Relatório de. Conclusões e Recomendações de Auditoria

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1 Relatório de Conclusões e Recomendações de Auditoria AUDITORIA: OPERACIONAL Divisão do Cidadão Cascais, Dezembro de

2 Índice Objectivo e âmbito Breve análise e enquadramento Económico-Financeiro da DCID Análise da Receita Orçamental Análise da Receita Total Conclusões e Recomendações Limitação na apreciação do relatório de contraditório Conformidade com a Norma de Controlo Interno Da conformidade Administrativa Recomendações de Gestão Recomendações de Qualidade Recomendações Técnicas Recomendações de Higiene e Segurança no Trabalho Notas Finais

3 Objetivo e âmbito O presente relatório final é o produto de uma Auditoria de carácter Operacional à DCID. As conclusões e recomendações expressas no presente documento são as da equipa de auditoria, constituindo a opinião da mesma após análise interna. Como serviço ligado ao atendimento ao público, a DCID constitui a primeira face do município no contacto com o utente, sendo alvo de apreciação sobre a qualidade dos serviços desenvolvidos. Um serviço público de excelência assenta nos critérios base de economia, eficiência e eficácia das operações, na fiabilidade dos serviços prestados, na conformidade com a lei e regulamentos resultando num serviço de qualidade, com consequente acréscimo no grau de satisfação quanto ao serviço público por parte dos utentes. Notas de leitura: 1. No presente documento, as informações destacadas a cor azul com sublinhado ou a negrito, assinalam as recomendações e ideias-chave, respetivamente; 2. A sigla DCID diz respeito à Divisão do Cidadão, NIA corresponde ao Núcleo de Informação e Atendimento, NAE indica o Núcleo de Arquivo e Expediente, SCA corresponde ao Sistema de Contabilidade Autárquica e TAX (Sistema de cobrança de Taxas em uso no município). 5

4 1. Breve análise e enquadramento Económico- Financeiro da DCID No âmbito da auditoria operacional à DCID procedemos ao estudo económicofinanceiro da divisão, que apresentamos em seguida. A análise foi elaborada por semestre, uma vez que a Loja Cascais teve a sua abertura no 2º semestre de Análise da Receita Orçamental Foram retirados os mapas semestrais de cobranças no TAX e o contabilizado no SCA. O mapa por económica apresenta-se nos Anexos 1 a 4. Existem dois serviços emissores relacionados com a DCID: o serviço emissor 10 e o serviço emissor 16. A partir de 2011, o serviço emissor 10 ficou a inativo, sendo a receita própria da DCID arrecadada por via do serviço emissor Análise da Receita Total Procedemos à análise parcelar por tipologia de receita e serviço emissor da receita eventual, virtual e de operações de tesouraria. Os resultados por semestre podem ser vistos nos quadros seguintes: 6

