VERSÃO 5.1/5.2 GUIA DE INFORMAÇÕES INICIAIS PARA WINDOWS 32 BITS

Transcrição

1 VERSÃO 5.1/5.2 GUIA DE INFORMAÇÕES INICIAIS PARA WINDOWS 32 BITS TM

2 GROUPWISE GUIA DE INFORMAÇÕES INICIAIS O GroupWise é um software projetado para atender a todas as suas necessidades nas áreas de troca de mensagens, agendamento de horários, compromissos e gerenciamento de documentos. A seguir é apresentada uma visão geral de como usar o GroupWise. Enviar Mensagens e Marcar Compromissos Com o sistema de troca de mensagens do GroupWise, você evita digitar um memorando, copiá-lo, distribuí-lo e depois não ter certeza se os destinatários o receberam. O GroupWise permite que você envie uma mensagem para várias pessoas rapidamente e monitore quem a abriu, a apagou e muito mais. O recurso de agendamento proporciona uma maneira fácil de descobrir quando as pessoas, a sala de reunião e outros recursos estão disponíveis. Gerenciar Documentos Se você tem dificuldades em encontrar documentos e se manter informado sobre as versões de documentos, deixe a Biblioteca do GroupWise gerenciar os seus documentos. A Biblioteca do GroupWise proporciona versatilidade e segurança no uso e compartilhamento de documentos. Você pode armazenar diferentes versões dos documentos, especificar quem pode acessá-los e editá-los e registrar a entrada e a saída dos mesmos. Encontrar e Ordenar Endereços Normalmente, quando envia uma mensagem para várias pessoas, você não gosta de perder tempo digitando nomes completos no quadro Para. O Bloco de Endereços permite selecionar rapidamente várias pessoas para uma mensagem. Existem várias formas de ordenar as informações do Bloco de Endereços. Para evitar a necessidade de pesquisar o Bloco de Endereços inteiro, você pode criar endereços pessoais. Integrar Conversações Telefônicas O Local de Conversação do GroupWise gerencia seu telefone a partir da área de trabalho e, com isso, você não precisa chegar perto do telefone. Você pode atender ligações, deixar pessoas esperando no telefone, fazer conferências telefônicas, manter um registro das chamadas, procurar telefones e discar. O Que Mais? Você pode aprimorar seu pacote do GroupWise com estes componentes adicionais: O GroupWise WorkFlow automatiza a distribuição de processos de trabalho que demandam decisões e retorno. Você pode rotear formulários e documentos eletronicamente para todos os destinatários ao mesmo tempo ou em seqüência, aumentando a colaboração e o compartilhamento das informações. Você ainda pode monitorar o andamento e os comentários dos destinatários sem precisar deixar sua mesa. O Imaging permite que você aprimore imagens digitalizadas e documentos, girando-os, mudando suas resoluções e escalas, fazendo anotações e muito mais. Os documentos poderão então ser enviados a outros usuários através do GroupWise 5 para modificações e comentários adicionais.

3 Informações sobre a Janela Principal A Janela Principal é a base do GroupWise 5. A partir da Janela Principal, você pode ler mensagens, marcar compromissos, ver seu Calendário, abrir documentos e muito mais. Avisos longos aparecem na barra de título descrevendo cada item de menu. Barra de Ferramentas Lista de Pastas Caixa de Correio Clique o botão direito do mouse para adicionar um título à coluna. Arraste para removê-lo. O QuickViewer permite ler mensagens da Caixa de Correio sem ter que abrilas em uma janela separada. Botão Proxy Barra de status Clique o botão direito no ícone de filtro para aplicar ou limpar um filtro. Tipos de Pastas A sua pasta Usuário (indicada pelo seu nome) representa o seu banco de dados do GroupWise. A pasta Usuário contém outras pastas e itens. A Caixa de Correio inclui todos os itens que você enviou e recebeu. Use os botões da barra de ferramentas para ver apenas os itens recebidos ou enviados. O Calendário mostra todos os compromissos, lembretes e tarefas na forma de um calendário ou em uma lista. O Gabinete é um container para todas as pastas pessoais e compartilhadas. A pasta Trabalho em Andamento contém mensagens inacabadas. Você pode escrever uma mensagem e enviá-la depois. Esta pasta também contém referências a documentos que já foram abertos ou cuja saída já foi registrada. O Lixo contém todos os itens e documentos que você apagou. Esvazie o Lixo periodicamente para aumentar o seu espaço livre na rede. Detalhes sobre a Janela Principal Um tour o guia através da Janela Principal. Clique em Ajuda>Guias>Fundamentos Básicos>O que há de novo no GroupWise 5? As Dicas Rápidas descrevem cada botão da barra de ferramentas. Para mostrar uma Dica Rápida, posicione o ponto de inserção em qualquer botão da barra de ferramentas. Um tópico da Ajuda explica o que todos os ícones próximos aos seus itens representam. Clique em Ajuda>Tópicos da Ajuda>Índice> digite itens>clique duas vezes em ícones próximos a. Um guia ensina como criar uma regra que fará com que as mensagens recebidas sejam colocadas automaticamente em determinadas pastas. Clique em Ajuda>Guias>Automatização de Tarefas> Criar uma pasta que se auto-atualiza. Um tópico da Ajuda explica como mostrar ou ocultar itens da sua Caixa de Correio sem movê-los ou apagá-los. Clique em Ajuda>Tópicos da Ajuda> Conteúdo>clique duas vezes em Como Fazer> Gerenciar Caixa de Correio>Filtros> Sobre a filtragem.

