Relatório sobre Actividades Subsidiadas Instruções de Preenchimento

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1 Relatório sobre Actividades Subsidiadas Instruções de Preenchimento Observ a çõ es 1. (1) O impresso Relatório sobre Actividades Subsidiadas, utilizado pela Divisão de Subsídios e a Divisão de Cooperação da Fundação Macau (FM), compreende as seguintes três partes: Parte A Dados Básicos; Parte B Sumário de Cada Actividade Integrada no Plano Subsidiado; Parte C Sumário Geral do Plano Subsidiado. (2) Todos os Beneficiários devem preencher o Relatório sobre Actividades Subsidiadas que é composto pelas três partes acima enumeradas. (3) Se o subsídio atribuído se destinar à realização de mais do que uma actividade, o Beneficiário deve reproduzir o impresso Parte B para o preencher em separado para cada actividade. (4) Quando for necessário, poderá utilizar folhas complementares, isto é, as folhas complementares da Parte B e da Parte C ou utilizar outros impressos disponíveis. (5) O Relatório, devidamente preenchido, deverá ser entregue em suporte papel e igualmente em formato electrónico. 2. O Relatório deverá ser preenchido à máquina ou por escrito em letra de imprensa. 3. Todo e qualquer documento apresentado não será devolvido. 4. O Relatório devidamente preenchido poderá ser enviado por correio ou entregue em mão na Fundação Macau, em conjunto com os outros documentos obrigatórios. Endereço: Avenida de Almeida Ribeiro, n.ºs 61-75, Circle Square, 7.º andar, Macau Linha Directa: ; Fax: ; ds_info@fm.org.mo(Divisão de Subsídios); dc_info@fm.org.mo (Divisão de Cooperação) 5. No caso de existirem dúvidas ou dificuldades no preenchimento do Relatório, é favor contactar os funcionários desta Fundação que lhe darão toda a assistência necessária.

2 Exigências Básicas e Requisitos sobre a Elaboração do Balanço Financeiro I. Base comprovativa da Despesa e da Receita: 1. As receitas / despesas efectivas devem ter facturas / recibos justificativos e os valores apresentados devem dizer respeito ao seguinte: Receitas / Despesas correntes; Antecipação de receitas / despesas, reconhecidas ou aprovadas pela FM; Receitas / Despesas devidamente recebidas / pagas antes do prazo para a elaboração e aprovação do Balanço Financeiro, o qual integra o Relatório sobre Actividades Subsidiadas (isto é, o prazo estabelecido pela FM para a entrega do Relatório sobre as Actividades Subsidiadas). 2. Caso depois surjam situações de não correspondência entre os valores das receitas / despesas efectivas e os valores previamente apresentados, o Beneficiário, individual ou institucional, deve justificar a razão da discrepância, por escrito, e fazer o cálculo de acordo com as indicações que a FM transmitir na sua resposta ao Beneficiário. II. Original dos documentos comprovativos (títulos): 1. Receitas: Documentos comprovativos que exibem o valor na moeda utilizada, a data, a entidade que paga e a natureza do pagamento (exemplo: a carta de autorização, o recibo ou a fotocópia do documento de recepção com a data e a descrição, etc.) 2. Despesas: Documentos comprovativos que exibem o valor na moeda utilizada, a data, a natureza do pagamento (seja melhor identificar o nome da actividade), o nome do fornecedor dos serviços e produtos (exemplo: o contrato, a factura, o recibo ou o documento de recepção com a data e a descrição, etc.) 3. Caso os documentos comprovativos apresentados não sejam os originais ou não tenham as informações exigidas, o representante do Beneficiário (isto é, o responsável da instituição com competência para assinar o balanço financeiro ou o chefe financeiro em representação da Direcção da instituição) devem endossar esses documentos comprovativos (com a data do endosso), justificando a razão da falta dos documentos ou dos elementos informativos mas confirmando a sua veracidade. III. Prazo para guardar o original dos títulos O Beneficiário deve guardar o original dos títulos relativos às actividades apoiadas, incluindo os documentos comprovativos, os mapas contabilísticos (caso existam) e as contas financeiras, por um período mínimo de cinco (5) anos, a contar da data da entrega do Relatório sobre Actividades Subsidiadas, no sentido de cooperar com a verificação e auditoria 2

