Manual de Deslocações e Estadas

Transcrição

1 Documento válido no momento da impressão......pag. 1 de 17

2 1. Índice 1. Índice Objectivo Âmbito Definições Siglas / Abreviaturas Referências Introdução ao Manual Descrição Regras Genéricas Solicitação da Deslocação Adiantamentos Autorização das Deslocações Marcação de Viagens Prestação de Contas Regras sobre Meios de Transporte Principio Geral Meio de Transporte em Deslocações no Continente Utilização de Meio de Transporte Aéreo Utilização de Viatura de Aluguer Utilização de Viatura de Empresa ou de Função Utilização de Comboio Regras sobre Alojamento Regras sobre Ajudas de Custo Regras sobre Outras Despesas Outras Regras Assiduidade e Subsídio de Refeição Divisa a Utilizar Seguros Alteração dos Meios de Transporte...14 Documento válido no momento da impressão......pag. 2 de 17

3 8.6.5 Atrasos nas Deslocações Descanso Complementar no Termo da Deslocação Deslocações Especiais Regresso em Casos Especiais Doença durante a Deslocação Falecimento durante a Deslocação Anexo Modelo Deslocações - Termo de Responsabilidade...17 Documento válido no momento da impressão......pag. 3 de 17

4 2. Objectivo O presente Manual tem por objecto regulamentar as deslocações previstas na Cláusula 82.ª - Deslocações em Serviço, do Acordo de Empresa. 3. Âmbito Este Manual aplica-se a todos os trabalhadores ao serviço da ANA - Aeroportos de Portugal, S.A. que se desloquem em serviço, para fora do seu local habitual de trabalho, incluindo as deslocações em regime especial. 4. Definições Deslocações em Serviço - Entende-se por deslocações em serviço as efectuadas pelos trabalhadores para fora do seu local habitual de trabalho, no desempenho temporário de funções incluindo as que se realizem no âmbito de acções de formação. As deslocações em serviço encontram-se segmentadas da seguinte forma: Quanto ao Destino Deslocações Locais Deslocações efectuadas para qualquer local num raio de 50 km do local de trabalho habitual do trabalhador; Deslocações Nacionais Deslocação para qualquer local no país (Continente e Ilhas) fora do raio de 50 km do local de trabalho habitual do trabalhador. São consideradas deslocações no país aquelas cujo destino, apesar de ser no estrangeiro fica a menos de 150km da fronteira; Deslocações ao Estrangeiro Deslocação efectuada para qualquer local fora do país, excepto aquelas cujo destino, apesar de ser no estrangeiro fica a menos de 150km da fronteira Documento válido no momento da impressão......pag. 4 de 17

5 Quanto à Duração Curta Duração As que permitem, em condições normais, a ida e o regresso diário do trabalhador ao seu local de trabalho habitual ou à sua residência, não exigindo pernoita; Longa Duração Deslocações que exigem pernoita até 30 noites; Especiais As que tenham pernoita em 30 ou mais noites e sejam objecto de acordo específico escrito, firmado entre a Empresa e o trabalhador a deslocar, autorizado de acordo com as Delegações de Poderes em vigor. Nos acordos estabelecidos deverão ficar explícitos os procedimentos e montantes relativos aos encargos com alojamento, refeições, transportes locais e outras despesas. Todas as referências constantes do presente Manual relativas a Deslocações Especiais poderão ser expressamente derrogadas pelo acordo anteriormente referido. Quanto à Actividade Trabalho Deslocações efectuadas no âmbito das funções do trabalhador ou do órgão em que está inserido, mesmo quando no âmbito de projectos de qualquer natureza; Formação Deslocações efectuadas no âmbito de acções de formação, internas ou externas; Eventos Deslocações efectuadas para participação em eventos (feiras, exposições, congressos, eventos oficiais, etc.). Documento válido no momento da impressão......pag. 5 de 17

6 Quanto ao Meio de Transporte Avião Deslocação efectuada via aérea; Comboio Deslocação efectuada utilizando o comboio; Viatura Alugada Deslocação efectuada com viatura alugada pela empresa para o efeito; Viatura de Empresa Quando é utilizada uma viatura de empresa para a deslocação; Outro Quando seja utilizado outro meio de transporte para a deslocação (ex. Táxi, Autocarro, Barco); Sem Meio de Transporte Deslocações em que o trabalhador deslocado utiliza uma viatura conduzida por outrem. 5. Siglas / Abreviaturas CSP - Centro de Serviços Partilhados DFIN - Direcção Financeira 6. Referências Acordo de Empresa Ordem de Serviço de Ajudas de Custo PRO Deslocações e Estadas Documento válido no momento da impressão......pag. 6 de 17

