MANUAL DO EXPOSITOR V SIMI

Transcrição

1 MANUAL DO EXPOSITOR V SIMI 1

2 INTRODUÇÃO Este manual estabelece os direitos e deveres do IEP INSTITUTO SÍRIO-LIBANÊS DE ENSINO E PESQUISA e do EXPOSITOR. O Manual contém normas, orientações técnicas e operacionais que devem ser respeitadas pelas empresas expositoras. O respeito às normas estabelecidas neste manual e o conhecimento dos direitos e obrigações dos envolvidos são fundamentais para garantir o sucesso e tranqüilidade na realização do evento. Os expositores deverão enviar os formulários preenchidos nos prazos estipulados. Informamos que o V SIMI tem como montadora oficial dos eventos a Metro Quadrado Estandes LTDA. e sugere sua utilização, pois a mesma conhece perfeitamente as normas e procedimentos aqui contidos. A utilização de outras empresas contratadas pelos clientes dependerá da avaliação e aprovação dos projetos de montagem enviados ao V SIMI, ficando o cliente responsável pela inobservância das normas aqui estabelecidas. O devido cumprimento das normas deste Manual é parte integrante dos Contratos emitidos pelo V SIMI. Local IEP Instituto Sírio-Libanês de Ensino e Pesquisa Rua Coronel Nicolau dos Santos, 69 Bela Vista Cep: São Paulo, SP Montadora Oficial Metro Quadrado Estandes Ltda. Rua Tenente Américo Moretti, 200 Cep: São Paulo, SP Tel.: Fax: Contato: Fernando Pujol fernando@met ro2.c om. br APOIADORE S AMIB - Associação de Medicina Intensiva Brasileira SECRETARIA EXECUTIVA PLANO A COMUNICAÇÃO Rua: Domingos Lopes da Silva, Morumbi São Paulo - SP Tel: (11) planoa@planoapp.com.br 2

3 AGÊNCIA DE TURISMO OFICIAL Informações em breve. V SIMI Simpósio Internacional de Medicina Intensiva Data: 8 a 12 de Abril de 2014 Horário: Dia 10/04 8h00 às 18h35 Dia 11/04 8h00 as 18h00 Dia 12/04 8h00 as 12h00 CURSOS PRÉ CONGRESSO Data: 08,09 e 12 de Abril de 2014 Horário: 8h00 às 18h00 * A exposição comercial será nos dias 10 a 12 de abril de 2014 COORDENAÇÃO DO EVENTO PLANEJAMENTO ATIVIDADE MÊS DIA HORÁRIO Entrega Formulários Fevereiro 10 - Entrega Pagamento taxas Fevereiro 28 - Envio de materiais (pastas) Abril 04 - Envio de Cortesias Março 10 - Montagem / Estandes Abril 09 23h00 as 06h00 Entrega de material - estande Abril 09 06h30 às 8h00 Abril 10 8h00 às 18h35 Realização do Simpósio *verificar horário de cursos acima. Abril 11 8h00 às 18h00 Abril 12 8h00 às 12h00 Desmontagem / Estandes Abril 12 A partir 18h00 3

4 SUMÁRIO ITEM CAPÍTULO PÁGINA Plantas do V SIMI 1 Carga e Descarga 5 2 Entrada e Saída de Mercadorias / 5 3 Estacionamento 5 4 Remessa de Materiais para Exposição 5 5 Credenciamento e Convites 6 6 Montadoras 7 7 Projetos de Estandes 7 8 Normas de Montagem 8 9 Elétrica 9 10 Limpeza Alimentação Sinalização Segurança Determinações Fiscais de Órgãos Governamentais Procedimentos para sorteios, vale-brindes e concursos Seguro e Responsabilidades Resolução ANVISA Recolhimento de Taxas da Prefeitura Sonorização Telefonia e Internet Sanitários Disposições Gerais 14 Formulários 4

