Normas Profissionais de Auditoria

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1 Normas Profissionais de Auditoria

2 Professores conteudistas: Derneval Gondim Freire e Eloi Siqueira

3 Sumário Normas Profissionais de Auditoria Unidade I 1 PROCEDIMENTOS BÁSICOS DE AUDITORIA Conceitos e objetivos Testes de observância e testes substantivos PLANEJAMENTO DE AUDITORIA CONTROLES INTERNOS Conceituação de controle interno... Unidade II 4 DOCUMENTAÇÃO DE AUDITORIA - PAPÉIS DE TRABALHO...18 PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA E EVIDÊNCIAS A SEREM ATINGIDAS... 6 AUDITORIA INTERNA Finalidades e objetivos da auditoria interna Características da auditoria interna Funções e organização da auditoria interna Tipos de auditoria interna Autoridade, responsabilidade e normas para o exercício da profissão da auditoria interna EXERCÍCIOS PROPOSTOS PUBLICAÇÕES DE DEMONSTRAÇÕES CONTÁBEIS LEGISLAÇÃO VIGENTE...37

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5 NORMAS PROFISSIONAIS DE AUDITORIA Unidade I NORMAS PROFISSIONAIS DE AUDITORIA Introdução As normas profissionais de auditoria tratam dos aspectos relativos à pessoa do auditor, ou seja, a qualificação técnica e a competência profissional necessária ao exercício da atividade de auditoria. Como acontece em todas as profissões, na auditoria também foram estabelecidos determinados padrões técnicos e éticos que determinam a qualificação e a competência profissional na condução dos trabalhos de auditoria. 1 PROCEDIMENTOS BÁSICOS DE AUDITORIA 1.1 Conceitos e objetivos Conforme definido pelas normas brasileiras: 1 A auditoria das demonstrações contábeis corresponde à aplicação de um conjunto de procedimentos técnicos que permitirão ao auditor atingir os seus objetivos para emissão de um parecer de auditoria sobre a adequabilidade das demonstrações contábeis, consoante os princípios fundamentais de contabilidade (este termo foi substituído de acordo com a nova conceituação de apresentação de demonstrações contábeis emitido pelo Comitê de Pronunciamentos Contábeis CPC) e as normas brasileiras de contabilidade. 1

6 Unidade I Procedimentos de auditoria são o conjunto de técnicas das quais o auditor se utiliza para obter informações fidedignas que o permite concluir sobre a adequabilidade das demonstrações contábeis examinadas Os procedimentos de auditoria poderão variar em essência ou serem aplicados com maior ou menor profundidade e extensão dependendo: 1. Da natureza do trabalho requerido: quando o objeto do trabalho for um exame de auditoria com emissão de um parecer formal sobre demonstrações contábeis; quando o objetivo do trabalho não for a emissão de parecer sobre demonstrações contábeis, o auditor estará desobrigado de adotar todos os procedimentos de auditoria que seriam exigidos em um exame completo. 2. Do tipo de atividade da empresa a ser auditada: se a empresa auditada for, por exemplo, uma instituição financeira ou uma seguradora, alguns procedimentos de auditoria poderão ser específicos e de alguma forma diferentes dos que são aplicáveis às empresas comerciais e industriais; revisar e avaliar a eficácia dos controles internos financeiros, operacional e contábil; verificar o cumprimento das normas vigentes e dos planos e procedimentos; verificar se os controles sobre os ativos estão adequadamente protegidos; verificar o grau de confiança das informações e dados contábeis preparados pela empresa; avaliar os riscos estratégicos e de negócio da organização. 2

7 NORMAS PROFISSIONAIS DE AUDITORIA 1.2 Testes de observância e testes substantivos Observância: proporciona uma razoável segurança quanto aos controles internos administrativos, implantados sob a aprovação da alta administração por meio das normas e procedimentos. Normalmente este trabalho é feito mediante a aplicação de questionários de avaliação dos controles internos. Substantivos: são procedimentos que objetivam a obtenção de evidências que corroboram com os atos e fatos administrativos quanto aos saldos apresentados nos livros contábeis da empresa. Na aplicação dos testes de observância e substantivos, o auditor deverá (Resolução n 8/97 do CFC) considerar os seguintes procedimentos técnicos básicos mínimos: 1 2 observação, por exemplo: acompanhamento de levantamento de inventário de estoques e/ou imobilizado; inspeção física in loco: com registro fotográfico, se possível; confirmação: junto a terceiros que mantêm transação financeira com a empresa, objetivando a confirmação de fonte externa; revisão analítica: verificar o comportamento dos saldos por meio de índices econômicos e financeiros; conciliações: confronto de registros com fontes diferenciadas; análise documental: análise de processos e documentos; indagação escrita e oral: uso de entrevistas e questionários junto ao pessoal responsável pelo departamento, para obtenção e validação de informações; 3

