Colaboração em salas de conferências usando a tecnologia Intel vpro

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1 Informativo Junho de 2015 Colaboração em salas de conferências usando a tecnologia Intel vpro Nossa tecnologia de colaboração usa hubs gerenciáveis e seguros e o novo software Intel Unite para permitir que os participantes da conferência compartilhem conteúdo e ideias a partir de várias plataformas e dispositivos. Omer Ben-Shalom Engenheiro chefe, Intel IT Scott McWilliams Gerente de design de colaboração de vídeo, Intel IT Avishai Goldberg Engenharia de Pathfinder A/V, Intel IT Visão geral executiva A colaboração de funcionários em todo o mundo desempenha um papel vital na capacidade da Intel de inovar rapidamente e atender às oportunidades de mercado. Ao longo dos anos, a Intel investiu em tecnologia de colaboração para aumentar a colaboração, construir equipes mais fortes e possibilitar maior produtividade dos funcionários. Como parte da visão de TI da Intel sobre a transformação do local de trabalho de forma a apoiar uma maior abertura, velocidade e inovação, estamos criando o modelo da nova geração de salas de conferências. Nossa tecnologia de colaboração usa hubs gerenciáveis e seguros e o novo software Intel Unite para permitir que os participantes da conferência compartilhem conteúdo e ideias a partir de várias plataformas e dispositivos. Nossa solução adota uma abordagem de infraestrutura definida por software (SDI), implantando PCs com o processador Intel Core vpro como hub das experiências de colaboração locais e remotas. Em sua implementação mais completa, esta solução melhora a colaboração global, reunindo dados, áudio e videoconferências, permitindo que os participantes compartilhem sem fio os recursos da sala, como monitores e lousas interativas multitoque. Esperamos obter benefícios das seguintes maneiras: Inícios de reunião mais rápidos e fáceis possibilitando menor tempo para produtividade Conexões sem fio com os monitores das salas para facilitar o compartilhamento Interações intuitivas de usuário e experiências imersivas de áudio e vídeo Introdução de tecnologias de colaboração e personalização mais rápidas Independência de fornecedor para uma melhor seleção e comprovação futura Menor custo total de propriedade (TCO) por meio de gerenciamento remoto Melhoria da segurança e da proteção da propriedade intelectual Nós já estamos vendo resultados. As implementações em fase de experiência mostraram uma redução dos tempos de início de reunião de vários minutos para alguns segundos e, além disso, 89% dos entrevistados disseram que recomendariam a solução para outras pessoas. Com base neste sucesso, estamos finalizando nosso projeto e planejando uma implantação gradual em todo o mundo.

2 2 de 12 Índice 1 Visão geral executiva 2 Desafio de negócios - Fatores que levam ao atraso do início da reunião - Desafios na obtenção de colaboração imersiva e significativa - Tarefas que exigem atividade manual demorada - Considerações de TI 5 A solução - Plataformas baseadas na tecnologia Intel vpro com confiabilidade de aparelhos - Infraestrutura definida por software - Lousas interativas multitoque - Software de colaboração - Proteção de segurança e privacidade 10 Estudos em fase de experiência 10 Resultados - Experiência do usuário - Experiência de TI 11 Conclusão Colaboradores: Brian Brougham, Gerente de Pathfinding e desenvolvimento de soluções para os clientes empresariais, Divisão de plataforma de clientes empresariais, Intel Jason Kennedy, Diretor de Marketing, Plataformas de clientes empresariais, Intel James Medell, Gerente do programa de soluções para os clientes empresariais, Divisão de plataforma de clientes empresariais, Intel Kaitlin Murphy, Gerente de experiências de marketing para soluções para os clientes empresariais, Divisão de plataforma de clientes empresariais, Intel Mark Densham, Diretor de engenharia de colaboração e clientes, Intel IT Siglas NUC OPS SDI TCO Next Unit of Computing Open Pluggable Specification Infraestrutura definida por software (do inglês Softwaredefined infrastructure ) Custo total de propriedade (do inglês total cost of ownership ) Desafio de negócios Como muitas grandes empresas, a Intel tem salas de conferências equipadas com uma variedade de tecnologias de compartilhamento de áudio, dados e vídeos. Os funcionários e os convidados colaboram remota e presencialmente por meio do software de conferência, softphones em seus notebooks e dos equipamentos de videoconferência nas salas. No entanto, este ambiente complexo pode intimidar os participantes, e o tempo gasto para configurar as conexões leva a atrasos no início da reunião e, frequentemente, a interrupções durante a colaboração. Como parte da nossa iniciativa em andamento para a transformação do local de trabalho, a Intel IT buscou maneiras de melhorar a experiência em salas de conferência. Nosso objetivo imediato era eliminar os obstáculos à colaboração eficaz em reuniões conforme relatado pelos funcionários e conforme observamos. Estes obstáculos podem ser agrupados em três categorias: Fatores que levam ao atraso do início da reunião Desafios na obtenção