CONTACTION NORPAVE\CIPASA.

Transcrição

1 CONTACTION NORPAVE\CIPASA. O Contaction é um software planejado para simplificar o dia-a-dia do usuário, a partir de um computador externo e um ramal qualquer do Sistema Ision IP. Utilizando essa poderosa ferramenta de comunicação, o usuário pode desfrutar da comodidade de operar o PABX visualmente, podendo utilizar-se do mouse, do teclado reduzido ou do próprio teclado do seu aparelho telefônico comum. A operação é facilitada, já que as ações ao PABX podem ser comandadas pelo simples ato de pressionar um, onde o usuário com apenas um toque na tela com os dedos pode atender um telefonema, realizar uma transferência e todas outras funções que o Contaction proporciona. Tudo isso ao mesmo tempo que edita textos, planilhas ou outra aplicação Windows qualquer, pois o Contaction não requer exclusividade. Permite atender ou efetuar ligações, transferi-las, verificar situação de ocupação de ramais ou troncos no sistema, enfim, permite a utilização de todos os recursos de seu PABX, sem a necessidade de discar ou decorar códigos. Além de trazer comodidade à simples operação, alia o apoio da informática às suas necessidades cotidianas de comunicação, com listas internas de ramais, listas telefônicas externas particulares e coletivas. Este manual tem como objetivo auxiliar quanto a operação do Contaction. Além das facilidades e dicas apresentadas, que irão auxiliar no entendimento das operações. Explore todos os recursos oferecidos neste manual e então estará apto a utilizar todas os recursos oferecidos pelo Contaction. TELA DE LOGIN. Ao executar o Contaction é preciso informar o usuário e a senha cadastrados no banco de dados do Contaction. Ao executar o Contaction, o usuário será o fornecido e a senha o número do seu ramal. Evitando desta maneira que o usuário se esqueça da senha ou do seu usuário. Figura da Tela de Login do Contaction

2 TELA PRINCIPAL. A tela principal do Contaction possui a seguinte divisão: Dados Pessoais Apresenta um menu com opções de alteração dos dados pessoais do usuário e realizar logoff do usuário. Guias do menu Apresenta opções de cadastro, agendamento, configurações, informações entre outras funcionalidades e facilidades. Visor Recurso utilizado para apresentar mensagens vindas do PABX, para orientar passos do usuário, apresentar mensagens e identificação do tipo de ligação em curso. Área de teclas de acesso rápido aos ramais São as teclas de acesso aos ramais e estão divididas nas guias de acordo com os grupos cadastrados. Ligações em andamento Localizada do lado direito na tela, auxilia na identificação das chamadas que foram recebidas e estão ativas, aguardando uma transferência, por exemplo. Ações Estão localizados recursos para serem utilizados com as chamadas em andamento, onde será possível decidir se a chamada será recusada ou encaminhada à caixa de correio de voz. Barra de teclas de comando Apresenta as teclas que substituem os usuais comandos numéricos. Barra de status À esquerda, apresenta as facilidades Touch Screen e, à direita, o status de conexão com o PABX e informação se o usuário está ou não logado no sistema Ision IP. Tela Principal do Contaction Dados pessoais. Para acessar as opções do menu, clique com o botão esquerdo do mouse na setinha ao lado do nome do usuário logado. Em seguida será exibido um menu com as opções: Fazer logoff do usuário e Alterar dados pessoais.

3 Fazer logoff do usuário Permite a alteração do usuário logado no Contaction. Ao escolher essa opção, o Contaction será reiniciado, exibindo a tela de login, onde qualquer usuário poderá acessar, informando o nome e a senha requerida. Alterar dados pessoais Exibe uma tela com os dados pessoais do usuário logado. Nesta tela poderá ser alterado: senha, nome de contato e foto para exibição. Para realizar essas alterações, é necessário, primeiramente, informar a senha atual. Se a senha estiver correta, a liberação do campos para edição é automática, caso contrário, os campos não serão liberados para edição. Os campos que estiverem descritos em azul, são de preenchimento obrigatório, sendo necessário informá-lo para que as alterações sejam gravadas. Tela principal exibindo opção para configurar dados pessoais. MENU No menu estão localizadas as opções de operabilidade e configuração do Contaction como:

