Conclusões e Recomendações

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1 Conclusões e Recomendações AUDITORIA: OPERACIONAL Divisão de Licenciamentos Económicos Cascais, Dezembro de

2 Índice 1. Conclusões e Recomendações de auditoria... 5 No âmbito do enquadramento organizacional... 6 No âmbito da Norma de Controlo Interno e Procedimentos... 6 Arquivo documental... 8 Desmaterialização de processos... 8 Partilha de Informação e Conhecimento... 9 Publicidade e Ocupação de Via Pública Mercados e Feiras Notas Finais

3 1. Conclusões e Recomendações de auditoria No presente relatório apresentam-se as conclusões/recomendações da auditoria operacional que teve por objeto o serviço responsável pela gestão das atividades económicas no município (Divisão de Licenciamentos Económicos, DLEC de ora em diante). Apesar de não ter sido produzido comentário nos vinte dias úteis previstos na Norma de Controlo Interno (NCI) ao Relatório de Findings de Auditoria entregue em 25 de Junho do ano em curso, foi promovida reunião de trabalho com o serviço auditado em 29 de Novembro. Na reunião de trabalho a DLEC entregou um guião de medidas implementadas e não implementadas (com explicação para os casos de não implementação), que pode ser consultado no Anexo II. Da interseção desse guião com os Findings de auditoria, resultou o texto que se reproduz no Anexo I e que inclui em sede de comentário, a implementação ou não de medida corretiva (vide bulletts do Word). A equipa de auditoria regista com satisfação que a DLEC diligenciou a implementação de medidas que corrigem parte dos problemas detetados e reportados no Relatório de Findings. Tendo em conta que têm vindo a ser implementadas medidas corretivas pelo serviço auditado, a equipa de auditoria procederá à avaliação da evolução destas medidas em sede de Follow-up, propondo-se apenas neste relatório 5

4 final de Conclusões/Recomendações, medidas que visam promover a correção das disfuncionalidades verificadas. Neste contexto, e assentes no princípio de que a DLEC deve ser a detentora e gestora de toda a informação relativa à execução das suas competências, propomos: No âmbito do enquadramento organizacional a) Deverão ser efetuadas diligências junto das entidades competentes no sentido de formalizar a nomeação da Chefia de Divisão, já assumida na prática por um colaborador. b) Deverá ser promovido o envolvimento de todos os colaboradores na prossecução dos objetivos da DLEC, que conduzam à cooperação, coesão da equipa e partilha do conhecimento, nomeadamente por via de ações de team-building. No âmbito da Norma de Controlo Interno e Procedimentos c) A DLEC deverá propor ao Executivo Municipal a integração dos seus procedimentos internos na Norma de Controlo Interno. 6

5 d) Evidenciamos o esforço feito pelo serviço auditado quanto ao Licenciamento Zero, contudo, chamamos a atenção para a necessidade de adaptação à nova legislação para a área, designadamente a Lei nº 75/2013, de 12 de Setembro. e) Todos os atos administrativos devem ser sempre acompanhados pela identificação do colaborador que os pratica pelo nome e respetiva função (via carimbo ou assinatura digital). f) As pré-guias (antes designadas por folhas de liquidação de taxas) deverão ser padronizadas e integrar os dados imprescindíveis para o processo de liquidação: 1. Norma legal de aplicação das taxas e respetivo artigo aplicável; 2. Demonstração do cálculo, com indicação da base tributável e o período a que respeita; 3. Numeração sequencial; 4. Dados completos, como o número fiscal de contribuinte. g) Deverá ser equacionada metodologia, no âmbito do desenvolvimento do tecido económico do concelho, para a possibilidade de proceder ao pagamento de taxas em prestações nos casos em que os agentes económicos não tenham completado um ano de atividade à data em que é formulado o pedido. Esta matéria deverá ser articulada com a área financeira a fim de ser mencionada em futuro Regulamento de Cobranças e Tabela de Taxas. 7

