NORMAS ESPECÍFICAS DE COMBATE À CORRUPÇÃO. Dezembro 2015

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1 NORMAS ESPECÍFICAS DE COMBATE À CORRUPÇÃO Dezembro 2015

2 1. INTRODUÇÃO Além dos compromissos específicos relacionados à integridade estabelecidos no PGN, as Normas Específicas de Combate à Corrupção da Arcadis apresentam normas referentes a: Doações e hospitalidade; Pagamentos a terceiros (incluindo agentes, facilitação de pagamentos e contribuições de caridade e cunho político). As normas não são universais, mas estabelecem alguns requisitos mínimos. Elas permitem que as administrações das regiões e dos países em que a Arcadis está presente especifiquem regras locais de conduta empresarial dentro deste âmbito, as quais podem ser mais restritivas. 2

3 2. DOAÇÕES E HOSPITALIDADE GERAL As decisões da empresa devem ter como base suas considerações legais e não as considerações de ganho pessoal anteriores ou posteriores. Como as ofertas ou a aceitação de doações, benefícios e hospitalidade por parte de clientes, fornecedores ou contatos empresariais podem influenciar os relacionamentos da empresa de forma negativa, elas não devem ser solicitadas ou concedidas em situações que possam comprometer a integridade das decisões da empresa ou criar a aparência de impropriedade. A aceitação e/ ou oferta de doações e benefícios é permitida somente se estiver de acordo com as Normas Específicas de Combate à Corrupção e deve, em todos os casos, estar limitada a despesas razoáveis e genuínas. Quaisquer perguntas referentes às doações, benefícios ou hospitalidade devem ser discutidas com o Compliance Officer local. DOAÇÕES E BENEFÍCIOS Doações ou benefícios destinados a ou provenientes de terceiros externos somente podem ser realizadas ou aceitos como cortesia da empresa, desde que tal prática seja aceita, localmente e no ramo de negócios, como gesto de agradecimento e em conformidade com as leis vigentes e diretrizes éticas próprias dos terceiros externos. Considerando todos os fatores, a doação, ou benefício, deve ser efetuada voluntariamente e não deve ter um valor que possa influenciar a decisão da empresa e/ou que possa levar a um relacionamento de dependência ou criar a aparência de impropriedade. Doações com valores que excedam a quantia a ser determinada pela administração da região ou do país em que a Arcadis atua não podem ser efetuadas ou aceitas, a menos que seja obtida a aprovação prévia da administração. Doações em dinheiro ou equivalentes não podem ser realizadas nem aceitas. 1 É proibido fornecer ou aceitar assistência financeira pessoal de qualquer espécie destinada a ou proveniente de cliente, fornecedor ou de qualquer outro contato empresarial. HOSPITALIDADE Convites destinados a, ou provenientes de terceiros externos, somente podem ser doados ou aceitos como cortesia da empresa, desde que tal prática seja aceita, localmente e no ramo de negócios, como gesto de agradecimento e em conformidade com as leis vigentes e diretrizes éticas próprias de terceiros externos. Considerando todos os fatores, o convite não deve ter um valor que possa influenciar a decisão da empresa e/ou que possa levar a um relacionamento de dependência ou criar a aparência de impropriedade. DIRETRIZES ADICIONAIS Sujeitas ao cumprimento dos requisitos gerais, especificados acima: Convites para eventos esportivos ocasionais e demais ações de hospitalidade podem ser oferecidos e aceitos; Convites para almoços ou jantares ocasionais em restaurantes podem ser oferecidos e aceitos; O pagamento de viagens e acomodação noturna para clientes (em potencial) ou a aceitação de pagamento de viagens e acomodação noturna por parte de fornecedores (em potencial) não é permitido, exceto para fins de treinamento, estudo e eventos ocasionais de clientes, contanto que os custos sejam limitados e razoáveis em relação aos benefícios do evento do treinamento/estudo/ cliente. Qualquer pagamento/aceitação de viagem e acomodação noturna requer aprovação prévia da administração. A Arcadis formulou normas e diretrizes específicas (com base no PGN e na legislação local) referentes aos limites de doações, benefícios e hospitalidade em diferentes países ( Políticas sobre Doações e Hospitalidade ). 1 A não ser em circunstâncias excepcionais em que os costumes locais e a prática empresarial assim o exijam e somente se especificamente autorizado pelo Conselho de Administração da Arcadis N.V. 3

