CORREGEDORIA INSTRUÇÃO TÉCNICA DE CORREGEDORIA (ITC/CCBM N. 05/2014) PADRONIZA AS ATIVIDADES DE CARTÓRIO NO ÂMBITO DAS UNIDADES

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1 CORREGEDORIA INSTRUÇÃO TÉCNICA DE CORREGEDORIA (ITC/CCBM N. 05/2014) PADRONIZA AS ATIVIDADES DE CARTÓRIO NO ÂMBITO DAS UNIDADES BELO HORIZONTE - MG

2 INSTRUÇÃO TÉCNICA DE CORREGEDORIA (ITC) Nº 05 DE 14 DE JULHO DE Estabelece finalidades, atribuições e rotinas administrativas das atividades dos Cartórios nas Unidades do CBMMG. O CORONEL BM CORREGEDOR DO CORPO DE BOMBEIROS MILITAR DE MINAS GERAIS, no uso de suas atribuições previstas no artigo 5º da Resolução n. 537-CG, de 13 de novembro de 2013, que estabelece a competência, a estrutura e as atribuições da Corregedoria do Corpo de Bombeiros Militar de Minas Gerais CCBM, e considerando: - a inexistência de normas específicas no CBMMG, que tratem das atividades dos Cartórios; - a necessidade de disciplinar às atribuições, atividades e tramites de documentos a serem realizadas pelos cartórios das Unidades. BAIXA A SEGUINTE INSTRUÇÃO Capítulo I Da Finalidade Art. 1º. Esta ITC tem por finalidade estabelecer as linhas gerais de funcionamento dos Cartórios de forma a unificar o funcionamento e suas atividades no âmbito das respectivas Unidades. Capítulo II Das atribuições dos Cartórios Art. 2º. São atribuições dos Cartórios das Unidades: I assessorar diretamente o Comando da Unidade nos assuntos relativos à disciplina militar, polícia judiciária militar, controle de processos, procedimentos, sanções disciplinares, e de medidas judiciais determinadas a militares da instituição; II análise dos processos e procedimentos relativos às atividades disciplinares, dos processos de recompensa e reconstituição de autos diversos; III confeccionar portarias, soluções, despachos relativos às atividades disciplinares, de polícia judiciária, de processos de recompensa e reconstituição de autos; 2

3 IV manter rigoroso registro e controle das entradas, saídas e o trâmite de toda documentação disciplinar e de polícia judiciária no âmbito da Unidade; V controlar, por meio de livros ou sistema informatizado, os processos e procedimentos instaurados pela Unidade, contendo sindicante, sindicado, fato, remessa/retorno CEDMU, e solução final ou encaminhamentos a autoridades superiores; VI controlar os processos encaminhados às instâncias superiores em face de recursos, discordância com o CEDMU e avocações; VII controlar os prazos destinados às apurações, observando-se a prescrição da ação disciplinar; VIII controlar os militares designados como encarregados de Portarias diversas; IX controlar as notificações dos militares inclusos no conceito C, preparando a respectiva advertência formal de cada situação, com observância aos ditames do Artigo 64 do CEDM; X controlar os arquivamentos prévios de comunicações disciplinares, previstos no 3º, art. 35, do MAPPA; XI acompanhar os Processos Administrativos Disciplinares PAD, Processos Administrativos Disciplinares Sumários PADS e Processos Administrativos Exoneratórios PAE dos militares pertencentes à respectiva Unidade; XII acompanhar os Inquéritos Policiais Militares - IPM, Autos de Prisão em Flagrante APF, Inquéritos Policiais IP, mandados de prisão da justiça comum ou militar e seus desdobramentos junto ao Poder Judiciário; XIII nomear os Conselhos de Ética e Disciplina Militar da Unidade, observando-se as legislações vigentes; XIV analisar os procedimentos antes do encaminhamento ao CEDMU, verificando-se a existência de vícios materiais e formais, impedimento ou suspeição; XV manter rigoroso controle dos casos de aplicação do artigo 10 do CEDM; XVI manter efetivo controle dos prazos legais, bem como os estabelecidos em normas. Capítulo III Da entrada e saída de documentos Art. 3º. Para o controle efetivo da tramitação de documentos, as Unidades/Cartórios deverão criar um protocolo de entrada/saída, realizando: I conferência e autuação da documentação; II conferência e autuação de documentos juntados as portarias de processos e procedimentos; 3

