SPA Sistema de Gestão de Processos Eletrônicos

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1 UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA UFSC SPA Sistema de Gestão de Processos Eletrônicos Caderno de Exemplos e Exercícios Módulo Processos

2 CADASTRO DE PROCESSOS DIGITAIS Faça o login no sistema com o seu usuário. Use o ambitente de Treinamento: 1) Você necessita abrir um processo administrativo requerendo redução da sua jornada de trabalho. O ofício requerendo a redução está endereçado ao Departamento de Recursos Humanos. a) Cadastre o seguinte processo digital: Acesse o menu Cadastro de Processo digital. Órgão: Tipo: Tipo de processo: Setor de abertura: Setor de origem: UFSC Processo Administrativo Interessado na UFSC: Beltrano Fulano de Tal Grupo de Assunto: Treinamento - SPA Assunto: Jornada de Trabalho Detalhamento do assunto: Solicita a redução da jornada de trabalho para 30 horas com remuneração proporcional. Município/campus: Florianópolis Acione o botão Próximo. Verifique se os dados informados estão corretos. Acione o botão Concluir cadastro para armazenar os dados do processo. Lembre-se, usamos o grupo de assunto Treinamento SPA Apenas neste curso O número do processo é gerado somente depois da conclusão do cadastro. Anote o número apresentado:. b) Insira no processo uma cópia já digitalizada do ofício: Para incluir o ofício no Pasta Digital do processo, na tela de Confirmação de Cadastro, acione o botão Peças e selecione o botão de inserção de peças indicado na figura: Dentre as opções apresentadas, escolha Selecionar um arquivo no meu computador. Preencha com as informações abaixo (considere que você já redigiu o ofício antes mesmo de dar início ao cadastro): Tipo de documento: Nome: Arquivo: Ofício Ofício (Redução de jornada de trabalho) Ofício pdf 2

3 Acione o botão Próximo para que o arquivo seja adicionado à Pasta Digital do processo. c) Agora, realiza o encaminhamento do processo. Acione Mais ações e Encaminhar Informe as seguintes informações para efetuar o encaminhamento do processo: Motivo da tramitação: Encaminhamento: Tarefa: Para providências Para as providências cabíveis Encaminhe para o setor do participante ao lado. Se necessário, confirme com ele o setor. Acione o botão Encaminhar para enviar o processo para o setor do colega. PASTA DIGITAL 2) Consulte o processo administrativo cadastrado no exercício 1.a e visualize as peças do processo para certificar de que o ofício n.º 615/2011 foi corretamente inserido. a) Acesse o menu Consulta de processos/solicitações e informe os filtros abaixo: Nº Processo: (insira o número de processo gerado no exercício nº 1.a) Acione o botão Consultar. b) Qual o setor atual do processo? c) O processo já foi recebido pelo setor atual? d) Consulte as tramitações do processo acessando, no alto da tela, o menu de contexto Tramitações. e) Visualize as peças do processo pela Pasta Digital : Acesse o menu de contexto Peças no alto da tela para visualizar a Pasta Digital. Clique sobre a peça Ofício (Redução de jornada de trabalho) para visualizá-la. CADASTRO DE PROCESSOS FÍSICOS 3) Você encaminhou um fax ao setor de protocolo pedindo ao setor de recursos humanos para realizar o estorno de faltas dos últimos cinco dias, pois estava de atestado médico. Para tanto, encaminhou, juntamente com o fax, o atestado médico. a) Cadastre o seguinte processo físico: Acesse o menu Cadastro de Processo físico no menu principal do sistema. 3

4 Órgão: UFSC Tipo: Processo Tipo de processo: Administrativo Setor de abertura: Setor de origem: Tipo do documento: Memorando Nº do documento: 211 Data do documento: 05/04/2013 Meio de recebimento: Fax SIAPE / Matrícula: Interessado na UFSC: Beltrano Fulano de Tal Grupo de Assunto: Treinamento - SPA Assunto: Falta - Justificativa Detalhamento do assunto (etiqueta): Justificativa de falta de acordo com atestado médico apresentado anexo. Município/campus: Florianópolis Acione o botão Próximo. Verifique se os dados informados estão corretos. Acione o botão Concluir o cadastro para armazenar os dados do processo. Anote o número do processo gerado: b) Gere a etiqueta para o processo físico: Na tela de Confirmação de Cadastro acione o botão Etiquetas para gerar a etiqueta de identificação da capa do processo. c) Insira a documentação do processo: Na tela de Confirmação de Cadastro insira a cópia da comunicação encaminhada por fax (considerando que você tenha digitalizado os documentos anteriormente) na Pasta Digital do processo, utilizando o botão Peças. Acione o botão para Inserir peça. Dentre as opções apresentadas, escolha Selecionar um arquivo no meu computador. Preencha com as informações abaixo: Tipo de documento: Nome: Arquivo: Memorando Notificação de ausência ausencia.pdf Acione o botão Salvar para que o arquivo seja adicionado à Pasta Digital. d) Faça a consulta do processo cadastrado no exercício 3.a: Acesse o menu Consulta de processos/solicitações. 4

