PROGRAMA DE MODERNIZAÇÃO DO SISTEMA DE CONTROLE EXTERNO DOS ESTADOS E MUNICÍPIOS BRASILEIROS - PROMOEX

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1 PROGRAMA DE MODERNIZAÇÃO DO SISTEMA DE CONTROLE EXTERNO DOS ESTADOS E MUNICÍPIOS BRASILEIROS - PROMOEX MP Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão Manual de Execução Acordo de Empréstimo OC/BR (VERSÃO PRELIMINAR) outubro 2006

2 2 Sumário TÍTULO I DA GESTÃO DO PROGRAMA INTRODUÇÃO OBJETIVO GERAL DO PROMOEX OBJETIVOS ESPECÍFICOS (COMPONENTES) Fortalecimento e Integração dos Tribunais de Contas no âmbito nacional: Modernização dos Tribunais de Contas: ARRANJO INSTITUCIONAL E FLUXOGRAMA DE IMPLEMENTAÇÃO ATRIBUIÇÕES DAS PARTES NO PROMOEX Unidades de Execução Locais - UELs Atribuições da UEL: Produtos da UEL: DN-PROMOEX/UCP/MP Atribuições da DN-PROMOEX/UCP/MP: Produtos da UCP/MP: Atribuições da Caixa Econômica Federal CAIXA (Condicionada ao Aditamento do Contrato de Empréstimo) Atribuições do BID Fluxograma MECANISMOS DE EXECUÇÃO Execução Direta: Órgão Executor (7% dos recursos do financiamento) Sub-executores Execução Indireta: Órgão Executor e Sub-executores Órgão Executor (7% dos recursos do financiamento) Sub-executores DA GESTÂO DO PROJETO Planejamento...14 Total do Orçamento a ser remanejado Execução Orçamentária e Financeira (SGP) Controle e Supervisão Prestação de Contas Prestação de Contas Parcial do Convênio....26

3 Monitoramento e Avaliação Padrão gerencial do acompanhamento da execução do projeto (opcional) GASTOS ELEGÍVEIS...42 SELEÇÃO/CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS DE CONSULTORIA E LICITAÇÃO/AQUISIÇÃO DE BENS E CONTRATAÇÃO DE OBRAS...45 E SERVIÇOS TÉCNICOS NORMAS E PROCEDIMENTOS: ORIENTAÇÕES BÁSICAS para contratações e aquisições de qualquer natureza: SELEÇAO E CONTRATAÇÃO DE CONSULTORES...49 LICITAÇÕES BENS Licitação Pública Internacionals- LPI...72 AVISO ESPECÍFICO DE AQUISIÇÃO...72 LICITAÇÕES BENS Comparação de Preços...80 LICITAÇÕES OBRAS Comparação de Preços...83 LICITAÇÕES Serviços Técnicos Comparação de Preços...86 CONTRATAÇÃO DIRETA pela UEL...88 TÍTULO III - DA DOCUMENTAÇÃO E ARQUIVO A CLASSIFICAÇÃO E ARQUIVAMENTO DOS DOCUMENTOS NA UEL Correspondências Oficiais Documentos Processuais: Documentos financeiros ou orçamentários: Documentos do Programa Documentos de Auditoria A CLASSIFICAÇÃO SEGUNDO A NORMA REGULAMENTAR:...97 CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO - CCD Conceito Como classificar os documentos segundo este código? Código de Classificação de documentos de arquivo das atividades-meio dos órgãos TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS - TTD Conceito Como utilizar a tabela de temporalidade? Eliminação COMO ARQUIVAR OS DOCUMENTOS? CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS Conceito...100

4 Objetivos Fatores de deterioração dos documentos: Recomendações TEMPO DE MANUTENÇÃO DOS ARQUIVOS NAS DEPENDÊNCIAS DO PROGRAMA (vide disposições específicias do Contrato de Empréstimo e seus Anexos) TITULO IV FLUXO FINANCEIRO-CONTÁBIL...106

5 5 TÍTULO I DA GESTÃO DO PROGRAMA 1. INTRODUÇÃO O Programa de Modernização do Sistema de Controle Externo dos Estados e Municípios Brasileiros (PROMOEX) tem por objetivo geral promover o fortalecimento do Sistema de Controle Externo brasileiro como instrumento da cidadania, incluindo a intensificação das relações inter-governamentais e interinstitucionais, com vistas ao cumprimento da Lei de Responsabilidade Fiscal (Lei Complementar 101/2000). O PROMOEX visa ao fortalecimento e à modernização institucional dos Tribunais de Contas dos Estados e Municípios (TCs), para o aprimoramento da eficácia, eficiência e oportunidade das ações de controle externo. O PROMOEX está dividido em duas fases de três anos, contendo múltiplos projetos que serão executados de forma descentralizada pelos respectivos TCs. O Programa será coordenado e supervisionado por meio da Direção Nacional do PROMOEX (DN-PROMOEX), integrante da estrutura regimental da Unidade de Coordenação de Programas da Secretaria Executiva do Ministério de Planejamento, Orçamento e Gestão (UCP/MP). Sua execução será implementada com base em ações nacionais voltadas ao desenvolvimento de vínculos inter-institucionais entre os TCs e destes com o Governo Federal, à redefinição dos procedimentos de controle externo com ênfase no cumprimento da Lei de Responsabilidade Fiscal, bem como ao desenvolvimento de políticas e gestão de soluções compartilhadas e de cooperação técnica. Localmente, o PROMOEX está direcionado ao desenvolvimento de vínculos com Poderes e instituições dos três níveis de governo e com a sociedade, à integração dos TCs ao ciclo de gestão governamental, à redefinição das metodologias, técnicas e procedimentos de controle externo, ao planejamento estratégico e modernização administrativa, ao desenvolvimento de política e de gestão de tecnologia da informação e, ainda, à adequação da política e gestão de pessoal. O custo total do Programa está orçado em US$ 64,4 milhões, sendo a parte financiada pelo Banco Interamericano de Desenvolvimento (BID) de US$ 38,6 milhões e o restante composto por recursos de contrapartida dos TCs, no montante global de US$ 21,940 milhões e US$ 3,860 milhões a cargo da República Federativa do Brasil (RFB), por intermédio da UCP/MP. O programa será implementado de forma descentralizada sendo os recursos transferidos aos TC s (sub-executores) por meio de convênio. Tendo em vista o modelo híbrido do arranjo de execução que se caracteriza pela transferência de recursos na modalidade convênio, recursos estes oriundos de financiamento externo, a execução estará sujeita, simultaneamente, às normas do Governo brasileiro aplicadas ao convênio (IN/STN nº 1/97 e alterações posteriores) e às normas do agente financeiro, no caso, o Banco Interamericano de Desenvolvimento-BID. Para tanto, foram definidos procedimentos de execução que possibilitam a prestação de contas segundo as exigências da legislação nacional, bem como segundo as exigências do BID.