8 Unidade I conferência de cálculos: revisão das memórias de cálculos ou a confirmação de valores por meio de exames de elementos numéricos, de modo a constatar a adequação dos cálculos apresentados. De conformidade com o pronunciamento NPA do Ibracon que trata de normas e procedimentos de auditoria, as formas de evidência de auditoria apropriadas para satisfazer um dado objetivo de auditoria dependem da informação que está sendo auditada, da validade da evidência como verificação da informação, da disponibilidade de outros tipos de evidência e do custo de obtenção da evidência. São elas: Exame físico 1 O exame físico é a inspeção ou contagem de um ativo tangível. Essa forma de evidência é frequentemente obtida para estoques, títulos decorrentes de investimentos, duplicatas e títulos a receber e ativos imobilizados. O exame físico é a verificação direta de que os bens e títulos representativos de direitos existem de fato, podendo ser também evidência quanto à condição ou qualidade dos bens. Embora seja uma das formas mais eficientes da evidência de auditoria no tocante aos atributos acima, não constitui, em geral, evidência completa de que os bens são de propriedade da entidade Confirmação Uma confirmação é uma declaração escrita ou verbal da parte de terceiros, em resposta à solicitação dos auditores, quanto à exatidão da informação. Para que uma confirmação seja inteiramente confiável, deve ser obtida de uma fonte independente, agindo de modo competente e com integridade. Uma confirmação é menos confiável na medida em que o auditor não esteja devidamente convencido da independência, competência ou integridade da fonte. 4

9 NORMAS PROFISSIONAIS DE AUDITORIA Documentação Os documentos fornecem evidência sobre as transações e informações que estão ou deveriam estar nas demonstrações contábeis da entidade. 1 2 Os documentos são gerados interna ou externamente. Um documento interno é aquele preparado e processado por meio dos sistemas da entidade e é mantido sem ter sido enviado a terceiros, tais como um cliente ou um fornecedor. Um documento externo é aquele que tenha sido preparado por alguém, fora da organização da entidade, que seja uma das partes da transação que está sendo documentada. A confiabilidade de um documento para efeito de evidência para a auditoria depende, em grande parte, se o documento é interno ou externo. Os documentos externos, por terem estado nas mãos da entidade e de terceiros, fornecem alguma indicação de que ambas as partes estão de acordo com as informações nele contidas; a concordância da parte externa oferece objetividade e, por isso, os documentos externos são considerados como evidência mais confiável do que os internos. Contudo, a confiabilidade de ambos os tipos de documentos é afetada pelo grau de eficiência dos controles internos. Quando os documentos são processados em um ambiente de controles internos confiáveis, há maior segurança de sua confiabilidade do que quando eles são processados em um ambiente de controles internos ineficientes ou inexistentes. 30 Observação Observações (visuais) são feitas a fim de avaliar o desempenho dos controles ou obter conhecimento sobre as operações. Por exemplo, numa visita à fábrica para conhecer as operações e as instalações da entidade, pode-se observar a contagem e a inspeção de materiais comprados, pelo departamento que os recebe, como meio

10 Unidade I de avaliar a eficiência desses controles; pode-se observar também os indivíduos realizarem tarefas contábeis para se determinar como estão cumprindo as responsabilidades que lhes competem. Como um teste de controles internos, a observação normalmente não é uma evidência suficiente, e geralmente será complementada por testes substantivos. Contudo, a observação é procedimento útil em diversas fases do trabalho de auditoria. Representações da entidade 1 As representações da entidade (verbais ou por escrito) em resposta a indagações dos auditores constituirão sempre uma grande fonte de evidência durante a auditoria, mas deve-se lembrar que esta forma de evidência carece de objetividade porque não é independente. Quando se obtém representações da entidade, deve-se também procurar obter evidência comprobatória por meio de outros procedimentos. A representação deve ser por escrito, e deve-se considerar cuidadosamente a integridade, a intenção e a autoridade da (s) pessoa (s) que assina (m) a representação. Conferência de cálculos e a verificação de documentos e registros 2 30 Recálculos consistem na verificação da exatidão aritmética e, onde aplicável, na observação da conformidade das computações com fórmulas específicas. Incluem procedimentos tais como recálculos das faturas de vendas, preço unitário de mercadorias, soma de diários e razões auxiliares e testes de cálculo da despesa de depreciação e despesas antecipadas. O exame de documentos e registros consiste na verificação dos valores para assegurar-se de que as transações estão corretas e integralmente registradas nas contas apropriadas e pelos valores corretos. Visto que os resultados destes procedimentos são evidências obtidas diretamente pelos auditores, são consideradas adequadas. 6