5 Quadro 1 Quadro 2 Quadro 3 Quadro 4 Período: 1/7/2010 a 31/12/ Urbanismo Receita por Serviço Emissor Administração Actividades Execuções Atendimento Cultura-Serviços (Reembolsos) TOTAL Notariado Cemitérios Obras Pessoal Licenças e Polícia municipal Balcão Único Financeira Económicas Fiscais Geral Atendimento alvarás Receita Orçamental Eventual , , , , ,66 745, , , , , , , , ,04 Receita Orçamental Virtual , , ,47 Operações Tesouraria , , , , ,15 9,00 387, , , ,09 Total , , , , , , , , , , , , , ,36 Período: 1/1/2011 a 30/06/ Urbanismo Receita por Serviço Emissor Administração Actividades Execuções Atendimento Cultura-Serviços (Reembolsos) TOTAL RECEITA Notariado Cemitérios Obras Pessoal Licenças e Polícia municipal Balcão Único Financeira Económicas Fiscais Geral Atendimento alvarás Receita Orçamental Eventual , , , , , , , , , , , , ,66 Receita Orçamental Virtual , ,89 Operações Tesouraria , , , , ,37-72, , , ,29 Total , , , , , , , , , , , , ,68 Período: 1/7/2011 a 31/12/ Urbanismo Receita por Serviço Emissor Administração Actividades Execuções Atendimento Cultura-Serviços (Reembolsos) TOTAL Notariado Cemitérios Obras Pessoal Licenças e Polícia municipal Balcão Único Financeira Económicas Fiscais Geral Atendimento alvarás Receita Orçamental Eventual , , , , ,86 12, , , , , , , ,98 Receita Orçamental Virtual , ,53 Operações Tesouraria , , , , ,95-33, , , ,82 Total , , , , , , , , , , , , ,38 Período: 1/1/2012 a 30/06/ Urbanismo Receita por Serviço Emissor Administração Actividades Execuções Atendimento Cultura-Serviços (Reembolsos) TOTAL Notariado Cemitérios Obras Pessoal Licenças e Polícia municipal Balcão Único Financeira Económicas Fiscais Geral Atendimento alvarás Receita Orçamental Eventual , , , , , , , , , , , , ,81 Receita Orçamental Virtual , ,57 Operações Tesouraria , , , , ,53-27, , , ,59 Total , , , , , , , , , , , , ,72 O resumo total da receita cobrada pela divisão, pode sintetizar-se no quadro seguinte. DCID (Serviço Emissor 10 e 16) 2º Semestre 2010 Quadro 5 1º Semestre º Semestre º Semestre 2012 Receita Orçamental Eventual , , , ,49 Receita Orçamental Virtual 28, Operações Tesouraria , , , ,24 TOTAL , , , ,73 7

6 Gráfico 1 Comparando os primeiros semestres de 2011 e 2012, verifica-se que se deve às classificações económicas relativas ao urbanismo, o decréscimo de receita cobrada. Analisada a receita cobrada exclusivamente na DCID por classificações económicas em todo o período, demonstra-se que é de facto a área de urbanismo, que mais contribui para a diminuição do ritmo de arrecadação de receita, apesar do acréscimo sentido na rubrica de publicidade. 8

7 Quadro 6 Classificação Económica Designação DCID - receita cobrada 2º Semestre º Semestre º Semestre º Semestre Loteamentos ilegais , , , , Urbanismo , , , , Ocupação da via pública , , , , Publicidade , , , , Aferição conf. Pesoso medida parelhos medição 348, , , , Pass.averb.reg.alvarás estab. diversos 1.112, , , , Licenc. da activ. Industrial tipo 4(peq. Ind) 89,00 267,00-117, Lic. fis.inst.produt.petroleo post. combustível - 570, , , Taxas - Comissão Arbitral Municipal - CAM - 216,00 204, Taxa de depósito da ficha técnica de habitação 3.362, , , , Outros , , , , Loteamentos ilegais , , , , Urbanismo , , , , Ocupação da via pública , , , , Caça, uso e porte de arma 167,64 179,72 268,44 219, Licença condução transf. matric. veículos 525, ,91 481,80 408, Inscrção Técnicos 3.414, , , , Ocupação de terrenos municipais 235, , ,33 84, Cartões feirantes e vendedores ambulantes 216,71 697,67 585,50 747, Serviço Médico Veterinário 31, Licenças de espectáculos 346, , , , Taxas - Comissão Arbitral Municipal - CAM 2.689, ,50 331, Taxa de depósito da ficha técnica de habitação 229,45 987,95 601,80 509, Taxa pela emissão do certificado de registo , , , Outras 2.095, , , , Juros de mora - 360,99 137,53 155, Coimas e penalidades por contra-ordenações , , , , Multas e Coimas Diversas -Policia Municipal 500, , Terrenos 765, ,65 849, , Habitações 1.994, , , , Outras 8.769, , , , Diversos 83, , Aluguer de espaços e equipamentos 970, , , , Vistorias e ensaios , , , , Outros , Outros - 123, Trabalhos por conta de particulares - 953,00 600, Cemitérios 279, ,69 286,30 705, Mercados e feiras 871, , , , Canídeos e gatídeos - 115, Publicação alvará de loteamento 2.233, , , , Consultas ao Plano Director Municipal - 432,42 216, , Médico veterinário serviços diversos 1.641, , , , Ascensores Monta-cargas/Insp./Lic./Outros , , , , Fotócópias,Cert.eOutrosServ.deSecretaria , , , , Venda Púb. Plantas Topográf. e Outros 390,95 840,24 809,90 922, Outros 1.605, , , , Outros 765,45 368,30 959,57 120, Terrenos urbanos , , , , Mercados e feiras , , , , Concessão/Diversos 544, , Concessão/Marina de Cascais , Diversos 1.122, , , Participações financeiras/loteamentos 578, , ,55 250, Diversas 1.408, , , , Terrenos diversos , Famílias - 640, , Outros , Reemb. Adiant. De Prop. Obras Clandestinos 2.765, , , , Loteamentos ilegais , , , , Urbanismo , , , Diversos , TOTAL , , , ,49 9