de colaboração imersiva significativa Tarefas que exigem atividade manual demorada A Intel IT também procurou trazer maior acessibilidade, capacidade administrativa, escalabilidade, confiabilidade, disponibilidade e segurança às salas de conferências. Fatores que levam ao atraso do início da reunião Conectar várias pessoas em vários locais (no local, em casa, no trânsito) muitas vezes era algo demorado e que atrasava a hora de início da reunião. Os dois principais fatores que contribuíram foram os desafios de conectividade para acessar o monitor na sala e conectar os participantes remotos à conferência. O estabelecimento das conexões entre computadores e dispositivos (tais como monitores de parede e projetores) era, muitas vezes, monótono e ineficiente. Geralmente, os apresentadores não possuíam o display dongle correto ou não usavam-no corretamente para conectar seus computadores aos projetores ou painéis na sala. As numerosas conexões com o monitor (HDMI, Micro-HDMI, DisplayPort, DVI, Mini-DVI, Micro-DVI, VGA e Mini-VGA) agravaram o problema. As dificuldades de conexão começavam novamente quando era hora de passar a apresentação a uma outra pessoa. Muitas vezes isso resultava em uma nova busca pelo dongle.

3 3 de 12 A conexão com o software da conferência on-line obrigava os participantes a fazer atividades manuais, desde clicar em URLs para discar números de telefone até inserir códigos intermediários e de reunião. Em geral, estas atividades envolviam a necessidade de se fazer referência a informações armazenadas em seus dispositivos pessoais. Ativar estes dispositivos e obter as informações necessárias afetava a produtividade de todos na conferência. Desafios na obtenção de colaboração imersiva significativa O áudio e o vídeo estavam, em geral, à disposição, mas tinham qualidade inferior. Os problemas de qualidade surgiram especialmente quando os participantes da conferência usavam seus dispositivos e os sistemas da sala simultaneamente, e quando os participantes remotos se conectavam de locais com baixa largura de banda, como de casa ou na estrada. Além disso, os participantes remotos achavam difícil participar de forma eficaz por causa do áudio deficiente e do isolamento visual daquilo que estava acontecendo na sala. Eles não podiam ver as lousas e perdiam a oportunidade de ver as informações importantes que estavam escritas nelas, o que causava ainda mais ineficiência e perda de contexto. Nosso ambiente de videoconferência fornecia uma excelente solução para este isolamento visual. No entanto, os custos com equipamentos limitavam as videoconferências a determinadas salas nos campus, e estas ficavam disponíveis apenas com pré-agendamento, o que afetava a espontaneidade da conferência. Tarefas que exigem atividade manual demorada Os participantes da conferência tinham que fazer tudo manualmente como agendar as pessoas e os recursos para participar da conferência por meio de informações no convite do calendário. Eles também tinham que anotar as decisões tomadas na reunião e as tarefas futuras de cada participante. No mundo dos dispositivos inteligentes e conectados, os dispositivos para salas de conferência permaneceram relativamente isolados e pouco inteligentes; tendo integração mínima com os processos de negócios e com a forma como os funcionários coletam e trocam informações. Os dispositivos destas salas não reconheciam os participantes, seus dispositivos ou o contexto da reunião; também não ofereciam informações relevantes, como os resultados da última reunião. As lousas não registravam nem protegiam as informações para distribuição posterior, e obter as informações delas exigia que alguém fizesse anotações ou tirasse fotos. Usando tecnologia para transformar o local de trabalho A Intel IT considera a tecnologia como um diferencial importante para permitir que um negócio prospere. Buscamos continuamente novas maneiras de usar a tecnologia para melhorar a produtividade dos funcionários, facilitar o crescimento dos negócios e conduzir a eficiência do negócio e os resultados financeiros. O local de trabalho de hoje está mudando à medida que as empresas percebem a necessidade de promover a capacidade de seus funcionários em fazer negócios em qualquer lugar, a qualquer momento. Consideramos as maneiras como os funcionários iniciam e conduzem as reuniões como parte desta mudança de cenário. Para apoiar a força de trabalho móvel de hoje e melhorar a colaboração e a produtividade, o início das reuniões e das operações deve acomodar um ambiente de acesso à informação constante, estilos de trabalho flexíveis e diferentes tipos de dispositivos móveis. Para capacitar os funcionários com recursos projetados para promover maior flexibilidade e colaboração no local de trabalho, a Intel IT está usando a tecnologia para transformar o local de trabalho. Ao fornecer uma tecnologia mais inteligente, buscamos aumentar a produtividade dos funcionários, ajudá-los a construir equipes globais mais fortes e reduzir os custos de treinamento. Os nossos esforços para criar tecnologia e a nova geração de salas de conferências contribuem para o nosso programa de transformação do local de trabalho.

