Estudo de Viabilidade Sistema de Cotação Inteligente Petral

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1 Universidade Federal de Pernambuco Centro de Informática Sistema de Cotação Inteligente Petral Professor: Jaelson Freire Brelaz de Castro Disciplina: Especificação de Requisitos e Validação de Sistemas Equipe: Agay Borges Felipe Muniz Igor Ebrahim Pedro Melo Recife, 11 de setembro de 2011

2 SUMÁRIO 1. Introdução Objetivo do Documento Problema Identificado Fatores para Cálculo do Orçamento Histórico de Pontualidade Histórico do Volume de Compras Valor Total do Pedido Cotações Anteriores Soluções Propostas Alternativa Alternativa Alternativa Operacional Técnica Alternativa Alternativa Alternativa de Cronograma Alternativa Alternativa Alternativa Análise da viabilidade do cronograma para as soluções propostas Análise da Viabilidade Econômica Considerações Finais Apêndice A Detalhes da Análise da Viabilidade Operacional Performance Informação Economia Alternativa Alternativa Alternativa Controle Alternativa Alternativa Alternativa Eficiência Alternativa Alternativa Alternativa Serviços Alternativa Alternativa

3 Alternativa Apêndice B Detalhes da Análise da Viabilidade Econômica Alternativa Custos Durante o Período de Desenvolvimento Custos Após o Período de Desenvolvimento Análise de Retorno do Investimento Alternativa Custos Durante o Período de Desenvolvimento Custos Após o Período de Desenvolvimento Análise de Retorno do Investimento Alternativa Custos Durante o Período de Desenvolvimento Custos Após o Período de Desenvolvimento Análise de Retorno do Investimento Conclusão do... 22

4 1. INTRODUÇÃO A. é uma empresa que está há 30 anos no mercado de venda de peças para tratores, mas que, apesar da grande experiência de seus vendedores, encontra problemas devido ao grande número de cotações que tem que fazer. Por estar a tanto tempo no mercado, é uma empresa que teve uma grande resistência a novas tecnologias e acabou se acomodando com um software muito antigo para o controle geral da empresa. Há 2 anos, no entanto, ela resolveu mudar essa ferramenta por uma bem mais moderna e que atenderia a maior parte de suas necessidades Apesar do novo software e da consequente solução de muitos de seus problemas, a empresa continua enfrentando dificuldades na liberação mais eficiente nas cotações de peças na definição de valores de venda, que variam de cliente para cliente OBJETIVO DO DOCUMENTO Este documento tem como objetivo apresentar à Petral Peças para Tratores LTDA. um estudo de viabilidade para três soluções propostas e uma análise crítica de qual seria a melhor para atender o problema da empresa. O estudo levará em conta quatro dimensões para determinar a viabilidade das propostas: a primeira é a operacional, que tem como objetivo principal responder a pergunta se o problema realmente vale a pena ser resolvido e se a solução proposta é operacionalmente viável; a segunda analisará a parte técnica, que estuda se há equipamentos e conhecimento (já existentes ou que possam ser adquiridos) que possibilitem atender às especificações do produto ou serviço; a terceira é responsável por verificar o cronograma para execução dos projetos; e por último, será realizada uma análise da viabilidade econômica das três propostas. 4

5 2. PROBLEMA IDENTIFICADO O problema relatado pela Petral diz respeito ao processo de cálculo e liberação de cotações para os seus clientes. Devido ao elevado número de solicitações e da variabilidade dos valores para cada cliente, o processo acaba se tornando demorado e pouco eficiente. Atualmente, o processo de cálculo e liberação de uma cotação para o cliente se dá da seguinte maneira: 1. A cotação chega por ou fax; 2. Ela é lida e os itens são procurados no estoque através do software da empresa: a. Os itens que não disponíveis em estoque no momento são cotados juntos aos fornecedores; 3. De posse dos preços de compra, os valores de venda são calculados: a. O valor de venda leva em consideração o custo de frete, despesas com impostos e outros fatores que variam de cliente para cliente e serão detalhados a seguir. 4. Um ou fax é enviado para o cliente com o resultado da cotação FATORES PARA CÁLCULO DO ORÇAMENTO Esta seção apresenta os fatores levados em consideração para o cálculo dos orçamentos emitidos pela Petral e que podem sofrer variação de acordo com o cliente solicitante HISTÓRICO DE PONTUALIDADE Quanto mais pontual o cliente tiver sido ao longo de seu histórico de pedidos, maior será o prazo que pode lhe ser concedido. Então a partir do momento que um cliente é classificado como bom pagador, seu prazo de pagamento pode ser estendido um pouco mais, pois a probabilidade de a empresa receber o valor devido no dia certo é grande. 5