4 Funções Apresenta funcionalidades do produto, dentre eles, Lista de Contatos, Opções das Chamadas e Teclado numérico. Cadastros Estão localizados todos os cadastros necessário para o funcionamento do Contaction, como: Contatos, Usuários do Sistema, Agendamento de Tarefas, Calendário e Grupos. Configurações Agrupa as opções para configuração, personalização do perfil e importação de banco de dados. Recursos Oferece informações sobre o sistema e requisitos mínimos para o funcionamento do Contaction. Tela Principal do Contaction, exibindo opções de Menu Visor. No Visor será possível verificar as mensagem enviadas do PABX para informar ao usuário as ocorrências, como número chamado, tempo decorrido da ligação, comando enviado, erro de

5 operação dentre outros. Ao clicar na imagem do visor (monofone verde), automaticamente o sistema estará pronto para realizar uma ligação, exibindo o teclado numérico para discagem. Então o monofone para a estar "fora do gancho", onde será alterado a posição e sua cor, que passará a ser vermelho. Para efetuar o desligamento ou retornar ao gancho, clique novamente no monofone ou ponha o monofone do aparelho telefônico no gancho. Figura da Tela Principal, exibindo o Visor. Ligações em Andamento

6 Neste espaço são mostrados as ligações que estão ativas, seja ligações realizadas ou recebidas. O Contaction oferece a facilidade de "arrastar" a ligação para transferir para o ramal desejado. Para isso, clique com o botão esquerdo do mouse na ligação que está em andamento, segura e arraste para qualquer ramal. As ligações que estão em andamento podem ser descartadas ou encaminhadas ao correio de voz. Estas opções localizam-se em Recursos do Sistema. Figura da tela principal, exibindo Ligação em Andamento.

7 Ações. O primeiro recurso, a Lixeira, permite que sejam descartadas ligações ou que contatos sejam retirados da tela principal. Para isso, é necessário apenas arrastar o botão o qual possui o conteúdo a ser ignorado. Para arrastar, clique com o botão esquerdo do mouse no botão, segure e arraste até que o botão fique em cima do ícone da lixeira, em seguida solte. Caso seja uma ligação, essa ligação será automaticamente desligada. Se for um contato arrastado, o Contaction pede uma confirmação se realmente deseja descartar o botão, retirando o contato da tela principal. O segundo recurso, encaminha as ligações para o correio de voz desejado. O procedimento de utilização dessa operação é semelhante ao recurso anterior, é necessário apenas arrastar a ligação em andamento para o ícone do envelope. Este recurso é aplicável somente nas ligações em andamento. ' Tela Principal, exibindo Recursos do sistema.

8 Telas de acesso. As Teclas de acesso permite realizar ligações, transferência entre outras ações de uma forma simplificada. A Figura abaixo, destaca o espaço na tela principal reservado para a disposição dos contatos. Nas teclas são mostrados o número do ramal do contato, o nome do contato e uma foto ou imagem que está armazenada no cadastro do contato, quando não estiver cadastrada, será mostrado uma interrogação semelhante ao demonstrado na figura abaixo. Essa alternativa facilita o reconhecimento de todos os contatos, evitando a necessidade de decorar os números dos ramais. Figura da Tela Principal, exibindo as Teclas de Acesso Rápido aos Ramais. Ao executar o Contaction pela primeira vez, devem ser realizadas as configurações iniciais para obter os resultados esperado. A princípio, mesmo após os cadastros, a tela principal não terá as teclas de acesso rápido aos contatos visíveis, mas no espaço reservado, estará a mensagem Clique aqui e crie o acesso rápido aos contatos de usuários. Ao clicar, o Contaction se encarrega de adicionar todos os grupos criados e seus respectivos contatos. Cada Grupo será separado por guias diferentes. Porém só serão adicionados à tela os grupos que possui algum contato de usuário vinculado a ele. Este vínculo é feito através do Cadastro de Usuário.

