Excel Básico. Material de uso interno e exclusivo da Escola Diadema de Administração Pública

Transcrição

1 Excel Básico

2 Facilitador Clóvis Analista de Sistemas Secretaria de Transportes Fone: Segundas, terças e quintas a tarde

3 Expectativas? Necessidades?

4 Cópia de segurança Backup SkyDrive Google PenDrive

5 EXCEL Ferramenta matemática Excel x Word Dados

6 Reconhecendo o Excel A barra de título indica o nome do aplicativo e o nome da pasta aberta, à sua direita, exibe três ícones para minimizar, restaurar ou fechar a janela, no canto superior esquerdo da barra de ferramentas de Acesso Rápido: uma pequena barra de ferramentas cheia de mini-ícones correspondendo aos comandos mais utilizados.

7 Barra de acesso rápido Pode adicionar/remover qualquer comando na barra de ferramentas de Acesso rápido, clicando com o botão direito do mouse neste comando e selecionando Adicionar/Remover na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Esta barra também contém um menu de personalização para adicionar ou remover os elementos selecionados.

8 Faixa de Opções Fica abaixo da barra de título e contém uma série de guias com os mesmos nomes e conteúdo elementos que a antiga barra de menu.

9 O corpo corresponde às antigas barras de ferramentas. Contendo grupos de ícones que representam cada ação ou comando. Um grupo pode conter diversos elementos de interface de usuário como botões, caixas de seleção, botões delistasuspensaeagaleria.

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11 Zoom

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13 Barra de fórmula

14 Área de trabalho

15 Célula

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17 Célula Uma célula pode conter: Texto; Número; Fórmula; Data; Ou um comentário

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19 Teclas de movimentação

20 Formatação de uma célula As células podem conter atributos de formatação que podem modificar a forma como as letras, números e datas são exibidos. Por exemplo: as datas podem ser exibidas no formato: MM / DD / AAAA ou DD / MM / AAAA.

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23 Selecionando uma ou mais células

24 Selecionando células

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26 Copiando e colando

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28 Modificando linhas e colunas

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30 Mesclando células

31 Exemplo Relação de Funcionários Nome Data de Nascimento Data de Admissão Cargo

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33 Inserindo linhas e colunas

34 Inserindo linhas e colunas Nome Relação de Funcionários Data de Data de Sexo Nascimento Admissão Cargo

35 Pelo menu

36 Pelo mouse

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42 Excel Básico Aula 2

43 Formatação Uma planilha formatada pode chamar a atenção para partes específicas da planilha e fazer a planilha visualmente mais atraente e fácil de entender. No Excel, há muitas ferramentas que podem ser utilizadas para formatar texto e células. Nesta aula, aprenderemos a mudar a cor e/ou estilo do texto e as células, alinhar texto e aplicar formatação especial a números e datas.

44 Formatação Na barra acima temos muitos comandos que iremos utilizar para formatar uma célula em nosso dia a dia. Fontes temos comandos que permitem alterar o estilo, tamanho e cor do texto. Podemos adicionar bordas e cores de preenchimento para as células. Em Alinhamento podemos alterar a disposição de como o texto é exibido em células horizontal e verticalmente. Em Número temos comandos que permitem que alterar a forma como os números e datas serão exibidos.

45 Utilizando o menu Fonte Botões Negrito Itálico Sublinhado Estes botões podem ser usados para alterar o tamanho da fonte. Permite inserir bordas alterar o estilo e a cor da linha Permite inserir uma cor de fundo na fdsfdf célula Permite alterar a cor do fonte

46 Alterando o tipo de fonte Selecione as células que você deseja modificar. Clique na seta do menu dropdown e os estilos de fontes estarão disponíveis para escolha. Ao passar o mouse sobre os vários tipos de letra, será possível a visualização da fonte na região selecionada.

47 Alinhamento Alinhamento vertical Alinhamento horizontal

48 Números e datas

49 Ordem de Precedência Operação Símbolo Parênteses () Potenciação ^ Multiplicação, Divisão *, / Adição, Subtração +, -

50 Operações matemáticas

51 Excel Aula 3

52 Objetivo Nesta aula, iremos aprender a criar fórmulas simples no Excel para somar, subtrair, multiplicar e dividir valores em uma pasta de trabalho. EsteéumdosrecursosmaispoderososdoExcel. Mas, cuidado! Caso ocorra um pequeno erro, teremos um resultado incorreto, podendo ter consequências no mundo real.