4 III confecção de ofício de encaminhamento; IV publicação dos atos, quando necessário; V lançamento dos atos, quando necessário; VI autenticação, quando necessária; VII cópia dos documentos necessários ao arquivamento na Unidade. Parágrafo único. Para o controle das Portarias diversas a Unidade deverá adotar a planilha de controle eletrônico, constante do anexo único desta instrução. Capítulo IV Do uso do sistema post Art. 4º. Para o uso do sistema post deverão ser observados os seguintes pontos: I o uso do sistema post deverá ocorrer prioritariamente na caixa reservada ; II as mensagens deverão conter número próprio, unidade de origem, de destino, assunto e referência; III toda mensagem que contiver acusar recebimento, a Unidade deverá providenciar o mais rápido possível a resposta para tal solicitação; IV os prazos para entrega das documentações, estipulados nas mensagens deverão ser rigorosamente observados e cumpridos. Capítulo V Dos lançamentos no Sistema Informatizado de Gestão de Pessoas SIGP e das publicações Art. 5º. Todas as matérias relativas aos desdobramentos dos diversos processos e procedimentos decorrentes de atividades disciplinares, recompensas, polícia judiciária militar, serão lançadas no SIGP, no menu justiça e disciplina, sendo: I instauração de Portarias; II sobrestamento; III dessobrestamento; IV prorrogação; V avocação; VI nomeação de Escrivão/Escrevente; VII solução de Portarias; VIII substituição de Sindicante; IX insubsistência de Portarias; 4

5 X acertos de escrita; XI recompensas concedidas; XII sanções aplicadas; e, XIII outros decorrentes. Art. 6º. As publicações de matérias relativas às atividades disciplinares, observado o grau de sigilo do respectivo processo, serão publicadas em Boletim reservado, conforme disposições do Capítulo II do MAPPA, sendo: I instauração de portarias; II solução de portarias; III solução de Comunicação Disciplinar, Queixa Disciplinar e Relatório Reservado; IV substituição de sindicante; V insubsistência de portaria; VI acertos de escrita; VII despacho em Recurso Disciplinar; VIII despacho em discordância; IX enquadramento disciplinar; X atos de nomeação e recondução de CEDMU; XI atos de recompensa. CAPÍTULO VI Da organização de arquivos Art. 7º. Os arquivos físicos dos Cartórios devem ser mantidos sob rigoroso controle por meio de pastas, nomeadas: I ofícios remetidos/recebidos; II mensagens remetidas/ recebidas; III despachos remetidos/ recebidos; IV legislações vigentes que envolvam as atividades do cartório; V registros de controle dos CEDMU; VI livros de controle de tramite de processos e procedimentos; VII outros documentos de tramite no cartório da Unidade. CAPÍTULO VII Da segurança eletrônica Art. 8º. Os arquivos e documentos eletrônicos dos Cartórios da Unidade não devem ser compartilhados em rede com outras seções da Unidade ou meios externos. 5