5 1. CARGA E DESCARGA A carga e a descarga de materiais para a montagem / desmontagem de estandes deverão ocorrer pela Rua Cel. Nicolau dos Santos, nº 69, através da rampa do estacionamento, sendo permitida a permanência de, no máximo, 30 (trinta) minutos por montadora, utilizando caminhões do tipo V.U.C. (veículo urbano de carga). 2. ENTRADA E SAÍDA DE MERCADORIAS Acesso pela rampa lateral na rua Cel. Nicolau dos Santos, 69, impreterivelmente com caminhões do tipo V.U.C. (veículo urbano de carga), de pequeno porte; Para segurança, sugerimos que o expositor preencha o Formulário nº 7A e 7B - ENTRADA E SAÍDA DE MERCADORIAS e deixe uma via com nossa equipe de Segurança ao entrar com as mercadorias. Só assim, ao ingressar com qualquer produto ou equipamento, a equipe de segurança do IEP/HSL poderá auxiliar no controle dos materiais; Durante a carga e descarga, há tolerância de 30 minutos na rampa lateral para cada montadora/expositor; Solicitamos que os expositores levem seus próprios carrinhos, equipados com pneumáticos, para facilitar o transporte de mercadorias. É proibida a passagem de carrinhos e caixas grandes pelos corredores durante o horário do evento; Nenhum tipo de produto, material ou equipamento deverá ser enviado para o V SIMI fora do horário acertado para o recebimento; O V SIMI não se responsabiliza pelo recebimento de materiais enviados aos expositores, bem como por equipamentos e materiais de expositores. 3. ESTACIONAMENTO O serviço é credenciado pela empresa Multipark, o pagamento e acesso ao estacionamento para veículos de expositores/visitantes são feitos pela Rua Coronel Nicolau dos Santos, n 69, Bela Vista. 4. REMESSA DE MATERIAIS PARA EXPOSIÇÃO Procedimentos relativos ao IPI Os produtos enviados por estabelecimentos industriais diretamente ao evento, para a simples exposição, sairão com suspensão do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI). Procedimento para envio: Emitir Nota Fiscal em nome do próprio estabelecimento para acompanhar os produtos, considerando a seguinte declaração: SAÍDA COM SUSPENSÃO DE IMPOSTO SOBRE PRODUTOS INDUSTRIALIZADOS POR DESTINAR-SE À EXPOSIÇÃO NO (nome do evento) DE (data do evento), DE ACORDO COM ARTIGO 40, INCISO II, DO DECRETO 2637/98. Procedimento para retorno: Emitir Nota Fiscal de Entrada, para acompanhar o retorno dos produtos ao estabelecimento de origem e registro no livro próprio com remissão à Nota Fiscal de Remessa Ordinária. 5

6 Procedimentos relativos ao ICMS Os produtos enviados ao evento para simples exposição (assim como todos os bens que integram o ativo fixo, tais como: móveis, utensílios e instalações), desde que retornem ao estabelecimento de origem dentro do prazo de 60 (sessenta) dias da remessa estarão isentos de ICMS conforme Regulamento do Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação RICMS/2000 Anexo I Artigo 33. Procedimento para envio: Emitir Nota Fiscal de Remessa para acompanhar os produtos. Exemplo para declaração a ser redigida no corpo de notas originadas de São Paulo: ISENTO DE ICMS POR SE DESTINAR A SIMPLES EXPOSIÇÃO NO (nome do evento), DE (data do evento), COM BASE NO RICMS/2000 ANEXO I ARTIGO 33. Verificar classificação por estado. Procedimento para retorno: A Nota Fiscal de entrada, que acompanhará os produtos no retorno ao estabelecimento de origem, deverá conter o número, data e valor da Nota Fiscal de Remessa Ordinária, apresentando o esclarecimento de operação a ser isenta de ICMS. Endereço para Notas Fiscais de Remessa Nome do destinatário: (Nome da empresa Expositora) Rua Cel. Nicolau dos Santos, 69 Bela Vista Cep São Paulo - SP CONSULTAR SUA CONTABILIDADE FISCAL REFERENTE ALTERAÇÕES NA LEGISLAÇÃO É DE EXCLUSIVA E ÚNICA RESPONSABILIDADE DO EXPOSITOR O CUMPRIMENTO INTEGRAL DAS LEIS E NORMAS LEGAIS FEDERAIS, ESTADUAIS E MUNICIPAIS VIGENTES, SENDO QUE A FISCALIZAÇÃO INDEPENDE DO IEP/HSL. Remessa de Material sem valor fiscal Qualquer material promocional ou mercadoria sem valor fiscal enviados ao V SIMI sem um representante da empresa para recebimento das mesmas, o volume destas deverá estar identificado com os seguintes dados: - Nome do Evento - Data do Evento - Empresa Expositora - Nº do Estande - Nome do Responsável e Telefone Estes materiais somente poderão ser encaminhados quando os estandes estiverem finalizados. A Plano A não será responsável pela conferência das mercadorias, de equipamentos encaminhados, bem como a guarda destes. O volume será deixado no estande. Os materiais promocionais deixados nas dependências do IEP/HSL ao término do evento serão encaminhados à área de reciclagem. 5. CREDENCIAMENTO E CONVITES Todos os profissionais que atuarem no estande durante a realização do evento deverão portar um crachá de expositor fornecido pelo V SIMI. Não será permitida a permanência de qualquer pessoa que não esteja credenciada. Para isso, o expositor deverá preencher e enviar o Formulário nº 03 - Credenciamento para expositor e enviar ao IEP/HSL até 15 (quinze) dias antecedentes ao início do evento; 6

