ARTSOFT Versão 8.10

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1 ARTSOFT 2015 Versão 8.10

2 ÍNDICE 1. GESTÃO COMERCIAL Documentos Tabela de classificação contabilística completa Receção e conferência Custos estimados Custos estimados na guia de remessa Custos estimados e incluídos na guia de remessa Custos incluídos na fatura Ganhos/Perdas estimadas com custos Encerrar custos estimados Regularizações de inventário Controlo de adiantamentos Bases de incidência para o Regime de IVA de Caixa Documentos que integram inventário permanente Lançamento de fatura sem guia de remessa prévia Resumo de classificações de integração contabilística sugeridas Alteração da forma de cálculo do Custo Médio Ponderado Anulação de entrada Alteração manual da data-valor nos documentos Alteração da data-valor através de rotina própria Cálculo do CMP com stocks negativos Cálculo simples do CMP Método de acerto Método de reversão Contabilidade sem data de encerramento Contabilidade com data de encerramento Novos campos na consulta de movimentos de artigo Novas variáveis nos relatórios de impressão Regra interna para séries que não devem integrar os valores de IVA na contabilidade Remoção da regra Data de lançamento diferente da data de documento Barras laterais para documentos pendentes de integração e de regularização Associar código de movimento da contabilidade e de conta corrente nos FSE Pagamento automático a fornecedores Meus Documentos em árvore com separação por tipo de documento Código de identificação de documento Ligação de notas de crédito de fornecedor a faturas

3 Realce das linhas de documentos de venda com notas de crédito relacionadas Assinatura de documento só depois de aprovado Hierarquia de artigos com teclas Shift e + nos lançamentos Texto explicativo das funcionalidades dos lançamentos de documentos Dados do terceiro nos documentos Duplicar documento Descontos em valor Controlo de conclusão de negócio nos motivos de regularização forçada Lançamentos opcionais nas encomendas Preenchimento de campos obrigatórios ao originar documento Aumento do tamanho do campo do nome dos formulários nos documentos certificados Número máximo de dias para documento ser regularizado Visualização do prefixo na configuração de documentos Contas correntes Prazos médios de pagamento a fornecedores e de recebimento de clientes Recebimento fora do prazo de vencimento Recebimento anterior ao prazo de vencimento Relatórios Meios de pagamento nas contas correntes Alterar valor de recibo com documentos relacionados Total de descontos nas contas correntes Terceiros Negociações herdadas de outros clientes Artigos Controlo de stocks negativos por armazém Alerta para artigos com CMP abaixo do menor preço de venda Armazém default e lista de armazéns por utilizador Quantidade de unidade logística por embalagem Distinção de bens em segunda mão, objetos de arte, objetos de coleção e antiguidades Grupo para loja online Alteração das listas configuráveis de artigos e de lançamentos Novas ordenações nos extratos de lançamento de artigos Variáveis de retenção na fonte POS Impressão automática de documento interno com fundo de maneio Gestão de letras Vários artigos de despesas Gestão de cheques pré-datados Opção para pagamento e não pagamento de cheques pré-datados ainda não descontados Vários artigos de despesas CONTABILIDADE

4 2.1. Melhorias no registo de contas Alteração de descrições Reorganização dos separadores do plano de contas Lista de anos disponíveis na consulta de acumulados de anos anteriores Mensagens de campos não preenchidos Criar nova conta de IVA através do diário Campo para IVA liquidado pelo declarante Melhorias no ecrã de configuração das chaves de repartição Reorganização da análise de tesouraria Digitalização de documentos nos códigos de contabilidade Alteração das listas configuráveis de lançamentos em diários Extrato configurável de lançamentos FSE RECURSOS HUMANOS Simulador de cessações de contrato Configuração Simular a compensação Separador Simulação Termo certo Exemplo Exemplo Exemplo Exemplo Termo incerto Exemplo Exemplo Exemplo Sem termo Exemplo Exemplo Exemplo Exemplo Simular despedimento Importação de ficheiros externos para retenção na fonte Pesquisa de colaboradores por beneficiário de Segurança Social e por subscritor de CGA Emissão de recibos de vencimento por ordem alfabética NIF na identificação do ficheiro da declaração mensal de remunerações Impressão de relatório de integração contabilística dos pagamentos Digitalização de penhoras TESOURARIA Melhorias na conciliação bancária ASSIDUIDADES Envio de com notificações de faltas no serviço TMClock Configuração e limites Configuração do ficheiro *.cfg

5 6. RELATÓRIOS Cores de texto e de fundo de grupos, cabeçalhos e linhas de dados dos relatórios Alterações na tabela de personalização de formulários GERAL Alterações na seleção de empresas Licenciamento de versão Small Business Contabilidade limitado ao número de empresas Configurar empresa Campos obrigatórios nas fichas adicionais Statments SQL para geração de queries em artigos e terceiros Configuração Utilização ACESSOS Acessos comuns Tabelas de terceiros Queries SQL Tabela E-Commerce Gestor de Dispositivos Terceiros Gestão de recursos humanos Pagamentos Simulação de cessação de contratos Tesouraria Plano de tesouraria DIFERENÇAS NOS CAMPOS DOS FICHEIROS (TABLE STATUS) Novos campos Campos alterados Campos eliminados

6 1. GESTÃO COMERCIAL Foram implementadas novas funcionalidades que possibilitam a obtenção de melhorias nas seguintes áreas: Documentos; Contas correntes; Terceiros; Artigos; POS; Gestão de letras; Gestão de cheques pré-datados. Estas novas funcionalidades permitem obter ganhos de produtividade e de usabilidade que tornam a aplicação mais flexível e amigável Documentos Tabela de classificação contabilística completa Foi disponibilizada uma nova tabela de classificação contabilística de documentos com a finalidade de tornar a integração dos documentos da gestão comercial na contabilidade mais completa, com mais rubricas e contas para integração, e centralizada 1. Encontra-se acessível através do menu Configurações -> Tabelas de Gestão Comercial -> Documentos -> Classificação Contabilística Completa. Para além das contas que já existiam na anterior tabela de classificação contabilística (agora denominada de tabela de classificação contabilística reduzida), estão disponíveis novos campos para definição das contas de contrapartida 2, mercadoria e CMVMC 3, receção e conferência, custo estimado, regularização de inventário, ganhos e perdas estimadas com custos, controlo de adiantamentos (geral e por terceiro) e bases de incidência no RIC 4 (geral e por taxa) 5. No topo deste ecrã é mostrado o tipo de artigo e o grupo de documentos a que a tabela diz respeito. No grupo Contas definem-se as contas a utilizar para integrar na contabilidade. Os campos que não estão ativos significam que não permitem a configuração de contas e os textos das rubricas podem aparecer em 3 cores distintas: Preto: descrição da rubrica sem texto de apoio; Azul: descrição da rubrica indicando ao utilizador que possui um texto de apoio 6 ; Vermelho: descrição da rubrica mostrando ao utilizador um texto de apoio explicando o que é a rubrica e como deve ser configurada. Por fim, no rodapé estão identificadas todas as variáveis possíveis de utilizar com a respetiva explicação para que servem. 1 As tabelas de inventário passam a estar integradas nas tabelas dos documentos de entradas, de saídas e de vendas 2 Anterior coluna Especial 3 Ambas referentes à anterior tabela de inventário 4 Regime de IVA de Caixa 5 Todos os restantes campos não existiam 6 Para mais detalhes ver ponto Resumo de classificações de integração contabilística sugeridas, deste documento 5

7 Fig. 1 Tabela de classificação contabilística completa Não há conversão da tabela reduzida para a completa, sendo recomendado que se criem novas séries de documentos para integrar com a nova tabela ou que se faça a alteração da tabela reduzida para a tabela completa nas séries aquando da mudança de ano fiscal, garantindo assim que qualquer reintegração na contabilidade não afete o que já estiver integrado com a configuração anterior. Para facilitar a migração para a tabela completa 7 sugere-se a exportação dos dados da tabela de documentos e, através das variáveis ClassPOC e ClassInvent, é possível identificar as tabelas associadas a cada série de documentos, podendo-se desta forma efetuar a comparação das tabelas em uso com as que se terá de configurar. Terá, no entanto, de haver algum cuidado no tratamento das novas tabelas pois, por exemplo, se existirem duas séries a apontarem para a mesma tabela ClassPOC, mas para duas tabelas ClassInvent diferentes, terão de ser criadas duas novas tabelas também. É o caso das séries E901, E904 e E905, da tabela do exemplo seguinte. DocID DocSing IDSerie ClassPOC ClassInvent E901 V/ Guia de Remessa PT E902 V/ Guia de Remessa UE E903 V/ Guia de Remessa OM E904 V/ Guia de Remessa MD E905 V/ Guia de Remessa AC Fig. 2 Tabela exemplificativa de equivalência entre classificações contabilísticas 7 Se forem atribuídos os mesmos códigos à nova tabela, será mais fácil migrar das antigas para as novas 6

8 Receção e conferência Esta conta só se encontra disponível nas séries de entrada e é utilizada quando os lançamentos efetuados movimentam stock e ficam pendentes de regularização. Enquadram-se neste âmbito os lançamentos de documentos do tipo guias de remessa ou de transporte. É igualmente utilizada como contrapartida de lançamentos que provêm de outros documentos que já tenham movimentado stock. Enquadram-se neste âmbito os lançamentos de faturas ou notas de crédito relacionadas com guias de remessa ou de transporte Custos estimados Quando existem custos extra imputáveis à mercadoria (taxas aduaneiras, transporte, seguro, etc.), ao custo da mercadoria deverão acrescentar-se os custos inerentes à compra e/ou colocação da mesma em armazém que deverão ser o mais exatos possível. Alguns destes custos poderão já constar no documento de transporte do fornecedor (embalagem, transporte, etc.), outros só serão conhecidos com exatidão quando forem rececionadas todas as faturas dos vários prestadores de serviços necessários à colocação da mercadoria em armazém. Mesmo que alguns desses custos já constem no documento do fornecedor, como a totalidade dos custos só será conhecida A posteriori, no momento da receção da mercadoria só é possível imputar os custos estimados. Obviamente, se o sistema já tiver quantificado o valor de custos extra constantes no documento do fornecedor, não permitirá que os custos estimados sejam inferiores a esse valor. Para o funcionamento deste sistema, o plano de contas deverá conter as contas 226-Faturas a receber relativas a custos com colocação da mercadoria em armazém, 319-Custos estimados, Perdas em inventários / Diferença de estimativas e 7847-Ganhos em inventários / Diferença de estimativas. O campo de configuração da conta de custo estimado possibilita a integração numa conta 226-Faturas a receber relativas a custos com colocação da mercadoria em armazém (sugestão nossa), sendo movimentada a crédito sempre que existam custos extra estimados nas guias de remessa 8 e a débito sempre que existam custos incluídos nas faturas. Para melhor compreensão das alterações efetuadas, atentemos nos exemplos dos pontos seguintes Custos estimados na guia de remessa Neste exemplo foram lançados custos estimados numa guia de remessa, no valor total de 100. Ao valor da compra é incorporado o valor do custo extra e este é lançado numa conta 226. O valor do inventário permanente é afetado por esse valor, conforme imagem seguinte: Fig. 3 Integração contabilística de custos estimados lançados na guia de remessa 8 Uma guia de remessa nunca tem custos definitivos, pois esses terão de ser registados num documento que movimente contas correntes (fatura, nota de débito) 7

9 Custos estimados e incluídos na guia de remessa Neste outro exemplo foram lançados, numa guia de remessa, custos estimados no valor total de 130 e custos incluídos (debitados diretamente no documento) no valor de 250. Ao valor da compra é incorporado o valor de ambos os custos extra (estimados e incluídos), sendo o custo estimado lançado numa conta 226 e o custo incluído numa conta 225 (de receção e conferência) à semelhança das mercadorias. O valor do inventário permanente é afetado por esses dois valores, conforme imagem seguinte: Fig. 4 Integração contabilística de custos estimados e incluídos lançados na guia de remessa Custos incluídos na fatura Caso uma guia de remessa não contenha custos estimados nem incluídos e origine uma fatura na qual são registados custos incluídos (no valor de 175 no exemplo da imagem seguinte), então o valor da compra não é afetado pelo custo extra incluído, sendo este lançado numa conta 226, conforme imagem seguinte: Fig. 5 Integração contabilística de custos incluídos lançados na fatura Ganhos/Perdas estimadas com custos Quando forem rececionados documentos definitivos relativos a custos extra, e se todos os custos de determinado documento de compra forem conhecidos, será necessário encerrar esse processo, analisando os custos estimados e registando os desvios verificados em movimentos de regularização de inventários. Nessa situação, os campos de configuração de ganhos e perdas estimadas com custos permitem, consoante a estimativa de custos efetuada no documento de entrada em armazém, integrar: Perdas em inventário: Se o total de custos estimados for inferior ao total de custos definitivos, as mercadorias em inventário estão subvalorizadas e, consequentemente, todas as vendas dessa mercadoria serão valorizadas com um custo de mercadorias inferior, sendo necessário compensar essa diferença numa conta Perdas em inventários ; Ganhos em inventário: Se o total de custos estimados for superior ao total de custos definitivos, as mercadorias em inventário estão sobrevalorizadas e, consequentemente, todas as vendas dessa mercadoria serão valorizadas com um custo de mercadorias superior, sendo necessário compensar essa diferença numa conta Ganhos em inventários. Para efetuar esta integração contabilística de acerto dos custos extra é necessário criar um código de movimento da contabilidade (tem apenas como regra integrar num diário específico) e associá-lo em Configurações -> Configurar Empresa -> Gestão Comercial -> Descontos/Outros -> Documentos. 8

10 Fig. 6 Código de movimento do acerto dos custos extra Encerrar custos estimados Vejamos o exemplo de uma guia de remessa onde foram lançados custos estimados no valor total de 80. Fig. 7 Integração contabilística de custos estimados a encerrar numa guia de remessa Se esta guia de remessa receber a imputação de um custo de 100, atribuído por uma fatura, estes custos terão posteriormente de ser encerrados (através da rotina existente no menu Gestão Comercial -> Documentos -> Encerrar Custos Estimados ). Nesse ecrã tem de se selecionar a série na qual se pretendem encerrar os custos estimados e definir a data em que esses custos serão integrados na contabilidade. Fig. 8 Ecrã de encerramento de custos estimados 9

11 Ao confirmar o encerramento de custos estimados do documento, Fig. 9 Confirmação de encerramento de custos estimados O ARTSOFT vai integrar o valor da diferença entre os custos estimados e os custos definitivos. No exemplo são 20 (resultantes da diferença entre os 80 estimados e os 100 definitivos). Como o valor estimado foi inferior ao que efetivamente aconteceu, então a diferença (20 ) é integrada numa conta de perdas em inventários (6847). Fig. 10 Integração contabilística da diferença entre custos estimados e definitivos Regularizações de inventário Este campo só é utilizado nas devoluções a fornecedores, com o intuito de reverter o custo da venda com um movimento de correções que compense o valor da diferença, nas situações de valorização ao custo médio à data da devolução Controlo de adiantamentos Quando for necessário efetuar o controlo individual de cada adiantamento, a movimentação de uma conta de adiantamentos por terceiro (cliente ou fornecedor) não é suficiente, porque fornece apenas o saldo de adiantamentos efetuados a esse terceiro. Para isso é necessário implementar um sistema de controlo por conta documento 10. Propõe-se assim para o processo de adiantamentos a fornecedores: 9 Para obter um melhor entendimento na utilização desta rubrica consulte o ponto Alteração da forma de cálculo do Custo Médio Ponderado, neste documento 10 A gestão de conta documento surge na necessidade das empresas controlarem documento a documento, os seus pagamentos aos seus fornecedores ou recebimentos dos seus clientes, permitindo indicar qual o documento que estão a pagar. Para além de ser uma prática corrente, a legislação também obriga a tal 10

12 1. A movimentação das contas genéricas de adiantamentos propostas pelo SNC 11 ; 2. A criação de uma conta Controlo de adiantamentos (2772) e subcontas Controlo de adiantamentos a fornecedores de bens (27722) e Controlo de adiantamentos a fornecedores de investimentos (27723), estas subdivididas por cada fornecedor com adiantamentos desse tipo, bem como uma conta Controlo geral de adiantamentos (27729) a fornecedores que servirá de contrapartida aos valores movimentados nas duas contas anteriores; 3. Efetuar a movimentação de contas correntes, adiantamentos e IVA 12, e a movimentação adicional de Controlo de adiantamentos a fornecedores de bens/investimentos com contrapartida na conta Controlo geral de adiantamentos (27729), pelo valor adiantado, excluindo o valor do IVA. A movimentação seria efetuada desta forma: Caixa (11x) ou Depósitos ordem (12x) Fornecedores c/c (221) Adiantamentos por conta compras (391) IVA dedutível taxa reduzida (2432x) Fatura adiantam Pagamento IVA dedutível taxa normal (2432x) Movimento de controlo Controlo adiantam. forn. bens (27722x) Controlo geral de adiantam. (27729) Quando for recebida a nota de crédito relativa ao adiantamento, a sua movimentação será: Fornecedores c/c (221) Adiantamentos por conta compras (391) IVA, regularizações a favor do estado à taxa reduzida (24342x1) IVA, regularizações a favor do estado à taxa normal (24342x3) Nota de Crédito Regularização do movimento de controlo Controlo adiantam. forn. bens (27722x) Controlo geral de adiantam. (27729) Deste modo, o processo de controlo de adiantamentos, quer de clientes quer a fornecedores, existente no ARTSOFT até à versão 8.00, não considera a possibilidade do documento de adiantamento e o pagamento serem efetuados em datas diferentes, o que acontece muito frequentemente. Sendo assim, o processo dos adiantamentos foi alterado, de forma a contemplar os diferentes momentos em que as transações ocorrem, passando então a ter os seguintes passos: 1. Fatura de adiantamento: debita as contas de adiantamentos e de IVA, por contrapartida do crédito da conta corrente 13 do fornecedor; 2. Recibo de conta corrente: regulariza a conta corrente, por contrapartida de uma conta de disponibilidades; 3. São efetuados movimentos de controlo dos adiantamentos, possibilitando a visualização dos valores em aberto por fornecedor; 4. Fatura total do fornecedor: debita as contas de mercadorias/serviços e de IVA, por contrapartida do crédito da conta corrente do fornecedor. É em tudo idêntica à fatura de adiantamento, com exceção da conta de adiantamentos que é aqui substituída pela de mercadorias/serviços; 5. Nota de crédito do adiantamento: faz os movimentos inversos ao da fatura de adiantamento, sendo gerada assim que a fatura seja relacionada com o adiantamento; 6. São efetuados movimentos de regularização de controlo dos adiantamentos, saldando os lançamentos efetuados no ponto Sistema de Normalização Contabilística 12 Imposto sobre o Valor Acrescentado 13 Deixa de ser feito o movimento do código de contabilidade para passar a ser um código de conta corrente 11

13 Do lado dos clientes o processo é análogo, substituindo-se apenas as contas de Fornecedores pelas contas de Clientes, as contas de Adiantamentos por conta de compras (39) pelas contas de Adiantamentos por conta de vendas (276), as contas de IVA dedutível pelas contas de IVA liquidado e as contas de Controlo de Adiantamentos de Fornecedores de Bens (27722x) pelas contas de Controlo de Adiantamentos de Clientes (27721x). A conta Controlo Geral de Adiantamentos (27729) pode ser a mesma, ou desdobrada em clientes e fornecedores. Para além de tudo isto tem também de se ter em conta mais os seguintes princípios: A emissão de um cheque ou a transferência a favor do fornecedor tem que ser registada na respetiva conta depósitos à ordem na data de emissão deste 14 ; O registo da fatura de adiantamento deve ser efetuado ou na data do próprio documento, ou na data em que este foi recebido, quando tal não for possível. Na configuração da série de adiantamentos é necessário que seja associado um código de documento de conta corrente 15, deixando de estar associado um código de contabilidade. Vejamos o exemplo dos clientes. Fig. 11 Associação de documento de conta corrente a uma fatura de adiantamentos Já a tabela de classificação contabilística deve ter preenchido as contas de vendas/compras, de IVA liquidado/dedutível, de controlo de adiantamentos 16 e de controlo geral de adiantamentos. 14 Se tal não acontecer, viola o princípio contabilístico (POC) ou o pressuposto subjacente da representação fidedigna (SNC, estrutura conceptual, parágrafo 33), podendo ter como consequência a possível emissão de cheques sem cobertura, devido ao saldo bancário não estar atualizado 15 O prefixo de conta deve ser nos clientes e nos fornecedores 16 Estas contas permitem saber todos os adiantamentos de cada terceiro, independentemente de ser monetário ou não. Por outro lado, no caso dos fornecedores, controla-se numa única conta todos os movimentos das contas 228, 391 ou

14 Fig. 12 Classificação contabilística de uma fatura de adiantamentos Na configuração da série de notas de crédito de adiantamentos é necessário que seja associado um código de documento de conta corrente 17. Fig. 13 Associação de documento de conta corrente a uma nota de crédito de adiantamentos Já a tabela de classificação contabilística deve ter preenchido as contas de vendas/compras, de IVA liquidado/dedutível, de controlo de adiantamentos e de controlo geral de adiantamentos, de forma a anular os movimentos da fatura (com exceção da conta de IVA que terá de ser de regularizações). 17 O prefixo de conta deve ser nos clientes e nos fornecedores 13