4 4 de 12 Considerações de TI Para resolver as falhas nas conferências com uma nova geração de tecnologia de colaboração, definimos os seguintes objetivos de TI: Confiabilidade Procuramos soluções com confiabilidade de dispositivos. Soluções que visam minimizar o fracasso também podem reduzir os custos de manutenção e ajudar a garantir experiências positivas nas salas de conferência. Alta disponibilidade. Para atingir nosso objetivo de acelerar o início das reuniões e melhorar a experiência na sala de conferências, os dispositivos precisavam oferecer inicialização quase instantânea e prover um tempo médio elevado entre falhas para um tempo de inatividade mínimo. Para resolver as falhas nas conferências com uma nova geração de tecnologia de colaboração, focamos na inovação de softwares e PCs vpro com disponibilidade imediata. Omer Ben-Shalom Capacidade administrativa. Com centenas, ou mesmo milhares de salas de conferências, queríamos ter a capacidade de fazer tudo isto remotamente: monitorar dispositivos de salas de conferência, gerenciar suas configurações e versões de software, protegê-los, ligá-los e desligálos. A capacidade administrativa remota é fundamental para garantir a alta disponibilidade, reduzindo o custo total de propriedade (TCO). Escalabilidade. Com mais de 107 mil funcionários localizados nos campus da Intel pelo mundo, precisávamos de uma solução que poderíamos implementar, replicar e escalar com facilidade. Sustentabilidade. Com uma frota de dispositivos de clientes existentes caracterizada por diferentes gerações de produto e sistemas operacionais, precisávamos de uma solução que pudesse dar suporte à frota completa, e não apenas aos dispositivos mais recentes e mais comuns. Extensibilidade. As salas de conferência de diferentes campus e unidades de negócio da Intel podem ter necessidades diferentes. Queríamos uma solução que pudesse ser personalizada e atualizada facilmente. Acessibilidade. Em face dos custos para equipar tantas salas de conferências com novas soluções, queríamos evitar a necessidade de integrar dispositivos caros e com funções específicas. Nosso objetivo era minimizar os custos usando canais estabelecidos de suporte a PCs e hardwares com disponibilidade imediata com protocolos padrão para integração Neutralidade do fornecedor. Com a colaboração interna e externa usando várias ferramentas, precisávamos da flexibilidade de vários fornecedores em oferecer suporte a soluções de colaboração. Segurança. A propriedade intelectual e os dados confidenciais da Intel e a privacidade dos nossos funcionários devem ser protegidos em todos os momentos. Em nossas salas de conferências, a segurança deve abranger as atividades locais das salas bem como a participação remota.

5 5 de 12 4 objetivos da Nova geração de salas de conferências 1. Proporcionar melhores experiências de reunião 2. Escalar e estender facilmente 3. Reduzir o TCO 4. Proteger a privacidade dos funcionários e a propriedade intelectual da Intel A solução A Intel IT não só oferece suporte às unidades de negócios da Intel, como também colabora com elas com possíveis soluções para resolver desafios universais de negócios e desenvolver produtos comercializáveis. No desenvolvimento de nossa nova geração de salas de conferências, colaboramos com outros grupos empresariais, ajudando a moldar e testar a tecnologia na qual eles já estavam trabalhando. Juntos, procuramos criar uma solução para a nova geração de salas de conferências, que proveem uma melhor experiência de reunião, escalam e estendem-se facilmente, reduzem o TCO e fornecem segurança (Figura 1). Baseamos nossa solução em cinco elementos: Plataformas baseadas na tecnologia Intel vpro 1 com confiabilidade de dispositivos Infraestrutura definida por software (SDI): Lousas interativas multitoque Software de colaboração da Intel IT e de outros grupos empresariais com plug-ins para aplicativos de colaboração existentes Proteção de segurança e privacidade Plataformas baseadas na tecnologia Intel vpro com confiabilidade de dispositivos Para implantar a nossa solução SDI e capacitar salas de conferências acessíveis e escaláveis, precisávamos de uma plataforma de computação que pudesse funcionar como um hub central para a execução local dos recursos das salas e de um software para impulsionar a colaboração remota. Para reduzir os custos de manutenção, garantir a alta disponibilidade e prover uma experiência ininterrupta, queríamos uma plataforma flexível e confiável projetada para uma inicialização rápida com amplo rendimento gráfico e computacional. 1 As características e benefícios das tecnologias da Intel dependem da configuração do sistema e podem exigir hardware e software habilitados ou ativação do serviço. O rendimento varia de acordo com a configuração do sistema. Nenhum sistema de computação pode ser considerado absolutamente seguro. Consulte o seu fabricante de sistemas ou revendedor ou conheça mais em intel.com. Participante remoto Conexão sem fio REDE CORPORATIVA HDMI Monitor Cliente com notebook Sistema de colaboração em salas de conferência Projetor Figura 1. A solução de tecnologia usada na nova geração de salas de conferência da Intel é escalável e segura.