3 realizada pela FM, pelo representante da empresa de auditoria localmente registrada e delegada pela FM ou pelos departamentos competentes, quanto à autenticidade e veracidade dos documentos, nos termos legais. IV. Informações e elementos comprovativos da realização das actividades subsidiadas 1. O Beneficiário pode entregar outros elementos sobre as actividades subsidiadas para ajudar a FM a tomar conhecimento da realização das actividades de uma forma global e a avaliar a eficácia das actividades, como sejam: fotografias, filmes de curta metragem, artigos de propaganda, reportagens dos meios de comunicação, publicações sobre os resultados do projecto, relatórios de estudos e investigação, produtos audiovisuais, entre os outros artigos, amostras ou produtos tangíveis. 2. O Beneficiário deve oferecer publicações ou bilhetes das actividades que vão realizar, entre as outras ofertas, de acordo com a quantidade solicitada e dentro do prazo estabelecido que esteja contemplado no ofício de notificação da decisão sobre a atribuição do apoio financeiro enviado ao Beneficiário pela FM. A Fundação exige este procedimento como forma de retribução do Beneficiário à instituição que o apoia. Se for um projecto de estudos e investigação, o Beneficiário deverá enviar o trabalho final à FM. Parte A: Dados Básicos 1.1 Beneficiário Quando se trata de uma pessoa em nome individual subsidiada, deve preencher o seu nome conforme consta no requerimento. Quando se trata de uma instituição / associação subsidiada, deve preencher a designação da instituição / associação conforme consta no requerimento. 1.2 Tipo dos Projectos Assinale com no quadrado apropriado Se for plano anual / escolha múltipla, indique o número de actividades subsidiadas. 1.3 Contacto Informações sobre a pessoa que preenche o impresso ou a pessoa de contacto (nome, título e número de telefone para que a FM solicite mais informações ou documentos, caso seja necessário). 3

4 Parte B: Sumário de Cada Actividade Integrada no Plano Subsidiado I. Informações da Actividade Subsidiada 1.1 Categoria Assinale com no quadrado apropriado. 1.2 Nome da actividade Preencha com o título da actividade subsidiada, conforme o Pedido de Apoio Financeiro apresentado pelo Requerente / Beneficiário e a resposta enviada pela FM sobre o apoio solicitado. Se houver qualquer alteração relativamente ao título, identifique o título original e o novo título, (exemplo: Publicação de revista mensal ABC quando o título original do projecto era Publicação da revista mensal YY ). Caso seja cancelado o projecto e seja preciso reembolsar o subsídio à FM, indique o valor do reembolso, (exemplo: o projecto Produção de 10 episódios do filme com o título Bons Vizinhos foi cancelado pelo motivo... e procedemos ao reembolso do subsídio no valor de MOP80.000) 1.3 Entidade(s) de Preencha com a designação da(s) entidade(s) organizadora(s) da organização actividade subsidiada, se for o caso. 1.4 Entidade de colaboração / co-organização 1.5 Data do início da actividade 1.6 Data da conclusão da actividade 1.7 Local da realização da actividade 1.8 Número de participantes Preencha com a designação da(s) entidade(s) co-organizadora(s) / colaboradora(s), se for o caso. Exemplo: 3 entidades colaboradoras Associação A, Associação B e Associação Cultural C ; 2 entidades co-organizadoras Associação D e Associação E. Preencha com a data do início da actividade subsidiada, indicando o dia, o mês e o ano. Preencha com a data da conclusão da actividade subsidiada, indicando o dia, o mês e o ano. Assinale com no quadrado apropriado e preencha com o local exacto para a realização da actividade. Preencha com o número dos destinatários / convidados / trabalhadores / outras pessoas que participam na actividade subsidiada e taxa de assistência. 4