15 Fig. 14 Classificação contabilística de uma nota de crédito de adiantamentos Tomemos como exemplo a emissão de uma fatura de adiantamento no dia , com duas taxas de IVA, sendo os valores de integração os que se verificam na imagem seguinte. Fig. 15 Integração contabilística de uma fatura de adiantamento No dia seguinte o cliente efetivamente entregou o dinheiro e procedeu-se à emissão do respetivo recibo. 14

16 Fig. 16 Integração contabilística de um recibo de fatura de adiantamento Ao emitir a fatura total, com as respetivas integrações contabilísticas, em , Fig. 17 Emissão de fatura Fazendo-se, na própria fatura, a ligação com a fatura de adiantamento. 15

17 Fig. 18 Ligação da fatura com a fatura de adiantamento Gerando a respetiva nota de crédito na data do relacionamento e anulando os movimentos da fatura de adiantamento. Fig. 19 Emissão da nota de crédito 16

18 Bases de incidência para o Regime de IVA de Caixa Até à versão anterior, era sugerido que o controlo das bases de incidência dos documentos de faturação relacionados com o RIC, para empresas aderentes, fosse efetuado através de contas de compras ou de vendas, criadas especificamente para esse efeito. No entanto, esta solução acarretava um problema na reabertura de ano, uma vez que qualquer documento não liquidado na totalidade, também não saldava esta conta, fazendo com que tivesse de transitar com valores para o ano seguinte, o que não é possível dadas as regras contabilísticas das contas das classes 6 e 7 terem de ser saldadas no ano corrente. Esta situação impunha lançamentos manuais na contabilidade para ultrapassar esta questão. A partir desta versão, foram disponibilizados dois campos para controlo do IVA de caixa, sendo efetuados os registos das bases de incidência de compras e de vendas por taxa de IVA, por contrapartida de uma conta de controlo geral das bases de incidência. Como estes dois movimentos são adicionais, não interferem no sistema já existente, mas permitem complementar o controlo das bases de incidência e respetiva declaração periódica de IVA. Desta forma, para empresas aderentes ao RIC, qualquer valor faturado deverá efetuar a sua movimentação normal (débito a clientes, crédito a vendas e IVA Liquidado-não exigível), devendo ser feito adicionalmente a movimentação dos valores sujeitos ao regime, em Clientes / Base de Incidência e contrapartida IVA / Base de Incidência 18. Quando for recebido o pagamento de uma fatura com valores sujeitos ao regime, este deverá efetuar a sua movimentação normal (crédito a clientes por contrapartida de disponibilidades), acrescendo os movimentos das regularizações adicionais necessárias, na parte proporcional do valor recebido: por taxa de IVA, de IVA Liquidado-não exigível para IVA Liquidado-exigível, crédito de Clientes / Base de Incidência e débito de IVA / Base de Incidência pelas respetivas taxas. O comportamento é análogo para o processo das compras, apenas diferindo as contas a movimentar. Pressupondo que a empresa utiliza o processo de receção e conferência, e tomando como referência um documento de compra com os valores a seguir apresentados, o registo deste deverá gerar os seguintes movimentos: Fornecedores - C/C (221) Fornecedores / faturas rec./conferência (2251x) IVA dedutível suspenso / taxa reduzida (24324x) IVA dedutível suspenso / taxa intermédia (24324x) IVA dedutível suspenso / taxa normal (24324x) Movimentos de controlo de IVA de Caixa Fornecedores / Base de IVA / Base de Incidência Incidência (27721) 19 taxa reduzida (277221) IVA / Base de Incidência taxa intermédia (277222) IVA / Base de Incidência taxa normal (277223) Quando for efetuado o pagamento ao fornecedor (parcial ou total), já irá ser possível deduzir o valor de IVA dedutível suspenso para IVA dedutível disponível na proporção do valor pago. Supondo que seria efetuado o pagamento de 50% do valor do documento de compra atrás apresentado, o registo do respetivo recibo deverá gerar os seguintes movimentos: 18 Contas sugeridas por nós 19 Exclui um valor de 2000 que está fora do regime por a mercadoria ser isenta 17

19 Fornecedores - C/C (221) Caixa (11x) ou Depósitos à ordem (12x) IVA dedutível suspenso / taxa reduzida (24324x) IVA dedutível suspenso / taxa intermédia (24324x) IVA dedutível suspenso / taxa normal (24324x) Transferência de IVA suspenso para IVA dedutível proporcional ao valor pago ao fornecedor IVA dedutivel disponível / taxa reduzida (24321x) IVA dedutível disponível / taxa intermédia (24321x) IVA dedutível disponível / taxa normal (24321x) Regularização dos movimentos de controlo de IVA de Caixa Fornecedores / Base de Incidência (27721) IVA / Base de Incidência taxa reduzida (277221) IVA / Base de Incidência taxa intermédia (277222) IVA / Base de Incidência taxa normal (277223) Tomando como referência um documento de venda com os mesmos valores apresentados, seriam gerados os seguintes movimentos: Clientes - C/C (211) Vendas (71) ou Prestações serviços (72) IVA Liqu. não exigível / taxa reduzida (24333x) IVA Liqu. não exigível / taxa intermédia (24333x) IVA Liqu. não exigível / taxa normal (24333x) Movimentos de controlo de IVA de Caixa Clientes / Base de Incidência (277111) IVA / Base de Incidência taxa reduzida ( ) IVA / Base de Incidência taxa intermédia ( ) IVA / Base de Incidência taxa normal ( ) Quando o cliente efetuar o pagamento do documento (parcial ou total), deverá ser liquidado o valor do IVA correspondente, através da transferência do valor de IVA liquidado não exigível para IVA liquidado exigível na proporção do valor pago. Supondo que seria efetuado o recebimento da totalidade do valor do documento de venda atrás apresentado, a emissão do respetivo recibo deverá gerar os seguintes movimentos: Clientes - C/C (211) Caixa (11x) ou Depósitos à ordem (12x) IVA liquidado não exigivel / taxa reduzida (24333x) IVA liquidado não exigivel / taxa intermédia (24333x) IVA liquidado não exigivel / taxa normal (24333x) Transferência de IVA não exigivel para IVA exigivel pelo valor recebido do cliente IVA liquidado exigivel / taxa reduzida (24331x) IVA liquidado exigivel / taxa intermédia (24331x) IVA liquidado exigivel / taxa normal (24331x) Regularização dos movimentos de controlo de IVA de Caixa Clientes / Base de Incidência (277111) IVA / Base de Incidência taxa reduzida ( ) IVA / Base de Incidência taxa intermédia ( ) IVA / Base de Incidência taxa normal ( ) Documentos que integram inventário permanente Nas séries de documentos que integram os movimentos de inventário permanente, como é o caso das guias de remessa, o código de movimento da contabilidade tem de ficar associado ao campo Código de movimento para integração de inventário permanente e não ao campo Tipos de documentos da contabilidade. Já os documentos que integram em contas correntes mantêm os códigos associados ao campo Tipos de documentos de contas correntes. 18

20 Fig. 20 Configuração de código de movimento para integração de inventário permanente Esta separação de códigos de movimento possibilita quer a integração de documentos num circuito documental completo (receção de guia de remessa e só depois de fatura) quer a integração de documentos num circuito documental simples (sem guia de remessa) Lançamento de fatura sem guia de remessa prévia Conforme referido no ponto anterior, existem circuitos documentais mais simples que não consideram a existência de documentos prévios (como por exemplo, guias de remessa) à fatura o que poderia originar uma integração contabilística incompleta. De forma a dar suporte a essas situações, têm de ser criadas séries de documentos específicas cujo código de movimento da contabilidade é associado ao campo Código de movimento para integração de inventário permanente e o código de contas correntes associado ao campo Tipos de documentos de contas correntes. Fig. 21 Configuração de fatura sem guia de remessa prévia 19

21 Ao lançar um documento deste tipo no sistema, o ARTSOFT efetua os lançamentos referentes ao inventário permanente (os dois últimos da imagem seguinte), simulando dessa forma a existência de uma guia de remessa, e os lançamentos de conta corrente (os três primeiros da imagem seguinte). Fig. 22 Lançamento de fatura sem guia de remessa prévia Em termos de integração na contabilidade, os lançamentos de conta corrente são integrados no código Cxxx e os lançamentos de inventário permanente são integrados no respetivo código de contabilidade. Caso a data-valor do documento seja alterada, a integração dos movimentos de inventário permanente são alterados para essa data, mantendo-se os de conta corrente com a data do documento. Fig. 23 Integração de fatura sem guia de remessa prévia Resumo de classificações de integração contabilística sugeridas Segue uma tabela com um resumo explicativo das contas e respetivas variáveis de integração a usar 20 em cada rubrica, de acordo com a série a que pertencem: Campo Série Documento Movimento Conta Texto explicativo Compras Entradas Guia de remessa Compras Entradas Fatura Nota de débito Débito (compra) Crédito (inventário) Débito 3111I 3111I Aquisição de mercadorias, matériasprimas, subsidiárias e de consumo a fornecedores (sem IVA). Deve integrar por mercados e taxas de IVA. É uma conta de passagem em inventário Aquisição de mercadorias, matériasprimas, subsidiárias e de consumo a fornecedores (sem IVA). Deve integrar por mercados e taxas de IVA. É uma conta de passagem em inventário. Só utilizada quando a fatura não tem ligação com a guia de remessa 20 Estas contas são sugestões baseadas no plano de contas standard fornecido no ficheiro Modelo1.art 20

22 Campo Série Documento Movimento Conta Texto explicativo Compras Entradas Nota de crédito Débito 317L Devoluções de compras efetuadas a fornecedores. Deve integrar por mercados Compras Entradas Guia de transporte Débito 317L Devoluções internas de todas as compras efetuadas a fornecedores (sem IVA). Deve integrar por mercados Compras Entradas Diversos (FSE 21 ) Débito 62a Registo de gastos relacionados com a aquisição de bens de consumo corrente e/ou de serviços prestados por terceiros, necessários ao processo produtivo da empresa Vendas Vendas Guia de transporte Crédito 321 Abate a quantidade de mercadoria em stock e transfere os respetivos valores, ao CMP 22 do inventário, para uma conta de mercadorias em poder de terceiros ou de mercadorias por faturar Vendas Vendas Vendas Vendas Fatura Fatura simplificada Nota de débito Fatura-Recibo Diversos Guia ou nota de devolução Crédito Débito 71111I 7171LI Vendas Vendas Nota de crédito Débito 7172 Vendas Saídas Diversos Crédito 6842 Vendas Receção e conferência Receção e conferência Receção e conferência Saídas Guia movimentação ativos próprios Crédito 327 Entradas Guia de remessa Crédito 2251I Entradas Fatura Débito 2251I Entradas Nota de crédito Débito 2271RI Venda de mercadorias ou prestação de serviços a clientes (sem IVA). Deve integrar por mercados e taxas de IVA Devolução de mercadorias vendidas a clientes (sem IVA). Deve integrar por mercados e taxas de IVA Retificação de faturação de mercadorias vendidas a clientes (sem IVA) Registo da regularização de quebras de inventário. Podem-se registar também as transferências para reparação, para consignação, ou para abate, os autoconsumos internos, as ofertas e amostras de inventários e as imparidades relacionadas com ajustamentos por perdas de valor em inventários Requisição de mercadorias para folhas de obra Compras da mercadoria recebida (sem IVA) ainda não conferidas com o conteúdo da guia ou cujas faturas ainda não chegaram à empresa. Deve integrar por mercados e taxas de IVA Compras da mercadoria recebida (sem IVA) ainda não conferidas com o conteúdo da guia ou cujas faturas ainda não chegaram à empresa. Deve integrar por mercados e taxas de IVA. Só utilizado quando a fatura tem ligação à guia de remessa Devolução de compras de mercadoria recebida (sem IVA). Deve integrar por mercados e taxas de IVA 21 Apenas quando se trata de documentos do tipo Fornecimentos e Serviços Externos 22 Custo Médio Ponderado (anterior Preço Médio de Custo Ponderado) 21

23 Campo Série Documento Movimento Conta Texto explicativo Receção e Devolução de mercadorias, ainda em Entradas Guia de transporte Débito 2251I conferência conferência, a fornecedores Receção e Envio de mercadorias a fornecedores Entradas Guia de transporte Débito 2271RI conferência para reparação ou substituição Imposto pago pela empresa nas compras, mas que poderá deduzir na Fatura IVA declaração periódica. Deve integrar Entradas Nota de débito Débito 24321LRI dedutível por inventários, investimentos não Diversos (FSE) financeiros, outros bens e serviços e separar por mercados e taxas de IVA IVA regularizações IVA regularizações Vendas IVA liquidado IVA liquidado IVA liquidado IVA incluído Bens em segunda mão Descontos Entradas Nota de crédito Crédito 24342LRI Vendas Nota de crédito Fatura Fatura simplificada Nota de débito Fatura-Recibo Diversos Débito Crédito 24341LRI 24331LRI Vendas Guia de transporte Crédito 24332I Saídas Diversos Crédito 24332I Vendas Vendas Entradas Fatura Fatura simplificada Nota de débito Fatura-Recibo Diversos Fatura Fatura simplificada Nota de débito Fatura-Recibo Diversos Fatura Nota de débito Débito Crédito Débito 716I 71111I 318L Descontos Entradas Nota de crédito Crédito 318L Regularização a favor do Estado do imposto deduzido pela empresa nas compras. Deve integrar por mercados e taxas de IVA Regularização a favor da empresa do imposto liquidado pela empresa nas vendas. Deve integrar por mercados e taxas de IVA Imposto liquidado nas vendas e que a empresa terá de incluir para pagamento na declaração periódica. Deve integrar por operações gerais, autoconsumos e ofertas e separar por mercados e por taxas de IVA Imposto de autoconsumos, de ofertas e de amostras de inventários que a empresa terá de incluir para pagamento na declaração periódica, caso tenha ultrapassado o limite legal. Deve integrar por taxas de IVA Imposto de autoconsumos, de ofertas e de amostras de inventários que a empresa terá de incluir para pagamento na declaração periódica, caso tenha ultrapassado o limite legal. Deve integrar por taxas de IVA Registo do valor do IVA quando o preço final para o cliente já o incorpora, não tendo sido discriminado no documento de venda Regime de tributação especial para as empresas que efetuam a revenda ou o leilão de bens em segunda mão, objetos de arte, coleção e antiguidades. Neste regime o IVA incide sobre a margem (preço venda preço compra) Descontos e abatimentos, de natureza financeira, em compras Regularização de descontos e abatimentos, de natureza financeira, que tenham ocorrido nas compras 22

24 Campo Série Documento Movimento Conta Texto explicativo Descontos Entradas Diversos (FSE) Crédito 682 Registo de descontos e abatimentos em prestações de serviços, de natureza não financeira, relacionados com o prazo de pagamento Fatura Descontos e abatimentos, de natureza Descontos Vendas Fatura simplificada não financeira, em vendas ou Débito 7181I Nota de débito prestações de serviços. Deve integrar Fatura-Recibo por taxas de IVA Mercadoria (inventário) Mercadoria (inventário) Mercadoria (inventário) Mercadoria (inventário) Mercadoria (inventário) Mercadoria (inventário) CMVMC (inventário) CMVMC (inventário) CMVMC (inventário) CMVMC (inventário) CMVMC (inventário) Custo estimado Custo estimado Custo estimado Entradas Guia de remessa Guia de transporte Fatura Débito 321 Entradas Diversos Débito 321 Saídas Diversos Crédito 321 Vendas Guia de remessa Crédito 321 Vendas Fatura Fatura simplificada Fatura-Recibo Diversos Crédito 3262 Vendas Nota de crédito Débito 321 Vendas Fatura Fatura simplificada Fatura-Recibo Débito 611 Vendas Nota de crédito Crédito 611 Vendas Diversos Débito 6842 Vendas Guia de remessa Débito 3262 Saídas Diversos Débito 382 Entradas Guia de remessa Crédito 226 Entradas Fatura Débito 226 Entradas Nota de crédito Crédito 226 Bens adquiridos pela empresa com destino a venda. Utilizada como contrapartida das compras em inventário permanente Ajustamentos por reversão de perda de inventário ou regularização de sobras de inventário Registo da regularização de quebras de inventário. Podem-se registar ainda as imparidades relacionadas com ajustamentos por perdas de valor em inventários e as transferências para abate Registo de mercadorias enviadas a terceiros Registo de mercadorias em poder de terceiros Anulação do registo de mercadorias vendidas Registo do custo das mercadorias vendidas por contrapartida da saída de mercadorias Anulação do registo do custo das mercadorias vendidas por contrapartida da saída de mercadorias Registo da regularização de quebras de inventário e/ou de mercadorias à consignação Registo de mercadorias em poder de terceiros Registo da regularização de quebras de inventário. Podem-se registar ainda as imparidades relacionadas com ajustamentos por perdas de valor em inventários e as transferências para abate Faturas a receber relativas a custos extra adicionais com colocação da mercadoria em armazém Custos extra definitivos com colocação da mercadoria em armazém Anulação de custos extra definitivos com colocação da mercadoria em armazém 23

25 Campo Série Documento Movimento Conta Texto explicativo Regularização de inventário Entradas Nota de crédito Guia de transporte Crédito (se CMP maior do que devia) Débito (se CMP menor do que devia) 382 Contrapartida Entradas Diversos (FSE) Crédito 7842 Contrapartida Saídas Diversos Débito 6842 Contrapartida Saídas Ganhos com custos estimados Ganhos com custos estimados Perdas com custos estimados Perdas com custos estimados Controlo de adiantamentos Controlo de adiantamentos Controlo de adiantamentos Guia movimentação ativos próprios Débito 327 Entradas Fatura Crédito 7847 Entradas Nota de crédito Débito 7847 Entradas Fatura Débito 6847 Entradas Nota de crédito Crédito 6847 Entradas Fatura Débito 27722e Entradas Nota de crédito Crédito 27722e Vendas Fatura Crédito 27721e Contrapartida ao registo de variações nas contas de inventário pelo facto do CMP aplicado na venda não ter sido o correto, por ação de devolução a fornecedor Registo da regularização de sobras de inventário. Podem-se registar também as imparidades relacionadas com redução de ajustamentos por reversão de perdas de valor em inventários e a liquidação de gastos relacionados com a aquisição de serviços necessários ao processo produtivo da empresa Registo da regularização de quebras de inventário. Podem-se registar ainda os autoconsumos internos, as ofertas e amostras de inventários e as imparidades relacionadas com ajustamentos por perdas de valor em inventários Requisição de mercadorias para folhas de obra Quando o total de custos estimados é superior ao total de custos definitivos, registam-se aqui os ganhos em inventários por diferença de estimativas Anulação dos ganhos em inventários por diferença de estimativas quando há custos definitivos Quando o total de custos estimados é inferior ao total de custos definitivos, registam-se aqui as perdas em inventários por diferença de estimativas Anulação das perdas em inventários por diferença de estimativas quando há custos definitivos Controlo individual de cada adiantamento por conta documento de fornecedor. Deve-se separar por fornecedores de bens e de investimento, subdivididos por cada fornecedor com adiantamentos desse tipo Controlo individual de cada adiantamento por conta documento de fornecedor. Deve-se separar por fornecedores de bens e de investimento, subdivididos por cada fornecedor com adiantamentos desse tipo Controlo individual de cada adiantamento por conta documento de cliente. Deve-se subdividir por cada cliente com adiantamentos desse tipo 24

26 Campo Série Documento Movimento Conta Texto explicativo Controlo de adiantamentos Controlo geral de adiantamentos Controlo geral de adiantamentos Controlo geral de adiantamentos Controlo geral de adiantamentos Base incidência geral (RIC) Base incidência geral (RIC) Base incidência por taxa (RIC) Base incidência por taxa (RIC) Vendas Nota de crédito Débito 27721e Entradas Fatura Crédito Entradas Nota de crédito Débito Vendas Fatura Débito Vendas Nota de crédito Crédito Controlo individual de cada adiantamento por conta documento de cliente. Deve-se subdividir por cada cliente com adiantamentos desse tipo Serve de contrapartida aos valores movimentados na conta de controlo de adiantamentos Serve de contrapartida aos valores movimentados na conta de controlo de adiantamentos Serve de contrapartida aos valores movimentados na conta de controlo de adiantamentos Serve de contrapartida aos valores movimentados na conta de controlo de adiantamentos Contrapartida do controlo da base de incidência das compras no RIC Contrapartida do controlo da base de incidência das vendas no RIC Controlo da base de incidência das Entradas Fatura Nota de crédito Crédito Vendas Fatura Nota de crédito Débito Entradas Fatura Débito I Nota de crédito compras, por taxa de IVA, no RIC Vendas Fatura Controlo da base de incidência das Crédito I Nota de crédito vendas, por taxa de IVA, no RIC Fig. 24 Tabela resumo com explicação das contas e variáveis de integração a usar em cada rubrica Alteração da forma de cálculo do Custo Médio Ponderado As devoluções a fornecedores, pela sua natureza contingente 23 e pelos efeitos adversos que produzem nos inventários, se não forem alvo de tratamento específico, podem causar vários problemas à gestão, à valorização de inventários e, sobretudo, quando uma situação absurda for apresentada pelo sistema, põe em causa a própria credibilidade do mesmo. Antes de se propor uma solução serão apresentadas algumas situações limite, mas absurdas, que, ao ocorrerem, deixam qualquer raciocínio totalmente desconcertado. Com base no seguinte quadro, pode verificar-se que a sequência de operações Existências anteriores Compra Devolução Venda, a operação devolução valorizada ao custo médio ponderado existente na altura da compra 24, consegue reverter completamente os efeitos produzidos pela compra: Operação Quantidade Entrada/Saída Valor Unitário CMP resultante Variação de Inventário Existências Custo da venda Total de Inventário Existência anterior Compra Devolução Venda Quando se efetua uma compra não existe o pressuposto de a devolver. Isso só acontecerá se um conjunto de acontecimentos adversos correr mal: por a mercadoria não corresponder às especificações, ser de má qualidade e não seja possível efetuar a troca, chegar danificada e não haver substituta, etc. 24 Não confundir valorização de inventário (valor a retirar do inventário) com valor da nota de devolução (valor a debitar na conta corrente do fornecedor) 25

