Cartilha NF-e x EFD GOVERNO DO ESTADO DA PARAÍBA SECRETARIA DE ESTADO DA RECEITA

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1 Cartilha NF-e x EFD 1. Introdução Nota Fiscal Eletrônica EFD (também chamado de Sped Fiscal) Entrega e Retificação de EFD Assinatura Digital Regra Geral de Escrituração de NF-e na EFD Análise eletrônica de escrituração O que fazer quando a NF-e não foi escriturada? O que fazer quando a NF-e foi escriturada? O que fazer quando a NF-e não se destina ao contribuinte? O que fazer quando a NF-e foi escriturada incorretamente? O que fazer quando a mercadoria não foi recebida? Qual a multa por escrituração incorreta? Até quando posso retificar EFD s de 2013? Plantão de dúvidas Como faço para abrir o arquivo de Notas Fiscais?... 5 Cartilha NFe x EFD Pág. 1 / 12

2 1. INTRODUÇÃO O objetivo deste documento é o esclarecimento de dúvidas relativas à escrituração de Notas Fiscais Eletrônicas no Sped Fiscal (EFD Escrituração Fiscal Digital). 2. NOTA FISCAL ELETRÔNICA Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços ocorrida entre as partes. Em outras palavras, é uma nota fiscal normal, emitida e armazenada eletronicamente. 3. EFD (TAMBÉM CHAMADO DE SPED FISCAL) A EFD Escrituração Fiscal Digital, também chamada de Sped Fiscal, é um arquivo digital, que se constitui de um conjunto de escriturações de documentos fiscais e de outras informações de interesse dos fiscos das unidades federadas e da Secretaria da Receita Federal do Brasil, bem como de registros de apuração de impostos referentes às operações e prestações praticadas pelo contribuinte. O contribuinte deverá utilizar a EFD para efetuar a escrituração dos livros: Registro de Entradas; Registro de Saídas; Registro de Apuração do ICMS; Registro de Apuração do IPI; Registro do Inventário; Controle de Crédito de ICMS do Ativo Imobilizado CIAP. A partir do início da obrigatoriedade da EFD, o contribuinte não poderá mais usar os livros fiscais e documentos em papel citados anteriormente. 4. ENTREGA E RETIFICAÇÃO DE EFD O arquivo de EFD deve ser enviado pelo contribuinte até o dia 15 (quinze) do mês subseqüente ao das operações que representa. Por exemplo: a EFD de abril deve ser enviada até 15/05; a EFD de janeiro, até 15/02. É possível retificar a EFD até o último dia do terceiro mês subseqüente ao das operações que representa sem qualquer ônus, bem como sem necessidade de autorização do Fisco. Por exemplo: a EFD de janeiro, cuja data final de entrega é 15/02, pode ser retificada até 30/04; a EFD de abril pode ser retificada até 31/07. Após o término do prazo acima especificado, a substituição do arquivo só poderá ser feita através de autorização prévia, solicitada junto a Repartição Fiscal do domicílio do contribuinte. Cartilha NFe x EFD Pág. 2 / 12

3 5. ASSINATURA DIGITAL A NF-e e a EFD são assinadas digitalmente pelo contribuinte antes do envio para o Fisco, o que lhes confere validade jurídica. 6. REGRA GERAL DE ESCRITURAÇÃO DE NF-E NA EFD Todos os documentos fiscais emitidos e recebidos de entrada ou de saída pelo contribuinte devem ser escriturados em sua EFD. 7. ANÁLISE ELETRÔNICA DE ESCRITURAÇÃO A SER-PB Secretaria de Estado da Receita da Paraíba passou a utilizar sistemas que verificam se os documentos fiscais foram escriturados pelo contribuinte em sua EFD. O resultado desta análise está sendo enviado para os contribuintes, identificando cada uma das notas cuja escrituração não foi localizada pela SER-PB. O objetivo é dar transparência ao processo, bem como permitir ao contribuinte a realização de ajustes, quando necessário, sem incorrência de multas. 8. O QUE FAZER QUANDO A NF-E NÃO FOI ESCRITURADA? Quando o contribuinte concorda com a análise do Fisco de que uma NF-e realmente NÃO FOI escriturada, o melhor caminho é a retificação da EFD. 9. O QUE FAZER QUANDO A NF-E FOI ESCRITURADA? Quando o contribuinte efetivamente escriturou adequadamente a NF-e na EFD, mas, ainda assim, recebeu alerta do Fisco, não há motivo para preocupação; a situação poderá ser esclarecida ao auditor fiscal na oportunidade apropriada. Isto pode ocorrer por erro no processamento, nos dados, na comunicação, etc. 10. O QUE FAZER QUANDO A NF-E NÃO SE DESTINA AO CONTRIBUINTE? Eventualmente, uma NF-e pode ser emitida com erro, utilizando inadequadamente a Inscrição Estadual ou o CNPJ do contribuinte. Se o destinatário efetivo da NF-e fizer sua escrituração, o problema estará solucionado. Se, por outro lado, ninguém escriturá-la, surge uma pendência. O contribuinte erroneamente envolvido na transação não precisa fazer qualquer ajuste, no entanto, convém obter documentação que comprove a situação (junto ao emitente) para apresentar ao Fisco na oportunidade apropriada. 11. O QUE FAZER QUANDO A NF-E FOI ESCRITURADA INCORRETAMENTE? Quando a NF-e foi escriturada incorretamente, o melhor caminho é a retificação da EFD. Cartilha NFe x EFD Pág. 3 / 12