5 Processo: (insira o número do processo cadastrado no exercício 3.a) Acione o botão Consultar. Verifique os dados detalhados do processo observando o setor atual. Acesse o menu de contexto Tramitações no alto da tela para visualizar todas as tramitações realizadas no processo até o momento. Acesse o menu de contexto Peças no alto da tela para acessar a Pasta Digital. Clique sobre cada um dos documentos inseridos na Pasta Digital para visualizá-los. e) Ao consultar as peças do processo, você notou que o atestado médico não foi anexado. Insira este arquivo no processo: Ainda no menu de contexto Peças da tela de consulta, insira a cópia do atestado acionando o botão para Inserir peça. Dentre as opções apresentadas, escolha Selecionar um arquivo no meu computador. Preencha com as informações abaixo: Tipo: Nome: Arquivo: Documento técnico Atestado Médico atestadomedico.pdf Acione o botão Próximo para que o arquivo seja adicionado à Pasta Digital. f) Materialize o processo: Ainda no menu de contexto Peças da tela de consulta, materialize o processo utilizando as duas opções disponíveis no sistema e analise a diferença entre elas. g) Encaminhe o processo para o setor indicado abaixo: Acesse novamente o botão Mais ações ; Encaminhe este processo acionando a opção Encaminhar. 5

6 Motivo da tramitação: Encaminhamento: Tarefa: Para providências Para as providências cabíveis Encaminhe para o setor do participante ao lado. Se necessário, confirme com ele o setor. Acione o botão Encaminhar para efetuar o encaminhamento do processo para o setor do colega. FILA DE TRABALHO 4) Realize as seguintes operações na fila de trabalho: a) Existe algum processo que esteja somente na sua fila (tramitação interpessoal)? b) Consulte todos os processos Não recebidos que estão na sua fila. c) Consulte todos os processos do grupo de assunto Jornada de Trabalho. d) Consulte os dados detalhados do processo que está na sua fila de trabalho. Os processos/solicitações que você receberá foram cadastrados pelo participante que está sentado ao seu lado no treinamento. Se necessário, confirme com ele o número gerado. e) Faça o recebimento do processo que está na sua fila de trabalho. No menu Fila de Trabalho, selecione o submenu Por Grupo de Assunto, subitem desejado no item Jornada de Trabalho. Selecione o processo digital (é o processo cujo detalhamento é Solicita a redução da jornada de trabalho para 30 horas com remuneração proporcional ) clicando na caixa de seleção posicionada na primeira coluna da esquerda, na linha do registro desejado. Note que esse registro está destacado em outra cor indicando que está pendente de recebimento. Acione o botão Receber. f) Efetue a devolução do processo recebido no item anterior, adicionando um documento com o parecer do processo. Selecione o processo que você recebeu no item anterior e acione o botão Encaminhar. Insira um documento com o parecer do processo acionando o link Peças (posicionado na parte superior da página). Acione o botão Inserir peça. Dentre as opções apresentadas, escolha Selecionar um arquivo no meu computador. Preencha com as informações abaixo: Tipo do arquivo: Nome: Arquivo: Parecer Parecer parecer.pdf 6

7 Acione o botão Próximo. Acione a pasta Encaminhamento. Encaminhamento: Devolvido para a origem após análise do processo No campo Tarefa, escolha a opção Devolver para remetente para que o processo retorne para o setor de origem. Acione o botão Encaminhar. g) Para o processo de Falta cadastrado pelo colega que está na sua fila de trabalho, promova a recusa do processo. No menu Fila de Trabalho, selecione a opção Não recebidos. Selecione o processo cadastrado no exercício 3a pelo colega, (se necessário verifique com o colega o número do processo gerado) clicando na caixa de seleção posicionada na primeira coluna da esquerda, na linha do registro desejado. Acione Mais opções e escolha a opção Recusar. Preencha os campos com as informações abaixo: Motivo: Tramitação enviada para o setor incorreto. Processos de Falta no trabalho não são tratados nesse setor. Acione o botão Recusar. Acesse a sua Fila de Trabalho e verifique se o processo recusado nesse exercício saiu da sua fila. LEMBRETES DO PROCESSO 5) Ao consultar o processo gerado no exercício 3.a, você percebeu que o atestado está com data incorreta. a) Coloque um lembrete de destaque no processo: No menu SPA > Processos selecione o submenu Lembretes. Informe o campo abaixo: Número: Selecione a opção Processo (insira o número do processo cadastrado no exercício nº. 3.a) Acione o botão Próximo. Acione o botão Adicionar para cadastrar um novo lembrete com os dados abaixo: Descrição: Destaque: A data do atestado está incorreta Acione o botão Salvar. 7

8 b) Faça a consulta no processo cadastrado no exercício 3.a para visualizar se o lembrete foi inserido corretamente. Acesse o menu Consulta de processos/solicitações no menu principal do sistema e preencha os filtros abaixo: Processo: (insira o número do processo cadastrado no exercício 3.a) Acione o botão Consultar. Verifique se o lembrete está sendo apresentado na tela em destaque. Acesse também o menu de contexto Dados Adicionais, no alto da tela de consulta, para consultar todos os lembretes desse processo. ENCAMINHAMENTO PADRÃO 6) Você notou que os encaminhamentos que você registra nos processos do seu setor são sempre muito semelhantes e, por isso, resolveu cadastrar um encaminhamento padrão para agilizar o seu trabalho. Acesse a opção Encaminhamento Padrão no menu SPA > Cadastros básicos. Setor: Informe o seu setor de lotação Acione o botão Adicionar. Nome resumido: (Detalhamento): Para análise Processo/solicitação para análise do seu setor. Acione o botão Adicionar para incluir mais um encaminhamento padrão. Nome resumido: (Detalhamento): Para providências Processo para providências conforme solicitação Acione o botão Salvar. IMPORTANTE: para que os dados sejam de fato gravados no sistema, o botão Salvar deve ser acionado. ALTERAÇÂO DE PROCESSOS 7) Chegou ao protocolo geral o ofício n.º 2293/2011, assinado pelo Vice-Governador César Camargo Mariano, suspendendo momentaneamente todos os pedidos de licença especial em virtude de uma reestruturação. a) Cadastre o seguinte processo físico: Acesse o menu SPA > Cadastro de Processo Físico. 8