6 HISTÓRICO DO VOLUME DE COMPRAS Quanto maior o histórico do volume de compras do cliente, menor será a margem de lucro da empresa, consequentemente menor será o preço de venda. Para os melhores clientes, a empresa deve fazer preços melhores, pois com um volume de venda grande, o ganho absoluto se torna mais relevante do que o ganho relativo VALOR TOTAL DO PEDIDO Quanto maior o valor total dos produtos solicitados pelo cliente, menor será a margem de lucro da empresa e consequentemente o preço de venda. É natural o mercado colocar preços mais baixos quanto maior o valor da cotação, pois a venda acaba se tornando cada vez mais interessante para a empresa COTAÇÕES ANTERIORES Também é importante observar que atualmente os valores de venda não levam em conta cotações anteriores da empresa. Dessa forma, a Petral pode perder a venda por causa de uma pequena diferença de valores. Se esse valor de venda sofresse uma alteração e tentasse aprender qual o seu valor ideal através de cotações anteriores da empresa que foram aceitas ou rejeitadas, certamente a empresa venderia mais. 3. SOLUÇÕES PROPOSTAS Nesta sessão são apresentadas três alternativas para a solução do problema em questão: o cálculo automático do orçamento baseado no comprador de acordo com as premissas descritas na apresentação do problema. 6

7 3.1. ALTERNATIVA 1 O desenvolvimento de um software que possua todas as funcionalidades do sistema de informação atualmente utilizado pelo cliente, além das funcionalidades necessárias para atender o problema em questão ALTERNATIVA 2 O desenvolvimento de um software capaz de integrar-se com o sistema de informação atualmente utilizado pelo cliente, consumindo todos os dados necessários para alimentar a solução do problema ALTERNATIVA 3 O desenvolvimento de um software com todas as funcionalidades necessárias para a solução do problema em questão, mas que necessita de dados transferidos manualmente do sistema existe para ele, para o desempenho de sua função. 4. ESTUDO DE VIABILIDADE OPERACIONAL Nesta sessão, são discutidos os valores operacionais agregados por cada uma das alternativas propostas, ou seja, as características que estas alternativas possuem em um ambiente de produção. As alternativas foram avaliadas a partir dos critérios do PIECES: Performance, Informação, Economia, Controle, Eficiência e Serviços. A tabela a seguir mostra o comparativo das três opções a partir das características definidas no PIECES e com pesos referentes às necessidades do cliente. O cálculo dos totais é uma média ponderada das notas (com valores de 1 a 3) atribuídas às alternativas. A justificativa para as notas dadas está no Apêndice A Detalhes da Análise da Viabilidade Operacional. 7

8 PIECES Pesos Alternativa 1 Alternativa 2 Alternativa 3 Performance 1 *** *** *** Informação 2 *** *** *** Economia 1 *** *** ** Controle 2 *** ** * Eficiência 3 *** *** * Serviços 1 *** ** * Total De acordo com a tabela acima, as alternativas 1 e 2 apresentam melhores vantagens do ponto de vista operacional. A Alternativa 2 possui leves limitações devido à sua dependência ao sistema atualmente em produção no cliente. A Alternativa 1 mostrou-se então a mais indicada. A Alternativa 3 apresentou graves problemas na eficiência de sua utilização e segurança, sendo extremamente vulnerável à falhas e erros humanos. 5. ESTUDO DE VIABILIDADE TÉCNICA Este estudo visa analisar a praticidade das soluções técnicas em relação às alternativas propostas, verificando se os recursos técnicos e especialistas nesta área são disponíveis ALTERNATIVA 1 Para a primeira proposta, o novo software deve ser feito em Java com Hibernate e banco de dados MySQL, pois essas tecnologias são gratuitas e dominadas por toda a equipe de desenvolvimento. Essa solução utiliza tecnologias bem maduras e não necessita de novas aquisições. 8