11 NORMAS PROFISSIONAIS DE AUDITORIA Comparações de saldos de contas e outras informações relacionadas O uso de procedimentos de revisão analítica para comparações de saldos de contas relacionadas, indicações, tendências etc., fornece evidência útil sobre a razoabilidade dos saldos de contas ou transações. Um exemplo desta forma de evidência é a comparação das despesas de manutenção do exercício corrente com o ano anterior. Se a comparação indicar que as despesas com reparos são elevadas ou baixas, contrariando as expectativas, as causas devem ser identificadas. Os testes substantivos se baseiam normalmente em: 1. Entrevistas com pessoas-chave da empresa 1 Mediante um sistema de entrevistas com o pessoal-chave da organização, tais como: diretores, gerentes, auditores internos, administradores, gerentes etc., de tal modo em que eles possam avaliar se os controles internos existem e são periodicamente monitorados. 2. Observação de procedimentos em execução É um procedimento que normalmente proporciona evidências adequadas sobre a eficácia de resultados. É o caso, por exemplo, da observação da tomada de inventários físicos Seguimento das operações executadas Consiste em praticamente recompor os passos seguidos no desenvolvimento da transação que for selecionada para testes. É um procedimento de real eficácia, embora normalmente demande um grande esforço de auditoria e, consequentemente, um considerável volume de gasto de horas. Além disso, o fato de não serem encontrados erros ou falhas adotando-se o procedimento não significa, necessariamente, que é possível 7

12 Unidade I 1 2 projetar essa mesma conclusão para o universo inteiro. Portanto, ao executar esse tipo de trabalho, o auditor deve atentar para esse tipo de risco e refletir sobre a melhor forma de minimizá-lo. Nos casos em que o registro das operações é processado através de computação eletrônica, existirão mais chances de que, através de procedimentos especificamente idealizados (com participação de especialistas), o auditor obtenha mais segurança e mais eficiência nas suas verificações. O procedimento de seguir operações realizadas deve basear-se no fluxo completo de uma transação ou de um conjunto de transações, desde seu nascimento (por exemplo: emissão de um pedido de compras), passando pelo seu processamento (por exemplo: autorização da compra, concretização do ato), prosseguindo pelo seu registro (entrada da mercadoria nos estoques, inclusão da fatura do fornecedor nos controles operacionais e contábeis, contabilização) e culminando com a sua finalização (por exemplo: pagamento da fatura do fornecedor e baixa da obrigação nos registros de contas a pagar). Nesse fluxo, deve-se verificar as evidências de que os processos autorizativos, as políticas da administração, os procedimentos de verificação interna, a totalização e o registro das operações, a crítica dos dados processados, o cruzamento do registro das informações, a emissão de relatórios etc., foram executados corretamente, seguiram as normas da administração, detectaram erros, quando aplicável, foram cumpridos por pessoal com compatibilidade funcional, e resultaram em dados confiáveis. 30 Os testes de observância são normalmente executados em visitas intermediárias, focalizando um período parcial de realização das transações. 2 PLANEJAMENTO DE AUDITORIA A Resolução CFC 1.03 trata especificamente sobre o planejamento de auditoria e determina que todo trabalho de 8