27 Porém, se a sequência for Existências anteriores Compra Venda Devolução, a operação devolução, valorizada da mesma forma, já não consegue reverter os efeitos produzidos pela compra e cria uma situação absurda: apesar de já não existirem quantidades em stock, o total do inventário fica negativo: Operação Quantidade Entrada/Saída Valor Unitário CMP resultante Variação de Inventário Existências Custo da venda Total de Inventário Existência anterior Compra Venda Devolução A operação de compra, apesar de totalmente revertida, produziu na operação de venda, um custo da venda 160 mais elevado que na situação anterior. Pode observar-se ainda outra situação absurda: existir uma quantidade em stock com o CMP negativo e total do inventário negativo: Operação Quantidade Entrada/Saída Valor Unitário CMP resultante Variação de Inventário Existências Custo da venda Total de Inventário Existência anterior Compra Venda Devolução Efetuando os mesmos cálculos, mas com a valorização ao CMP existente na altura da devolução, o resultado seria o seguinte: Operação Quantidade Entrada/Saída Valor Unitário CMP resultante Variação de Inventário Existências Custo da venda Total de Inventário Existência anterior Compra Venda Devolução Aparentemente, esta solução parece resolver o absurdo. No entanto não é uma operação reversível, pois o custo da venda continua 160 mais elevado que o esperado. Testando ainda a situação da devolução parcial anterior com a nova valorização, os valores seriam: Operação Quantidade Entrada/Saída Valor Unitário CMP resultante Variação de Inventário Existências Custo da venda Total de Inventário Existência anterior Compra Venda Devolução Para avaliar estes resultados, considere-se uma operação de devolução totalmente reversível: nesse caso, o resultado da compra seria de uma unidade a 110. Os valores produzidos seriam: Operação Quantidade Entrada/Saída Valor Unitário CMP resultante Variação de Inventário Existências Custo da venda Total de Inventário Existência anterior Compra Venda

28 Comprova-se que o sistema de valorização a CMP à altura da devolução continua a apresentar um custo da venda mais elevado (2160 versus ) e sobrevaloriza as quantidades em inventário (108 versus ) 25. Em resumo: O método da devolução valorizada ao custo médio na data da compra poderá sobrevalorizar o custo das vendas e obter valores absurdos; O método da devolução valorizada ao custo médio à altura da devolução poderá sobrevalorizar o custo das vendas e da mercadoria em inventário. Considerando que não é possível às empresas garantirem um processo de receção e conferência de mercadorias que detete todas as não conformidades nos produtos antes de os colocar em inventário 26, seria desejável que o sistema conseguisse reverter totalmente os efeitos que a devolução produziu sobre a compra, bem como em todos os movimentos seguintes. Para isso, o sistema deverá então efetuar o recálculo de quantidades e valores de forma a reverter os efeitos da devolução, e efetuar as operações em inventário e os movimentos contabilísticos de correção na data da compra ou da devolução, de tal forma que, dessa data para a frente, o efeito da devolução já não se faça sentir. A tabela seguinte tenta representar os valores iniciais antes da devolução nas linhas original, e nas linhas revertido os valores após a operação de devolução. Operação Quantidade Entrada/Saída Valor Unitário CMP resultante Variação de Inventário Existências Custo da venda Correções Total de Inventário Legenda Existência anterior Compra Original Revertido Venda Original Revertido Venda Original Revertido Devolução Original Revertido A linha da devolução irá efetuar uma variação de inventário de (79x ), pois será esse o valor que deixará o total de inventário no valor desejado. Este valor poderá ser facilmente calculado multiplicando as quantidades devolvidas pelo custo médio à altura da compra e subtraindo todas as correções verificadas no custo da mercadoria vendida até essa altura. A operação de devolução efetuaria os seguintes movimentos contabilísticos de inventário permanente: Devoluções de compras (317) Mercadorias (321x) Regularização inventários / mercadorias (382) Custo da mercadoria vendida (61x) Devolução Regularização de mercadorias Regularização de CMVMC Para fazer face a estes pressupostos, o ARTSOFT promoveu várias alterações ao nível do cálculo do CMP, nomeadamente: Alteração da ordem de recalculo do CMP 25 Porque a operação de devolução não sendo reversível, não alterou o custo médio 26 Como já visto, bastaria que a devolução ocorresse antes da primeira venda, mas isso também não é possível garantir 27

29 Dentro do mesmo dia, o ARTSOFT efetuava o recalculo pela seguinte ordem: o Documentos de Entrada; o Documentos de Saída; o Documentos de Venda. A partir da release 8.10 o ARTSOFT respeita a data e hora de registo dos documentos, independentemente do grupo de séries de documentos a que pertençam. O ARTSOFT deixa de utilizar lançamentos posteriores quando um artigo atinge stock negativo. Para corrigir eventuais quantidades negativas tem de ser alterada a data-valor/hora do documento. Passa a existir um saldo de stock à data, possibilitando assim saber diariamente quais as quantidades existentes. Sempre que um artigo fica com o stock a negativo, a linha do extrato de lançamentos é exibida a vermelho de forma a realçar esse aspeto. Passam a existir dois métodos de valorização do CMP quando ocorrem devoluções a fornecedores: o Método de acerto: recalcula os custos das vendas anteriores à nota de crédito, não alterando o CMP aplicado na altura, mas integra as diferenças numa conta de regularizações de inventário aquando da emissão da nota de crédito; o Método de reversão: sincroniza a data-valor da nota de crédito com a data da entrada anterior, desde que a data de encerramento da contabilidade não se encontre preenchida, e corrige o CMP como se a entrada revertida pela devolução nunca tivesse existido. Se a data da contabilidade já estiver encerrada, apenas corrige o CMP a partir do dia seguinte. No menu Configurações -> Configurar Empresa -> Gestão Comercial -> Descontos/Outros -> Devoluções a Fornecedores a opção Valorização de CMP passou a conter estes dois métodos, em substituição das opções Menos entrada e Saída. Fig. 25 Configuração do método de valorização do CMP 28

30 Todo este esquema só funciona desde que nos documentos de regularização de fornecedores (notas de crédito ou de devolução) se utilize a nova funcionalidade de ligar à guia de remessa / fatura que se pretende devolver 27, caso contrário, o mecanismo não saberá calcular e aplicar as diferenças de valorização em qualquer um dos métodos Anulação de entrada Tomemos como exemplo um artigo com os seguintes movimentos: Fig. 26 Anulação de documento de entrada Se tentarmos anular a entrada do dia 12/1 (documento E009/8), o ARTSOFT não permite porque com essa anulação o movimento seguinte seria uma venda com quantidade (120) superior à quantidade existente em stock (100), ficando a negativo (-20) 28. Fig. 27 Erro na anulação de documento de entrada Alteração manual da data-valor nos documentos Para corrigir estas situações é possível alterar manualmente a data-valor dos documentos de modo a evitar que haja stocks negativos em qualquer momento. Assim, no exemplo anterior, a solução seria aceder ao documento de entrada posterior (E009/9) e alterar a sua data-valor para uma data anterior à do documento de venda (por exemplo, passar de 14/1 para 12/1). Para isso tem de se aceder ao botão Informação do Documento -> Data-Valor e alterar os campos data e hora, se necessário. 27 Ver ponto Ligação de notas de crédito de fornecedor a faturas, deste documento 28 Até à versão anterior não havia problema em fazer este movimento desde que existissem entradas em stock posteriores, como é o caso (100 unidades do documento E009/9) 29

31 Fig. 28 Alteração manual da data-valor do documento Esta alteração permite a antecipação do registo da última compra para uma data anterior à da venda, possibilitando dessa forma que o documento de entrada anterior (E009/8) já possa ser eliminado sem causar erro de stocks negativos. Fig. 29 Consulta de movimentos de artigo com data-valor alterada Alteração da data-valor através de rotina própria Há ainda uma forma alternativa de efetuar estas correções que facilita quando existem vários documentos para alterar a sua data-valor. Aceder ao menu Empresa -> Funções de Supervisão -> Consolidações -> Artigos -> Correção de stock negativo, aí surge uma mensagem de aviso informando o que a rotina vai alterar e se o utilizador prosseguir o ARTSOFT percorre todos os lançamentos a avaliar o saldo disponível de cada artigo e, no momento em que encontrar saldo negativo vai procurar o próximo documento de entrada colocando a data-valor imediatamente antes do documento que provocou o saldo negativo. Fig. 30 Mensagem de aviso da rotina que altera a data-valor dos documentos Quando a rotina finaliza as alterações é exibido um relatório com todas as alterações efetuadas e com as situações em que não foi possível efetuar nenhuma alteração por não terem sido encontrados lançamentos com data posterior à data do stock negativo. 30

32 Fig. 31 Relatório de alterações da data-valor dos documentos Este relatório é gerado na diretoria TEMP da empresa com o nome de CALC_PMP_0000.ERR, sequenciando o número 0000 conforme se forem gerando novos relatórios Cálculo do CMP com stocks negativos Neste exemplo é necessário que o armazém permita movimentar stocks negativos 29. Atentemos agora nos movimentos protagonizados pelo artigo: Fig. 32 Stock negativo Até à release 8.00 o cálculo do CMP era o seguinte: Em 21/1: 1 x x 100 = > porque utiliza a entrada posterior ocorrida em 28/6 3 Na release 8.10 o cálculo do CMP é o seguinte: Em 21/1: 1 x 80-2 x 80 = 80 -> tem 1 unidade entrada a 80 e 2 unidades vendidas a CMP de > fica com -1 unidade (1 entrada menos 2 saídas) Em 28/6: -1 x x 100 = 120 -> -1 unidade a 80 (de 21/1) mais 2 unidades entradas a 100 (em 28/6) 1 -> fica com 1 unidade (2 que entraram menos 1 de 21/1) Com a possibilidade do armazém movimentar stocks negativos, o CMP pode dar valores completamente absurdos, como se verifica neste exemplo muito simples. O CMP atingiu um valor superior a qualquer valor de entrada. 29 Ver ponto Controlo de stocks negativos por armazém, deste documento 31

33 Cálculo simples do CMP Neste outro exemplo o artigo tem os seguintes movimentos: Fig. 33 Cálculo simples do CMP Até à release 8.00 o cálculo do CMP era o seguinte: Em 23/1: 30 x x x 110 = Na release 8.10 o cálculo do CMP é o seguinte: Se não houver correção de valores fica igual à release 8.00, apenas diferindo nas regularizações de inventário a integrar na contabilidade. Se houver correção de valores, os cálculos são os seguintes: Em 23/1: 30 x x x x 110 = 100 -> porque a nota de crédito de 24/1 anula a entrada de 22/ Método de acerto Quando existem devoluções intercaladas com vendas e com entradas em que uma devolução pode afetar uma venda que já tenha sido afetada por outra devolução, os cálculos tornam-se mais complexos, pelo que se mostra a seguir um exemplo de como os cálculos são efetuados. Fig. 34 Método de acerto 32

34 Na imagem anterior temos um artigo que no dia 23/1 teve uma venda cujo CMP era de No entanto, a devolução na íntegra da entrada de 22/1, ocorrida em 24/1, e a devolução de 10 unidades da entrada de 21/1, ocorrida em 25/1, fazem com que essa venda devesse ter tido um CMP de Assim sendo, houve uma diferença de 7.27 ( ) por cada unidade vendida, o que representa um valor total de nas 20 unidades que terão de ser corrigidas na contabilidade. Depois destas movimentações, o inventário ficou a zero quer em quantidade quer em valor. Em 26/1 ocorreu uma nova aquisição de 20 unidades a 100 e no dia seguinte uma venda de 10 unidades com um CMP de 100, deixando apenas 10 unidades em stock ao CMP de 100. Em 28/1 foram adquiridas mais 30 unidades a 106 pelo que a venda seguinte, no dia 29/1, de 10 unidades teve um CMP de , deixando 30 unidades em stock (10 da operação anterior + 20 desta) ao CMP de Em 30/1 foram adquiridas mais 80 unidades a 95 pelo que a venda seguinte, no dia 31/1, de 10 unidades teve um CMP de , deixando 100 unidades em stock (30 das operações anteriores + 70 desta) ao CMP de No dia 1/2 foram adquiridas mais 20 unidades a 110 tendo a venda do dia 2/2 registado a saída de 10 unidades a um CMP de , deixando 110 unidades em stock (100 das operações anteriores + 10 desta) ao CMP de No dia 3/2 ocorreu a devolução completa da entrada do dia 30/1 (80 unidades a 95 ), no dia 5/2 a devolução de 10 unidades da entrada do dia 1/2 (a 110 ) e no dia 6/2 a devolução de 10 unidades da entrada do dia 28/1 (a 106 ). Isto significa que na venda do dia 29/1 o CMP deveria ter sido de e não de como foi apurado na altura, o que provocou uma diferença de 0.50 por cada unidade vendida, o que representa um valor total de 5 nas 10 unidades que terão de ser corrigidas na contabilidade. Os restantes cálculos seguem esta mesma filosofia, pelo que se tornaria demasiado exaustivo enumerar todos os restantes movimentos e respetivas justificações Método de reversão Contabilidade sem data de encerramento Este método não efetua correções ao CMP nem aos lançamentos na contabilidade. As notas de crédito de fornecedores são reposicionadas, através da data-valor, de forma a ficarem contíguas aos documentos de entrada (guias ou faturas). Conforme se pode constatar na imagem seguinte, os documentos de registo das devoluções (E025) encontram-se agora imediatamente a seguir aos documentos de registo das entradas (E009). 30 (30x x110 )/(30+80) 31 Como foram devolvidas 10 unidades da primeira entrada, é como se tivessem entrado apenas 20 unidades a 100 e a devolução total da segunda entrada é como se esta não tivesse sequer existido, logo o CMP da venda entretanto ocorrida só deveria ter contado com as 20 unidades a (20x100-10x x106 )/( ) 33 (30x x95 )/(30+80) 34 (100x x110 )/(100+20) 35 (20x100-10x x106-10x106 )/( ), em que 20 são de 26/1, -10 são de 27/1, 30 são de 28/1 e -10 são da devolução de 6/2 33

35 Fig. 35 Cálculo do CMP sem contabilidade encerrada Pegando no primeiro exemplo (E025/2) constatamos que este documento foi efetuado com data de 25/1/2015, mas encontra-se agora com data-valor de 21/01/2015. Fig. 36 Data-valor diferente da data de lançamento O efeito desta aproximação de datas entre os documentos relacionados faz com que não sejam necessárias quaisquer correções contabilísticas, pois os ajustes são aplicados de imediato, caso a contabilidade não se encontre ainda encerrada. Se atentarmos na primeira venda, de 23/1/2015, verificamos que como a segunda entrada, de 22/1/2015, foi anulada por completo, a venda realizada teve o custo da única entrada válida, a primeira, de 21/1/2015 (que teve uma devolução de 10 unidades, mas ainda ficaram disponíveis 20 unidades a 100 ). 34

36 Contabilidade com data de encerramento O ARTSOFT tenta sempre posicionar em primeiro lugar a data-valor do documento de devolução a fornecedores junto da entrada que anula, no entanto, se a contabilidade já tiver a data de encerramento preenchida, o ARTSOFT posiciona a data-valor no dia seguinte ao de encerramento. Se encerrarmos a data da contabilidade a 23/1/2015, vamos ter os seguintes efeitos no CMP dos artigos: Fig. 37 Data de encerramento da contabilidade Na primeira devolução, ocorrida em 25/1/2015, o ARTSOFT não conseguiu alterar a data-valor da nota de crédito para 22/1/2015, porque a data da contabilidade já se encontrava encerrada (a 23/1/2015), alterando essa data para 24/1/2015, primeiro dia a seguir à data de encerramento. Essa impossibilidade provocou correções no valor de , tal como se estivesse no método de acerto, pois não conseguiu reverter os valores da devolução. A partir dessa data volta a comportar-se de acordo com o método de reversão. Fig. 38 Cálculo do CMP com contabilidade encerrada Novos campos na consulta de movimentos de artigo Na consulta de movimentos de artigo foram disponibilizados mais campos de forma a se poderem visualizar as correções e ajustes no CMP: valor saído a CMP, saldo à data, saldo disponível à data, inventário à data, saldo anterior, inventário anterior, correções de quantidade, correções de CMP detalhe e correções de detalhe Novas variáveis nos relatórios de impressão Foram disponibilizadas duas variáveis: Invent.SaldoRealDt: permite obter a quantidade real dos produtos na data de trabalho; Invent.InventDt: mostra o valor dos produtos na data de trabalho. 35

37 Para que estas variáveis sejam devidamente alimentadas e possam apresentar valores na sua impressão é necessário que o relatório tenha a ordenação Código de artigo / Acumulados. No restante funcionam como as outras listagens de inventário; caso tenham definida a variável de comando INV0=S aparecem todos os artigos, caso essa variável seja INV0=N só aparecem os artigos com stock ou quando a data da impressão coincidir com a data do recálculo do CMP. Fig. 39 Relatório com saldo e inventário à data Regra interna para séries que não devem integrar os valores de IVA na contabilidade Existem séries de documentos que, pela sua natureza, não devem nunca integrar os valores de IVA na contabilidade, mesmo que sejam emitidos com lançamentos de artigos sujeitos a esse imposto. Desta forma, e para evitar que os valores do documento não sejam corretamente contabilizados, foi criada uma regra interna que não considera o valor do IVA 36 na integração dos seguintes tipos de documentos: Série Certificada Tipo Sim GD Guias ou notas de devolução GT Guias de transporte Entradas Não GR - Guias de remessa GT Guias de transporte DV Diversos GA Guias de movimentação de ativos próprios GC Guias de consignação Saídas / Vendas Sim GD Guias ou notas de devolução GR - Guias de remessa GT Guias de transporte Não Todos Fig. 40 Tabela de séries de documentos que não integram IVA Remoção da regra Data de lançamento diferente da data de documento Na configuração de documentos (menu Configurações -> Tabelas de Gestão Comercial -> Documentos -> Documentos e Encomendas ), a opção Data de lançamento diferente da data de documento, existente no separador Regras, foi removida, pois os documentos só podem ter uma data-valor que é a data utilizada na integração contabilística do documento e essa opção permitia ter várias datas-valor no mesmo documento, inviabilizando dessa forma a integração do documento na contabilidade. Para o caso mais usual a que esta opção dava resposta, o registo de folhas de obra, passa a ter de ser efetuado um documento para cada requisição em vez de englobar tudo num único documento, permitindo assim efetuar o correto movimento de stocks na data em que efetivamente ocorreu e a respetiva integração na contabilidade. 36 Ter em atenção que esta alteração é diferente de forçar a série a ter uma taxa de IVA isenta fixa, pois neste caso o valor total do documento não considera o IVA e a nova regra considera 36

38 Barras laterais para documentos pendentes de integração e de regularização No registo de utilizadores (menu Empresa -> Funções de Supervisão -> Acessos -> Registo de utilizador ), parte das opções que se encontravam no grupo Controlo do separador Permissões na Empresa transitaram para o separador Configuração na Empresa. Passaram apenas as opções que permitem efetuar o controlo de visualização das barras laterais por utilizador: follow-up de documentos, eventos e notificações. No separador Configuração na Empresa foram adicionadas duas novas opções que permitirão ao utilizador ser notificado da existência de documentos nas seguintes situações: Pendentes de integração: todos os documentos que estejam configurados para integrar na contabilidade e que não se encontrem devidamente integrados, quer por motivos de erros de integração (por exemplo, a integrar em contas da contabilidade não lançadoras ou que não existam, códigos de artigo sem classificação atribuída, variáveis de integração mal definidas, etc.) ou por alteração das condições de integração (por exemplo, alteração do CMP dos artigos ou da data-valor dos documentos). Os utilizadores apenas visualizam as séries às quais têm acesso de consulta; Pendentes de regularização: todos os documentos definidos (até um limite de 25 séries) que se encontrem ainda por regularizar e que tenham ativa a regra de gerar lançamentos por regularizar. Podem ser séries de entradas, saídas, vendas, encomendas de clientes ou encomendas a fornecedores. Fig. 41 Configuração de acesso ao controlo de visualização das barras laterais de documentos pendentes Depois de ativadas no registo de utilizador essas opções ficam disponíveis no menu Ajuda -> Ver. Fig. 42 Ativação do controlo de visualização das barras laterais de documentos pendentes 37