7 7. Introdução ao Manual A dispersão geográfica que caracteriza as actividades da Empresa obriga, naturalmente, à realização frequente de deslocações motivadas pelas mais diversas especificidades. Torna-se por isso necessária a existência na ANA de regras actualizadas que sustentem os procedimentos a seguir. A necessidade de efectivar deslocações deverá ser equacionada com alternativas, tais como, a utilização de vídeo-conferência, nomeadamente entre os locais que detenham este tipo de equipamento. Caso seja imprescindível a concretização da deslocação deverão ser levadas em conta as orientações apresentadas neste Manual e a mesma dever-se-á realizar ao custo mais baixo no cômputo total das despesas a incorrer (Transportes, Alojamento, Ajudas de Custo e Outras). Na concretização das acções associadas a qualquer deslocação deverão ser sempre tidos em conta quer as regras estabelecidas no presente Manual, quer os Procedimentos inerentes a este Processo e constantes no PRO Deslocações e Estadas. O presente documento não abrange as deslocações contempladas na OS /2009 referentes à Mobilidade Internacional. A revisão ao presente Manual entra em vigor após aprovação pelo Conselho de Administração 8. Descrição 8.1 Regras Genéricas Solicitação da Deslocação Com excepção das Deslocações Locais, todas as restantes deverão ser objecto de solicitação prévia a qual deve ser autorizada de acordo com a Delegação de Poderes em vigor. Nessa solicitação devem ser indicados todos os elementos relativos à deslocação, nomeadamente: Destino, Datas de Partida e Chegada, Motivo, Meio de Transporte a utilizar e Alojamento quando aplicável, bem como os respectivos Custos Estimados. Documento válido no momento da impressão......pag. 7 de 17

8 8.1.2 Adiantamentos Os trabalhadores têm direito a um adiantamento no montante das ajudas de custo previstas para a deslocação, acrescido de uma estimativa para outras despesas, caso esta seja indicada no momento da solicitação. Nessa solicitação devem ser indicados todos os elementos relativos à deslocação, nomeadamente: Destino, Datas de Partida e Chegada, Motivo, Meio de Transporte a utilizar e Alojamento quando aplicável, bem como os respectivos Custos Estimados. O trabalhador aceitará um único termo de responsabilidade, conforme anexo, válido para todas as deslocações a efectuar enquanto mantiver esse vínculo à Empresa, pelo qual se obriga a efectuar a prestação de contas, nos prazos estabelecidos, e autorizar o débito no vencimento dos montantes não regularizados Autorização das Deslocações Os poderes para autorizar as deslocações encontram-se consignados nos normativos internos de Delegações e Sub-delegações de Poderes autorizados pelo Conselho de Administração. Para a realização de uma deslocação imprevista e urgente, podem os Delegatários dos Poderes em matéria de autorização de deslocações, determinar a dispensa de observância dos prazos de preenchimento e aprovação da Solicitação da Deslocação. Deslocações no Estrangeiro Todas as propostas de deslocação ao Estrangeiro, por parte de qualquer trabalhador da empresa, devem ser previamente submetidas ao pleno do Conselho de Administração (através do administrador responsável pelo pelouro respectivo) para análise e eventual aprovação. A proposta de deslocação deve indicar, para além do objectivo da deslocação, o número e identificação sucinta dos trabalhadores envolvidos, duração, percurso e acomodação, bem como a indicação sobre o cabimento orçamental da deslocação Marcação de Viagens As reservas de alojamento e transporte são efectuadas directamente pelo trabalhador ou pelo Órgão a que pertence no âmbito dos contratos estabelecidos na Empresa, respeitando os prazos definidos no procedimento estabelecido para Deslocações e Estadas, após a respectiva solicitação ter sido aprovada por quem detém poderes delegados para o efeito. Documento válido no momento da impressão......pag. 8 de 17