9 Órgão: UFSC Tipo: Processo Tipo de processo: Administrativo Setor de abertura: Setor de origem: Tipo do documento: Ofício recebido Nº do documento: 2293/11 Data do documento: 12/05/2011 Meio de recebimento: Interessado na UFSC: Grupo de Assunto: Assunto: Detalhamento do assunto (etiqueta): Município: Em mãos Informe o número do seu CPF Treinamento - SPA Licença Suspensão Determina a suspensão temporária, até segunda ordem, de todas as solicitações de licenças especiais. Florianópolis Acione o botão Próximo. Verifique se os dados informados estão corretos. Acione o botão Concluir o cadastro para armazenar os dados do processo. Guarde o número de registro deste processo: 8) Para o processo cadastrado no exercício 7.a, efetue a alteração no detalhamento do assunto. a) Altere os dados do processo conforme orientação abaixo: No menu SPA > Processo selecione o submenu Alteração. Processo: Selecione a opção Processo (insira o número do processo cadastrado no exercício 8.a.) Acione o botão Próximo. Detalhamento do assunto: Altere o conteúdo deste campo para: Determina a suspensão temporária de todas as solicitações de licenças especiais. Acione o botão Salvar. b) Encaminhe para o colega. 9

10 EDIÇÃO DE ENCAMINHAMENTO 9) Criar um processo a partir de uma portaria. a) Simule a criação da Portaria. Acesse Acesse MODELOS DE DOCUMENTOS OFICIAIS > Portaria. Faça o download do Modelo de portaria em.doc Altere as partes em azul Campo da Portaria Mude para: GABINETE DA REITORIA O seu setor 9320 O seu ramal gr@contato.ufsc.br O seu A data e o seu setor PORTARIA N.º 22/2013/GR, DE 1º DE JANEIRO DE 2011 RESOLVE: Conforme a LEI Nº 9.394, DE 20 DE DEZEMBRO DE TÍTULO I Da Educação Art. 1º A educação abrange os processos formativos que se desenvolvem na vida familiar, na convivência humana, no trabalho, nas instituições de ensino e pesquisa, nos movimentos sociais e organizações da sociedade civil e nas manifestações culturais. 1º Esta Lei disciplina a educação escolar, que se desenvolve, predominantemente, por meio do ensino, em instituições próprias. 2º A educação escolar deverá vincular-se ao mundo do trabalho e à prática social.... Estabelecer diretrizes... b) Cadastre o assunto. Acesse o menu SPA > Cadastro Básicos > Grupo Assunto. Acione o botão Novo Preencha os campos Descrição: Setor: Treinamento-SeuNome (Exemplo Treinamento-Richard) Informe o seu setor Acione o botão Salvar c) Cadastre o seguinte processo físico: Acesse o menu SPA > Cadastro de Processo Físico. 10

11 Órgão: UFSC Tipo: Processo Tipo de processo: Administrativo Setor de abertura: Setor de origem: Tipo do documento: Portaria Nº do documento: O mesmo usado no item a (Por exemplo o número 20) Data do documento: Coloque a data atual Meio de recebimento: Em mãos Interessado na UFSC: Informe o número do seu CPF Grupo de Assunto: Treinamento - SPA Assunto: Licença Suspensão Detalhamento do assunto (etiqueta): Determina a suspensão temporária, até segunda ordem, de todas as solicitações de licenças especiais. Município: Florianópolis Acione o botão Próximo. Verifique se os dados informados estão corretos. Acione o botão Concluir o cadastro para armazenar os dados do processo. Guarde o número de registro deste processo: d) Encaminhe o processo para o setor indicado abaixo: Acesse novamente o botão Mais ações ; Encaminhe este processo acionando a opção Encaminhar. Motivo da tramitação: Encaminhamento: Destino: Para providências Para as providências cabíveis Encaminhe para o setor do instrutor Acione o botão Encaminhar para efetuar o encaminhamento do processo para o setor do instrutor. e) Você notou que não realizou a inserção das peças no processo que acabou de ser encaminhado. Realize a Edição de Encaminhamento para resgatar o processo antes que algum usuário efetue o recebimento. Para isto, acesse a opção Edição de encaminhamento disponível no menu SPA > Processo. a. Preencha o número do processo que foi cadastrado b. Clique em Excluir encaminhamento c. Caso o processo não tenha sido recebido pelo setor ao qual foi enviado, a resposta será de sucesso. Observação: Funciona apenas se o setor do encaminhamento não tiver recebido e se ainda não foi gerado o relatório de processos enviado automaticamente ao governo federal. f) Encaminhe o processo para o setor indicado abaixo: Acesse novamente o botão Mais ações ; 11

