CARTILHA DE PRESTAÇÃO DE CONTAS

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1 CARTILHA DE PRESTAÇÃO DE CONTAS

2 I APRESENTAÇÃO Fundação Francisco e Clara de Assis A Fundação Francisco e Clara de Assis buscam trabalhar para o desenvolvimento dos programas e ações de combate à pobreza e de geração de renda, fomento na criação de tecnologias, desenvolvimento educacional, científico, projetos de geração de renda e o desenvolvimento social. Trabalhamos com parcerias/convênios com entidades públicas ou privadas sem fins lucrativos no âmbito nacional. MISSÃO: Executar as ações de assessoramento político, técnico, administrativo e financeiro, para entidades parceiras da Fundação Francisco e Clara de Assis, contribuindo para que as mesmas possam compor a rede socioassistencial do território de que fazem parte. 2

3 Apesar de grande parte da população brasileira conseguir o sustento através do mercado de trabalho, seja no setor público ou privado, ou por meio de ações sociais, uma parte da população ainda vive em situação de risco e vulnerabilidade social, por essa razão, a solução encontrada para a promoção dos direitos sociais, foi o consentimento por parte de nossos governantes para que apoiasse a iniciativa privada hoje, chamado o segundo setor (empresas) e o terceiro setor (entidades e fundações) para que desenvolvesse atividades de interesse social, não visando lucro e com o propósito de suprir as necessidades sociais básicas. A Fundação Francisco e Clara de Assis foi fundada com o objetivo de ajudar a combater o estado de vulnerabilidade social vivida por parte da população, investindo em diversas ações e atividades sociais independentemente da localidade territorial, por meio de assessoramento para entidades sociais na elaboração de projetos que promovam o desenvolvimento social da população neles envolvidos e, possibilite a entidade receber recursos seja particular ou público. A prestação de contas é fundamental para as entidades sem fins lucrativos em função dos serviços relevantes que desempenham perante a sociedade, sendo importante que apliquem a transparência na divulgação de suas contas, considerando que seus recursos podem ter origem por meio do governo e da iniciativa privada e estes desejam ter conhecimento da aplicação do recurso por eles investido na entidade. II - PRESTAÇÃO DE CONTAS O que é prestar contas? 3

4 Ato da organização de demonstrar que está: Cumprindo sua missão; Para a melhoria da qualidade de vida da população, através da geração de ações que promovam o bem-estar social. Fazendo aquilo que se propôs; Projetos de desenvolvimento sociais para que a população em situação de risco e vulnerabilidade social esteja inserida na sociedade. Aplicando corretamente os recursos; Com ações sociais para atender as necessidades básicas da população em situação de risco e vulnerabilidade social (saúde, educação, segurança, trabalho e lazer). Comprovando que realizou os encargos aos quais estavam sob sua responsabilidade; Investindo o uso dos recursos obtidos através da confrontação de suas receitas e despesas; Gastando corretamente os recursos de acordo com os projetos apresentados e aprovados, comprovando de forma clara e objetiva por meio de demonstrativos bancários, planilhas e notas fiscais e demais documentos de apresentação necessária. Atendendo às exigências morais, legais e contábeis. Perante o órgão fiscalizador para de forma transparente, demonstre a sociedade que os recursos aplicados efetivamente foram gastos de forma eficaz no atendimento da população. As prestações de contas envolvem dois tipos de informações: a) física: Avaliar o desenvolvimento das ações e se está sendo feito de acordo com o projeto. b) financeira: Avaliar se o recurso está sendo gasto de acordo com o projeto de Convênio e o plano de trabalho que nele consta. 4