8 2. Conclusões e Recomendações As presentes conclusões e recomendações resultam da síntese da análise efetuada ao serviço pelo GAUD, das evidências recolhidas e do exercício do direito de resposta por parte do serviço auditado. De uma forma geral, a equipa conclui que falta delinear com maior profundidade os critérios de qualidade para o atendimento ao público, quais os objetivos, os meios a utilizar e a qualidade da informação proveniente das orgânicas que refletem na DCID, em particular no NIA, o final das suas atividades. É opinião desta equipa de trabalho, que já sendo longa a história do serviço auditado, em determinado momento, após instalação das rotinas básicas de trabalho, a orgânica deixou de olhar para dentro (para as suas próprias necessidades de gestão), estabelecendo como critério único de avaliação do serviço o munícipe. Apesar desta orientação parecer a correta, na realidade, a satisfação do munícipe não passa apenas por resolver-lhe determinado assunto, mas resolver corretamente a nível processual a matéria que o trouxe até ao município. 10

9 2.1 Limitação na apreciação do relatório de contraditório Constata-se que o presente relatório de conclusões/recomendações encontra-se limitado pelos seguintes factos: 1. Ausência de assinatura dos responsáveis pelo relatório de resposta em sede de contraditório (os nomes indicados não possuem assinatura manuscrita); 2. Na esmagadora maioria do relatório de resposta em sede de contraditório, não houve resposta efetiva às questões colocadas, verificando a equipa de auditoria, que o alcance que pretendemos dar a determinadas áreas, não foi identificado face às respostas obtidas; 3. E ainda, pela ausência de envio dos anexos mencionados pelo serviço auditado nas páginas do relatório de resposta em sede de contraditório: a) mails anexos : página 5, último parágrafo; b) ver mails anexos : página 6, parágrafo relativo à resposta 15; c) ver troca de s sobre : página 1º, parágrafo relativo à resposta 28. Os documentos mencionados pelo serviço auditado foram solicitados por GDCC/2012/67123, mas não foi obtida resposta. Desta forma, o GAUD procedeu ao início da construção do documento de conclusões/recomendações no 1º dia útil após o prazo limite para entrega de resposta no exercício de direito ao contraditório da DCID (13 de Novembro). A construção do relatório prolongou-se no tempo devido ao início de auditoria a outro serviço e também por motivos internos de funcionamento do gabinete. 11

10 2.2 Conformidade com a Norma de Controlo Interno A Norma de Controlo Interno (NCI), enquanto parte do Sistema de Controlo Interno do município, deverá incluir as regras e procedimentos normativos de todas as suas áreas de intervenção. No presente e em nossa opinião, a norma é claramente insuficiente no que respeita à cobertura de todas as áreas de atividades, pelo que, o enriquecimento da NCI com os procedimentos internos detalhados da DCID é por nós considerado um elemento fundamental na melhoria e progresso desse documento. É necessário que a DCID proceda à revisão da sua parte da NCI, o que passa por proceder à normalização das regras internas do Serviço Auditado (por forma a que deixe de existir um vasto conjunto de regulamentos projeto) e posteriormente a integração das mesmas no texto da Norma de Controlo Interno, que atualmente, contém apenas uma definição muito genérica da atividade da DCID. Esta Acão implica: 1. A definição clara dos pontos de controlo administrativo na orgânica auditada; 2. A identificação das responsabilidades funcionais de cada agente e processos a que o mesmo responde; 3. Definição pormenorizada dos circuitos documentais. 12