12 Encaminhe este processo acionando a opção Encaminhar. Motivo da tramitação: Encaminhamento: Destino: Para providências Para as providências cabíveis Encaminhe para o setor do participante ao lado. Se necessário, confirme com ele o setor. Acione o botão Encaminhar para efetuar o encaminhamento do processo para o setor do colega. ARQUIVAMENTO E REABERTURA 10) Faça o arquivamento do processo cadastrado pelo colega no exercício 7.a, inserindo os dados necessários para a sua localização. (Se necessário pergunte ao colega o numero do processo) a) Arquive o processo conforme orientação abaixo: Acesse o menu Fila de Trabalho e selecione o processo cadastrado no exercício 7.a. Selecione o processo e acione o botão Mais opções > Arquivar. Despacho: Arquivado até segunda ordem. Estante: 21 Prateleira: 45 Acione o botão Confirmar. Acione o botão Arquivar para finalizar o procedimento. b) Reabra o processo conforme orientação abaixo: Faça a reabertura do processo arquivado no exercício anterior. No menu SPA > Processo, selecione o submenu Reabertura. Na tela Reabertura de Processos/Solicitações, selecione o processo que deseja reabrir e acione o botão Reabrir. c) Efetue o arquivamento e a reabertura deste mesmo processo utilizando os botões disponíveis na tela de Consulta de Processos. Consultas - Diversas 11) Vamos Utilizar os diversos modos de consulta: a. Acesse o menu Consulta de processos/solicitações. b. Selecione o item Acesse o menu Consulta de processos/solicitações. 12

13 c. Preencha o período da consulta. Exemplo Entrada: Data de inicio do curso a data de hoje 20/07/2018 a 21/07/2018 d. Selecione o Tipo: Processo Digital e Processo Físico e. Preencha o setor de abertura e setor de origem Setor origem: Setor de abertura: Informe o seu setor. Informe o seu setor. Acione o botão Consultar. Note que irá retornar tudo que o setor cadastrou. f. Consulte a situação Reaberto. g. Consulte a situação Rearquivado. h. Consulte a situação Arquivado. 12) Os parâmetros para Tipo de Documento são usados para a consulta de processos Apague os dados da consulta preenchidos anteriormente, acione o botão Limpar. Preencha as datas e o tipo ( Processo Físico ). a. Preencha o Tipo de documento Tipo de documento: Memorando. Acione o botão Consultar. Apague os dados da consulta preenchidos anteriormente, acione o botão Limpar. Preencha as datas e o tipo ( Processo Físico ). b. Preencha o Meio de Recebimento Meio de recebimento: Em mãos. Acione o botão Consultar. Apague os dados da consulta preenchidos anteriormente, acione o botão Limpar. Preencha as datas e o tipo ( Processo Físico ). 13

14 c. Preencha o número do documento Número do documento: 211. Acione o botão Consultar. Visualize os resultados. Apague os dados da consulta preenchidos anteriormente, acione o botão Limpar. Preencha as datas e o tipo ( Processo Físico ). d. Preencha o número do documento Data do documento: Coloque a data de hoje ou do ultimo dia do curso. Acione o botão Consultar. Visualize os resultados. JUNTADA POR ANEXAÇÃO/APENSAÇÃO Pelo sistema SPA é possível realizar a juntada de processos. Na juntada por apensação os processos tramitam juntos, porém, se for necessário, podem ser separados futuramente. Na juntada por anexação, os processos passam a tramitar juntos e não podem mais serem separados. 13) Você deseja solicitar a aquisição de um veículo para a Universidade para realizar o translado de servidores entre os campi. a) Cadastre o seguinte processo digital: Acesse o menu Cadastro de Processo Digital no menu principal do sistema. Informe os campos abaixo: Órgão: UFSC Tipo: Processo Tipo de processo: Administrativo Setor de abertura: Setor de origem: Interessado na UFSC: Beltrano Fulano de Tal Grupo de Assunto: Treinamento - SPA Assunto: Veículo - Aquisição Município/campus: Florianópolis Detalhamento do assunto Solicitação de automóvel para traslado entre os campi. (etiqueta): Acione o botão Próximo. Verifique se os dados informados estão corretos. Acione o botão Concluir o cadastro para armazenar os dados do processo. Anote o número do processo gerado: 14

15 14) Antes que o processo anterior tenha sido concluído, você deseja realizar a compra de outro veículo. Para tanto, você criará um novo processo e os dois passarão a andar em conjunto. a) Cadastre o seguinte processo físico: Acesse o menu Cadastro de Processo Digital. Informe os campos abaixo: Órgão: UFSC Tipo: Processo Tipo de processo: Administrativo Setor de abertura: Setor de origem: Interessado na UFSC: Beltrano Fulano de Tal Grupo de Assunto: Treinamento - SPA Assunto: Veículo - Aquisição Detalhamento do assunto Solicitação de novo automóvel para translado entre os campi. (etiqueta): Município: Florianópolis Acione o botão Próximo. Verifique se os dados informados estão corretos. Acione o botão Concluir o cadastro para armazenar os dados do processo. Guarde o número de registro deste processo:. b) Depois de cadastrar a segunda solicitação de um novo veículo, foi solicitado a você que fizesse a juntada desse processo recém-criado com o processo cadastrado no exercício 14. Sendo assim, você deverá fazer a juntada por apensação desses processos. No menu Processo, selecione o submenu Juntada de Processos. Insira o número do processo administrativo recebido no exercício 14, no respectivo campo, e acione o botão Próximo. Na tela de Juntada de Processos, acione o botão Adicionar. Processo: Motivo: (insira o número do processo cadastrado no exercício 13.a) Tratam de assuntos similares. Acione o botão Confirmar. Informe o tipo Apensação. Acione o botão Salvar. c) Depois de realizar a juntada por apensação, foi solicitado que a forma de juntada fosse de anexação. No menu Processo, selecione o submenu Juntada de Processos. Insira o número do processo administrativo cadastrado no exercício 14, no respectivo campo, e acione o botão Próximo. 15