9 Deslocações no Estrangeiro Só podem ser marcadas deslocações no sistema de gestão de viagens da empresa, e junto da agência de viagens contratada, depois de ter sido obtida a respectiva autorização de acordo com as Delegações de Poderes em vigor. No momento da marcação da deslocação no sistema de gestão de viagens da empresa, e junto da agência de viagens contratada, deve ser inscrito no espaço destinado a observações/motivo da deslocação, além de uma descrição com razoável nível de detalhe dos motivos da deslocação, a data da deliberação de Conselho que autorizou a referida deslocação Prestação de Contas Após a realização da deslocação o trabalhador deverá proceder à prestação de contas relativas à deslocação, tendo em conta os valores dos adiantamentos. Esta prestação de contas deverá ser devidamente validada pelos serviços competentes e de seguida autorizada por quem detém Delegação de Poderes para o efeito. 8.2 Regras sobre Meios de Transporte Principio Geral Os meios de transporte a utilizar nas deslocações devem ser escolhidos de forma a minimizar o custo total da deslocação, tendo em conta todos os parâmetros envolvidos, tais como: custo do transporte; tempo da deslocação; necessidade de alojamento; n.º de trabalhadores envolvidos na referida deslocação e outros que sejam considerados importantes na deslocação em causa Meio de Transporte em Deslocações no Continente Nas deslocações em Território Nacional, nomeadamente entre Lisboa e Porto, Lisboa e Faro, Faro e Porto, e vice-versa, deve ser dada prioridade à utilização de viatura da empresa ou de função, viatura de aluguer ou comboio. Nos percursos Porto/Lisboa e Lisboa/Faro e vice-versa, as deslocações serão realizadas com recurso ao uso de viatura de empresa ou de função, viatura de aluguer (nos casos em que não esteja atribuída viatura de função) ou de comboio. Qualquer excepção a esta regra deverá ser justificada e submetida a aprovação de acordo com as Delegações de Poderes em vigor. Documento válido no momento da impressão......pag. 9 de 17

10 8.2.3 Utilização de Meio de Transporte Aéreo As deslocações realizadas através de transporte aéreo serão efectuadas nas seguintes classes: Directores Classe económica - Percursos de duração inferior a 4 horas de tempo de voo; Classe executiva - Percursos ininterruptos de duração igual ou superior a 4 horas de tempo de voo. Restantes trabalhadores Classe económica - Percursos de duração inferior a 7 horas de tempo de voo; Classe executiva - Percursos ininterruptos de duração igual ou superior a 7 horas de tempo de voo. Sempre que a deslocação se processe em conjunto por Directores e outros trabalhadores deverá ser utilizada a mesma classe por todos os deslocados. Todas as viagens são realizadas em representação da Empresa, pelo que não é permitido ao deslocado, a troca de títulos de transporte que impliquem alteração para classe diferente da aqui estabelecida. As excepções carecem de autorização por quem detêm Delegações de Poderes para o efeito Utilização de Viatura de Aluguer A utilização de viaturas de aluguer deve estar subordinada a contratos elaborados entre a ANA e os prestadores de serviço desta actividade e a sua solicitação é efectuado através do portal de viagens. A despesa associada ao aluguer da viatura ficará totalmente ao encargo da empresa bem como as despesas inerentes ao consumo de combustível, portagens e parqueamento, devendo os respectivos justificativos serem apresentados aquando da prestação de contas. As eventuais contra-ordenações ou coimas aplicadas por incumprimento das regras de trânsito serão suportadas pelo condutor da viatura. Sempre que haja mais do que um trabalhador para o local a deslocar, nas mesmas circunstâncias, só poderá ser paga uma viatura por deslocação (exceptuando os casos em que o número de trabalhadores a deslocar exceda a lotação da viatura). Documento válido no momento da impressão......pag. 10 de 17

11 8.2.5 Utilização de Viatura de Empresa ou de Função Sempre que as deslocações sejam realizadas em viatura de empresa ou de função serão reembolsadas as despesas referentes a combustíveis, portagens e parqueamentos, mediante a apresentação dos correspondentes recibos. As eventuais contra-ordenações ou coimas aplicadas por incumprimento das regras de trânsito serão suportadas pelo condutor da viatura. Sempre que haja mais do que um trabalhador para o local a deslocar, nas mesmas circunstâncias, só poderá ser paga uma viatura por deslocação (exceptuando os casos em que o número de trabalhadores a deslocar exceda a lotação da viatura) Utilização de Comboio Quando a deslocação for realizada em comboio, sempre que aplicável, a reserva deverá ser efectuada na 1.ª Classe. 8.3 Regras sobre Alojamento As despesas com alojamento e pequeno-almoço são encargo da Empresa. As reservas de estadas no País e no Estrangeiro são exclusivamente efectuadas no âmbito dos acordos preferenciais estabelecidos pela empresa com unidades hoteleiras. Qualquer excepção a esta regra deverá ser justificada e submetida à aprovação do Conselho de Administração. Todas as reservas de estadas são efectuadas, através da agência contratada, no sistema de viagens da empresa. Todos os pagamentos relativos a estadas são obrigatoriamente efectuados pelos serviços da empresa à agência contratada, não se admitindo reembolsos de facturas a trabalhadores. 8.4 Regras sobre Ajudas de Custo Nas deslocações em serviço é assegurado ao trabalhador o pagamento de ajudas de custo conforme o Destino da Deslocação (Nacional e Estrangeiro) e a Duração da mesma (Curta, Longa ou Especial), de acordo com o definido em Ordem de Serviço, e tendo em consideração as seguintes regras: a) Nas Deslocações Locais (aquelas que se realizam num raio de 50 km do local habitual de trabalho) não são aplicáveis ajudas de custo; Documento válido no momento da impressão......pag. 11 de 17