4 Getting Visão Geral Acquainted do Bloco with de Endereços the Address Pense no Bloco de Endereços como a sua agenda de telefones do GroupWise. Ele armazena nomes, endereços de , telefones e muito mais. Cada pasta do Bloco de Endereços corresponde a um bloco de endereços diferente. A pasta Bloco de Endereços do GroupWise da Novell contém uma entrada para cada usuário do seu sistema GroupWise. A pasta Contatos Freqüentes contém os endereços mais utilizados. Cada vez que você envia ou recebe um item, o GroupWise adiciona o endereço à pasta Contatos Freqüentes. Além disso, o GroupWise mostra uma pasta para cada Bloco de Endereços pessoal criado. Para Saber Mais Um tour o guia através dos diversos itens do Bloco de Endereços. Clique em Ajuda>Guias>Uso do Bloco de Endereços>Tour do Bloco de Endereços. Um guia o orienta passo a passo através do processo de criar um grupo de endereços. Clique em Ajuda>Guias>Uso do Bloco de Endereços>Criar um Grupo de Endereços. Tarefas Básicas Enviar uma Mensagem de Correio 1. Clique em na barra de ferramentas. 2. Digite um ou mais nomes no quadro Para. 3. Digite um assunto. 4. Digite uma mensagem. 5. Clique em Enviar. Ler uma Mensagem que Você Recebeu 1. Clique duas vezes na mensagem da sua Caixa de Correio que você deseja ler. Ou Clique em qualquer mensagem para lê-la no QuickViewer. Mostrar seu Calendário 1. Clique em Janela>Tela de Calendário. Para mostrar o Calendário na sua Caixa de Correio, em vez de abrir uma janela Calendário separada, clique na pasta Calendário. Clique em Ver>Como Calendário para ver a agenda de hoje em formato de calendário. Adicionar a Tela de Calendário à Barra de Ferramentas 1. Clique o botão direito do mouse na barra de ferramentas. 2. Clique em Propriedades>Personalizar. 3. No quadro de listagem Categorias, clique em Janela. 4. No quadro de grupo Controles, clique no botão Tela de Calendário. 5. Clique em Adicionar Botão>OK. Encontrar Horários Livres para uma Reunião 1. Clique em na barra de ferramentas. 2. Digite os nomes dos usuários e dos recursos no quadro Para. Se você não souber os nomes corretos, clique em Endereço>clique duas vezes em cada usuário e recurso que deseje incluir no agendamento>clique em OK. 3. Especifique o primeiro dia possível para a reunião no quadro Data de Início. 4. Especifique a duração da reunião. 5. Clique em Ocupado. 6. Clique em Seleção Automática para selecionar a primeira hora disponível para a reunião>clique em OK. 7. Complete o compromisso>clique em Enviar.

5 Como Utilizar a Ajuda Online Toda a documentação do cliente do GroupWise está disponível online. Existem vários métodos de acesso à Ajuda online para você escolher o que melhor se ajusta às suas necessidades. Aqui estão dois métodos: O Índice mostra palavras-chave que o ajudam a encontrar tópicos. Seu funcionamento é similar ao uso de um índice remissivo em um livro. 1. Clique em Ajuda>Tópicos da Ajuda>Índice. Os Guias o conduzem através de uma tarefa ou uma série de tarefas que o ajudam a aprender os recursos do GroupWise. Você pode simplesmente ler as instruções nos guias; não é obrigatório executá-las. 1. Clique em Ajuda>Guias. A revista Cool Solutions está disponível na Web e contém dicas rápidas e artigos sobre o GroupWise. Você ainda pode enviar perguntas para os técnicos do GroupWise. Confira no endereço Recursos que Você Deve Experimentar Recurso Compartilhar pastas Gravar mensagens inacabadas Mover itens para pastas Atuar como proxy para outro usuário Gerenciar suas ligações com o Local de Conversação Mudar o tipo de um item (por exemplo, transformar uma mensagem de correio em tarefa) Para Saber Mais Clique em Ajuda>Guias>Colaboração através do GroupWise>Compartilhar uma Pasta. Clique em Ajuda>Tópicos da Ajuda>Índice> digite inacabado>clique duas vezes em Gravar>Para gravar um item inacabado. Clique em Ajuda>Tópicos da Ajuda>Conteúdo> clique duas vezes em Como Fazer>Gerenciar Caixa de Correio>Pastas>Mover Itens para Pastas. Clique em Ajuda>Guias>Colaboração através do GroupWise> Gerenciar a Caixa de Correio de Outra Pessoa. Clique em Ajuda>Tópicos da Ajuda>Conteúdo> clique duas vezes em Como Fazer>Usar Telefone>Usar o Local de Conversação. Clique em Ajuda>Tópicos da Ajuda>Índice> digite mudar>clique duas vezes em Tipos de Itens>Para transformar um item de seu Calendário em outro tipo de item.

6 Personalizar a sua Área de Trabalho É possível adicionar e remover botões da barra de ferramentas, mudar configurações padrão em Opções e muito mais. A seguir são apresentadas algumas tarefas que o ensinam a personalizar suas opções. Para ativar ou desativar a integração de gerenciamento de documentos: 1. Clique em Ferramentas>Opções>clique duas vezes em Documentos>clique em Habilitar Integração com Outros Aplicativos. Para especificar se deseja ler uma mensagem ou ver suas propriedades ao clicar duas vezes nela: 1. Clique em Ferramentas>Opções>clique duas vezes em Ambiente>clique em Abrir Item ou Mostrar Propriedades. Para especificar se deseja ver os anexos no viewer ou abri-los em um aplicativo: 1. Clique em Ferramentas>Opções>clique duas vezes em Ambiente>clique em Ver Anexo ou Abrir Anexo. Você pode encontrar este Guia de Informações Iniciais e informações adicionais sobre o GroupWise na home page GroupWise Cool Solutions no endereço Patente Pendente Impresso nos E.U.A A PDF