A REALIDADE DA PROFISSÃO E ESPECIALIZAÇÃO DO SECRETARIADO E ASSESSORIA ADMINISTRATIVA EM PORTUGAL

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1 P7 Palestra Internacional A REALIDADE DA PROFISSÃO E ESPECIALIZAÇÃO DO SECRETARIADO E ASSESSORIA ADMINISTRATIVA EM PORTUGAL Vitor Barrigão Gonçalves Escola Superior de Educação Instituto Politécnico de Bragança Portugal Rua Tupi, 118 Pacaembu - SP (11) sinsesp@sinsesp.com.br Sindicato das Secretárias e Secretários do Estado de São Paulo Evento: COINS

2 Rua Tupi, 118 Pacaembu - SP (11) sinsesp@sinsesp.com.br Sindicato das Secretárias e Secretários do Estado de São Paulo Evento: COINS

11 Sumário: Contexto e Mitos do secretariado Realidade da formação no contexto português Realidade da profissão no contexto português Dos CET aos CTeSP Condições de acesso e de ingresso CTeSP em Secretariado e Línguas Considerações finais 11

12 Desafio: Escolha aquele com o qual se identifica enquanto secretário/a

13 13 Contexto: De onde vimos? Onde estamos? Para onde vamos? O papel do secretário e do cliente e a relação entre ambos mudou

14 Contexto: sociedade da informação e do conhecimento A evolução da sociedade atual não é motivada pela energia nem pela força, mas sim pelo domínio da informação. (in Livro Verde para a Sociedade de Informação, 1997)

15 Contexto: sociedade da informação e do conhecimento Perspetivas de Evolução (Alvin Toffler) 1.ª 1ª VAGA Sociedade Agrícola (famílias multigeracionais) HOMEM - TERRA Sociedade Agrícola 2ª 2.ª VAGA Sociedade Industrial (famílias pequenas e massificação) Máquina, Ouro (Papel, Acções) Sociedade Industrial 3.ª 3ª VAGA Sociedade Pós-Industrial (famílias mais pequenas) TIC - INFORMAÇÃO - CONHECIMENTO Sociedade Pós-Industrial isto é Sociedade Digital SOCIEDADE DA INFORMAÇÃO E DO CONHECIMENTO

16 Contexto: sociedade da informação e do conhecimento

17 Contexto: sociedade da informação e do conhecimento Web unidirecional (secretário 1.0) Conteúdo = Páginas estáticas Produtores Consumidores EMEREC (Emissor + Recetor) Jean Cloutier (1973 e 2001) Web bidirecional (secretário 2.0) Conteúdo = Páginas dinâmicas web como plataforma: Web social PROSUMER (Produtor + Consumidor) Alvin Tofler (1986) Web inteligente (secretário 3.0) Web de Docs Web de Dados Interação Humano Máquina Agentes de software ou assistentes pessoais digitais (viagens, assessoria, secretariado)

18 Contexto: sociedade da informação e do conhecimento O Homem resiste à mudança mas a mudança é endémica Qualificação do Capital Humano para fomentar a Competitividade Adequação da oferta educativa: aos novos e constantes desafios da sociedade à diversidade da procura às necessidades do país em quadros qualificados

19 Alguns mitos do Secretariado 19 Mito 1 O documento impresso morreu! Realidade: documentos digitais Um media não substitui outro, complementa o Multimédia estende o livro impresso (e books, hipermédia) Mito 2 O papel é um suporte obsoleto! Realidade Tecnologias e suportes digitais tornam se obsoletos mais rapidamente (Nativos digitais Imigrantes digitais)

20 Alguns mitos do Secretariado 20 Mito 3 O arquivo é o local onde procurar respostas! Realidade Estão longe de sê lo (como primeira escolha). As redes sociais são cada vez mais a porta de entrada na Web (também podem ser a porta de entrada no arquivo, biblioteca e nos serviços e recursos digitais da empresa). Mito 4 O papel do secretário é menosprezado! Realidade O papel do secretário e do cliente mudou. A relação entre ambos também. O desafio nunca foi tão estimulante Digital A mudança de paradigma está na agregação de serviços de mediação

21 Alguns mitos do Secretariado 21 Mito 5 O Secretário não é um Assessor! Realidade A razão de ser da profissão é assessorar os diversos níveis de gestão. Mito 6 O trabalho do secretário não gera resultados! Realidade O resultado existe e pode ser medido através de indicadores técnicos e indicadores de satisfação do cliente.