16 Na tela de Juntada de Processos, acione o botão X para apagar a apensação e clique em Salvar. Na tela de Juntada de Processos, insira novamente o número do processo e clique em próximo. Acione o botão Adicionar. Processo: Motivo: (insira o número do processo cadastrado no exercício 13.a) Tratam de assuntos similares. Acione o botão Confirmar. Informe o tipo Anexação. Acione o botão Salvar. Obs.: não é possível desfazer uma juntada por anexação. d) Faça uma consulta sobre o processo para visualizar a juntada. g) Encaminhe o processo para o setor indicado abaixo: Acesse novamente o botão Mais ações ; Encaminhe este processo acionando a opção Encaminhar. Motivo da tramitação: Encaminhamento: Destino: Para providências Para as providências cabíveis Encaminhe para o setor do participante ao lado. Se necessário, confirme com ele o setor. Acione o botão Encaminhar para efetuar o encaminhamento do processo para o setor do colega. Relatórios 15) Relatório de Tramitação de Processos a. Acione o Menu Relatórios Tramitação Relatório de Tramitação de Processos. Escolha um processo para analisar: Número: Coloque o número do processo cadastrado no exemplo 14 Arquivo XLS do Microsoft Excel Acione o botão Visulaizar. Volte e mude o formato para: Arquivo PDF do Adobe Acrobat Acione o botão Visualizar. 16

17 Salve o pdf gerado. VINCULAÇÃO DE PROCESSOS 16) O protocolo geral recebeu um requerimento com data de 03/05/2011, assinado por você, solicitando licença especial, inclusive com a assinatura do Sr. Instrutor SPA, médico da perícia, corroborando o pedido. a) Cadastre o seguinte processo físico: Acesse o menu Cadastro de Processo Físico. Órgão: UFSC Tipo: Processo Tipo de processo: Administrativo Setor de abertura: Setor de Origem: Tipo do documento: Solicitação Nº do documento: 9855/11 Data do documento: 03/05/2011 Meio de recebimento: Em mãos Interessado: Beltrano Fulano de Tal Outros: (para incluir outros interessados) Grupo de Assunto: Treinamento - SPA Assunto: Licença - Especial Detalhamento do assunto Solicitação de licença especial. (etiqueta): Município: Florianópolis Acione o botão Próximo. Interessado: Instrutor SPA Acione o botão Confirmar. Acione o botão Próximo. Verifique se os dados informados estão corretos. Acione o botão Concluir o cadastro para armazenar os dados do processo. Guarde o número de registro deste processo:. 17) Dias depois, em 12/05/2011, chegou ao protocolo geral o ofício n.º 2293/2011, assinado pelo Vice- Governador César Camargo Mariano, suspendendo momentaneamente todos os pedidos de licença especial em virtude de uma reestruturação. Assim, você ficou impossibilitado de efetuar a sua solicitação, até segunda ordem. a) Cadastre o seguinte processo físico: Acesse o menu Cadastro de Processo Físico. 17

18 Órgão: UFSC Tipo: Processo Tipo de processo: Administrativo Setor de abertura: Setor de origem: Tipo do documento: Ofício recebido Nº do documento: 2293/11 Data do documento: 12/05/2011 Meio de recebimento: Em mãos Interessado: Beltrano Fulano de Tal Grupo de Assunto: Treinamento - SPA Assunto: Licença Suspensão Detalhamento do assunto (etiqueta): Determina a suspensão temporária, até segunda ordem, de todas as solicitações de licenças especiais. Município: Florianópolis Acione o botão Próximo. Verifique se os dados informados estão corretos. Acione o botão Concluir o cadastro para armazenar os dados do processo. Guarde o número de registro deste processo: b) Efetue a vinculação dos processos cadastrados no exercício 16 e 17. No menu Processo, selecione o submenu Vinculação. Processo: (insira o número do processo cadastrado no exercício 14.a.) Acione o botão Próximo. Acione o botão Adicionar. Processo/Solicitação: (insira o número do processo cadastrado no exercício 13.) Acione o botão Confirmar. Acione o botão Salvar. c) Consulte a vinculação efetuada nesses exercícios para familiarização com tais funcionalidades. Acesse o menu Consulta de processos/solicitações. Nº Processo: (insira o número de processo gerado no exercício 13) Acione o botão Consultar. Acesse o menu de contexto Anexações/Vinculações, no alto da tela, para visualizar as respectivas vinculações existentes. 18