6 6 Os procedimentos de execução previstos neste Manual contemplam todo o ciclo da gestão do projeto desde o planejamento, a execução física e financeira, o controle contábil e de resultados. 2. OBJETIVO GERAL DO PROMOEX O PROMOEX tem por objetivo geral promover o fortalecimento do Sistema de Controle Externo brasileiro como instrumento da cidadania, incluindo a intensificação das relações inter-governamentais e inter-institucionais, com vistas ao cumprimento da Lei de Responsabilidade Fiscal (Lei Complementar 101/2000). 3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS (COMPONENTES) 3.1. Fortalecimento e Integração dos Tribunais de Contas no âmbito nacional: Implementação de ações visando o desenvolvimento de redes inter-institucionais entre os TCs, promovendo a cooperação técnica entre estes, e visando a uniformização de conceitos, métodos e procedimentos. Neste sentido, caberão ações voltadas para as seguintes atividades: (i) desenvolvimento de vínculos interinstitucionais entre os TCs e destes com o Governo Federal; (ii) redesenho dos procedimentos de controle externo, contemplando, inclusive a Lei de Responsabilidade Fiscal; e (iii) desenvolvimento de políticas e de gestão de soluções compartilhadas e de cooperação técnica, para as diversas áreas da administração dos TCs, tais como tecnologia da informação (TI) Modernização dos Tribunais de Contas: Desenhar e implantar novos modelos de gestão, buscando a modernização institucional dos TCs, pela implementação de planejamento estratégico, modernização da administração e melhoria da capacidade institucional. Serão priorizadas atividades de: (i) desenvolvimento de vínculos interinstitucionais com outros Poderes e instituições dos três níveis de Governo e com a sociedade civil; (ii); integração dos TCs no ciclo de gestão governamental; (iii) redesenho e implementação de novos métodos, técnicas e procedimentos de controle externo; (iv) planejamento estratégico e modernização administrativa; (v) desenvolvimento de políticas e da capacidade de gestão da tecnologia da informação; e (vi) adequação da política de pessoal. 4. ARRANJO INSTITUCIONAL E FLUXOGRAMA DE IMPLEMENTAÇÃO O PROMOEX adotará um modelo de execução descentralizada, sendo que os recursos provenientes do Financiamento do BID serão repassados pela União aos Orçamentos dos Estados, Municípios e do Distrito Federal aos respectivos TCs, por meio de Convênio, na classificação de Transferências Voluntárias, e depositá-los em conta específica a ser aberta em agente financeiro oficial. Caberá aos TCs consignarem os referidos recursos em seus orçamentos, bem como alocarem os recursos referentes à contrapartida, de forma a atingirem o montante estabelecido no Acordo de Empréstimo. As responsabilidades, Competências e atribuições entre os atores envolvidos constam do Acordo de Empréstimo e seus anexos, do Regulamento Operacional (ROP) do Programa e dos Convênios.

7 7 São atores envolvidos na implementação do PROMOEX: MP Ministério de Planejamento, Orçamento e Gestão; UCP/MP Unidade de Coordenação do Programa; DN-PROMOEX Direção Nacional do PROMOEX; BID Banco Interamericano de Desenvolvimento; ATRICON Associação dos Membros dos Tribunais de Contas do Brasil IRB _ Instituto Ruy Barbosa TCs Tribunais de Contas dos Estados e Municípios; e UELs Unidades Executoras Locais CT Comitê Técnico CD _ Comitê Deliberativo CAIXA 1 Caixa Econômica Federal: agente financeiro oficial. A UCP/MP, ligada à Secretaria de Gestão, foi criada pela Portaria Ministerial nº 235, de 02 de setembro de 2004, e tem como finalidade a integração das ações de desenvolvimento dos programas e projetos financiados com recursos originários de organismos internacionais de financiamento. Dentro de seu organograma, encontra-se a DN- PROMOEX, responsável pela coordenação em nível nacional do Programa e pela gestão das atividades do PROMOEX no âmbito do MP. Os TCs executarão os projetos nas UELs, criadas especificamente por ato normativo interno, para esta finalidade, segundo as disposições do ROP e orientados pelo Presente Manual. 1 A participação da CAIXA, conforme menções a seguir, está condicionada ao aditamento do Contrato de Empréstimo do PROGRAMA. Assim sendo, até que seja alterado o Contrato o fluxo deverá seguir normalmente sem a atuação da CAIXA, mantendo-se a relação direta TCs e.dn/promoex/ucp/mp.

8 8 5. ATRIBUIÇÕES DAS PARTES NO PROMOEX 5.1. Unidades de Execução Locais - UELs Atribuições da UEL: a) Elaborar e Ajustar, quando necessário, o Projeto do TC; b) Elaborar o POA do TC; c) Elaborar o Plano de Aquisição (PA) de bens e serviços do TC; d) Avaliar e consolidar a programação orçamentária e financeira no projeto do TC; e) Elaborar os Termos de Referência (TORs); f) Enviar os Termos de Referência para a Direção Nacional, a qual solicitará a não objeção ao BID; f) Elaborar o pedido de desembolso/remanejamento de recursos e correspondente justificativa; g) Elaborar a Prestação de Contas (PC) e encaminhar à CAIXA; h) Elaborar o Relatório de Pagamento (RP)/aplicação de recursos; i) Elaborar indicadores de execução e impacto; j) Elaborar e consolidar o Relatório Financeiro e quantitativo, sintético e analítico por subcomponente, produto e atividade; k) Elaborar o balanço das futuras aquisições analítico e sintético; l) Disseminar e acompanhar a sistemática de acompanhamento; m) Elaborar o relatório de ativos adquiridos; n) Gerenciar a execução dos serviços, atestando a realização do contrato, mediante comprovação documental ex ante à CAIXA, para pagamento direto ao fornecedor pelo referido agente financeiro; o) Gerenciar a execução de serviços de diárias e passagens e outros, cujos contratos avulsos não superem a importância de R$ 8.000,00 (oito mil reais), com comprovação de gastos ex- post, mediante a apresentação à CAIXA de dossiês trimestrais contendo a documentação comprobatória dos gastos; p) Consolidar o Relatório Semestral de Progresso (RSP); e q) Elaborar o relatório de avaliação final do projeto Produtos da UEL: - Programação orçamentária e financeira consolidada e avaliada; - Plano de aquisição de bens de serviços consolidado e validado; - TORs validados; - Relatório mensal gerencial físico-orçamentário elaborado; - Indicadores de execução e impacto disponibilizado; - Sistemática de acompanhamento disseminada e acompanhada; - Relatório semestral de progresso consolidado; - Relatório de avaliação final do projeto elaborado; - Solicitação de não objeção elaborada e encaminhada; - Prestação de contas elaborada; - Relatório sintético e analítico por subcomponente, produto, atividade e do projeto (financeiro e quantitativo) elaborado e consolidado; - Saldos para futuras aquisições analítico/sintético, elaborados;