13 NORMAS PROFISSIONAIS DE AUDITORIA auditoria deve ser planejado pelo auditor, que deve levar em conta a complexidade dos trabalhos, considerando as características de cada empresa auditada e a legislação pertinente. Os principais objetivos do planejamento são adquirir conhecimento acerca das atividades da empresa e assegurar que as áreas mais importantes sejam examinadas com mais acuracidade por parte da auditoria. Os seguintes aspectos devem ser considerados no planejamento dos auditores: 1 2 levantamento dos controles internos operacionais e seu grau de confiabilidade; capacidade e conhecimentos técnicos do corpo gerencial da empresa; que tipo de sistemas de informações a empresa vem utilizando; conhecimento detalhado das práticas contábeis adotadas pela empresa; a natureza, a extensão e a profundidade dos procedimentos de auditoria a ser aplicado nas circunstâncias; avaliação dos riscos de auditoria, divididos em risco do negócio, risco inerente e risco de detecção; se há a necessidade de utilização de serviços de especialistas; áreas relevantes da empresa; legislação aplicável à empresa; áreas mais importantes da empresa; fatores internos e externos que possam afetar a empresa, tais como mercado onde ela atua, ciclo de vida de seus produtos, fatores econômicos etc. 9

14 Unidade I O planejamento considera ainda que os auditores tenham pleno conhecimento dos procedimentos a serem aplicados em sua auditoria, determinação da equipe técnica, época da execução dos trabalhos, bem como a preparação de um cronograma de serviços de modo a atender os prazos contratados. 3 CONTROLES INTERNOS Os padrões de auditoria estabelecem que deve ser realizado um estudo e uma avaliação dos controles internos existentes, para que se tenha uma base de confiança e se possa determinar a extensão dos trabalhos de auditoria. 3.1 Conceituação de controle interno 1 O sistema de controle interno compreende o plano da organização e todos os métodos e procedimentos que são adotados em uma empresa para proteger os seus ativos, comprovar a exatidão e a credibilidade de suas informações e promover a eficiência das suas operações. Os controles internos podem ser: Preventivos: evitar que falhas e/ou erros venham a ocorrer. Detectivos: detectar e corrigir falhas já ocorridas. Os objetivos dos controles internos são os seguintes: 2 salvaguardar os ativos, evitando-se a ocorrência de fraudes e erros não intencionais; prevenir o erro e/ou desperdícios, abusos e práticas antieconômicas; incrementar a eficiência operacional e promover a obediência às normas internas;

15 NORMAS PROFISSIONAIS DE AUDITORIA assegurar a aderência estratégica, planos e normas e procedimentos da empresa; propiciar informações oportunas e confiáveis, inclusive de caráter administrativo operacional sobre os resultados atingidos. Normalmente os controles internos implantados pela empresa têm caráter preventivo e são utilizados como instrumentos auxiliares na gestão da empresa. 1 Um ambiente favorável de controle na empresa está consubstanciado nas atitudes e ações dos seus gestores e pode incluir: valores éticos; filosofia de gestão; estrutura organizacional; delegação de responsabilidades; políticas de gestão de pessoas; competência dos profissionais. Na avaliação dos controles internos, a auditoria deve considerar as seguintes relações: 2 Relação custo-benefício de um controle. Treinamentos e rodízio de funcionários: os controles estão relacionados diretamente com a competência profissional e integridade das pessoas, portanto, é importante ter uma política bem definida na seleção e treinamento de pessoal e manter um rodízio de funções. Delegação de poderes e divisão de responsabilidades: a delegação de poderes será utilizada como instrumento de 11

16 Unidade I descentralização administrativa, com vistas a assegurar maior rapidez e objetividade nas decisões, no entanto, alguns cuidados devem ser tomados, por exemplo: a existência de manuais de procedimentos e rotinas, claramente definidos. Segregação de funções: separar as funções de aprovação e autorização de forma que nenhuma pessoa detenha competências e atribuições em desacordo com este princípio. 1 Instruções devidamente formalizadas: para atingir um grau de segurança adequado é indispensável que as ações, procedimentos e instruções sejam disciplinados e formalizados pelo responsável pelos trabalhos. Controles sobre transações: é estabelecer o acompanhamento dos fatos contábeis, financeiros e operacionais que sejam efetuados mediante atos legítimos relacionados com a finalidade do departamento. A unidade de auditoria interna se constitui em um elemento de controle que tem como um de seus objetivos a avaliação dos controles administrativos da empresa. Como forma de reduzir os riscos de desvios e/ou erros e desperdícios, as empresas implantam os controles de modo a evitar esses transtornos. 2 Exemplos de controles internos aplicáveis às áreas administrativas e operacionais das empresas 30 Os elementos de controle interno a seguir enumerados não são necessariamente aplicáveis a todas as possíveis situações práticas nem integram uma lista completa. Por conseguinte, devem ser considerados apenas e tão somente como alguns mínimos exemplos de controle que possuem conexão com a 12