5 Outros refere-se, nomeadamente, a artistas que apresentam espectáculos, músicos, oradores, docentes, especialistas e jornalistas, etc. A taxa de assistência calcula-se segundo a fórmula seguinte: número efectivo de participantes número previsto de participantes Exposição Indique o número de visitantes / o número das peças expostas e assinale com no quadrado apropriado para indicar que as peças expostas estão disponíveis para venda, se for o caso Publicação Indique a tiragem e o número de páginas da publicação subsidiada, se for o caso. Assinala com no quadrado apropriado para indicar se as publicações estão disponíveis para a venda, indicando o preço de venda e a quantidade, se for o caso. Indique o preço correcto de venda da publicação na respectiva moeda Vídeo / estudos Especifique os canais ou os meios de publicação, o horário de transmissão ou de publicidade e o número de assistentes do vídeo ou dos estudos subsidiados A actividade foi executada conforme o plano original? 1.13 Há mais alterações depois do pedido / proposta / alteração ter sido autorizado(a)? (escolha múltipla) Assinale com no quadrado apropriado. Se assinalar Sim vá directamente para o n.º 2.1 Se assinalar Não preencha o n.º 1.13 Assinale com no quadrado apropriado. Se as alterações não foram um procedimento sumário nem foi solicitada uma autorização prévia à FM, tem de preencher uma justificação e breve apresentação sobre o projecto. II. Balanço Financeiro 2.1 Receitas da Receitas Efectivas: Preencha com base nas Receitas 5

6 actividade Previstas do orçamento constantes do Pedido de Apoio Financeiro apresentado pela Requerente individual / institucional à FM, devendo corresponder aos itens da Receita, e conforme o Mapa de Referência do Plano de Contas do Pedido de Apoio Financeiro, as facturas originais, os documentos comprovativos, os guias de contabilidade, os valores registados nas contas financeiras e outros documentos relacionados. 2.2 Despesas da actividade Preencha com todas as receitas resultantes da actividade subsidiada, incluindo o subsídio da FM e outras receitas, nomeadamente, apoios ou patrocínios de outras entidades ou indivíduos. (exemplo: Instituto Cultural, Direcção dos Serviços de Educação e Juventude, Instituto de Acção Social, Venda de materiais, Inscrições / Matrículas, Donativos, Venda de bilhetes,etc). Se a transacção não for na moeda de Macau, deve ser indicada na coluna Descrição Detalhada a moeda de transacção e a taxa de câmbio utilizada. Despesas Efectivas: Preencha com base nas Despesas Previstas do orçamento, constantes do Pedido de Apoio Financeiro apresentado pelo Requerente individual / institucional à FM, devendo corresponder aos itens da Despesa conforme o Mapa de Referência sobre o Plano de Contas de Pedido de Apoio Financeiro, o original dos títulos, documentos comprovativos, guias de contabilidade, montantes registados nas contas financeiras e outros documentos relacionados. Despesas Orçamentais: Preencha com base nas Despesas Orçamentais, constantes do Pedido de Apoio Financeiro apresentado pelo Requerente individual / institucional à FM (discriminação das despesas). Descrição Detalhada: Preencha de acordo com o original dos títulos (incluindo os documentos comprovativos), as descrições nos guias, as notas de transacção nas contas e o contúdo aprovado pela FM. Se a transacção não for na moeda de Macau, deve indicar a 6

7 moeda de transacção e a taxa câmbio utilizada na coluna Descrição Detalhada. 2.3 Indique como resolve, caso tenha um saldo positivo na actividade e tenha de proceder à devolução do(s) subsídio(s) recebido(s): 2.4 Tem facturas de todas as despesas efectuadas 2.5 Justifique a diferença entre as receitas previstas e as receitas efectivas 2.6 Justifique a diferença entre as despesas previstas e as despesas efectivas Especifique todas as despesas resultantes da actividade subsidiada mesmo que o subsídio da FM se destine apenas a uma determinada parte da actividade. Caso o remanescente do subsídio obtido pertença total ou parcialmente à FM, de acordo com o princípio Finalidade da verba atribuída igual à finalidade da verba aplicada, o Beneficiário deverá devolver o montante em causa à FM. Caso o remanescente do subsídio recebido não pertença total ou parcialmente à FM, o Beneficiário deverá indicar a quem pertence o saldo positivo. Se tiver outra forma de tratar o montante em causa, especifique no quadrado Outro. Assinale com no quadrado apropriado: Sim ou Não. Se assinalar no quadrado Não, deve especificar quais são as despesas sem facturas e indicar o número do item na tabela das despesas e justificar o motivo. Assinale com no quadrado apropriado Se não tiver uma escolha adequada, justifique na coluna apropriada. Assinale com no quadrado apropriado. Se não tiver uma escolha adequada, justifique na coluna apropriada. Parte C: Sumário Geral do Plano Subsidiado: 1.1 Nome da actividade documento, este dado Preencha com o título da actividade subsidiada Se tiver qualquer alteração relativamente ao título, identifique o título original e o novo título, (exemplo: Publicação de revista mensal ABC quando o título 7