4 3. PAGAMENTOS A TERCEIROS GERAL A Arcadis e seus colaboradores não farão, oferecerão ou prometerão nenhum pagamento corrupto ou algo de valor, incluindo, entre outros, qualquer propina, a nenhum funcionário público, organização internacional ou partido político, ou a candidatos de tais organizações ou partes, ou a colaboradores ou representantes de qualquer cliente ou fornecedor em potencial a fim de obter ou manter negócios ou garantir vantagem imprópria. Os pagamentos aos fornecedores de mercadorias ou serviços recebidos devem estar limitados às despesas razoáveis e genuínas em todos os casos. Qualquer pagamento de produtos ou serviços à empresa deve ser efetuado para a empresa, e não para uma pessoa física, exceto se a pessoa física tiver fornecido os produtos ou serviços como uma das partes contratantes. A Arcadis e seus colaboradores sempre rejeitarão qualquer solicitação de desvio de pagamento para uma entidade ou pessoa no exterior. Todos os pagamentos devem ser registrados de forma devida e fidedigna, de acordo com as normas da Arcadis. Não deve haver contas não contabilizadas ou secretas. Nenhum pagamento será canalizado por meio de um Agente. Todos os pagamentos efetuados a um Agente devem ser destinados ao próprio Agente. Pagamentos em dinheiro não são permitidos; todos os pagamentos devem ser efetuados ou recebidos em uma conta bancária designada por escrito em nome do beneficiário e no país em que o beneficiário está localizado. Em países específicos, somente nos casos em que os contratos ainda são pagos em dinheiro como procedimento operacional regular, a administração local da Arcadis poderá aprovar a inobservância desta diretriz em cada caso específico. Pagamentos para supostas contas bancárias numeradas não são permitidos. A Arcadis e seus colaboradores não aprovarão nenhum tipo de suborno a oficiais do governo, diretores, oficiais, funcionários ou agentes de clientes ou fornecedores (em potencial). A Arcadis e seus colaboradores não agirão sob coerção (incluindo extorsão ou solicitação de propinas), esquemas coniventes (como manipulações fraudulentas de licitação) ou fraude. AGENTES A remuneração de um agente, distribuidor, comissionário, intermediários e similares (doravante: Agente) não pode exceder as taxas comerciais regulares, equitativas, proporcionais e razoáveis para o serviço legítimo prestado pelo Agente. Nenhuma parte de tal remuneração deve ser transmitida como pagamento corrupto ou como algo de valor para nenhum oficial do governo. Um Agente não pode ser um oficial do governo. O histórico do Agente deve ser analisado minuciosamente pela pessoa que indicar o Agente em estreita cooperação com a administração; a evidência de tal análise deve estar disponível em arquivo. Todo Agente deve ser nomeado com base em um contrato de serviço por escrito que deve incorporar sempre uma referência ao programa PGN, bem como ser acompanhado por uma cópia do PGN, cuja leitura e entendimento devem ser confirmados pelo Agente. O contrato com o Agente deve incluir uma cláusula em que o Agente concorda explicitamente em não oferecer, prometer ou pagar propinas e deve prever a rescisão do Agente na eventualidade de violação desta cláusula. Todos os contratos com tais Agentes devem ser registrados na administração da empresa Arcadis contratante. Um registro dos termos de contratação de todos os Agentes será mantido. O registro com todas as informações relevantes sobre os Agentes é mantido no departamento jurídico ou financeiro do país ou região e está disponível para inspeção pela auditoria interna da Arcadis, a qualquer momento. A Arcadis formulou normas e diretrizes específicas sobre a seleção e remuneração de Agentes (com base no PGN e na legislação local) que podem ser obtidas no ABC Framework, no The Source, em Políticas Globais, Parcerias. PAGAMENTOS DE OFICIAIS ESTRANGEIROS Pagamentos de oficiais estrangeiros são pequenos pagamentos em dinheiro ou em espécie que devem ser efetuados de acordo com o costume e prática locais amplamente difundidos e reconhecidos publicamente, relativos à atuação de oficiais com documentação, desembaraço alfandegário e outros assuntos de suas responsabilidades regulares. Uma característica dos pagamentos de oficiais estrangeiros é que o serviço obtido como resultado de tal pagamento representa a função legítima do oficial interessado em facilitar ou expedir a ação governamental de rotina e não fornece vantagem indevida ao pagador em comparação com outras empresas. Ações governamentais de rotina não incluem a decisão de um oficial de premiar uma empresa. 4

5 Os pagamentos de oficiais estrangeiros não estão incluídos no escopo da Convenção OCDE referente ao combate ao suborno de funcionários públicos estrangeiros em transações de comércio internacional, mas a OCDE incentiva os paísesmembro a proibir ou desencorajar pagamentos a oficiais estrangeiros. Em alguns países, a legislação que implementa a Convenção inclui pagamentos de oficiais estrangeiros; como consequência, o colaborador (ou, em determinadas situações, a empresa) que efetuou tais pagamentos no exterior pode ser processado em seu país de origem. Em alguns outros países, a legislação permite pagamentos a oficiais estrangeiros em circunstâncias específicas. As autoridades regimentares cada vez mais restringem essas circunstâncias específicas. Em geral, a Arcadis é contrária à forma de pagamentos de oficiais estrangeiros e desencoraja essa atitude. A Arcadis promoverá medidas para eliminar tais práticas; em todo caso, as leis e normas vigentes devem ser cumpridas. RELACIONAMENTOS COM PARTIDOS POLÍTICOS E POLÍTICOS Exceto conforme permitido por lei, a Arcadis não pagará taxas consultivas e não efetuará pagamentos ou doações, em dinheiro ou em espécie, a partidos políticos, órgãos políticos, profissionais políticos ou candidatos a cargo público. Sujeitas à legislação e normas vigentes, as exceções a esta proibição devem ser aplicadas, onde for legalmente permitido, somente se explicitamente aprovadas pela administração da empresa Arcadis. Nos casos excepcionais em que os pagamentos e doações forem efetuados, todos os requisitos referentes à divulgação pública de tais pagamentos ou doações devem ser cumpridos integralmente. CONTRIBUIÇÕES DE CARIDADE A Arcadis fará contribuições de caridade somente de acordo com a legislação vigente, incluindo os requisitos de divulgação. Tais contribuições não devem ser usadas como subterfúgio para suborno ou para burlar a lei. A administração local da Arcadis analisará a quantia e a periodicidade de quaisquer contribuições de caridade a fim de garantir que este não seja o caso. 5