19 CADASTRO DE VOLUMES D 18) O processo do exercício 14 acabou juntando muita documentação e já está ultrapassando 200 folhas. a) Faça a abertura de um novo volume para esse processo. No menu Processo, selecione o submenu Volume. Insira o número do processo administrativo (anotado no exercício 14.a) no respectivo campo e acione o botão Próximo. Na tela de Cadastro de Volumes de Processo, acione o botão Adicionar para inserir o novo volume. Informe o número de páginas do primeiro volume do processo: 195. Selecione o tipo de Volume Não Tramita do primeiro volume. Acione o botão Salvar. b) Procure o processo em sua fila de trabalho. Repare na coluna volume e na quantidade itens na fila de trabalho. c) Repita as atividades dos itens a e b com as outras opções no campo tipo de volume. d) Encaminhe os processos dos exemplos 13 e 14 para o setor indicado abaixo: Acesse novamente o botão Mais ações ; Encaminhe este processo acionando a opção Encaminhar. Motivo da tramitação: Encaminhamento: Destino: Para providências Para as providências cabíveis Encaminhe para o setor do participante ao lado. Se necessário, confirme com ele o setor. Acione o botão Encaminhar para efetuar o encaminhamento do processo para o setor do colega. OUTRAS FUNCIONALIDADES IMPORTANTES 19) Compartilhamento da fila de trabalho: A ideia do compartilhamento é permitir o acesso da fila de trabalho de um usuário por outro. Com o compartilhamento, o servidor com acesso poderá encaminhar processos e correspondências que estão na fila do concedente. Para realizar o compartilhamento, acesse o menu: WFLOW > Configurações > Permitir Acesso a minha Fila de Trabalho Relatórios 20) As consultas usualmente suprem a maioria das demandas, mas dependendo da situação é necessário obter relatórios padronizados. 19

20 a. Acione o Menu Relatórios Relatórios de Processos e Solicitações. Relatório das solicitações criadas por você. Preencha os dados: Exemplo Período: Data de inicio do curso a data de hoje 20/07/2018 a 21/07/2018 Órgão: UFSC Setor origem: Informe o seu setor DSI Cadastrado por: Informe o seu nome Fulano Beltrano de Tal Tipo: Proc. digital Acione o botão Visulaizar. Salve o pdf gerado. 21) Espelho do Processo: a. Acione o Menu Relatórios Espelho do Processo. Escolha um processo para analisar: Número: Coloque o número do processo cadastrado no exemplo 16 Arquivo XLS do Microsoft Excel Acione o botão Visulaizar. Volte e mude o formato para: Arquivo PDF do Adobe Acrobat Acione o botão Visulaizar. Salve o pdf gerado. 22) Relatório de Súmula do Processo. a. Acione o Menu Relatórios Relatório de Súmula do Processo. Escolha um processo para analisar: Número: Coloque o número do processo cadastrado no exemplo 16 Arquivo XLS do Microsoft Excel Acione o botão Visulaizar. Volte e mude o formato para: Arquivo PDF do Adobe Acrobat 20

21 Acione o botão Visualizar. Salve o pdf gerado. 23) Relatório de Guia de Tramitação. a. Acione o Menu Relatórios Tramitação Guia de Tramitação. Preencha os dados: Exemplo Setor de encaminhamento: Informe o seu setor Setor de recebimento: Informe o setor do colega Período: Data de inicio do curso a data de hoje 20/07/2018 a 21/07/2018 Arquivo XLS do Microsoft Excel Situação: Todos Acione o botão Próximo. Selecione 1. Acione o botão Visualizar. Volte e selecione todos. Volte e mude o formato para: Arquivo PDF do Adobe Acrobat Acione o botão Próximo. Selecione todos. Acione o botão Visualizar. Salve o pdf gerado. Volte e selecione a opção Exibir tipo de documento na guia de encaminhamento Acione o botão Próximo. Selecione todos. Acione o botão Visualizar. Volte e veja faça o relatório com a situação: Situação: Processos/solicitações recebidas Veja o resultado Volte e veja faça o relatório com a situação: Situação: Processos/solicitações não recebidas Veja o resultado 24) Relatório - Acessar Relatório de Tramitação por Processo a. Acione o Menu Relatórios Tramitação Relatório-Acessar Relatório de Tramitação por Processo. 21

22 Escolha um processo para analisar: Número: Coloque o número do processo cadastrado no exemplo 16 Arquivo XLS do Microsoft Excel Acione o botão Visulaizar. Volte e mude o formato para: Arquivo PDF do Adobe Acrobat Acione o botão Visualizar. Salve o pdf gerado. 25) Processos Pendentes para Recebimento a. Acione o Menu Relatórios Tramitação Processos Pendentes para Recebimento. Preencha os dados: Exemplo Setor de encaminhamento: Informe o seu setor Setor de recebimento: Informe o setor do colega Período: Data de inicio do curso a data de hoje 20/07/2018 a 21/07/2018 Tipo: Proc. digital Arquivo XLS do Microsoft Excel Acione o botão Visualizar. Volte e selecione todos. Volte e mude o formato para: Arquivo PDF do Adobe Acrobat Acione o botão Visualizar. Tente para cada um dos Tipos Veja o resultado 26) Processos Recusados a. Acione o Menu Relatórios Tramitação Processos Recusados. Preencha os dados: Exemplo Setor de Recusa: DSI\Setic Período de Recusa: Data de inicio do curso a data de hoje 20/07/2018 a 21/07/2018 Arquivo XLS do Microsoft Excel 22