6 6 de 12 Para cumprir estes requisitos, escolhemos duas plataformas com o processador Intel : um mini-pc, neste caso o Intel Next Unit of Computing (Intel NUC), e o Open Pluggable Specification (OPS) um media player compatível. Ambas as plataformas estão disponíveis em PCs com processador Intel Core vpro e podem ser conectadas ao nosso sistema backend de colaboração empresarial existente. 4 O Intel NUC combina rentabilidade, confiabilidade de aparelhos e recursos de gerenciamento abrangentes. Os elementos gráficos integrados nos processadores Intel Core selecionados nestes sistemas suportam vídeos de alta qualidade e alta taxa de frame e áudio de alta definição. De acordo com o nosso foco em interfaces naturais, intuitivas e imersivas (touch, gestos e voz), eliminamos das plataformas quaisquer dispositivos de interação externos, tais como teclados, mouses ou dispositivos de controle remoto. Focamos no fornecimento de interfaces de usuário naturais, incluindo touch, gesto e voz. Implementamos nelas periféricos como telas sensíveis ao toque, câmeras e microfones. O Intel NUC Disponível através dos canais padrão, os Intel NUCs medem, em geral, 4x4 polegadas, tomando o mínimo espaço em uma sala de conferências. São ideais para pequenos espaços, como a parte de trás de um monitor. O Intel NUC combina rentabilidade, confiabilidade de dispositivos e recursos de gerenciamento abrangentes. Ao utilizar os Intel NUCs e as telas sensíveis ao toque, fornecemos o rendimento de um PC completo, centrado na facilidade de uso por toque. Achamos os mini-pcs, como o Intel NUC, mais versáteis e mais prontamente disponíveis do que um sistema exclusivo de áudio/vídeo. Os recursos sem fio do Intel NUC nos permitem reduzir a quantidade de cabos e interfaces físicas. Menos hardwares e menos componentes significam menos dispositivos para controlar, manter e, possivelmente, consertar, caso eles falhem. A conectividade sem fio permite conexões convenientes com os periféricos da sala e com os dispositivos dos participantes. Além disso, nós podemos prover o Intel NUC da maneira que faríamos com qualquer PC corporativo, usando nossas ferramentas e práticas existentes, incluindo as credenciais e configuração sem fio corporativas. Open Pluggable Specification media players compatíveis são projetados para serem inseridos em qualquer monitor compatível com OPS. (Foto cortesia da NEXCOM) Monitores e players de mídia compatíveis com o OPS compatível O OPS é um padrão aberto que modulariza a integração dos monitores e do PC com os "media players". Os monitores compatíveis com OPS possuem um slot integrado para o media player compatível com OPS. O player e o monitor se conectam através de um conector JAE 80-pin que suporta interfaces utilizadas com frequência, como DisplayPort e USB. Com os monitores que oferecem suporte OPS, a utilização de players OPS reduz ainda mais a necessidade de cabos. Da mesma forma que o Intel NUC, o PC com media player OPS pode ser disponibilizado e gerenciado como qualquer outro PC padrão corporativo habilitado com vpro.