9 5.2. ALTERNATIVA 2 Para a segunda proposta, o novo software será feito em Java e a integração com o software antigo será via banco de dados. Entretanto, para dados novos será usado o bando de dados MySQL, pois a empresa que fez o sistema em operação só forneceu permissão de consulta no sua base de dados. Essa solução utiliza tecnologias bem maduras e não precisa de novas aquisições, mas tem necessidade de um estudo maior para integração com o banco de dados do software antigo ALTERNATIVA 3 Para terceira alternativa, o novo software deve ser feito em Java com Hibernate e banco de dados MySQL, pois essas tecnologias são gratuitas e dominadas por toda a equipe de desenvolvimento. Essa solução utiliza tecnologias bem maduras e não necessita de novas aquisições. 6. ESTUDO DE VIABILIDADE DE CRONOGRAMA Como a Petral vem utilizando um método manual de resposta às cotações há 30 anos, o prazo para realização do projeto é longo o suficiente quando comparado com o tempo necessário para realizar qualquer uma das 3 soluções. Isso faz com que todas as soluções sejam viáveis quanto ao cronograma. Entretanto, faz-se necessário analisar alternativa por alternativa para se ter uma ideia do tempo necessário para a realização de cada uma ALTERNATIVA 1 Levando em consideração a implementação de todas as funcionalidades já existentes no sistema atual e mais a nova funcionalidade proposta, contando com 4 integrantes na equipe de implementação, o projeto levaria aproximadamente 1 ano para ser desenvolvido. 9

10 6.2. ALTERNATIVA 2 O escopo dessa alternativa inclui a implementação da nova funcionalidade proposta e a integração com o software existente. Essa integração será feita em nível de banco de dados. Levando em conta que o projeto será realizado por uma equipe de 4 integrantes, o tempo estimado para o projeto é de 4 meses ALTERNATIVA 3 Como o escopo da alternativa 3 se restringe à funcionalidade proposta sem integração com o sistema existente e sem reimplementação, o tempo previsto para execução do projeto contando com 4 integrantes na equipe de implementação é de 3 meses ANÁLISE DA VIABILIDADE DO CRONOGRAMA PARA AS SOLUÇÕES PROPOSTAS Como era de se esperar, a alternativa 1 tem um prazo muito maior do que as outras 2 alternativas, por conter em seu escopo uma quantidade enorme de funcionalidades a mais. Quanto à viabilidade do cronograma a diferença entre a alternativa 2 e 3 não é tão grande, pois o tempo estimado para a realização da integração de banco de dados (ambos em SQL) é curto. Além disso, como visto na introdução desse estudo de viabilidade, o projeto tem uma flexibilidade grande no tempo. 7. ANÁLISE DA VIABILIDADE ECONÔMICA A análise de viabilidade econômica caracteriza-se por estabelecer uma relação entre custos e benefícios das propostas apresentadas. A seguir, são apresentados de forma resumida o investimento inicial, os custos durante o período de desenvolvimento e após sua conclusão para cada alternativa proposta. No Apêndice B, a análise da viabilidade econômica é tratada com mais detalhes. 10

11 8. CONSIDERAÇÕES FINAIS Após uma análise de todos os tipos de viabilidade, pode-se apontar qual a alternativa mais viável para ser realizada. Viabilidade Alternativa 1 Alternativa 2 Alternativa 3 Operacional ,7 Técnica Cronograma Econômica 5,5 8,5 6,5 Média 7,875 8,875 8,05 Através de uma média aritimética das notas de cada tipo de viabilididade podese chegar a uma média final para cada alternativa, e a comparação dessas notas elege a alternativa mais viável. Como pode ser visto na tabela desta seção, a alternativa considerada mais viável é a alternativa 2, com uma margem de aproximadamente 10% a mais na nota da alternativa 3 que ficou em segundo lugar. Portanto, a alternativa 2, que é a criação de um sistema que implemente a cotação inteligente proposta, integrado ao sistema já existente na empresa, é a melhor alternativa para o projeto. 11