6 Arquivo documental h) Apesar de constituir opção do Departamento em que a DLEC se insere, que as folhas integrantes dos processos físicos não sejam numeradas sequencialmente, deverá ser garantida a manutenção de um sistema informático que permita a total integridade dos processos, dos documentos nele contidos e despachos de cada interveniente. i) O Gabinete de Arquivos Municipais (GARQ) encontra-se a proceder à catalogação e armazenagem do passivo documental proveniente do anterior Departamento de Atividades Económicas. Este processo deverá continuar a ter o apoio da DLEC, nomeadamente na triagem e identificação de processos que possam encontrar-se fisicamente no arquivo corrente da divisão e reúnam condições para remessa ao arquivo geral municipal. Desmaterialização de processos j) A tramitação processual na DLEC tem por base os programas GDCC e SPO. A equipa de auditoria analisou com o GARQ e a Divisão de Gestão Administrativa (DGEA) a interligação destes programas com os utilizados no município para arquivo (X ArqWeb e E-Paper). A DLEC deverá potencializar a ligação do X ArqWeb e E-Paper com as ferramentas de gestão processual do município ou equacionar a adoção de uma ferramenta que suporte as tarefas, 8

7 centralize informação, garanta a segurança dos dados e esteja aberta à possibilidade de migração da informação em caso de alteração de aplicações. Partilha de Informação e Conhecimento k) Pese embora haja sido adotado pela DLEC o método de construção de pastas individuais de trabalho, consideramos que o espaço em rede do disco da divisão deverá ser utilizado como uma base de conhecimento e partilha comum, alimentada e atualizada pela equipa. Existindo pastas ou ficheiros individuais de trabalho seguros por via de passwords, as mesmas deverão ser sempre do conhecimento da Chefia de Divisão. l) De momento, o serviço constata que não existem condições para abandonar o Citrix. Contudo, espera-se que no futuro estejam reunidas as condições para uma gestão global das atividades económicas pela utilização de ferramentas informáticas mais versáteis que possibilitem a eliminação da sua utilização. m) As ferramentas atualmente ao dispor no município para a área das atividades económicas incluem, nomeadamente o Sistema de Taxas e Licenças (TAX) e Serviço de Execuções Fiscais (SEF). 9

8 Com vista a potencializar a utilização destas ferramentas, deverá ser promovida formação nestas aplicações para os colaboradores. n) Ainda no âmbito da valorização dos recursos humanos, deverão ser promovidas ações de formação nas seguintes áreas: 1. Código de Procedimento Administrativo; 2. Atividades económicas; 3. Informática: GDCC, SPO; 4. Análise da informação para a decisão; 5. Técnicas para melhoria do relacionamento interpessoal; 6. Técnicas de trabalho colaborativo; 7. Gestão de crise e mudança organizacional; 8. Gestão de Equipas; 9. Gestão de conflitos. Publicidade e Ocupação de Via Pública o) A publicidade e ocupação de via pública são geridas em módulo próprio da plataforma informática em uso no município, o Sistema de Taxas e Licenças (TAX). 10

9 A DLEC deverá proceder à análise de todos os processos de Publicidade e Ocupação de Via Pública carregados na TAX, promovendo: 1. A revisão dos dados inseridos nas contas-correntes à luz das disposições previstas nos diplomas legais e regulamentos municipais; 2. A verificação in loco dos factos lançados em todas as contascorrentes ativas de acordo com a Tabela de Taxas em vigor, por forma a garantir a integridade dos dados aquando do processo de renovação automática anual de taxas de Publicidade e Ocupação da Via Pública. p) As datas previstas para pagamento, por multibanco ou no Atendimento Municipal, deverão ter um prazo limite uniforme previsto no Regulamento de Cobrança e Tabela de Taxas, tarefa a articular anualmente com a área financeira. q) A DLEC deverá promover junto da Divisão de Marca e Comunicação (DMCO, que gere o Atendimento Municipal) a adoção de critérios uniformes de aplicação de agravamentos para os pagamentos com mora relativos a Publicidade e Ocupação de Via Pública. r) Deverá ser feita uma gestão permanente das dívidas pendentes em conta-corrente de TAX relativas a Publicidade e Ocupação de Via Pública, nomeadamente quanto aos momentos de instrução para Execução Fiscal. Esta tarefa deverá ser articulada com a área financeira do município. 11