9 9 - Contratos gerenciados e atestes de execução de serviços emitidos; - Consultoria em elaboração e gerenciamento de projeto contratada; e - Projeto reavaliado DN-PROMOEX/UCP/MP Atribuições da DN-PROMOEX/UCP/MP: a) Coordenar e prestar assistência técnica aos TCs na preparação dos Projetos específicos e dos Planos Operacionais Anuais (POAs); b) Expedir orientações relativas ao processo de alocação de recursos da contrapartida e daqueles repassados pelo MP por meio dos Convênios respectivos; c) Receber e consolidar, para encaminhamento ao BID, as solicitações de não objeção do Banco aos processos de aquisição de bens, serviços de consultoria e obras de adequação, quando se fizerem necessárias; d) Consolidar as prestações de contas dos TCs, após recebimento e análise pela CAIXA, e encaminhamento à Secretaria do Tesouro Nacional do Ministério da Fazenda (STN) e o BID; e) Preparar e apresentar ao BID os relatórios técnicos e financeiros consolidados do Programa; f) Preparar e apresentar ao BID os pedidos de desembolsos e as respectivas justificativas de despesas; g) Acompanhar a execução do Programa, mediante apoio operacional da CAIXA; h) Prover suporte para o funcionamento do Comitê Deliberativo e do Comitê Técnico do Programa. i) Consolidar os Projetos dos TCs; j) Elaborar o Projeto do Componente Nacional relativo a DN-PROMOEX/UCP/MP; k) Consolidar os POAs dos TCs e encaminhar ao BID; l) Elaborar o POA do Componente Nacional relativo a DN-PROMOEX/UCP/MP; m) Consolidar os PAs de bens e serviços dos TCs; n) Elaborar o PA de bens e serviços do Componente Nacional relativo a DN- PROMOEX/UCP/MP; o) Avaliar e consolidar a programação orçamentária e financeira dos Projetos dos TCs; p) Avaliar e consolidar a programação orçamentária e financeira do Componente Nacional relativo a DN-PROMOEX/UCP/MP; q) Avaliar os TORs dos TCs nos casos aplicáveis; r) Elaborar os TORs do Componente Nacional relativo a DN-PROMOEX/UCP/MP; s) Consolidar e encaminhar ao BID as PCs dos TCs; t) Elaborar a PC do Componente Nacional relativo a DN-PROMOEX/UCP/MP; u) Consolidar e encaminhar ao BID os indicadores de execução e impacto dos TCs; v) Elaborar indicadores de execução e impacto do Componente Nacional relativo a DN- PROMOEX/UCP/MP; w) Consolidar e encaminhar ao BID os balanços das futuras aquisições analítico e sintético dos TCs; x) Elaborar o balanço das futuras aquisições analítico e sintético do Componente Nacional relativo a DN-PROMOEX/UCP/MP; y) Disseminar e acompanhar a sistemática de acompanhamento; z) Consolidar o Relatório Semestral de Progresso (RSP); aa) Consolidar os relatórios de avaliação final dos Projetos dos TCs

10 10 bb) Elaborar o relatório de avaliação final do Componente Nacional relativo a DN- PROMOEX/UCP/MP; Produtos da UCP/MP: - Programação orçamentária e financeira consolidada e validada; - Plano de aquisição de bens de serviços consolidado e validado; - TORs validados; - Indicadores de execução e impacto disponibilizado; - Plano Operacional Anual consolidado; Sistemática de acompanhamento disseminada e acompanhada; - Relatório semestral de progresso consolidado; - Relatório de avaliação final do projeto elaborado; - Solicitação de não objeção elaborado; - Prestação de contas elaborada; - Consultoria em elaboração e gerenciamento de projeto contratada e trabalho finalizado e aprovado Atribuições da Caixa Econômica Federal CAIXA (Condicionada ao Aditamento do Contrato de Empréstimo) a) Abrir conta-corrente vinculada ao Projeto na CAIXA, em agência localizada na sede de execução, em nome do sub-executor, destinada exclusivamente à movimentação dos recursos objeto dos Programas a que se vinculem; b) Comunicar ao MP a identificação das contas-corrente vinculadas aos Projetos; c) Acompanhar, nos termos deste Manual de Execução do Programa, a utilização dos recursos transferidos pela União, alocados nas contas específicas de cada Projeto, correspondentes às transferências realizadas e os recursos referentes à contrapartida local, quando depositados na conta vinculada ao Projeto; d) Realizar o crédito dos pagamentos devidos pelo sub-executor, com os recursos da transferência e da contrapartida, se for o caso, diretamente aos fornecedores dos bens e serviços adquiridos, nos casos de contratos em valor superior a R$ 8.000,00 (oito mil reais), mediante prévia certificação do responsável pelo Projeto e deliberação da autoridade detentora da Competência respectiva, condicionado à existência de recursos suficientes na conta vinculada ao Projeto e, se for o caso, na conta em que estejam depositados os recursos da contrapartida; e) atestar a realização das obras, se houver, bem como a aquisição dos bens, previstos no Projeto; f) verificar, trimestralmente, se a contrapartida local do sub-executor, relativa ao desembolso de recursos, está de acordo com o estabelecido no Plano Operacional Anual POA; g) examinar se a prestação de contas parcial, a partir do terceiro desembolso, está de acordo com o estabelecido no POA; h) acompanhar se os registros da movimentação financeira do Projeto do sub-executor, no âmbito do Programa, estão na forma estabelecida pelo MP e de acordo com as normas do BID, conforme registros constantes no Sistema de Gerenciamento de Projetos SGP, de modo a: permitir a identificação das quantias das diferentes fontes alocadas ao Projeto de cada sub-executor;

