NORMA INTERNA. Título: PLANEJAMENTO DO TRABALHO DA AUDITORIA

Transcrição

1 1. OBJETIVO Normatizar e padronizar as atividades de auditoria interna adequando os processos aos objetivos institucionais e à legislação vigente. 2. ALTERAÇÕES Revisão, a cada doze meses a partir da data de elaboração, e/ou, quando alterar a legislação de que trata essa instrução. Orientamos a não imprimir esta NT de modo a evitar que se utilizem versões desatualizadas. 3. RESPONSABILIDADES - Coordenação da AUDIN: garantir a confiabilidade, a correção e a correta utilização desta norma de trabalho nos processos, bem como providenciar o respectivo treinamento a todos os envolvidos. - Coordenadores de auditorias e demais servidores envolvidos no processo: observar a Norma de Trabalho na realização dos processos de auditoria, além de propor alterações, inclusões ou supressões que visem adequar as melhores práticas à legislação interna e externa ou a qualificar o processo. 4. DESCRIÇÃO 1. Processo de trabalho da auditoria: 1

2 Nas auditorias, deverá ser observado o fluxo do processo publicado na página da AUDIN, compreendendo: projeto da auditoria; apresentação do projeto ao gestor; desenvolvimento da auditoria; emissão de SAs ou solicitação de informações; relatório preliminar; relatório final; apresentação dos resultados da auditoria para o(s) gestor(res); emissão de notas de auditoria, se houver, e planos de providências para as recomendações mantidas no relatório final. 2. Estrutura dos Relatórios de Auditoria - os Relatórios de Auditoria devem conter, no mínimo: Sumário; Apresentação; Escopo; Introdução; Equipe de trabalho - com indicação do coordenador ou responsável pela auditoria, assistente(s) na auditoria e revisor textual, se houver; Contextualização ou visão geral do objeto; Critérios de definição da(s) amostra(s); Volume de recursos auditados; Resultados esperados com a auditoria; Achados ou Constatações; Critérios de análise ou de confrontação; Evidências; Manifestação do gestor sobre cada achado ou constatação; Conclusão da auditoria sobre a constatação e manifestação do gestor; Recomendações; Pontos Positivos; Conclusão Geral; Análise ambiental com avaliação sobre os indicadores utilizados na gestão da área; Avaliação dos componentes do COSO I do gestor e da auditoria. 2

3 3. Arquivamento digital dos papéis de trabalho e demais documentos utilizados na auditoria: Todos os documentos relativos às auditorias devem ser arquivados digitalmente no servidor da AUDIN (DFS da reitoria), na pasta correspondente, observada a estrutura fixa de: I - PROJETO pasta de arquivo digital com todos os documentos utilizados na confecção do projeto de auditoria, como as matrizes de planejamento, os check lists, a legislação, as normas internas, os indicadores, etc... Devem ser arquivados o projeto final assinado e as apresentações ou matrizes efetivamente utilizadas na auditoria; II - PAPÉIS DE TRABALHO pasta onde devem ser arquivados digitalmente os principais papéis de trabalho, subdivididos nas subpastas: a) SAs EMITIDAS subpasta para arquivo das solicitações de auditoria - SAs enviadas ao(s) gestor(es) e demais envolvidos na auditoria; b) RELATÓRIO PRELIMINAR subpasta para arquivo da versão final do relatório preliminar enviado para manifestação do gestor; c) MANIFESTAÇÃO DO GESTOR subpasta para arquivo das manifestações recebidas do(s) gestor(es) e/ou demais envolvidos na auditoria; d) EVIDÊNCIAS subpasta para arquivo das evidências, subdividida conforme as constatações no relatório de auditoria, de forma a permitir a sua rastreabilidade; nesta subpasta podem ser arquivados outros elementos importantes como a matriz de achados/constatações; e) RELATÓRIO FINAL - subpasta para arquivo da versão final do relatório de auditoria em word e pdf, devidamente assinado. III - MATERIAL DE TRABALHO pasta para arquivo dos demais utilizados durante os trabalhos de auditoria; IV - NOTAS DE AUDITORIA pasta para arquivo das notas de auditoria resultantes dos trabalhos realizados. 3

4 4. Tramitação dos documentos da AUDIN Todos os documentos relativos às auditorias, como SAs, Relatórios Preliminares e Definitivos, Notas de Auditoria, Planos de Providência, etc, deverão ser encaminhados através do sistema GURI, salvo indisponibilidade do sistema, não excluindo o envio por outro meio digital ou físico como forma de agilizar o processo. Sempre que houver o envio pelo sistema GURI, deve ser gerado o recibo de entrega, o qual deve ser arquivado junto ao documento enviado. 5. Arquivamento dos papéis de trabalho e das evidências que suportam os achados ou as constatações da auditoria: Os papéis de trabalho e as evidências utilizadas para embasar as conclusões e recomendações da auditoria devem compor o relatório de auditoria preliminar e final, e devem ser arquivados digitalmente no servidor da AUDIN (DFS da reitoria), na pasta e subpasta correspondente, referenciados à constatação, de forma a permitir sua rastreabilidade. 6. Solicitações de esclarecimentos ou questionamentos sobre os achados ou constatações: Quando for necessário, deverão ser solicitados aos gestores ou aos envolvidos na auditoria esclarecimentos sobre os achados ou as constatações de forma a produzir as evidências necessárias para compor o relatório de auditoria preliminar. Ambos, solicitações ou questionamentos e respostas, devem ser arquivados na subpasta das SAs, dentro da pasta EVIDÊNCIAS; As SAs deverão, sempre que possível, determinar, no mínimo, 5 dias úteis para resposta. 7. Os planos de providência, elaborados após a emissão do Relatório Final, deverão conter: Número de controle anual; Indicação da unidade auditada e do número do relatório da auditoria correspondente; Prazo para devolução preenchido pelo gestor responsável pela implementação padrão: 30 dias; Descrição sucinta do Item do RA/RC - Resumo da constatação; 4

5 Recomendação da AUDIN; Responsável pela implementação; Objetivo (s); Ação (ões) ou meta (s); Indicador (res) Prazo Resultados Pretendidos Obs.: Na reunião de apresentação dos resultados da auditoria, os gestores serão informados sobre a emissão do plano de providências referente àquelas recomendações que permanecerem no Relatório Final. Havendo recomendações a outros órgãos não demandados diretamente na auditoria, essas recomendações serão pactuadas pelo gestor da área auditada com os demais envolvidos para preenchimento do plano de providências. 5. APRESENTAÇÃO DAS NOMENCLATURAS UTILIZADAS NT Norma de Trabalho RA Relatório de Auditoria RC Relatório de Constatação SA Solicitação de Auditoria 6. LEGISLAÇÃO OU NORMA UTILIZADA Recomendações da CGU Relatório de Auditoria Portaria CGU 2238/2008 PPP IN 01/ SFCI 5

6 7. VALIDADE Esta norma terá validade desde seu envio aos s institucionais ou desde a publicação na página da AUDIN até a próxima revisão ou a confecção do Manual de Auditoria da AUDIN. 8. ANEXOS Anexo I - Modelo de Relatório de Auditoria Anexo II - Modelo de Plano de Providência Anexo III Modelo de Solicitação de Auditoria Anexo IV Modelo de Nota de Auditoria Anexo V Modelo de organização das pastas do arquivo digital das auditorias 6