22 Alguns mitos do Secretariado 22 Mito 7 O secretário não é empreendedor! Realidade Certamente pode e deve ser intraempreendedor. Entre outros mitos Secretariado é só para mulheres! Basta ter boa aparência e saber processamento de texto! Realidade Profissionais qualificados e imprescindíveis para contribuir para a consecução dos objetivos organizacionais.

23 Realidade da formação no contexto português Até 2015 CETs Após 2015 CTeSP 5 CTeSP em Secretariado e Assessoria: Secretariado e Línguas (I.P. Bragança ) Secretariado Executivo (Univ. do Algarve) Gestão Clínica Administrativa (I.P. Guarda) Práticas Administrativas e Comunicação Empresarial (I.P. Leiria) Secretariado de Administração (I.P. Portalegre)

24 Realidade da formação no contexto português Após Licenciaturas em Secretariado e Assessoria: Secretariado de Direção e Administração (IP Coimbra) Secretariado e Assessoria de Direcção (IP Guarda) Secretariado de Administração (IP Viseu) Relações Públicas e Secretariado (IP Portalegre) Assessoria de Administração (U Algarve) Assessoria e Tradução (IP Porto) Ciências da Informação e da Documentação (U Évora) Ciências da Informação e da Documentação (UA Lisboa) e diversos cursos afins no âmbito da Gestão da Informação e Documentação

25 Realidade da formação no contexto português Após Licenciaturas com mestrado integrado em Secretariado e Assessoria: Secretariado Assessoria de Direcção e Administração (Instituto Superior de Novas Profissões Lisboa) Secretariado e Comunicação Empresarial (Universidade Europeia Lisboa) Secretariado Clínico (CESPU IP de Saúde do Norte Braga) Ciências da Informação e da Documentação (Universidade Católica Portuguesa Braga) Ciências da Informação e da Documentação (Universidade Fernando Pessoa Porto)

26 Realidade da formação no contexto português Após 2015 Não existe formação de 2º e 3º ciclos (Mestre/PhD) 15 a 20 cursos de mestrado com afinidade ao Secretariado e Assessoria 3 cursos de doutoramentos em Ciências da Informação e da Documentação Portal Infocursos (

27 Realidade da profissão no contexto português Aproximadamente 12% de desempregados em cursos de Secretariado e Assessoria Administrativa Empregabilidade e Ensino Superior em Portugal ( 1ª batalha: acabar com o estereótipo de que o profissional de secretariado é apenas alguém que atende o telefone, anota as mensagens e serve chá ou café.

28 Realidade da profissão no contexto português Realidade IPB: os alunos do CET SAA que continuam a estudar na ESE escolhem mais LpRI os inquiridos deste curso já licenciados indicam o seguinte: 88% estão empregados; 63% estão empregados em área do Secretariado todos obtiveram emprego até 1 ano (após a conclusão da licenciatura) 63% auferem mais de 750 euros. Taxa de empregabilidade 65 a 70%

29 Dos CET aos CTeSP: o que são? que evolução? Lei de Bases do Sistema Educativo (n.º 1 do art. 15º) prevê que os estabelecimentos de Ensino Superior possam realizar ciclos de estudo curtos não conferentes de grau académico, cuja conclusão com aproveitamento conduz à atribuição de um diploma. Cursos de Especialização Tecnológica (CET ): DL nº 88/2006, 23 de maio 60 a 90 ECTS (2 a 3 semestres)

30 CET - Secretariado e Assessoria Administrativa Histórico Nº de Nº de Nº de Ano letivo matriculados matriculados diplomados em Lic. 2008/ / / / / / / ? Total % de alunos para licenciaturas do IPB

31 Dos CET aos CTeSP: o que são? que evolução? Lei de Bases do Sistema Educativo (n.º 1 do art. 15º) prevê que os estabelecimentos de Ensino Superior possam realizar ciclos de estudo curtos não conferentes de grau académico, cuja conclusão com aproveitamento conduz à atribuição de um diploma. Cursos de Especialização Tecnológica (CET ): DL nº 88/2006, 23 de maio 60 a 90 ECTS (2 a 3 semestres) Cursos Técnicos Superiores Profissionais (CTeSP): DL nº 43/2014, 18 março 120 ECTS (4 semestres) Cursos curtos ligados ao primeiro ciclo de estudos (i.e. Licenciatura) Cursos de nível 5 do QEQ (Quadro Europeu de Qualificações) ministrados no âmbito do Ensino Superior Politécnico