5 I) Prestação de contas mensal A prestação de contas deverá ser apresentada no período de um (1) a quinze (15) dias de cada mês, ficando a liberação do recurso condicionado à finalização da prestação de contas conforme anexo. Os gestores (entidades) deverão ficar atentos ao prazo de prestação de contas constante no termo de convênio. Documentos e procedimentos para prestação de contas e controle mensal Para realização da prestação de contas mensal, há a necessidade da apresentação dos seguintes documentos: Requerimento de solicitação de pagamento (modelo-1) Documento comprobatório das despesas realizadas custeadas com recursos, sempre em primeira via, notas fiscais originais das despesas atestadas sem rasuras e emitidas no nome do convenente/parceiro e carimbadas com número do convênio. Despesas devem estar relacionadas com objetivo do convênio; Conciliação bancária (extrato) Relatório de Execução Físico-Financeira; (Modelo n 2) Relação de Pagamentos; (Modelo nº 3) Cópia das cotações de preços realizadas para a aquisição de materiais permanentes ou serviços; Extrato da conta bancária específica do período que se estende desde o recebimento da primeira parcela até o último pagamento e conciliação bancária; As contas não aprovadas serão devolvidas para a entidade e após regularização dos documentos deverão ser reencaminhada para nova análise, em caso de divergências entre comprovantes e prestação de contas em planilha, ou falta de documentos, será feito contato para esclarecimento e assessoramento. O requerimento de encaminhamento é um dos documentos exigidos na prestação de contas, contém as informações do convênio como: número do convênio, nome da entidade executora, o valor do repasse e a data do depósito. Observar o correto preenchimento do documento, verificando o nome da Entidade/Organização Social, CNPJ, mês de solicitação da verba, nº total de atendidos, discriminando total geral, local, além de expor o número da conta corrente e/ou poupança, valor da transferência do recurso e data do depósito. (todos os dados devem estar de acordo com o previsto no termo de convênio). O requerimento de solicitação de pagamento deve ser dirigido ao Coordenador Geral da Fundação Francisco e Clara de Assis e somente SERÁ PROTOCOLADO, quando terminarem todas as pendências da prestação de contas. 5

6 MODELO (1) REQUERIMENTO PARA SOLICITAÇÃO DO PAGAMENTO MENSAL ILMO (A) SENHOR (A) COORDENADOR (A) GERAL DA FUNDAÇÃO FRANCISCO E CLARA DE ASSIS A (razão social da entidade), inscrita no CNPJ sob nº, com sede nesta capital, na (endereço da entidade), Bairro, CEP, por meio de seu representante legal, abaixo-assinado, vem respeitosamente à presença de V.Sa. requerer o pagamento do mês de xxxx, no valor de R$ (valor por extenso), referente ao atendimento nesta entidade de acordo com o convênio/parceria realizado entre ambas as partes e demonstrativos em anexo. Nestes termos, Pede deferimento. São Paulo, de xxxxxxx de xx xx. ASSINATURA DO REPRESENTANTE LEGAL DA ENTIDADE NOME: RG 6

7 MODELO (2); PLANILHA DE APLICAÇÃO MENSAL DOS RECURSOS FINANCEIROS ENTIDADE: MÊS DE REFERÊNCIA: / CONVÊNIO/CONTRATO Nº (Ex: N 001) VALOR DO PROJETO: R$ Tipo de despesa Valor gasto Total de gastos Ex: Material consumo TOTAL A por meio de seu representante legal, declara sob as penas da lei, que as informações acima são verídicas e que o registro das provas de aplicação dos recursos, conferem com notas fiscais e demais demonstrativos de despesas. Saldo do mês anterior Verba do mês Total Gastos do mês Saldo para o próximo mês São Paulo, de xxxxxx de xxxxxxxxxx. ASSINATURA DO REPRESENTANTE LEGAL DA ENTIDADE NOME RG 7

8 MODELO (3) Planilha de gastos comprovantes de despesas. TIPO DE DESPESA DATA NF EMPRESA VALOR TOTAL São Paulo, de xxxxxx de xxxxxxxxxx. ASSINATURA DO REPRESENTANTE LEGAL DA ENTIDADE NOME RG INFORMAÇÕES GERAIS DA PRESTAÇÃO DE CONTAS! Deve ser aberta conta corrente em instituição bancária oficial, para a movimentação dos recursos somente do convênio, sendo informada a FUNDAÇÃO o respectivo número;! Encaminhar três (3) cotações prévias no caso da compra de bens duráveis (eletrodomésticos, carro, persianas, mesa, cadeira, computador) referentes ao objeto do convênio.! Os recursos depositados na conta corrente específica somente poderão ser utilizados para pagamento de despesas referentes ao objeto do convênio.! Toda despesa deverá ser paga mediante apresentação de Documento Fiscal (Recibo não tem validade fiscal) para ser válida, a nota fiscal tem que vir com o termo nota fiscal de venda ou nota fiscal de serviços.! Solicitar que o cupom fiscal saia em nome da entidade e, caso isso não seja possível, pedir Nota Fiscal com: a) nº de CNPJ do fornecedor; b) nº inscrição estadual e/ou municipal do fornecedor; c) endereço do fornecedor;! Para aceitação do pagamento do serviço físico, este documento deverá conter os seguintes dados: a) data legível, não podendo esta ser anterior ou posterior à data de vigência do convênio; b) todas as despesas discriminadas, não podendo constar apenas a expressão serviços prestados ou aquisição de produtos ;! As despesas do convênio não poderão ser diferentes das previstas no plano de trabalho. No caso de projetos para pagamento de recursos humanos, a entidade deverá observar a legislação vigente e caso o prestador de serviço ou autônomo não possua nota fiscal deverá ser emitido Recibo de Pagamento de Autônomo RPA. Em hipótese alguma é admitida a prática de retirar recursos da conta corrente específica do convênio para o pagamento de despesas estranhas, ainda que haja posterior devolução dos recursos à conta bancária. Agindo assim, o gestor não poderá provar a relação existente entre as despesas realizadas e o objeto do convênio, o que poderá implicar na devolução dos valores, além de sanções legais. 8