39 Em relação aos documentos pendentes de integração, a barra lateral mostra a quantidade de documentos nessas condições, separados por série, identificando o número do documento, a data e o terceiro respetivo. O menu de contexto do botão direito do rato, quando posicionado num dos documentos da grelha, mostra duas opções: Atualizar: permite atualizar a grelha com os documentos ainda pendentes de integração, caso tenha havido entretanto a integração de alguns ou de todos os documentos; Ir para: permite ao utilizador abrir o documento selecionado. Fig. 43 Barra lateral de documentos pendentes de integração Em relação aos documentos pendentes de regularização, a barra lateral mostra também a quantidade de documentos nessas condições, separados por série, identificando o número do documento, o número de linhas pendentes (pois o documento pode ter linhas pendentes e outras já regularizadas) a data e o terceiro respetivo. O menu de contexto do botão direito do rato, quando posicionado num dos documentos da grelha, mostra duas opções: Atualizar: permite atualizar a grelha com os documentos ainda pendentes de regularização, caso tenha havido entretanto a regularização de algumas ou de todas as linhas de lançamento de alguns ou de todos os documentos; Ir para: permite ao utilizador abrir o documento selecionado. Fig. 44 Barra lateral de documentos pendentes de regularização 38

40 Associar código de movimento da contabilidade e de conta corrente nos FSE Na configuração de séries de documentos (menu Configurações -> Tabelas de Gestão Comercial -> Documentos -> Documentos e Encomendas ) passa a ser possível associar códigos de contas correntes e códigos de contabilidade (no separador POS e Contabilidade ) em simultâneo 37 na mesma série de FSE. Fig. 45 Configuração de tipos de documentos de contas correntes e da contabilidade nos documentos Caso o fornecedor tenha associado o mesmo prefixo de conta da série (no exemplo o código C040 utiliza o prefixo ), a integração é feita através do código de conta corrente, caso o fornecedor não tenha nenhum prefixo associado, a integração é feita através do código de contabilidade. Fig. 46 Configuração de prefixo de conta no registo de fornecedor A integração do documento FSE comporta-se de acordo com o prefixo de conta do fornecedor. Assim, no primeiro exemplo, o fornecedor 1051 tem o prefixo configurado, daí que a integração seja efetuada no código de conta corrente. 37 A opção Contabilização sem classificação de Contas Correntes foi removida das regras por deixar de ter utilidade 39

41 Fig. 47 Integração de FSE com código de conta corrente Por outro lado, o fornecedor 1002 não tem prefixo associado, por isso a integração é efetuada no código de contabilidade. Fig. 48 Integração de FSE com código de contabilidade Pagamento automático a fornecedores No separador Fornecedor da ficha de fornecedor foi disponibilizado o grupo Pagamento automático onde é possível associar uma conta de pagamento (da contabilidade) e um código de movimento de conta corrente. Quando existirem documentos de entrada com regularização automática (do tipo fatura-recibo), o ARTSOFT verifica a existência deste código de movimento e efetua a respetiva integração. 40

42 Fig. 49 Configuração de conta e código de movimento no pagamento automático a fornecedor Ao criar um documento de entrada este é automaticamente liquidado pelo documento de conta corrente configurado no registo do fornecedor. Fig. 50 Fatura de fornecedor liquidada automaticamente O código de movimento regulariza a conta corrente do fornecedor por contrapartida 38 da conta de disponibilidades configurada. 38 Convém não utilizar as variáveis * ou? que o ARTSOFT permite, pois nesse caso a integração ficará incompleta 41

43 Fig. 51 Código de conta corrente gerado automaticamente com contrapartida fixa Quando o fornecedor tiver um código de movimento associado e a conta de pagamento preenchida, o ARTSOFT utiliza essa conta de pagamento como contrapartida, ignorando a contrapartida do documento de conta corrente Dxxx. Se o fornecedor não tiver a conta preenchida, então o ARTSOFT utiliza a contrapartida configurada no documento de conta corrente Dxxx. Fig. 52 Código de conta corrente gerado automaticamente com contrapartida de conta pagamento do fornecedor Meus Documentos em árvore com separação por tipo de documento Na configuração dos documentos e das encomendas passou a ser possível classificá-los por grupo, permitindo dessa forma que a opção Meus Documentos organize a visualização dos documentos e das encomendas de acordo com este agrupamento. Caso a série seja certificada, esta opção grupo não fica disponível, pois o ARTSOFT utiliza a classificação da certificação SAF-T PT para o agrupamento da série. Se existirem documentos não classificados, o ARTSOFT exibe o grupo Sem classificação que comporta todas essas séries. 42

44 Fig. 53 Configuração de grupos de documentos No ecrã de acesso aos Meus Documentos o ARTSOFT mostra as séries em árvore, dentro de cada tipo (entradas, saídas, vendas, resumos, encomendas a fornecedores e encomendas de clientes), por grupo de documento: Nas entradas foram disponibilizados os tipos: Faturas, Notas de débito, Notas de crédito, Faturas-recibo, Guias de remessa, Guias de transporte e Diversos; Nas saídas: Guias de remessa, Guias de transporte, Guias de movimentação de ativos próprios, Guias de consignação, Guias de devolução efetuadas pelo cliente e Diversos; Nas vendas e nos resumos apenas foi adicionada a opção Diversos, pois todas as outras se encontram na tipificação SAF-T PT; Nas encomendas, quer a fornecedores quer de clientes: Encomendas, Propostas, Orçamentos e Diversos; As séries de FSE e de produção não podem ser classificadas, pois já possuem uma entrada de menu própria, distinta da dos Meus documentos. Fig. 54 Meus Documentos por grupos As séries que não estão classificadas em nenhum dos grupos existentes aparecem como Sem classificação e na última posição da série. 43

45 Código de identificação de documento Em complemento à funcionalidade de atribuição de códigos BID nas séries de encomendas de clientes, foi disponibilizada a possibilidade de identificar as restantes séries de documentos (entradas, saídas, vendas e encomendas a fornecedores) com um código único de documento. Assim, no ícone das Informações do documento, passou a estar disponível a opção Código identificação documento que permite gerar um código de identificação único de cada documento. Fig. 55 Código de identificação de documento Esse código é gerado pelo próprio ARTSOFT e permite que seja copiado para o clipboard, de modo a poder ser colado noutro local da aplicação ou mesmo noutra aplicação. Fig. 56 Código de identificação de documento No ecrã Meus documentos pode-se inserir este código para que o ARTSOFT se posicione no documento correspondente, abrindo-o de imediato. Fig. 57 Inserção do código de identificação de documento no menu dos Meus documentos 44

46 Ligação de notas de crédito de fornecedor a faturas À semelhança do que já existia para as séries de vendas, nas notas de crédito de fornecedores foi disponibilizada a opção ligação documento (no botão Transferir documento ) de forma a permitir associar a nota de crédito às faturas corretas. Para além de respeitar o CMP dos artigos movimentados, evita também que se façam várias ligações de notas de crédito à mesma fatura, pois os lançamentos e as quantidades relacionadas passam a ser controlados pela aplicação. Fig. 58 Ligação de documento nas notas de crédito de fornecedores A informação da ligação fica visível no workflow do documento, quer na nota de crédito quer na fatura, possibilitando a rastreabilidade e a navegação pelos documentos associados. Fig. 59 Workflow de nota de crédito ligada a fatura Realce das linhas de documentos de venda com notas de crédito relacionadas Com a finalidade de realçar os documentos que possuem notas de crédito relacionadas, as linhas dos documentos nessas condições passam a ser mostradas noutra cor e, caso a grelha de lançamentos possua a coluna 'Nível' visível, é mostrada informação da nota de crédito associada. Na imagem seguinte, os dois primeiros lançamentos estão totalmente regularizados pela nota de crédito, o terceiro está parcialmente e o último não está relacionado. 45

47 Fig. 60 Linhas de uma fatura relacionada com nota de crédito Assinatura de documento só depois de aprovado No sentido de dar corpo ao conceito de contabilizar apenas no encerramento do documento, foi implementada a regra (configurável) de os documentos só poderem ser assinados (e dessa forma integrados na contabilidade) depois de terem cumprido um circuito de aprovação, definido através do follow-up de documentos. Assim, na configuração da série, separador Diversos, botão Follow-up de documentos, foi disponibilizada uma opção para indicar que o documento só pode ser assinado depois de aprovado. Naturalmente que essa opção só faz sentido quando estiver definido um circuito de aprovação para a série. Fig. 61 Configuração de follow-up de documentos 46

48 Na elaboração dos documentos, se a regra de só poder assinar o documento quando aprovado estiver ligada, ao pressionar o botão Assinar é verificado se o documento já está aprovado e, caso ainda não esteja, é mostrada uma mensagem com essa informação. Fig. 62 Mensagem alertando que o documento só pode ser assinado depois de aprovado Caso ainda não esteja aprovado, primeiro o documento tem de ser finalizado e confirmado o envio para followup, ficando como provisório até ter completado todo o circuito de aprovação definido. Depois do documento assinado não é possível os utilizadores comuns anularem a aprovação, pois essa funcionalidade só se encontra disponível para o utilizador ADMIN Hierarquia de artigos com teclas Shift e + nos lançamentos À semelhança do que já existia no registo de artigos, foi disponibilizada a possibilidade de uso da combinação das teclas Shift e +, nos lançamentos de documentos, para mostrar a hierarquia de artigos. Esta funcionalidade fica disponível quando o cursor se encontra posicionado na coluna do código de artigo ( Referência no exemplo da imagem). Fig. 63 Consulta de artigos no lançamento 47

49 Texto explicativo das funcionalidades dos lançamentos de documentos O ecrã de documentos passou a mostrar um texto explicativo do uso das teclas de atalho disponíveis em cada coluna de lançamento, na barra de estado. A cor de fundo é também alterada consoante a coluna em que o utilizador está posicionado. Fig. 64 Barra de estado de um documento Dados do terceiro nos documentos No separador Documento dos documentos foi disponibilizado um grupo Informação (acedido através do link Ficha de Terceiro ) que mostra os principais dados de identificação do cliente/fornecedor, nomeadamente o NIF 39, a morada, a localidade, o código postal, o país, o telefone e o . Fig. 65 Dados do terceiro nos documentos Duplicar documento Foi disponibilizada uma opção para duplicar documentos, através do botão Transferir documento que cria um documento exatamente igual ao original, mas permite alterar alguns dados, como sejam os dados do cliente diverso e as linhas de lançamento. Esta funcionalidade é particularmente útil na reutilização de documentos para outros terceiros, sem que o utilizador tenha de repetir o processo e de reinserir todos os registos. 39 Número de Identificação Fiscal 48

50 Fig. 66 Opção para duplicar documento Após pressionar a opção Duplicar documento surge um ecrã para indicar a série de destino, sendo sugerida a criação de um documento na mesma série, embora o utilizador possa escolher a série onde será criado o novo documento. Caso se trate de uma série certificada é gerado um documento provisório. Fig. 67 Série de destino na duplicação de documentos 49

51 O novo documento contém a mesma informação do documento original, sendo a identificação deste último registada na referência do novo documento (ver campo Doc. de Referência ). Fig. 68 Documento duplicado Descontos em valor Foi disponibilizada uma opção, no botão Informações do documento, para atribuir descontos em valor aos documentos. Relevante nas situações em que a negociação do desconto aplicado não é em percentagem, mas sim em valor fixo. Fig. 69 Opção para descontos em valor nas informações do documento 50

52 Essa opção ativa um ecrã para registo do valor do desconto e informa também o utilizador que os descontos do documento e das linhas, se já existirem, serão colocados a zero. Fig. 70 Registo de desconto em valor Após inserção do valor, os descontos eventualmente já existentes são removidos e o desconto é distribuído proporcionalmente 40 pelas linhas do documento, ficando cada uma delas com a indicação de se tratar de um valor líquido inserido manualmente. No exemplo, o total líquido inicial do documento era de 100, foi atribuído um desconto de 10, tendo o total líquido passado a 90. Nas linhas: Primeira: valor líquido de 50 reduziu 5 (peso 41 de 50%), passando a 45 ; Segunda: valor líquido de 40 reduziu 4 (peso de 40%), passando a 36 ; Terceira: valor líquido de 10 reduziu 1 (peso de 10%), passando a 9. Fig. 71 Valor líquido manual 40 Pelo valor líquido das linhas (sem descontos e sem IVA) 41 Peso de cada linha de lançamento quer no total do documento quer no desconto 51

53 Controlo de conclusão de negócio nos motivos de regularização forçada Na tabela de motivos de regularização forçada foi adicionada uma coluna Negócio para indicar se a regularização se deveu à conclusão ou à perca do negócio. Desta forma, é possível obter relatórios de perca de negócios por motivos. Fig. 72 Tabela de motivos de regularização forçada Nas listagens de documentos passa a existir uma variável Div.NegocConcl que devolve se o motivo de regularização aplicado no lançamento deu origem a um negócio concluído ou não concretizado Lançamentos opcionais nas encomendas Nas encomendas e nas propostas é comum existirem itens que são opcionais, ou seja, são alternativas de outros itens. Para dar resposta a esta necessidade, o ARTSOFT passa a ter um ícone, na barra de ferramentas das séries de encomendas de clientes, que permite indicar se a linha que está a ser lançada é de um artigo definitivo ou opcional da encomenda. Tratando-se de um lançamento opcional, estes aparecem com uma cor cinzenta na grelha e com a letra O na coluna?. Se depois de efetuar o registo dos artigos na encomenda, pretender alterar o seu estado de definitivo para opcional ou vice-versa, pode aceder ao menu de contexto do botão direito do rato, quando o documento estiver em edição, e alterar a opção Artigo Definitivo para Artigo Opcional ou vice-versa, consoante o estado atual do artigo. Antes de alterar o estado, o ARTSOFT exibe uma mensagem de aviso, questionando o utilizador se pretende passar o artigo para definitivo ou para opcional. Fig. 73 Artigos opcionais 52

54 Para o valor total do documento só são considerados os artigos definitivos, os artigos opcionais não entram para esse cálculo. Daí que seja importante ter em atenção que quando são efetuadas alterações ao tipo de artigo, de opcional para definitivo ou vice-versa, o valor total do documento é alterado. Atendendo a esta regra, o documento não pode ter só lançamentos opcionais, tem que ter pelo menos um lançamento definitivo para que o documento seja valorizado. Na impressão da nota de encomenda, é possível distinguir os artigos definitivos dos opcionais, através da variável DocLan.Flg.Opcional, devolvendo True ou False conforme se trate de um artigo opcional ou não, respetivamente. Na imagem seguinte, o valor da variável foi trabalhado de forma a devolver Sim ou Não. Fig. 74 Impressão de documento com variável que identifica artigo opcional Preenchimento de campos obrigatórios ao originar documento O ARTSOFT passou a validar o preenchimento de campos de cabeçalho obrigatórios quando se originam documentos para séries diferentes, evitando que sejam criados documentos sem os campos definidos como obrigatórios. Assim, sempre que se originar um documento ou apenas um cabeçalho, o ARTSOFT verifica a existência de campos de cabeçalho obrigatórios e caso não estejam preenchidos na origem, é mostrado um ecrã com todos os campos de cabeçalho, sinalizando todos aqueles que são de preenchimento obrigatório e não se encontram devidamente preenchidos. Na imagem seguinte tem-se como exemplo uma série destino com 3 campos de cabeçalho obrigatórios: vendedor, documento de referência e nome do cliente. 53

55 Fig. 75 Configuração de campos obrigatórios no cabeçalho de documentos Ao criar a série origem constata-se que apenas o nome do cliente se encontra devidamente preenchido, enquanto os outros dois campos obrigatórios, documento de referência e vendedor, estão vazios. Fig. 76 Preenchimento do cabeçalho de encomenda De seguida origina-se o documento destino, quer seja através da opção para criar documento ou apenas para criar o cabeçalho do documento. Fig. 77 Gerar documento ou apenas cabeçalho 54

56 Antes de gerar o documento destino surge um ecrã com o nome do cliente, porque transitou do documento origem, com o documento de referência, uma vez que o ARTSOFT o preenche automaticamente, e indicando que o vendedor não se encontra preenchido, porque o documento origem também não tinha esse campo preenchido. Fig. 78 Cabeçalho de documento gerado pela encomenda Aumento do tamanho do campo do nome dos formulários nos documentos certificados Na configuração das séries, o tamanho do campo para identificação do nome dos formulários passou a ter 255 caracteres, em substituição dos anteriores 128. Esta alteração possibilita a inserção de mais formulários identificados ou com descrições maiores. Fig. 79 Configuração de formulários de documento Número máximo de dias para documento ser regularizado Esta funcionalidade foi implementada de forma a possibilitar que um mecanismo de alerta avise o utilizador quando determinados documentos têm de ser regularizados de modo a não ultrapassar o prazo legalmente estipulado, como é o caso, por exemplo, das vendas à consignação 42 que pressupõem que se as mercadorias não forem devolvidas no prazo de um ano a contar da data da entrega ao destinatário, considera-se que houve transmissão de bens, exigindo a emissão da correspondente fatura. Também se aplica às guias de remessa 43 pois estas têm 5 dias úteis para serem faturadas. 42 Ver: 43 CIVA, Art.º 36 55

57 Na configuração de documentos de venda (menu Configurações -> Tabelas de Gestão Comercial -> Documentos -> Documentos e Encomendas ) foi disponibilizado o campo Número máximo de dias para regularização 44, no separador Opções, grupo Datas de alerta, que só fica disponível quando a série tem ativa a regra Gerar lançamentos por regularizar. Fig. 80 Número máximo de dias para regularização De seguida deve-se ir à configuração de canais de alerta (menu Configurações -> Tabelas diversas -> Canais de alerta ) registar o documento configurado no passo anterior, selecionando para isso a nova opção Documentos com data máxima de regularização e preencher a série e o delta início e o delta fim. Fig. 81 Canal de alerta para documentos com data máxima de regularização Quando os utilizadores, que possuam esta tabela associada acederem, aos canais de alerta, poderão consultar os documentos abrangidos pelo intervalo de tempo definido. Tomemos como exemplo uma guia de remessa emitida no dia 27/10/2014 e com 5 dias como data máxima para regularização. 44 Tem como limite 999 dias. Os documentos que não tenham este valor configurado, a data de regularização fica a zero. 56

58 Fig. 82 Guia de remessa com 5 dias para regularização Uma vez que o canal de alerta tem configurados dois dias para delta início e um dia para delta fim, entre os dias 30/10/2014 e 02/11/2014, vai aparecer o alerta com a data limite para regularização (01/11/2014) 45. Fig. 83 Canal de alerta para documentos com data máxima de regularização Na impressão dos documentos pode-se imprimir esta data recorrendo à variável Div.DtLimReg Visualização do prefixo na configuração de documentos Na configuração das séries de documentos passou a visualizar-se o prefixo da série em vez do sufixo, uma vez que, na maioria das situações, é este o campo utilizado, até por se tratar de um campo obrigatório nas séries certificadas. Fig. 84 Prefixo da série na configuração de documentos 45 A data do documento é 27/10/2014, somando os 5 dias da data limite para regularização, fica 01/11/2014, passando a avisar 2 dias antes (30/10/2014) e 1 dia depois (02/11/2014) dessa data 57

59 1.2. Contas correntes Prazos médios de pagamento a fornecedores e de recebimento de clientes A fórmula empregue no cálculo dos prazos médios de pagamento e de recebimento possui potenciais erros que são eliminados pela funcionalidade disponibilizada nesta release do ARTSOFT. Nos códigos de conta corrente de liquidação (do tipo Bxxx nos clientes e do tipo Dxxx nos fornecedores) relacionados com os códigos de registo das faturas (tipos Axxx e Cxxx, respetivamente) é guardado o cálculo do prazo médio de recebimento/pagamento. Assim, pegando no caso do rácio do prazo médio de recebimento de clientes, em dias, este é obtido pela seguinte fórmula: (Valores por receber / Débitos totais) * Se esta fórmula for testada nos limites, verifica-se que: considerando todas as vendas terem sido realizadas em 1 de Janeiro e os pagamentos em 30 de Dezembro, se for aplicada a fórmula no dia 31 de Dezembro, (0 / x) * 365 = 0, ou seja, 0 dias de prazo médio, quando sabemos ser de 364 dias... Este rácio é assim um compromisso entre simplicidade e fiabilidade e só pode ser aplicado a um espaço temporal grande e a um universo significativo de clientes/fornecedores. Se este for aplicado a um único cliente/fornecedor, ou a um documento, os resultados são imprevisíveis. O cálculo deste prazo de forma detalhada é extraordinariamente complexo, mas passando essa complexidade para as ferramentas informáticas é possível efetuar estes cálculos com um rigor extraordinário e aplicá-los a um simples documento, a um cliente/fornecedor ou à totalidade dos mesmos. Mantendo-nos ainda no caso do rácio de clientes 47, o prazo de recebimento de um documento com uma única liquidação é simples de calcular: é o número de dias que distam da data do documento à data de regularização do mesmo. No entanto, se o documento tiver liquidações parciais, já é necessário efetuar alguns cálculos extra. Verifique-se a tabela seguinte: Valor faturado Valor liquidado Data Dias % Liquidada Ponderação PMR Jan Jan % Jan % Mar % Fig. 85 Tabela de PMR de documento faturado e liquidado em três tranches Aqui verifica-se um documento no valor de 1000, à data de 1 de Janeiro, liquidado no mesmo dia em 33.3%, mais 33.4% em 31 de Janeiro e o restante em 2 de Março. Multiplicando o prazo de recebimento real de determinada liquidação pela percentagem paga, obtém-se o prazo médio de recebimento dessa linha em relação ao total do documento. Adicionando os valores parciais de cada liquidação, obtém-se o prazo médio de recebimento total. Verifique-se agora o mesmo documento, juntamente com mais outros dois, de valores e prazos diferentes. Valor faturado Valor liquidado Data Dias % Liquidada Ponderação PMR Jan Jan % Jan % Mar % O prazo médio de pagamento a fornecedores, em dias, é obtido pela fórmula: (Valores por liquidar / Créditos totais) * Para o rácio de fornecedores o procedimento é exatamente o mesmo 48 Prazo Médio de Recebimento 49 Considerando um ano não bissexto 58