53 Criando fórmulas A planilha eletrônica utiliza os operadores (sinais) matemáticos na construção de fórmulas sendo para a adição o +, para a subtração -, para a multiplicação utilizaremos o asterisco (*), debarradedivisão(/),eoacentocircunflexo(^) para os cálculos de potência. Vale lembrar que ao escrever fórmulas no Excel devem começar com um sinal de igual (=).

54 Operadores

55 Ordem de Precedência Ao construir uma fórmula no Excel com várias operações, é necessário atentar para a ordem de precedência, que define a ordem em que as operações serão realizadas. Sequência Operador 1º ^ Potenciação 2º / Divisão e * Multiplicação 3º +Soma e -Subtração Caso deseje alterar a ordem de execução, podemos adicionar parênteses na parte da fórmula desejada, desta forma se alterna a ordem de precedência.

56 Criando uma pequena fórmula 1. Devemos selecionar uma célula que conterá a fórmula (B4, por exemplo); 2. Clique sobre a célula B4; 3. Digite o sinal de igual (=); 4. Iremos referenciar a primeira célula para ser inclusa na fórmula (A3, por exemplo); 5. Clique sobre a célula A3; 6. Digite um operador matemático para a fórmula. Por exemplo, o sinal de multiplicação (*); 7. Clique sobre a segunda célula que irá compor a fórmula (B3, por exemplo); 8. Pressione Enter. A fórmula será calculado, e o valor será exibido na célula.

57 Célula com referência A maior utilidade ao construir uma fórmula é poder utilizar dados variáveis. Quando selecionamos uma célula para utilizá-la dentro de uma fórmula dizemos que estamos Referenciando a mesma. Quando realizada esta operação o Excel estabelece uma referência entre a célula que está recebendo a fórmula com a célula de origem. Por exemplo vamos criar uma planilha que realize tabuada de um número qualquer.

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60 Referências Relativas e Absolutas ENDEREÇOS ABSOLUTOS Este tipo de endereço não muda quando a fórmula é copiada para outra célula. Chamamos este procedimento de travar células. Para isso coloca-se um cifrão ($) antes da letra e um antes do número da célula. Por exemplo: $A$1. Use este endereço em valores de índice, que serão usados para cálculos em toda a tabela de dados e que normalmente ficam em separado na sua planilha.

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62 Sequência Operador 1º ^ Potenciação 2º / Divisão e * Multiplicação 3º +Soma e -Subtração

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64 Funções O Excel possui uma biblioteca de funções ou fórmulas predefinidas e são divididas em categorias. Vamos nos ater às mais comumente utilizadas. Caso queira visualizar todas as funções disponíveis, basta clicar sobre o botão de Inserir funções na barra de fórmula.

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67 Partes de uma função

68 SOMA A função Soma realiza a adição de todos os números contidos em um intervalo de células. Sintaxe: =SOMA(Núm1;Núm2;...) Aonde Núm1;Núm2;... Sendo 30 o números de argumentos a serem utilizados, ou intervalo de células. Entre as células do intervalo podemos utilizar ponto é vírgula ( ; ) para indicar células não sequenciais, ou dois pontos ( : ) para indicar células sequenciais. Exemplo: =SOMA(A1;B3;C4:D5), efetuará a soma das células A1, B3, C4, C5, D4 e D5.

69 MÉDIA Retorna a média aritmética dos argumentos que podem ser números, matrizes ou referências que contém números. Sintaxe: =MÉDIA(Núm1;Núm2;...)

70 MÍNIMO Esta função retorna o menor valor de uma lista de argumentos. Sintaxe: =MÍNIMO(Núm1;Núm2;...)

71 MÁXIMO Retorna o valor máximo de um conjunto de argumentos. Sintaxe é: =MÁXIMO(Núm1;Núm2;...)

72 Insira as colunas de Menor Nota e Maior Nota, a seguir insira a fórmula de cálculo para ambas.

73 Formatação Condicional

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77 Manipulando planilhas

78 Congelando linhas e colunas O Excel possui um recurso que permite fixar linhas ou colunas específicas na planilha, denominamos de painéis de congelamento. Talvez, o usuário necessite manter as linhas e colunas de títulos durante seu deslocamento pela planilha.

