INSTALAR, OPERAR E MANUTENIR EQUIPAMENTOS DE VIDEOCONFERÊNCIA 1 OBJETIVO

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1 Proposto por: Chefe do Serviço de Segurança Eletrônica (SESEG) Analisado por: Diretor do Departamento de Segurança Eletrônica e de Telecomunicações (DETEL) Aprovado por: Diretor-Geral da Diretoria Geral de Segurança Institucional (DGSEI) 1 OBJETIVO Estabelecer critérios e procedimentos relativos à instalação, manutenção e realização de videoconferência para atender ao Poder Judiciário (PJERJ) com a transmissão de cursos, palestras, eventos, pronunciamentos e audiências à Escola de Administração Judiciária (ESAJ), à Corregedoria Geral da Justiça, aos Fóruns e outras unidades organizacionais. 2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA Esta Rotina Administrativa (RAD) prescreve requisitos pertinentes ao Departamento de Segurança Eletrônica e de Telecomunicações, da Diretoria- Geral de Segurança Institucional (DGSEI/DETEL) e ao Serviço de Segurança Eletrônica da Diretoria-Geral de Segurança institucional (DGSEI/SESEG), bem como provê orientações a servidores das demais unidades organizacionais (UO) que tem interfaces com este processo de trabalho, passando a vigorar a partir de 18/10 / DEFINIÇÔES TERMO Videoconferência SITE OBJETO Sistema de comunicação capaz de promover interatividade entre pessoas que estão em locais geograficamente distintos, com comunicação audiovisual em tempo real e em ambiente seguro. Nome dado ao local onde o sistema de videoconferência está disponível para operação e conexão. 4 RESPONSABILIDADES GERAIS 00 1 de 12

2 FUNÇÃO Diretor do Departamento de Segurança Eletrônica e de Telecomunicações da Diretoria-Geral de Segurança Institucional (DGSEI/DETEL) Equipe do Serviço de Segurança Eletrônica do Departamento de Segurança Eletrônica e de Telecomunicações (DETEL/SESEG) RESPONSABILIDADE Estabelecer a relação junto à Administração Superior da viabilidade técnica para a instalação dos Sistemas de Videoconferência, quando solicitado; acompanhar os projetos para implantação de videoconferência; garantir a segurança e a funcionalidade dos sistemas e processos de comunicação interna e externa do Poder Judiciário; prospectar o mercado na busca contínua por equipamentos e tecnologia que mantenham o nível de qualidade esperado; acompanhar processos licitatórios, zelando por que os materiais e equipamentos cotados atendam às especificações do projeto,sem comprometimento da segurança. Avaliar, testar e implementar as melhores técnicas e equipamentos para o atendimento às necessidades das UO do PJERJ, observando sempre a relação custobenefício; verificar, para os equipamentos a adquirir, o atendimento à configuração necessária ao sistema de videoconferência proposto; escolher, com base em quesitos técnicos, a localização dos componentes centrais dos sistemas. Elaborar projeto de solução de instalação de videoconferência para atender às necessidades das UO no que se refere a operação e conexão; operar e manutenir sistemas de videoconferência; elaborar especificações técnicas com a finalidade de nortear aquisição, direta ou por meio de licitação, de equipamentos de videoconferência. 5 CONDIÇÕES GERAIS 5.1 As videoconferências ocorrem apenas em locais definidos, observando-se a antecedência mínima de (2) dois dias: 00 2 de 12

3 a) Para cursos, palestras e eventos da presidência (auditório da Corregedoria e salas da ESAJ na capital e nos nucleos regionais (NUR); b) para audiências por videoconferência serão utilizadas salas de audiências da Central de Assessoramento Criminal (CAC); c) para videoconferências entre o TJERJ e outros órgãos poderão ser utilizadas a sala do CISPJ (Centro Integrado de Segurança do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro) e a sala de reuniões do mezanino. 5.2 É vedado o consumo de alimentos nas salas de videoconferência. 5.3 As salas de videoconferência não poderão sofrer quaisquer modificações de terceiros no que tange ao posicionamento dos equipamentos, sem a imprescindível consulta prévia do setor técnico (SESEG). 5.4 Os locais destinados às salas de vídeo conferência devem ser selecionados observando a manutenção da distância de fontes de ruídos tais como janelas, equipamentos de ar condicionado e corredores de grande circulação São exemplos de fontes de ruídos: salas de estações de rádio, de aula ou de telefonistas, corredores onde ocorra grande circulação de pessoas, casa de máquina do sistema de ar condicionado, vias de passagem de veículos automotores, áreas de expedição e/ou recepção de materiais, outros A importância de se evitar fontes de ruído está diretamente relacionada com a redução dos custos referentes ao tratamento acústico Se as janelas precisarem de isolamento acústico, podem ser utilizadas cortinas pesadas ou pregueadas Pode ser feito um isolamento acústico para reduzir a influência de fontes externas de ruídos no ambiente interno da sala, garantindo segurança, 00 3 de 12

