MANUAL DE FISCALIZAÇÃO DE OBRAS - PROINFRA

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1 MANUAL DE FISCALIZAÇÃO DE OBRAS - PROINFRA 1

2 2 PRÓ-REITORIA DE INFRAESTRUTURA DIRETORIA DE OBRAS E FISCALIZAÇÃO COMISSÃO DE ELABORAÇÃO: Alexandre Gustavo Brands Alissandra Pessoa Almeida Emanuel Cristian Tischer Paula Roberta Sousa da Silva

3 1 Sumário 1. OBJETIVOS DEFINIÇÕES Diário De Obra Empreitada Por Preço Global Empreitada Por Preço Unitário Empreitada Integral Execução Direta Execução Indireta Fiscalização Do Contrato De Obras E/Ou De Serviços De Engenharia Gestor De Contratos De Obras Ou De Serviços De Engenharia Atesto da nota fiscal Livro De Ocorrências Medição Obras E Serviços De Engenharia Obras, Serviços E Compras De Grande Vulto Ordem De Paralisação De Serviço Ordem De Reinício De Serviço Ordem De Serviço Planilha Orçamentária Projeto Básico Projeto Como Construído Ou As Built Projeto Executivo Tarefa Termo Aditivo Vigência Do Contrato DOS PROCEDIMENTOS PRELIMINARES Parâmetros Para Escolha dos fiscais Números mínimo de visitas a obra do fiscal especialista...erro! Indicador não definido. 4. RESPONSABILIDADES DA COMISSÃO DE FISCALIZAÇÃO Gestor do contrato Fiscal Administrativo Fiscal Especialista Responsabilidades regulares Atividade suplementar

4 4 5. MACRO PROCESSO DE FISCALIZAÇÃO DA ANÁLISE DA DOCUMENTAÇÃO Fluxograma Verificação da integridade dos Documentos no processo Análise do Edital e Contrato Análise dos Projetos Análise do Plano de Execução e do Manual de qualidade Análise/elaboração do Cronograma da Elaboração do Projeto Executivo EMISSÃO DE ORDEM DE SERVIÇO PROCESSO DE FISCALIZAÇÃO Fluxograma Acompanhamento da obra Registros de ocorrências Medições PROCESSO COMPLEMANTARES Fluxograma Subcontratação na obra Paralisação da obra Aditivos de prazo de obra Aditivos de Serviços Aditivos de contrato RECEBIMENTO PROVISÓRIO Realização de Inspeção na Obra para o Recebimento Definitivo Elaboração de Relatório de Inspeção e Emissão de Termo de Recebimento RECEBIMENTO DEFINITIVO Realização de Inspeção na Obra para o Recebimento Definitivo Elaboração de Emissão de Termo de Recebimento Definitivo Registros das Atividades de Controle PROCEDIMENTOS FINAIS Encaminhamento da devolução da garantia contratual Solicitação da entrega formal da obra ao órgão usuário Organização e fechamento da pasta da fiscalização Registros das Atividades de Controle... 33

5 6. IMPLANTAÇÃO DO MANUAL... Erro! Indicador não definido. 7. ANEXOS

6 SIGLAS 6 ART ANOTAÇÃO DE RESPONSABILIDADE TÉCNICA BDI BENEFICIOS E DESPESAS DIRETAS CAD COORDENAÇÃO DE APOIO ADMINISTRATIVO CAU - CONSELHO DE ARQUITETURA E URBANISMO CEI - CADASTRO ESPECÍFICO DO INSS CNPJ CADASTRO NACIONAL DE PESSOAS JURIDICAS CONAMA - CONSELHO NACIONAL DO MEIO AMBIENTE CREA CONSELHO REGIONAL DE ENGENHARIA E AGRONIMIA DA DIRETORIA DE ADMINISTRAÇÃO DOF DIRETORIA DE OBRAS E FISCALIZAÇÃO DPA DIRETORIA DE PROJETOS ARQUITETONICOS PROAD - PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO PROINFRA PRÓ-REITORIA DE INFRAESTRUTURA SIMEC - SISTEMA INTEGRADO DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E FINANÇAS DO MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO NO BRASIL SINAPI - SISTEMA NACIONAL DE PESQUISA DE CUSTOS E ÍNDICES DA CONSTRUÇÃO CIVIL

7 APRESENTAÇÃO 7 A Pró-Reitoria de Infraestrutura, em consonância com as atribuições delegadas pela Resolução n 027/2012-CUni, decidiu pela elaboração do MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE FISCALIZAÇÃO DE OBRAS, que hora é apresentado, como forma de informar aos servidores da PROINFRA das diretrizes relacionadas aos diversos procedimentos desenvolvidos pela Diretoria de Obras e Fiscalização. Este Manual reúne um conjunto de Procedimentos Operacionais (PO), os PO's são uma descrição detalhada de todas as operações necessárias para a realização de uma atividade, ou seja, é um roteiro padronizado para realizar uma tarefa. Acreditamos que com a implantação deste instrumento de consulta, estaremos contribuindo de maneira efetiva para o ganho em agilidade e clareza na execução das respectivas atividades e procedimentos realizados, proporcionando também, maior transparência de gestão aos organismos controladores e fiscalizadores, bem como a comunidade universitária. As normas e procedimentos introduzidos por este Manual, aplicam-se a Diretoria de obras e fiscalização da PROINFRA. OBJETIVOS Os objetivos desse manual são: Criar procedimentos padrão que definam uma sequência lógica, otimizada e legal de execução de rotinas da Diretoria de Obras e fiscalização - DOF; Ser uma ferramenta de auxílio ao servidor público na execução de rotinas da diretoria, visando aumentar sua efetividade e atender aos parâmetros de controle interno; Garantir clareza e compreensão para todos que deste Manual se utilizem.

