Concur Global Expense Perguntas Frequentes para Parceiros de Serviços

Transcrição

1 P1. Como posso acessar o Concur Global Expense Management System? R. Acesse o Concur Global Expense Management System em Insira seu Nome de usuário (pmfkey@ca.com (não pmfkey@contractor.ca.com) e, em seguida, selecione Send me an with link to reset my password. (quero receber um com um link para restaurar minha senha). Você usará essa senha daí em diante. P2. Com quem devo entrar em contato se tiver perguntas ou problemas relacionados com o sistema Concur? A. Se seu projeto, ordem de compra/lançamento não estiver disponível para seleção no sistema, entre em contato com o seu PM da CA. Se sua despesa tiver sido enviada, aprovada, mas não paga, entre em contato com seu Administrador de Parceiro para que ele possa fazer o encaminhamento necessário dentro da CA. As ordens de compra/os lançamentos que estão em processo de aprovação não estarão disponíveis até serem aprovadas. B. Se tiver quaisquer problemas técnicos ou precisar de assistência para o sistema Concur, entre em contato com a Central de Atendimento do GIS através de qualquer um dos canais indicados abaixo: SUPORTE VIA TELEFONE Você pode entrar em contato com a Central de Atendimento do GIS pelos números indicados abaixo. Atendemos 24 horas por dia, 7 dias por semana. Região Telefones América do Norte/América Latina Ligação tarifada: Ligação Grátis: EMEA Ligação tarifada: APJ Ligação tarifada: Índia Ligação Grátis: P3. Onde posso encontrar mais treinamentos no novo sistema no que diz respeito às despesas dos parceiros de serviços? R. Clique aqui para ir ao portal de Gestão de Parceiros, onde você pode encontrar Guias de Consulta Rápida. P4. Outra pessoa pode lançar despesas em meu nome?

2 R. Sim. Os parceiros podem autorizar outro colaborador a lançar despesas em seu nome. Exige uma configuração única no perfil do colaborador. Outras etapas necessárias para acesso do Administrador de Parceiros. Consulte o QRG Como designar um administrador ou representante para obter mais informações. P5. Quem precisa aprovar meu relatório de despesas? Os relatórios de Despesas são enviados ao Gerente de Projeto. O Gerente de Projeto recebe um lembrete por uma vez a cada 7 dias corridos para trabalhar no relatório de despesas. O parceiro é copiado no de lembrete e deve realizar um acompanhamento com o aprovador, caso necessário. P6. Como vou saber se o meu relatório foi aprovado? R. Você receberá um quando houver qualquer alteração na situação do seu relatório de despesas. O item de despesa aprovada também aparecerá no relatório semanal de Histórico de SES enviado ao administrador da sua empresa. O modo de exibição Manage Expenses (gerenciar despesas) também mostrará que ele foi aprovado. P7. Posso conferir a situação de aprovação dos meus relatórios de despesas enviados? R. Sim. As informações sobre a situação do seu relatório de despesas no momento estarão disponíveis na seção Manage Expenses da sua página inicial. P8. Posso conferir os relatórios de despesas anteriores que enviei? R. Sim. Para ver todos os Relatórios dos últimos 90 dias, clique em Report Library (biblioteca de relatórios) na extremidade direita da guia Manage Expenses. Serão exibidos seus relatórios e a situação de cada um. P9. Posso ter acesso novamente a um relatório de despesas enviado? R. Sim, mas só antes de ele ter sido aprovado. Para acessá-lo, vá até Manage Expenses, selecione Submitted Report (relatório enviado) e clique em Recall (recuperar). P10. Onde posso ver o valor de reembolso do meu relatório de despesas? R. Você pode ver o valor do reembolso no Relatório (num Relatório aberto, clique no menu suspenso Print). Os valores enumerados na folha de rosto apresentarão a moeda da sede da Empresa Fornecedora. No entanto, o pagamento à Empresa Fornecedora será efetuado na moeda da PO do Fornecedor e poderá exigir uma conversão do que foi apresentado na folha de rosto. O pagamento final real ao colaborador ficará a critério da política do Fornecedor que determina a forma como eles reembolsam seus colaboradores. P11. Quando uma despesa deve ser lançada como Não-Faturável ou Faturável, e o que é Re-faturável? R. Seu Gerente de Projeto deve instruí-lo sobre a codificação correta das despesas como Faturável ou Não-Faturável para o cliente da CA. No nível do cabeçalho de despesas, pode ser definido um padrão, que adotará um lançamento inicial no lançamento do Relatório de Despesas. No Lançamento do Relatório de Despesas, está disponível um campo com um valor padrão de S/N para Faturável, que pode ser alterado pelo colaborador do projeto. Os Gerentes de Projeto conferirão as despesas Faturáveis/Não Faturáveis e a designação no nível de lançamento de despesa durante o processo de aprovação. O aprovador não pode alterar a designação se ela estiver incorretamente codificada. Ele deve rejeitar o relatório, ou o colaborador pode acessar novamente o relatório para efetuar alterações.

