Manual do Usuário. Sistemas SMARapd. SMARam Audesp Fase IV

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1 Manual do Usuário Sistemas SMARapd SMARam Audesp Fase IV Versão 1.1 de 25/08/2016

2 ÍNDICE 1 SEJAM BEM-VINDOS INTRODUÇÃO OBJETIVO Quais são os prazos e as obrigações? Cadastro de Fornecedor... 7 Fornecedor: cadastro de Sócio/Diretor... 8 Sócio/Diretor: Requisição Requisição Agrupamento Agrupamento Cotação de preço Cotação Agenda Informações Agenda AUDESP Status da Licitação Data Status: Critério de Julgamento: Natureza Objeto: Objeto da licitação: Informações da Licitação: Data Resultado / Veículo de Publicação: Justificativa da contratação: Critério de Aceitabilidade: Menu Audesp Dados da licitação Informações: Dados de Tributos: Declaração Recursos Recursos financeiros da licitação: I. Econômico/ Recurso: Índices Econômicos: Recurso da Licitação:

3 10.4 Pré-Qualificação/Garantia: Pré-Qualificação: Garantia: A. de Desempenho/LRF: Atestado de Desempenho: Atendimento a LRF Art. 16: Atendimento a LRF Art. 17: Contratação Direta/Amostra/Autorização: Contratação Direta: Amostra: Autorização: Comp. e Serv. T.I: Processo de compras Acréscimo de informação: Controle:

4 1 SEJAM BEM-VINDOS Este é o manual de capacitação e treinamento que a SMARapd desenvolveu para facilitar o seu trabalho, a sua rotina e nossa comunicação. Esperamos, através deste material, tornar o seu dia a dia mais produtivo e, ao mesmo tempo, mais prazeroso. Conte conosco nesta jornada. Estaremos sempre dispostos a inovar nossos serviços para melhor atendê-los. Bom treinamento! Equipe SMARapd. 4

5 2 INTRODUÇÃO O projeto Auditoria Eletrônica de Órgãos Públicos - AUDESP é uma iniciativa do Tribunal de Contas do Estado de São Paulo no aperfeiçoamento do controle de gestão governamental que objetiva através do concurso da tecnologia da informação, aprimorar os procedimentos de coleta de dados e informações dos órgãos fiscalizados. Busca maior agilidade nos trabalhos, aumento da qualidade dos dados e como consequência natural, o cumprimento da missão constitucional de fiscalizar e controlar as contas públicas paulistas com a máxima eficiência e eficácia, em benefício da sociedade. A divisão AUDESP Auditoria Eletrônica de Órgãos Públicos do estado de São Paulo chega a sua 4ª fase, onde o foco é capitar informações sobre licitações, contratos, termos aditivos, além da execução contratual. As instruções contidas neste manual são comuns ao sistema de materiais. Apresentando as respectivas mudanças no sistema e a inserção das informações necessárias para que a prestação de contas possa ser enviada através do coletor. 3 OBJETIVO O objetivo desse manual é fornecer uma base de conhecimento aos respectivos órgãos jurisdicionados da área Estadual e Municipal. Dessa maneira, procuramos facilitar a prestação de contas necessária referente a fase IV da AUDESP e informar todos os campos obrigatórios para que o envio do XML ocorra sem maiores transtornos. 5

6 3.1 Quais são os prazos e as obrigações? A remessa eletrônica obrigatória de informação de licitações, contratos e execução contratual, será efetuada de forma gradual, de acordo com os seguintes critérios: Licitações: Anuladas, Desertas, Fracassadas, Revogadas. Licitações Adjudicadas, bem como aquisições por dispensa/inexigibilidade com o valor igual ou superior a R$ ,00. Licitações Adjudicadas, bem como aquisições por dispensa/inexigibilidade com o valor igual ou superior a R$ ,00. Licitações Adjudicadas, bem como aquisições por dispensa/inexigibilidade com o valor igual ou superior a 250 UFESPs. Critério para remessa obrigatória Ato de conclusão do certame com data de publicação igual ou superior a 08/08/2016. Data da assinatura do contrato/ajuste igual ou superior a 08/08/2016. Data da assinatura do contrato/ajuste igual ou superior a 02/01/2017. Data da assinatura do contrato/ajuste igual ou superior a 03/04/2017. Tabela 01 Tabela de Prazos e obrigações Prazo para remessa 05 Dias a contar da data da publicação do respectivo ato que concluiu o certame. 10 Dias a contar da data da adjudicação ou homologação, o que ocorrer primeiro. 10 Dias úteis, a contar da ratificação do Ato. 10 Dias a contar da data da adjudicação ou homologação, o que ocorrer primeiro. Início/Período da remessa Obrigatório 08/08/2016. De 08/08/2016 a 31/12/2016. De 02/01/2017 a 31/03/ /04/2017 6