7 7 de 12 Gerenciamento remoto e controle Um componente da tecnologia Intel vpro, a tecnologia Intel Active Management 2 (Intel AMT), capacita o controle de energia, suporte e atualizações de software remotamente. O Intel AMT inclui teclado, vídeo e mouse (KVM) para controle remoto, permitindo que funcionários de suporte autorizados pela Intel IT em qualquer parte do mundo assumam o controle do PC da sala de conferências para diagnosticar e reparar problemas, mesmo se o dispositivo estiver desligado ou o sistema operacional não estiver respondendo. Complementamos estas habilidades com um portal da web para administradores que permite que os funcionários de suporte visualizem todas as implantações da sala de conferências para definição de status (em uso ou inativo), tempo de atividade e outros parâmetros. Pensamos que para uma frota de dispositivos em nosso ambiente corporativo ser escalável e rentável, é essencial possuir recursos extensos de manutenção remota. Gerenciamento e controle centralizados nos permitem manter, de forma proativa e econômica, a alta disponibilidade dos recursos da sala e minimizar as chamadas para o Help Desk da Intel. Tal capacidade administrativa contribui para a nossa capacidade de fornecer e manter as experiências aprimoradas de usuário, que são o principal objetivo de nossa nova geração de salas de conferências. Infraestrutura definida por software Conceito comum em tecnologia de data center, a SDI é parte da evolução das tecnologias baseadas em software que permitem que as operações de negócios sejam mais ágeis, escaláveis, extensíveis e eficientes. Em nossa nova geração de salas de conferências, aplicamos um conceito reduzido de SDI, criando uma plataforma flexível para prover serviços rapidamente. Em vez de depender de dispositivos com função específica e integrá-los fisicamente, a integração de software nos permite usar um ambiente de software único e dar suporte a diversos plug-ins de software de colaboração final de fornecedores que são executados em uma única tecnologia com o vpro da Intel PC para possibilitar nossos casos de uso. Ele também permite a escolha entre diferentes fornecedores e o funcionamento de periféricos. Com nossa implementação SDI, podemos reutilizar softwares de cliente existentes e kits de desenvolvimento de softwares para criar plug-ins para o ambiente de software que criamos. A solução também nos permite dar suporte a uma combinação flexível de opções de backend internas e de nuvem. Para fornecer ao cliente experiências consistentes ao interagir com vários backends de fornecedor existentes (ver Figura 2), desenvolvemos uma estrutura de integração como uma arquitetura de plug-in. Esta estrutura fornece uma aparência comum e preenche funções padrão como "passe para participar", permitindo as melhores experiências específicas de conferência fornecidas pelos plug-ins. FORNECEDOR E SISTEMA BACKEND Solução SDI com recurso de conexão sem fio Processador Intel Core vpro PARA PERIFÉRICOS Telas, áudio, dispositivo, camera, painel touch, sensor PLUG-INS FORNECEDOR A FORNECEDOR B PROVEDOR DE NUVEM Figura 2. Nossa infraestrutura definida por software (SDI) nos oferece uma plataforma flexível para prover salas de conferência e dar suporte a uma combinação flexível de opções de backend internas e de nuvem. 2 As características e benefícios das tecnologias da Intel dependem da configuração do sistema e podem exigir hardware e software habilitados ou ativação do serviço. O rendimento varia de acordo com a configuração do sistema. Nenhum sistema de computação pode ser considerado absolutamente seguro. Consulte o seu fabricante de sistemas ou revendedor ou conheça mais em intel.com.

8 8 de 12 Redução de custos Custo é uma consideração importante à medida que transformamos centenas de salas de conferência. Nossa abordagem SDI minimiza componentes físicos e interfaces para reduzir significativamente os custos de instalação e com equipamentos. Ao combinar todas as funcionalidades em uma única plataforma de PC, e usando periféricos de diferentes fornecedores, conforme necessário, percebemos os seguintes benefícios: Apenas um sistema operacional para manter, dar suporte, proteger e gerenciar Independência de fornecedores para uma melhor seleção de sistemas de backend com os quais podemos interligar Custos reduzidos de periféricos em comparação aos periféricos que exigem os seus próprios elementos computacionais Complexidade e custos de cabeamento físico reduzidos por meio do uso de tecnologias sem fios Maior confiabilidade e flexibilidade, bem como menores custos de instalação, ao utilizar integração de software ao invés de integração de hardware Achamos que o custo incremental de uma abordagem baseada em software é melhor escalado do que depender de ciclos de atualização de hardware (Figura 3). Os ciclos de design de softwares são mais curtos e menos caros se comparados aos de hardware e ajudam a acelerar a adoção de novas características e recursos. As economias adicionais provêm de nossa preferência por plataformas e protocolos abertos e com disponibilidade imediata, bem como canais padrão de suporte a PC, que oferecem uma economia significativa. Custo total de componentes Lousa Video Áudio/dados Baseado em hardware Monitor Instalação Baseado em software Figura 3. Este gráfico compara o custo total de cada componente. O custo incremental de uma abordagem baseada em software é melhor escalado do que depender de ciclos de atualização de hardware. Lousas interativas multitoque As lousas interativas multitoque permitem que vários participantes em diferentes locais desenhem ou escrevam no quadro, simultaneamente. Esta interatividade multitoque promove uma melhor colaboração e criatividade. Como as lousas interativas incluem software executado no PC da sala, é fácil capturar e enviar os resultados aos participantes. Isto melhora a capacidade dos participantes remotos em seguir as discussões feitas com o auxílio da lousa e liberá-los de ter que fazer anotações ou tirar fotos da lousa para preservar o conteúdo. Software de colaboração A solução da Intel IT inclui a implementação de SDI, integrações de software, o Intel NUC, bem como o software Intel Unite, que permitenos implementar combinações flexíveis de serviços de colaboração. Estes serviços podem incluir monitores, áudio e videoconferência sem fio, lousas interativas, compartilhamento de dados e outros recursos. O software Intel Unite também ajuda a abordar os três obstáculos para a eficácia e a eficiência da reunião, discutidos anteriormente: atraso do início da reunião; desafios na obtenção de colaboração imersiva significativa; e tarefas que exigem atividade manual demorada.