3 P12. Que despesas precisam ser discriminadas? R. Qualquer valor em dólares que você comunicar como uma dedução pessoal deve ser discriminado, bem como qualquer despesa que ultrapasse o valor do seu reembolso. Isso permite o acompanhamento retrospectivo da imagem do recibo. As contas de hotel exigem a discriminação por dia, inclusive as tarifas incidentais do hotel, como refeições. P13. Posso excluir meu relatório no Concur? R. Sim. Ele pode ser excluído antes da aprovação do PM da CA. Vá até Open ou Submitted Report, abra-o e exclua-o. P14. Posso incluir um recibo num relatório já enviado? R. Sim. Você pode incluir recibos ausentes num relatório já enviado. Vá para Open Reports -> Manage Expenses -> abra o relatório de que você precisa -> selecione o lançamento de despesa que precisa de um recibo, e anexe-o. A Política de Despesas exige que todos os recibos sejam enviados antes da aprovação do PM da CA. P15. Como posso ter meus recibos disponíveis no Concur para anexá-los a um relatório de despesas? R. O Concur oferece um recurso em dispositivos móveis que permite tirar uma foto de um recibo do com o dispositivo e enviá-la por a receipts@concur.com. Os parceiros devem registrar seu uma única vez antes de usar esse recurso. Consulte o Guia de Consulta Rápida sobre Início de Sessões para obter detalhes sobre como associar seu endereço de à sua conta no Concur. P16. E se eu duplicar inadvertidamente uma despesa no sistema Concur? R. Você será avisado durante o lançamento das despesas que se trata de uma duplicata, e o lançamento não será permitido. O Concur tem um recurso que verifica se há operações duplicadas no mesmo valor, no mesmo dia, e do mesmo tipo de despesa. P17. Em que navegadores o Concur funciona? Clique aqui para obter informações sobre os navegadores compatíveis. P18. Como são confirmadas a Data de Trabalho dos Serviços e a Data da Operação? A Data da Operação é a data real mostrada no recibo, mas, se a data for + ou - 7 dias a partir do início/fim efetivo do projeto, não será permitido enviá-la. Há um segundo campo de data, a data de trabalho dos serviços, que é inserida quando isso ocorre, que deve ser ajustada como a data em que os serviços foram efetivamente realizados, e deve confirmar o lançamento na data de início/fim do projeto, + ou - 7 dias. Normalmente, isso ocorre com itens como passagens aéreas, que podem ser reservadas com + 7 dias de antecedência e, então, a data da operação será a data real em que o vôo ocorreu. Normalmente, a data de trabalho dos serviços não é obrigatória para a maioria das operações e, se a data de trabalho dos serviços estiver em branco, a data da operação será confirmada como a data de início/fim do projeto + ou - 7 dias. P19. Se eu reservar o meu vôo antes da data efetiva da minha viagem, devo esperar que a minha viagem seja concluída para comunicar a despesa de passagem aérea?

