PRESENTES, REFEIÇÕES, ENTRETENIMENTO, VIAGENS PATROCINADAS, E OUTRAS CORTESIAS DE NEGÓCIOS

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1 PRESENTES, REFEIÇÕES, ENTRETENIMENTO, VIAGENS PATROCINADAS, E OUTRAS CORTESIAS DE NEGÓCIOS Estas diretrizes se aplicam a todos os gestores, diretores, funcionários em regime de período integral e meio período, membros do corpo docente, prestadores de serviços e estagiários da Laureate. Elas também se aplicam a todos os agentes, representantes, consultores, distribuidores, revendedores e demais terceiros conduzindo negócios em nome da Laureate ou de suas afiliadas. As referências à Laureate nestas diretrizes abrangem a Laureate Education, Inc. e as suas subsidiárias e afiliadas, incluindo todos os membros da rede Laureate International Universities. Perguntas sobre estas diretrizes devem ser encaminhadas para o Diretor Local de Conformidade apropriado ou para a Linha Direta de Ética da Laureate. I. Orientações básicas Estas diretrizes abordam a provisão e o recebimento de cortesias comuns, refeições, presentes, entretenimento, viagem e despesas relacionadas à viagem, e despesas associadas a eventos como conferências, seminários, feiras universitárias e treinamento (coletivamente cortesias de negócios ). Todas elas podem ser práticas legítimas e valiosas, mas também criam riscos de aparência indevida ou até mesmo de violação das leis contra suborno e corrupção. Dessa forma, nunca devemos oferecer ou receber cortesias sob circunstâncias onde elas possam afetar, ou parecer afetar, a tomada de decisões. As cortesias de negócios concedidas ou recebidas de fornecedores, alunos e outras partes exteriores à Laureate têm de estar associadas a uma finalidade legítima, sendo oferecida ou recebida sem expectativas de qualquer decisão favorável ou vantagem desleal. Consistente com o Código de Conduta e Ética da Laureate, os funcionários da Laureate podem oferecer ou receber cortesias, contanto que sejam: relacionadas a uma finalidade legítima, tal como a promoção, demonstração ou explicação de produtos e serviços; fornecidas sem expectativa de qualquer decisão favorável, ação oficial ou vantagem desleal; razoáveis, ocasionais e de valor simbólico; não pagas em dinheiro ou equivalentes a dinheiro; apropriadas em caráter (ou seja, nenhum entretenimento adulto ) e consistentes com os costumes e práticas locais; documentadas com recibos e devidamente contabilizadas em nossos livros e registros; 1

2 autorizadas como exigido pelas políticas e procedimentos relacionados; e consistentes com as leis aplicáveis. Documentação e aprovação. Todas as despesas de cortesias de negócios devem ser devidamente documentadas para refletir (a) a finalidade do presente ou de outra cortesia, (b) o beneficiário a recebendo, (c) a empresa e o cargo do beneficiário, (d) uma descrição da cortesia empresarial, (e) a identidade dos outros participantes (se for uma refeição ou outro evento) e (f) o valor. Todas as despesas devem ser aprovadas pelo gerente do funcionário que está oferecendo a cortesia. Se vários funcionários da Laureate comparecem a um evento, o funcionário de nível mais elevado deve pagar, e a aprovação deve vir do gerente desse funcionário. Nota sobre cortesias de negócios para funcionários do governo Apesar de estas diretrizes se aplicarem à provisão de cortesias de negócios a qualquer pessoa fora da Laureate, os funcionários da Laureate devem ter especial cuidado com o pagamento, reembolso ou provisão de cortesias de negócios a funcionários do governo, já que eles frequentemente estão sujeitos a requisitos legais mais restritivos. Qualquer despesa paga ou reembolsada diretamente deve ser genuína, razoável e estar diretamente relacionada a uma atividade empresarial legítima da Laureate, e ser permitida pelas leis americanas e locais. Em muitos países os funcionários do governo não podem aceitar presentes ou outras cortesias de negócios, e tais cortesias não devem ser oferecidas a menos que tenha sido determinado de forma clara que nenhuma lei será violada. A Orientação Básica estabelecida acima se aplica a todas as cortesias de negócios. Os requisitos de aprovação adicional, os limites monetários e a orientação são estabelecidos abaixo para casos específicos. Do mesmo modo que em outros aspectos destas diretrizes, com a aprovação do Diretor de Conformidade da Laureate, os negócios ou instituições da Laureate podem desenvolver diretrizes diferentes adaptadas a operações ou leis locais, e os funcionários da Laureate devem seguir tal orientação para suas operações. II. Requisitos de aprovação Além das orientações básicas acima, os seguintes requisitos de aprovação se aplicam a pagamentos, reembolso, provisão ou recebimento de cortesias de negócios. 2

