A IMPORTÂNCIA DA MEMÓRIA PARA A GESTÃO DA INFOMAÇÃO E DO CONHECIMENTO

Transcrição

1 A IMPORTÂNCIA DA MEMÓRIA PARA A GESTÃO DA INFOMAÇÃO E DO CONHECIMENTO OTTONICAR S.L.C. 1, CONDUTTA L.F.² ¹,² Universidade Estadual Júlio de Mesquita Filho: Mestrado, Ciência da Informação, Faculdade de Filosofia e Ciências Marília/SP GT4: Memória e informação na contemporaneidade RESUMO A memória organizacional tem sido objeto de preocupação na contemporaneidade, pois é um fator crucial para o armazenamento de informações e conhecimentos responsáveis pelo desenvolvimento e sobrevivência das organizações. Assim o presente trabalho tem as seguintes questões como problemas de pesquisa: Quais são as vantagens que à memória traz para a organização? Qual a importância da memória para o desenvolvimento da gestão da informação e do conhecimento na organização? Como objetivo a pesquisa apresenta a relevância da memória tanto no processo de gestão do conhecimento, quanto na gestão da informação. Como metodologia apresenta-se uma revisão bibliográfica sobre memória organizacional, gestão da informação e do conhecimento baseada nos principais autores sobre esse assunto. Os resultados demonstraram que a memória organizacional é um instrumento estratégico para armazenar e disseminar informações e conhecimentos utilizados pelos indivíduos. Portanto conclui-se que a memória organizacional é importante para o alcance das metas e objetivos, possibilitando a sobrevivência organizacional. Palavras-chave: memória organizacional; gestão da informação; gestão do conhecimento ABSTRACT Nowadays the organizational memory is a concern in contemporaneity because is a crucial factor to information saving responsible for developing and organizational survivor. So this paper has the following questions as a research problem: What are the advantages the memory bring to organizations? What is the importance of memory to develop information and knowledge management? As aim the research introduce the relevance of memory to both information and knowledge management. The methodology is based on a bibliographical method about organizational memory, information and knowledge management with the concepts of main authors in this field. The results showed that organizational memory is a strategic instrument to save and disseminate information and knowledge used by individuals. Therefore the 1 Endereço: Rua Oscar Muniz Sampaio 253 apto. 312, Jardim Araxá, Marília/SP. Telefone: (14) Selma.leticia@hotmail.com

2 organizational memory is important to reach goals, enabling the survivor of organizations. Key-words: organizational memory; information management; knowledge management 1 INTRODUÇÃO A sociedade está sendo impactada pelo aumento expressivo da competitividade entre as organizações, e, consequentemente, afeta os preços dos produtos e serviços oferecidos. Essa explosão concorrencial exige das organizações medidas mais eficientes e rápidas para driblar seus concorrentes e conquistar o maior número de clientes oferecendo produtos e/ou serviços mais acessíveis. Esse estudo proporciona uma discussão acerca da memória organizacional e o modo como ela contribui com o processo de gestão da informação e do conhecimento dentro das organizações. Ressalta-se que a memória organizacional é uma ferramenta e a mesma possui como objetivos armazenar documentos com informações e conhecimentos que serão utilizados posteriormente pela organização, auxiliando desenvolvimento e nos planejamentos tático e estratégico, visando um melhor resultado. Tal ferramenta também favorece a busca por informações relevantes, uma vez que estrutura o arcabouço documental, permitindo que os indivíduos se apropriem de conhecimentos passados. E a partir dessa relação: memória organizacional, gestão da informação e do conhecimento, desenvolveu-se a seguinte questão como problema de pesquisa: Quais são as vantagens que à memória traz para a organização? A memória é um fator importante para a gestão da informação e do conhecimento? Esse estudo tem como objetivo geral demonstrar a relevância da memória para a gestão da informação e do conhecimento nas organizações, bem como elencar as vantagens da memória para a organização. A pesquisa se justifica por tratar de um tema atual e relevante para as organizações contemporâneas, já que a memória contribui com a construção e armazenamento de dados, informações e conhecimentos obtidos no ambiente externo e interno. Além disso, o tema possibilita o desenvolvimento e a interconexão conceitual entre a área de arquivologia, administração, gestão e ciência da informação.