8 1. DEFINIÇÕES DIÁRIO DE OBRA Instrumento destinado ao registro de informações importantes sobre cada dia de atividade da execução da obra, como: entrada e saída de equipamentos, serviços em andamento, efetivo de pessoal, condições climáticas, visitas ao canteiro de serviço. Deverá ter suas páginas numeradas tipograficamente, cada página com três vias. 1.2 EMPREITADA POR PREÇO GLOBAL Quando se contrata a execução da obra ou do serviço por preço certo e total. 1.3 EMPREITADA POR PREÇO UNITÁRIO Quando se contrata a execução da obra ou do serviço por preço certo de unidades determinadas. 1.4 EMPREITADA INTEGRAL Quando se contrata um empreendimento em sua integralidade, compreendendo todas as etapas das obras, serviços e instalações necessárias, sob inteira responsabilidade da contratada até a sua entrega ao contratante em condições de entrada em operação, atendidos os requisitos técnicos e legais para sua utilização em condições de segurança estrutural e operacional e com as características adequadas às finalidades para que foi contratada 1.5 EXECUÇÃO DIRETA Quando a obra ou serviço de engenharia é feita pelos órgãos e entidades da Administração, pelos próprios meios. 1.6 EXECUÇÃO INDIRETA Quando a obra ou serviço de engenharia é, mediante contrato, executado por terceiros. 1.7 FISCALIZAÇÃO DO CONTRATO DE OBRAS E/OU DE SERVIÇOS DE ENGENHARIA É a atividade exercida por servidor, que detenha conhecimento técnico do assunto, indicado pela área demandante dos serviços ou produtos, para ser encarregado do acompanhamento, fiscalização, atestes das faturas ou notas fiscais e pela conferência dos produtos ou serviços prestados pela contratada, desde o início até o término da vigência do contrato. De acordo com o porte da obra ou do contrato poderá ser composta por equipe de engenheiros, arquitetos ou técnico de nível médio, coordenada, de preferência por engenheiro civil ou arquiteto. O gestor do contrato no Estado da Paraíba, por força do Decreto Estadual nº /2009, art. 8º, é também o coordenador da fiscalização do contrato, ou como normalmente chamado, o fiscal do contrato.

9 9 1.8 GESTOR DE CONTRATOS DE OBRAS OU DE SERVIÇOS DE ENGENHARIA É o servidor designado formalmente pela Administração para exercer a atividade de controle e de inspeção sistemática do objeto contrato, verificando se sua execução segue às determinações do projeto básico e executivo, inclusive das especificações, do cronograma físico-financeiro, dos prazos estabelecidos e das normas contratuais e editalícias. 1.9 ATESTO DA NOTA FISCAL Consiste em atestar expressamente que os serviços constantes naquela nota fiscal foram devidamente prestados, tendo por base a nota fiscal, a medição da obra e dos serviços executados, a documentação fiscal apresentada, inclusive certidões, bem como a memória de cálculo de eventual reajuste de preços LIVRO DE OCORRÊNCIAS Documento (livro, caderno ou folhas) destinado ao registro de fatos e comunicações, respeitando os padrões estabelecidos neste Manual, que tenham implicação contratual, como: modificações de projeto, conclusão e aprovação de serviços e etapas construtivas, autorizações para execução de trabalho adicional, autorização para substituição de materiais e equipamentos, ajustes no cronograma e plano de execução dos serviços e obras, irregularidades e providências a serem tomadas pela contratada e fiscalização. Deverá ter suas páginas numeradas tipograficamente, cada página com três vias MEDIÇÃO É a verificação das quantidades e qualidade dos serviços executados em cada etapa do contrato pela fiscalização designada formalmente pela contratante, tendo como base os serviços efetivamente executados e os padrões estabelecidos no contrato (quantidades e especificações). Normalmente é mensal, mas a periodicidade é definida no contrato. Com base na medição é que são efetivados os pagamentos. No registro ou planilha de medição deve constar a descrição dos serviços, com as respectivas unidades de medida, quantidades, preços unitários e totais estabelecidos no contrato e efetivamente medidos. Anexada à medição devem constar a memória de cálculo das quantidades aferidas e o registro fotográfico dos serviços executados. Todas as medições devem ser incluídas no SIMEC OBRAS E SERVIÇOS DE ENGENHARIA Por obras e serviços de engenharia devem ser entendidos aqueles compatíveis com as atividades e atribuições que a Lei Federal nº 5.194, de , art. 7º, reserva ao exercício privativo dos profissionais de engenharia, arquitetura e agronomia, a saber: a) planejamento ou projeto, em geral, de regiões, zonas, cidades, obras, estruturas, transportes, explorações de recursos naturais e desenvolvimento da produção industrial e agropecuária; b) estudos, projetos, análises, avaliações, vistorias, perícias, pareceres e divulgação técnica; c) pesquisas, experimentação e ensaios;

10 d) fiscalização, direção e execução de obras e serviços técnicos; e) produção técnica especializada, industrial ou agropecuária. Segundo, ainda, a Lei 8.666, de 21 de junho de 1993, art. 6º, I e II, e alterações posteriores, entende-se, ainda, por obra toda construção, reforma, fabricação, recuperação ou ampliação, realizada por execução direta ou indireta e por serviço toda atividade destinada a obter determinada utilidade de interesse para a Administração, tais como: demolição, conserto, instalação, montagem, operação, conservação, reparação, adaptação, manutenção e trabalhos técnico-profissionais, quando desenvolvidos por engenheiros e/ou arquitetos OBRAS, SERVIÇOS E COMPRAS DE GRANDE VULTO Aquelas cujo valor estimado seja superior a R$ ,00 (trinta e sete milhões e quinhentos mil reais) ORDEM DE PARALISAÇÃO DE SERVIÇO É o documento da Administração que autoriza a paralisação dos serviços. Deve ser assinado pelo contratante, com a devida ciência do contratado. Nele devem constar os dados do contrato (número, objeto, data, prazo, etc) e a data de início da paralisação dos trabalhos. A Ordem de Paralisação em resumo deve ser publicada no Diário Oficial da União apostilada tanto na pasta do contrato quanto no processo ORDEM DE REINÍCIO DE SERVIÇO É o documento da Administração que autoriza o reinício dos serviços. Deve ser assinado pelo contratante, com a devida ciência do contratado. Nele devem constar os dados do contrato (número, objeto, data, prazo, etc) e a data de reinício dos trabalhos. A Ordem de Reinício, em resumo, deve ser publicada no Diário Oficial Da União postilada tanto na pasta do contrato quanto no processo ORDEM DE SERVIÇO É o documento da Administração que autoriza o início dos serviços. Deve ser assinado pelo contratante, com a devida ciência do contratado. Nele devem constar os dados do contrato (número, objeto, data, prazo, etc) e a data de início dos trabalhos PLANILHA ORÇAMENTÁRIA Detalha os componentes de custo que incidem na formação do preço dos serviços. Normalmente é expressa em colunas assim nomeadas: (a) o código do serviço; (b) o código de origem do preço do serviço; (c) a descrição do serviço; (d) a unidade do serviço; (e) o quantitativo do serviço;