11 11 consignar os investimentos no Projeto com recursos do repasse e da contrapartida; conter os detalhes necessários para a identificação dos bens adquiridos e dos serviços contratados; demonstrar o custo dos investimentos em cada categoria dos investimentos básicos; verificar o lançamento de empenho a fornecedor; i) Solicitar ao sub-executor as informações requeridas pelo MP; j) Fornecer ao MP, prontamente, as informações solicitadas acerca de cada Convênio; k) Comunicar ao MP, prontamente, as irregularidades ou ilegalidades constatadas no transcorrer da execução dos Projetos, bem como qualquer mora do sub-executor no cumprimento das obrigações pactuadas; l) Elaborar, até 30 (trinta dias) depois de encerrado cada ano-calendário, os relatórios financeiros relativos a cada Convênio, indicando o uso dos recursos das transferências e da contrapartida local, quando for o caso, na forma estabelecida pelo MP; m) Verificar se o objeto licitado está previsto no Projeto, para efetivar os pagamentos previstos no item g desta Cláusula ou quando da Prestação de Contas, cabendo solicitar ao sub-executor o Edital de Licitação, Ato de Adjudicação e respectivas publicações; n) Examinar, quando julgar necessário ou por solicitação do MP, os bens e as obras executadas, mediante repasse de recursos no âmbito do PROGRAMA ou a documentação a eles relativa; o) Receber e examinar preliminarmente a documentação relativa às Prestações de Contas Parcial e Final, de acordo com o Manual de Execução do Programa; p) Encaminhar ao MP relatório de execução financeira final do Projeto; e q) Executar as atribuições na forma definida no ROP e neste Manual de Execução do Programa Atribuições do BID a) Avaliar e aprovar, conforme seja o caso, todos os relatórios previstos nos documentos do Programa (Contrato de Empréstimo e seus Anexos e Regulamento Operacional) apresentados pelo órgão executor; b) Avaliar e emitir a não-objeção, conforme seja o caso, para os processos encaminhados ao Banco pelo órgão executor; c) Supervisionar a execução do Programa no que lhe couber, conforme definido no Contrato de Empréstimo e seus Anexos e no Regulamento Operacional.

12 Fluxograma O Fluxograma de implementação do PROMOEX pode ser visualizado no esquema abaixo: (1) República Federativa do Brasil (Mutuário) Banco Interamericano de Desenvolvimento BID (Agente Financiador) (2) (3) Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão Secretaria Executiva Direção Nacional do PROMOEX da Unidade de Coordenação de Programas (Executor) UCP/SE/MP (Coordenação Geral e execução) CAIXA- Mandatária para operacionalização dos convênios Tribunais de Contas dos Estados e Municípios Unidades Executora Local UELs (Sub-executores)

13 13 6. MECANISMOS DE EXECUÇÃO 6.1. Execução Direta: Órgão Executor (7% dos recursos do financiamento) Quando a UCP/MP realizar de forma direta, por solicitação da DN-PROMOEX/UCP/MP, os processos de aquisição de bens, contratação de serviços de consultoria e obras de adequação no âmbito do Programa, os mesmos serão realizados da seguinte forma: - elaboração pela DN-PROMOEX/UCP/MP de Termos de Referência específicos e encaminhamento à CAF/UCP; - encaminhamento pela CAF/UCP à Coordenação Geral de Logística (CGLOG) da Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administrativa (SPOA) para elaboração dos editais de licitação; - realização do processo integral da licitação pela CGLOG, com a participação técnica da UCP/MP; - adjudicação pelo SPOA do vencedor e firma dos respectivos instrumentos contratuais; - gerenciamento pela UCP/MP, com apoio do SPOA, da execução dos serviços, atestando a realização do contrato. As normas e procedimentos de aquisição e contratação encontram-se detalhadas no Título II deste manual Sub-executores Quando as UEL s realizarem os processos de aquisição de bens, contratação de serviços de consultoria, e obras de adequação, no âmbito dos respectivos projetos, diretamente em sua estrutura ou área responsável pelas aquisições, de acordo com as regras e limites estabelecidos no Acordo de Empréstimo do Banco, e também de acordo com as normas do convênio, deverão observar os seguintes passos: - elaboração de termos de referência específicos ao objeto da contratação pelo beneficiário, sob a coordenação da UEL ou diretamente pela UEL; - encaminhamento pela UEL, por intermédio da DN-PROMOEX/UCP/MP, para não objeção do BID, nos casos assim exigidos, conforme as disposições do Acordo de Empréstimo e seus Anexos; - elaboração, em conjunto com a unidade responsável por licitações no Tribunal de Contas dos instrumentos da licitação; - realização do processo integral da licitação pela unidade responsável por licitações no Tribunal de Contas, com a participação técnica da UEL; - adjudicação pela unidade responsável por licitações no Tribunal de Contas do vencedor e firma dos respectivos instrumentos contratuais; - gerenciamento pela UEL, com apoio da unidade responsável no Tribunal de Contas, da execução dos serviços, atestando a realização do objeto do contrato, mediante comprovação documental ex ante, para pagamento direto ao fornecedor nos casos de contratos em valor superior a R$ 8.000,00 (oito mil reais), exceto nos 12 primeiros

14 14 meses após a 1ª aquisição, quando o Banco deverá emitir a não objeção prévia, independentemente do montante de recursos. - Gerenciamento pela UEL, com apoio da unidade responsável no Tribunal de Contas, da execução de despesas de diárias e aquisições de passagens e outros, cujos contratos avulsos não superam a importância de R$ 8.000,00 (oito mil reais), com comprovação de gastos ex post, mediante a apresentação de dossiês trimestrais contendo a documentação comprobatória dos gastos. Nos 12 primeiros meses após a 1ª aquisição, o Banco deverá emitir a não objeção prévia, independentemente do montante de recursos Execução Indireta: Órgão Executor e Sub-executores Órgão Executor (7% dos recursos do financiamento) - Quando a UCP/MP realizar, por solicitação da DN-PROMOEX/UCP/MP, os processos de aquisição de bens, serviços de consultoria e obras de adequação no âmbito do Programa, por meio de Agência Especializada Sub-executores - Quando as UELs realizarem os processos de aquisição de bens, contratação de serviços de consultoria e obras de adequação, no âmbito dos respectivos projetos, por meio de Agência Especializada, deverão observar os procedimentos específicos utilizados por essa Agência, conforme seja o caso. Neste caso, deverá ser submetido previamente ao MP, para encaminhamento e análise conjunta com o BID, o documento ou termo a ser assinado com a Agência Especializada selecionada para este fim. 7. DA GESTÂO DO PROJETO 7.1. Planejamento Os TCs, por meio das UELs, serão responsáveis pela elaboração e apresentação à DN- PROMOEX/UCP/MP do Plano Operacional Anual referente ao respectivo projeto para revisão e aprovação até 30 de setembro de cada ano. O primeiro POA deverá ser apresentado antes da transferência de recursos ao respectivo TC e deverá cobrir a execução do Projeto a partir desta data e até 31 de dezembro do respectivo ano. Os POAs seguintes deverão cobrir o período de 1 0 de janeiro a 31 de dezembro de cada ano. PLANO OPERACIONAL ANUAL O POA Plano Operacional Anual é um instrumento de planejamento que revela a estratégia de execução do projeto, no nível de detalhe de atividade, para um ano específico. O Projeto do Tribunal juntamente com o POA constituem o Plano de Trabalho previsto no instrumento de convênio.