60 Valor faturado Valor liquidado Data Dias % Liquidada Ponderação PMR Fev Fev % Mar % Abr % Mai % Mar Mar % Mar % Abr % Mai % Jun % Fig. 86 Tabela de PMR de três documentos faturados ao mesmo cliente e liquidados em várias tranches Verifica-se aqui que nestes documentos, recorrendo ao mesmo método, se obtêm os prazos de 30, 60 e 90 dias médios para cada documento. Para se calcular o prazo médio de recebimento deste cliente é necessário ponderar o prazo médio de cada documento com a percentagem que esse documento representa no total de todos os documentos: Valor faturado Prazo % da faturação total Ponderação Documento % 1.88 Documento % Documento % Totais: Fig. 87 Tabela de ponderação de PMR de documentos para cálculo de PMR de clientes Aqui obteve-se o total de dias de prazo médio de recebimento. O prazo médio de recebimento de um conjunto de clientes (ou de todos) é efetuado da mesma forma: Valor Prazo % da faturação total Ponderação Cliente % Cliente % 2.00 Cliente % Totais: Fig. 88 Tabela de ponderação de PMR de clientes para cálculo de PMR da empresa Recebimento fora do prazo de vencimento Vejamos o exemplo para uma data de sistema 50 a 27 de Fevereiro, tendo sido emitida uma fatura a 1 de Janeiro no valor total de 1000 e com uma data de vencimento prevendo o pronto pagamento, isto é, também a 1 de Janeiro. 50 Todos os cálculos desta rotina utilizam a data de sistema do servidor, ignorando a data de trabalho 59

61 Fig. 89 Fatura de 1 de Janeiro Se no mesmo dia da fatura recebermos 33.3% do valor total da fatura, ficam 667 por liquidar. Fig. 90 Recebimento de 33.3% do valor total da fatura a 1 de Janeiro Acedendo ao extrato de lançamentos do menu Contabilidade -> Diários -> Extrato de lançamentos e aplicando um filtro de consulta por conta, constata-se que o PMR a 27 de Fevereiro é de 38 dias porque 33.3% foi liquidado na data de vencimento, não influenciando por isso o PMR, mas os restantes 66.7% continuam ainda por liquidar (como já passaram 57 dias 51 da data de vencimento, multiplicam-se estes dias pela percentagem em falta, logo: 57 dias x 66.7% = 38 dias). Fig. 91 PMR a 1 de Janeiro Se entretanto tiver ocorrido um novo recebimento de 33.4%, a 31 de Janeiro, ficam apenas 333 por liquidar. Fig. 92 Recebimento de 33.4% do valor total da fatura a 31 de Janeiro 51 Número de dias decorridos entre 1 de Janeiro e 27 de Fevereiro e que se encontra visível nas colunas relativas aos atrasos 60

62 Novamente de volta ao extrato de conta, verificamos agora que o PMR é de 29 dias, isto porque: 33.3% do documento foi liquidado na data de vencimento, logo com zero dias de desfasamento; 33.4% do documento foi liquidado com 30 dias de atraso em relação à data de vencimento, logo 33.4% x 30 dias = dias de peso no PMR; 33.3% ainda não foi liquidado à data de 27 de Fevereiro, tendo decorridos 57 dias da data de vencimento, logo 33.3% x 57 dias = dias de peso no PMR; Somando todos estes tempos ( ) dá o PMR de 29 dias. Fig. 93 PMR a 31 de Janeiro Por fim, o último recebimento de 33.3% é efetuado a 27 de Fevereiro. Fig. 94 Recebimento de 33.3% do valor total da fatura a 27 de Fevereiro No extrato constata-se que este último recebimento não influencia o último PMR calculado, pois o documento encontra-se totalmente liquidado a 27 de Fevereiro. Fig. 95 PMR a 27 de Fevereiro Recebimento anterior ao prazo de vencimento Vejamos agora um segundo exemplo em que a data do documento não coincide com a data de vencimento. Foi emitida uma fatura a 15 de Janeiro, no valor total de 5000, com data de vencimento a 14 de Fevereiro. 61

63 Fig. 96 Fatura de 15 de Janeiro com data de vencimento a 14 de Fevereiro Se for efetuado um primeiro pagamento de ½ do valor (2500 ) no próprio dia da fatura, ficam 2500 por liquidar. Fig. 97 Recebimento de metade do valor total da fatura a 15 de Janeiro Se no dia 31 de Janeiro for efetuado o restante pagamento, ainda antes da data de vencimento do documento, Fig. 98 Recebimento da outra metade do valor total da fatura a 31 de Janeiro 62

64 Constatam-se duas situações: O PMR, medido na perspetiva da data do documento, foi de 8 dias (½ foi pago a pronto pagamento e ½ passados 16 dias da data do documento, ou seja, ½ x 0 dias + ½ x 16 dias = 8 dias); O tempo médio de incumprimento, medido na perspetiva da data de vencimento, foi de -22 dias (½ foi pago 30 dias antes e ½ 14 dias antes da data de vencimento do documento, ou seja, ½ x ½ x -14 dias = -22 dias). Neste caso o cliente pagou antecipadamente a fatura devida. Fig. 99 Recebimento antecipado em relação à data de vencimento O tempo médio de incumprimento não é calculado automaticamente, daí que para o atualizar é necessário executar a rotina que se encontra no menu Empresa -> Funções de Supervisão -> Consolidações -> Contabilidade -> Cálculo do prazo médio de pagamento dos documentos para percorrer todos os documentos dos clientes e fornecedores, elaborados num período definido pelo utilizador, e recalcular o respetivo prazo médio de pagamento/recebimento. Esta rotina serve igualmente para preencher os códigos de conta corrente com o prazo médio e o tempo médio de incumprimento em documentos elaborados antes da release 8.10 do ARTSOFT. Ao utilizador é apresentado um limite entre datas para validação. Fig. 100 Limite entre datas Neste caso, os campos relativos ao atraso em relação às datas do documento e de vencimento são atualizados. No exemplo, os 45 dias referem-se ao tempo decorrido entre o dia 1 de Janeiro (data de vencimento do documento) e o dia 15 de Fevereiro (data final aplicada na rotina de cálculo dos prazos médios). Fig. 101 Atraso no recebimento em relação às datas do documento e de vencimento 63

65 Relatórios Foram disponibilizados dois relatórios, CliExt02-ExtratoDocumentosPMR e ForExt02-ExtratoDocumentosPMP, que incluem duas variáveis disponibilizadas para este efeito: CtaLan.C_C.PrMedPgDoc: Prazo médio ponderado de pagamento do documento; CtaLan.C_C.PMedIncump: Tempo médio ponderado de incumprimento. Nos relatórios de lançamentos da contabilidade podem-se utilizar estas variáveis nos extratos de conta de clientes/fornecedores para obter os PMR/PMP 52 e os tempos de incumprimento. Antes de imprimir os relatórios é necessário executar a rotina de Cálculo do prazo médio de pagamento dos documentos para atualização dos tempos médios de incumprimento, conforme já referido. Nos exemplos atrás mencionados obteríamos um relatório com a indicação de que o PMR deste cliente é de 11.5 dias e o tempo médio de incumprimento é de dias. Como obter estes valores? PMR: (29 dias x dias x 5000 ) / ( ) = 11.5 dias Incumprimento: (29 dias x dias x 5000 ) / ( ) = dias Fig. 102 Relatório com PMR e tempo médio de incumprimento de clientes Meios de pagamento nas contas correntes Com o objetivo de se poderem indicar os meios de pagamento que liquidaram as contas correntes, foi disponibilizado um novo ecrã onde o utilizador escolhe os documentos que pretende pagar e depois seleciona os meios de pagamento utilizados. Esta funcionalidade apenas está disponível nos documentos formais. É gerado um documento formal sem valor, para não haver duplicação de movimentos contabilísticos e de conta corrente, que tem associado os documentos do tipo Axxx e respetivos Bxxx, em que cada Bxxx está associado a um meio de pagamento. Na configuração dos códigos de conta corrente (menu Configurações -> Tabelas de Contabilidade -> Tipos de Documentos ) tem de se ter particular atenção à ativação da opção Documento formal e à associação de uma tabela de meios de pagamento que se encontra no menu Configurações -> Tabelas da Gestão Comercial -> Terceiros -> Documentos -> Meios Pagamento. 52 Prazo Médio de Pagamento 64

66 Fig. 103 Configurar código de conta corrente com meios de pagamento Ao finalizar o lançamento do código de conta corrente, depois de relacionar com os documentos pretendidos, aparece uma janela para indicar os meios de pagamento utilizados no recebimento/pagamento. Fig. 104 Conta corrente com meios de pagamento 65

67 Ao consultar o código de conta corrente constata-se que ficam visíveis os códigos dos meios de pagamento que liquidaram os documentos. Fig. 105 Consultar código de conta corrente com meios de pagamento Na impressão do recibo podem-se discriminar os meios de pagamento utilizados, através da variável Lst.IsMeioPag que devolve 1 para todos os meios de pagamento e 0 para os restantes (ver campo Obs na imagem exemplificativa). O valor a receber deve passar a ter a variável Lst.ValorPagam, que devolve o valor do documento ou somatório dos meios de pagamento, em vez da anterior expressão -CtaLan.Val.Valor-CtaLan.C_C.Desconto, de forma a evitar que o valor a receber seja zero (pois o total dos meios de pagamento são iguais ao valor pago, anulandose). Por fim, podem-se esconder os meios de pagamento da grelha de documentos regularizados, através de uma condição de visibilidade na linha de dados: CtaRec.Lan.Numero<>0.and. Lst.IsMeioPag<>1. Fig. 106 Impressão de recibo com meios de pagamento 66

68 Alterar valor de recibo com documentos relacionados Por vezes existem situações em que o recibo de um ou vários documentos é feito antes da presença do cliente, de forma a agilizar a transação. No entanto, pode haver diferenças entre os valores entregues e os processados (por exemplo, o cliente passa um cheque com um valor superior ao do recibo) e para que nem o cliente tenha de corrigir o valor a pagar (inutilizando dessa forma um cheque) nem a empresa tenha de desrelacionar todos os documentos para poder alterar o valor, foi disponibilizada a possibilidade de se alterarem os valores de recibos já com documentos relacionados. Esta funcionalidade é controlada por um acesso de utilizador ou grupo de utilizadores. Passa então a ser possível editar o valor dos recibos de conta corrente mesmo que já existam documentos relacionados. No entanto existem algumas regras a cumprir: O valor mínimo é validado pela aplicação e não pode ser inferior ao valor total dos documentos relacionados; Os documentos provenientes do ano anterior não podem ser alterados; Não são processados pagamentos de comissões enquanto o valor excedentário se mantiver pendente. Vejamos o exemplo de um recibo que regulariza na totalidade duas faturas, conforme imagem abaixo. Fig. 107 Recibo com duas faturas relacionadas Ao desrelacionar uma das faturas, o valor total do recibo mantém-se inalterado, mas agora com um valor pendente de regularização (exatamente o valor da fatura desrelacionada). Fig. 108 Fatura desrelacionada do recibo 67

69 Caso se tente alterar o valor do recibo para uma verba inferior à do documento relacionado, o saldo do documento passa a ficar com valor negativo e o ARTSOFT não permite essa alteração. Fig. 109 Valor do recibo não pode ser inferior ao valor total dos documentos relacionados Total de descontos nas contas correntes No final da grelha dos custos extra (separador Adicional ) dos lançamentos de contas correntes, passaram a ser apresentadas duas linhas totalizadoras, uma para os descontos e outra para os outros custos: Descontos: engloba os descontos standards e os financeiros (de cabeçalho e de linha); Outros custos: engloba os agravamentos, os custos isentos e sujeitos a IVA e o imposto de selo. Desta forma torna-se mais fácil compreender a diferença entre o valor do documento e o valor da contrapartida. Este último resulta do valor do documento menos os descontos mais os outros custos. Fig. 110 Custos extra com totalizadores de descontos e de outros custos 68

70 1.3. Terceiros Negociações herdadas de outros clientes De forma a facilitar a gestão de negociações de artigos com clientes, foi disponibilizado um campo, no grupo Atribuição de descontos comerciais do separador Cliente do registo de clientes, para indicar que o cliente herda a negociação de outro cliente. Esta funcionalidade permite que uma negociação possa ser definida apenas num cliente e dizer que é exatamente a mesma noutros clientes, reduzindo o tempo ocupado no registo de negociações iguais ou similares. Fig. 111 Negociação herdada À frente do novo campo existe um botão para consultar as negociações herdadas, onde se mostram, apenas em consulta, as negociações do terceiro proprietário. Fig. 112 Negociação herdada Nos documentos, sempre que for efetuado um lançamento de um artigo cuja negociação foi herdada, o ARTSOFT respeita a negociação original. 69

71 1.4. Artigos Controlo de stocks negativos por armazém Porque por vezes surgem stocks negativos 53 no sistema e estes resultam essencialmente da falta de controlo de stocks e à gestão da estrutura dos armazéns (entenda-se locais de receção, conferência, armazenamento, venda, etc.), o ARTSOFT passou a controlar os movimentos de stocks a negativo nas propriedades dos armazéns, deixando de ser feito por série de documento. Deste modo, na configuração das séries de documentos (menu Configurações -> Tabelas de Gestão Comercial -> Documentos -> Documentos e Encomendas ), no separador Opções de cada série, o grupo Mov. Stock s Negativos foi removido. Complementarmente, no menu Configurações -> Tabelas de Gestão Comercial -> Artigos -> Infraestrutura / Armazém passou a haver uma opção para indicar se o armazém Permite stock negativo. Fig. 113 Configuração de armazéns para permitir stocks a negativo Por omissão, esta opção está desligada, ou seja, os armazéns não permitem movimentos de stocks de artigos a negativo. Para permitirem é necessário aceder à configuração de armazéns e ativar essa propriedade Alerta para artigos com CMP abaixo do menor preço de venda Na configuração de canais de alerta de stocks (menu Configurações -> Tabelas Diversas > Canais de Alerta ), foi disponibilizada uma opção para listar os produtos com preço médio de custo superior ao preço de venda mais baixo desse produto. Esta opção permite selecionar os armazéns para os quais se pretende efetuar a recolha dos artigos nessas condições. 53 Algumas das situações mais comuns devem-se ao facto das empresas receberem a mercadoria do fornecedor e faturam-na de imediato, antes de a ter colocado no inventário do sistema; ou por erros de entrada ou saída de stock, ou seja, dão entrada no sistema do produto x, quando deveria ter sido do produto y, ou faturam a um cliente o produto y mas entregam o produto x, isso faz com que no sistema exista uma sobra do produto x e uma falta ou quebra do produto y. Apesar de estar em falta no inventário do sistema, o produto y existe fisicamente e poderá ser vendido. Quando isso acontecer, o sistema irá reportar stock negativo, mas é normal que a empresa não deixe de o vender por isso 70

72 Fig. 114 Configuração de canais de alerta de stocks Esta funcionalidade previne a prática de dumping 54, pois alerta sempre que o CMP está abaixo de qualquer um dos 255 preços de venda possíveis. Vejamos o exemplo de um artigo com 5 preços de venda em que apenas um está acima do CMP. A rotina dos canais de alerta exibe o menor preço de venda que está abaixo do CMP, neste caso o PVP4 (aniversário). Fig. 115 Alerta de artigo com CMP abaixo de um PVP 54 Dumping é uma palavra inglesa que deriva do termo dump que, entre outros, tem o significado de despejar ou esvaziar. A palavra é utilizada especialmente no comércio internacional para designar a prática de colocar no mercado produtos abaixo do custo com o intuito de eliminar a concorrência e aumentar quotas de mercado. É um expediente utilizado de forma temporária sabendo que, posteriormente, irá ser praticado um preço mais alto que possa compensar a perda inicial. Esta é uma prática desleal e proibida em termos comerciais. 71

73 Depois de devidamente corrigida a situação, o utilizador deve executar novamente a rotina de canais de alerta de forma a tomar conhecimento de novos preços de venda nessas condições. No exemplo anterior, caso não tivessem sido corrigidos todos os preços abaixo do CMP, passaria a ser mostrado o PVP0 (especial) e assim sucessivamente até não existirem preços de venda abaixo do CMP. Fig. 116 Alerta de artigo com CMP abaixo de outro PVP Armazém default e lista de armazéns por utilizador De forma a restringir o acesso dos utilizadores à consulta de determinados armazéns e a poder definir um armazém por omissão para utilizadores que lidam essencialmente com um armazém específico, foi disponibilizado, na configuração de acessos de utilizador (menu Empresa -> Funções de Supervisão -> Acessos -> Registo de Utilizadores ), separador Configuração na Empresa, um novo grupo Armazém que possibilita duas configurações: Armazém: quando o utilizador acede ao registo de artigos visualiza por omissão o armazém aqui definido; Lista de armazéns: quando o utilizador acede ao registo de artigos só pode navegar nos armazéns aqui definidos. Fig. 117 Configuração de armazém e lista de armazéns do utilizador 72

74 Na configuração anterior o utilizador tem definido como default o armazém 4 Faro, por isso sempre que aceder ao registo de artigos é esse o armazém que lhe aparece por omissão. Fig. 118 Armazém default do utilizador O mesmo utilizador tem definido os armazéns 3 e 4 na lista de acesso 55, pelo que, no registo de artigos, só pode navegar nesses dois armazéns e, caso tente se posicionar noutro armazém, aparece uma mensagem de aviso indicando que não tem acesso. Fig. 119 Armazém default do utilizador Quantidade de unidade logística por embalagem Há produtos que, pelas suas características, podem ser movimentados quer à unidade quer por embalagem, e aos quais, por uma questão de organização e de facilitação da codificação das diferentes embalagens, são atribuídos códigos de unidades logísticas. Assim, no separador Geral do registo de artigos passou a haver mais um controlo Quantidade de unidade logística por embalagem. Fig. 120 Controlo de artigo por quantidade de unidade logística por embalagem 55 Ter atenção para não criar configurações incompatíveis, como seja a de criar como armazém default um armazém que não conste da lista de armazéns do utilizador 73

75 No separador Logística do registo de artigo as unidades logísticas têm de estar devidamente especificadas. Fig. 121 Configuração de códigos de unidade logística Assim, nas linhas dos documentos, este tipo de artigo abre sempre a janela auxiliar de lançamento com uma grelha para mostrar as unidades logísticas. Nessa grelha a primeira linha aparece marcada por omissão, para movimentar uma unidade do artigo. Se o utilizador pretender movimentar um dos códigos de unidade logística do artigo, terá de dar duplo clique na última coluna da linha pretendida. O ARTSOFT passará o para essa linha. Se forem movimentadas mais de uma quantidade da mesma unidade logística pode-se utilizar o campo Fator multiplicativo para que automaticamente o ARTSOFT calcule a quantidade total de unidades a movimentar. Fig. 122 Lançamento de códigos de unidade logística por embalagem Distinção de bens em segunda mão, objetos de arte, objetos de coleção e antiguidades De forma a dar suporte ao art.º 8 do Decreto-Lei 197/2012, nomeadamente na parte referente à distinção de menções, Regime da margem de lucro - Bens em segunda mão, Regime da margem de lucro Objetos de arte ou Regime da margem de lucro - Objetos de coleção e antiguidades, foram disponibilizados três controlos 56 diferenciados para este regime especial. 56 Quando se ativa um dos controlos, os outros dois ficam indisponíveis 74

76 Fig. 123 Controlo de bens em segunda mão Deste modo, na impressão dos documentos, há discriminação de acordo com o regime da margem de lucro a que cada bem 57 está sujeito. Fig. 124 Impressão discriminada do regime da margem de lucro Estas opções encontram-se igualmente disponíveis na rotina de manutenção de artigos (menu Gestão Comercial -> Artigos -> Manutenção de Registos -> Artigos ), separador Geral. 57 Na configuração do registo de artigo do bem este tem de manter a taxa de IVA normal associada, para que o ARTSOFT consiga obter o valor de imposto da mais-valia. Deste modo, a integração contabilística de bens em segunda mão também se mantém inalterada 75

77 Grupo para loja online Para ser utilizado no ARTSOFT Store, foi disponibilizado um subgrupo Loja online, no registo de artigos, separador Geral, grupo Controlo, com opções para: Publicar, destaque e suspenso. Fig. 125 Loja online Alteração das listas configuráveis de artigos e de lançamentos O menu Gestão Comercial -> Artigos passou a conter as opções que se encontravam no submenu Gestão Comercial -> Artigos -> Lista configurável, nomeadamente a opção Artigos, que se passou a designar por Consulta de artigos, e a opção Lançamentos, que se passou a designar por Consulta de lançamentos. Fig. 126 Menu de consulta de artigos e de lançamentos Se em relação à primeira opção Consulta de artigos esta transitou literalmente do submenu onde se encontrava, não havendo por isso qualquer alteração, já em relação à segunda opção Consulta de lançamentos também transitou com as funcionalidades que possuía mas juntou algumas funcionalidades que a opção anterior, com o mesmo nome, possuía. Assim, ambas as opções funcionam como listas configuráveis, pois permitem a configuração das colunas a visualizar. A nova lista configurável de lançamentos herdou os filtros de consulta da anterior consulta de lançamentos, tendo herdado também a maioria das opções do menu de contexto do botão direito do rato. A opção Configuração, apenas existente na anterior consulta de lançamentos, foi acrescentada à nova lista. Adicionalmente foram acrescentadas as opções Navegar do último para o primeiro e Carregar todos os dados. 76