4 Não. Você deve realizar a comunicação para evitar multas por atraso, desde que o projeto tenha sido criado no sistema. O campo "data de trabalho dos serviços" deve ser preenchido com a data real da viagem, e será diferente da data da operação. P20. Quais são os limites para as refeições? Consulte a sua Política de Despesas no site do Parceiro. Se você ultrapassar o limite diário para refeições, deverá inserir o valor total do recibo e discriminar o valor para utilizar o máximo por dia e lançar o valor acima do máximo como pessoal. P21. O que é a categoria de tipo de despesa Quilometragem para faturamento? R. Este campo é Não-Reembolsável, e é utilizado apenas para fins de faturamento especial. Se precisar lançar a quilometragem, você deve sempre usar a categoria da Quilometragem de Automóvel Particular, pois ela permitirá que você seja corretamente reembolsado para quilometragem. Seu Gerente de Projeto dirá se é obrigatório usar a categoria Quilometragem para Faturamento. Caso contrário, o campo Quilometragem para Faturamento não deve ser usado. P22. O que é a categoria de tipo de despesa Verba diária para faturamento e outras Verbas Diárias para os países da EMEA? A. Este campo é Não-Reembolsável, e é utilizado apenas para fins de faturamento especial. Se o PM tiver confirmado que você pode usar a Verba Diária para refeições, você deve usar a categoria Refeições Individuais e não deve ultrapassar o valor da Verba Diária, pois isso permitirá que você seja corretamente reembolsado pelas Refeições Diárias. Seu Gerente de Projeto dirá se é obrigatório usar a categoria Verba Diária para Faturamento. Caso contrário, o campo Verba Diária para Faturamento não deve ser usado. B. Para os países da EMEA que utilizam as verbas diárias por dia: as Verbas Diárias (subsídio de viagem) estão disponíveis apenas para alguns países europeus. Informações sobre como lançar verbas diárias desse tipo podem ser encontradas no documento QRG Concur Novo Relatório, que está na página da EU a seguir Clique aqui. Observação: Esta é uma verba diária reembolsável por dia. P23. Tentei lançar despesas de algum tempo atrás e recebi um erro que dizia The transaction is greater than 60 days (a operação é mais antiga do que 60 dias). R. A política de despesas e o contrato da CA com nossos Parceiros determina que todas as despesas devem ser comunicadas em tempo hábil e não devem ultrapassar 60 dias, desde que esses atrasos não sejam causados apenas pela CA. Dessa forma, se você lançar despesas com mais de 60 dias, o PM da CA reserva-se o direito de rejeitar e não pagar as despesas lançadas. P24. Quanto tempo posso ficar trabalhando no sistema antes que seja desconectado? A. Por razões de segurança, o sistema é configurado para ser desconectado após 2 horas. P25. Todas as despesas são faturáveis para um cliente? Como posso saber quando elas não são?