9 9 de 12 Sistema de colaboração em salas de conferência Participante local Participante remoto A conexão compartilhada com o hub do PC da sala acelera muito o horário de início das reuniões, tornando o compartilhamento de telas e a mudança dos apresentadores algo sem esforço e quase instantâneo. Início mais rápido de reuniões e colaboração mais significativa e imersiva Esqueça os dongles. Uma grande vantagem do software Intel Unite é a sua capacidade de exibição sem fio. Todos os participantes da conferência podem se conectar uns aos outros e às telas da sala de conferências por meio deste software em execução na plataforma do PC da sala e nos dispositivos dos participantes. Os apresentadores podem facilmente compartilhar suas telas no monitor da sala, bem como nas telas de participantes remotos. Esta conexão compartilhada com o hub do PC da sala acelera muito o horário de início das reuniões, tornando o compartilhamento de telas e a mudança dos apresentadores mais fácil e quase instantânea. A solução de colaboração fica conectada ao mesmo ambiente de backend que hospeda a sala e os computadores dos participantes remotos. Câmeras, altofalantes e microfones integrados possibilitam uma experiência de colaboração significativa e imersiva. Ao usar a conexão comum, os participantes podem compartilhar áudio, vídeo, dados, telas de aplicativos e sessões de lousa interativa por meio de seu software habitual de colaboração empresarial. A interface do software inclui ferramentas que dão a todos os participantes a mesma habilidade de compartilhar e apresentar no monitor da sala. Os participantes remotos também podem visualizar o conteúdo na lousa interativa, bem como esboçar e escrever na lousa, como se estivessem na sala. CRACHÁ Passe para participar Criando salas de conferência inteligentes para reduzir o trabalho manual Nossa solução Intel IT inclui recursos de percepção contextual. Os sensores detectam a presença de participantes na sala e ativam automaticamente o monitor ou o projetor para apresentar as instruções de uso do sistema da sala. A ativação por sensores também ajuda a economizar energia e evita o efeito burn-in ou que a lâmpada do projetor se queime. A solução Intel IT possibilita a identificação de funcionários na sala por meio de um leitor de cartão para os crachás dos funcionários. Basta passar o crachá para ativar a experiência de conferência do participante, incluindo muitos materiais de reunião e o fornecimento da experiência passe para participar em diferentes backends de conferência. Funcionários remotos também têm um recurso instantâneo passe para participar que lhes permite se conectar rapidamente aos seus colegas na sala e aos materiais relevantes. À medida que avançamos em nossa próxima onda de inovação, buscamos melhorar significativamente a inteligência das salas introduzindo uma maior percepção sensorial e contextual. Estas melhorias vão facilitar a identificação de dispositivos e usuários e melhorar as interações entre as pessoas, seus dispositivos computacionais e o sistema da sala. Para este esforço, pretendemos integrar uma pilha de software de código aberto, atualmente em desenvolvimento pelo Open Interconnect Consortium 3. O objetivo desta pilha é possibilitar o fluxo de dados entre os dispositivos, independentemente do sistema operacional, do tipo de dispositivo ou da tecnologia de comunicação sem fio. 3 Para mais informações sobre o Open Interconnect Consortium, visite openinterconnect.org.