78 Fig. 127 Lista configurável de lançamentos Ambas as listas, de artigos e de lançamentos, passam a ser de tamanho ajustável (resizable), quer na vertical quer na horizontal e com possibilidade de se visualizar em ecrã completo (fullscreen) Novas ordenações nos extratos de lançamento de artigos Na configuração de relatórios do editor List & Label, ao aceder ao menu Projeto -> Ordenar Dados é mostrado o ecrã de seleção de ordenação que passa a ter disponíveis três novas ordenações: Extrato Master Artigos; Extrato Master Clientes; Extrato Master Fornecedores. Estas novas ordenações são idênticas às três que já existiam disponíveis no topo desse mesmo ecrã, sendo indiferente usar umas ou outras: Extrato Movimentos Artigos Mov. Stocks; Extrato Movimentos Clientes Mov. Stocks; Extrato Movimentos Fornecedores Mov. Stocks. A diferença situa-se a nível interno do ARTSOFT, nomeadamente da navegação pelos registos de artigo, cliente ou fornecedor, pois passa a tirar um extrato de lançamento por cada registo do ficheiro principal, em vez de percorrer todos os registos e tirar um extrato apenas no final. Quer em termos de visualização quer de performance, mantém-se tudo inalterado. Fig. 128 Ordenações Master nos extratos de lançamentos 77

79 Variáveis de retenção na fonte Foram disponibilizadas as seguintes variáveis, relacionadas com a retenção na fonte, para impressão e/ou exportação na ficha de artigo: StkFch.Div.TpRetFont: tipo de imposto (IRS, IRC ou Imposto de selo); StkFch.Div.CodRetFont: código de imposto. Fig. 129 Imposto e código de retenção na fonte na ficha de artigo 1.5. POS Impressão automática de documento interno com fundo de maneio De acordo com o anterior guia de boas práticas fiscais para o setor da restauração 58, no seu ponto 5.2, O habitualmente designado por Fundo de Maneio (dinheiro existente em caixa no início da cada dia para trocos ou pequenas despesas) deve estar suportado com um documento interno devidamente assinado por um responsável pelo controlo das receitas diárias. Apesar de não haver legislação que obrigue a implementar esta funcionalidade, pois a própria AT 59 confirmou não ser obrigatório, optou-se por disponibilizar uma listagem por operador que faça o pretendido para qualquer movimento de abertura, reforço ou encerramento de caixa. O formulário Fundo.def é impresso sempre que há um destes três movimentos atrás referidos, contendo as seguintes áreas distintas: Cabeçalho: mostra a data, hora e operador (número e nome) de impressão do documento; Meios de pagamento: indica o meio de pagamento do movimento e respetivo valor; Operador: permite que o operador de caixa assine o documento; Supervisor: permite que o supervisor também assine o documento. Vejamos um exemplo de abertura de caixa no valor de Criado pela Autoridade Tributária e Aduaneira em colaboração com a ARESP Associação da Restauração e Similares de Portugal. Este guia foi entretanto atualizado e esta boa prática deixou de ser considerada importante 59 Autoridade Tributária e Aduaneira 78

80 Fig. 130 Abertura de caixa O ARTSOFT gera automaticamente a impressão 60 de um documento, com base no formulário Fundo.def, com a informação de abertura de caixa. Fig. 131 Impressão de abertura de caixa no Fundo.def Se for efetuado um reforço de caixa, no valor de Por uma questão de facilidade mostra-se a imagem da impressão gerada para ficheiro 79

81 Fig. 132 Reforço de caixa O ARTSOFT gera automaticamente a impressão do documento com essa informação. Fig. 133 Impressão de reforço de caixa no Fundo.def 1.6. Gestão de letras Vários artigos de despesas No desconto de uma letra no banco, pode haver lugar ao débito de diversos encargos bancários, como por exemplo, juros, comissões de cobrança, imposto de selo, despesas de serviços, portes, entre outros. A cada encargo poderá corresponder uma contabilização diferente, pelo que a partir desta versão passam a estar disponíveis quatro artigos para registo de despesas nas letras. Entende-se que, apesar de poderem existir diversos tipos de encargos bancários como os atrás mencionados, não é crível que uma letra tenha mais de quatro em simultâneo. 80

82 Assim, na configuração de letras de clientes (menu Configurações -> Tabelas de Gestão Comercial -> Documentos -> Títulos ), passaram a estar disponíveis 4 campos para indicação dos 4 artigos de despesas, tal como se fazia já para o único artigo de despesas que se configurava. Fig. 134 Configuração de artigos de despesas na gestão de letras de clientes Ao efetuar o desconto da letra, na manutenção de títulos, podem-se associar valores de despesas a todos os quatro campos disponíveis para esse efeito. No documento só são efetuados lançamentos dos artigos com valor diferente de zero. Fig. 135 Lançamento de artigos de despesas na gestão de letras de clientes Ao confirmar o desconto da letra é gerado um documento (nota de débito) com as linhas de lançamento dos artigos de despesas bancárias. 81

83 Fig. 136 Nota de débito das despesas bancárias com letras 1.7. Gestão de cheques pré-datados Opção para pagamento e não pagamento de cheques pré-datados ainda não descontados Quando um cheque pré-datado não é negociado com o banco, quer por a empresa optar por o guardar em carteira quer pela entidade financeira reservar o direito de não efetuar adiantamentos sobre cheques emitidos por determinadas pessoas ou entidades, não havia forma de o descontar, apenas o negociando pela totalidade e depois proceder ao respetivo pagamento. Deste modo, na grelha de tratamento dos cheques pré-datados os ícones para pagamento e não pagamento passaram a ficar sempre disponíveis, mesmo quando os cheques não tenham ainda sido entregues ou negociados com a entidade bancária. Fig. 137 Possibilidade de pagar ou não pagar cheques pré-datados não negociados Vários artigos de despesas Tal como nas letras, também na operação de entrega de um cheque pré-datado ao banco pode haver lugar ao débito de diversos encargos bancários, como por exemplo, juros, comissões de cobrança, imposto de selo, despesas de serviços, portes, entre outros. A cada encargo poderá corresponder uma contabilização diferente, pelo que a partir desta versão passam a estar disponíveis quatro artigos para registo de despesas nos cheques pré-datados. Entende-se que, apesar de poderem existir diversos tipos de encargos bancários como os atrás mencionados, não é crível que um cheque pré-datado tenha mais de quatro em simultâneo. Assim, na configuração de cheques pré-datados de clientes (menu Configurações -> Tabelas de Gestão Comercial -> Documentos -> Títulos ), passaram a estar disponíveis 4 campos para indicação dos 4 artigos de despesas, tal como se fazia já para o único artigo de despesas que se configurava. 82

84 Fig. 138 Configuração de artigos de despesas na gestão de cheques pré-datados de clientes Ao efetuar a entrega do cheque ao banco ou quando não é efetuado o seu pagamento, podem-se associar valores de despesas a todos os quatro campos disponíveis para esse efeito. No documento só são efetuados lançamentos de artigos com valor diferente de zero. Fig. 139 Lançamento de artigos de despesas na entrega de cheques pré-datados ao banco ou no não pagamento Na negociação do cheque com o banco também aparece um ecrã para registo de encargos bancários associados a esse processo específico. 83

85 Fig. 140 Lançamento de artigos de despesas na negociação de cheques pré-datados Em qualquer dos casos, ao confirmar a entrega do cheque, na negociação ou no não pagamento, é gerado um documento (nota de débito) com as linhas de lançamento dos artigos de despesas bancárias. Fig. 141 Nota de débito das despesas bancárias com cheques pré-datados 84

86 2. CONTABILIDADE 2.1. Melhorias no registo de contas Foram implementadas novas funcionalidades no módulo de contabilidade que possibilitam uma melhor usabilidade e ganhos de produtividade que tornam a aplicação mais flexível e amigável Alteração de descrições Alguns menus da contabilidade foram alterados de modo a terem uma designação mais consentânea com as suas funcionalidades. Assim, o menu Contabilidade -> Atualização que ativa a rotina de atualização dos valores acumulados do plano de contas e dos centros de custo, passou a ser: Contabilidade -> Atualização de Acumulados. Fig. 142 Rotina de Atualização de Acumulados Já o menu Contabilidade -> Diários -> Tratamento Geral e Analítica que ativa o ecrã de lançamentos nos diários da contabilidade, passou a ser: Contabilidade -> Diários -> Lançamentos Geral e Analítica. Fig. 143 Lançamentos nos diários da contabilidade Por sua vez, o menu Contabilidade -> Diários -> Resumo que ativa o ecrã de consulta de informação resumida de diários, passou a ser: Contabilidade -> Diários -> Totais de Diários. Fig. 144 Informação resumida de diários Por fim, os menus Contabilidade -> Diários -> Manutenção -> Importação e Contabilidade -> Diários -> Manutenção -> Exportação que possibilitam a importação e exportação de dados dos diários, transitaram para o nível anterior, passando a constar dos menus: Contabilidade -> Diários -> Importação de Lançamentos e Contabilidade -> Diários -> Exportação de Lançamentos, respetivamente. Fig. 145 Importação e exportação de lançamentos de diários 85

87 Reorganização dos separadores do plano de contas Sendo os valores acumulados o componente mais importante de uma conta, optou-se por passar a ser esse o primeiro separador a apresentar no registo de detalhes das contas da contabilidade, trocando com o separador Propriedades que trata das configurações de conta. Já os valores acumulados em moeda estrangeira, por serem menos usuais, passaram para último separador. Por fim, o separador de acumulados na Orçamental só fica disponível se a licença do utilizador tiver licenciamento do módulo de contabilidade orçamental. Fig. 146 Separador Acumulados dos detalhes de conta Lista de anos disponíveis na consulta de acumulados de anos anteriores No separador Acumulados do registo de contas foi disponibilizada uma lista com os anos disponíveis em histórico, mantendo-se os botões + e - para navegação entre anos. Ambos os controlos têm vantagens: Botões + e - : permitem avançar ou retroceder um ano só com um clique; Lista de anos: numa lista longa permite saltar para um ano distante apenas com dois cliques (abrir e selecionar). Fig. 147 Consulta de anos anteriores 86

88 Mensagens de campos não preenchidos Ao criar uma nova conta, se existirem campos obrigatórios (quer sejam internos da aplicação quer sejam pela ativação de perfis) não preenchidos, ao perder o foco desses campos o ARTSOFT mostra o contorno a vermelho e caso se passe com o rato por cima do campo, mostra uma tooltip com o erro. Ao gravar a conta, é exibida uma mensagem com a descrição de todos os campos por preencher, indicando também os respetivos separadores. Os campos obrigatórios são: Cabeçalho da conta: o Número de conta; o Nome da conta. Separador Ligações : o Espaço fiscal, caso se trate de uma conta de IVA; o Taxa de IVA caso seja uma conta de IVA; o Conta de IVA, caso o campo IVA liquidado pelo declarante tenha uma opção selecionada (nacional ou intracomunitário). Fig. 148 Campos não preenchidos ao criar conta Criar nova conta de IVA através do diário Face às alterações do ponto anterior, foram também efetuadas alterações no ecrã de criação de novas contas (afetando em especial as contas de IVA) através dos lançamentos em diários. Assim, é feita a validação dos campos obrigatórios (número de conta e descrição) e, no caso das contas de IVA, ficam disponíveis os registos do espaço fiscal, taxa de IVA e se é do tipo IVA liquidado pelo declarante. Ao gravar, se existirem campos obrigatórios não preenchidos, é mostrada uma lista com os erros em vez de uma mensagem genérica a informar que existem erros. O campo NIF passa a estar desativado em vez de estar invisível, só ficando disponível em contas de terceiros. 87

89 Fig. 149 Criação de nova conta através de lançamentos em diários da contabilidade Campo para IVA liquidado pelo declarante Atendendo a que o mecanismo de cálculo do IVA intracomunitário nas aquisições e da inversão do sujeito passivo (IVA liquidado pelo adquirente) no mercado nacional é idêntico, foi disponibilizado o campo IVA liquidado pelo declarante nas contas de IVA, para que seja selecionada uma das opções, nacional ou intracomunitário, disponibilizando dessa forma o campo Conta de IVA para preenchimento. Como uma conta de IVA não pode nem deve ser a mesma para o mercado nacional e intracomunitário em simultâneo (quanto mais não seja por pertencerem a rubricas diferentes na declaração periódica do IVA), a forma e o automatismo de cálculo fica salvaguardado, mantendo-se inalterado. Fig. 150 IVA liquidado pelo declarante 88

90 2.2. Melhorias no ecrã de configuração das chaves de repartição A configuração de chaves de repartição, acedida através do menu Configurações -> Tabelas de Contabilidade -> Chaves de Repartição, foi igualmente alvo de algumas melhorias com a mesma finalidade de a tornar mais amigável e melhorar a sua usabilidade. Assim, a tabela passa a ter um novo ecrã de entrada, mais consentâneo com o ambiente de configuração de outras tabelas do ARTSOFT. Fig. 151 Ecrã de entrada da tabela de configuração de chaves de repartição Depois de selecionada a tabela que se pretende alterar, pressionar o ícone para alterar registo, clicar duas vezes sobre a linha ou escolher a opção Alterar, existente no menu de contexto do botão direito do rato. Na janela que surge é possível alterar todos os elementos, exceto a data da tabela, nomeadamente a descrição da tabela, o tipo (de centro de custo para contabilidade analítica ou vice-versa), as contas/centros de custo e as percentagens, à semelhança do que já permitia nas versões anteriores, mas de forma diferente. Fig. 152 Tabela de configuração de chaves de repartição Para criar uma nova tabela tem de se pressionar o ícone para inserir registo, clicar duas vezes sobre a primeira linha vazia disponível ou escolher a opção Inserir, existente no menu de contexto do botão direito do rato, quando posicionados também na primeira linha vazia disponível. A janela que surge aparece já preenchida com os mesmos dados da tabela com a data mais recente, assumindo a data de trabalho para a nova tabela. O utilizador terá então de alterar os dados pretendidos. Ter em atenção que o formato de importação/exportação destas tabelas foi também alterado, de forma a ajustar-se à nova estrutura. 89

91 2.3. Reorganização da análise de tesouraria Com vista a obter uma melhor perceção das disponibilidades da empresa, o separador Disponibilidades da análise financeira de tesouraria (menu Contabilidade -> Análise -> Tesouraria ) foi remodelado, passando a visualizar-se os valores em grelha. Desta forma, deixa de ser necessário navegar entre os subseparadores das contas, pois os dados ficam totalmente visíveis para todas as contas de caixa e de bancos. Fig. 153 Análise financeira Tesouraria Disponibilidades Em consequência desta alteração, também o formulário AnFin-CtaDisponibilidades.LST foi atualizado para passar a disponibilizar totalizadores na grelha. Fig. 154 Impressão do relatório de disponibilidades 90

92 2.4. Digitalização de documentos nos códigos de contabilidade Na configuração dos códigos de movimento da contabilidade já existia a opção Digitalização, no entanto esta não estava ainda disponível para ser utilizada nos lançamentos de diários. Fig. 155 Configuração da digitalização nos códigos de movimento A partir desta release, sempre que for efetuado o lançamento de um código de movimento com esta configuração, fica disponível, na barra de ferramentas, um ícone que permite selecionar as seguintes opções: Digitalizar: permite ativar o ecrã de carregamento de imagens de documentos; Visualizar: permite observar as digitalizações do lançamento; Automático: permite ativar o ícone no início do lançamento para que, ao finalizar a linha, o ARTSOFT abra automaticamente o ecrã de digitalização. Quando o lançamento tem uma digitalização associada, fica disponível um botão de digitalização na parte inferior da grelha. Fig. 156 Ícone e botão de digitalização de documentos nos diários da contabilidade 91

93 A opção Digitalizar abre o ecrã de carregamento de documentos, permitindo digitalizar o documento ou importar um ficheiro com a digitalização já pronta. A opção Visualizar, só disponível depois de já existir uma digitalização associada ao lançamento, abre o ecrã de visualização de documentos e permite consultar a imagem digitalizada. Fig. 157 Digitalização de documentos Esta digitalização fica registada na gestão de ficheiros de imagens (menu Empresa -> Funções de Supervisão -> Conferências -> Gestor de ficheiro de imagens ), associada ao ficheiro CtaLan. Fig. 158 Gestão de ficheiros de imagens 2.5. Alteração das listas configuráveis de lançamentos em diários A opção de menu Contabilidade -> Diários -> Lista configurável de Lançamentos juntou às suas funcionalidades as do menu Contabilidade -> Análises -> Diários -> Lançamentos, desaparecendo esta última das opções de menu, tendo passado a designar-se por Extrato de Lançamentos. O novo extrato de lançamentos manteve os filtros de consulta da lista configurável de lançamentos, tendo herdado também as opções do menu de contexto do botão direito do rato. A este menu foram adicionadas as seguintes opções: Navegar do último para o primeiro (registo); Carregar todos os dados; Mostrar grelha no ecrã inteiro. 92

94 Fig. 159 Lista configurável de lançamentos em diários da contabilidade Foram implementados totalizadores nos campos Débito, Crédito e Saldo, ativados através do ícone. Atendendo a que a grelha vai acrescentando registos à medida que o utilizador for arrastando a barra de navegação para baixo, para obter os totais será necessário carregar todos os registos, pelo que o ARTSOFT coloca essa questão ao utilizador quando o ícone atrás referido é pressionado. O extrato passa a ser de tamanho ajustável (resizable), quer na vertical quer na horizontal e com possibilidade de se visualizar em ecrã completo (fullscreen) Extrato configurável de lançamentos FSE O extrato de lançamentos de itens FSE (menu Contabilidade -> Diversos -> Lançamentos FSE ) passou, tal como o de artigos, a usar o ecrã configurável. Fig. 160 Extrato de lançamentos de FSE configurável 93

95 3. RECURSOS HUMANOS 3.1. Simulador de cessações de contrato Foi disponibilizada uma ferramenta que permite simular o cálculo da compensação da cessação dos contratos de trabalho e simular o respetivo processamento de fim do vínculo laboral com a empresa Configuração Para permitir criar a compensação calculada no simulador é preciso configurar na ficha da empresa (menu Configurações -> Configurar Empresa -> Recursos Humanos -> Remunerações pré-definidas ) o respetivo código de remuneração da compensação. Fig. 161 Configuração do código de remuneração da compensação Na configuração da remuneração da compensação, o tipo de remuneração tem de ser eventual. Caso se pretenda excluir remunerações do cálculo do salário mensal é necessário selecionar a opção Simulador da cessação do contrato de trabalho, no grupo Não incide para. 94

96 Fig. 162 Configuração do tipo de remuneração da compensação Simular a compensação Os cálculos usados no simulador são baseados na Lei nº 69/2013, 30 de Agosto 61. Para aceder a esta funcionalidade terá de ir ao menu Recursos Humanos -> Análises -> Cessação de contratos e digitar o número de um colaborador no campo Nº Colaborador ou pesquisar através da tecla +. A informação do cabeçalho é automaticamente preenchida com os dados existentes no registo do colaborador. Fig. 163 Ecrã de simulação de cessação de contratos 61 Pode consultar esta lei em 95

97 Separador Simulação Os campos presentes neste separador representam o seguinte: Data de cessação: é pré-preenchida com o valor da data de termo do contrato ou data de demissão, existente no registo do colaborador. Pode ser alterada para uma nova simulação; Fator: fator a aplicar à remuneração mensal. Este apenas afeta o valor da compensação e não o tempo de contrato; Valor acordado: valor acordado entre as partes, em detrimento do fator; Diuturnidades: valor pré-preenchido com as diuturnidades existentes no registo do colaborador. Pode ser alterado para uma nova simulação; Base de Cálculo: o valor considerado para o cálculo da compensação 62. O botão Imprimir Simulação permite imprimir a simulação da compensação de cessação do contrato de trabalho através do formulário Grh_SimulCess.LSX disponibilizado para esse efeito Termo certo Se o contrato a termo certo for celebrado após o dia 1 de Outubro de 2013 (inclusive), a compensação a pagar pela duração do contrato, desde a data da sua celebração até à data da sua cessação, será de 18 dias por cada ano completo de antiguidade. Se o contrato a termo certo tiver sido celebrado antes de 1 de Novembro de 2011, a compensação a pagar, pelos meses de duração do contrato, desde a data da celebração até 31 de Outubro de 2012, será de 3 ou 2 dias por cada mês de duração do contrato, consoante a duração não exceda ou seja superior a 6 meses, respetivamente. A compensação a pagar, pelos meses de duração do contrato, desde 31 de Outubro de 2012, até à data da cessação do contrato a termo por caducidade da iniciativa do empregador, será calculada nos termos do nº 2, do artigo 344º e do artigo 366º, do Código do Trabalho, sendo que: desde 31 de Outubro de 2012, até 30 de Setembro de 2013, a compensação será de 20 dias por cada ano completo de antiguidade; e, desde 1 de Outubro de 2013 até à data da cessação do contrato por caducidade, a compensação será de 18 dias por cada ano completo de antiguidade. Em qualquer uma das situações, o valor global da compensação devida ao trabalhador será a soma aritmética dos montantes intermédios, apurados na aplicação dos vários cálculos Exemplo 1 Trabalhador contratado a termo certo, com início a 1 de Julho de 2011 e fim em 30 de Junho de Inclui todas as remunerações do tipo normal que não sejam isentas de IRS e que não estejam configuradas para não incidirem sobre as cessações 96