15 15 O POA deverá ser elaborado anualmente, e apresentado até o dia 30 de setembro de cada ano anterior ao ano de sua execução. Uma vez aprovado, os recursos previstos no POA deverão constar nos orçamentos estaduais. A metodologia para elaboração do POA deve ser participativa, uma vez que envolve o detalhamento das atividades necessárias à execução de vários produtos, exigindo conhecimentos múltiplos para sua correta elaboração. Sugerimos a utilização da seqüência de passos apresentada a seguir: 1. Realizar uma discussão com os envolvidos com o projeto para revalidar seus produtos; 2. Rever o cronograma e identificar os produtos selecionados para o POA do ano de referência; 3. No caso do primeiro ano, identificar os produtos que serão oferecidos como contrapartida antecipada; 4. Detalhar as atividades necessárias para o desenvolvimento desses produtos e elaborar o POA observando os limites de recursos de financiamento do convênio para o ano de referência; 5. Introduzir o Projeto no SGP, assim como o POA O POA de 2007 já deverá ser feito diretamente no SGP. No POA, cada despesa é planejada com recursos divididos por fonte: BID e Tesouro (contrapartida). Entretanto, é possível utilizar os recursos sem o pari passu a cada despesa, desde que seja realizado o acerto de fontes dentro do mesmo exercício financeiro. Todos os instrumentos de planejamento (POA e Projeto que compõem o plano de trabalho) deverão ser inseridos no SGP para permitir a adequada execução orçamentário-financeira do projeto. Solicitação de autorização para eventos da execução: Os eventos da execução que estejam em desacordo com o Plano de Trabalho (Projeto e POA) aprovado deverão ser formalizados e previamente autorizados pela Direção Nacional do Programa, mediante encaminhamento, via correio, de formulário devidamente justificado e assinado pelo Coordenador Geral da UEL. As solicitações deverão estar de acordo com as diretrizes do Programa e conter todas as informações a serem registradas em relação aos Projetos e POAs. Especificamente para o 1º ano de execução do Programa, em virtude do intervalo de tempo havido entre a elaboração do Plano de Trabalho e a efetiva execução, decorrente de diferentes fatores, dentre eles, a demora na revisão ex-ante, a realização de atividade ou produto com recursos orçamentários não contabilizados no Projeto/POA 2006 (nem contrapartida, nem BID) deverão ser incluídas como informação nos Avanços Alcançados. Neste caso, o equilíbrio poderá dar-se mediante introdução de novo produto ou atividade, desde que compatível com o marco lógico do Programa (objetivos, componentes e metas), ou, alternativamente, poderão ser acrescidos insumos em outros produtos e atividades. Em virtude do intervalo de tempo havido entre a elaboração do Plano de Trabalho Projeto e POA e a efetiva execução, decorrente de diferentes fatores, dentre eles, a demora na revisão ex-ante, a realização de atividade ou produto com recursos de contrapartida, cuja fonte inicialmente prevista era BID, deverá ocasionar a substituição da fonte de recursos

16 16 prevista para pagamento de outro produto ou atividade já existente no Projeto/POA, sem prejuízo das metas a serem alcançadas. As alterações na execução deverão manter-se dentro dos seguintes parâmetros: valores totais de investimento e custeio por exercício financeiro; valores totais de financiamento e de contrapartida do Projeto e por exercício financeiro; componentes nacional, local e administração; e categorias de gastos: capacitação, consultoria, equipamentos e sistemas de informação, material de apoio e comunicação, e instalações físicas, definidos no contrato de empréstimo, à exceção dos montantes de contrapartida que poderão ser superiores ao mínimo estipulado. As despesas decorrentes das alterações propostas deverão estar de acordo com os critérios de elegibilidade já explicitados pelo Programa. Os sub-executores deverão enviar uma única solicitação consolidada para autorização de eventos da execução a ser formalizada em um único formulário. Não serão permitidas solicitações sucessivas e freqüentes. Somente serão consideradas, para efeito de autorização prévia, situações relacionadas à inclusão e/ou exclusão de produtos ou atividades e, ainda, situações relacionadas à troca de fonte, desde que mantidos as metas do Projeto e o equilíbrio financeiro na composição do Plano de Trabalho (valores definidos de custeio, investimento, contrapartida e transferência). Nos casos em que não foram previstos recursos para pagamento de impostos e taxas, o sub-executor poderá remanejar recursos de contrapartida constantes do componente administração do projeto ou de outro componente para fazer face às referidas despesas não cobertas com recursos da fonte 148. Os remanejamentos desta natureza deverão ser devidamente justificados na prestação de contas. Não serão objeto de autorização prévia as modificações de modalidades de licitação e de seleção constantes do POA (exemplos: alteração de consultoria pessoa jurídica para pessoa física; alteração no método de pregão para registro de preços, etc.). As justificativas deverão ser apresentadas apenas na prestação de contas. Após aprovados, pela DNP/UCP, os Projetos e POAs, inseridos na sua versão original no SGP, as solicitações de autorização para eventos da execução somente serão deliberadas após o recebimento, formal e via SGP, do formulário padrão, sendo as alterações devidamente justificadas e assinadas. Ou seja, mesmo quando já estiver disponível, no SGP, a tela contendo o formulário para solicitação de alteração e a sua respectiva tramitação visando à aprovação pela DNP/UCP, essa somente se dará após o recebimento da via em papel assinada. Justifica-se pelas formalidades processuais a serem cumpridas. A resposta à solicitação de alteração será encaminhada por e via SGP, incluindo as considerações relativas a um possível indeferimento e/ou as orientações necessárias. Somente após o recebimento da aprovação das alterações solicitadas, poderão as UELs procederem os respectivos registros no SGP.