32 CTeSP porquê? Cursos Técnicos Superiores Profissionais (CTeSP): DL nº 43/2014, 18 março Forte inserção regional Atender às necessidades da economia regional Fortalecer a interação obrigatória com as empresas e associações Atrair novos públicos para o ensino superior (jovens e adultos) Aumentar o nº de cidadãos com qualificações superiores Aumentar a competitividade nacional

33 CTeSP para quê? Cursos Técnicos Superiores Profissionais (CTeSP): DL nº 43/2014, 18 março a) Assegurar ao diplomado conhecimentos abrangentes, especializados, factuais e teóricos, numa determinada área de estudo ou de trabalho, e consciência dos limites desses conhecimentos; b) Dotar o diplomado de uma gama abrangente de aptidões cognitivas e práticas necessárias para conceber soluções criativas para problemas abstratos; c) Desenvolver no diplomado a capacidade de gestão e supervisão, em contextos de estudo ou de trabalho sujeitos a alterações imprevisíveis, e de revisão e desenvolvimento do seu desempenho e do de terceiros.

34 CTeSP para quem? Cursos Técnicos Superiores Profissionais (CTeSP): DL nº 43/2014, 18 março 1. Os titulares de um curso de ensino secundário ou de habilitação legalmente equivalente; a) Os que tenham sido aprovados nas provas especialmente adequadas destinadas a avaliar a capacidade para a frequência do ensino superior dos maiores de 23 anos 2. Estudantes que, tendo obtido aprovação em todas as disciplinas dos 10.º e 11.º anos de um curso de ensino secundário, ou de habilitação legalmente equivalente, e não tendo concluído o curso de ensino secundário, sejam considerados aptos através de prova de avaliação de capacidade a realizar pela instituição de ensino superior. Se admitidos, realização de formação complementar com entre 15 a 30 créditos tendo em consideração o resultado da prova de avaliação + realização dos 120 créditos do CTeSP = titularidade do diploma do ensino secundário

35 CTeSP para quem? Cursos Técnicos Superiores Profissionais (CTeSP): DL nº 43/2014, 18 março 3. Podem igualmente candidatar se ao acesso aos cursos técnicos superiores profissionais os titulares de um diploma de especialização tecnológica (CET), de um diploma de técnico superior profissional ou de um grau de ensino superior, que pretendam a sua requalificação profissional.

36 CTeSP Estrutura do curso Cursos Técnicos Superiores Profissionais (CTeSP): DL nº 43/2014, 18 março Componente de formação geral e científica: até 30% dos 90 ECTS (até 27 ECTS) Componente técnica: não menos de 70% dos 90 ECTS (não menos de 63 ECTS) Formação em contexto de trabalho: pelo menos um semestre (30 ECTS) (artigo 13º ao artigo 17º do DL nº 43/2014, 18 de março)

37 CTeSP Secretariado e Línguas CTeSP em Secretariado e Línguas (Personal Assistance and Languages) Área de educação e formação: Secretariado e trabalho administrativo Início: ano letivo 2015/2016 Pretende se formar um profissional capaz de secretariar direções e realizar trabalho administrativo adequado aos interesses específicos da organização e aos requisitos da atual sociedade da informação e do conhecimento.

38 CTeSP Secretariado e Línguas As atividades são coerentes com a descrição geral do perfil a formar e estão ajustadas aos resultados de aprendizagem de nível cinco da qualificação QNQ (ANQEP, 2014). Atividades: 1. Coordenar os serviços de apoio e as relações profissionais 2. Assessorar os gestores. 3. Utilizar o estilo de comunicação adequando a língua materna ou estrangeira 4. Assistir gestores na planificação, execução e avaliação de processos organizacionais 5. Utilizar as TIC para suportar a comunicação e gestão organizacional 6. Elaborar e trabalhar a informação empresarial para suportar a tomada de decisão 7. Selecionar, classificar, avaliar e arquivar documentos. 8. Recolher, filtrar e distribuir informação para facilitar a compreensão da realidade empresarial e social.