4 assegurando o sigilo da informação e dificultando a escuta externa de assuntos abordados na sala. 5.5 Deve-se evitar, sempre que possível, uma sala com janelas. Não sendo possível, o uso de cortinas torna-se imprescindível para neutralizar fontes externas de luz. Não se devem utilizar persianas, pois estas não oferecem um bloqueio de luz eficiente. 5.6 A qualidade das imagens geradas na sala está diretamente associada à iluminação ambiente. 5.7 A sala deve ser iluminada através de fontes de luz homogêneas, preferencialmente lâmpadas fluorescentes do tipo luz do dia. Não devem ser usadas lâmpadas incandescentes ou luz externa do dia (janela) misturada à iluminação fluorescente. 5.8 A sala deve ser uniformemente iluminada, ou seja, não devem existir áreas de sombreamento em qualquer extensão da sala. Para tanto, as luminárias devem ser guarnecidas com lentes difusoras (tampas plásticas) translúcidas na cor branca, além de estarem distribuídas ao longo do teto conforme normas ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas). 5.9 O nível máximo de som de uma sala de videoconferência recomendado por empresas especializadas na montagem de tais salas não deve ultrapassar 50db (decibéis) O layout da sala deve atender aos critérios de posicionamento e circulação dos participantes, naquilo que diz respeito aos equipamentos de videoconferência, tais como: a) A sala deve ser livre de colunas no seu interior, podendo ser revestida com material antirruído, e as paredes devem ser livres de irregularidades; 00 4 de 12

5 b) as áreas de circulação de pessoas devem ser definidas de modo que não ocorra obstrução da visada da câmera. Em algumas salas pode ser necessária a construção de pisos elevados para atender o critério de desobstrução de visada; c) a dimensão da sala deve ser definida segundo a finalidade a que se destina; d) o posicionamento das mesas e cadeiras deve permitir que os participantes tenham uma visão livre e confortável dos monitores de vídeo; e) o posicionamento das câmeras deve possibilitar foco em todos os participantes; f) o posicionamento dos equipamentos em relação aos participantes deve obedecer a uma distância mínima para tomada de cenas, áudio e para visualização de imagens Sala deve ser dotada de tomadas de energia, tipo três (3) pinos, com alimentação de 110 v e 220 v (de acordo com o projeto a ser definido), localizadas conforme o caso em estudo As tomadas devem informar a carga máxima suportada O terceiro pino das tomadas deve ser conectado à malha de aterramento da instalação e isolado do pino neutro O cabeamento de acesso à rede deve terminar em algum ponto atrás do rack da estação de videoconferência, com dois pontos de rede Os pontos de rede devem ser destinados tão somente para o uso da videoconferência bem como devem ser identificados no rack de rede de 12

6 5.16 A sala deve dispor de terminais privilegiados da rede telefônica, para o serviço de fax e telefonia, conforme projeto. 6 ELABORAR SOLUÇÃO DE INSTALAÇÃO DO SISTEMA DE 6.1 O SESEG recebe a solicitação de uma UO para a instalação de equipamentos de videoconferência e avalia suas necessidades. 6.2 Solicita à Diretoria Geral de Engenharia (DGENG), e dela recebe as plantas de situação da UO onde poderá ser instalado o sistema de videoconferência. 6.3 Analisa as salas a receberem os equipamentos. 6.4 Identifica a viabilidade técnica para prosseguimento da instalação Caso haja viabilidade técnica, o SESEG consolida o projeto contendo lista de materiais e estimativa de custo e encaminha ao DETEL Não tendo sido atendidos os requisitos básicos para o sistema de videoconferência, o SESEG providencia as alterações necessárias 6.5 O DETEL submete à avaliação da Administração Superior, por meio de processo administrativo cuja conveniência à oportunidade seja julgada, o projeto para instalação do sistema de videoconferência solicitado. 6.6 Após a aprovação da Administração Superior, o processo administrativo é encaminhado à DGLOG para que sejam tomadas as providências cabíveis visando à realização de licitação para a aquisição dos equipamentos pretendidos e especificados pelo DETEL. 7 IMPLANTAR SOLUÇÃO DE INSTALAÇÃO DO SISTEMA DE 7.1 O supervisor técnico do SESEG recebe da equipe de engenheiro a solução a ser implementada de 12