17 17 SOLICITAÇÃO DE AUTORIZAÇÃO PARA EVENTOS DA EXECUÇÃO 1. Órgão / Entidade Proponente: 2. Nome e Cargo do Responsável pela solicitação: 3. Alterações propostas: Descrição resumida da alteração proposta (de onde está sendo retirado recurso e onde será aplicado/redistribuído o mesmo valor):

18 18 (Descrever os itens no POA que estão sendo alterados: por exclusão, devido a produto ou atividade já realizados; ou por acréscimos e/ou reduções de valores, devido a remanejamentos/equilíbrios dos montantes previstos). Situação no POA 2006 Aprovado ITEM DESCRIÇÃO Valor (R$) a)componente (nome e nº no POA): b) Subcomponente: c) Produto (nome e nº no POA): d) Atividade (nome e nº no POA): e) Classificação Categoria de gasto BID f) Classificação Orçamentária (Descrever os elementos de Despesa) Custeio: Investimento: g) Fonte (BID ou Contrapartida) OBS: As Tabelas acima e abaixo deverão ser replicadas para cada componente alterado. Em relação aos demais itens poderão ser acrescidas novas linhas. (Incluem-se aqui os itens do POA na forma resultante das alterações efetuadas) Execução Proposta ITEM DESCRIÇÃO Valor (R$) a)componente (nome e nº no POA): b) Subcomponente: c) Produto (nome e nº no POA): d) Atividade (nome e nº no POA): e) Classificação Categoria de gasto BID

19 19 f) Classificação Orçamentária (Descrever os elementos de Despesa) Custeio: Investimento: g) Fonte (BID ou Contrapartida) Explicações Adicionais: (Poderão ser incluídas explicações adicionais, caso os quadros não atendam ao que o Tribunal deseja alterar. Poderão ser incluídos outros quadros ou descrições complementares às informações solicitadas, visando deixar da forma mais clara possível a alteração proposta e seus impactos no POA) Anexo 01: Está abaixo. Nos casos em que o Tribunal estiver propondo uma alteração que implique em suplementação/inclusão de recursos em mais de um produto/atividade, foi elaborado um quadro para ser preenchido, visando facilitar a análise do MP bem como a inclusão no SGP a ser feita posteriormente pelo Tribunal. Não sendo necessário utilizar os quadros abaixo, poderão ser deletados do formulário. Se for necessário, e visando facilitar o entendimento da solicitação de alterações, o Tribunal poderá criar, adicionalmente, outros quadros resumos. Exclusão/Redução de Valores (Origem de novos recursos) Produto (nome e nº no POA) Atividade (nome e nº no POA) Orçamento Inicial (Valor e Fonte) Redução Proposta (Valor e Fonte) Elemento de Despesa correspondente

20 20 Total do Orçamento a ser remanejado Inclusão/Suplementação de Valores (Aplicação de Recursos) Produto (nome e nº no POA) Atividade (nome e nº no POA) Orçamento Inicial (Valor e Fonte) Suplementa ção/ Inclusão (Valor e Fonte) Orçamento Final (Valor e Fonte) Elemento de Despesa correspondente TOTAIS 4. Impactos no Projeto: a)atualização dos Avanços Alcançados: (caso um produto esteja sendo substituído por já ter sido realizado, descrever nos avanços alcançados). b) Descrição das Metas e Indicadores (apenas para o caso de inclusão de novo produto ou alteração substancial nos insumos de um produto já existente que enseje revisão da meta, lembrando que não deverão ser incluídos novos problemas, mas que a um mesmo problema pode ser acrescida uma nova solução, assim como um problema existente na época da elaboração do Projeto pode já ter sido resolvido e nesse caso ser eliminado): Problema: Produto/solução: Meta: Indicador: c) Categorias BID: (Descrever o impacto das alterações nos percentuais de gasto por categoria BID, no projeto).

21 21 Percentual Atual: Categorias BID Capacitação Consultoria Equip e Sistemas de Informação Material de Apoio e Comunicação Instalações Físicas Percentuais Percentuais de Referência 20% a 30% 20% a 30% 20% a 30% 0% a 10% 0% a 10% Percentual após alterações de execução propostas: Categorias BID Capacitação Consultoria Equip e Sistemas de Informação Material de Apoio e Comunicação Instalações Físicas Percentuais Percentuais de Referência 20% a 30% 20% a 30% 20% a 30% 0% a 10% 0% a 10% d) Valores totais de Custeio e Investimento (fonte BID): (Extrair do Projeto esses valores e testar as alterações. Esses valores não poderão ser modificados) Ano Valor Total de Custeio Valor Total de Investimento e) Justificativa: (justificar cada uma das alterações propostas) 5. Critérios a serem observados :

22 22 a) Qualquer alteração na execução deve ser feita de acordo com as diretrizes do Programa, inclusive compatível com o marco lógico. b) As alterações na execução deverão manter-se dentro dos seguintes parâmetros: - manter os valores totais e anuais de investimento e custeio; - manter os valores totais e anuais de financiamento. Os valores de contrapartida anuais poderão ser antecipados, mas no total deve manter-se o mesmo valor constante no Projeto. - manter os percentuais previstos inicialmente para os componentes nacional, local e administração, em relação ao valor total do Projeto; - As categorias de gasto (BID), capacitação, consultoria, equipamentos e sistemas de informação, material de apoio e comunicação, e instalações físicas, deverão manter seus valores dentro da variação percentual permitida para o Projeto. Assinatura do Coordenador Geral da UEL Parecer UCP: Assinatura da Diretora Nacional OBS: Quando do encaminhamento do formulário poderão ser deletadas as instruções acima marcadas em azul. A DN-PROMOEX/UCP/MP preparará e apresentará ao Banco o Plano Operacional para o ano seguinte que consolida os planos operacionais apresentados por cada TC. O POA consolidado deverá contar com a anuência do Comitê Deliberativo - até 01 de dezembro de cada ano Execução Orçamentária e Financeira (SGP)