7 O número de credenciais dependerá da cota do patrocínio negociado; Será cobrada uma taxa de R$ 50,00 por crachá adicional; Os crachás de expositor não dão acesso às salas de atividades científicas do evento; O número de pessoas no estande é limitado, porém é permitido o revezamento entre elas. ÁREA DE EXPOSIÇÃO Nº DE CRACHÁS Mesa Até 4 6 m² Até 4 8 m² Até 6 12 m² Até 9 6. MONTADORAS Caso o expositor contrate outra montadora que não seja a oficial, esta deverá enviar uma lista com os nomes e documentos da sua equipe de montagem para o V SIMI, possibilitando a circulação dos mesmos na área de exposição preencher Formulário nº 02 Empresas contratadas; Os funcionários deverão estar devidamente trajados com uniforme da empresa, sendo proibida a entrada de trajes como bermuda, camiseta regata e chinelo. 7. PROJETOS DE ESTANDES Área livre De acordo com a cota negociada, considera-se área livre o espaço locado sem quaisquer elementos da montagem básica. O Expositor receberá a área locada demarcada com 1 mesa e 2 cadeiras, cabendo ao mesmo a decoração e identificação do espaço locado. Montagem básica De acordo com a cota negociada, o V SIMI disponibilizará estandes com montagem básica e adequação física do espaço locado, de acordo com os seguintes elementos: Forração grafite aplicada sobre o piso local Estrutura em alumínio anodizado Paredes divisórias em chapa TS branca Iluminação através de arandelas, com lâmpadas de 110 watts/ 220 Volts, sendo uma a cada 3 m2. de área Um ponto de energia, tomada 220 Volts, por estande Uma mesa redonda com pés pretos e tampo de vidro redondo, por estande Duas cadeiras pretas, por estande Uma lixeira pequena preta por estande Identificação do expositor na testeira frontal curva (1,07m X 0,45m/h) do estande, c om letras adesivas pretas de 5cm, com no máximo 15 dígitos Serviços de montadora não oficial do V SIMI 7

8 Caso o expositor faça a opção de contratar sua própria montadora, sob pena de responsabilidade, deverá cumprir rigorosamente as seguintes normas para mont agem e desmont agem dos estandes, nos prazos e condições especificadas, sem prejuízo à absoluta observância às normas técnicas de segurança estabelecidas pela ABEME Associação Brasileira das Empresas Montadoras de estandes. A construção e/ou montagem de qualquer projeto só poderá ser iniciada após aprovação formal do respectivo projeto pela equipe técnica e Montadora oficial do V SIMI responsável por todas as conexões elétricas, de informática e telefones, bem como quaisquer trabalhos no painel elétrico. O projeto dos estandes deverá ser encaminhado com 30 (trinta) dias de antecedência e deve apresentar a planta baixa, elevações frontais e laterais e as medidas relativas a alturas e recuos; Somente após aprovação da planta a montagem dos estandes poderá ter início; Os estandes básicos deverão obedecer a montagem em painéis de TS branco, com junções de alumínio e forração de carpete. Estandes construídos em madeira, MDF ou materiais decorativos que fujam dos padrões básicos não poderão ser construídos no local, estes deverão vir prontos e somente montados no IEP/HSL; O projeto deverá indicar a localização exata dos pontos de energia e telefonia solicitados pelo expositor; Havendo necessidade de alterações na força elétrica disponível, conexões de informática e/ou telefones, o pedido com as especificações técnicas deverá ser encaminhado ao V SIMI com, no mínimo, 30 (trinta) dias antes da data inicial do evento. 8. NORMAS DE MONTAGEM Os estandes de montagem básica serão entregues totalmente prontos a partir das 06h00 do dia 10/abril/2014 para o inicio dos trabalhos de decoração, sendo que deverá ser finalizada ate as 08h00 do dia 10/04/2014. A desmontagem deverá ser iniciada no dia 12/04/2014 a partir das 18h00. Os estandes devem obedecer à planta original e a área; O pé direito dos estandes poderá ser de até 2,70m, não sendo permitido ultrapassar este limite; A tensão elétrica da área de exposição é de 110v e 220v, para tanto o expositor deverá informar qual será utilizada através do Formulário nº5 - Energia Elétrica; Os pisos e paredes não podem ser pintados, furados ou demarcados com material que agrida sua disposição original; Os corredores e elevadores utilizados durante a montagem deverão ser protegidos com forração para evitar atrito, sendo retirada imediatamente após o final do uso; A montadora que realizar os serviços será responsável por fornecer o revestimento das áreas utilizadas; Os estandes deverão ser montados com distância de 40 centímetros das paredes, evitando atrito; 8