23 Acione o botão Visualizar. Volte e selecione todos. Volte e mude o formato para: Arquivo PDF do Adobe Acrobat Acione o botão Visualizar. 27) Tramitações dos Processos a. Acione o Menu Relatórios Tramitação Tramitações dos Processos. Preencha os dados: Exemplo Setor de atual: Informe o seu setor Período recebimento: Data de inicio do curso a data de hoje 20/07/2018 a 21/07/2018 Arquivo XLS do Microsoft Excel Situação: Todos Acione o botão Visualizar. Volte e veja faça o relatório com a situação: Situação: Em andamento Volte e mude o formato para: Arquivo PDF do Adobe Acrobat Acione o botão Visualizar Salve o pdf gerado. Volte e desmarque a opção Com quebra por processo Acione o botão Visualizar. Volte e veja faça o relatório com a situação: Situação: Arquivado Veja o resultado Volte e veja faça o relatório com a situação: Situação: Reaberto Veja o resultado Volte e veja faça o relatório com a situação: 23

24 Situação: Rearquivado Volte e veja faça o relatório com Setor de Recebimento: Setor de Recebimento: Informe o seu setor Relatórios - Outros 28) Etiquetas (Menu Relatórios Etiquetas Relatório de Atendimento de Informática.) Exclusivo para setor especifico. 29) Relatório de Atendimentos da Ouvidoria. (Menu Relatórios Relatório de Atendimentos da Ouvidoria.) Exclusivo para Ouvidoria. Cadastros Básicos - Outros 30) Relatório de Setores a. Acione o Menu Cadastros Básicos Órgão Setor Relatório de Setores. Escolha um Arquivo XLS do Microsoft Excel Acione o botão Visulaizar. Volte e mude o formato para: Arquivo PDF do Adobe Acrobat Acione o botão Visualizar. Salve o pdf gerado. 31) Relatório Órgão Setores a. Acione o Menu Cadastros Básicos Órgão Setor Relatório Órgão Setores. Escolha um Órgão: Órgão: UFSC Acione o botão Visulaizar. Salve o pdf gerado. 32) Meio de Recebimento a. Acione o Menu Cadastros Básicos Meio de Recebimento. Acione o botão Adicionar : 24

25 Digite WhatsApp na linha que apareceu na tabela. Clique em Salvar. b. Acione o Menu Cadastros Processo Físico. Note que no campo Meio de recebimento irá aparecer o que foi cadastrado. c. Volte ao Menu Cadastros Básicos Meio de Recebimento. Vamos apagar o meio de recebimento cadastrado. Na linha do Meio de recebimento cadastrado na alínea a clique na bolinha com x : Acione o botão Salvar. 33) Motivos de Tramitação a. Acione o Menu Cadastros Básicos Motivos de Tramitação. Acione o botão Adicionar : Digite Solicitação de Treinamento na linha que apareceu na tabela. Clique em Salvar. b. Cadastre uma Solicitação digital Note que ao encaminhar é possível selecionar o motivo cadastrado. c. Volte ao Menu Cadastros Básicos Motivos de Tramitação. Vamos apagar o motivo de tramitação cadastrado. Na linha do motivo de tramitação cadastrado na alínea a clique na bolinha com x : Acione o botão Salvar. 34) Municípios a. Acione o Menu Cadastros Básicos Municípios. Selecione a Unidade federativa Acione o botão Adicionar : Digite o munícipio. Clique em Salvar. Processos Externos 35) Processo número externo a) Neste caso é necessário cadastrar o órgão em Cadastros Básicos Órgão/Setor Consulta/Cadastro Acionar o botão novo Preencher os dados e acionar o botão Salvar : b) Cadastrar um processo. c) Associar ao processo externo indo em Processo Número Externo Digitar o processo cadastrado e acionar o botão próximo Acionar o botão Adicionar Preencher os dados e acionar o botão Salvar : 25