7 7.2 Agenda a data para vistoria técnica do local. 7.3 Informa à Direção da UO o dia do início dos trabalhos. 7.4 Designa equipe técnica para instalação do sistema de videoconferência. 7.5 Solicita transporte para o deslocamento da equipe, por meio do Departamento de Transportes da Diretoria Geral de Logística (DGLOG/DETRA). 7.6 Solicita abertura do FRM-DGSEI ,com o serviço a ser executado e registra na Planilha de Lançamento de OS. 7.7 Verifica quais materiais serão empregados na instalação do sistema. 7.8 Dirige-se ao Setor de Controle de Materiais, e retira o material necessário para a instalação do sistema de Videoconferência. 7.9 Anexa relatório de requisição de materiais e equipamentos (emitido pelo SISCOM) à Ordem de Serviço correspondente De posse da Ordem de Serviço, executa a instalação do sistema de videoconferência, colocando-o em rede a fim de ser monitorado remotamente Comunica à supervisão técnica o término do serviço com preenchimento do FRM-DGSEI Ordem de Serviço de Telecomunicações com o visto da Direção da UO A supervisão técnica testa todo o sistema remotamente Encontrada alguma irregularidade, convoca a equipe técnica para reparo Estando em perfeito estado, comunica à Direção do DETEL a conformidade do sistema de 12

8 7.15 A equipe técnica se dirige ao Setor de Controle de Materiais para devolução do material não utilizado Um representante do SESEG faz a entrega da obra à Direção da UO. 8 REALIZAR E MANUTENIR 8.1 A UO solicita uma videoconferência por ou ofício. 8.2 A equipe de videoconferência do SESEG abre uma OS para atendimento à solicitação da UO. 8.3 São realizados testes prévios de conexão com os equipamentos participantes da videoconferência, antes do início da mesma Caso seja detectada alguma anormalidade no sistema, realiza as correções que se fizerem necessárias Registra as correções na Ordem de Serviço. 9 GESTÃO DE REGISTROS 9.1 O registro deste processo de trabalho é gerido pela UO e mantido em seu arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros apresentada a seguir: IDENTIFICAÇÃO CÓDIGO CCD* RESPON- SÁVEL ARMAZE- NAMENTO RECUPE- RAÇÃO PROTEÇÃO RETENÇÃO (ARQUIVO CORRENTE - PRAZO DE GUARDA NA UO**) DISPOSIÇÃO Requisição de Materiais e Ferramentas a DETEL Pasta Geka Data Condições apropriadas 2 anos Eliminação na UO Ordem de Serviço de Telecomunicações (FRM-DGSEI ) b DETEL Pasta geka e/ou arquivo digital Data / Nº OS Condições apropriadas 2 anos Eliminação na UO Planilha de controle de videoconferências solicitadas/atendidas 0-0-3b DETEL Disco Rígido Nome do sistema Backup e Condições apropriadas 2 anos Eliminação na UO Legenda: *CCD = Código de Classificação de Documentos de 12

9 **UO = Unidade Organizacional. Notas: a) Eliminação na UO - procedimento - Eliminar Documentos nas Unidades Organizacionais (DEGEA). b) Os registros lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas autorizadas e recuperados na UO. O armazenamento, a proteção e o descarte desses registros cabem à DGTEC, 10 ANEXOS Anexo 1 Fluxograma do Procedimento Elaborar Solução de Instalação do Sistema de Videoconferência; Anexo 2 Fluxograma do Procedimento Implantar Solução de Instalação do Sistema de Videoconferência; Anexo 3 Fluxograma do Procedimento Realizar e Manutenir Videoconferência. ========== 00 9 de 12

10 ANEXO 1 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO ELABORAR SOLUÇÃO DE INSTALAÇÃO DO SISTEMA DE de 12

11 ANEXO 2 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO IMPLANTAR SOLUÇÃO DE INSTALAÇÃO DO SISTEMA DE de 12

12 ANEXO 3 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO REALIZAR E MANUTENIR de 12