7 4 CADASTRO DE FORNECEDOR É necessário que todos os fornecedores tenham cadastro no sistema de materiais. Fornecedor: Básico Fornecedores Cadastro Básico 7

8 5 CADASTRO DE SÓCIO/DIRETOR Para a prestação de contas da AUDESP é obrigatório o preenchimento dos Sócios e Diretores do respectivo fornecedor. Essas informações são obrigatórias para o envio da remessa ao tribunal. Sócio/Diretor: Básico Fornecedores Cadastro Sócios e Diretores. Basta inserir um novo registro, selecionar o fornecedor, a pessoa, o cargo, tipo de participação e salvar. 6 REQUISIÇÃO 6.1 Requisição Tanto para o processo comum quanto registro de preço, o preenchimento da requisição é fundamental para a montagem do processo e obrigatório para a prestação de contas. 8

9 Requisição de compras (Processo comum) Compras Licitação Solicitação de Compras Requisição de Compras. Requisição de Serviço (Processo comum) Compras Licitação Solicitação de Compras Requisição de Serviço. 9

10 Requisição de Compras (Registro de Preço) Compras Licitação Registro de Preço Solicitação de Compras Requisição de Compras. Requisição de Serviço (Registro de Preço) Compras Licitação Registro de Preço Solicitação de Compras Requisição de Serviço. 10

11 7 AGRUPAMENTO Para a geração correta do processo, é necessário realizar o preenchimento do agrupamento da compra, essas informações também são fundamentais para a prestação de contas. Agrupamento (Processo Comum): Compras Licitação Licitação Agrupamento de Materiais: Agrupamento (Registro de Preço): Compras Licitação Registro de Preço Licitação Agrupamento de Materiais 11

12 8 COTAÇÃO DE PREÇO Outro ponto importante e obrigatório para a é o preenchimento da cotação de preços referente à licitação. Cotação (Processo comum): Compras Licitação Licitação Cotação de preços Cotação (Registro de Preço): Compras Licitação Registro de Preço Licitação Cotação de Preços 12

13 9 AGENDA A tela "Agenda" é de extrema importância para o processo e também para a prestação e contas. Nela está a maioria das informações que serão enviadas ao TCE-SP. Dessa maneira, é necessário atenção em realizar seu preenchimento, pois suas informações impactarão diretamente na remessa enviada ao tribunal. Agenda (Processo Comum): Compras Licitação Licitação Agenda 13

14 Agenda (Registro de Preço): Compras Licitação Registro de Preço Licitação Agenda O preenchimento da agenda é de extrema importância para que não haja divergência na geração do XML. 14

15 9.1 Informações Agenda AUDESP Desde o dia 08/08/2016 o TCE estipulou prazos para que possamos realizar a prestação de contas sendo estes, controlados de acordo com o Status e a data de cada processo Status da Licitação Ao clicar na seta, visualizamos as opções: Após inserir o Status, basta clicar em alterar em seguida na opção., embaixo na agenda e 15

16 Licitação: Carregada de forma automática, trata-se da licitação que está sendo efetuado o cadastro. Tipo de veículo: Clicando no ícone temos: Descrição: Descrever o nome do Veículo. Data: Data em que foi realizada a publicação no veículo selecionado. Veículo Oficial: Marcar apenas se for um veículo oficial. É possível adicionar mais de um veículo de publicação caso seja necessário. O veículo de publicação do Status, não é necessariamente o mesmo veículo do resultado Data Status: A data do status da licitação é referente à data de publicação do certame, quando a licitação seguir algum dos status mencionados (Fracassada, Deserta, Anulada/Suspensa, Revogada). A partir do preenchimento da informação dessa data, o prazo para o envio ao tribunal começa a valer. 16