11 (f) o preço unitário do serviço; (g) o preço total do serviço, resultado da multiplicação da quantidade e preço unitário. Normalmente é dividida por atividades que compõem a obra (Serviços preliminares, Administração Local, Encargos Complementares, Fundações, Alvenaria, etc), que também são totalizadas. Ao final é apresentado o valor global da obra. No cabeçalho devem constar as principais informações da obra: Modalidade e número da Licitação, número e data do contrato, objeto do contrato, contratado, data base, taxas de encargos sociais e BDI s utilizados. Ao final os responsáveis pela elaboração devem assinar, informando nome, matrícula, formação e CREA/CAU. O responsável pela revisão deve também assinar, informando seus dados (nome, formação, cargo, matrícula, CREA/CAU) PROJETO BÁSICO É conjunto de elementos necessários e suficientes, com nível de precisão adequado, para caracterizar a obra ou serviço, ou complexo de obras ou serviços objeto da licitação, elaborado com base nas indicações dos estudos técnicos preliminares, que assegurem a viabilidade técnica e o adequado tratamento do impacto ambiental do empreendimento, e que possibilite a avaliação do custo da obra e a definição dos métodos e do prazo de execução, devendo conter os seguintes elementos: Identificação dos tipos de serviços a executar e de materiais e equipamentos a incorporar à obra, bem como suas especificações que assegurem os melhores resultados para o empreendimento, sem frustrar o caráter competitivo para a sua execução; Orçamento detalhado do custo global da obra, fundamentado em quantitativos de serviços e fornecimentos propriamente avaliados; Cronograma físico-financeiro; Licenças ambientais. Memória de Cálculo Declaração de preço: declara que os preços constantes das planilhas orçamentárias da obra são os constantes do SINAPI da Caixa Econômica; Composição do BDI Encargos Sociais Projetos de Engenharia Caderno de Encargos 1.19 PROJETO COMO CONSTRUÍDO OU AS BUILT É o conjunto de informações elaboradas no decorrer da execução da obra ou contrato, com o objetivo de registrar as alterações físicas e econômicas ocorridas, fornecendo, portanto, elementos considerados relevantes para subsidiarem futuras intervenções na obra, como: manutenção, reformas, ampliação e/ou restauração. Ao término da obra, o Projeto Como Construído deve representar fielmente o objeto construído. As alterações dos projetos que impliquem em novos dimensionamentos devem ser tratadas, exclusivamente, pelos respectivos projetistas, devendo o Projeto de

12 Como Construído ser elaborado a partir destes projetos alterados. O custo dessas alterações não incide sobre o Projeto Como Construído, devendo integrar o custo do projeto executivo. Para sua elaboração deve ser seguido, preferencialmente, o padrão proposto pelo CREA/RR PROJETO EXECUTIVO É o conjunto dos elementos necessários e suficientes à execução completa da obra, de acordo com as normas pertinentes da Associação Brasileira de Normas Técnicas ABNT (art. 6º, X da Lei nº 8.666/93). Nele devem constar: (a) A compatibilização de todos os projetos que compõem a obra; e, (b) todos os detalhes construtivos. A execução da obra deve ser iniciada com o projeto executivo concluído. No entanto, quando autorizado pela Administração, esse projeto poderá ser desenvolvido concomitantemente com a execução das obras e serviços (art. 7º, 1º da Lei nº 8.666/93). Sua elaboração deve ser monitorada pela fiscalização, de modo a não causar atrasos dos serviços TAREFA Quando se ajusta mão-de-obra para pequenos trabalhos por preço certo, com ou sem fornecimento de materiais TERMO ADITIVO Os Contratos administrativos podem ser modificados nos casos permitidos em lei. Essas modificações são formalizadas por meio de instrumento usualmente denominado termo de aditamento, comumente denominado termo aditivo. Pode ser usado para efetuar acréscimos ou supressões no objeto, prorrogações, repactuações, além de outras modificações admitidas em lei que possam ser caracterizadas como alterações do Contrato devendo ser numerados sequencialmente VIGÊNCIA DO CONTRATO Período compreendido entre a data estabelecida para o início da execução contratual, que pode coincidir com a data da assinatura, e o cumprimento total da obrigação Contratada. 2. DOS PROCEDIMENTOS PRELIMINARES Este processo envolve a designação da equipe de fiscalização e para tanto foram estabelecidos parâmetros para a escolha da mesma, como também elaborado modelo de registro de controle da equipe de fiscalização por contrato. É finalizado com a apresentação pela PROINFRA pelos servidores responsáveis pela fiscalização do contrato. Deverão fazer parte da equipe de fiscalização, o Gestor do contrato, indicado pela PROAD e os Fiscais Administrativos e especialistas indicados pela PROINFRA.

13 Para definição da equipe de fiscalização, é fundamental que os responsáveis pela escolha detenham informações atualizadas da distribuição dos fiscais, com dados do porte da obra, da formação e perfil dos profissionais, como também dos prazos de conclusão dos contratos. Foi desenvolvida pela PROINFRA uma planilha com essas informações que subsidiarão a escolha da equipe de fiscalização. Esta deve ser sistematicamente atualizada. O responsável por seu preenchimento e atualização é um servidor alocado na Diretoria de Obras e Fiscalização PARÂMETROS PARA ESCOLHA DOS FISCAIS A escolha dos fiscais especialistas será de acordo com o valor dos contratos. O Porte da obra - foram definidos quatro grupos: Obra pequena até R$ ,00; Obra média, maior do que R$ ,00 até R$ ,00; Obra grande, maior do que R$ ,00 até R$ ,00; Obra extra grande, maior do que R$ ,00. A regra para a escolha do fiscal especialista deverá ser de modo que o valor total em obras para cada fiscal fique distribuído igualmente. Para obras de reforma o valor da mesma deverá ser duplicado para esse cálculo. A composição mínima de fiscal especialista é de 1 engenheiro civil ou arquiteto. Sempre que possível o fiscal deverá possuir apenas uma obra extra grande, uma vez que deverá cumprir expediente no local da obra. A escolha do fiscal administrativo deverá seguir os mesmos parâmetros do fiscal especialista no que se refere aos valores, quanto a sua composição mínima, deverá ser: 1(um) servidor da PROINFRA, preferencialmente da área administrativa. O Gestor do contrato é indicado pela PROAD, seguindo as regras do setor. 2.2 NÚMEROS MÍNIMO DE VISITAS A OBRA DO FISCAL ESPECIALISTA O fiscal especialista deverá fazer visitas periódicas a obra, sendo estabelecido números que determinam valores mínimos, sendo estes: Obra pequena 2 visitas semanal; Obra média - 3 visitas semanais; Obra grande 1 visita diária; Obra extragrande meio expediente no local da obra ou serviços. (Preferencialmente horário matinal); visita a cada 15 dias. 2.3 DOCUMENTOS GERADOS Para obras fora do município de Boa Vista, devem ser previstos no mínimo 1 Anexo 1 - Planilha de controle da equipe da fiscalização por contrato