8 será produzido automaticamente.) original do projecto era Publicação da revista mensal YY ). Caso o projecto seja cancelado é preciso reembolsar o subsídio à FM e para tal deve indicar o valor do reembolso, (exemplo: o projecto Produção de 10 episódios do filme com o título Bons Vizinhos foi cancelado pelo motivo... e é devolvido à FM o valor do subsídio no valor de MOP80.000). Despesas efectivas documento, este dado será produzido automaticamente.) As despesas efectivas sobre as actividades subsidiadas e o valor total das despesas efectivas. Receitas efectivas documento, este dado será produzido automaticamente. ) 1.2 Apoios financeiros de outras entidades e outras receitas (não inclui o apoio financeiro da FM) documento, este dado será produzido automaticamente.) As receitas efectivamente obtidas com as actividades subsidiadas, tanto o subsídio da Fundação Macau como outras receitas, e o valor total das receitas efectivas. Indique o montante global de outras receitas da(s) actividade(s) subsidiada(s) e apresente o total das receitas oriundas da mesma fonte, preenchendo sepraradamente o montante obtido por cada fonte. Exemplo: (1) A actividade 1 foi subsidiada pelo IC no montante de MOP50,000 e tem uma receita resultante da venda dos materiais no montante de MOP2,000. (2) A actividade 2 foi subsidiada pela DSEJ e pelo IC no montante de MOP20,000 e de MOP10,000 e tem uma receita resultante da venda dos materiais no montante de MOP4,000. (3) Feita a soma, preencha assim: Subsídio da DSEJ MOP20,000; Subsídios do IC MOP60,000; Venda 8

9 dos materiais MOP6,000. Quando se trata de apoio ou receita não pecuniária, escreva Outro tipo de apoio. Exemplo: (1) Centro de Ciência de Macau espaço, equipamentos sonoros e iluminação etc. (2) IACM espaço. No caso de falta de espaço, poderá usar as folhas complementares para preencher. 1.3 Taxa de execução orçamental em geral documento, o dado será produzido automaticamente.) 1.4 Situação Financeira documento, o dado será produzido automaticamente.) 1.5 As contas verificadas por contabilistas / auditores registados 1.6 Avaliação da eficácia social / resultados obtidos (correponde à Parte B: eficácia social /resultados que se preveêm obter - já preenchido). 1.7 Auto-avaliação global pelo Beneficiário sobre a Indique a taxa de execução orçamental do plano subsidiado calculada segundo a seguinte fórmula: Total das despesas efectivas Total das despesas orçamentadas 100 Assinale com no quadrado apropriado. Indique o valor do saldo positivo ou saldo negativo, caso haja. Assinale com no quadrado apropriado: Tem ou Tem e será apresentado mais tarde ou Não tem. Por favor apresente as contas certificadas. Assinale com no quadrado apropriado. Justifique a diferença entre o objectivo predefinido e o resultado, caso haja. Assinale com no quadrado apropriado e justifique. 9

10 execução do projecto e os objectivos atingidos (escolha múltipla): 1.8 Comentários e sugestões sobre os trabalhos de acompanhamento efectuados pela FM Preencha este espaço caso tenha comentários a fazer sobre os trabalhos de acompanhamento efectuados pela FM no âmbito do apoio financeiro. Especifique ponto por ponto e na falta de espaço poderá usar as folhas complementares para continuar a preencher. Declaração A assinatura da pessoa que recebe o subsídio deve ser conforme a constante no seu documento de identificação. Quando se trata de uma instituição / associação subsidiada, deverá ser aposto no Relatório o carimbo da instituição ou da associação com a assinatura de uma pessoa da Direcção, nomeadamente, o Presidente ou o Director. A assinatura deve ser conforme a constante no seu documento de identificação e a que consta no requerimento do pedido de apoio financeiro. O(s) signatário(s) deve(m) declarar que o Relatório sobre Actividades Subsidiadas está preenchido de acordo com as Instruções de Preenchimento, que todas as informações apresentadas no Relatório são verdadeiras e que assumirá/ão toda e qualquer responsabilidade legal que ao caso couber por qualquer incumprimento bem como cooperará(ão) com todas as investigações e auditorias a que o Beneficiário for sujeito. Obrigada pela Vossa Colaboração A Fundação Macau reserva-se o direito à interpretação e à revisão do conteúdo deste documento. (Versão de 2017) 10