12 APÊNDICE A DETALHES DA ANÁLISE DA VIABILIDADE OPERACIONAL PERFORMANCE A análise da performance dá-se de acordo com a capacidade computacional das alternativas apresentadas. As três alternativas para a solução do problema realizam o cálculo do orçamento do cliente através do mesmo algoritmo, ou seja, o núcleo principal delas é idêntico. Portanto, uma vez com os dados necessários, as Alternativas 1, 2 e 3 levariam o mesmo tempo para apresentar seus resultados para o cliente. INFORMAÇÃO A análise da informação avalia a quantidade, qualidade e precisão dos resultados gerados pelas alternativas. O produto final das três alternativas é um relatório com informações relativas a um orçamento parametrizado de acordo com o perfil do comprador e com as opções de descontos possíveis. Logo, os valores da informação gerada pelas alternativas 1, 2 e 3 são semelhantes. ECONOMIA A análise da economia mede a redução dos custos operacionais que cada alternativa agrega ao cliente. ALTERNATIVA 1 Com a alternativa 1, o custo operacional é reduzido a praticamente zero, uma vez que o orçamento antes gerado manualmente passa a ser apenas a solicitação de um relatório ao sistema com a inserção dos dados do pedido. 12

13 ALTERNATIVA 2 Com a alternativa 2, o custo operacional é reduzido a praticamente zero, uma vez que o orçamento antes gerado manualmente passa a ser apenas a solicitação de um relatório ao sistema com a inserção dos dados do pedido. ALTERNATIVA 3 Com a alternativa 3, o custo operacional é reduzido bastante com o geração automática do orçamento, mas requer do cliente um trabalho extra. Por serem sistemas isolados, ou seja, sem qualquer comunicação ou integração, será necessário que toda informação inserida em um sistema também seja inserida no outro, gerando uma duplicação de esforço no processo. CONTROLE A análise do controle avalia o controle que o cliente tem sobre as informações do sistema, a segurança, a corretude e a integridade das mesmas. ALTERNATIVA 1 O controle dos dados pelo cliente é grande com a alternativa 1. Dado que se trata apenas de um software que vai controlar tanto as atividades que já são controladas pelo software atual, como a funcionalidade proposta de cotação inteligente. Evitando, desta forma, qualquer tipo de inconsistência entre os dados. ALTERNATIVA 2 Com a alternativa 2, o controle do cliente sobre as informações é grande. Dado que os dois softwares estão integrados e não há replicação de dados entre sistemas (o que existe é uma centralização da fonte de dados) isso evita que haja qualquer tipo de inconsistência. 13

14 ALTERNATIVA 3 O controle do cliente é baixo com a alternativa 3. Haja vista que serão utilizados dois softwares sem a menor integração entre eles, os dados deverão ser alimentados manualmente em cada um deles. Este processo, no entanto, pode apresentar falhas (humanas, inclusive) e gerar uma inconsistência entre as informações. EFICIÊNCIA A análise da eficiência das alternativas avalia o quão adequada a solução é para o processo de trabalho do cliente. ALTERNATIVA 1 A alternativa 1 mostra-se bastante eficiente levando em conta que otimiza ao máximo o tempo de trabalho do cliente, requerendo do mesmo o mínimo de esforço possível. ALTERNATIVA 2 A alternativa 2 mostra-se bastante eficiente levando em conta que otimiza significativamente o tempo de trabalho do cliente, requerendo do mesmo um menor esforço do que era exigido anteriormente. ALTERNATIVA 3 A alternativa 3 não se mostra tão eficiente. A necessidade da replicação das informações para os dois sistemas degrada o desempenho do trabalho do usuário e torna cansativa a experiência com a solução. 14