3 A. Presentes e itens promocionais: Os funcionários da Laureate podem oferecer itens como o logotipo da Laureate ou um logo institucional, ou outros presentes modestos, de valor até US$ 50 para uma pessoa, uma vez por ano-calendário sem aprovação anterior, contanto que tais itens sejam fornecidos consistentemente com as Orientações Básicas estabelecidas acima. O pagamento, reembolso ou provisão de todos demais presentes e itens promocionais requer a aprovação antecipada do Diretor de Conformidade Local relacionado. Os funcionários da Laureate podem aceitar presentes de valor até US$ 50 (total, de todas as fontes) em um ano-calendário, contanto que tais itens sejam fornecidos consistentemente com as Orientações Básicas estabelecidas acima. A aceitação de todos os demais presentes e itens promocionais de partes externas requer a aprovação do Diretor de Conformidade Local. Se houver Diretrizes locais aplicáveis que estabelecem quantias de valores diferentes, os funcionários devem seguir tais diretrizes. B. Refeições e entretenimento: Os funcionários da Laureate podem oferecer refeições e entretenimento modestos, como almoços, jantares ou ingressos para eventos esportivos, não excedendo um valor total de US$ 75 por pessoa, contanto que as refeições e o entretenimento a qualquer indivíduo não exceda US$ 300 em um ano-calendário, e a provisão de refeições e entretenimento seja consistente com as Orientações Básicas estabelecidas acima. O pagamento, reembolso ou provisão de todas as demais refeições e entretenimento requer a aprovação antecipada do Diretor de Conformidade Local relacionado. Os funcionários da Laureate podem aceitar refeições e entretenimento modestos, como almoços, jantares, ou ingressos para eventos esportivos, não excedendo um valor total de US$ 75 por pessoa, contanto que as refeições e o entretenimento a qualquer indivíduo não exceda US$ 300 (total, de todas as fontes) em um ano-calendário, e a provisão de refeições e entretenimento seja consistente com as Orientações Básicas estabelecidas acima. A aceitação de todas as demais refeições e entretenimento de partes externas requer a aprovação do Diretor de Conformidade Local. Se houver Diretrizes locais aplicáveis que estabelecem quantias de valores diferentes, os funcionários devem seguir tais diretrizes. C. Refeições e demais cortesias relacionadas a eventos patrocinados: Eventos Patrocinados significam seminários, conferências de desenvolvimento de currículo e outras reuniões organizadas patrocinados pela Laureate para aprofundar os interesses da Laureate ou o desenvolvimento de oportunidade educacionais em uma instituição, país ou região. Tais eventos podem ser realizados para promover os objetivos da Laureate, aprofundar os objetivos educacionais em um país ou região e/ou construir boa vontade para com a Laureate. 3