3 1.1 Gestão da informação e do conhecimento Para Capurro e Hjorland (2007, p. 149) o entendimento de informação adotado no inglês como conhecimento comunicado, exerce um papel fundamental na sociedade contemporânea. Esse papel só foi possível com o desenvolvimento e disseminação da rede computadorizada a partir da Segunda Guerra mundial, bem como o surgimento da Ciência da Informação como disciplina em 1950 (CAPURRO; HJORLAND, 2007, p. 149). A informação esta presente em todos os processos organizacionais e assim, para perceber a sua relevância no contexto organizacional é necessário que a empresa compreenda os aspectos processuais e humanos pelos quais a informação se transforma em percepção, conhecimento e ação (CHOO, 2006, p. 27). As ações que envolvem a informação no ambiente de trabalho dependem de pessoas que realizam atividades, sendo assim é o ser humano que coleta, armazena, recupera, busca e analisa a informação. Os dados, a informação e o conhecimento são elementos que compõem a gestão da informação e do conhecimento, assim Davenport e Prusak (1998) desenvolveram um quadro que permite visualizá-los, conforme segue: Quadro 1: Dados, Informação e Conhecimento Dados Informação Conhecimento Simples observação sobre estado do mundo Facilmente estruturado Facilmente obtido por máquinas Freqüentemente quantificado Facilmente transferível Dados dotados de relevância e propósito Requer unidade de análise Exige consenso em relação ao significado Exige necessariamente a mediação humana Informação valiosa da mente humana Inclui reflexão, síntese, contexto De difícil estruturação De difícil captura em máquinas Fonte: Davenport e Prusak (1998, p. 18). Portanto os dados são os elementos mais simples e passíveis de modificações, já a informação requer uma análise e possui um objetivo específico. O conhecimento é o elemento mais complexo, pois é dependente do cérebro humano, ocorrendo por meio da interpretação, síntese e reflexão. Ressalta-se que independentemente do grau de complexidade, cada elemento é fundamental na gestão da informação, definida por Valentim (2004, p.1) como: A gestão da informação é um conjunto de estratégias que visa identificar as necessidades informacionais, mapear os fluxos formais

4 de informação nos diferentes ambientes da organização, assim como sua coleta, filtragem, análise, organização, armazenagem e disseminação, objetivando apoiar o desenvolvimento das atividades cotidianas e a tomada de decisão no ambiente corporativo. As empresas passam por períodos de incertezas e assim são obrigadas a buscar conhecimentos no ambiente externo da organização, ou seja, clientes, governo, fornecedores, entre outros. Assim o conhecimento coletado é armazenado e compartilhado pelos indivíduos para desenvolver tecnologia e produtos (NONAKA; TAKEUCHI, 1997). A partir dos conhecimentos armazenados acontece um fenômeno: a conversão, que ocorre de fora para dentro e gera a inovação interna. Portanto, a inovação gera a vantagem competitiva (NONAKA, TAKEUCHI, 1992), conforme a figura: Figura 1: Consequências da criação de conhecimento Fonte: Nonaka e Takeuchi (1997, p. 5) Para que o conhecimento permaneça e seja utilizado na organização é fundamental que exista uma gestão, capaz de organizar os conhecimentos e coordenar os indivíduos para sua valorização, conceituado segundo Valentim (2004, p.1): A gestão do conhecimento é um conjunto de estratégias para criar, adquirir, compartilhar e utilizar ativos de conhecimento, bem como estabelecer fluxos que garantam a informação necessária no tempo e formato adequados, a fim de auxiliar na geração de idéias, solução de problemas e tomada de decisão. Defende-se nessa pesquisa que a informação se transforma em conhecimento por meio dos indivíduos, pois sem o ser humano é impossível criar conhecimento. Portanto a organização necessita de uma cultura voltada à gestão da informação e do conhecimento, já que as duas se complementam, contribuindo para o desenvolvimento. Não se pode esquecer o papel dos fluxos informacionais, fundamentais no processo de compartilhamento. Assim os fluxos informais são aqueles de difícil visualização, presentes na comunicação rotineira; já os formais são possíveis de ser