26 EXERCÍCIOS Para a execução dos exercícios é importante a formação de trios para que cada um possa receber as correspondências. Verifique se você está no ambiente de treinamento antes de prosseguir. Para todos os cadastrados utilizem o grupo de assunto Treinamento - SPA I) Faça um Processo Digital para o colega. a. Cadastre o processo digital para solicitar o adicional por capacitação. (Considere um dos colegas como o interessado) b. Envie para outro colega (Para efeito de simulação, não deve ser o mesmo que você colocou como interessado). c. Receba o processo que o colega te enviou. d. Devolva para o remetente informando que faltou anexar os cursos realizados, com suas respectivas cargas horárias. e. Receba o processo que você cadastrou. f. Peça para o interessado montar um documento com os cursos e carga horária para ser anexado. (Lembrando que esse exercício é uma simulação, então não tem problema cadastrar um documento fictício. Mas lembre-se que no sistema REAL coloque apenas informações verdadeiras) g. Anexe o documento montado pelo interessado. h. Envie novamente para o outro colega. i. Receba o processo e encaminhe para o instrutor. j. Consulte o processo que você é o interessado. II) Faça um Processo Digital para o colega. a. Cadastre o processo digital para solicitar o aumento de jornada de trabalho de 30 para 40 horas. (Considere um dos colegas como o interessado) b. Envie para outro colega (Para efeito de simulação, não deve ser o mesmo que você colocou como interessado). c. Note que o assunto parecido com o assunto do exemplo 1. Consulte o processo que você cadastrou no exemplo 1. d. Coloque um lembrete dizendo que o processo cadastrado é parecido com o processo que você cadastrou no exemplo 1, e coloque o número do processo que você cadastrou no exemplo 1. Lembre-se de colocar em destaque. e. Receba o processo que o colega te enviou. f. Faça a Vinculação com o processo que está no lembrete. g. Devolva para o remetente informando que é necessária a aprovação da chefia imediata. h. Receba o processo e encaminhe para o instrutor. i. Consulte o processo que você é o interessado. III) Encaminhamentos: a. Faça um encaminhamento padrão para dizer as datas de licitações. b. Faça um encaminhamento padrão para informa a necessidade de ir na junta médica quando for necessário afastamento por motivo de saúde. IV) Faça um Processo Físico para o colega. a. Cadastre o processo físico para solicitar a aquisição de veículo para o seu setor. (Considere um dos colegas como o interessado) b. Envie para outro colega (Para efeito de simulação, não deve ser o mesmo que você colocou como interessado). c. Cadastre outro processo físico para aquisição de veículos. (Verifique com o colega que te enviou o processo do item a quem ele cadastrou como interessado e qual foi o assunto e grupo de assunto). d. Receba o processo que o colega te enviou. (Anote o nome do interessado) e. Faça a juntada por Anexação com o processo que você cadastrou no item c. f. Devolva para o remetente informando a data da Licitação. 26

27 g. Receba o processo e encaminhe para o instrutor. h. Consulte o processo que você é o interessado. V) Faça um Processo digital para o colega. a. Cadastre o processo digital para justificar a sua falta de um colega. (Considere um dos colegas como o interessado) b. Envie para outro colega (Para efeito de simulação, não deve ser o mesmo que você colocou como interessado). c. Cadastre outro processo digital para aquisição de veículos. (Verifique com o colega que te enviou o processo do item a quem ele cadastrou como interessado e qual foi o assunto e grupo de assunto). d. Receba o processo que o colega te enviou. e. Faça a juntada por apensação com o processo que você cadastrou no item c. f. Devolva para o remetente informando que o interessado deve comparecer a junta médica. g. Receba o processo. h. Crie um ofício a ser enviado ao interessado por . Se necessário cadastre o do colega. i. Encaminhe o ofício para o colega que consta como interessado. j. Receba o ofício. k. Crie um memorando com o resultado da junta médica e encaminhe para o colega que te enviou o ofício. l. Receba o memorando. Transforme-o em processo. m. Faça a juntada por anexação com o processo cadastrado por você. VI) Consulte: a. Todos os processos feitos durante o curso. b. Todos os processos que você cadastrou durante o curso. c. Verifique as tramitações de cada um dos processos que você cadastrou. VII) Encaminhe um processo para o instrutor, informando a sua avaliação sobre o treinamento efetuado. Descreva sugestões, críticas, pontos fortes e fracos do curso e do sistema. Pergunte qual é o setor do instrutor. VIII) Faça um processo Digital para encaminhar para o colega. Nas peças do processo deve constar: a. Um relatório de estatística do grupo de assunto com todas as solicitações digitais. (Dica: menu relatório) b. Um relatório de estatística do grupo de assunto com todos os processos digitais. (Dica: menu relatório) c. Um relatório de estatística do grupo de assunto com todos os processos físicos. (Dica: menu relatório). d. Encaminhe para o colega. e. Receba o processo. IX) Fila de trabalho. a. Verificar o processo enviado pelo colega no item v. i. Caso falte algo: Recuse e informe o que faltou fazer. ii. Caso o relatório esteja ok: Receba e arquive. X) Faça um processo Digital para encaminhar para o colega. Nas peças do processo deve constar: a. Um relatório de estatística por tramitações no seu setor durante o curso. (Dica: menu relatório) b. Encaminhe para o colega. c. Exclua o encaminhamento para o colega. d. Altere a descrição e coloque o número de tramitações recebidas e encaminhadas do seu setor durante o curso. 27

28 e. Encaminhe para o instrutor. XI) Fila de trabalho. a. Arquive Todos os processos que estejam na sua fila de trabalho. (Mas antes: Verifique se você está no ambiente de treinamento) XII) Faça um processo Digital para encaminhar para o Instrutor. Nas peças do processo deve constar: (Use grupo de assunto: Treinamento - SPA) a. Um relatório com todas as solicitações criadas por você desde o inicio do curso. No relatório deve constar o número da solicitação, o assunto, o interessado e o detalhamento. (Dica: menu relatório) b. Um relatório com todas as correspondências criadas por você desde o inicio do curso. No relatório deve constar o número da correspondência, o assunto, o interessado e o detalhamento. c. Um relatório com todos os processos criados por você desde o inicio do curso. No relatório deve constar o número do processo, o assunto, o interessado e o detalhamento. d. Escreva um pequeno texto indicando o total de processos/ correspondências / solicitações cadastradas por você durante o curso e o total de cada um dos tipos (processo, correspondência, solicitação) cadastrados. Indique também: Na sua opinião, qual foi o item mais importante visto no curso. Indique também o menos importante. 28