9 Operações básicas. Transferencia de chamadas. No Contaction, para realizar uma transferência apresenta mais de uma maneira de se fazer a operação. A forma simples é clicar com botão esquerdo do mouse na ligação que está em andamento, segure e arraste. Solte quando estiver em cima do ramal desejado. A figura a seguir ilustra a transferência de uma chamada. Em Ligações em andamento, pode-se visualizar a ligação que foi atendida e que deverá ser transferida. Os ramais que estão em vermelho, indica que estão ocupados e em conversação. As setas verdes mostra a ligação que está sendo transferida. O contato Felipe deverá iniciar uma conversa com o contato Oesi. Para essa transferência, foi arrastado a chamada do contato Felipe, que está em Ligações em andamento, até a posição do contato Oesi. Em seguida a ligação foi solta, fazendo com que o ramal de Oesi toque. Figura da Tela principal, exibindo a transferência de uma chamada. Outra maneira de realizar uma transferência, é utilizando a tecla de comando Transfere localizada na Barra de Teclas de Comandos. Após atender a ligação, disca o número do ramal que receberá a transferência e clique no botão Transfere ou simplesmente utilize o comando Gancho.

10 Ligações internas. Realizar Ligações Internas Ligações internas são realizadas normalmente, discando a seqüência numérica correspondente ao número de ramal interno desejado, acessando a lista de contatos ou criar uma Tecla de Acesso na tela principal do Contaction, para simplificar acessos a ramais freqüentemente chamados. A ligação pode completar-se para o ramal solicitado ou para outro, conforme programado algum tipo de desvio no ramal requerido. Oriente-se pelas informações no visor. Discagens iniciadas usando recursos do computador não podem ser interrompidas e reiniciadas no aparelho telefônico, mas o contrário sim. Atender Ligações Internas O Contaction atende ligações pela simples retirada do monofone do gancho, mas se programado para receber múltiplas ligações, é necessário comandar o atendimento das próximas. Pressione a tecla Atende Ramal no teclado reduzido, ou a tecla de comando Atende Ramal, para atender a ligações subseqüentes. As ligações que estão chegando ficarão localizadas na área Ligações em Andamento, piscando em azul. Ao clicar em cima da ligação, ela é atendida. Ao clicar sobre outra ligação, esta é atendida e a outra é automaticamente colocada em espera, passando de azul para amarela. Conferencias. O recurso de conferência é a facilidade que um ramal no Ision IP tem de convocar vários participantes para uma conversa, sejam eles internos, externos ou misto. O estabelecimento de uma conferência segue os seguintes passos: Estabeleça ligação com o primeiro participante, seja interno, seja externo. Coloque-o em retenção, pela tecla Cancela ou tecla de comando "Põe em Espera". Estabeleça ligação com o segundo participante, interno ou externo. Coloque-o em retenção, pela tecla Cancela ou tecla de comando "Põe em Espera". Repita a operação com quantos participantes desejar. Utilize a tecla de comando Conferência para invocar conferência com todos que estiverem na espera. Não é necessária as operações de colocar em retenção descritas acima, se o estabelecimento das ligações forem feitos pelas teclas de acesso. Após estabelecida a conferência, todos se ouvirão e um "bip" será também ouvido por todos a cada 20 segundos. Qualquer participante que pressionar "flash" (ou Cancela ou tecla de comando "Põe em Espera" no caso do Contaction), colocará os demais na sua espera e poderá convocar outros participantes. Se qualquer participante interno deixar a conferência (repuser no gancho (ou tecla Gancho), a conferência prossegue normalmente. Deixa de ser uma conferência quando o número de participantes cair de três. Lembre-se:

11 Ramais restritos não participam de conferências que tenham linhas externas. Linhas externas não ficam sozinhas em uma conferência. É necessário que haja sempre pelo menos um ramal interno, ou a conferência será desfeita. Ligações externas Realizar Ligações Externas Disque zero e aguarde o tom de discar externo. Prossiga na discagem do número externo com o qual deseja falar. Dez segundos após a discagem do último número, ouvirá um "bip", sinalizando que os próximos dígitos discados não serão mais enviados à central externa, mas entendidos como números internos. O que for discado aparece no visor. A tecla de comando Toma Tronco substitui a tomada de linha por "zero", já que independe do plano de numeração. Atender Ligações Externas O Contaction atende ligações pela simples retirada do monofone do gancho, mas se programado para receber múltiplas ligações (principalmente nos casos de DDR), é necessário comandar o atendimento das próximas ligações. Pressione a tecla Atende Tronco no teclado reduzido, ou a tecla de comando Atende Tronco, para atender a ligações externas subseqüentes. As ligações que estão chegando ficarão localizadas na área Ligações em Andamento, piscando em azul. Ao clicar em cima da ligação, ela é atendida. Ao clicar sobre outra ligação, esta é atendida e a outra é automaticamente colocada em espera, passando de azul para amarela.