Como Converter Arquivos.DOC em PDF

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1 Como Converter Arquivos.DOC em PDF

2 Conceito de Arquivo PDF O formato PDF (Portable Document Format), nativo do Adobe Acrobat, é considerado o sucessor do arquivo, chamado fechado (PRN, PS ou EPS). No Brasil sua utilização está em franca expansão nos prestadores de serviços gráficos. Desde pequenas empresas que possuem copiadoras digitais até birôs e editoras de jornais, se já não o fazem, estão se preparando para receber arquivos e anúncios digitais nesse formato PDF em breve. O PDF, a exemplo do arquivo fechado, também reúne em um único arquivo digital todas as informações e elementos necessários para impressão remota. Características e vantagens Algumas características e vantagens tanto para os designers quanto para as gráficas. Manutenção do layout do software de autoria O PDF mantém a mesma diagramação do layout, fontes e cores que estavam no software de autoria. Multiplataforma O PDF é realmente multiplataforma, ou seja, ele pode ser gerado num PC com Windows e plenamente visualizado e/ou impresso na plataforma Macintosh e vice-versa. Arquivos de tamanho reduzido Um arquivo PDF tem em média 10% do tamanho dos arquivos fechados, e há casos de até menos de 1%, graças a algoritmos de compressão eficazes e confiáveis. Isso possibilita que sejam enviados por e por outros sistemas de transmissão eletrônica. Para a gráfica isso representa um fluxo de arquivos menores dentro de suas redes e servidores, redução nos investimentos nas mídias de armazenagem, processamento mais rápido do drive de impressora e, conseqüentemente, os prazos de entrega podem ser ainda menores. 2 Impressão independente da impressora Se bem preparados, imprimem em qualquer impressora independente da tecnologia, linguagem do fabricante e do driver usado para gerar o arquivo fechado e posteriormente o PDF. Basta que ele atenda às necessidades de uma impressora high-end para que possa ser impresso em qualquer dispositivo de categoria/necessidades inferiores.

3 Já um arquivo fechado só pode ser impresso para uma impressora de linguagem PostScript e preferencialmente para aquela em que foi criado. É importável para os principais aplicativos Diferentemente dos fechados de extensão PS ou PRN, os PDFs podem ser importados para os principais aplicativos, tais como: InDesign, QuarkXPress, FreeHand e Illustrator. Editável Alterações de pequeno porte podem ser feitas no PDF por meio do Acrobat e alterações mais extensas, com o uso de alguns plug-ins. Internet e multimídia Os PDFs podem ser reaproveitados em web sites, Intranets e em CDs multimídia. Soft-proofing É possível enviá-los por a fim de solicitar a aprovação de layouts a seus clientes nos próprios monitores, sem ter de abrir o aplicativo que gerou o documento, instalar fontes nem conferir vínculos. Para ser visualizado, o PDF precisa apenas do Acrobat Reader que é gratuito. Se o cliente possuir o pacote Acrobat Standart ou Professional, ele ainda pode fazer anotações no arquivo usando os post-its digitais e outros marcadores. Nível de PostScript A impressão de PDFs por dispositivos digitais é recomendável apenas naqueles que possuem a linguagem PostScript 3. Mesmo assim somente os mais modernos (fabricados a partir de meados de 1998) têm a capacidade de enxergar o PDF como um arquivo de impressão. Construção do arquivo e geração do PDF Mesmo com todas estas características interessantes e vantagens para ambos os lados, gerar um arquivo PDF ainda requer os mesmos cuidados na construção do projeto, necessários para dar saída em arquivos em regime aberto e fechado. 3

4 GERANDO ARQUiVO PDF A PARTIR DE IMPRESSORA VIRTUAL DA ADOBE Se você tem instalado o Adobe Acrobat Professional versões 6, 7 ou 8 (vamos falar das mais recentes), esse programa instala uma impressora virtual chamada Adobe PDF. Neste caso é simples e fácil converter seu arquivo para PDF. 1. Depois de verificar que seu arquivo está pronto, clique em Arquivos e depois em Imprimir. 2. Na Tela que se abre escolha a impressoa Adobe PDF e depois em Propriedades. 4

5 3. Na tela que surge na caixa Default Settings escolha PDF/X1a 2001 (até hoje, apontado pelos especialistas, como o melhor PDF). Na caixa Adobe PDF Page Size, escolha Letter e clique em OK. 4. Você vai voltar à tela de diálogo de Imprimir, nela clique em OK 5. Abre-se a tela de diálogo SavePDF File As, nela você escolhe o diretório e o nome que deseja colocar em seu arquivo PDF clique em Salvar. Pronto, seu PDF está criado, abra-o num leitor de PDF e verifique se tudo está de acordo para enviar para a gráfica. Caso seu arquivo não esteja correto, abra novamente o programa nativo e faça as correções necessárias e após, faça todo o procedimento explicado acima. Lembre-se, a Gráfica é uma prestadora de serviços gráficos. É responsabilidade do cliente verificar se seus arquivos de tese estão de acordo com as normas impostas pela PRPG. Qualquer divergência sua tese será devolvida para a devida correção. INSTALANDO E GERANDO UM ARQUIVO PDF USANDO A IMPRESSORA VIRTUAL PRIMOPDF Caso você não tenha o Acrobat Professional instalado em seu computador a Gráfica da UNICAMP recomenda que você gere seus arquivos com o programa PrimoPDF ( Em vários testes realizados, este programa mostrou-se como o que tem melhores condições de atender as necessidades da gráfica e de seus clientes, tanto em rapidez, quanto em facilidade de uso. 5