4 O principal objetivo do Evento Patrocinado deve ser consistente com os objetivos da Laureate de desenvolvimento de prospectos educacionais, e não realizado para fins de entretenimento, para conferir qualquer benefício pessoal, ou como uma recompensa ou favorecimento para realizar negócios com a Laureate ou comparecer a uma instituição da Laureate. É admissível se o objetivo incluir destacar o método de educação da Laureate, ainda que não especificamente induzir os participantes a fazer negócios com a Laureate em troca de presentes, refeições ou entretenimentos exuberantes ou excessivos. Os valores e requisitos de aprovação da Diretriz para a provisão de presentes, refeições e entretenimento em Eventos Patrocinados são os mesmos que aqueles estabelecidos nas seções II.A. e II.B., acima. D. Viagem e despesas relacionadas à viagem: Como parte de um Evento Patrocinado, ou de outra reunião ou demonstração de produtos ou serviços, podemos, sob as circunstâncias apropriadas, fornecer tarifas aéreas, outras formas de transporte ou acomodações para partes externas. Todas estas despesas requerem a aprovação antecipada do Diretor de Conformidade Local relacionado. Todas as despesas de viagem e relacionadas à viagem devem ser fornecidas consistentemente com as Orientações Básicas estabelecidas acima, e também os seguintes requisitos adicionais. A viagem deve ser para uma finalidade legítima, tais como reuniões para visitar uma universidade da Laureate ou observar ou discutir programas da Laureate; As despesas devem estar relacionadas totalmente ao objetivo legítimo (por exemplo, familiares do beneficiário recebendo reembolso de viagem legítimo não podem viajar custeados pela Laureate) e não devem incluir nenhum entretenimento exuberante ou excessivo como passeios adicionais, paradas desnecessárias, ou outras atividades não relacionadas ao objetivo legítimo da viagem (a menos que paga na totalidade pelo indivíduo em questão); As despesas de viagem somente podem ser reembolsadas contra os recibos apropriados ou documentação equivalente; Os pagamentos devem ser feitos diretamente ao hotel, linha aérea ou provedor de serviços, sempre que possível. Se um indivíduo ou funcionário de governo pagar despesas que a Laureate concordou em cobrir, essa pessoa deverá preencher um relatório de despesa e enviá-lo a seu empregador, para que a Laureate possa reembolsar o empregador. Observação: Este requisito de aprovação antecipada não se aplica a pagamentos de viagens relacionados a: fornecedores cujas despesas com viagens devem ser reembolsadas conforme contrato aprovado, de acordo com os processos de aprovação contratual regulares 4

5 palestrantes acadêmicos convidados para lecionar ou discursar no campus Viagens de candidatos para fazer entrevistas Os funcionários da Laureate não podem aceitar viagens ou despesas relacionadas a viagens de partes externas sem a aprovação do Diretor de Conformidade Local relacionado. Este requisito de aprovação antecipada não se aplica a pagamento de viagens recebido por membros do corpo docente convidados para discursar em outras instituições. III. Tratamento de pedidos para pagamento e ofertas de cortesias empresariais Se alguma pessoa solicitar um pagamento direto ou indireto de algo de valor que estas Diretrizes não autorizem especificamente, os funcionários da Laureate devem recusar de modo educado e firme. Os funcionários da Laureate devem assegurar que todos os parceiros de joint ventures ou de terceiros agindo em nome da empresa também se recusem a fazer tais pagamentos. Os funcionários da Laureate que receberem um pedido para um pagamento indevido devem denunciar o assunto imediatamente ao Diretor de Conformidade Local relacionado ou pela Linha Direta de Ética da Laureate. Os funcionários da Laureate que receberem ofertas ou presentes ou outras cortesias empresariais que excedam estas Diretrizes devem recusá-las educadamente e explicar as Diretrizes da Laureate. Se a devolução de um presente for ofender o remetente, ou se as circunstâncias impedirem sua devolução, os funcionários da Laureate poderão aceitar o presente, mas deverão notificar o Diretor de Conformidade Local relacionado. O Diretor de Conformidade Local pode providenciar a doação do item para caridade, ou sua distribuição, ou fazer uma rifa do item entre um grande grupo de pessoas. Outubro de