9 Serão vedadas as seguintes despesas: a) despesas com multas, juros ou correção monetária, inclusive referente a pagamentos ou recolhimentos fora dos prazos; b) despesas não constantes no plano de trabalho; c) despesas com data anterior a assinatura do convênio ou despesas com data posterior ao encerramento do mesmo. Poderá haver bloqueio do recurso se ocorrer: a) a falta de prestação de contas; b) contas irregulares. A irregularidade nas contas se dá por: I) desvio de finalidade na aplicação dos recursos; II) atrasos não justificados no cumprimento das etapas ou fases programadas; III) Incompatibilidade entre orçamentos e notas fiscais. II) Prestação de contas Anual É a apresentação de toda documentação comprobatória da despesa, apresentada ao final de cada ano (12 meses) do início do recebimento da primeira parcela do convênio. Deverá ser apresentada à FUNDAÇÃO conforme estabelecido no convênio, seus aditivos e legislação em vigor envolvendo todas as informações sobre a execução do projeto, de acordo a documentação apresentada por meio de prestação de contas MENSAL. Documentos e procedimentos para prestação de contas e controle Anual Prazo da prestação de contas anual é de até 60 dias contados da data do recebimento do recurso da última parcela. A prestação de contas final deverá conter a mesma documentação exigida para a prestação de contas mensal, acrescentando-se os seguintes documentos: I - Ata de Assembleia Geral de Eleição e Posse da diretoria em exercício, devidamente registrada em cartório competente; II - Balanço patrimonial do exercício encerrado, devidamente assinado por contador registrado no CRC, pelo Presidente; III Demais demonstrações contábeis; Documento de caixa comprovando o ingresso e a contabilização dos recursos no caixa da entidade tudo devidamente assinado pelos responsáveis. Relatório de Cumprimento do Objeto (Atividades); IMPORTANTE: Quando celebrar o convênio, guarde todos os documentos, ao término da vigência, os documentos serão utilizados para elaboração da prestação de contas anual, podendo ser solicitados até um prazo de cinco anos pela Receita Federal. 9

10 As entidades deverão observar os seguintes princípios: Da legalidade: todos os atos praticados com o dinheiro repassado devem obedecer estritamente ao que está previsto em lei; Impessoalidade: todos os atos realizados não podem ser vinculados ao nome de quem quer que seja somente em nome da entidade; Moralidade: todos os atos realizados com o dinheiro devem estar de acordo com os valores éticos da sociedade, bem como o constante em termo de convênio; Economicidade: todos os atos devem ser praticados levando-se em consideração a melhor relação entre o benefício obtido (quantidade e qualidade apropriada) e seu custo; Eficiência: todos os atos devem ser praticados da forma mais dinâmica e racional no menor tempo possível. Execução física A execução física do objeto deverá estar em perfeita sincronia com a execução financeira, evitando-se dúvidas quanto à legalidade e à lisura dos atos praticados. A execução do projeto deverá ser comprovada mediante documentos que indiquem o dia, a quantidade e a identificação dos beneficiários. Da liberação dos recursos: A entidade receberá no primeiro dia útil de cada mês o repasse (depósito do recurso), após o recebimento, terá até o último dia de cada mês para utilizá-lo; Do primeiro dia útil do segundo mês até o decimo quinto dia, se dará o prazo da apresentação da prestação de contas, nesse período, será liberada a 2º parcela; Do decimo sexto dia até o trigésimo dia de cada mês, a FFCA analisará a prestação de contas e fará a devolução; Se deferida ou indeferida (Aprovada/Reprovada), a mesma terá prosseguimento normal do recebimento da parcela posterior (3º PARCELA), caso indeferido, será feita a devolução da documentação, acompanhado de relatório com observações e comentários dos acertos documentais; A entidade terá o prazo de quinze dias da data da devolução para corrigir a documentação; Se a correção não for realizada dentro do prazo estabelecido, a quarta e demais parcelas não poderão ser repassadas. 10

11 1) Fluxograma da Prestação de Contas. 11