14 3. RESPONSABILIDADES DA COMISSÃO DE FISCALIZAÇÃO GESTOR DO CONTRATO Gestor de contratos é o agente que exerce as competências como representante legal da Administração Pública, ou seja, a autoridade competente. Suas atribuições são: a. Autorizar a realização da licitação; b. Assinar o contrato; c. Autorizar a celebração de termo aditivo para a alteração do contrato ou prorrogar o prazo; d. Aplicar penalidade, rescindir o contrato, dentre outras. 3.2 FISCAL ADMINISTRATIVO Fiscal administrativo tem a função de auxiliar o gestor do contrato na fiscalização dos contratos, são suas atribuições: a. Análise do edital e contrato após a contratação; b. Consultar o fiscal especialista com antecedência de 90 dias antes do vencimento do contrato, sobre a necessidade ou não de alterações contratuais; c. Verificar a documentação gerada pelo fiscal especialista para a celebração de alteração contratual; 3.3 FISCAL ESPECIALISTA Fiscal especialista tem a função operacional de acompanhar e fiscalizar a execução do contrato, são suas atribuições: Responsabilidades regulares Durante a fiscalização do contrato o fiscal especialista deverá desenvolver as seguintes atividades: a. Inspecionar sistematicamente o objeto do contrato, com a finalidade de examinar ou verificar se sua execução obedece às especificações técnicas de materiais e/ou serviços, ao projeto, aos prazos estabelecidos e demais obrigações do contrato, inclusive as pertinentes aos encargos complementares, sendo permitida a contratação de terceiros para assisti-lo e subsidiá-lo de informações pertinentes a fiscalização contratual; b. Manter um arquivo completo e atualizado de toda a documentação pertinente aos trabalhos, incluindo: projetos, caderno de encargos, especificações técnicas de materiais e serviços, orçamentos, documentos da licitação (edital, proposta e respectiva planilha orçamentária e relatório final da licitação), contrato, medições, cronogramas físico-financeiros previstos e realizados, aditivos, reajustamentos, realinhamentos, pagamentos, caderneta ou livro de ocorrências, correspondências, relatórios, certificados de ensaios e testes de materiais e serviços, protótipos e catálogos de materiais e equipamentos aplicados nos serviços e obras, Projeto como Construído (As Built), termos de recebimento provisório e definitivo e devolução de cauções e outros pertinentes ao acompanhamento da execução contratual;

15 c. Analisar e aprovar o projeto das instalações provisórias e canteiro de serviço apresentados pela contratada no início dos trabalhos; d. Analisar a conformidade da execução, quando for o caso, do Projeto de Gerenciamento de Resíduo de Construção Civil PGRCC com os requisitos exigidos pelo CONAMA, através da Resolução nº 307/2002, caso contrário, não incidirá os efeitos da aludida norma; e. Analisar e aprovar o plano de execução e o cronograma detalhado, dos serviços e obras, a serem apresentados pela contratada no início dos trabalhos; f. Obter da Contratada o Manual de Qualidade, quando for o caso, contendo o sistema de Gestão de Qualidade e verificar a sua efetiva utilização; g. Promover reuniões periódicas no canteiro de serviço para análise e discussão sobre o andamento dos serviços e obras, esclarecimentos e providências necessárias ao cumprimento do contrato; h. Esclarecer ou solucionar incoerências, falhas e omissões eventualmente constatadas nos desenhos, memoriais, especificações e demais elementos de projeto, bem como fornecer informações e instruções necessárias ao desenvolvimento dos trabalhos; i. Solucionar as dúvidas e questões pertinentes à prioridade ou sequência dos serviços e obras em execução, bem como às interferências e interfaces dos trabalhos da Contratada com as atividades de outras empresas ou profissionais eventualmente contratados pelo Contratante; j. Promover a presença dos Autores dos projetos no canteiro de serviço, sempre que for necessária a verificação da exata correspondência entre as condições reais de execução e os parâmetros, definições e conceitos de projeto; k. Exercer rigoroso controle sobre o cronograma de execução dos serviços e obras, aprovando os eventuais ajustes que ocorrerem durante o desenvolvimento dos trabalhos; l. Realizar inspeções periódicas no canteiro de serviço, a fim de verificar o cumprimento das medidas de segurança adotadas nos trabalhos, o estado de conservação dos equipamentos de proteção individual e dos dispositivos de proteção de máquinas e ferramentas que ofereçam riscos aos trabalhadores, bem como a observância das demais condições estabelecidas pelas normas de segurança e saúde no trabalho; m. Aprovar partes, etapas ou a totalidade dos serviços executados; n. Verificar e atestar as respectivas medições dos serviços executados, que deverão ser acompanhadas por registro fotográfico e pelas respectivas memórias de cálculo; o. Conferir, visitar, liquidar a correspondente despesa e encaminhar para pagamento as faturas emitidas pela contratada; p. Disponibilizar para instâncias superiores através de registro no SIMEC, mensalmente, relatórios constando informações gerenciais da obra; q. Paralisar e/ou solicitar o refazimento de qualquer serviço que não seja executado em conformidade com projeto, norma técnica ou qualquer disposição oficial aplicável ao objeto do contrato; r. Solicitar a substituição de materiais e equipamentos que sejam considerados defeituosos, inadequados ou inaplicáveis aos serviços e obras; 15