11 2.3 Da conformidade Administrativa Os testes de conformidade administrativa conduzidos pela equipa do GAUD tiveram por objetivo determinar os pontos fortes e fracos dos procedimentos internos de cariz administrativo. Desta forma, recomendamos o seguinte: Proposta ao Executivo de anulação das deliberações anteriores relativas à Loja Cascais e postos de cobrança e criação de nova deliberação una, criada de acordo com as competências a definir no âmbito do desenho previsto no novo Regulamento de Organização dos Serviços Municipais (ROSM) a vigorar a partir de Janeiro de 2013; A criação de Despacho de subdelegação de competências na Srª. Coordenadora da Loja Cascais, sem o qual não consideramos a sua atividade administrativamente legitimada e salvaguardada; Propõe-se que seja deliberada a atribuição de abono para falhas para a colaboradora Avelina Churro (Técnica Superior), que executa funções de agente cobrador em Front-Office, nos termos do nº 5 do Despacho nº 15049/2009, de 30 de Junho, do Ministério das Finanças e Administração Pública em que o reconhecimento do direito ao abono para trabalhadores integrados noutras carreiras, ou titular de outras categorias, efectua-se mediante despacho conjunto dos membros do Governo da Tutela e das Finanças e da Administração Pública. Neste âmbito perfilhamos o entendimento do parecer da CCDRLVT nº 118/

12 de 2 de Novembro 1, que mutatis mutandis 2, o mesmo raciocínio se pode alargar às autarquias locais, ou seja, o referido despacho é da competência do responsável pela gestão dos Recursos Humanos, que no município é o Presidente da Câmara; Não se encontra a ser cumprida a solicitação de identificação do contribuinte/utilizador/utente (com o nome e número de contribuinte). Esta formalidade encontra-se estabelecida na própria Norma de Controlo Interno, no nº 4 do artº 11º, bem como no Decreto-Lei nº 463/79, de 30 de Novembro e deverá ser cumprida com vista ao bom funcionamento do sistema. Em reunião prévia à entrega do presente relatório de conclusões/recomendações, fomos informadas que a nova aplicação resolverá esta questão, o que aguardamos com expectativa; Propõe-se que as assinaturas sejam sempre acompanhadas da identificação legível dos colaboradores que praticam os atos, evitando assim a problemática das assinaturas ilegíveis; Sendo o principal problema da não conformidade administrativa na emissão de guias pelo NIA (vide páginas 17 a 22 do relatório enviado para contraditório), a falta de enriquecimento das mesmas com informação que permita a identificação dos processos que lhe deram origem, a indicação do nome em coerência com o número de identificação fiscal, a adequação do tipo de guia, a precisão das classificações económicas e preenchimento das observações 1 O relator deste parecer foi Vitor Bruno de Sá Santos. 2 Mudando o que tem que ser mudado, com as necessárias adaptações. 14

13 com o tipo de pagamento, recomenda-se a determinação de regras precisas com vista à uniformização de procedimentos por toda a equipa de atendimento; Propõe-se a anulação do procedimento de rotina de fecho consolidado em Back-Office nos moldes em que é atualmente praticado. Alerta-se que a rotina de fecho consolidado é praticado por duas colaboradoras em Back-Office que não possuem despacho de subdelegação de competências, o que torna o processo, em nossa opinião, irregular. Embora os agentes cobradores, quer em Front- Office, quer em Back-Office devessem entregar diretamente as verbas de que são responsáveis na tesouraria, compreendemos que esse facto pode sobrecarregar esta última subunidade orgânica, razão pela qual propõem-se novos modelos de fecho de contas que apresentamos no Anexo 5, com cariz de apuramento automático. Informamos que estamos disponíveis para proceder à implementação dos trabalhos sobre este ficheiro com a DCID e inclusive, melhorar a sua estrutura de cálculos; Recomenda-se que seja analisada com a DISI a referência da localização dos CPU s, que se encontram alocados a essa divisão e não à DCID na ficha cadastral dos bens; Recomenda-se que seja feito um pedido à DGEP no sentido de que essa divisão proceda à verificação das fichas e números de inventário dos equipamentos da DCID, pois encontrámos impressoras sem identificação cadastral; 15