9 Não é permitido apoiar, amarrar, pendurar ou colocar qualquer tipo ou espécie de material, papel ou produto, nas paredes ou portas dos salões, foyers ou áreas de circulação, bem como no teto; É obrigatoriamente necessária a utilização de uma forração de carpete sobre o piso, onde serão montadas as estruturas do estande, protegendo-o do atrito com ferramentas e objetos; É obrigatória a utilização de fitas dupla-face de alta qualidade (Adere 462, 3M 4880 ou similar). Não é permitido o uso de cola evitando assim resíduos sobre o piso do local; Os estandes construídos deverão vir prontos e somente montados no local, sendo permitida a utilização de piso elevado (tablado) desde que o piso seja forrado com carpete para proteção; Em nenhuma hipótese, materiais de outras montadoras poderão ser encaixados na montagem da Metro Quadrado; O V SIMI se reserva o direito de não permitir a comercialização de produtos pelos expositores que não se enquadram nas conformidades de ética do hospital. Em c aso de dúvidas, consultar a secretária executiva antes. Lembre-se que qualquer dano causado à estrutura do IEP, que venha ser provocado por representantes das empresas participantes, seus agentes ou contratados terão que ser indenizadas imediatamente. Fica entendido que são de responsabilidade da montadora contratada todas as obrigações trabalhistas, legais e por todo e qualquer acidente que sejam causados a partir de sua presença, de seus funcionários ou de qualquer outra pessoa que esteja desenvolvendo algum serviço no estande. O preenchimento, assinatura e envio do Formulário nº 1 Termo de Responsabilidade é obrigatório. Sem este termo não será permitida a montagem do estande. 9. ELÉTRICA As instalações elétricas dos estandes deverão atender integralmente ao disposto na NBR instalações elétricas em locais de afluência de público. Cada stand tem direito a 1,0 KVA para utilização de equipamentos durante todo o Evento. O expositor deverá preencher o FORMULÁRIO Nº. 5 com a demanda de KVA s a serem utilizados no stand durante a Exposição e encaminhar á Secretaria Executiva. O consumo excedente a 1,0 KVA deverá ser pago via boleto bancário ao custo de R$ 30,00/KVA, conforme enviado pela organizadora; Atendendo exigência das normas acima citadas e do V SIMI, os expositores e montadoras se obrigam também a aterrar os estandes construídos em estrutura metálica, seja ferro ou alumínio, conectado ao fio terra que se encontra junto ao ponto de entrada de energia, visando impedir choques elétricos; A energia elétrica será fornecida em unidade de KVA não fracionada 220V, trifásico, 60HZ - 3 fases e neutro, pelo período de realização do evento. As lâmpadas e equipamentos poderão 9