16 s. Solicitar a realização de testes, exames, ensaios e quaisquer provas necessárias ao controle de qualidade dos serviços e obras objeto do contrato; t. Verificar e aprovar a substituição de materiais, equipamentos e serviços solicitada pela Contratada e admitida no caderno de encargos e/ou especificações técnicas dos materiais e serviços, com base na comprovação da equivalência entre os componentes, de conformidade com os requisitos estabelecidos no caderno de encargos e/ou especificações técnicas; Atividade suplementar Com o intuito de evitar maior número de termos aditivos devido a falhas no projeto básico, o fiscal especialista fará uma verificação do projeto básico antes deste ser encaminhados para a licitação, serão analisados: a. Projetos arquitetônicos; b. Especificações técnicas; c. Projetos complementares; d. Orçamento; e. Cronograma físico-financeiro. As análises serão solicitadas através de comunicado interno expedido pelo diretor de obras e fiscalização, os documentos são analisados com base na inspeção ao local da obra, nos projetos e orçamentos apresentados pela Diretoria de Projetos. Caso tenham sido detectadas não conformidades, estas são relatadas no parecer de não conformidade. O parecer atestando a conformidade é emitido quando os elementos analisados estiverem corretamente apresentados. Finalizada esta análise, os pareces são revisados pelo diretor de obras e fiscalização e encaminhados para providências a diretoria de projetos. O prazo para análise da documentação será estipulado pelo diretor de obras e fiscalização, através da emissão de comunicado interno, o prazo deverá ser determinado pelo porte da obra e suas especificidades. Caso o indicado não esteja de acordo com os prazos estipulados poderá solicitar mais prazo apresentando as devidas justificativas através de comunicado interno que deverá ser encaminhado ao diretor para deliberações. Preferencialmente o técnico que fez a análise dos projetos será a primeira indicação para atuar como fiscal do processo Documentos gerados Anexo 2 - Parecer de não conformidade do projeto básico Anexo 3 Parecer de conformidade do projeto básico 4. MACRO PROCESSO DE FISCALIZAÇÃO Este processo inicia-se após a assinatura do contrato e o recebimento pela secretaria da PROINFRA. O macroprocesso apresenta as seguintes etapas, conforme fluxograma 01:

17 a. Análise da documentação; 17 b. Emissão da ordem de serviço; c. Procedimentos Padrões da Fiscalização; d. Recebimento Provisório da obra; e. Recebimento Definitivo da Obra; f. Procedimentos Finais. Fluxograma 01 Macro processo de Fiscalização 4.1. DA ANÁLISE DA DOCUMENTAÇÃO Esta fase é anterior ao início dos serviços, tem por objetivo verificar toda a documentação gerada antes da assinatura da ordem de serviço afim de minimizar falhas que possam atrapalhar o fluxo normal da execução do processo. O subprocesso deverá seguir a sequência do Fluxograma 02. Fluxograma 02 Procedimentos Iniciais

18 Verificação da integridade dos Documentos no processo Essa etapa deverá ser executada pelo coordenador de apoio administrativo logo após o recebimento do processo pela PROINFRA, ele deverá verificar a integridade da documentação presente no processo da obra, quando estiver completa encaminhará o processo para o fiscal administrativo. Caso contrário, é solicitado, através de despacho, que seja complementada. Nesta etapa deverá ser verificado se todas as informações estão atualizadas no SIMEC, caso contrário também deverá ser solicitado ao responsável para incluí-la, através de despacho Análise do Edital e Contrato A análise do Edital e Contrato é fundamental para efetividade da execução contratual, e deverá ser executada pelo fiscal administrativo, logo após o recebimento do processo, antes de ser encaminhado para o fiscal especialista. Nesses documentos estão contidas as regras que balizarão a execução contratual. Devem ser selecionados os pontos que serão checados no decorrer da execução contratual Análise dos Projetos Deverá ser analisado pelo fiscal especialista nomeado em portaria, após a emissão da ART, a análise dos projetos básicos e executivos deve ser precedida da inspeção ao local onde será executada obra ou os serviços. Esta análise é importante principalmente quando há defasagem de tempo entre a elaboração do projeto e a celebração do contrato, que pode acarretar alterações substanciais nos projetos, inclusive, com acréscimos, supressões ou remanejamentos de serviços. Caso haja necessidade nesta etapa são convocados os projetistas para esclarecer pontos que merecem ser detalhados ou explicados ou mesmo alterados.

19 Análise da documentação solicitada da empresa Segundo normatizado nos editais e contratos padrões elaborados pela UFRR, o contratado deve apresentar, antes do início das obras seu plano de execução, o manual de qualidade, a ART de execução, matrícula no CEI. Esses documentos devem ser avaliados pelo fiscal especialista. O diretor de obras e fiscalização solicita os documentos em reunião, convocada através de ofício, deverão participar, comissão de fiscalização, representante legal da empresa e engenheiro responsável. A empresa terá 5 dias úteis para apresentação da documentação solicitada. Deverá constar no plano de execução: a. Dados básicos do contrato (número do contrato, objeto, data, valor, prazo de execução do objeto e do contrato, CNPJ das partes e outras que a fiscalização considerar relevante); b. Dados básicos da obra/dos serviços (localização, área ou outra medida compatível com o objeto outras que a fiscalização considerar relevantes); c. Os equipamentos necessários a execução; d. O pessoal técnico para administrar a obra (engenheiro, arquiteto, mestre ou encarregado, apontador, cozinheiro, etc); e. O layout do canteiro da obra deverá está em conformidade com a NR 18; f. Descrição das etapas e subetapas necessárias à execução da obra/dos serviços em conformidade com os projetos técnicos e com o orçamento; g. Programação da utilização dos recursos humanos e materiais necessários; h. Descrição dos procedimentos de acompanhamento e controle a serem utilizados (do material, da mão de obra, do pessoal da administração da obra, do controle tecnológico e outros que a fiscalização considerar relevantes para o objeto); i. Descrição de outros elementos que a contratada achar pertinente a execução do objeto; j. Cronograma detalhada compatível com os projetos técnicos, especificações e orçamento com os valores, absolutos e em percentuais das etapas, subetapas e serviços e com prazos (representados através de barras, representando os meses), das etapas, subetapas e serviços. O manual de qualidade deverá apresentar uma organização sucinta da empresa, a forma e os objetivos de gestão que serão aplicados a obra, tais como recursos humanos, materiais e equipamentos, além de um padrão de qualidade para os produtos/serviços que serão entregues durante a execução do contrato Análise/elaboração do Cronograma da Elaboração do Projeto Executivo A Lei nº 8.666/93 permite que o projeto executivo, quando autorizado pela Administração ( 1º do art. 7º da Lei nº 8.666/93) seja elaborado em concomitância com a execução da obra ou serviço. Portanto, esta autorização deve constar em processo.