79 Congelando paíneis

80 Exercício Vamos elaborar um cadastro de funcionários: F u n c i o n á r i o s Nome Data de Admissão Cargo sexo Salário INSS FGTS IR Salário Líquido

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85 Trabalhando com várias pastas

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87 Orçamento Data Descrição Valor Saldo 01/01/2014 Saldo Anterior 1000 Salário 500

89 Funções O Excel possui uma biblioteca de funções ou fórmulas predefinidas e são divididas em categorias. Vamos nos ater às mais comumente utilizadas. Caso queira visualizar todas as funções disponíveis, basta clicar sobre o botão de Inserir funções na barra de fórmula.

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92 Partes de uma função

93 SOMA A função Soma realiza a adição de todos os números contidos em um intervalo de células. Sintaxe: =SOMA(Núm1;Núm2;...) Aonde Núm1;Núm2;... Sendo 30 o números de argumentos a serem utilizados, ou intervalo de células. Entre as células do intervalo podemos utilizar ponto é vírgula ( ; ) para indicar células não sequenciais, ou dois pontos ( : ) para indicar células sequenciais. Exemplo: =SOMA(A1;B3;C4:D5), efetuará a soma das células A1, B3, C4, C5, D4 e D5.

94 MÉDIA Retorna a média aritmética dos argumentos que podem ser números, matrizes ou referências que contém números. Sintaxe: =MÉDIA(Núm1;Núm2;...)

95 MÍNIMO Esta função retorna o menor valor de uma lista de argumentos. Sintaxe: =MÍNIMO(Núm1;Núm2;...)

96 MÁXIMO Retorna o valor máximo de um conjunto de argumentos. Sintaxe é: =MÁXIMO(Núm1;Núm2;...)

97 Insira as colunas de Menor Nota e Maior Nota, a seguir insira a fórmula de cálculo para ambas.

98 Exercício 2

99 Proteção No exercício anterior, altere a formatação das células contendo as fórmulas para que não ocorra a edição.

100 Operadores de Comparação Uma teste lógico é uma expressão na qual se comparam dois valores e como resultado produz um valor lógico VERDADEIRO ou FALSO. Ao formular um critério (pergunta) utilizaremos ossinaiscondicionais:igual(=),diferente(<>), maiorque(>),menorque(<),maiorouiguala (>=)emenorouiguala(<=).

101 Função SE Utilize esta função para fazer testes condicionais de fórmulas e valores de células. Sintaxe: =SE(teste; valor_se_verdadeiro; valor_se_falso) Podem ser encadeadas até sete funções = SE( ). Exemplo: =SE(B5>10;B5*5%;B5*2,5%)

102 Função Cont.Valores Esta conta a quantidade de valores contidos em um intervalo de células especificadas como argumento. Esta função aceita de 1 a 30 argumentos. = CONT.VALORES(valor1; valor2; intervalo1;...)

103 Função CONTAR.VAZIO Esta conta a quantidade de valores não preenchidos em um intervalo de células especificadas. = CONT.VAZIO(valor1; valor2; intervalo1;...)

104 Função CONT.SE Conta o número de células não vazias em um intervalo que corresponde a uma determinada condição. Sintaxe: =CONT.SE(Intervalo;Critérios)

105 Função SOMASE Esta efetua a soma de valores em uma determinada coluna por determinados valores, seguindo um critério previamente definido. Por exemplo, em uma planilha com dados sobre os funcionários, posso querer somar o total de Salários para todos os funcionários que estão locados para o departamento de Contabilidade. =SOMASE(FAIXA_DE_TESTE;Critério;FAIXA_VALORES_A_SOMAR)

106 Exercício 3

107 No exemplo anterior, verifique quantas mulheres e homens existem na tabela!

108 Aplicação Desejamos saber quantas pessoas, no nosso exemplo, são maiores de idade. 1º Passo: selecione a célula B9 2º Passo: digite: =CONT.SE( 3º Passo: selecione o intervalo de B2 a B7 4º Passo: digite: ; >=18 ), e tecle Enter Repita o mesmo processo na célula B10, mas com o critério <18.