17 9.1.3 Critério de Julgamento: Essa informação passa a ser obrigatória no envio dos dados ao tribunal. Clicando no ícone temos: Esse campo será de preenchimento obrigatório, mesmo que seja uma dispensa ou inexigibilidade Natureza Objeto: As opções de preenchimento da "Natureza Objeto" são restritas de acordo com as disponibilizadas pelo TCE-SP Objeto da licitação: No Objeto da licitação são disponíveis somente opções pré-definidas pelo TCE-SP. O campo para descrever o objeto da licitação, permanece para que a informação possa ser complementada. 17

18 9.1.6 Informações da Licitação: Deve-se realizar o preenchimento de todas as informações listadas acima (informações sobre a licitação), pois todas são enviadas ao TCE-SP. Para os casos de processos homologados, deveremos preencher a data de homologação, sendo ela a referência para o prazo de envio ao tribunal de contas Data Resultado / Veículo de Publicação: Informar a data do resultado e para informar o veículo de publicação, clique no botão. A tela é a mesma já mostrada e explicada acima e também, é possível inserir mais de um veículo de publicação Justificativa da contratação: Informe se houve na licitação, justificativa para a contratação Critério de Aceitabilidade: Caso haja, informar qual o critério de aceitabilidade. 18

19 10 MENU AUDESP Foi adicionada uma tela para preenchimento das informações destinadas a prestação de contas ao TCE-SP. O acesso a essa nova tela é realizado através do botão 10.1 Dados da licitação Informações: 19

20 Subcontratação: Informar caso haja previsão de subcontratação na licitação. LEI 123/2016: Opção para informar se haverá o benefício da LC 123/2006. Esta Lei Complementar estabelece normas gerais relativas ao tratamento diferenciado e favorecido a ser dispensado às microempresas e empresas de pequeno porte no âmbito dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios. Valor estimado: Valor estimado do processo licitatório. Importante destacar que o parâmetro a ser considerado para a remessa de informações na Fase IV do Sistema AUDESP será o Valor estimado da licitação ou o Valor do Ajuste, devendo prevalecer o maior valor entre eles. (TCE -SP) Preenchimento realizado somente quando for maior desconto no Registro de Preços Dados de Tributos: Efeito na arrecadação de tributos federais, estaduais e municipais presentes no 6 º II do Art. 3. Lei 8.666/93. Marcar os tributos para os quais é exigida a prévia quitação, caso exista exigência da prévia quitação de tributos pelos licitantes. Caso não exista a respectiva exigência, manter.. 20

21 No preenchimento dos campos abaixo, deverá ser realizado através da escolha de Sim ou Não. Caso qualquer um dos campos seja preenchido com Sim, o sistema habilita para o preenchimento da data. Há no procedimento ata de abertura e julgamento das propostas? Há no procedimento ata de julgamento das propostas? Há no procedimento comprovação da publicação da adjudicação? Há no procedimento comprovação da publicação da homologação? Houve julgamento? Existe quadro comparativo de preços das propostas. Houve ata de sessão pública. Existe cotação de preço para a licitação. 21

22 10.2 Declaração Recursos Recursos financeiros da licitação: Há existência de recurso: Preenchimento obrigatório quando houver fontes de recursos. o Processo comum: Traz automaticamente as fontes que são indicadas nas requisições, permitindo somente a edição de alguns campos como financimento. A tentativa de inclusão no processo comum trará o aviso abaixo: 22

23 o Registro de preço: Possibilidade de inserir os dados manualmente. Req (Requisitante): Todos os requisitantes que estejam vinculados ao processo licitatório. Ficha/Vínculo: Fichas orçamentárias que vinculam as origem dos recursos. Nro/Ano Financiamento: Informar número e ano do contrato isso, quando o recurso é proveniente de operações de crédito. Valor: Valor monetário do recurso informado I. Econômico/ Recurso: O preenchimento dessa informação é obrigatório. Caso a opção selecionada seja "Sim", o sistema habilitará alguns campos que também precisarão ser preenchidos para o envio da remessa. 23

