SPED Projeto SIGADEx

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1 SPED Projeto SIGADEx

2 SPED Projeto SIGADEx 1. Introdução 2. Desenvolvimento Acesso ao sistema; Tipos de usuário; Área de trabalho; Trâmite de documento; e Elaborando um documento 3. Conclusão 2

3 1. Introdução Objetivo Apresentar o Sistema de Protocolo Eletrônico de Documentos - SPED e demostrar as principais funcionalidades do sistema. 3

4 1. Introdução O Sistema de Protocolo Eletrônico de Documentos (SPED), módulo integrante do Sistema Informatizado de Gestão Arquivística e Documental do Exército (SIGADEx), é desenvolvido pelo Centro de Desenvolvimento de Sistemas (CDS) localizado no Quartel General do Exército em Brasília. A Força Aérea Brasileira também desenvolve projeto semelhante, conhecido como SIGADAer, sendo parceira do Exército neste projeto. O SPED é uma aplicação Web que contempla o controle de protocolo e a elaboração de documentos das Organizações Militares do Exército Brasileiro. Ele foi concebido para oferecer maior organização dos documentos, garantir a padronização e facilitar o trâmite interno dos documentos, para cada OM em que a solução for utilizada. 4

5 1. Introdução O Suporte do SPED é realizado em três níveis: Primeiro nível Realizado pelo administrador do SPED da própria OM Segundo nível Realizado pelos CT/CTA que apoiam a OM Terceiro nível Por intermédio do site onde as OMs encontrarão, além dos arquivos e tutoriais, uma área para esclarecer dúvidas e reportar erros diretamente à equipe do projeto. Observação: Todo Administrador SPED deve estar cadastrado no site SPED Projeto SIGADEx - 5

6 1. Introdução Funcionalidade Redigir documentos oficiais utilizando editor de texto interno; Criar Grupo de Trabalho; Permitir delegação de contas; Acompanhar e controlar despachos; Controlar a geração dos NUP/NUD dentro da OM; e Armazenamento de Documentos. 6

7 1. Introdução Novidades da versão 1. DIEx (Documento Interno do Exército) Documento (Extraído da IG ANO 2011) É um documento de correspondência destinado para a CIRCULAÇÃO INTERNA ao Exército. O DIEx substitui os seguintes documentos que constavam nas antigas IG 10-42: encaminhamento, fax, memorando, mensagem direta, ofício interno, parte, remessa e restituição. 7

8 1. Introdução Novidades da versão 2. NUP/NUD no SPED NUP - Número único de processo, destina-se a processos documentais; NUD - Número único de documento, destina-se a documentos. Por definição, todo documento deverá conter um NUD; e O SPED vai gerar o NUD automaticamente para os documentos previstos na nova IG 10-42, DIEx e Ofício, que forem assinados/protocolados no sistema. 8

9 SPED Projeto SIGADEx 2. Desenvolvimento Acesso ao sistema; Tipos de usuário; Área de trabalho; Trâmite de documento; e Elaborando um documento. 9

10 Acesso ao sistema nmusuario ******** 10

11 Tipo de Usuário Administrador Instala, Realiza backup e Configura parâmetros. Realiza cadastros(pessoas, Contas, Seções...). Cadastra o workflow (fluxos específico do documento). Não troca documentos. Convencional Troca Documentos. Cria, Encaminha, Edita, Exclui, Imprime e Anexa documentos. Por permissão pode ainda: Aprovar, Despachar e Arquivar. Protocolista Expede documentos para fora da OM via EBNet. Dá entrada em documentos vindos de fora da OM. Não troca documentos. 11

12 Área de trabalho 12

13 Trâmite de documento Usuário Convencional Chefe de Divisão Chefe da OM Protocolista Estados do Documento elabora e encaminha o documento para o Chefe da Divisão analisa e se necessário faz anotações; encaminha para Chefe da OM Assina / protocola o documento; encaminha o documento para Protocolista envia o documento pela EBnet Em elaboração Protocolado não enviado Protocolado Arquivado Invalidado 13

14 Elaborando documento DIEx 1. Redigir Documento 2. DIEx Ofício Externo

15 Criando documento DIEx Marcar quando urgente Numerado automaticamente quando assinar e protocolar Remetente Destinatário

16 Assunto Referenciar documento SPED Anexar documento Área de texto Nome e função de quem assina o ofício

17 Visualizando o documento Visualizando o documento DOCUMENTO SALVO

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19 Detalhes do documento Documento anexado Exemplo: Importante BI Parte Projeto Criar marcadores

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21 SPED Projeto SIGADEx 3. Conclusão Não existe mensagem(similar a ); A numeração dos documentos é controlada pelo sistema e atribuída automaticamente aos documentos no momento em que são assinados/protocolados; Elaboração do documento via SPED; e Trâmite exclusivo de documentos oficiais (não existe mensagem). 21

22 SPED Projeto SIGADEx Dúvidas Fim 22

23 EME Dúvidas sobre as IG de Correspondência e Atos Adm Cel Silva Soares Correio Eletrônico: [email protected] 23