10 10 de 12 Proteção de segurança e privacidade Projetada e operada pela Intel IT, a nossa nova geração de salas de conferências está em conformidade com os padrões de segurança e proteção de privacidade da Intel IT. Oferecemos um nível de dispositivos de segurança por meio de controles que bloqueiam o sistema contra uso não autorizado ou inesperado. Alcançamos este nível de segurança misturando o nosso padrão de hardware corporativo e os controles de software. Complementamos estas medidas com controles adicionais dedicados e projetados para este caso de uso. Para nossa segurança, usamos características de segurança da tecnologia Intel vpro. Os PCs que utilizam esta tecnologia integram uma combinação de tecnologias incorporadas e recursos com hardwares projetados para reforçar a segurança e nos ajudar a ser mais proativos e sensíveis a ameaças potenciais. Estudos em fase de experiência Na primeira metade de 2015, fizemos dois estudos de experiência com nossa nova geração de salas de conferências. A primeira experiência se concentrou no software Intel Unite, software de conexão sem fio com monitores de parede existentes e painéis de parede na sala. Juntamente com esses recursos, uma segunda experiência, menor, acrescentou a lousa interativa multitoque e os recursos de áudio e videoconferência descritos neste artigo. Experiência 1. Esta experiência inclui cerca de 100 salas de conferência equipadas com monitor sem fio e recursos de detecção de participantes. Este número aumentará para cerca de 350 quando a primeira versão completa do software Intel Unite estiver disponível. Experiência 2. Esta experiência usa uma extensão de TI do software Intel Unite. Ela começa com cerca de 20 salas de conferência e aumentará para 50, fornecendo serviços de áudio, videoconferência e lousas interativas multitoque, bem como monitores sem fio e detecção dos participantes. No segundo semestre de 2015, pretendemos fazer uma terceira experiência com foco em sistemas de salas maiores, maior percepção contextual e interações mais avançadas com os usuários e seus dispositivos. Resultados Os resultados iniciais das duas primeiras experiências com a nossa nova geração de salas de conferências executando o software Intel Unite indicaram sucesso em duas áreas principais: melhoria na experiência dos usuários em salas de conferência e demonstração do valor da tecnologia de uma perspectiva de TI. Experiência do Usuário Experiência 1 Uma das métricas principais de sucesso foi o aumento da utilização do software Intel Unite no decorrer do tempo (mostrado na Figura 4). 89% dos participantes da experiência que testaram o monitor sem fio e os recursos de percepção do participante/dispositivo usando um Intel NUC como o PC da sala de conferência recomendariam a solução a outras pessoas. Em uma escala de sete pontos, 75% avaliou os recursos de exibição sem fio com 5 ou com uma pontuação maior (Figura 5). Uso do software Intel Unite Semana de experiência Figura 4. O uso do software Intel Unite pelos funcionários aumentou semanalmente. Taxas de usuários de recursos de exibição sem fio Fraco Excelente Figura 5. Em uma escala de sete pontos, 75% dos usuários avaliaram os recursos de exibição sem fio com 5 ou mais.

11 11 de 12 Experiência 2 O feedback sobre a segunda experiência ainda está em andamento. Os resultados iniciais mostram os funcionários com o crachá de identificação e a experiência "passe para participar". Aqueles que experimentaram a tecnologia relataram que ela possibilitou que as reuniões se iniciassem em apenas alguns segundos. Os usuários gostaram dos recursos de colaboração por vídeo que não existiam antes. Até o momento, não houve interação suficiente com a lousa interativa multitoque para reunir feedback significativo de usuários, mas os funcionários que utilizaram relataram ser um recurso valioso. Experiência de TI As nossas experiências demonstram que uma solução SDI econômica sendo executada em um hardware padrão é facilmente escalável e é mais flexível e prontamente disponível do que as soluções específicas para monitores, áudio e vídeo do fornecedor. Estas experiências demonstraram que uma solução para PC com Windows* pode ser assegurada ao mais alto nível, devidamente protegida e corrigida para atender a todos os requisitos de segurança da nossa empresa. Em capacidade de gerenciamento, usamos utilitários do Intel AMT para suporte remoto, incluindo diagnóstico e resolução, usando a tecnologia Intel vpro existente já disponível em nosso negócio de PCs móveis e em muitos dispositivos computacionais com o processador Intel Core. De uma perspectiva de suporte, não tivemos nenhum caso que exigisse a interação física de um técnico no local. Conclusão Os nossos estudos em fase de experiência demonstram o valor agregado da nova geração de salas de conferências com mini-pcs habilitados com vpro da Intel TI em nossa iniciativa de transformação do local de trabalho, melhorando a experiência de conferência. Descobrimos que as salas de conferências com o software Intel Unite possibilitam as seguintes melhorias: Início mais rápido de reuniões Utilização mais eficaz dos recursos da sala Melhor colaboração de todos os participantes, incluindo os participantes remotos Melhor produtividade de funcionários com salas mais inteligentes Ao utilizar a abordagem SDI, que permite a integração de software em uma única plataforma com tecnologia Intel vpro, a nossa solução nos permite evitar a dependência de fornecedores e adiciona novas tecnologias de colaboração baratas no futuro. Por meio de recursos de gerenciamento remoto e funcionalidades de segurança, vemos Relatório de campo: IT Israel em ação Durante a segunda experiência, uma equipe de suporte em Israel recebeu um alerta automatizado indicando que duas máquinas remotas nos Estados Unidos não enviaram suas mensagens de "manter ativado" depois de algumas horas nos EUA e estavam fora do ar. Um engenheiro israelense conectado remotamente a estas máquinas, usando o Intel AMT, descobriu que um UEFI (BIOS) mal configurado fez com que estas máquinas permanecessem desativadas depois de uma queda de energia. O engenheiro arrumou a configuração UEFI e, remotamente, reativou as máquinas antes de as pessoas retornaram ao escritório. Como resultado, nenhum usuário foi afetado por esta interrupção. Os softwares padrão com ferramentas de administrador remotas não conseguiriam fornecer o acesso remoto necessário, uma vez que requerem que um sistema operacional esteja on-line para se conectar com os dispositivos remotos.