24 Índices Econômicos: Para inserir basta clicar no botão, preencher as informações e logo após clicar em. Para cancelar o preenchimento dos campos basta clicar em, e caso queira remover uma linha, clicar em. Caso necessário, é possível inserir mais de um índice. Pra isso, basta clicar novamente na opção e realizar o procedimento citado acima novamente. 24

25 Tipo de Índice: Refere-se ao tipo de índice(s) que será (ão) utilizado(s) para aquela licitação/situação. Os modelos disponíveis no sistema seguem o mesmo modelo disponibilizado pelo tribunal de contas. Ref. Edital: Se faz necessário apontar em qual item ou parágrafo do edital consta a comprovação da situação financeira do licitante. Exemplo: Item IV, Alínea b, 2.1. A Ref. Edital está previsto no artigo 31, 5º da Lei Federal nº 8.666/93 Valor: Esse valor é o critério de avaliação do resultado, onde o tipo de índice selecionado deverá sempre respeitar o que foi previsto em edital, como mostra o exemplo abaixo: Liquidez Geral ATIVO CIRCULANTE + ATIVO NÃO CIRCULANTE > ou = 0,5 PASSIVO CIRCULANTE + PASSIVO NÃO CIRCULANTE Então o valor informado nesse caso será 0,5. 25

26 Recurso da Licitação: Para inserir basta clicar no botão clicar em., preencher as informações e logo após Para cancelar o preenchimento dos campos é só clicar em necessário a remoção da linha, clicar em.. Caso Fornec: Escolher o fornecedor que entrou com recurso. Prazo: Caso tenha sido respeitado o prazo legal para interposição para o recurso bastar selecionar Sim, caso contrário, Não. Data: Registro da data em que foi impetrado o recurso. Resultado: Provido, desprovido ou provido parcialmente. Caso seja necessário, é possível inserir mais de um recurso na mesma licitação. Basta incluir o primeiro e logo após inserir outro clicando novamente no botão 26

27 10.4 Pré-Qualificação/Garantia: Pré-Qualificação: Caso exista pré-qualificação é necessário preencher as informações: 27

28 Edital: Traz o número do edital preenchido na primeira aba da agenda. Parecer técnico jurídico da Pré-qualificação: Caso haja, necessário marcar, caso contrário manter. Critério de Julgamento: Campo preenchido na primeira parte da agenda. Item edital Pré-Qualificação: informe em qual item do Edital de Pré- Qualificação consta a exigência da garantia. Ata recebimento documentação: Data de recebimento da documentação. Relatório qualificação? Selecionar Sim ou Não. Utilizar os mesmos veículos do edital? Selecionar Sim ou Não, caso a opção escolhida seja não o sistema habilitará o botão. Ao clicar no mesmo é possível inserir um novo veículo de comunicação caso seja necessário. Atestado de desempenho? Selecionar sim, caso haja um atestado de desempenho Garantia: Clique no botão, preencha as informações e após clique em. Para cancelar o preenchimento basta clicar em.caso queira remover uma linha, clique em. Garantia Edital Item: Informar qual item do Edital de Pré-Qualificação consta a exigência da garantia. 28

29 Garantia Valor: Inserir valor da garantia. Percentual: Relação percentual entre o valor da garantia e o objeto A. de Desempenho/LRF: Caso haja atestado de desempenho o sistema habilitará o botão para que seja possível escolher o item que possui o atestado e inserir as informações pertinentes ao mesmo Atestado de Desempenho: Item: Ao clicar no botão, serão listados os itens referentes ao processo conforme imagem abaixo: 29

30 Agora, basta clicar no item para selecionar e logo após caso seja o item desejado clicar em ou. Edital Item: Número do edital referente ao item selecionado. Descrição: Descrição do Atestado. Percentual: Consiste na relação percentual entre o objeto do atestado de desempenho e o item indicado. Quantidade: Informe a quantidade solicitada no atestado de desempenho e na sequência Atendimento a LRF Art. 16: Estimativa Trienal: Foi demonstrada a existência da estimativa trienal do impacto orçamentário financeiro conforme inciso I do Art. 16 LRF. Adequação ao planejamento: Há declaração do ordenador de despesa de que o aumento tem adequação orçamentária e financeira com a lei orçamentária anual e compatibilidade com o Plano Plurianual (PPA) e 30