39 CTeSP Secretariado e Línguas Os resultados de aprendizagem satisfazem os requisitos desta qualificação e são traduzidos em conhecimentos, aptidões e atitudes (ANQEP, 2014). Conhecimentos: Abrangentes, especializados, factuais e teóricos nas áreas do Secretariado e consciência dos limites desses conhecimentos Aptidões: Capacidade de aplicar o conhecimento e utilizar os recursos Aptidões cognitivas: utilização do pensamento lógico, intuitivo e criativo Aptidões práticas: destreza manual e recurso a métodos, materiais e instrumentos Atitudes: Capacidade de gestão e supervisão no seu contexto

40 CTeSP Secretariado e Línguas Conhecimentos especializados: 1. Técnicas, métodos e procedimentos de secretariado e das práticas administrativas 2. Língua materna e das línguas estrangeiras 3. Ferramentas de gestão da informação e da comunicação em contexto profissional Conhecimentos fundamentais: 1. Componentes de uma organização e do perfil e das funções do secretariado. 2. Diferentes formas de comunicação escrita e oral 3. Sistemas e tecnologias de informação e comunicação em contexto organizacional. 4. Espírito intra empreendedor, reconhecendo os seus limites e fronteiras. 5. Arquivo e práticas de documentação. 6. Direito administrativo e comercial. 7. Estratégias de motivação e sobre formação de atitudes e de comportamentos.

41 CTeSP Secretariado e Línguas Aptidões: 1. Aplicar regras de filtragem e de organização de informação. 2. Aplicar TIC diferenciadas consoante requisitos. 3. Utilizar as línguas e fórmulas mais correntes na intercomunicação. 4. Dinamizar um diálogo sobre assuntos e atividades habituais. 5. Aplicar orientações para a resolução de problemas e de conflitos. 6. Aplicar orientações decorrentes do regime jurídico nacional/internacional. 7. Executar o trabalho administrativo e interagir com os outros. 8. Aplicar técnicas de geração de ideias. 9. Preparar e organizar planos de negócio inovadores. 10.Analisar, avaliar e acompanhar a mudança socioeconómica e tecnológica.

42 CTeSP Secretariado e Línguas Atitudes: 1. Demonstrar capacidade de persuasão e de estabelecer relações estáveis. 2. Revelar cortesia e respeito pelos outros no relacionamento com interlocutores. 3. Demonstrar capacidade de iniciativa, responsabilidade e autonomia na tomada de decisão. 4. Compreender que à medida que surgem as transformações, surgem novas formas de trabalho e de relacionamento. 5. Demonstrar flexibilidade para integrar opiniões diferentes das suas. 6. Manifestar flexibilidade para se adaptar a diferentes situações e contextos. 7. Demonstrar capacidade de persuasão para a prevenção e intervenção em situações de conflito (intra e interpessoais). 8. Demonstrar iniciativa na promoção de uma cultura da qualidade. 9. Desenvolver atitudes e comportamentos adequados a profissionais com elevado nível de qualificação profissional e adaptabilidade ao mundo do trabalho. 10.Prosseguir autonomamente o enriquecimento dos seus conhecimentos e competências no domínio do secretariado e línguas.

43 CTeSP Secretariado e Línguas

45 CTeSP Secretariado e Línguas Sozinhos não iremos longe

47 CTeSP Secretariado e Línguas Mas acha que vou mudar o mundo? SIM Com ideias

48 CTeSP Secretariado e Línguas Mas com que ideias? Da sua área

49 CTeSP Secretariado e Línguas Ohhhh Mas não tenho ideias?

50 CTeSP Secretariado e Línguas Mas não se fique pelo sonho EM TEMPOS DE CRISE, TIRE O S E CRIE

51 CTeSP Secretariado e Línguas O processo Walt Disney Criar algo a partir de vários pontos de vista Sonhador Designer Analista

52 CTeSP Secretariado e Línguas CTeSP em Secretariado e Línguas (Personal Assistance and Languages) Área de educação e formação: Secretariado e trabalho administrativo Início: ano letivo 2015/2016 Estrutura curricular: Secretariado e Trabalho Administrativo Língua e Literatura Materna Línguas e Literaturas Estrangeiras Informática na Ótica do Utilizador e Ciências Informáticas Psicologia, Sociologia e Outros Estudos Direito, Contabilidade e Fiscalidade Gestão e Administração (48 ECTS) (11 ECTS) (21 ECTS) (11 ECTS) (14 ECTS) (10 ECTS) (5 ECTS)