12 12 de 12 o potencial para reduzir o TCO e, ao mesmo tempo, prover uma proteção valiosa das informações confidenciais e da propriedade intelectual da Intel. Em um futuro próximo, pretendemos expandir a nossa visão para a próxima geração de salas de conferência, oferecendo mais maneiras de fornecer assistência contextual. Prevemos que a implementação da nova geração de salas de conferência nos campus da Intel em todo o mundo começará ainda em Planejamos que esta solução se torne, nos próximos dois anos, o novo padrão das salas de conferência da Intel. Para mais informações sobre as melhores práticas da Intel IT, visite intel.com/it. Conectamos os profissionais de TI com seus colegas em toda a Intel. O nosso departamento de TI resolve algumas das questões atuais de tecnologia mais complexas e exigentes, e nós queremos compartilhar essas lições diretamente com os nossos colegas profissionais de TI em um fórum aberto e direto. O nosso objetivo é simples: melhorar a eficiência em toda a organização e aumentar o valor de negócio dos investimentos em TI. Siga-nos e participe da conversa: Twitter #IntelIT LinkedIn Comunidade IT Center Visite-nos em intel.com/it ou entre em contato com o representante local da Intel se você quiser saber mais. Conteúdo relacionado Visite intel.com/it para encontrar conteúdo sobre tópicos relacionados a: Colaboração integrada de artigos empresariais Evolução da computação social e colaboração em artigos empresariais Alinhando colaboração social com artigos sobre objetivos de negócios AS INFORMAÇÕES FORNECIDAS NESTE ARTIGO SE DESTINAM A SER GERAIS E NÃO SÃO UMA ORIENTAÇÃO ESPECÍFICA. RECOMENDAÇÕES (INCLUINDO POTENCIAIS ECONOMIAS DE CUSTO) SÃO BASEADAS NA EXPERIÊNCIA DA INTEL E SÃO APENAS ESTIMATIVAS. A INTEL NÃO GARANTE NEM ASSEGURA QUE OUTROS PODERÃO OBTER RESULTADOS SEMELHANTES. AS INFORMAÇÕES CONTIDAS NESTE DOCUMENTO REFEREM-SE AOS PRODUTOS E SERVIÇOS INTEL. NENHUMA LICENÇA, EXPRESSA OU IMPLÍCITA, POR EMBARGO OU DE OUTRA FORMA, DE QUAISQUER DIREITOS DE PROPRIEDADE INTELECTUAL É CONCEDIDA POR ESTE DOCUMENTO. SALVO O DISPOSTO NOS TERMOS E CONDIÇÕES DA INTEL SOBRE A VENDA DE TAIS PRODUTOS, A INTEL NÃO ASSUME NENHUMA RESPONSABILIDADE, E A INTEL SE ISENTA DE QUALQUER GARANTIA EXPLÍCITA OU IMPLÍCITA, RELACIONADA À VENDA E / OU USO DOS PRODUTOS E SERVIÇOS DA INTEL, INCLUINDO RESPONSABILIDADES OU GARANTIAS RELATIVAS À ADEQUAÇÃO A UMA FINALIDADE ESPECÍFICA, COMERCIALIZAÇÃO OU INFRAÇÃO DE QUALQUER PATENTE, DIREITOS AUTORAIS OU OUTROS DIREITOS DE PROPRIEDADE INTELECTUAL. Intel, o logotipo Intel, Core, vpro e Intel Unite são marcas registradas da Intel Corporation nos Estados Unidos e em outros países. *Outros nomes e marcas podem ser considerados propriedades de terceiros. Copyright 2015 Intel Corporation. Todos os direitos reservados. Impresso nos EUA Reciclar 0615/JGLU/KC/PDF

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