98 Fig. 164 Ecrã de simulação de cessação de contratos Termo certo Exemplo 1 Cálculo até 31 de Outubro de 2012: o Remuneração mensal: o Valor diário: [( x 12 meses) : (52 semanas x 40 horas) x 8 horas] o De 1 de Julho de 2011 a 31 de Outubro de 2012: 16 meses o (2 dias x ) x 16 meses = o 1ª Parte da compensação: Cálculo de 1 de Novembro de 2012 a 30 de Setembro de 2013: o Valor base: [( : 30 dias) x 20 dias] o De 1 de Novembro de 2012 a 30 Setembro de 2013: 11 meses o ( : 12 meses) x 11 meses = o 2ª Parte da compensação: Cálculo após 1 de Outubro de 2013: o Valor base: [( : 30 dias) x 18 dias] o De 1 de Outubro de 2013 a 30 de Junho de 2014: 9 meses o ( : 12 meses) x 9 meses = o 3ª Parte da compensação: Compensação total: =

99 Exemplo 2 Trabalhador contratado a termo certo, com início a 1 de Julho de 2011 e termo em 31 de Dezembro de Fig. 165 Ecrã de simulação de cessação de contratos Termo certo Exemplo 2 Cálculo até 31 de Outubro de 2012: o Remuneração mensal: o Valor diário: [( x 12 meses) : (52 semanas x 40 horas) x 8 horas] o De 1 de Janeiro de 2011 a 31 de Outubro de 2012: 22 meses o (2 dias x ) x 22 meses = o 1ª Parte da compensação: Cálculo de 1 de Novembro de 2012 a 30 de Setembro de 2013: o Valor base: [( : 30 dias) x 20 dias] o De 1 de Novembro de 2012 a 30 Setembro de 2013: 11 meses o ( : 12 meses) x 11 meses = o 2ª Parte da compensação: Cálculo após 1 de Outubro de 2013: o Valor base: [( : 30 dias) x 18 dias] o De 1 de Outubro de 2013 a 31 de Dezembro de 2015: 27 meses o ( : 12 meses) x 27 meses = o 3ª Parte da compensação: Compensação: =

100 Exemplo 3 Trabalhador contratado a termo certo, com início a 1 de Janeiro de 2013 e termo em 31 de Dezembro de Fig. 166 Ecrã de simulação de cessação de contratos Termo certo Exemplo 3 Cálculo de 1 de Novembro de 2012 a 30 de Setembro de 2013: o Remuneração mensal: o Valor base: [( : 30 dias) x 20 dias] o De 1 de Janeiro de 2013 a 30 Setembro de 2013: 9 meses o ( : 12 meses) x 9 meses = o 1ª Parte da compensação: Cálculo após 1 de Outubro de 2013: o Valor base: [( : 30 dias) x 18 dias] o De 1 de Outubro de 2013 a 31 de Dezembro de 2015: 27 meses o ( : 12 meses) x 27 meses = o 2ª Parte da compensação: Compensação: =

101 Exemplo 4 Trabalhador contratado a termo certo, com início em 1 de Janeiro de 2014 e termo em 31 de Dezembro de Fig. 167 Ecrã de simulação de cessação de contratos Termo certo Exemplo 4 Cálculo após 1 de Outubro de 2013: o Remuneração mensal: o Valor base: [( : 30 dias) x 18 dias] o De 1 de Janeiro de 2014 a 31 de Dezembro de 2015: 24 meses o ( : 12 meses) x 24 meses = o 1ª Parte da compensação: Compensação: Termo incerto Se o contrato a termo incerto for celebrado após o dia 1 de Outubro de 2013 (inclusive), a compensação a pagar pelos meses de duração do contrato, desde a data da sua celebração e até à data da sua cessação por caducidade operada pelo empregador, será calculada desde a data da celebração do contrato a termo incerto e até à data em que perfaça 3 anos, a compensação será de 18 dias por cada ano completo de antiguidade, e desde a data em que o contrato perfizer 3 anos de antiguidade e até à data da cessação, a compensação será de 12 dias por cada ano completo de antiguidade. Se o contrato a termo incerto tiver sido celebrado antes de 1 de Novembro de 2011, a compensação a pagar, pelos meses de duração do contrato, desde a data da celebração até 31 de Outubro de 2012, será de 3 ou 2 dias por cada mês de duração do contrato, consoante a duração não exceda ou seja superior a 6 meses, respetivamente. 100

102 A compensação a pagar pelos meses de duração do contrato a termo incerto desde 1 de Novembro de 2012 e até à data da cessação do contrato a termo incerto, será de 1 de Novembro de 2012 até 30 de Setembro de 2013, a compensação será de 20 dias por cada ano completo de antiguidade e de 1 de Outubro de 2013 até à data em que o contrato perfizer 3 anos de antiguidade, a compensação será de 18 dias por cada ano completo de antiguidade e, desde a data em que o contrato a termo incerto perfaça 3 anos de antiguidade, até à data da cessação do contrato a termo incerto, a compensação será de 12 dias por cada ano completo de antiguidade. Em qualquer uma das situações, o valor global da compensação devida ao trabalhador será a soma aritmética dos montantes intermédios, apurados na aplicação dos vários cálculos Exemplo 1 Trabalhador contratado a termo incerto, com início em 1 de Agosto de 2011 e termo em 31 de Dezembro de Fig. 168 Ecrã de simulação de cessação de contratos Termo incerto Exemplo 1 Cálculo até 31 de Outubro de 2012: o Remuneração mensal: o Valor diário: [( x 12 meses) : (52 semanas x 40 horas) x 8 horas] o De 1 de Agosto de 2011 a 31 de Outubro de 2012: 15 meses o (2 dias x ) x 15 meses = o 1ª Parte da compensação: Cálculo de 1 de Novembro de 2012 a 30 de Setembro de 2013: o Valor base: [( : 30 dias) x 20 dias] o De 1 de Novembro de 2012 a 30 Setembro de 2013: 11 meses o ( : 12 meses) x 11 meses = o 2ª Parte da compensação:

103 Cálculo após 1 de Outubro de 2013: o Valor base: [( : 30 dias) x 18 dias] o De 1 de Outubro de 2013 a 31 de Julho de 2014: 10 meses o ( : 12 meses) x 10 meses = o 3ª Parte da compensação: o Valor base: [( : 30 dias) x 12 dias] o De 1 de Agosto de 2014 a 31 de Dezembro de 2014: 5 meses o ( : 12 meses) x 5 meses = o 4ª Parte da compensação: Compensação: = Exemplo 2 Trabalhador contratado a termo incerto, com início em 1 de Novembro de 2013 e termo em 31 de Julho de Fig. 169 Ecrã de simulação de cessação de contratos Termo incerto Exemplo 2 Cálculo após 1 de Outubro de 2013: o Remuneração mensal: o Valor base: [( : 30 dias) x 18 dias] o De 1 de Novembro de 2013 a 31 de Julho de 2015: 21 meses o ( : 12 meses) x 21 meses = o 1ª Parte da compensação: Compensação:

104 Exemplo 3 Trabalhador contratado a termo incerto, com início em 1 de Janeiro de 2014 e termo em 30 de Abril de Fig. 170 Ecrã de simulação de cessação de contratos Termo incerto Exemplo 3 Cálculo após 1 de Outubro de 2013: o Remuneração mensal: o Valor base: [( : 30 dias) x 18 dias] o De 1 de Janeiro de 2014 a 31 de Dezembro de 2016: 36 meses o ( : 12 meses) x 36 meses = o 1ª Parte da compensação: o Valor base: [( : 30 dias) x 12 dias] o De 1 de Janeiro de 2017 a 30 de Abril de 2017: 4 meses o ( : 12 meses) x 4 meses = o 2ª Parte da compensação: Compensação: = Sem termo Se o contrato sem termo tiver sido celebrado até dia 31 de Outubro de 2011, a compensação a pagar, pelos meses de duração do contrato, desde a data da celebração até 31 de Outubro de 2012, corresponderá a um mês por cada ano completo de antiguidade. Desde 1 de Novembro de 2012 até 30 de Setembro de 2013, a compensação será de 20 dias por cada ano completo de antiguidade e, de 1 de Outubro de 2013 até à data da cessação do contrato por despedimento, a compensação será de 12 dias por cada ano completo de antiguidade. Contudo se, até 30 de Setembro de 2013, o contrato não tiver perfazido 3 anos de antiguidade, então de 1 de Outubro de 2013 até à data em que o contrato perfizer 3 anos de antiguidade, a compensação será de 18 dias por cada ano completo de antiguidade e, desde essa data até à cessação do contrato, a compensação será de 12 dias por cada ano completo de antiguidade. 103

105 Para contratos sem termo celebrados após o dia 1 de Outubro de 2013 (inclusive), a compensação a pagar pelos meses de duração do contrato, desde a data da sua celebração até à data da sua cessação por despedimento, será de 12 dias por cada ano completo de antiguidade Exemplo 1 Trabalhador contratado sem termo, com início em 1 de Janeiro de 2007 e termo em 30 de Setembro de Fig. 171 Ecrã de simulação de cessação de contratos Sem termo Exemplo 1 Cálculo até 31 de Outubro de 2012: o Remuneração mensal e diuturnidades: o ( x 5 anos) + ( : 12 x 9) = o 1ª Parte da compensação: Compensação: Exemplo 2 Trabalhador contratado sem termo, com início em 1 de Janeiro de 2007 e termo em 31 de Janeiro de Fig. 172 Ecrã de simulação de cessação de contratos Sem termo Exemplo 2 104

106 Cálculo até 31 de Outubro de 2012: o Remuneração mensal e diuturnidades: o ( x 5 anos) + ( : 12 x 10) = o 1ª Parte da compensação: Cálculo de 1 de Novembro de 2012 a 30 de Setembro de 2013: o Valor base: [( : 30 dias) x 20 dias] o De 1 de Novembro de 2012 a 30 Setembro de 2013: 11 meses o ( : 12 meses) x 11 meses = o 2ª Parte da compensação: Cálculo após 1 de Outubro de 2013: o Valor base: [( : 30 dias) x 12 dias] o De 1 de Outubro de 2013 a 31 de Janeiro de 2014: 4 meses o ( : 12 meses) x 4 meses = o 3ª Parte da compensação: Compensação: = Exemplo 3 Trabalhador contratado sem termo, com início em 1 de Agosto de 2011 e termo em 31 de Dezembro de Fig. 173 Ecrã de simulação de cessação de contratos Sem termo Exemplo 3 Cálculo até 31 de Outubro de 2012: o Remuneração mensal e diuturnidades: o ( x 1 anos) + ( : 12 x 3) = o 1ª Parte da compensação:

107 Cálculo de 1 de Novembro de 2012 a 30 de Setembro de 2013: o Valor base: [( : 30 dias) x 20 dias] o De 1 de Novembro de 2012 a 30 Setembro de 2013: 11 meses o ( : 12 meses) x 11 meses = o 2ª Parte da compensação: Cálculo após 1 de Outubro de 2013: o Valor base: [( : 30 dias) x 18 dias] o De 1 de Outubro de 2013 a 31 de Julho de 2014: 10 meses o ( : 12 meses) x 10 meses = o 3ª Parte da compensação: o Valor base: [( : 30 dias) x 12 dias] o De 1 de Agosto de 2014 a 31 de Dezembro de 2014: 5 meses o ( : 12 meses) x 5 meses = o 4ª Parte da compensação: Compensação: = O artigo 5º, nº 2 (Lei nº 69/2013) refere que O montante total da compensação calculado nos termos do número anterior não pode ser inferior a três meses de retribuição base e diuturnidades. Devido a este artigo a compensação devida será: Compensação: Exemplo 4 Trabalhador contratado sem termo, com início em 1 de Março de 1998 e termo em 31 de Dezembro de Fig. 174 Ecrã de simulação de cessação de contratos Sem termo Exemplo 4 106

108 Cálculo até 31 de Outubro de 2012: o Remuneração mensal e diuturnidades: o ( x 14 anos) + ( : 12 x 8) = o 1ª Parte da compensação: O artigo 5º, nº 5 a) (Lei nº 69/2013) refere que Igual ou superior a 12 vezes a retribuição base mensal e diuturnidades do trabalhador ou a 240 vezes a retribuição mínima mensal garantida, não é aplicável o disposto nas alíneas b) e c) do nº 1 e b) do nº 3. Devido a este artigo a compensação devida será: Compensação: Simular despedimento Este botão permite efetuar a simulação do processamento de despedimento do trabalhador e efetivar o mesmo. Ao selecionar este botão, surge um separador Processamento que permite simular um processamento real, já considerando o valor de compensação anteriormente apurado. Fig. 175 Ecrã de simulação de despedimento Nesta grelha é possível inserir, alterar ou eliminar linhas do processamento de forma a afinar a simulação com outros dados ou com rubricas não previstas, mas que podem ser negociadas individualmente. Para o caso em que se pretende efetivar a simulação do processamento, é possível fazê-lo selecionando o botão Processar Despedimento, o qual cria um processamento de despedimento com base na simulação apresentada. Ao fazer este processamento as datas de demissão e de fim de responsabilidade do registo de empregado são automaticamente preenchidas, após confirmação do utilizador. O botão Imprimir Processamento permite imprimir a simulação do processamento de despedimento através do formulário Grh_SimulProc.LSX 107

109 3.2. Importação de ficheiros externos para retenção na fonte O ARTSOFT passa a possibilitar a junção de ficheiros de retenção na fonte de IRS/IRC, provenientes de outras instalações ARTSOFT ou mesmo de outras aplicações. Para isso, no menu Recursos Humanos -> Mapas Oficiais -> Retenção de IRS, IRC, em cada ficheiro de retenção existente, foi disponibilizada a opção Importar no menu de contexto do botão direito do rato que abre um novo ecrã. Fig. 176 Retenção na fonte de IRS/IRC Esse ecrã mostra a data e o utilizador que criou o ficheiro. À frente deste último está um botão que permite aceder ao conteúdo dos ficheiros 63 gerados pelo ARTSOFT onde o utilizador se encontra. Fig. 177 Lista de ficheiros de retenção de IRS/IRC 63 Este ficheiro é guardado internamente pela aplicação 108

110 Depois de pressionado, o botão abre o conteúdo do ficheiro através da aplicação definida no computador para abrir ficheiros em formato XML. Fig. 178 Ficheiro de retenção na fonte em formato XML No ecrã anterior existe ainda uma área para registo dos ficheiros externos que se importaram para o ARTSOFT. Para efetuar esta operação é necessário posicionar-se na primeira linha vazia da grelha e dar duplo clique com o botão do rato ou ativar o menu de contexto do botão direito do rato, selecionando a opção Inserir. É aberto o ecrã de seleção de ficheiros do Windows, tendo o utilizador de selecionar a pasta e o ficheiro no formato XML que pretende importar. Depois de efetuar esse procedimento para todos os ficheiros a importar estes ficam visíveis na lista de ficheiros externos sendo identificada a localização do ficheiro, quem o importou e em que data. Fig. 179 Lista de ficheiros externos de retenção na fonte em formato XML 109

111 Para consultar cada um dos ficheiros importados tem de pressionar o botão da última coluna e, tal como para o ficheiro originalmente gerado pelo ARTSOFT, é aberto através da aplicação definida no computador para abrir ficheiros em formato XML. Fig. 180 Ficheiro externo de retenção na fonte em formato XML Para consultar o ficheiro final, resultado da combinação de todos os ficheiros importados mais o que o próprio ARTSOFT gerou, tem de se pressionar o botão Ver ficheiro. O ficheiro XML mostra a soma de todos os valores por código de retenção. Fig. 181 Ficheiro final de retenção na fonte em formato XML 3.3. Pesquisa de colaboradores por beneficiário de Segurança Social e por subscritor de CGA Foram adicionadas duas opções na pesquisa de texto do registo de empregado: Nº beneficiário SS: Número de beneficiário da Segurança Social; Nº subscritor CGA: Número de subscritor da Caixa Geral de Aposentações. Ambos os registos estão disponíveis no separador Dados fiscais e profissionais, grupo Dados fiscais, do registo de empregado. 110

112 Fig. 182 Menu de pesquisa do registo de empregado Fig. 183 Pesquisa de texto do registo de empregado Estas funcionalidades aumentam o leque de opções de pesquisa, facilitando e acelerando o processo de procura de registos de empregados Emissão de recibos de vencimento por ordem alfabética Foi adicionada uma opção nos filtros da impressão de recibos de vencimento, para permitir ao utilizador selecionar qual a ordenação pretendida: Número: Ordena a impressão dos recibos de vencimento pelo número de empregado, tal como já fazia; Nome: Ordena a impressão dos recibos de vencimento pelo nome de empregado. Fig. 184 Ordenação na impressão de recibos de vencimento Esta funcionalidade está disponível quer nos empregados quer nos independentes e é particularmente útil para organizar a impressão e distribuição individual dos recibos de vencimento. 111

113 3.5. NIF na identificação do ficheiro da declaração mensal de remunerações Tendo como principal objetivo facilitar o trabalho das empresas que prestam serviços na área da contabilidade gerando e remetendo os ficheiros da DMR dos seus clientes à AT, foi alterada a identificação dos ficheiros gerados 64, passando estes a ter a seguinte nomenclatura: DMR[NIF][ano][mês]. Atendendo a que grande parte destas empresas guardam os ficheiros da DMR numa pasta comum para posterior envio de todos os ficheiros, tornava-se algo incómodo e trabalhoso ter de gerar os ficheiros em pastas separadas e depois ter de ir pasta a pasta submeter o envio das declarações. Exemplo da identificação de uma DMR até à V.8.00: DeclMRemun_ asc (todos os ficheiros têm a mesma designação). Exemplo da identificação de uma DMR na V.8.10: DMR asc (os nomes dos ficheiros variam de acordo com o NIF de cada empresa). Fig. 185 Gerar ficheiro da DMR 3.6. Impressão de relatório de integração contabilística dos pagamentos Na integração contabilística dos pagamentos de empregados, foi disponibilizada a opção de impressão, tal como já existia na integração contabilística dos processamentos. Fig. 186 Impressão da integração contabilística de pagamentos a empregados 64 Esta alteração foi implementada à semelhança do que já existia noutros mapas oficiais da gestão de recursos humanos 112

114 Ao premir o botão Imprimir é impresso o relatório CtaInt01-IntegraCta.LST com os valores integrados na contabilidade. Fig. 187 Relatório da integração contabilística de pagamentos a empregados 3.7. Digitalização de penhoras Para que o processo de registo de penhoras possa ter uma gestão mais eficaz, foi disponibilizada a opção de digitalização de documentos no registo de penhoras dos empregados. Desta forma, é possível associar ao processo do empregado os documentos judiciais, ou outros, que obrigam à penhora do vencimento. Fig. 188 Digitalização/Visualização de documentos no registo de penhoras A opção Digitalizar abre o ecrã de carregamento de documentos, permitindo digitalizar o documento ou importar um ficheiro com a digitalização já pronta. A opção Visualizar, só disponível depois de já existir uma digitalização associada ao registo da penhora, abre o ecrã de visualização de documentos e permite consultar a imagem digitalizada. 113

115 Fig. 189 Visualização de documentos digitalizados na gestão de penhoras Esta digitalização fica registada na gestão de ficheiros de imagens (menu Empresa -> Funções de Supervisão -> Conferências -> Gestor de ficheiro de imagens ), tendo sido adicionado o filtro GreFch para permitir aceder a esse conteúdo. Fig. 190 Gestão de ficheiros de imagens de GreFch 114

116 4. TESOURARIA 4.1. Melhorias na conciliação bancária Com vista a uma melhor usabilidade da conciliação de movimentos bancários (menu Gestão Comercial -> Tesouraria -> Conciliação bancária ), foram introduzidos alguns melhoramentos. Assim, passaram a estar disponíveis filtros em todas as colunas dos lançamentos da contabilidade que permitem: Todos: mostrar todos os registos; Construir: aplicar um filtro com até duas condições; Vazios: mostrar todos os registos com valor zero; Não vazios: mostrar todos os registos com valor diferente de zero; «Valor»: mostrar todos os registos com um determinado valor. Fig. 191 Filtros na conciliação de movimentos Vejamos um exemplo para filtrar um intervalo de datas na coluna Data de lançamento : Fig. 192 Filtro personalizado de colunas na conciliação de movimentos 115

117 O resultado da aplicação deste filtro personalizado é a conjunção das duas condições indicadas (mostrar registos apenas do mês de Maio): Fig. 193 Resultado da aplicação de filtro personalizado na conciliação de movimentos Passou a haver uma coluna? (posicionada no fim) que mostra se os registos estão ou não marcados para conciliação, através de um visto nas linhas nessas condições. A seleção dos registos passa a ser feita por simples duplo clique do rato, em substituição da seleção dos registos através da combinação de teclas CTRL ou SHIFT mais o botão do rato. Por fim, o totalizador da primeira grelha a ter itens selecionados, elimina na grelha oposta todos os lançamentos cujo valor seja superior ao totalizador. Neste primeiro exemplo, foi selecionado um registo no valor de , na grelha da direita, o que fez com que na grelha da esquerda só aparecessem os movimentos do banco com um valor absoluto inferior. Fig. 194 Seleção de um registo dos lançamentos da contabilidade No segundo exemplo, estão selecionados dois registos no valor total de ( ), na grelha da esquerda, o que fez com que na grelha da direita só aparecessem os movimentos da contabilidade com um valor absoluto inferior. Fig. 195 Seleção de dois registos de movimentos bancários 116