5 mapeados e ocorrem por meio de , documentos, protocolos, memorandos, entre outros. Portanto a gestão da informação lida com os fluxos formais e a gestão do conhecimento com fluxos informais (VALENTIM, 2004). Quadro 2: Comparação entre Gestão da Informação e Gestão do Conhecimento GESTÃO DA INFORMAÇÃO ÂMBITO Fluxos formais GESTÃO DO CONHECIMENTO ÂMBITO Fluxos informais OBJETO Conhecimento explícito ATIVIDADES BASE - Identificar demandas necessidades de informação - Mapear e reconhecer fluxos formais - Desenvolver a cultura organizacional positiva em relação ao compartilhamento/ socialização de informação - Proporcionar a comunicação informacional de forma eficiente, utilizando tecnologias de informação e comunicação - Prospectar e monitorar informações - Coletar, selecionar e filtrar informações - Tratar, analisar, organizar, armazenar informações, utilizando tecnologias de informação e comunicação - Desenvolver sistemas corporativos de diferentes naturezas, visando o compartilhamento e uso de informação - Elaborar produtos e serviços informacionais - Fixar normas e padrões de sistematização da informação - Retroalimentar o ciclo OBJETO Conhecimento tácito ATIVIDADES BASE - Identificar demandas necessidades de conhecimento - Mapear e reconhecer fluxos informais - Desenvolver a cultura organizacional positiva em relação ao compartilhamento/ socialização de conhecimento - Proporcionar a comunicação informacional de forma eficiente, utilizando tecnologias de informação e comunicação - Criar espaços criativos dentro da corporação - Desenvolver competências e habilidades voltadas ao negócio da organização - Criar mecanismos de captação de conhecimento, gerado por diferentes pessoas da organização - Desenvolver sistemas corporativos de diferentes naturezas, visando o compartilhamento e uso de conhecimento - Fixar normas e padrões de sistematização de conhecimento - Retroalimentar o ciclo Fonte: Valentim (2004, p.2) Nesse sentido os conceitos de gestão da informação e do conhecimento no presente artigo são complementares, como afirma Valentim (2008, p.6): [...] a gestão do conhecimento alimenta a gestão da informação, que retroalimenta a gestão do conhecimento, em um ciclo sem começo, meio e fim. Os indivíduos são os atores desses processos, cujo papel é fundamental para a dinâmica acontecer. 1.2 Memória organizacional A temática acerca da memória organizacional possui várias implicações e abordagens, pois é estudada em outras disciplinas, desse modo faz-se relevante

6 demonstrar o modo como alguns teóricos identificam e compreendem o tema. Nesse sentido não existe um conceito único e aceito pelas disciplinas como afirma Bannon e Kuutti (1996, p.156): O fato de tal conceito (MO) ser referenciado por uma grande variedade de estudos, mesmo que sua definição seja disputada, é um testemunho do fato de que ainda que as pessoas não concordem sobre o que o termo significa exatamente, existem muitas questões que podem ser estudadas sob essa abordagem, questões que as pessoas sentem como importantes e valiosas para discussão. Porém, para fins de delimitação do tema faz-se necessário utilizar conceitos relacionados com o ambiente organizacional, já que é o foco da pesquisa. Assim Menezes (2006) conceitua a memória organizacional como sendo: O acervo de informações, conhecimentos e práticas, agregados e retidos pela organização ao longo de sua existência, utilizados para o suporte às suas atividades, seus processos decisórios e para a preservação do seu capital intelectual, potencializando a gestão do conhecimento. (MENEZES, 2006, p. 31) Concordando Bellotto (2004): Trata-se de algo que vai muito além do próprio conteúdo do documento. Os conjuntos informacionais que se geram não podem ser definidos compartimentadamente como material de arquivo, de biblioteca ou de centro de documentação, por serem atípicos, como totalidade, a qualquer um deles. Esses conjuntos de dados constituem a memória. Quando a memória esta de acordo com os objetivos da organização há uma contribuição com a gestão do conhecimento e da informação, pois os indivíduos terão acesso as informações e conhecimentos da organização, contribuindo com a inovação de produtos, serviços e processos. Outro fator relevante relacionado à memória organizacional é que amplia o conhecimento por capturar, organizar, divulgar e reutilizar o conhecimento criado pelos trabalhadores dentro de uma empresa (FREIRE, 2012, p. 42). 2 METODOLOGIA Essa pesquisa é de natureza bibliográfica voltada à construção de ideias, por se tratar de um tema atual e relevante no contexto organizacional. E quanto ao objetivo e grau do problema é classificada como exploratória. As pesquisas de natureza bibliográfica são compreendidas como:

