. 5 de 5