14 2.4 Recomendações de Gestão No sentido de que a subunidade orgânica auditada possa olhar para o seu interior, melhorando conhecimentos comuns e tornando mais eficiente o acesso à informação, recomenda-se: Que o NIA tenha um papel pró-ativo na atualização de informação disponibilizada aos munícipes pelas unidades orgânicas, a fim de evitar casos como o descrito na página 30 do relatório enviado para efeitos de contraditório; A informação aos munícipes está fortemente dependente da existência de uma base de dados comum, que à data não existe (veja-se a página 8 do relatório de exercício de contraditório). Recomenda-se que a NIA desenvolva uma base de dados comum que permita o suporte do upload de informação no novo sistema GDCC, por via da criação e desenvolvimento no disco comum da divisão de pastas com informação legal, informação de base a processos; isto é, pastas de suporte que sejam do conhecimento de toda a área de Front e Back-Office. Defendemos ainda a criação de uma caixa de correio institucional com acesso de leitura pelos elementos de todo o NIA, por forma a evitar por exemplo, casos em que é enviado mail direto para a Coordenadora da Loja, o que na sua ausência ou impedimento, impossibilita o acesso a todos os colaboradores, sendo a cobrança assim feita com base em informação, muitas vezes trazida pelo próprio munícipe (ex: filmagens em vários locais do concelho); É importante que os colaboradores do Front-Office estejam preparados para o atendimento de qualquer pedido respeitante a qualquer área da competência do município. 16

15 O NIA tem apenas dois postos de urbanismo, o que constitui uma das principais causas de descontentamento dos munícipes, que mencionam que alguns colaboradores têm tempos mortos. Contudo, a DCID informou-nos que a experiência de rotatividade não resultou e que o atendimento online virá agilizar o processo ao nível do urbanismo, a principal fonte de descontentamento do público utente. Acompanharemos este processo em sede de follow-up de auditoria; A diminuição do número de não conformidades constatadas no Relatório para resposta em sede de contraditório, passará não só pela análise em grupo por parte dos colaboradores da importância destes elementos e pelo incentivo e diretrizes das chefias para a matéria nas reuniões de coordenação, mas também por Ações de Formação para todos os colaboradores (de cariz interno ao município ou externo), nomeadamente nas áreas de Código de Procedimento Administrativo, Qualidade e Atendimento, Urbanismo, Atividades Económicas e também relativamente à Lei Geral do Cheque, cuja prática recomendamos vivamente. A formação é tão importante para o Núcleo de Informação e Atendimento como para o Núcleo de Arquivo e Expediente Geral, sentindo-se em particular para esta última subunidade orgânica, a necessidade de Ações de Formação ao nível de Arquivo e programas do Microsoft Office na ótica do utilizador (Word, Excel e Access); A qualidade intrínseca da informação no NIA e o seu fluxo, constitui um aspeto de grande relevância na prestação de serviços da Loja Cascais. Para incremento da melhoria qualitativa da informação relativa aos processos, recomenda-se que a DCID tenha um papel pró-ativo na comunicação com as restantes unidades orgânicas, solicitando, quando necessário, informação complementar por forma a enriquecer cada um dos processos administrativos tratados. 17