118 5. ASSIDUIDADES 5.1. Envio de com notificações de faltas no serviço TMClock Foi criado um serviço para envio de com as notificações das faltas ou dos atrasos para além da tolerância, de forma a controlar os recursos que já chegaram ou estão em atraso segundo uma tolerância aplicada ao período do turno. As tolerâncias configuradas no TMClock servem apenas para o serviço e são diferentes das tolerâncias configuradas no ARTSOFT que mantém o mesmo significado. O motivo de disponibilizar este serviço no TMClock resulta na garantia de maior precisão no envio das notificações que o TMClock dá, uma vez que este é já o responsável pelo envio dos registos de ponto para o ARTSOFT Configuração e limites Listam-se de seguida os itens e respetivos limites a configurar: GrupoTolerancia<valor>=<recursos a analisar> <tolerâncias> <recursos notificados> <nº de vezes que notifica em cada período> <valor> -> Entre 1 e 99 <recursos a analisar> -> 1.1 ou (limites dos recursos ARTSOFT) <tolerância> -> Valores em minutos (60 significa 1h e permite negativos 65 ) <recursos notificados> -> 1.1 ou (limites dos recursos ARTSOFT) <nº de vezes que notifica em cada período> -> Entre 1 e 100 Exemplo: GrupoTolerancia1=1.1:1.3; :1.55; Configuração do ficheiro *.cfg As secções que já existiam mantêm-se com o mesmo funcionamento (como são os casos do [CONFIG] e do [SRV ] no exemplo seguinte). Na secção [TMCLOCK] tem de se adicionar às chaves existentes, as que se referem ao GrupoToleranciaX : [CONFIG] [SRV ] [TMClock] ErrorLog=S DebugLog=S Download=3 PortDisp=5010 PathDrivers=C:/Artsoft/Servicos/Drivers GrupoTolerancia1= 1.1 : 1.49 ; ; 10; : 1.55 ; GrupoTolerancia2= 1.1 : 1.49 ; ; ; : 1.55 ; 1.60 GrupoTolerancia3= 1.1 : 1.49 ; ;-10; : 1.55 ; Para notificar antes de atingir o tempo de tolerância 117

119 Significados: : -> indica um intervalo de recursos; ; -> (recursos) separador de recursos ou de intervalos de recursos; ; -> (tolerâncias) indica a que período do turno aplica a tolerância (o ARTSOFT permite até 3 períodos); -> (espaços) são ignorados pelo algoritmo, servem apenas para facilitar a interpretação por humanos;. -> separação entre o tipo de recurso e o número do recurso; -> separador de conceitos. NOTAS: Na configuração das tolerâncias, 0 e são coisas diferentes; Por omissão, se não houver número de notificações configurado, assume que notifica apenas uma vez Qual o conteúdo do ? O que aparece no Fig. 196 Conteúdo do de notificação Os seguintes recursos estão em atraso: - ( ) Raul Rafael Resende (Notificação 2 de 5 do período 1 com início às 09:00) - ( ) Conceição Cunha Calado (Notificação 2 de 5 do período 1 com início às 08:00) - ( ) Dora Delia Dantas (Notificação 2 de 5 do período 1 com início às 09:00) - ( ) Ilda Idalina Inácio (Notificação 2 de 5 do período 1 com início às 09:00) - ( ) Renata Ramos Rato (Notificação 2 de 5 do período 1 com início às 09:00) - ( ) Carlos Carloto Churro (Notificação 2 de 5 do período 1 com início às 09:00) - ( ) Custódio Canhoto Cosme (Notificação 2 de 5 do período 1 com início às 09:00) - ( ) Leonel Lopes Lourenço (Notificação 2 de 5 do período 1 com início às 09:00) - ( ) Lara Luísa Lapa (Notificação 2 de 5 do período 1 com início às 09:00) - ( ) Eugénia Eunice Evangelista (Notificação 2 de 5 do período 1 com início às 09:00) - ( ) Esmeralda Esperança Estefânia (Notificação 2 de 5 do período 1 com início às 09:00) - ( ) Florbela Frederica Florêncio (Notificação 2 de 5 do período 1 com início às 09:00) O recurso tem um horário diferente, com início às 8:00 quando todos os outros têm início às 9:00 e o recurso não aparece na lista de notificações porque o seu horário indica que àquela hora (12:42, no canto superior direito da imagem 151) está em período de almoço (entre as 12:00 e as 13:00) Onde se configura o ? No registo de colaborador, separador Geral, campo , conforme imagem seguinte. Fig. 197 Configuração de no registo de colaborador 118

120 6. RELATÓRIOS 6.1. Cores de texto e de fundo de grupos, cabeçalhos e linhas de dados dos relatórios Em complemento à funcionalidade disponibilizada na release 7.71 do ARTSOFT, onde foi criado o grupo Relatórios na configuração da ficha da empresa (menu Configurações -> Configurar Empresa -> Dados da Empresa -> Informação ) com o intuito de facilitar a uniformização de relatórios de cada empresa, foram adicionadas as seguintes variáveis (indicam-se também os descritivos das funções do editor de relatórios List & Label): Cor de texto de dados: Tem como valores default RGB(0,0,0) e é a variável Emp.DataColor ; Cor de texto de cabeçalho: Tem como valores default RGB(0,0,0) e é a variável Emp.HdrTxtColor ; Cor de fundo de cabeçalho: Tem como valores default RGB(255,192,128) e é a variável Emp.HdrBkgColor ; Cor de texto de grupos: Tem como valores default RGB(32,16,0) e é a variável Emp.GrpTxtColor ; Cor de fundo de grupos: Tem como valores default RGB(255,250,230) e é a variável Emp.GrpBkgColor. Tal como as variáveis já existentes, estas novas variáveis permitem indicar, para todas as tabelas de relatórios do ficheiro de trabalho corrente, as cores de texto e de fundo dos grupos, cabeçalhos e linhas de dados. Fig. 198 Definição de cores para impressão de relatórios Na impressão dos relatórios podem-se associar estas variáveis às configurações que elas representam (cor da fonte ou cor do fundo nas linhas de título, nas linhas de dados, nas linhas de rodapé, nos títulos de grupo ou nos totais de grupo). 119

121 Fig. 199 Configuração de cores em relatório do List & Label No exemplo da imagem seguinte temos um extrato de movimentos de artigos impresso com os valores default da aplicação. Fig. 200 Impressão de relatório com cores default 6.2. Alterações na tabela de personalização de formulários A tabela que permite registar dados da empresa para posterior utilização na impressão de formulários de documentos (acedida através do menu Configurações -> Listagens -> Personalização de Formulário ), tornando-os assim personalizáveis, foi alterada ao nível da sua estrutura. 120

122 Assim, a tabela deixou de ser gravada como um único registo, passando cada linha da tabela a ser um registo distinto. Esta mudança provoca alteração na forma como se acede à tabela via SQL. As linhas de registo tinham um tamanho de 50 caracteres, tendo passado a ter 255 caracteres. Também o registo do local de descarga foi removido por não ter utilidade prática, uma vez que não pode ser definido um local de descarga standard da empresa pois este varia consoante a localização das entregas e, consequentemente dos clientes. Fig. 201 Tabela de personalização de formulário 121

123 7. GERAL 7.1. Alterações na seleção de empresas Em empresas que possuem vários ficheiros de trabalho 66, alguns deles dispersos em diferentes localizações da rede informática, e cujos utilizadores acedem a um conjunto restrito de ficheiros, era necessário ao utilizador consultar toda a lista de ficheiros existentes, eventualmente mudar de diretório e selecionar o ficheiro pretendido, tendo de repetir todo esse processo sempre que necessitasse de alterar de ficheiro de trabalho. No sentido de facilitar todo este moroso processo de pesquisa e seleção de empresas, foi alterado o ecrã de visualização de ficheiros de trabalho para seleção (acedido através da opção de menu Empresa -> Abrir ), passando a ter o aspeto da imagem seguinte. Fig. 202 Seleção de empresa Neste novo formato é possível, na grelha de seleção: Visualizar, em simultâneo, empresas localizadas em várias pastas de rede ou do computador; Saber o NIF da cada empresa e se este foi alterado (todos os dados da linha ficam a vermelho e é disponibilizada uma tooltip, na coluna Ficheiro, com a indicação de: O NIF da empresa foi alterado ); Ver o nome do ficheiro de trabalho; Saber a data e hora do último acesso ao ficheiro; Saber se o ficheiro de trabalho foi removido da diretoria onde se encontrava (tal como para o NIF, todos os dados da linha ficam a vermelho e é disponibilizada uma tooltip, na coluna Ficheiro, com a indicação de: Não existe na diretoria indicada ). 66 Por norma referimo-nos a empresas que prestam serviços de contabilidade, mas não só, também se aplica a grupos de empresas que partilhem o ARTSOFT na gestão dessas empresas 122

124 Os botões de rodapé permitem ainda: Atualizar lista: atualiza os dados do ecrã com alterações efetuadas nos nomes dos ficheiros ou quando estes são removidos do diretório onde se encontravam. Se o utilizador tentar aceder a um ficheiro entretanto alterado é como se fizesse a atualização individual desse ficheiro; Navegar: acede ao ecrã de seleção antigo, para permitir ao utilizador uma passagem gradual para o novo ecrã; Adicionar: acrescenta mais ficheiros de trabalho ao ecrã do utilizador (caso seja selecionada uma empresa já existente na lista, é apresentada uma mensagem com essa indicação, no entanto podem existir duas empresas com o mesmo nome desde que em diretórios diferentes). O menu de contexto do botão direito do rato 67 tem as seguintes opções: Adicionar à lista: tem o mesmo efeito do botão Adicionar ; Remover da lista: retira do ecrã de seleção as empresas selecionadas 68, mas mostra primeiro uma mensagem de confirmação. Não está disponível se for selecionada uma diretoria; Reiniciar a lista das empresas: limpa o ecrã da lista de empresas, mas mostra primeiro uma mensagem de aviso e outra de confirmação. Caso o utilizador tenha optado por reiniciar a lista das empresas, tem uma forma rápida de pode selecionar todas as empresas localizadas no diretório de ficheiros configurado no Artsoft.ini. Na barra de operações do ARTSOFT há um botão para Selecionar empresa que, quando premido, abre o ecrã de seleção de empresa e questiona o utilizador se deseja carregar todas essas empresas para a lista. Fig. 203 Carregar empresas do diretório de ficheiros do Artsoft.ini 67 Só funciona quando posicionado sobre uma das linhas com conteúdo 68 Podem ser selecionadas várias empresas em simultâneo, através da combinação das teclas Shift ou Ctrl com o botão do rato 123

125 Este mesmo botão funciona como um atalho para o ecrã de seleção de empresas sem ser necessário recorrer às opções de menu atrás indicadas. Adicionalmente mostra o nome 69 das últimas 5 empresas acedidas pelo utilizador, exibindo-as pela ordem cronológica do último acesso (a primeira da lista é a que mais recentemente foi acedida). Fig. 204 Botão Selecionar empresa da barra de ferramentas 7.2. Licenciamento de versão Small Business Contabilidade limitado ao número de empresas A partir desta versão o licenciamento do ARTSOFT Small Business Contabilidade está limitado a um determinado número de empresas. Nessa situação, o ARTSOFT não permitirá ao utilizador selecionar mais do que esse número de ficheiros previamente licenciado. Assim, no ecrã de seleção de empresa a lista de ficheiros poderá ser superior aos licenciados, mas os últimos adicionados terão a indicação de que se encontram fora dos limites do licenciamento, não podendo ser utilizados. O ARTSOFT mostrará uma mensagem com essa indicação sempre que o utilizador tentar usar uma dessas empresas. Fig. 205 Selecionar empresa fora dos limites do licenciamento 69 Note-se que é o nome indicado na configuração da empresa e não do ficheiro de trabalho 124

126 Sempre que uma empresa seja removida da lista o utilizador só poderá voltar a adicionar uma nova empresa passadas 24 horas. Fig. 206 Remover empresa da lista fora dos limites do licenciamento 7.3. Configurar empresa O ecrã de configuração da empresa passou a poder ser acedido também através do menu Configurações -> Configurar empresa. Para desproteger ficheiros através desta entrada de menu há que ter em atenção que, ao sair da configuração da empresa, o ARTSOFT passa a validar a opção que indica se a empresa está protegida ( Dados da empresa -> Informação -> Segurança -> Proteção ), avisa o utilizador e abre o ecrã de seleção da empresa. Desta forma dá tempo ao utilizador para copiar o ficheiro da empresa antes de a voltar a abrir e ficar protegida, ou, por exemplo, passar para outro ficheiro de empresa para o desproteger também. No entanto, se o utilizador cancelar a abertura de empresa, então não volta para a que estava e fica sem empresa selecionada Campos obrigatórios nas fichas adicionais Os campos do tipo alfanuméricos, numéricos ou data, das fichas adicionais, passam a poder ser de preenchimento obrigatório. Para tal, na edição da ficha adicional tem de se selecionar o campo que se pretende que seja de preenchimento obrigatório e, nas propriedades dos controlos do lado direito do ecrã, colocar a opção Obrigatório como Sim. Fig. 207 Edição de ficha adicional No preenchimento da ficha adicional do registo, se tentarmos gravar sem preencher, o ARTSOFT mostra uma mensagem indicando que o campo não pode ser vazio. 125

127 Fig. 208 Validação de campo obrigatório de ficha adicional 7.5. Statments SQL para geração de queries em artigos e terceiros Com a finalidade de se poderem aplicar comandos SQL, dentro do ARTSOFT, de forma a se obterem análises ou relatórios específicos de artigos, terceiros ou extrato de artigos, foi disponibilizada a funcionalidade de criação de queries. É necessário que os DDF 70 estejam devidamente atualizados para que seja possível criar o DSN 71 dos ficheiros de trabalho (menu Empresa -> Funções de Supervisão -> Base de dados -> Operações sobre DSN -> Criar DSN ). O ARTSOFT disponibiliza de base um conjunto de queries, nomeadamente o top de vendas de clientes (por tipificação SAF-T PT e por regiões) e de artigos, a análise de lucros por artigo e as vendas de artigos abaixo do custo médio ponderado Configuração No menu de configurações foi disponibilizada uma nova entrada para esta tabela ( Configurações -> Queries SQL ). A exportação do conteúdo desta tabela gera um ficheiro com a designação CTR_QRYSSQL.ASC e uma estrutura de acordo com a imagem seguinte que, na importação, tem de ser respeitada. Fig. 209 Ficheiro CTR_QRYSSQL.ASC 70 Data Dictionary Files estes ficheiros permitem a conexão via ODBC à base de dados do ARTSOFT, sendo o local onde está definida a estrutura da base de dados 71 Database Source Name permite criar a ligação à base de dados do ARTSOFT 126

128 Esta tabela permite definir por utilizador / grupo de utilizador, quais as queries SQL utilizadas e os acessos dos utilizadores para modificarem os parâmetros das mesmas. As queries são constituídas por dois níveis, sendo que o primeiro serve para definir os grandes grupos e o segundo para indicar as análises propriamente ditas, de cada um dos grupos anteriores. Fig. 210 Configuração de queries para utilizadores/grupos Depois de definido o utilizador/grupo e o grupo de queries, tem de se preencher a restante informação: Query SQL: código e nome atribuído à querie; Tipo: artigos, terceiros ou extratos de artigo; Formulário: formulário default que o ARTSOFT utiliza ao imprimir a querie; Comando SQL: statement SQL que será aplicado na utilização da querie; Colunas totalizadoras: permite indicar quais as colunas que apresentam totais, separadas por ;. Por exemplo, 2;3 significa que a segunda e terceira coluna da querie totalizam os valores apresentados (só campos numéricos); Tamanho colunas (%): indica o tamanho de cada coluna em percentagem, tendo de ser inserido no formato Coluna=Tamanho, separado por ; e totalizando 100%. Por exemplo, 1=30;2=70 significa que a primeira coluna representa 30% do tamanho total e a segunda 70%; Parâmetros: permite definir filtros para a querie. Tem de ser apresentado no formato PAR1=Tipo;Título@ValorDefault1. Por exemplo, PAR1=N; Tipo SAFT@1 significa que o parâmetro utilizado no comando SQL é do tipo numérico (inteiro), o título da janela do filtro é Tipo SAFT e o valor default é 1 ; Fig. 211 Filtro da querie NOTA: Nos campos Comando SQL, Colunas totalizadoras, Tamanho colunas (%) e Parâmetros, está disponível uma breve explicação, por baixo do respetivo campo, que ajuda à configuração. Pré-visualização: mostra o resultado dos 5 primeiros valores devolvidos pelo comando SQL, após pressionado o botão Testar. Botões: Testar: enquanto se constrói a instrução SQL é possível ir testando o resultado, sendo este mostrado na grelha de pré-visualização; 127

129 Table status: permite aceder à informação dos ficheiros do ARTSOFT para consulta dos campos disponíveis e respetivas nomenclaturas (é como se o utilizador acedesse ao menu Empresa -> Funções de Supervisão -> Base de dados -> Table Status ); Guardar: guarda a querie atual tal como está (sem a pré-visualização); Cancelar: cancela as alterações efetuadas à querie. Fig. 212 Configuração de queries Utilização Após selecionar a querie pretendida (quer através do menu Empresa -> Queries SQL quer através do botão, disponível na barra de operações do ARTSOFT) o seu conteúdo é exibido no ecrã de acordo com as configurações definidas. 128

130 Fig. 213 Configuração de queries O ARTSOFT apresenta até mil registos, mas caso a querie devolva um número de registos superior, os botões Ver próximos e Ver todos ficam disponíveis o que permite ao utilizador visualizar os próximos mil registos ou ver todos os registos devolvidos pela querie, respetivamente. O botão Imprimir permite imprimir o resultado da querie. O ARTSOFT solicita a seleção de um formulário cujo nome inicie por Consulta*.LST. As variáveis definidas na querie ficam disponíveis, com a mesma designação 72 aí atribuída, no editor de relatórios List & Label. Fig. 214 Variáveis List & Label das queries 72 Daí que não seja conveniente colocar termos com acentuação pois o List & Label poderá não os reconhecer (por exemplo, optar pelo termo codigo e não código ) 129

131 Na impressão do formulário pode-se visualizar o conteúdo devolvido pela querie. Fig. 215 Impressão de queries Por fim, na barra de ferramentas dos registos de artigos, dos terceiros e da lista configurável de lançamentos (quer de artigos quer de itens FSE), foi disponibilizado o ícone, que permite aceder às queries SQL. Fig. 216 Queries de terceiros Fig. 217 Queries de artigos Fig. 218 Queries de extratos de lançamentos de artigos 130

132 As queries devolvem os registos de acordo com o comando SQL, mas caso este esteja preparado para devolver o conteúdo do auto-incremento do registo, ao pressionar o ícone SQL, o ARTSOFT utiliza o parâmetro para devolver o valor do registo onde se encontra posicionado. Vejamos o exemplo de uma análise de lucro de artigos cujo comando SQL aponta para o auto-incremento: SELECT STKFCH.Nome0 AS Artigo, SUM((QtdReal*DOCLAN.ValUnLiq)-(QtdReal*DOCLAN.ValSaido)) AS Lucro FROM DOCLAN INNER JOIN STKFCH ON (DOCLAN.CodCodigo=STKFCH.CodCodigo AND STKFCH.DivNrReg=[1]) GROUP BY STKFCH.Nome0 ORDER BY Lucro desc Para complementar esta instrução é necessário que o campo parâmetros também esteja devidamente preparado: PAR1=AI Desta forma, partindo de um determinado registo de artigo, o ícone SQL vai devolver o resultado do comando SQL apenas para esse registo, nem sequer questiona qual o valor do parâmetro, pois já o identifica como sendo do registo onde se encontra. Fig. 219 Querie de um único registo 131

133 8. ACESSOS Nesta versão houve uma reformulação dos acessos de utilizadores que poderá ter algum impacto na acessibilidade à aplicação. Listam-se de seguida as principais alterações efetuadas Acessos comuns Tabelas de terceiros Foi adicionada uma opção para permitir a configuração de de contas correntes, com a possibilidade de modificar e de consultar. Fig. 220 Acesso para configurar de contas correntes Queries SQL Foi adicionada uma opção para aceder às queries SQL, com a possibilidade de modificar (acesso às configurações) e de as visualizar. Fig. 221 Acesso a queries SQL Tabela E-Commerce Foi adicionada uma opção para aceder às tabelas de e-commerce, com a possibilidade de modificar e de consultar. Fig. 222 Acesso à tabela de e-commerce Gestor de Dispositivos Foi adicionada uma opção para aceder ao gestor de dispositivos, com a possibilidade de modificar e de consultar. Fig. 223 Acesso ao gestor de dispositivos 132

134 8.2. Terceiros Foi removido o acesso aos Registos telefónicos, uma vez que este submódulo também deixou de existir no ARTSOFT Gestão de recursos humanos Pagamentos Foram adicionadas duas opções para aceder às transferências bancárias de independentes, uma para ficheiros do tipo PS2 e outra para ficheiros do tipo SEPA. Fig. 224 Acesso a transferências bancárias de independentes Simulação de cessação de contratos Foi adicionada uma opção para aceder à simulação de cessação de contratos. Fig. 225 Acesso à simulação de cessação de contratos 8.4. Tesouraria Plano de tesouraria Foi adicionada uma opção para aceder ao plano de tesouraria. Apesar desta funcionalidade já ter sido disponibilizada na release 8.00, não havia ainda um acesso específico definido. Fig. 226 Acesso ao plano de tesouraria 133