5 A. Inicialmente, quando um novo relatório de despesas é criado, a caixa Despesas Faturáveis não está marcada. Os parceiros devem sempre supor que os relatórios de despesas são faturáveis, e este campo deve ser marcado, a menos que um PM instrua o Parceiro a apresentar o relatório como não faturável. Os itens de despesa individuais também podem ser configurados como despesas faturáveis ou pessoais, conforme o caso, para garantir que o recibo seja corretamente discriminado para faturamento ao cliente. P26. Posso lançar despesas de lavanderia? A. Conforme a política de despesas, a lavanderia só pode ser lançada como despesa quando o prazo ultrapassar 5 dias e mediante aprovação prévia do seu PM. P27. Em que países/idiomas o Concur for Mobile pode ser usado? A. Android, iphone/ipad/ipod touch, BlackBerry: O Concur for Mobile está disponível em todo o mundo e funciona nos idiomas inglês dos EUA, inglês do Reino Unido, francês canadense, francês, alemão, italiano, espanhol, japonês, chinês simplificado, português brasileiro, holandês, espanhol latino-americano, russo e sueco. B. O idioma é determinado pelo idioma especificado no dispositivo móvel. Se o idioma do dispositivo não for compatível, o Concur for Mobile será exibido em inglês dos EUA. C. Windows Phone: apenas inglês P28. Quais dispositivos móveis podem ser usados com o aplicativo móvel? A. Atualmente, o aplicativo pode ser usado com Android, iphone/ipad/ipod touch, Windows Phone e BlackBerry 10, embora os recursos variem de acordo com o dispositivo. B. Observe o seguinte: Atualmente, para o Windows Phone, as funções se limitam à visualização de informações de viagem (automóvel, aéreo, hotel, ferroviário, etc.), aprovação de viagens, criação de despesas móveis e captura de imagens de recibos. C. Para o BlackBerry 10, um aplicativo personalizado do Android está disponível na Amazon Appstore. Seu conjunto de recursos não é tão robusto quanto o do aplicativo Android num dispositivo Android. P29. Se o serviço for perdido, o dispositivo gravará a atividade/as despesas que já foram criadas? A. Sim. P30. O que um usuário do Concur for Mobile deve fazer se seu dispositivo móvel for extraviado ou roubado? A. Se o usuário iniciar uma sessão no aplicativo móvel usando seu login da Web, ele deverá alterar imediatamente essa senha. Se o usuário iniciar uma sessão no aplicativo móvel usando uma senha exclusiva para dispositivos móveis, ele deverá acessar Profile > Mobile Registration (na versão do Concur para a Web) e alterar sua senha exclusiva para dispositivos móveis. B. Muito pouca informação é armazenada no próprio dispositivo móvel; por exemplo, as informações inseridas off-line ficam armazenadas até que o aplicativo se reconecte à Internet e se sincronize com o Concur. As informações de cartão de crédito nunca ficam armazenadas no dispositivo móvel. Como precaução extra em caso de extravio de um dispositivo, o administrador de dispositivos móveis da empresa pode apagar remotamente os dados do dispositivo através da ferramenta Administração de Usuários. C. Se o administrador selecionar a caixa de seleção Apagamento remoto do dispositivo móvel para o usuário, da próxima vez em que um usuário iniciar uma sessão no aplicativo móvel (por meio de login manual ou login automático), todos os dados móveis serão apagados do dispositivo. D. Observação: O processo de limpeza não exclui o aplicativo móvel do dispositivo.

6 P31. Que funções um usuário pode realizar no que diz respeito ao gerenciamento das suas despesas e dos seus relatórios? A. Os usuários do iphone/ipad/ipod touch, Android e BlackBerry 10 (aplicativo personalizado do Android) podem incluir, exibir e editar despesas e relatórios de despesas (inclusive a situação dos relatórios e os detalhes das despesas); criar despesas rápidas móveis (para itens como refeições), bem como editá-las ou excluí-las; tirar uma foto do respectivo recibo; criar novos relatórios de despesas; anexar operações de cartão de crédito baixadas e despesas móveis rápidas a um relatório de despesas; e enviar relatórios. P32. Quantas informações podem ser editadas pelo usuário? A. Os usuários do iphone/ipad/ipod touch, Android e BlackBerry 10 (aplicativo personalizado para Android) podem editar os campos de cabeçalho do relatório e a maioria dos campos de despesas depois que a despesa for anexada a um relatório. Quando listas forem utilizadas, os dispositivo móvel apresentarão os mesmos dados de listas que estão disponíveis na versão do Expense para a Web. P33. Um usuário pode discriminar uma despesa usando o aplicativo para dispositivos móveis? A. Os usuários do iphone/ipad/ipod touch, Android e BlackBerry 10 (aplicativo personalizado para Android) podem discriminar uma despesa (depois que a despesa for anexada a um relatório). P34. Um usuário pode excluir a discriminação de uma despesa? A. Sim. As discriminações podem ser excluídas por meio do dispositivo móvel. P35. Um usuário pode incluir participantes usando o aplicativo para dispositivos móveis? A. Os usuários do iphone/ipad/ipod touch, Android e BlackBerry 10 (aplicativo personalizado para Android) podem incluir participantes numa despesa depois que a despesa for anexada a um relatório. O usuário pode: a. Pesquisar a lista de contatos do usuário no dispositivo móvel b. Procurar participantes na lista de participantes favoritos do usuário c. Procurar participantes em todas as listas de participantes da empresa d. Incluir o participante manualmente P36. Os usuários podem inserir quilometragens de automóveis particulares? A. Os usuários do iphone/ipad/ipod touch, Android e BlackBerry 10 (aplicativo personalizado para Android) podem incluir um valor fixo. O recurso de mapas do Google não está disponível no celular. P37. Um usuário pode excluir despesas usando o aplicativo para dispositivos móveis? Depende. A. Como excluir uma despesa da lista de despesas: A lista de despesas contém despesas móveis (despesas criadas no dispositivo móvel) e operações com cartão. a. Um usuário pode excluir uma despesa móvel. B. Como excluir uma despesa da de um relatório de despesas: Um relatório pode conter todos os tipos de despesas.