31 com a Lei das Diretrizes Orçamentárias conforme inciso II do Art. 16 da LRF? Atendimento a LRF Art. 17: Metas de resultado: O ato de criação da despesa de caráter continuado está acompanhado de comprovação de que a despesa aumentada ou criada não afetará as metas de Resultados previstas no Anexo de Metas Fiscais (Art. 17 2º da LRF). Medidas de compensação: O ato de criação de despesa corrente de caráter continuado está acompanhado de medidas de compensação em virtude de seus efeitos financeiros, para os próximos exercícios, seja através do aumento permanente da reserva (elevação de alíquotas, ampliação da base de cálculo ou majoração, criação de tributo ou arrecadação) ou pela redução permanente da despesa - Art. 17 2º e 3º da LRF. Previsão no PPA e na LDO: Previsão da despesa obrigatória de caráter continuado criada na PPA e na LDO? - Art. 17 4º da LRF. 31

32 10.6 Contratação Direta/Amostra/Autorização: Contratação Direta: Esse campo só habilitará caso estejamos tratando de uma contratação direta. 32

33 Houve publicação do ato de ratificação da contratação direta? Caso seja Sim, é necessário informar a data da referida publicação. Trata-se de contratação com fundamento no art 3º, VI,VII,VIII ou IX da Resolução nº 07/2014? Informar Sim ou Não. O Artigo 3º refere-se à cópia de diversos documentos e deverão estar disponíveis caso seja solicitado pelo TCE-SP. Artigo 3º Os contratos ou atos jurídicos análogos, a que se refere o artigo 1º deste Aditamento deverão, conforme os casos, vir acompanhados de cópia dos seguintes documentos Amostra: Há exigência de amostras? Caso exista é necessário apontar o item no edital que exige a respectiva amostra Autorização: Autorização da secretaria estadual Decreto nº de 20/09/1996? Informar se houve a autorização da secretaria da fazenda e do planejamento, ou não. 33

34 Decreto nº : Dispõem sobre a realização de despesas com convênios, contratos de serviços, de obras e compras, no âmbito da administração direta, autarquias, fundações e empresas do Estado. Declaração nos termos do art.83, XVIII, da instrução 02/2016? Preencher com Sim ou Não Art. 83. XVIII - declaração circunstanciada, assinada pela autoridade competente, de que os demais documentos originais, atinentes à correspondente licitação encontram-se à disposição deste Tribunal e serão remetidos imediatamente, quando requisitados, conforme Anexo LC Comp. e Serv. T.I: 34

35 Dados de Compras de TI: Disponíveis somente quando a Natureza Objeto é Compras e Serviços de T.I. Obrigatório o preenchimento dessa tela. Para marcar basta clicar e caso queira desmarcar manter. Essas opções ficam disponíveis somente quando a Natureza Objeto for Compras e Serviços de T.I., caso contrário elas não. aparecerão. 11 PROCESSO DE COMPRAS Processo de compras: (Processo Comum) Compras Licitação Licitação Processo de Compras 35

36 11.1 Acréscimo de informação: A mudança para a AUDESP está na aba Fornecedor/Objetos Definir dados Valor de Mercado 36

37 Controle: Valor compatível com o mercado: Informar se o valor está de acordo com o mercado. Fonte: Qual a fonte utilizada para se basear no questionamento acima. Realizar para: Marcar se é apenas para o fornecedor que está selecionado no canto esquerdo do primeiro grid ou se essa informação é cabível a todos os fornecedores que aparecem nessa licitação. Ação: Selecionar todos os itens ou apenas o item selecionado no grid abaixo. Após preencher as informações clicar no botão Proposta Registro de Preço (Registro de Preço): Compras Licitação Registro de Preço Licitação Proposta Registro de Preço 37

38 Clicar no e realizar o mesmo procedimento do processo comum. Todos os modelos disponíveis no sistema seguem iguais aos disponibilizados pelo tribunal de contas. Qualquer dúvida não hesite em entrar em contato conosco. Estamos à disposição para atendê-los e sanar as dúvidas que surgirem. Atenciosamente, Equipe SmarAPD. 38