10 s) Para efeitos de liquidação de taxas, todos os estabelecimentos comerciais com esplanada deverão ter a inscrição de pertença ou não a Centros Urbanos Comerciais. Mercados e Feiras t) Sendo competência da DLEC a gestão corrente dos mercados, feiras e outros equipamentos municipais de abastecimento público, deverão ser centralizados no seu arquivo permanente os seguintes protocolos: 1. Junta de Freguesia de Alcabideche: Feira de Levante 1 ; 2. Junta de Freguesia de Carcavelos: a) Feira de levante de Carcavelos; b) Feira das Velharias; c) Feira do Carro Usado. 3. Junta de Freguesia do Estoril: Feira de Antiguidades; 4. Junta de Freguesia da Parede: Feira de Velharias e Artesanato, 5. Junta de Freguesia de São Domingos de Rana: a) Feira de Tires, b) Feira de São Domingos de Rana, c) Feira de Velharias, d) Feira de Viaturas Usadas. 6. Santa Casa da Misericórdia de Cascais: Feira da Santa Casa da Misericórdia no recinto de Feiras da Adroana 2 ; 1 Deliberação de Câmara de 26/4/2006, ponto 13.2, com minuta de protocolo (Anexo XXIII) e Deliberação de 23/1/2007, ponto Deliberação de Câmara de 26/4/2006, ponto 13.1 com minuta de protocolo (Anexo XXIII). 12

11 7. Maria da Conceição Ramos Cruz: Feira das Antiguidades no Jardim Visconde da Luz; 8. Grupo Ecológico de Cascais: Ecomercado; 9. Agência DNA Cascais, um concelho empreendedor: Protocolo de atribuição de Gestão delegada do Mercado Municipal de Cascais 3 ; 10. Todos e quaisquer outros processos que estejam sob a alçada da gestão da DLEC, relativos à atribuição de espaços ou pontos de venda no concelho, individualizados por entidade. u) Relativamente ao Protocolo de atribuição de Gestão delegada do Mercado Municipal de Cascais, deverá ser esclarecida a integração no mesmo da gestão da Feira de Cascais. v) Deverá ser clarificada pela DLEC como Feira ou como Ocupação de Via Pública, a venda que decorre às quartas-feiras no Jardim Visconde da Luz, habitualmente designada por Feira das Antiguidades, e formalizada a gestão efetiva daquele espaço. w) A isenção de taxas para o Ecomercado, classificado como Feira no Plano Anual de Feiras do concelho, deverá ser alvo de fundamentação de facto e de direito e aprovada pelo executivo e deliberativo municipais. 3 Minuta aprovada no ponto prévio 2 da Reunião de Câmara de 3 de Junho de 2013, entretanto assinada. 13

12 x) Relativamente à gestão corrente do Mercado de S. Pedro deverá ser reconstituída e reconciliada com a área do Património Municipal a formalização das ocupações, a saber: 1. Espaços 1 e 2 atribuídos a Maria Fernanda Almeida Gonçalves Jesus; 2. Espaço 3 atribuído ao Núcleo de Amigos de São Pedro do Estoril (NASPE) por comodato; 3. Espaço 4 atribuído à Associação Nacional dos Combatentes do Ultramar (ANCU); 4. Espaços 5 e 6 atribuídos a Maria Madalena Rodrigues Neves; 5. Espaço 7 atribuído a Maria Eugénia Santos Marques. y) À semelhança do que já foi referido quanto à Publicidade e Ocupação de Via Pública na alínea q), deverá ser feita uma gestão permanente das dívidas pendentes em conta-corrente de TAX relativas a Mercados e Feiras, nomeadamente quanto aos momentos de instrução para Execução Fiscal. Esta tarefa deverá ser articulada com a área financeira do município. 14

13 2. Notas Finais Esperamos que as nossas conclusões/recomendações constituam um contributo para a melhoria contínua da DLEC, tanto mais que a auditoria surgiu na sequência de pedido para esse efeito pela Direção de Departamento. A equipa agradece o acolhimento, a simpatia e disponibilidade do serviço e da sua linha hierárquica ao longo de todo o processo de auditoria e disponibilizase para prestar apoio em todas as tarefas para as quais a DLEC considere relevante o nosso contributo. Cascais, 11 de Dezembro de 2013 A Equipa de Auditoria Interna, Coordenação Técnica Superior (Gestão) Técnica Superior (Jurista) 15