10 ter tensão de funcionamento 110 ou 220V trifásico. O IEP/HSL deverá ser avisado qual a opção desejada com antecedência através do Formulário. Tabela para cálculo do consumo de energia em Kva s (para todo o período do evento) EQUIPAME NTO UTILIZADO Descrição KVA Descrição KVA Cafeteira 0.5 Lâmpada halógena de 300W 0.3 Cafeteira comercial 4.5 Lâmpada halógena de 500W 0.5 Canhão de luz 300 watts 0.3 Lâmpada ho (com reator) 110W 0.14 Canhão de luz 500 watts 0.5 Lâmpada incandescente 110W 0.1 Canhão de luz 1000 watts 1.0 Lâmpada incandescente 150W 0.15 Circulador de ar 0.3 Lâmpada mista de 160W 0.16 Laser 11 Lâmpada mista de 250W 0.25 Forno de microondas 1.2 Lâmpada mista de 500W 0.5 Forno elétrico caseiro pequeno 1.0 Lâmpada especial 1000W 1.0 Forno elétrico comercial pequeno 2.4 LapTop / Notebook 0.03 Freezer 0.5 Microcomputador (CPU + Monitor) 0.35 Freezer horizontal / vertical 0.5 Monitor 0,25 Geladeira residencial 0.5 CPU 0.5 Impressora linha PC 0.2 T V de Plasma 1,5 Lâmpada dicróica halógena 0.05 Televisor colorido 0.3 Lâmpada fluorescente 20W 0.03 Video wall 9TV 20 Pol Lâmpada fluorescente 40W 0.05 Vídeo cassete / DVD 0.3 Feitos os cálculos, o expositor deve preencher e enviar o Formulário nº 5 Instalações de Energia Elétrica. 10. LIMPEZA Todo o lixo gerado pelas montadoras de estande, bem como pelos expositores na montagem e desmontagem, deverão ser devidamente retirados e transportados pela montadora responsável por cada estande; Será cobrado das empresas expositoras R$32,00 o m² como taxa de limpeza. Este valor será cobrado pela Secretaria Executiva oficial do evento através do formulário nº 6. A limpeza das vias de circulação, durante todo o transcorrer do Congresso, é de responsabilidade única e exclusiva da Organizadora. O Expositor deverá cuidar da limpeza interna do seu estande e caso julgue conveniente, deverá contratar serviços de limpeza terceirizados, informando à Promotora, através de formulário. 11. ALIMENTAÇÃO O expositor pode optar por contratar o buffet oficial do IEP/HSL Zest ou outro fornecedor, para os serviços de alimentação como degustação ou distribuição gratuita de alimentos tipo salgadinhos, sementes, chocolates, café somente dentro da área do estande. Não é permitido 10

11 o serviço de almoço, jantar (saladas, pratos quentes, sanduíches elaborados, cozinha show, etc). O serviço de bebidas alcoólicas no stand só é permitido após as 18h00. Não é permitido a distribuição de alimentos de outro fornecedor que não o buffet oficial do IEP/HSL fora da área do expositor. Os serviços de almoço, coffee break, coquetel, etc é de exclusividade do buffet oficial do IEP/HSL Zest. A comercialização de bebida e comida na forma de Restaurantes e Lanchonetes no recinto do IEP/HSL é de exclusividade de empresas detentoras de contrato com o Hospital Sírio-Libanês. 12. SINALIZAÇÃO Não será permitida a exposição de posters, banners, folhetos ou similares nas colunas, paredes e teto do IEP/HSL; Displays, banners e posters de sinalização nas áreas de circulação ficam sob a responsabilidade do IEP/HSL. 13. SEGURANÇA Após o encerramento de cada dia de evento, o IEP/HSL é fechado e monitorado por sua segurança geral; O IEP/HSL não é responsável pela segurança dos estandes e seus pertences. Os seguranças monitoram as áreas comuns das suas instalações, sem ônus para o expositor. Porém se o expositor optar por contratar sua própria segurança para o espaço do estande e seus pertences poderá fazê-lo desde que sejam contratados funcionários próprios como segurança de empresas de segurança cadastradas na Polícia Federal. Estes deverão estar devidamente uniformizados durante a realização dos serviços; O IEP/HSL não possui local apropriado para servir de depósito para a guarda de material não exposto, caixas etc. Assim, caberá a cada expositor providenciar a retirada desse material do local imediatamente ao término do evento. NÃO SERÁ PERMITIDO O USO DE QUALQUER TIPO DE ARMA. 14. DETERMINAÇÕES FISCAIS DE ÓRGÃOS GOVERNAMENTAIS O expositor poderá expor, demonstrar, tirar pedidos e vender seus produtos, serviços e outros, ficando sob sua responsabilidade o cumprimento da legislação tributária e fiscal federal, estadual e municipal. A Delegacia Regional do Trabalho - DRT/SP em suas fiscalizações pode solicitar aos montadores de estandes, prestadores de serviços e expositores, documentos dos funcionários da empresa ou prestadora de serviço, temporários, autônomos ou seguranças. O IEP/HSL aconselha aos expositores que providenciem toda documentação e mantenha em seus estandes durante o evento para evitar embargos ou multas. 11