6 1º Somente poderá ocorrer compartilhamento de documentos do cartório em rede interna à seção. 2º A instalação ou desinstalação de programas nos computadores do Cartório somente ocorrerá, após análise pelo Chefe do Cartório. CAPÍTULO VIII Da segurança física Art. 9º. Os militares integrantes do cartório estarão compromissados pela reserva e zelo dos documentos, dos processos e procedimentos sob sua guarda e manuseio. da seção. Art. 10. O acesso a repartição física do Cartório é limitado aos militares e funcionários 1º Sempre que possível, as repartições físicas dos Cartórios deverão possuir uma ante-sala para o recebimento de visitantes e ou encarregados de processos e procedimentos administrativos. 2º Os ambientes físicos dos Cartórios não deverão ser utilizados para atividades relacionadas à audição de pessoas e outras relacionadas à confecção de quaisquer processos/procedimentos administrativos ou de polícia judiciária. CAPÍTULO IX Disposições finais Art. 11. Os cartórios deverão manter em biblioteca própria toda legislação necessária as suas atividades, consulta e orientações aos encarregados de processos e procedimentos administrativo-disciplinares, de polícia judiciária militar, membros dos CEDMU, CPAD e outras relacionadas às atividades correcionais de justiça e disciplina. Art. 12. As Unidades, sempre que possível, deverão lotar no Cartório um militar com conhecimento jurídico, preferencialmente bacharel em direito e que tenha o perfil para as atividades na Seção. 6

7 Art. 13. Os encarregados de processos e procedimentos administrativo-disciplinares, de polícia judiciária militar e membros dos CEDMU podem fazer consultas ao Cartório das respectivas Unidades. Parágrafo único. As consultas a CCBM devem ser formais, encaminhadas pelos respectivos Comandante/Subcomandante da Unidade. Art. 14. Esta Instrução entra em vigor na da data de sua publicação. Belo Horizonte, 14 de Julho EDSON ALVES FRANCO, CORONEL BM Corregedor 7

8 ANEXO ÚNICO À ITC- CCBM N. 05/2014 PORTARIA: DADOS DO(S) ENVOLVIDO( DATA FATO DESCRIÇÃO DO FATO: Nº BM P/G LOCAL FATO TIPO TIPIFICAÇÃO LEGAL ORIGEM NUM: COMUNICANTE ENCARREGADO (NOME) Nº BM P/G PUBLICADO ENVIADO NOVO PRAZO RETORNO P/ EN. PUBL POR: SOBRESTADO DEVOLUÇÃO DESPACHO LANÇ SIGP DESSOBRESTADO DEVOLUÇÃO BI Nº/TIPO PRORROGADO SUBS. ENCARREGADO Nº BM P/G PUBLICADO ENVIADO NOVO PRAZO RETORNO P/ EN. BI Nº/TIPO SOBRESTADO DEVOLUÇÃO DESPACHO SIGP DESSOBRESTADO PRAZO P/ DILIG. PRORROGADO DEVOLUÇÃO ENVIADO CEDMU Nº PARECER CEDMU DESPACHO RECEBIDO RETORNO SOLUÇÃO COMANDANTE ARQUIVAMENTO PRÉVIO DATA PUBLI BI Nº/TIPO SOLUÇÃO OUTRO ORGÃO ENVIO OUTRO ORGÃO (OF. E DATA) JUSTIFICATIVA RETORNO ORGÃO (OF. E DATA) LANÇAMENTO SIGP BI SOL. OUTRO ORGÃO ENQUADRAMENTO DISC? SIM NÃO PUBLICAÇÃO BI/DATA LANÇADO NO SIGP CIÊNCIA MILITAR REVISÃO DECISÃO RECURSO 1º GRAU SIM NÃO RECURSO 2º GRAU SIM NÃO BIR ATIVAÇÃO ENVIO (DATA E OFÍCIO) ENVIO (DATA E OFÍCIO) ATIVAÇÃO RETORNO CIENTIFICAÇÃO RETORNO SOLUÇÃO CIENTIFICAÇÃO SOLUÇÃO FINAL DO PROCESSO PUBLICAÇÃO BI Nº /TIPO LANÇADO SANÇÃO APLICADA PONTOS PERDIDOS NOME MILITAR RESPONSAVEL PELO FECHAMENTO DO PROCESSO Nº BM P/G ARQUIVADO NA PASTA DO OBS: P/ SECRETARIA ASS. TOTAL FLS. Edson Alves Franco, Coronel BM Corregedor 8