20 O controle eficiente da elaboração deste projeto minimiza o risco de paralisação dos serviços ou atraso de obras, pois grande parte dessas ocorrências acontece devido à falta de definição de projeto. A responsabilidade pela elaboração do projeto executivo será da empresa quando estiver previsto em planilha orçamentária, nos outros casos fica a cargo da diretoria de projetos Documentos gerados Anexo 4 - Ofício solicitando de reunião com a empresa; Anexo 5 - Ofício solicitando documentação da empresa; Anexo 6 Advertência pela não entrega da documentação; Anexo 7 Notificação para correção da documentação; Anexo 8 Ofício convocando para assinatura da ordem de serviço; 4.2. EMISSÃO DE ORDEM DE SERVIÇO Após a análise de toda a documentação a empresa é acionada para assinatura da ordem de serviço. Os serviços deverão iniciar no prazo máximo de 10 dias após a assinatura da ordem, e é após esta data que inicia a contagem de início dos serviços usados no cálculo dos prazos para a conclusão das etapas dos serviços Documentos gerados Anexo 09 Ordem de serviço PROCESSO DE FISCALIZAÇÃO Compõem os procedimentos padrões os seguintes subprocessos: a. Verificação de conformidades; b. Registro de ocorrências; c. Medições.

21 Fluxograma 03 Processo de Fiscalização Acompanhamento da obra Nos acompanhamentos da obra, é verificada conformidade da quantidade dos serviços, em relação aos quantitativos constantes na planilha orçamentária e no cronograma, como também da qualidade dos serviços em relação aos padrões estabelecidos nas especificações ou caderno de encargos, integrante do projeto básico. Deverá ser analisado pelo fiscal especialista a tempestividade das compras dos materiais em relação aos prazos dos serviços estabelecidos e sua qualidade devendo este está em conformidade com o estabelecido em especificações técnicas, sendo admitido a aceitação de material de qualidade superior desde que previamente acordado com a fiscalização. Da mesma forma é checada a suficiência e qualidade da mão de obra e equipamentos em relação aos padrões estabelecidos nos elementos que compõem o projeto básico. As não conformidades detectadas são registradas no diário de obras e determinada suas correções, com estabelecimento de prazos. Após o prazo estabelecido é verificada a correção das não conformidades registradas no diário. As não corrigidas são relatadas e comunicadas à instância superior, através de comunicado interno, para que seja providenciado o saneamento das mesmas e para que sejam aplicadas as sanções pelo não atendimento às determinações da fiscalização.

22 Deverão ser verificadas se as cláusulas editalícias e contratuais estão sendo respeitadas, sendo estas: a. Verificação da conformidade da execução dos prazos estabelecidos em cronograma físico e financeiro; b. Verificação dos requisitos de controle no caso de subcontratações; c. Verificação dos requisitos de controle de paralisação, caso a obra esteja paralisada; d. Verificação dos requisitos de controle caso haja necessidade de alterações contratuais Registros de ocorrências Os registros das atividades de controle dos Procedimentos Padrões estão relacionados a seguir: a. Registro da ocorrência de não conformidades, cabe fiscal especialista e é feita no diário de obras. É dada ciência e atestada pelo preposto da contratada; b. Registro da correção das não conformidades da visita anterior, cabe fiscal especialista, através de oficio elaborado pelo fiscal especialista com ciência do diretor de obras; c. Registro da não correção das conformidades registradas em oficio, feito pelo fiscal especialista, encaminhado para o diretor de obras e fiscalização; d. Solicitação para a aplicação das sanções quando as solicitações de correção feitas pela fiscalização não são atendidas, é elaborada pelo diretor de obras e fiscalização; e. Registro das alterações nos projetos cabe ao fiscal especialista e deve ser registrado no diário de obras e verificado seu registro/atualização nos projetos como construído; f. Registro das alterações no cronograma, cabe ao fiscal especialista e deve ser encaminhado junto com a próxima medição; Documentos gerados Anexo 10 Solicitação de correção das não conformidades; Anexo 11 Registro das não correções dos serviços; Anexo 12 Despacho para aplicação de sansões Medições O processamento das medições envolve a verificação da conformidade dos serviços efetivamente executados em relação aos padrões estabelecidos no orçamento, projetos e especificações Documentação da Medição A documentação de medição é encaminhada pela empresa contratada e atestada pelo fiscal especialista. Deverão ser encaminhados primeiramente: Planilha de medição, memória de cálculo,

23 Relatório fotográfico com descrição e diário de obras do período da medição, em seguida, após aferição da medição pelo fiscal, e caso não sejam detectados inconformidade serão solicitados demais documentos, sendo estes: recibo, fatura, nota fiscal, e certidões. Fica a cargo do fiscal especialista, atestar a nota fiscal, atualização do cronograma físico financeiro e o SIMEC. Quando se tratar da última medição deverão ser incluídos além dos documentos já citados o comunicado de término da obra apresentado pela empresa e o termo de recebimento provisório emitido pelo fiscal especialista. Toda documentação gerada é direcionada para o diretor de obras e fiscalização que após revisão encaminhada para pagamento, através de despacho Envio dos documentos de pagamento O controle deste subprocesso é feito pela Coordenação de apoio administrativo através de checagem da integridade da documentação de pagamento, este tem a obrigação de organizar toda a documentação pertinente ao pagamento, inclusive verificando se o SIMEC está atualizado. A lista de verificação deste processo deverá ser arquivada assim como o diário de obras do período. Deverá conter a capa da nota fiscal, conforme modelo disponibilizado pela diretoria de administração Documentos gerados Anexo 13 Planilha de medição; Anexo 14 Memória de cálculo pagamento; Anexo 15 Planilha de aferição; Anexo 16 Cronograma físico financeiro; Anexo 17 Diário de obra; Anexo 18 Despacho para pagamento; Anexo 19 Lista de verificação da documentação de medição PROCESSO COMPLEMANTARES Fluxograma Subcontratação na obra Com base nos artigos 72 e 78, VI da Lei nº 8.666/93 e nos dispositivos do contrato que tratam do assunto, a obra poderá passar por subcontratações. A empresa deve manifestar através de oficio seu interesse em subcontratar etapas da obra encaminhado pedido aos fiscais especialistas. Estes deverão emitir parecer técnico de concordância ou não com a solicitação da empresa embasando o mesmo tecnicamente, o parecer deverá ser encaminhado a diretoria de obras que concordando com o parecer da fiscalização encaminhara solicitação para a PROAD formalização a subcontratação Análise dos documentos para subcontratação Esta verificação é procedida com base em lista de verificação fornecida pela PROAD, e deverá