7 a revisão da literatura sobre as principais teorias que norteiam o trabalho científico. Essa revisão é o que chamamos de levantamento bibliográfico ou revisão bibliográfica, a qual pode ser realizada em livros, periódicos, artigo de jornais, sites da Internet entre outras fontes. (PIZZANI et. al 2012, p. 54) A princípio realizou-se uma busca em artigos, revistas e livros a respeito dos conceitos de memória organizacional, gestão da informação e gestão do conhecimento a partir de textos construídos e utilizados pelas áreas de administração e ciência da informação. A partir dessa revisão conceitual foi possível realizar uma discussão científica, unindo os temas e relacionando-os com o cenário das organizações, que possuem como foco a competitividade, satisfação de clientes e outros fatores relacionados com a sobrevivência no mercado. Por fim, elencaram-se as vantagens da memória organizacional para a gestão da informação e do conhecimento, ressaltando a sua importância e os benefícios gerados para os indivíduos no ambiente de trabalho. 3 DISCUSSÃO Constatou-se que a memória organizacional é um repositório de conhecimento tácito e explícito que auxilia as organizações na condução de suas operações e seus processos decisórios. Não obstante, possui característica de ferramenta gerencial e atua na aprendizagem das pessoas. Pode-se relacionar a memória organizacional com o ambiente competitivo, pois segundo Abecker (1998, apud FREIRE, 2012, p. 43): uma das principais funções da memória organizacional é aumentar a competitividade da organização, pelo aperfeiçoamento da forma como ela gerencia seu conhecimento. Menezes (2006, p. 32) acrescenta: a gestão do conhecimento e a memória organizacional exercem papel central na efetividade, na tomada de decisão estratégica e no desempenho organizacional. A inter-relação entre gestão do conhecimento e memória organizacional permite compreender a complexidade das organizações contemporâneas na atual conjuntura. Vale ressaltar ainda que a memória preocupa-se com o conteúdo do conhecimento, ou seja, com aquele conhecimento tácito que foi transformado em explícito e disponibilizado para os demais. Desse modo, ao sair de um posto de trabalho, o indivíduo deixa partes de seus conhecimentos para serem utilizado no futuro.

8 O futuro não ocorre sem antes ter existido um passado. Portanto, falar de memória organizacional é se remeter ao futuro, pois o sujeito cognoscente se apropria de conhecimento e se vê como um ser social na construção do presente e futuro (MOLINA; VALENTIM, 2011). 4 CONSIDERAÇÕES FINAIS: Para responder à primeira questão: Quais são as vantagens que à memória traz para a organização? Realizou-se um quadro com as principais vantagens baseado na revisão bibliográfica e na discussão do trabalho. Ressalta-se que cada item esta relacionado com o anterior: Quadro 3: As vantagens da memória organizacional Vantagens Informação Conhecimento 1) Organizar dados, informações e conhecimentos 2) Armazenar as informações/conhecimentos relevantes 3) Facilita a disseminação 4) Acelera o processo de busca 5) Integra as informações e conhecimentos 6) Contribui com a construção dos fluxos formais 7) Permite a reutilização 8) Dá suporte à tomada de decisão 9) Fornece treinamento para os indivíduos 10) Evita a perda de informações/conhecimentos 11) Evita o retrabalho 12) Contribui com a execução da inovação 13) Permite uma avaliação da própria organização 14) É um elemento ativo na cultura de valorização de informações e conhecimentos 15) Auxilia os sistemas de informações gerenciais 16) Reduz custos na produção 17) Maximiza o capital intelectual 18) Melhora a qualidade do produto/serviço com os clientes 19) Possibilita a vantagem competitiva Fonte: Elaborado pelos autores Por meio das vantagens da memória para a organização elencadas acima, é possível responder à segunda questão desse trabalho: A memória é um fator importante para a gestão da informação e do conhecimento? Portanto essa é considerada como um elemento fundamental no armazenamento, na organização, no acesso, no compartilhamento e no uso de informações e conhecimentos.