23 23 Repasse de recursos Os recursos de transferências voluntárias (Fonte 148) referentes à execução dos Projetos dos sub-executores serão repassados de acordo com o cronograma de execução financeira e com o plano de aplicação constantes do Plano de Trabalho ( Projeto e Plano Operacional Anual POA ), por meio da UCP/MP, nas condições e termos indicados no Contrato de Empréstimo União/BID, no ROP e no Convênio. Os recursos das transferências voluntárias, para execução em três anos, serão repassados a cada exercício em parcelas trimestrais, de acordo com a programação constante dos Planos Operacionais Anuais - POAs, e correrão à conta do orçamento do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. A UCP/MP transferirá os recursos aos sub-executores e os creditará em contas abertas na CEF. De acordo com a IN nº01/1997, cada repasse deverá ser precedido de consulta ao Cadastro Único de Convênios.- CAUC. Os sub-executores que não depositarem os recursos da contrapartida na CAIXA deverão inserir no SGP os dados da conta existente para este fim, juntamente com as informações da respectiva movimentação financeira. Além da exigência de estar regular no CAUC (ressalvados os termos do Acórdão AC1.033-MC/DF, publicado no DJ de 16/06/2006), o repasse constante dos recursos está condicionado à adequada prestação de contas das parcelas anteriormente recebidas, conforme item 7.3. A UCP/MP é responsável pela preparação e apresentação dos pedidos de desembolso dos recursos do Financiamento, incluindo a documentação de uso dos recursos do Programa (Financiamento e Contrapartida local). A DN-PROMOEX/UCP/MP é responsável pela preparação e apresentação dos demonstrativos financeiros anuais e das informações financeiras sobre a execução do Programa, devidamente auditadas, de acordo com as normas do Banco (Documentos AF- 100 e AF-300), dentro de 120 dias do encerramento de cada exercício fiscal. Procedimentos para execução dos recursos O acompanhamento da execução financeira será feito por meio do SIAFI e do SGP. A UCP/MP emite OB para crédito na conta do sub-executor. O sub-executor autoriza pagamento ao fornecedor mediante apresentação à CAIXA de documentação necessária, nos limites permitidos, conforme detalhado no item 5.3 acima. A CAIXA realiza os pagamentos aos fornecedores, após consulta ao SGP e verificação da conformidade com o Plano de Trabalho. O perfil CAIXA GIDUR só atuará para pagamento mediante verificação no caso dos recursos transferidos. No caso dos recursos da contrapartida, somente quando depositada em conta aberta na CAIXA.

24 24 É importante frisar que, uma vez que o SGP não está interligado ao Sistema de Administração Financeira dos Estados e Municípios, todas as informações financeiras (número dos empenhos e ordens bancárias) deverão ser inseridas manualmente no SGP. Em relação ao pagamento de diárias, tendo em vista a existência de legislações distintas que disciplinam a utilização de recursos para cobertura de despesas referentes a diárias e a necessidade de adoção de um parâmetro a ser utilizado por todos Sub-executores participantes do programa, listamos abaixo os itens que estão abrangidos no termo diária: a) Despesa com alimentação; b) Despesa com deslocamento urbano em viagem; e c) Despesa com hospedagem; Detectamos que alguns subexecutores têm em sua organização a sistemática de adiantamento do pagamento de diárias e posterior acerto financeiro (devolução ou crédito). Dessa forma, o processo de pagamento de adiantamento de diárias será simplificado, caso o sub-executor passe a efetuar o pagamento do adiantamento com recursos próprios, solicitando a CAIXA o ressarcimento total no final de cada mês. Esse procedimento tornará o processo mais célere, uma vez que o sistema interno de cada órgão possibilitará, além do depósito imediato na conta corrente do beneficiário, os acertos necessários quando do seu retorno, solicitando apenas os recursos efetivamente utilizados pelos beneficiários durante o período de destacamento, além de outros benefícios a seguir listados: a. a) Utilização do sistema interno de cada Organização para controle e contabilização da liberação de recursos aos beneficiário destacados pelo Programa; b. b) Agilidade no acerto de contas efetuado pelo beneficiário no referido sistema; c. c) Celeridade no processo de liberação de recursos aos beneficiários e de ressarcimento/devolução de recursos quando da prestação de contas, principalmente para aqueles casos em que o destacamento ocorre de última hora; d. d) Emissão de um único documento por mês, com todos os beneficiários, solicitando o ressarcimento dos valores efetivamente pagos/acumulados para ressarcimento junto à Caixa, já incluídos os possíveis acertos quando da prestação de contas efetuada pelo beneficiário; e. e) Registro no sistema interno do Subexecutor dos valores efetivamente pagos a cada beneficiário para efeitos dos lançamentos na declaração de IRRF e controle dos órgãos de fiscalização interno e externo;

25 Controle e Supervisão A DN-PROMOEX/UCP/MP será responsável pela revisão e supervisão dos processos de aquisições e contratações a cargo das UELs. A DN-PROMOEX/UCP/MP, a seu próprio critério, poderá realizar a revisão ex-ante dos processos de aquisições e contratações a cargo das UELs, independente dos valores destas aquisições e contratações. Será necessária a aprovação prévia do Banco para todas as aquisições/contratações que requeiram a utilização do procedimento de licitação pública internacional, bem como para a contratação de serviços de consultoria por montantes iguais ou superiores a US$ , para consultores individuais ou US$ , para firmas consultoras. Cópias dos contratos assinados deverão ser enviadas, via DN-PROMOEX/UCP/MP, à Representação do Banco em Brasília. A DN-PROMOEX/UCP/MP e as UELs, respectivamente, deverão manter, devidamente arquivada, toda a documentação original relacionada com os seus processos de seleção, contratação e execução de contratos para a revisão por parte do Banco e dos auditores do Programa. A critério e opção do Banco se utilizará a modalidade de revisão ex-post dos comprovantes de gastos referentes aos pedidos de desembolso apresentados ao Banco, com exceção das solicitações de desembolso realizadas nos primeiros 12 meses de execução do Programa, as quais serão revisadas ex-ante pela Representação do Banco. (aguarda resposta à solicitação da DN-ROMOEX/UCP/MP para a simplificação do procedimento.) As UELs são responsáveis pela preparação e apresentação à DN-PROMOEX/UCP/MP da documentação comprobatória de uso dos recursos do Programa (contrapartida e financiamento), de acordo com as normas estabelecidas pelo BID e deverão manter em seus arquivos a documentação original de apoio aos desembolsos para revisão por parte da Direção Nacional do PROMOEX/UCP/MP, do Banco e dos auditores do Programa. A UCP/MP e os TCs, por meio das UELs, deverão manter registros contábeis e financeiros e serão responsáveis pela guarda 2 dos respectivos documentos, relacionados com a administração dos recursos do PROMOEX, de acordo com o disposto no Contrato de Empréstimo e demais regulamentos, a fim de permitir inspeções, auditorias e apresentação de relatórios e demonstrações financeiras que lhes forem pertinentes. Os registros deverão permitir a identificação das transações financeiras referentes ao Programa, por fonte de financiamento (BID e contrapartida local), e deverão estar compatibilizados com a contabilidade geral do órgão/entidade beneficiada. Os TCs, por meio das UELs, deverão manter em suas dependências, devidamente arquivada e referenciada, a documentação original referente aos processos de aquisições, contratações, e das transferências com os recursos do Financiamento, bem como da contrapartida local para que possam ser revisadas pelo BID, pela UCP/MP e/ou pelos auditores do Programa. 2 Forma de guarda dos documentos está no final deste Manual.