53 CTeSP Secretariado e Línguas Unidade curricular Área de educação e formação Componente de formação Ano curricular Horas de contacto Outras horas de trabalho Horas de trabalho totais Língua Estrangeira Inglês 222 Línguas e Literaturas Estrangeiras Geral e científica 1.º ano Língua Portuguesa 223 Língua e Literatura Materna Geral e científica 1.º ano Psicologia Social 311 Psicologia Geral e científica 1.º ano Tecnologias de Informação e Comunicação 482 Informática na Óptica do Utilizador Geral e científica 1.º ano Técnicas de Secretariado 346 Secretariado e Trabalho Administrativo Técnica 1.º ano Práticas de Secretariado e Administrativas 346 Secretariado e Trabalho Administrativo Técnica 1.º ano Mediação Intercultural 312 Sociologia e Outros Estudos Técnica 1.º ano Aplicações Informáticas para Secretariado 346 Secretariado e Trabalho Administrativo Técnica 1.º ano Educação para o Empreendedorismo 345 Gestão e Administração Técnica 1.º ano Inglês Aplicado 222 Línguas e Literaturas Estrangeiras Técnica 1.º ano Língua Estrangeira Opção I (Francês/Espanhol/Alemão) 222 Línguas e Literaturas Estrangeiras Técnica 1.º ano Técnicas de Comunicação em Português 223 Língua e Literatura Materna Técnica 1.º ano Língua Estrangeira Opção II (Francês/Espanhol/Alemão) 222 Línguas e Literaturas Estrangeiras Técnica 2.º ano Arquivo e Gestão Documental e Administrativa 346 Secretariado e Trabalho Administrativo Técnica 2.º ano Direito Administrativo e Comercial 380 Direito Técnica 2.º ano Projetos e Tecnologias Aplicadas 481 Ciências Informáticas Técnica 2.º ano Trabalho Contabilístico para Secretariado 344 Contabilidade e Fiscalidade Técnica 2.º ano Sociologia das Organizações 312 Sociologia e Outros Estudos Técnica 2.º ano Créditos (ECTS) Estágio 346 Secretariado e Trabalho Administrativo Em contexto de trabalho 2.º ano

54 CTeSP Secretariado e Línguas Unidades curriculares Língua Estrangeira Inglês Língua Portuguesa Psicologia Social Tecnologias de Informação e Comunicação Técnicas de Secretariado Práticas de Secretariado e Administrativas Mediação Intercultural Aplicações Informáticas para Secretariado Educação para o Empreendedorismo Inglês Aplicado Língua Estrangeira (Franceŝ/Espanhol/Alemão) Opção I e Opção II Técnicas de Comunicação em Português Arquivo e Gestão Documental e Administrativa Direito Administrativo e Comercial Projetos e Tecnologias Aplicadas Trabalho Contabilístico para Secretariado Sociologia das Organizações 1º ano 2º ano Estágio

55 Considerações finais Enquadrar o Secretariado como uma profissão indispensável e de excelência nas organizações, evidenciando a multidisciplinaridade e polivalência. 5 CTeSP 6 Licenciaturas 3 Licenciaturas com mestrado integrado CET foi um sucesso houve preenchimento das vagas oferecidas (2 turmas) Indicação muito objetiva da procura de formação nesta área CTeSP permitirá: atualização de competências por parte dos que exercem funções na área empregabilidade de futuros profissionais continuidade em licenciaturas do IPB (ou na área Secretariado noutras instituições) Para além da reestruturação, a formação linguística que a sociedade atual exige mereceu particular atenção.

56 Considerações finais A formação em Secretariado deve compreender: Competências, técnicas e instrumentos necessários ao desempenho das funções de técnico de secretariado Competências em língua materna e em línguas estrangeiras Competências em tecnologias de informação e comunicação Competências em empreendedorismo (intraempreendedor) Boa cultura geral Bom espírito de iniciativa e de colaboração Boa facilidade de expressão, organização, comunicação, criatividade e inovação fatores base para o sucesso

57 De regresso ao Desafio: Com qual deles se identificou? CENOURA: firme e forte mole e frágil OVO: quebradiço e fraco duro CAFÉ: Transforma o meio, oferecendo algo melhor e mais gostoso

58 58 Obrigado! Rua Tupi, 118 Pacaembu - SP Sindicato das Secretárias e Secretários do Estado de São Paulo (11) sinsesp@sinsesp.com.br Alguns homens veem as coisas como são, e perguntam: Porquê? Eu sonho com as coisas que nunca existiram e pergunto: "Por que não?". George Bernard Shaw Vitor Barrigão Gonçalves Departamento de Tecnologia Educativa e Gestão da Informação Escola Superior de Educação do Instituto Politécnico de Bragança twitter.com/vgportal facebook.com/vgportal pt.linkedin.com/in/vgportal google.com/+vitorgonçalvesvgportal vg@ipb.pt Tel. (+351) Evento: COINS

59 Tecnologias para a Web Semântica 59 Os metadados, ontologias e agentes são cruciais Roma e Pavia não se fizeram num dia