6 Instalando a Impressora virtual PrimoPDF Depois de baixar o arquivo ( dê um duplo clique sobre o arquivo. 1. Aparecerá a tela abaixo, clique em Next. 2. Surge a tela de licença do programa, marque o botão I agree to the terms of the license agreement e clique em Next. 6

7 3. Surge uma tela de diálogo onde o programa pergunta onde você deseja instalar o PrimoPDF, a Gráfica da UNICAMP, recomenda que não mude este caminho, clique em Next. 4. Surge a tela de resumo da instalação, clique em Next. 7

8 5. O programa faz a instalação e abre uma tela de diálogo, se você quer abrir o manual, clique em Yes (sim) se quiser ler o manual em inglês ou No (não); clique Finish para completar a instalação. Sua impressora virtual PrimoPDF está instalada, agora você pode transformar seus arquivos.doc em PDF. 8

9 GERANDO UM ARQUIVO PDF A PARTIR DA IMPRESSORA VIRTUAL PRIMOPDF O procedimento é simples, e sem segredo, apenas tome o cuidado de criar sua tese no tamanho carta. 1. No programa nativo clique em Arquivos, Imprimir ou semelhante. 2. Escolha a Impressora PrimoPDF e clique em OK. 3. Clique em Propriedades e na aba Papel/Qualidades, escolha o tamanho Carta ou Letter. 4. Apenas tome o cuidado de colocar na caixa de diálogo Save As o diretório e nome do arquivo final para gerar o PDF. Lembre-se, a Gráfica é uma prestadora de serviços gráficos. É responsabilidade do cliente verificar se seus arquivos de tese estão de acordo com as normas impostas pela PRPG. Qualquer divergência sua tese será devolvida para a devida correção. Existem milhares de programas na Internet que convertem arquivos em PDF. A Gráfica da Unicamp não recomenda o uso desses programas. É de inteira responsabilidade do autor do documento o uso desses programas. 9

10 DICAS Seguem abaixo algumas dicas para a construção de seu documento. Qualquer arquivo destinado à impressão deve ser meticulosamente construído, respeitando as características de cada software e seguindo normas específicas de exportação e montagem final do arquivo. Aplicativos de editoração eletrônica Existem basicamente três categorias de aplicativos para a área de editoração eletrônica, com a finalidade de impressão comercial Retocadores de imagem Trabalham com bitmaps (malha de pontos) para produzir, editar e retocar imagens e fotos. Principais aplicativos: Adobe Photoshop e Corel Photo-Paint. Ilustradores Usam vetores (cálculos matemáticos) para produzir ilustrações, gráficos, desenhos e logotipos. Principais aplicativos: CorelDraw, Adobe Illustrator e Macromedia FreeHand. Paginadores/Finalizadores Diagramam textos junto com os arquivos vetoriais e bitmaped importados dos aplicativos ilustradores e retocadores, com o objetivo de confeccionar desde livros e revistas até jornais e anúncios publicitários. Principais aplicativos: Adobe PageMaker, Adobe InDesign e QuarkXPress. Evite CTRL+C - CTRL+V Usando estas teclas de atalho para copiar e colar, muitas vezes este procedimento traz junto sujeiras virtuais. Você pode até gerar seu PDF, mas talvez na hora de ripar para a impressora, esta não entenda o arquivo dando erro e não imprimindo. Imagens e Fotos As impressoras da Gráfica da UNICAMP imprimem em até 2400dpi. Se você coloca uma imagem ou foto com 72dpi, como é o caso das imagens de Internet (.JPEG), não estará uilizando todo o poder de impressão das impressoras. Procure colocar suas imagens e fotos com pelo menos 300dpi. Páginas coloridas e páginas em preto e branco Para que a sua tese fique pronta em menos tempo, procure na hora de gerar seu PDF, separar as páginas coloridas das preta e brancas. Facilita para a Gráfica, evita uma etapa do processo. Lembrando que para separar as coloridas é preciso separar o frente e o verso. Por exemplo se a sua página colorida é a nº 10, é preciso separar também a 9, caso a sua tese seja frente-e-verso. 10

11 ANOTAÇÕES Pesquisa e Montagem: Amauri Cesar Godoy Setor de Pré-Impressão da Gráfica Central da UNICAMP preimpressao.grafica@dga.unicamp.br 11

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