15 SERVIÇOS A análise de serviços avalia os serviços e funcionalidades que as alternativas disponibilizam para o cliente. As três alternativas resolvem o problema gerando resultados semelhantes, porém desenvolvem-se por caminhos diferentes. No final, as principais funcionalidades são as mesmas, mas são apresentadas dentro das condições de cada alternativa. ALTERNATIVA 1 Por se tratar de um único sistema, a alternativa 1 mostra-se para o cliente como uma fonte centralizada de serviços dos quais ele necessita e pode confiar. Esta alternativa também oferece a possibilidade de ser estendida futuramente caso a Petral sinta necessidade de novas funcionalidades que visem a melhoria contínua da sua gestão de processos de negócio. ALTERNATIVA 2 A alternativa 2 leva em conta a disponibilização de um software adicional ao já existente e em operação na Petral, mas que utiliza a mesma fonte de dados. Para o usuário, a usabilidade pode ser prejudicada, mas os dados continuam confiáveis. Também é importante ressaltar a possibilidade de futuras extensões desse software para outras demandas da Petral que possam surgir. ALTERNATIVA 3 Sendo um sistema não integrado ao que já existe e está em operação na Petral, a alternativa 3 apresenta sérias limitações quanto a usabilidade dos serviços e a confiança das informações contidas no software. 15

16 APÊNDICE B DETALHES DA ANÁLISE DA VIABILIDADE ECONÔMICA Nesta seção faremos um estudo mais detalhado das três alternativas apresentadas, no ponto de vista econômico. No final de cada detalhe de alternativas econômicas é atribuída uma pontuação numa escala de 0 a 100, para classificar e comparar a viabilidade econômica desta alternativa. Todos os valores apresentados estão em reais (R$), moeda do Brasil, e quando necessário foi aplicado uma taxa de correção nos valores de 8% para ajustar os valores em uma sequência de tempo. Este valor foi escolhido por se aproximar do rendimento anual da poupança. As três alternativas não apresentaram investimento inicial. Com relação aos itens que compõem os custos de desenvolvimento, as propostas são muito iguais, mas diferenciam-se principalmente quando o cronograma é levado em conta. ALTERNATIVA 1 CUSTOS DURANTE O PERÍODO DE DESENVOLVIMENTO Item Qtd. Valor Unit. Valor Mensal Valor de 1 ano Desenvolvedor Jr , , ,00 Analista , , ,00 Aluguel 1 700,00 700, ,00 Energia 1 200,00 200, ,00 Água 1 50,00 50,00 600,00 Telefone/Internet 1 130,00 130, ,00 Material de Limpeza 1 30,00 30,00 360,00 Depreciação Computador 5 25,00 125, ,00 Total , ,00 16

17 CUSTOS APÓS O PERÍODO DE DESENVOLVIMENTO Item Valor Treinamento (8h de 4 colaboradores) 800,00 Licença de Uso / Suporte (mês) 545,00 ANÁLISE DE RETORNO DO INVESTIMENTO Ano 1 Ano 2 Ano 3 Ano 4 Ano 5 Investimento Inicial 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Custo de Desenvolvimento ( ,00) 0,00 0,00 0,00 0,00 Custo de Manutenção 0,00 (7.340,00) (6.540,00) (6.540,00) (6.540,00) Fator de Desconto (8%) 1,00 0,93 0,86 0,79 0,74 Custos Corrigidos ( ,00) (6.796,30) (5.607,00) (5.191,66) (4.807,10) Custos Acumulados ( ,00) ( ,30) ( ,29) ( ,96) ( ,05) Benefícios do sistema , , , , ,00 Fato de Desconto (8%) 1,00 0,93 0,86 0,79 0,74 Benefícios Corrigidos , , , , ,49 Benefícios Acumulados , , , , ,71 Resultado Acumulado (91.820,00) (56.949,63) (19.689,68) , ,66 ROI = 30% Payback = 3,57 anos 17