12 b) Nas Deslocações de Curta Duração (Nacionais ou ao Estrangeiro) as Ajudas de Custo a abonar obedecerão à seguinte tabela: Partida Chegada Ajuda de Custo Até às 13H Até às 13H -- Antes das 21H Após as 21H Almoço Almoço e Jantar Entre as 13H e as 21H Antes das 21H -- Após as 21H Jantar c) Nas Deslocações de Longa Duração (Nacionais ou ao Estrangeiro) as Ajudas de Custo a abonar serão calculadas em função da seguinte tabela: Horário Dia de Partida Dia de Chegada Restantes Dias Até às 13H 100 % 0 % Entre as 13H e as 21H 50 % 50 % 100 % Após as 21H % d) Nas Deslocações Nacionais ou ao Estrangeiro em que uma entidade externa ou a Empresa (caso da Formação ou Eventos) suporte total ou parcialmente os custos com as refeições, as ajudas de custo a abonar serão de 50% caso a entidade externa ou a empresa suportem uma das refeições. Não haverá lugar a Ajuda de Custo caso o trabalhador não suporte qualquer despesa com refeições; e) Nas Deslocações Especiais o valor das ajudas de custo será objecto de acordo escrito firmado entre a Empresa e o Trabalhador a deslocar, e constará do referido acordo, devidamente autorizado por quem detenha Delegação de Poderes para o efeito. Documento válido no momento da impressão......pag. 12 de 17

13 8.5 Regras sobre Outras Despesas Serão suportadas pela Empresa Outras Despesas associadas às deslocações, desde que devidamente suportadas por documento comprovativo, e de acordo com as seguintes regras: Despesas de Táxis no Local da Deslocação Não são suportadas despesas de táxi quando o meio de transporte utilizado na deslocação tenha sido Viatura de Empresa ou de Função ou Viatura de Aluguer. Despesas com Outros Transportes no Local da Deslocação Serão suportadas despesas pela Empresa com outros transportes utilizados no local de deslocação (autocarro, metro, etc.) quando o meio de transporte utilizado na deslocação não tenha sido Viatura de Empresa ou de Função ou Viatura de Aluguer. Despesas com Documentação As despesas com a documentação necessária (ex.: passaportes, vistos, etc.) à realização da deslocação serão suportadas pela Empresa. Despesas com Lavandaria Serão suportadas as despesas com serviços de lavandaria quando a duração da deslocação for igual ou superior a cinco dias ou exceda o número de dias inicialmente previsto. Despesas Cambiais No caso das deslocações ao estrangeiro para países fora da zona Euro, o trabalhador providenciará o câmbio dos montantes abonados, tendo direito ao posterior reembolso das respectivas despesas de corretagem. Despesas com Combustíveis, Portagens, Parqueamento Sempre que nas deslocações tenha sido utilizada Viatura de Empresa ou de Função ou Viatura de Aluguer, a empresa suportará as despesas com Combustíveis, Portagens e Parqueamento. Outras Despesas A título excepcional poderão ser suportados outros tipos de despesas para além dos acima referidos, subordinados a critérios de razoabilidade. Documento válido no momento da impressão......pag. 13 de 17

14 8.6 Outras Regras Assiduidade e Subsídio de Refeição As ausências do trabalhador em deslocação serão automaticamente consideradas justificadas. Nas deslocações, sempre que haja lugar a Ajuda de Custo, o Subsídio de Refeição é descontado durante o período em que decorra a deslocação. No que respeita às Deslocações Especiais, o Órgão responsável pelas mesmas emitirá informação destinada aos Órgãos de controlo de assiduidade e de processamento de vencimentos, relativamente ao período de deslocação e interrupções Divisa a Utilizar Qualquer que seja o país de destino da deslocação, os valores transferidos pela Tesouraria, serão na divisa Euro. A taxa de câmbio a utilizar na prestação de contas, para reembolso de despesas cujos comprovativos não sejam denominados em Euros, será a que consta do comprovativo de aquisição de moeda. Para os comprovativos de despesas que não sejam denominados em Euros em que as mesmas tenham sido pagas por cartão de crédito, será considerado na prestação de contas o contravalor expresso no respectivo extracto Seguros Os trabalhadores deslocados em serviço ficarão abrangidos pelos seguros em vigor na Empresa Alteração dos Meios de Transporte No caso da não utilização dos títulos de transporte nas datas previstas para a deslocação, o trabalhador fica obrigado à sua devolução imediata para cancelamento, correcção ou re-emissão pelos Órgãos competentes sempre que os títulos o permitam Atrasos nas Deslocações Nos casos em que, por motivos de força maior devidamente comprovados, o trabalhador deva permanecer no local onde se encontra deslocado, a Empresa custeará esse prolongamento nas mesmas Documento válido no momento da impressão......pag. 14 de 17