9 REFERÊNCIAS BANNON, L. J. y KUUTTI, K. Shifting perspectives on Organizational Memory: from storage to active remembering (1996). Disponível em: < &uact=8&ved=0ccuqfjaa&url=http%3a%2f%2fwww.researchgate.net%2fprofile %2FLiam_Bannon%2Fpublication%2F _Shifting_perspectives_on_organizatio nal_memory_from_storage_toactive_remembering%2flinks%2f0deec b1d4a pdf&ei=S7LtVJXOD4OZNqeBgqgK&usg=AFQjCNEF7HKdnasx6aMRHtrppE ShTBSC5g&sig2=Zpu5bOe232PDqNu7E-mcJw&bvm=bv ,d.eXY>. Acesso em 25 fev BELLOTTO, H. L. Arquivos Permanentes: tratamento documental. Segunda edição revista e ampliada. Rio de Janeiro: FGV, 2004, 320 pp. CAPURRO, Rafael; HJORLAND, Birger. O Conceito de Informação. Perspectivas em ciência da informação, v.12, n.1, jan./abr. p , CHOO, Chun Wei. A Organização do Conhecimento: como as organizações usam a informação para criar significado, construir conhecimento e tomar decisões. Editora Senac, São Paulo, DAVENPORT, T. H.; PRUSAK, L. Ecologia da informação: por que só a tecnologia não basta para o sucesso na era da informação. Editora Futura, São Paulo, FREIRE, P. S.; TOSTA, K. C. B. T.; FILHO, E. A. H.; SILVA, G. G. Memória organizacional e seu papel na gestão do conhecimento. Revista de ciências da administração. v. 14, n. 33, p , ago Disponível em: < Acesso em: 25 fev MENEZES, E. M. Estruturação da memória organizacional de uma instituição em iminência de evasão de especialistas: um estudo de caso da CONAB. Dissertação apresentada ao programa de mestrado em gestão do conhecimento e da tecnologia. Universidade Católica de Brasília. Brasília, Disponível em: < >. Acesso em 25 fev PIZZANI, L.; SILVA, R. C.; BELLO, S. F.; HAYASHI, M. C. P. I. A arte da pesquisa bibliográfica na busca do Conhecimento. Revista digital de biblioteconomia e ciência da informação. Rev. Dig. Bibl. Ci. Inf., Campinas, v.10, n.1, p.53-66, jul./dez Disponível em: < Acesso em 25 fev NONAKA, I.; TAKEUCHI, H. Criação de conhecimento na empresa: como as empresas japonesas geram a dinâmica da inovação. 19.ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 1997.

10 VALENTIM, M. L. P. Gestão da Informação e do conhecimento e a importância da estrutura oganizacional. Londrina: infohome, 2005 (Artigo em Web). Disponível em: < Acesso em 23 fev VALENTIM, M. L. P. Gestão da informação e gestão do conhecimento: especificidades e convergências. Londrina: Infohome, 2004 (Artigo em Web). Disponível em: < php?cod=88>. Acesso em: 23 fev VALENTIM, M. L. P. Gestão da Informação e do Conhecimento em ambientes organizacionais: conceitos e compreensões. Tendências da Pesquisa Brasileira em Ciência da Informação, Vol. 1, No 1 (2008). Disponível em: < >. Acesso em 23 fev MOLINA, L.G.; VALENTIM, M.L.P. Memória Organizacional, Memória Corporativa e Memória Institucional: discussões conceituais e terminológicas. Revista EDICIC, v.1, n.1, p , Jan./Mar