24 ser executada pelo fiscal de contrato. As não conformidades detectadas são relatadas e comunicadas através de Memorando à instância superior. O subprocesso deverá seguir a sequência do Fluxograma 04. Fluxograma 04 Processo de Subcontratação Documentos gerados Anexo 20 Parecer técnico sobre a subcontratação Anexo 21 Despacho solicitando celebração da subcontratação Paralisação da Obra Caso a obra esteja paralisada, é verificada a conformidade da paralisação em relação à Lei nº 8.666/93, artigos 78, V, art. 79, 5º. A paralisação de uma obra gera muitos prejuízos, tanto de ordem financeira como social e política, por isto deve ser evitada e corrigida as causas da mesma, de forma tempestiva. Portanto, a avaliação do fiscal especialista deve ser no sentido de buscar soluções para sanear os problemas que causam a paralisação. Essas medidas saneadoras e as não conformidades detectadas devem ser relatadas e comunicadas ao diretor de obras e fiscalização, através de comunicado interno. Toda paralisação deve ser formalizada através de ordem de paralisação, que deve, para sua eficácia, ser devidamente publicada. Uma vez saneadas as causas da paralisação, é dada formalmente a ordem de reinicio das obras. O subprocesso deverá seguir a sequência do Fluxograma 5.

25 Fluxograma 05 Processo de Paralização da Obra Documentos gerados Anexo 22 Parecer técnico dos fiscais especialistas sobre a paralização; Anexo 23 Ordem de paralização; Anexo 24 Ordem de reinicio;

26 Aditivo de prazo de obra 26 A solicitação de dilatação de prazo deverá ser realizada pela empresa contratado, e encaminhada para o fiscal especialista, que verifica se o pedido tem embasamento nos dispositivos da Lei nº (art. 8º, parágrafo único; art. 26; art. 57, 2º e 4º, art. 65), caso esteja de acordo com o pedido emite parecer concordando, caso contrário emite parecer negativo, ambos encaminhados a diretoria de obras e fiscalização, para emissão dos comunicados ou termos. O processo deve seguir o fluxo descrito no fluxograma 6. Fluxograma 06 Processo de Aditivo de Prazo Análise dos documentos para aditivo de prazo O controle deste subprocesso é feito pelo diretor de obras e fiscalização através de conferência da integridade da documentação, este assinará o termo de concessão juntamente com o fiscal especialista Documentos gerados Anexo 25 Parecer favorável aditivo de prazo Anexo 26 Parecer de negação aditivo de prazo; Anexo 27 Termo de concessão de prazo de obra; Anexo 28 Ofício convocando para recebimento de termo.

27 Aditivos de Serviços 27 O diretor de obras e fiscalização deflagra ou recebe solicitação de alteração quantitativa ou qualitativa do objeto, com vistas ao interesse da administração. Se tais alterações supor adequações de projetos, o pedido será encaminhado a diretoria de projetos para análise da viabilidade do atendimento, em caso positivo realizará as devidas alterações, onde deverão ser produzidos os documentos abaixo, adequando a cada caso: Projetos arquitetônicos; Projetos complementares; Especificações técnicas; ART/RRT dos projetos e especificações atualizados. Caso a solicitação não possam ser atendidas, será emitido pelo DPA parecer técnico apontando os motivos que impedem a realização das alterações. A documentação produzida deverá ser remetida a diretoria de obras e fiscalização. Se a solicitação não alterar projetos ou de posse das alterações encaminhada pela diretoria de projeto, o diretor de obras e fiscalização remete a documentação através de comunicado interno ao fiscal especialista para análise. O fiscal especialista deverá providenciar a documentação necessária para a solicitação do aditivo de serviços. Compõem os documentos necessários para a realização da solicitação: Parecer técnico justificando o aditivo; Orçamento; Memória de cálculo; Declaração de preço: SINAPI; Composições de serviços que não possuem na tabela do SINAPI; Pesquisa de preço de insumos que não possuem na tabela do SINAPI; ART/RRT dos documentos técnicos produzidos. Carta de conhecimento e concordância da empresa sobre quantidades/valores do orçamento gerado. Os valores utilizados no orçamento deverão remeter ao preço obtidos durante a elaboração da planilha para a licitação, ou seja, deverá ser utilizado para composição dos preços, a mesma tabela SINAPI da licitação, preços que não fazem parte desta planilha deverão ser defasados para aquela data, usando como base o Índice Nacional da Construção Civil (INCC). Caso o preço do serviço já faça parte da planilha orçamentária este valor deverá ser utilizado nos serviços aditivados. Nos preços novos deverão ser aplicados os fatores de redução levando em conta o desconto global dado pela empresa sobre o preço da administração. Toda a documentação produzida e encaminhada para o Pró-Reitor de Infraestrutura para revisão e elaboração do projeto básico, emite-se despacho para a PROAD para dar continuidade ao processo. Caso a solicitação não seja acatada os responsáveis pelo pedido deverão ser comunicados formalmente através de memorando/ofício emitido pelo diretor de obras e fiscalização.