18 ALTERNATIVA 2 CUSTOS DURANTE O PERÍODO DE DESENVOLVIMENTO Item Qtd. Valor Unit. Valor Mensal Valor de 4 meses Desenvolvedor Jr , , ,00 Analista , , ,00 Aluguel 1 700,00 700, ,00 Energia 1 200,00 200,00 800,00 Água 1 50,00 50,00 200,00 Telefone/Internet 1 130,00 130,00 520,00 Material de Limpeza 1 30,00 30,00 120,00 Depreciação Computador 5 25,00 125,00 500,00 Total , ,00 CUSTOS APÓS O PERÍODO DE DESENVOLVIMENTO Item Valor Treinamento (4h de 4 colaboradores) 400,00 Licença de Uso / Suporte (mês) 272,50 18

19 ANÁLISE DE RETORNO DO INVESTIMENTO Ano 1 Ano 2 Ano 3 Ano 4 Ano 5 Investimento Inicial 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Custo de Desenvolvimento (40.940,00) 0,00 0,00 0,00 0,00 Custo de Manutenção (2.580,00) (3.270,00) (3.270,00) (3.270,00) (3.270,00) Fator de Desconto (8%) 1,00 0,93 0,86 0,79 0,74 Custos Corrigidos (43.520,00) (3.027,78) (2.803,50) (2.595,83) (2.403,55) Custos Acumulados (43.520,00) (46.547,78) (49.351,28) (51.947,11) (54.350,65) Benefícios do sistema , , , , ,00 Fato de Desconto (8%) 1,00 0,93 0,86 0,79 0,74 Benefícios Corrigidos , , , , ,75 Benefícios Acumulados , , , , ,36 Resultado Acumulado (23.520,00) (5.714,44) , , ,70 ROI = 85% Payback = 2,30 anos 19

20 ALTERNATIVA 3 CUSTOS DURANTE O PERÍODO DE DESENVOLVIMENTO Item Qtd. Valor Unit. Valor Mensal Valor de 3 meses Desenvolvedor Jr , , ,00 Analista , , ,00 Aluguel 1 700,00 700, ,00 Energia 1 200,00 200,00 600,00 Água 1 50,00 50,00 150,00 Telefone/Internet 1 130,00 130,00 390,00 Material de Limpeza 1 30,00 30,00 90,00 Depreciação Computador 5 25,00 125,00 375,00 Total , ,00 CUSTOS APÓS O PERÍODO DE DESENVOLVIMENTO Item Valor Treinamento (4h de 4 colaboradores) 400,00 Licença de Uso / Suporte (mês) 272,50 20

21 ANÁLISE DE RETORNO DO INVESTIMENTO Ano 1 Ano 2 Ano 3 Ano 4 Ano 5 Investimento Inicial 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Custo de Desenvolvimento (30.705,00) 0,00 0,00 0,00 0,00 Custo de Manutenção (2.852,50) (3.270,00) (3.270,00) (3.270,00) (3.270,00) Fator de Desconto (8%) 1,00 0,93 0,86 0,79 0,74 Custos Corrigidos (33.557,50) (3.027,78) (2.803,50) (2.595,83) (2.403,55) Custos Acumulados (33.557,50) (36.585,28) (39.388,78) (41.984,61) (44.388,15) Benefícios do sistema , , , , ,00 Fato de Desconto (8%) 1,00 0,93 0,86 0,79 0,74 Benefícios Corrigidos , , , , ,87 Benefícios Acumulados , , , , ,18 Resultado Acumulado (23.557,50) (16.168,61) (8.255,37) (928,30) 5.856,02 ROI = 13% Payback = 4,14 anos 21

22 CONCLUSÃO DO ESTUDO DE VIABILIDADE Os resultados anteriores são resumidos e discutidos a seguir. Alternativa 1 Alternativa 2 Alternativa 3 Investimento Inicial (R$) 0,00 0,00 0,00 Desenvolvimento (R$) , , ,00 Pós-desenvolvimento (R$) 6.540, , ,00 Média ROI 30% 85% 13% Payback (anos) 4,57 3,30 4,14 Média de Benefícios Média Total 5,5 8,5 6,5 Baseado na tabela acima, a alternativa 2 apresenta os melhores resultados do ponto de vista econômico. 22