4 12. O QUE FAZER QUANDO A MERCADORIA NÃO FOI RECEBIDA? Existem casos em que a mercadoria não é recebida pelo destinatário, retornando ao vendedor. O contribuinte destinatário não precisa fazer qualquer ajuste, no entanto, convém obter documentação que comprove a situação (junto ao emitente) para apresentar ao Fisco na oportunidade apropriada, sendo importante destacar que o auditor fiscal dispõe de mecanismos auxiliares para determinar por onde transitou a mercadoria. 13. QUAL A MULTA POR ESCRITURAÇÃO INCORRETA? Caso a NF-e não tenha sido escriturada na EFD ou tenha sido escriturada incorretamente, o contribuinte fica sujeito a multa de 5% (cinco por cento) do valor contábil do referido documento fiscal. Esta multa está prevista na Lei Estadual nº 6.379/1996, Art. 81-A, V, "a". 14. ATÉ QUANDO POSSO RETIFICAR EFD S DE 2013? Atendendo solicitação da Fecomércio-PB e do CRC-PB, a SER-PB definiu como prazo final para retificação de EFD's relativas a 2013 sem aplicação de multas por falha na escrituração a data de 14/03/2014 (sexta-feira, quatorze de março de 2014). 15. PLANTÃO DE DÚVIDAS Para tratar especificamente do assunto NFe x EFD, a SER-PB providenciou a estruturação de uma equipe de atendimento, acessível pelo fone (83) Cartilha NFe x EFD Pág. 4 / 12

5 16. COMO FAÇO PARA ABRIR O ARQUIVO DE NOTAS FISCAIS? O arquivo que contém as notas fiscais é um arquivo de texto compactado. Para descompactá-lo, é preciso utilizar um aplicativo como WinRAR ( ou 7-Zip ( Fig. 1. Exemplo de arquivo de Notas Fiscais. Cada linha do arquivo contém as informações de uma nota fiscal eletrônica, sendo que a primeira linha serve de cabeçalho, com os nomes dos campos. Os campos apresentados são: Campo Operação Declaração Inscrição Emit/Dest CNPJ Emit/Dest Data Emissão Chave Acesso Número Valor Contábil Valor Base Cálculo Valor ICMS Descrição Indica se a Nota Fiscal é de Entrada ou Saída Indica se a declaração é EFD ou GIM Inscrição estadual do emitente ou destinatário da nota fiscal eletrônica CNPJ do emitente ou destinatário da nota fiscal eletrônica Data de emissão da nota fiscal eletrônica Chave de acesso da nota fiscal eletrônica Número da nota fiscal eletrônica Valor contábil total da nota fiscal eletrônica Base de cálculo total da nota fiscal eletrônica ICMS total da nota fiscal eletrônica Cartilha NFe x EFD Pág. 5 / 12

6 Cada campo é separado dos demais por meio do caracter ; (ponto-e-vírgula). Muita atenção para o formato do campo de data e dos campos monetários. A data de emissão possui formatação aaaa-mm-dd ao invés de dd/mm/aaaa. Por exemplo, a data 30/04/2013 é apresentada da seguinte forma: Os campos monetários (valor contábil, base de cálculo e ICMS) utilizam o. (ponto) como indicador de valor decimal. Por exemplo, o valor R$ 123,45 é apresentado da seguinte forma: É possível importar o arquivo de texto para o Excel por meio dos seguintes sete passos (o exemplo utiliza a versão Excel 2010): Cartilha NFe x EFD Pág. 6 / 12

7 1) Clique em Arquivo. 2) Clique em Abrir. Selecione a opção Arquivos de texto. Informe o nome do arquivo. Fig. 2. Importação de arquivo texto no Excel. Cartilha NFe x EFD Pág. 7 / 12

8 3) Utilize o assistente de importação de texto. Informe que se trata de arquivo Delimitado. Depois, clique em Avançar. Fig. 3. Assistente de importação Delimitado. Cartilha NFe x EFD Pág. 8 / 12

9 4) Selecione a opção Ponto e vírgula. Depois, clique em Avançar. Fig. 4. Assistente de importação Ponto e vírgula. Cartilha NFe x EFD Pág. 9 / 12

10 5) Clique em cada campo (exceto os 4 últimos, que são numéricos) e selecione a opção Texto. Clique no campo DATA EMISSAO e selecione a opção Data, informando AMD. Fig. 5. Assistente de importação Data. Cartilha NFe x EFD Pág. 10 / 12

11 6) Clique em Avançado. Informe. (ponto) como separador decimal. Informe, (vírgula) como separador de milhar. Clique em OK. Clique em Concluir. Fig. 6. Assistente de importação Campos numéricos. Cartilha NFe x EFD Pág. 11 / 12

12 7) Pronto, o arquivo está pronto para ser utilizado no Excel. Com ele, é possível filtrar e ordenar os registros. Fig. 7. Arquivo importado no Excel. Cartilha NFe x EFD Pág. 12 / 12

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