12 O IEP/HSL não se responsabiliza pelo não cumprimento das determinações das legislações existentes. 15. PROCEDIMENTOS PARA SORTEIOS, VALE-BRINDES E CONCURSOS O expositor que desejar realizar estes procedimentos no V SIMI poderá obter as informações sobre os procedimentos necessários para solicitação de autorização através do site da Caixa Econômica Federal ( 16. SEGURO E RESPONSABILIDADES Recomendamos que os expositores adquiram apólices de seguros, para que ocorra uma cobertura contra as responsabilidades específicas destas normas e regulamentos. Sugerimos também dispor de uma apólice de seguro de responsabilidade civil, de modo a cobrir qualquer possível dano involuntariamente causado a terceiros. O IEP/HSL não será responsável pela segurança de artigos de qualquer tipo trazidos ao recinto do local pelos expositores, suas equipes ou quaisquer outras pessoas. Recomenda-se aos expositores certificar-se de que os artigos sejam plenamente cobertos por seguros próprios para todos os riscos, incluindo incêndio, explosão, roubo, acidente, etc., e o transporte do material (incluindo montagem, realização e desmontagem). 17. RESOLUÇÃO ANVISA De acordo com a RDC 102/00, as empresas farmacêuticas que possuem produtos com venda sob prescrição médica não podem entregar brindes ou amostras para os participantes inscritos nas categorias ACADÊMICO DE MEDICINA e ACOMPANHANTE. 18. RECOLHIMENTO DE TAXAS DA PREFEITURA Conforme constam as Leis Municipais nºs e , ambas de , os patrocinadores / expositores de feiras e eventos, deverão pagar para a Prefeitura da cidade de São Paulo, as seguintes taxas: TFE - TAXA DE FISCALIZAÇÃO DE ESTABELECIMENTO Código 34932: Exposição, feiras e demais atividades exercidas em caráter provisório, com prazo de exposição de até 5 (cinco) dias. Esta taxa refere-se à autorização da Prefeitura para a participação do patrocinador / expositor no evento em questão. Regulamentada pela Lei nº Valor a ser recolhido de acordo com a tabela expedida pela PMSP = R$ 100,11 12

13 TFA TAXA DE FISCALIZAÇÃO DE ANÚNCIOS Código 90042: para exposição de material Valor a ser recolhido de acordo com a tabela expedida pela PMSP = R$ 83,43 Código 97110: para distribuição de panfletos, brindes Valor a ser recolhido de acordo com a tabela expedida pela PMSP = R$ 83,43 No município de São Paulo, através da Lei nº , de 30/12/2002, foi criada a Taxa de Fiscalização de Anúncios, sendo estes considerados quaisquer meios de visualização ou áudiovisualização, representativos ou indicativos de nomes ou produtos. Estas taxas referem-se à anúncios veiculados no interior de feiras e exposições, com prazo de exposição de até 60 (sessenta) dias. Para preenchimento das guias da TFA e TFE deverá ser utilizado o Documento de Arrecadação do Município de São Paulo (DAMSP), o qual pode ser emitido por meio eletrônico mediante acesso ao site da Prefeitura Deve c onstar no DAMSP: Número do CCM (Código do Contribuinte Mobiliário) do patrocinador / expositor ou anunciante. Caso seja de outro município ou não possuir o cadastro de contribuinte deverá colocar no campo o código genérico: O IEP/HSL se reserva o direito de não permitir a exposição do patrocinador / expositor que não se enquadra nas exigências acima. Os comprovantes de arrecadação deverão permanecer no stand até o final do evento. Em caso de dúvidas, consultar o IEP/HSL antes. 19. SONORIZAÇÃO Somente o IEP/HSL poderá manter o serviço de sonorização para o evento, decidindo as mensagens a serem divulgadas. Fica proibida aos expositores, a demonstração sonora irradiada para as vias de circulação da exposição, bem como, o uso de amplificadores de som para mensagens de vendas, sorteios e outras promoções artísticas, durante todo o período da exposição. O som emitido por equipamentos de áudio como rádios, televisores ou computadores não poderá ultrapassar o limite da área contratada pelo expositor. 20. TELEFONIA E INTERNET O expositor que desejar os serviços de dados e voz, incluindo o ponto de acesso à Internet, deverá preencher o Formulário nº 8 - Instalações de Telefonia e Internet. Esses serviços são explorados pelo IEP/HSL, que oferece os aparelhos telefônicos e correlatos para uso dos expositores. Estes serviços devem ser requeridos com, no mínimo, 10 (dez) dias úteis precedentes ao evento; O valor total das ligações será cobrado posteriormente conforme tabela de taxas da Telefônica; 13