7 a. Se o usuário excluir uma despesa móvel ou uma operação com cartão de um relatório de despesas, ela não será realmente excluída, e sim devolvida ao grupo de despesas na tela Despesas (a lista de despesas). b. Se o usuário excluir qualquer outro tipo de despesa de um relatório de despesas, ela será realmente excluída. (O mesmo ocorre na versão do Expense para a Web). P38. Como um usuário pode excluir uma despesa móvel? A. Uma despesa móvel (uma despesa criada no dispositivo móvel) pode ser excluída somente no próprio dispositivo móvel, pela tela Despesas (a lista de despesas). Uma vez excluída do dispositivo móvel, ela não aparecerá mais on-line nem estará disponível para ser importada para um relatório de despesas. B. Se um usuário excluir uma despesa na versão do Concur para a Web e essa despesa for originalmente uma despesa móvel, essa despesa não será excluída do sistema. Em vez disso, ela voltará para o grupo de despesas móveis no dispositivo do usuário. O usuário deve, então excluí-la usando o dispositivo móvel. P39. Meu representante pode gerenciar minhas despesas e meus relatórios por meio do aplicativo móvel? A. O aplicativo para dispositivos móveis não permite representantes ou "procuradores". P40. Um usuário pode capturar uma imagem do recibo e anexá-la à despesa? A. Sim. Todas as imagens de recibos capturadas pela câmera do dispositivo móvel serão carregadas no Travel & Expense imediatamente ou na próxima vez em que o aplicativo móvel se conectar à Internet. Depois que a imagem digital for importada para um relatório de despesas, a imagem do recibo será tratada como as outras imagens de recibos e poderá ser visualizada (num visualizador de PDF) pelo usuário, pelo aprovador e pelo processador. P41. No iphone/ipad, é necessário liberar o acesso à câmera do seu dispositivo? A. A permissão para que o Concur acesse a câmera do dispositivo deve ser configurada automaticamente na instalação. Se você vir uma tela preta/em branco quando tentar capturar a imagem de um recibo, talvez a permissão não tenha sido definida. Para resolver, entre nas configurações do dispositivo, selecione Concur e conceda manualmente a permissão para a câmera. P42. A foto digital de um recibo cumpre as diretrizes do IRS para documentação de despesas? A. Sim. P43. IPhone/iPad/iPod Touch O envio das imagens de recibos demora muito? A. Quando o usuário captura a imagem de um recibo e a anexa a uma despesa ou ao cabeçalho de um relatório, o Concur compactará a imagem. Isso acelera o carregamento das imagens de recibos e diminui automaticamente o tamanho do arquivo, redimensionando a imagem. A qualidade da imagem é mantida, mas a velocidade aumenta. P44. Em que dispositivos o aplicativo Concur for Mobile pode ser usado? A. O aplicativo Concur para dispositivos móveis pode ser usado nos seguintes dispositivos e nas versões indicadas:

8 Dispositivo RIM BlackBerry Observação: Leia a carta aberta no Apêndice Apple iphone Apple ipad Google Android Amazon Fire Windows Mobile Sistema operacional O BlackBerry 10 pode executar a versão para Android do aplicativo móvel do Concur, que está disponível na Amazon Store Versão 7.0 ou superior os usuários poderão atualizar para o Concur versão 9.26 Versão 8.0 ou superior os usuários poderão atualizar para a versão atual 9.26 Versão 7.0 ou superior os usuários poderão atualizar para o Concur versão 9.26 Versão 8.0 ou superior os usuários poderão atualizar para a versão atual Versão 2.2 ou superior os usuários poderão continuar usando o Concur versão 9.16 Versão 4.1 ou superior os usuários poderão atualizar para a versão atual Versão 4.2 ou superior Versão 7.1 ou superior os usuários poderão continuar usando o Concur versão 1.2 Versão 8.0 ou superior os usuários poderão atualizar para a versão atual