26 26 A UCP/MP e o BID realizarão atividades de supervisão e monitoramento da execução do Programa. Os TCs, por meio das UELs, serão responsáveis pela prestação de informação e apoio administrativo Prestação de Contas A prestação de contas no âmbito do PROMOEX terá que atender às especificidades previstas tanto nas normas do BID quanto na Legislação Nacional, em especial a IN nº 01/ 1997 da STN, e deverá conter toda a documentação bancária, financeira e de execução física, necessária à efetiva comprovação do cumprimento do objeto do convênio e da correta e regular aplicação de seus recursos, ficando submetida às penalidades decorrentes das mesmas normas. A execução do PROMOEX será apoiada pelo SGP, que previamente alimentado pelo Plano de Trabalho (constituído pelo Projeto do TC e pelo POA), emitirá os formulários e relatórios necessários ao acompanhamento do convênio. Entretanto, a prestação de contas do Programa envolverá dois aspectos, o técnico e o documental. A prestação de contas no aspecto técnico, de modo geral, será feita via SGP e a documental seguirá as orientações detalhadas abaixo. É importante mencionar que há duas instâncias de prestação de contas: a do BID e a do Governo Federal. A prestação de Contas perante o BID terá por base os relatórios constantes do SGP, e será complementada pelas informações documentais relativas à Prestação de Contas do Convênio. A CAIXA, quando autorizada, prestará apoio a UCP/MP na prestação de contas efetuando a conferência, arquivamento e expedição de documentos referentes a pagamentos, movimentação e controle das contas, a fim de subsidiar a avaliação da correta aplicação dos recursos transferidos. O TC apresentará um dossiê da prestação de contas à CAIXA que analisará a documentação apresentada e a encaminhará com seu parecer para a DN/PROMOEX/UCP/MP. Se aprovada a prestação de contas, dar-se-á prosseguimento às liberações das parcelas seguintes. O TC que vier a movimentar sua contrapartida em outra instituição financeira deverá encaminhar à CAIXA os extratos de movimentação dessa conta e os documentos correspondentes junto com a prestação de contas dos recursos transferidos Prestação de Contas Parcial do Convênio. O repasse dos recursos financeiros será realizado em parcelas trimestrais, respeitada a disponibilidade orçamentária e financeira do Gestor do Programa, o cronograma de desembolso constante do Plano Operativo Anual e atendidas as exigências cadastrais vigentes. Assim como o repasse de recursos, a prestação de contas parcial se dará trimestralmente, e a liberação da 3ª parcela fica condicionada à apresentação da prestação de contas parcial referente à execução da 1ª parcela, e assim sucessivamente.

27 27 Quando a prestação de contas não for encaminhada no prazo estipulado, a UCP notificará o sub-executor estabelecendo o prazo máximo de 30 (trinta) dias para sua apresentação, ou recolhimento dos recursos, incluídos os rendimentos da aplicação no mercado financeiro, ficando suspensa a liberação dos recursos até a regularização. Orienta-se aos Tribunais que toda a documentação referente à prestação de contas seja previamente organizada, de modo a facilitar a formalização do dossiê e, no momento oportuno, seja encaminhada a UCP a fim de agilizar o processo de análise e aprovação. O Dossiê a ser apresentado a DN-PROMOEX/UCP/MP para a prestação de contas parcial deve conter a seguinte documentação conforme o art. 32 da IN/STN nº 1 de 1997, sempre especificando o nome do Programa, os dados do beneficiário e o nº do convênio: 1 - Relatório de Execução Físico-Financeira; 2 - Demonstrativo da Execução da Receita e Despesa, evidenciando os recursos recebidos em transferências, a contrapartida, os rendimentos auferidos da aplicação dos recursos no mercado financeiro, quando for o caso e os saldos; 3 - Relação de Pagamentos, preenchido em ordem pelos números dos cheques; 4 - Relação de Bens (adquiridos, produzidos ou construídos com recursos da União); 5 - Extrato da conta bancária específica do período do recebimento da 1ª parcela até o último pagamento e conciliação bancária, quando for o caso, não podendo este ser retirado via internet; 6 - cópia do termo de aceitação definitiva da obra, quando o instrumento objetivar a execução de obra ou serviço de engenharia; 7 - cópia do despacho adjudicatório e homologação das licitações realizadas ou justificativa para sua dispensa ou inexigibilidade, com o respectivo embasamento legal, quando o convenente pertencer à Administração Pública. 8 cópia completa dos processos de contratação ou aquisição, de acordo com as normas nacionais ou do BID, conforme o caso. 9 cópia dos documentos fiscais, notas de empenho, ordens bancárias ou equivalentes, devendo as faturas, recibos, notas fiscais ou quaisquer outros documentos comprobatórios serem emitidos em nome do Programa, com os dados do convênio e do contratado e nº do contrato A comprovação das despesas "elegíveis" com diárias e passagens será feita mediante apresentação dos documentos de solicitação de viagens, relatório de viagem, os bilhetes de passagens aéreas e os cartões de embarque, nota fiscal da agencia de viagens, notas de empenho e ordens bancárias referentes ao processo de concessão de diárias e passagens, bem como convocações, convites, programações, certificados ou "folders", de forma a comprovar o deslocamento do servidor para eventos como treinamentos, capacitação, seminários e reuniões, devendo constar os dados bancários da conta vinculada, a vinculação da despesa ao componente do projeto, vinculação do evento ao produto/atividade, nomes dos beneficiários, dados bancários do beneficiário e as quantidades e valores totais por beneficiário Cópias dos certificados dos cursos de capacitação, de cada membro participante, especificando o assunto, período e local de realização Prestação de Contas Final do Convênio.