17 NORMAS PROFISSIONAIS DE AUDITORIA área contábil e que despertam maior interesse para a auditoria independente. a. Área de compras Documentos, registros e arquivos de controle: manual de compras; cadastro de fornecedores; arquivo de requisições de compras (emitidos pelas diversas áreas consumidoras); arquivo de pedidos de compra; controle de pedidos em carteira, não atendidos; demonstrativos de coletas de preços. Relatórios: 1 pedidos emitidos, cancelados e em aberto; estatística de compras (por natureza de itens, por volumes e preços, por fornecedor, por filial, por área requisitante, por diretoria etc.); orçamentos de compras. b. Área de armazenamento e produção Documentos, registros e arquivos de controle: requisições de materiais; registro de controle físico de materiais; notas de devolução de materiais; arquivo de relatórios de recebimento de materiais; 13

18 Unidade I ordens de produção, de encomenda ou de serviço; registro de apontamento de mão de obra; registro de apontamento de tempo de trabalho de máquinas e equipamentos. Relatórios: produção concluída em comparação com a programada; produção em processo; devoluções de materiais; consumo de materiais; utilização de mão de obra; contagens físicas de estoques. c. Área de vendas e expedição Documentos, registros e arquivos de controle: 1 notas fiscais, faturas e duplicatas; conhecimentos de embarque; tabelas de preços; posição de estoques de produtos. Relatórios: vendas e faturamento; estatística de vendas (por área de vendas, por natureza de consumidor por exemplo: governo, indústria etc., por filial, por produto, por vendedor etc.); vendas comparativamente ao orçamento. 14

19 NORMAS PROFISSIONAIS DE AUDITORIA d. Área de crédito e cobrança Documentos, registros e arquivos de controle: fichas de cadastro de clientes; registros de controle de limites de crédito; arquivo de duplicatas e faturas em carteira para cobrança; documentos de remessas de duplicatas para cobrança simples, caução e desconto bancário. Relatórios: 1 posição da cobrança (em carteira e bancária) de títulos por prazo de vencimento; contas de cobrança duvidosa; recuperação de contas baixadas como incobráveis; cadastro de clientes; recebimento de contas; estatísticas sobre o comportamento da cobrança em relação, por exemplo, às vendas. e. Área de patrimônio imobilizado Documentos, registros e arquivos de controle: registros de controle individual permanente; documentos de transferências de bens entre localidades; documentos de cadastramento de novos bens; 1

20 Unidade I ordens de obras; documento de retirada de bens do serviço. Relatórios: bens pertencentes ao patrimônio por natureza, localização e valor; bens cadastrados, baixados, transferidos e recuperados no período; contagem física de bens; depreciação acumulada de bens; f. Área financeira Documentos, registros e arquivos de controle: 1 controle de disponibilidades diárias em caixa e em bancos; controle de fluxo de caixa (comportamento previsto dos recebimentos e pagamentos); registros de aplicações e desaplicações financeiras e captações de novos recursos; controle individual de empréstimos e financiamentos. Relatórios: recebimentos diários; pagamentos diários; posição de aplicações, por bancos; títulos, documentos e valores custodiados em bancos; posição de empréstimos e financiamentos. 16

21 NORMAS PROFISSIONAIS DE AUDITORIA g. Área contábil (contabilidade geral, contabilidade de custos, orçamentos, tributos e contas a pagar) Documentos, registros e arquivos de controle: 1 livros de escrituração (razão e diário); arquivos de documentos contábeis (de diário e de caixa e/ou bancos); registros auxiliares de controle contábil (contas a receber, contas a pagar, estoques, bancos, imobilizado, diferido etc.); registros individuais de controle físico-financeiro de estoques; arquivos de contas a pagar por vencimento; análises mensais da posição dos saldos das contas do ativo e do passivo; orçamentos; registros fiscais de controle e recolhimento de impostos (IRPJ, ICMS, IPI, ISS etc.); acompanhamento das modificações da legislação aplicável às atividades da empresa. Relatórios: 2 custeamento da produção; custeamento dos produtos vendidos; diários de contas a pagar; desempenho orçamentário (comparação da previsão orçamentária com o real); balancetes; demonstrações contábeis; gerenciais. 17