28 O processo deve seguir o fluxo descrito no fluxograma Fluxograma 07 Processo de Aditivo de serviço Análise dos documentos para aditivo de serviço O controle deste subprocesso é feito pelo apoio administrativo através de conferência da integridade da documentação, esta verificação deverá ser feita com base na lista de verificação fornecida pela Diretoria de Administração da UFRR(DA), constatada a integridade da documentação esta deverá ser encaminhada para o Pró Reitor de Infraestrutura para emissão de despacho solicitando a celebração do aditivo de serviços Documentos gerados Anexo 29 Parecer de negação do aditivo de serviço; Anexo 30 Parecer de justificativa do aditivo de serviço; Anexo 31 Oficio solicitando aceitação do aditivo Anexo 32 Projeto básico; Anexo 33 Orçamento Adequado (serviços Acrescidos e Suprimidos); Anexo 34 Memoria de Cálculo ( Aditivo); Anexo 35 Composição Unitária (Aditivo); Anexo 36 Cotações;

29 Anexo 37 Cronograma (Aditivo); Aditivos Prazo de contrato O acompanhamento do prazo de vigência dos contratos deverá ser feito pelo fiscal administrativo, através do sistema SIPAC. No prazo de 90 dias antes da expiração do contrato deverá pedir manifestação do fiscal especialista acerca da necessidade de prorrogação de vigência contratual. O fiscal especialista elabora relatório expondo informações relevantes sobre a execução do contrato, e posiciona-se sobre a necessidade de prorrogação. Se não houver necessidade deve tomar providencias para o correto encerramento do contrato, tomando como base as instruções descritas no manual de fiscalização da PROAD. Se for necessário a prorrogação da vigência do contrato o fiscal especialista deverá encaminhar documento oficial para a empresa solicitando manifestação quanto ao interesse na prorrogação aceitando manter todas as condições contratuais vigentes. Deverá ainda realizar pesquisa de mercado a fim de verificar se os preços contratados permanecem vantajosos para a administração. Após essa etapa o fiscal administrativo confere a documentação apresentada, e se preciso faz as devidas correções para a correta instrução do pedido de prorrogação, considerando as instruções contidas no Manual de gestão e fiscalização de contratos da PROAD. Com o processo devidamente instruído a Diretoria de obras e fiscalização emite despacho, acatando o parecer da fiscalização sobre a necessidade de prorrogação do contrato e encaminha para a PROAD para início do procedimento de aditivo de contrato. O processo deve seguir o fluxo descrito no fluxograma. Fluxograma 08 Processo de Aditivo de Contrato

30 Análise dos documentos para aditivo de prazo 30 O controle deste subprocesso é feito pelo Fiscal administrativo através de conferência da integridade da documentação, esta verificação deverá ser feita com base na lista de verificação fornecida pela Diretoria de Administração da UFRR(DA), constatada a integridade da documentação esta deverá ser encaminhada para o diretor de obras e fiscalização para emissão de despacho solicitando a celebração do aditivo de vigência do contrato Documentos gerados Anexo 38 Solicitação de manifestação de execução contratual; Anexo 39 Manifestação sobre a Não necessidade de alteração do prazo de vigência Anexo 40 Justificativa prorrogação contatual; Anexo 41 Despacho solicitando aditivo de vigência do contrato RECEBIMENTO PROVISÓRIO O recebimento provisório inicia quando a empresa entrega carta comunicando a PROINFRA a finalização do contrato, o fiscal especialista tem prazo de 15 dias para verificar a conformidade dos serviços, após a verificação emite relatório a empresa apontando as inconformidades detectadas com prazo para que estas sejam sanadas, ou o termo de recebimento provisório. O processo deve seguir o fluxo descrito no fluxograma 9. Fluxograma 09 Processo de Recebimento Provisório

31 Realização de Inspeção na Obra para o Recebimento Provisório 31 Este subprocesso é realizado pelos fiscais especialistas e diz respeito à visita a obra para checagem da quantidade e qualidade dos serviços com relação aos padrões estabelecidos no contrato e nas normas. Nele são checadas a integridade e conformidade da documentação exigida no edital, contrato e no art. 73 da Lei nº 8.666/93, para o recebimento provisório Elaboração de Relatório de Inspeção e Emissão de Termo de Recebimento Na inspeção, caso sejam detectadas não conformidades, as mesmas são relatadas em relatório, e definidos prazos para o saneamento das mesmas. Quando a obra está em conformidade com os padrões estabelecidos, é emitido o Termo de Recebimento Provisório Registros das Atividades de Controle O controle deste subprocesso é feito pelo apoio administrativo através de conferência da integridade da documentação, esta verificação deverá ser feita com base na lista de verificação fornecida pela PROINFRA. Esta verificação deverá ser realizada juntamente com a solicitação do último pagamento, que só poderá ser encaminhado após o recebimento provisório da obra pelo fiscal especialista Documentos gerados Anexo 42 - Relatório de vistoria com pendências; Anexo 43 Termo de Recebimento Provisório da obra; Anexo 44 Lista de verificação da documentação do Recebimento Provisório RECEBIMENTO DEFINITIVO O recebimento definitivo é iniciado com a indicação e designação da Comissão de Recebimento Definitivo. A comissão tem prazo de 90 dias verificar a conformidade dos serviços que deverá ser feita juntamente com o representante da empresa, após a verificação emite relatório apontando as inconformidades detectadas com prazo para que estas sejam sanadas, ou o termo de recebimento definitivo.

32 Fluxograma 10 Processo de Recebimento Definitivo Realização de Inspeção na Obra para o Recebimento Definitivo Este subprocesso é realizado pela Comissão de Recebimento Definitivo, formalmente designada, e diz respeito à visita a obra para checagem da quantidade e qualidade dos serviços com relação aos padrões estabelecidos no contrato e nas normas. Nele são checadas a integridade e conformidade da documentação exigida no edital, contrato e no art. 73 da Lei nº 8.666/93, para o recebimento definitivo. Consta no manual uma lista de verificação para apoiar a realização da inspeção Elaboração de Emissão de Relatório e Termo de Recebimento Definitivo Na inspeção, caso sejam detectadas não conformidades, as mesmas são relatadas em Relatório pela comissão de recebimento definitivo, e definidos prazos para o saneamento das mesmas. Quando a obra está em conformidade com os padrões estabelecidos, é emitido o Termo de Recebimento Definitivo pela comissão. Caso a empresa não realize os serviços solicitados, deverá ser emitido relatório encaminhado a diretoria de obras e fiscalização solicitando a aplicação dos sansões previstas em contrato Registros das Atividades de Controle O controle deste subprocesso é feito pelo apoio administrativo através de conferência da integridade da documentação. A certificação da emissão do termo de recebimento definitivo deverá ser realizada antes dos encaminhamentos para arquivamento do processo, num prazo máximo de 90 dias do recebimento provisório. Caso a comissão não apresente o termo de recebimento deverá ser notificado pela diretoria de obras e fiscalização para manifestação.