15 condições em que decorreu o restante período de deslocação, desde que autorizado por quem detenha Delegação de Poderes Descanso Complementar no Termo da Deslocação Será concedido aos trabalhadores deslocados por um período superior a sete dias um período de descanso de um dia no termo da deslocação, a gozar nos três dias úteis imediatos, ou noutra data, por acordo entre o Trabalhador e a Empresa, em conformidade com a cláusula 82.ª - Deslocações em Serviço, do Acordo de Empresa Deslocações Especiais Viagem ao Local de Residência Habitual Nas Deslocações Especiais o trabalhador terá direito ao pagamento de uma viagem ao local da sua residência habitual a ocorrer num período de descanso semanal ou, em alternativa, a um título de ida e volta para o cônjuge ou equiparado, desde que tal não implique o aumento de encargos ou responsabilidades para a Empresa, devendo estas situações ficar devidamente estabelecidas e clarificadas no Acordo de Deslocação Especial. Durante o período de descanso semanal referido no parágrafo anterior, considera-se suspenso para todos os efeitos, incluindo o de atribuição de Ajudas de Custo, o regime de deslocação em serviço. Feriados de Natal e de Páscoa Sempre que durante uma Deslocação Especial ocorram os feriados de Natal ou de Páscoa, os Trabalhadores deslocados nessas circunstâncias usufruem do direito ao pagamento de uma viagem à sua residência habitual. Alternativamente, podem requerer à Empresa que esta proporcione o transporte de ida e volta do cônjuge ou equiparado ao local da deslocação, desde que tal não implique o aumento de encargos ou responsabilidades para a Empresa, devendo obter a respectiva autorização por quem detenha Poderes Delegados para o efeito. Durante este período considera-se suspenso para todos os efeitos, incluindo o de atribuição de ajudas de custo, o regime de deslocação em serviço Regresso em Casos Especiais Documento válido no momento da impressão......pag. 15 de 17

16 Nos casos de falecimento ou de doença grave, devidamente comprovada, do cônjuge ou equiparado, descendentes e ascendentes do 1.º grau do trabalhador deslocado ou de pessoa que com ele viva em economia comum, nos termos das Cláusulas 101.ª - Equiparação à Qualidade de Cônjuge e 102.ª - Agregado Familiar do Acordo de Empresa, é reconhecido a este o direito de regresso ao local habitual de trabalho, custeando a Empresa as respectivas despesas de transporte. Do mesmo modo, se o trabalhador deslocado for acometido de doença que, por parecer médico escrito ou por falta comprovada de assistência no local de deslocação aconselhe o seu regresso, este far-se-á a expensas da Empresa para o local habitual de trabalho. Nos casos anteriormente previstos o trabalhador deverá, logo que possível, fazer prova dos mesmos junto da Empresa Doença durante a Deslocação O trabalhador deslocado tem ainda direito a ser ressarcido das despesas que se veja obrigado a efectuar em virtude de ser acometido de doença durante a deslocação, comprovada nos termos do ponto anterior, na parte em que, sem culpa do trabalhador, não sejam comparticipáveis pelos regimes previdenciais e infortunísticos de que o trabalhador seja beneficiário. Os reembolsos referidos no presente ponto e no anterior dependem de comprovação médica da natureza inesperada da doença, da prova documental das despesas e do seu não pagamento pelas entidades referidas Falecimento durante a Deslocação Se o trabalhador falecer durante o período de deslocação, a Empresa ou a entidade para quem for transferida essa responsabilidade custeará as despesas com a trasladação e demais custos dos trâmites legais da mesma para o local da residência habitual. Documento válido no momento da impressão......pag. 16 de 17

17 9. Anexo 9.1 Modelo Deslocações - Termo de Responsabilidade Documento válido no momento da impressão......pag. 17 de 17