16 As informações complementares a ter em conta, e que são responsabilidade das orgânicas gestoras dos processos e não da DCID, são as referentes a: a) Manutenção de um relacionamento mais próximo com as unidades orgânicas operacionais, para que todos os processos passíveis de carregamento em conta-corrente de aplicação TAX sejam disponibilizados pelos serviços de origem e alvo de manutenção permanente, evitando assim, cálculos executados pelos colaboradores do NIA e emissão de guias de receita avulsas (não parametrizadas e fora dos módulos TAX específicos para as operações, ex: guias relativas a pagamentos em prestações de loteamentos ilegais, entre outras); b) Liquidação de taxas e outras receitas (ver página 77, questão 56, do relatório enviado para resposta em contraditório): que o NIA só deverá aceitar quando haja demonstração da liquidação, indicação do suporte normativo (interno ou externo) que deu origem à liquidação e validação da mesma por colaborador com competência para o efeito; c) Aplicação de agravamentos, que à semelhança da alínea anterior, deverão ser suportados pelos normativos que aos mesmos respeitem, com indicação clara e validação prévia por parte dos serviços competentes para esse efeito, das percentagens e condições (nomeadamente, data ou dia), a partir das quais o agravamento se deve aplicar. O NIA fica sujeito ao risco de processo nesta matéria, pelo que sugerimos que seja analisado e elaborado um estudo por parte dos serviços operacionais, a software house (AIRC) e a própria DCID sobre metodologias que permitam a criação de alertas automáticos em conta-corrente para o momento de aplicação de agravamentos Recomenda-se o estudo com a unidade orgânica responsável pelos consumíveis de uma metodologia que permita aligeirar a obtenção de 18

17 materiais prioritários, necessários à prestação de serviços ao público, como por exemplo toners para fotocopiadoras; É importante que o município tenha um arquivo centralizado, onde os documentos estejam catalogados e devidamente arquivados, permitindo o fácil acesso ao conhecimento comum, ao invés do que hoje se assiste, em que cada unidade orgânica detém o seu próprio arquivo. Destaca-se que podem ser utilizados recursos humanos especializados nesta matéria, existentes na própria DCID, o que pode ser fundamental para a concretização de um objetivo do NAE: a certificação de qualidade; O número diminuto ou inexistente de quotas de Desempenho Relevante para avaliação de Recursos Humanos constitui um fator de grande desmotivação para as equipas de trabalho. Recomenda-se a análise desta matéria com a área de Recursos Humanos, pois pode no futuro, vir a constituir tema sensível, face à situação presente de grande perda de rendimentos por parte dos agentes públicos. 19

18 2.5 Recomendações de Qualidade A análise administrativa dos GDCC s apresentados nas páginas 23 a 29 do relatório para exercício do direito de resposta, não foi feita pelo serviço auditado. Segundo a DCID, não é feito qualquer comentário uma vez que se tratam de evidências (página 3 da resposta). Contudo, cada um dos GDCC s escolhidos pela equipa de auditoria interna, tinham por objetivo a verificação por parte da equipa da DCID de não conformidades administrativas detetadas com consequências na qualidade Das não conformidades detetadas em sede de auditoria, nasce a presente recomendação: é necessário à DCID proceder à uniformização de critérios de atuação, pela definição de rigorosos critérios de qualidade. O desenvolvimento de sessões de trabalho com cada área de competência municipal, por forma a normalizar os critérios de qualidade criarão redes de apoio e de ligação inter-serviços, que diminuem o risco e contribuem para a compreensão do município como um órgão com uma direção estratégica única. Deste relacionamento, esperamos também contributos para o aprofundamento e melhoria da Norma de Controlo Interno, como referido no ponto 2.2; Recomenda-se a instalação de um painel com formulários disponíveis e com designação visível e classificados por tipologia, onde fiquem colocados também os anúncios, informações municipais e/ou regulamentos (para maior detalhe, vide pág. 32 do Relatório para resposta em sede de contraditório); Propõe-se o estudo com os Recursos Humanos da disponibilização de um colaborador para a triagem, para nós fundamental ao bom funcionamento da Loja, permitindo incrementar a coordenação com os postos de cobrança e 20