14 A instalação de linhas telefônicas e pontos de internet dentro de estandes estão facultados à localização do mesmo dentro da área de exposição. 21. SANITÁRIOS O IEP/HSL dispõe de sanitários públicos para utilização dos participantes de eventos, ficando o pessoal de montagem restrito a utilização de sanitários nas áreas de serviço; Os sanitários não poderão ser utilizados para limpeza de materiais, lavagem de panos de chão, etc. 22. DISPOSIÇÕES GERAIS A montagem e a desmontagem de estandes serão acompanhadas por Equipe de Segurança Oficial. Qualquer dano causado à infra-estrutura do local será cobrado do expositor. A desobediência das regras acima descritas poderá incorrer em multa para a empresa locadora, conforme normas descritas em contrato. Qualquer outra necessidade deverá ser discutida com a secretaria executiva com antecedências de pelo menos 30 dias. Não é permitido fumar nas instalações do IEP/HSL, até mesmo no período de montagem e desmont agem; O IEP/HSL dispõe de telefones públicos e bebedouros de água; Os formulários anexos a este Manual deverão ser preenchidos e encaminhados nos prazos indicados. O bom andamento deste processo garantirá o serviço e apoios essenciais. A secretária Executiva reserva-se o direito de arbitrar sobre casos omissos neste manual, bem como estabelecer novas normas que se façam necessárias ao bom andamento do evento visando facilitar a harmonia entre os clientes. O expositor obriga-se respeitar e fazer respeitar por seus funcionários e/ou contratados todas as cláusulas e disposições que regulamentam o evento, bem como outras normas que, a bem geral venham a ser estabelecidas. FORMULÁRIOS Conforme contrato o expositor é o responsável pelo preenchimento dos formulários e o envio de todos nos prazos estipulados. Lembramos que o correto preenchimento e o envio dos formulários nos prazos estabelecidos/dias que antecede a montagem do evento são fundamentais para o bom êxito da administração. Em nenhuma hipótese o V SIMI assumirá a responsabilidade pela execução de serviços de empresas que não enviarem os formulários ou enviarem após o prazo determinado. RELAÇÃO DOS FORMULÁRIOS DE SERVIÇOS OBRIGATÓRIOS E OPCIONAIS 14

15 FORMULÁRIOS OBRIGATÓRIOS 1 Termo de Responsabilidade 2 Empresas / Montadora contratadas 3 Credenciamento para expositor 4 Credenciamento de cortesias 5 Elétrica 6 Limpeza FORMULÁRIOS OPCIONAIS 7 Entrada e Saída de Mercadorias 8 Telefonia e Internet 9 Serviços Buffet Oficial - ZEST 15

16 FORMULÁRIO Nº 1 Termo de Responsabilidade Evento Simpósio Internacional de Medicina Intensiva Data 10 a 12/04/2014 O expositor e o montador/decorador, independentemente da ordem de nomeação, assumem civil e criminalmente através deste termo de responsabilidade, que a montagem do estande obedece e está absolutamente de acordo com as instruções e regras contidas no Manual do Expositor deste evento, que é parte integrante do Contrato de Participação, tendo sido lido, compreendido, concordando com todas as cláusulas e condições. A não observância implicará ao EXPOSITOR multa de 20% sobre o valor da área locada, conforme firmado no Contrato de Participação na Exposição. Dados do Expositor Empresa Expositora Nome do Responsável Endereço Cep Cidade UF País Tel: Dados da Montadora Empresa Montadora Nome do Responsável Endereço Cep Cidade UF País Tel: Fax CNPJ I.E. Assinatura do Expositor Assinatura da Montadora 16

17 FORMULÁRIO Nº 2 Relação das Pessoas de Empresas Contratadas Evento Data As seguintes pessoas abaixo relacionadas estarão trabalhando na montagem/desmontagem de nosso estande e/ou durante o evento, sob nossa responsabilidade. Nome RG Empresa Copiar, se necessário, para mais nomes. Nome do Expositor Responsável Tel. ATENÇÃO A montadora só poderá iniciar o trabalho de montagem se a equipe estiver relacionada nesta lista e atender devidamente as normas deste manual. 17