19 melhorar a imagem do município junto dos utentes, evitando assim, as situações vertidas na página 31 do relatório para resposta; Recomenda-se que no NIA, seja elaborado um plano de racionalização de recursos humanos, que permita não só o aproveitamento de recursos internos do município que tenham interesse em desenvolver a sua atividade na Loja Cascais, mas também ao aproveitamento de recursos já existentes na divisão, com trabalho permanente em Back-Office e cuja rotatividade deverá ser equacionada a fim de evitar faltas de colaboradores no Front-Office, aquando de ausências e impedimentos dos que nele exercem funções no presente; O tratamento da correspondência não deverá depender apenas do critério da Chefia da DCID. Recomenda-se que a DCID proceda à definição clara dos procedimentos a adotar na receção e tratamento de correspondência, nomeadamente, no que respeita à privacidade ou não do assunto e como o mesmo deve ter sequência. A definição destes procedimentos deverá ser alvo de deliberação por parte do Executivo. 21

20 2.6 Recomendações Técnicas Verificou-se em sede de processo de auditoria, que o processo de transmissão dos valores relativos ao fecho contabilístico do dia, são transmitidos por via telefónica. Esta metodologia não apresenta segurança, nem para o NIA, nem para a Tesouraria Municipal. Propõe-se a comunicação formal por parte da Tesoureira Municipal à Coordenadora da Loja, por via de , desses valores; Não havendo quaisquer planos de contingência relativos ao possível recebimento de notas falsas, encontram-se perfeitamente inseguros os colaboradores do Front-Office do NIA no que respeita à receção das mesmas. Esta insegurança repercute-se por sua vez, nos colaboradores da Tesouraria Municipal. A existência de aparelhos de verificação de conformidade das notas, são na nossa opinião fundamentais para o funcionamento da Loja Cascais; Ainda no que respeita à movimentação de valores, constatou-se que as contagens no NIA, quer em Front-Office quer em Back-Office são feitas manualmente. Recomenda-se o estudo pela DCID com a respetiva hierarquia superior, da possibilidade de inscrição de verba em sede de Grandes Opções do Plano, de um valor para aquisição de uma máquina de contagem de notas; Os processos de pagamentos por via de transferências bancárias também nos parecem frágeis. Na esmagadora maioria dos casos, a equipa de Back-Office do NIA emite as guias de receita regularizadoras com base na intuição do que aos mesmos dizem respeito. Esta metodologia é rudimentar e insegura. Recomenda-se assim, uma análise cuidada entre a DCID e a Tesouraria Municipal dos débitos pendentes, bem como o estudo com os órgãos do Departamento de 22

21 Gestão Financeira da disponibilização de referências multibanco para pagamentos. Parece-nos que este processo já terá tido desenvolvimentos, pois verificámos na loja online disponível no sítio da câmara municipal, que o mesmo se encontra já previsto, razão pela qual esperamos com entusiasmo este progresso O processo relativo às cauções apresenta as fragilidades descritas nas páginas 75 e 76 do relatório enviado para contraditório. Recomenda-se a atribuição de senha de criação de entidade em SCA para pelo menos três colaboradores da Loja Cascais: Coordenadora, um elemento de Back-Office e de Front-Office a designar pela DCID. As unidades orgânicas que detenham valores a liquidar com caução devem enviar mail de comunicação da mesma, para a caixa de correio institucional que propusemos no ponto 2.4.2, permitindo a todos os colaboradores o acesso à informação necessária à cobrança dos valores em dívida pelos munícipes Encontram-se emitidas guias de emissão do certificado de registo de cidadão comunitário desde a disponibilização desta valência pela Câmara Municipal em 2007, parametrizadas exclusivamente em operação orçamental. Contudo, parece-nos que não foram feitas entregas ao Serviço de Estrangeiros e Fronteiras (SEF) nos termos do disposto no nº 2 do artº 29º da lei nº 37/2006, de 9 de Agosto (Anexo 6), pelo que propomos a regularização dos montantes, após confirmação da matéria com os serviços de contabilidade municipal por via de documento interno. Previamente deverá ser criado o código de operações de tesouraria para o SEF, para transferências das receitas que a essa entidade diz respeito. Feitos os cálculos por esta equipa até 6 de Dezembro de 2012 inclusive (que apresentamos na íntegra em CD anexo), apurámos a entrega de ,06 ao Serviço de Estrangeiros e Fronteiras, que propomos seja feita, assim que 23

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