18 FORMULÁRIO Nº 3 Credenciamento para Expositor Evento Data Nome Expositor R.G. Empresa Expositora Responsável Tel. ATENÇÃO As pessoas que trabalharão no estande só poderão dar entrada no recinto devidamente credenciada; O número de credenciais depende da cota negociada, porém as credenciais poderão ser trocadas por outros funcionários durante o período do evento, desde que obedeça ao número limite de pessoas; Os crachás de expositor não dão acesso às salas de atividades científicas do evento. 18

19 FORMULÁRIO Nº 4 Credenciamento de Convidados Cortesia Evento Data Nome Função RG Copiar, se necessário, para mais nomes. Empresa Expositora Responsável Tel. 19

20 FORMULÁRIO Nº 5 Energia Elétrica Evento Data O preenchimento correto deste garantirá o perfeito fornecimento de energia no estande. * Consultar tabela de consumo neste Manual - capítulo 8. Equipamento Consumo em KVA Quantidade Total de consumo em KVAs: Tensão a ser usada 110V 220V Empresa expositora Responsável Tel

21 FORMULÁRIO Nº 6 Limpeza Evento Data As montadoras de estandes só poderão iniciar o trabalho de montagem após o envio do formulário e pagamento da taxa de Limpeza obrigatória, durante a montagem e a desmontagem. Descrição dos serviços: Valor por m² Quant. De m² Limpeza de vias de circulação (obrigatório para todos os R$ 32,00 expositores/montadoras) Total Copiar, se necessário, para mais itens. Empresa expositora Responsável Tel. 21

22 FORMULÁRIO Nº 7A Entrada de Mercadorias Evento Data Este formulário deve ser preenchido em duas vias e entregue ao segurança na entrada do IEP/HSL. Relacione abaixo, todos os materiais, produtos e equipamentos a serem utilizados/expostos no estande durante o evento. ATENÇÃO Este formulário não tem valor fiscal e não implica em responsabilidade sobre os materiais, assim como no seu deslocamento. Recomenda-se que as mercadorias sejam seguradas. Data de Entrada Quantidade Descrição do material Nº da Nota Fiscal Copiar, se necessário, para mais itens. Empresa expositora Responsável Tel. 22

23 FORMULÁRIO Nº 7B Saída de Mercadorias Data da Saída Quantidade Descrição do material Nº da Nota Fiscal Copiar, se necessário, para mais itens. Empresa expositora Responsável Tel. 23

24 FORMULÁRIO Nº 8 Telefonia e Internet Este serviço deve ser requerido com, no mínimo, 15 (quinze) dias úteis de antecedência a data de montagem do evento. A instalação de linhas telefônicas e pontos de internet dentro de estandes estão facultados à localização do mesmo dentro da área de exposição. TELEFONIA Quantidade de aparelhos Somente nacionais ligações Ligações nacionais e internacionais Aparelho de telefone *(R$ 15,00/cd) + Ativação da Linha *(R$ 25,00) R$ Ativação da Linha *(R$ 25,00) R$ * valores pelo período do evento. O valor total das ligações será cobrado posteriormente conforme tabela de taxas da Telefonica. Sim INTERNET kbps Não Ativação do ponto = R$ 25,00 R$ Empresa expositora Responsável Tel. 24

25 FORMULÁRIO Nº 9 Serviços Buffet Zest Preencha este formulário caso queira solicitar alimento para ser servido dentro da área do seu estande. Este formulário não implica em responsabilidade sobre os serviços oferecidos pelo buffet. T em o objetivo apenas de facilitar o planejamento e o processo de solicitação dos serviços. Serviços fora dos padrões do buffet Zest serão negociados diretamente entre expositor e o buffet e a fatura seguirá diretamente ao endereço fornecido no pé deste documento. TIPO DE ALIMENTO QUANTIDADE OBSERVAÇÃO ( ) Mix de sementes ( ) Mix de amendoins ( ) Chocolates ( ) Bolachas ( ) Petit four ( ) Café/chá/capuccino ( ) Água/Suco/Refrigerante ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ZEST COZINHA CRIATIVA Tel zest@cozinhacriativa.com.br Responsável: Mag e/ou Cida Empresa Expositora Nome do Responsável Endereço Cep Cidade UF País Tel: Fax CNPJ I.E. 25