109 Função E eou Às vezes teremos a necessidade de utilizar a função SE analisando dois ou mais critérios ao mesmo tempo. Esta função avalia vários critérios simultaneamente, retornando VERDADEIRO se todos estes forem avaliados como VERDADEIRO e retornará FALSO se um ou mais argumentos forem avaliados como FALSO. Sintaxe: E(lógico1, [lógico2],...)

110 Exemplo Em uma planilha temos a idade e altura dos alunos. Haverá uma competição e somente aqueles que tiverem Idade Maior que 15 e Altura maior ou igual que 1,70 participaram da competição. ALUNO IDADE ALTURA SITUAÇÃO João 14 1,68 Márcio 22 1,72 Renato 15 1,70

111 Exercício Nome Sexo Secretaria Salário Inss Fgts IR Salário Líquido

112 O cálculo do IR deve obedecer a seguinte regra: Para salários até > isento Para salários até > 15% Para salários acima de > 27,5% Calcule o total de salários por Secretaria, por sexo

114 Exemplo 1 Funcionário Tamanho Data de Nascimento Departamento do uniforme Médio Grande Pequeno GG

115 Inserindo uma coluna Insira a coluna cor do uniforme, e para cada funcionário que adicionar! Coloque o texto na cor desejada por exemplo: Vermelho, Azul, Verde e Amarelo. Para isto utilize a formatação condicional e validação de dados.

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120 Validação de dados Este recurso é útil quando desejamos padronizar a entrada de dados. Como por exemplo no tamanho do uniforme!

121 1. Selecione a opção lista; 2. Em uma região defina os padrões a serem seguidos

122 Exercício Crie uma validação de dados para os departamentos da empresa.

123 Classificação Esta é uma tarefa comum que lhe permite modificar e personalizar a ordem dos dados da planilha. Por exemplo, podemos organizar uma lista de aniversário, por data de nascimento, departamento e outros. Podemos realizar uma classificação personalizada, utilizando vários níveis, tais como departamento em primeiro lugar, em seguida, data de nascimento.

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129 Ordenando pela cor

130 Função CONT.SES Os critérios são aplicados em vários intervalos e ocorre a contagem do número de vezes que estes são atendidos. Sintaxe CONT.SES(intervalo_critérios1, critérios1, [intervalo_critérios2, critérios2] ) Exemplo: =CONT.SES(E2:E6;"=Pequeno";D2:D6;"=Amarelo")

131 Faça uma resumo dos uniformes, contando por tamanho e cor! Pequeno, amarelo Pequeno, vermelho...

132 Exemplo

134 Controlando alterações Quando for necessário colaborar com a construção ou manutenção do conteúdo de uma planilha ou se necessitar de alguém para revisar uma planilha, podemos utilizar o recurso de controle de alterações e comentários.

135 A pasta de trabalho será "compartilhada" automaticamente quando for acionado o Controle de Alterações, este recurso permite o armazenamento em um local onde os outros usuários (como usuários na mesma rede) possam acessar e editar a pasta de trabalho ao mesmo tempo. No entanto, é possível acompanhar as alterações em uma cópia local ou pessoal.

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137 Aceitando ou rejeitando as alterações

138 Comentários Os comentários são destacados por um indicador e pode ser lido pelo autor ou por quaisquer um dos colaboradores. Talvez seja necessário adicionar um comentário em uma planilha para fornecer feedback para o autor,emvezdealteraroconteúdo.

139 Adicionando um comentário 1. Selecione a célula na qual deseja que o comentário seja inserido; 2. A seguir selecione a aba Revisão e pressione a opção Novo Comentário

140 Impressão Vamos tratar de impressão de planilhas, pastas de trabalho e seleções de células. E também, como preparar para a impressão, modificando a orientação da página, escala, margens, títulos de impressão, e quebras de página.

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142 Impressoras Na janela ao lado será possível selecionar a impressora desejada.

143 Configurações

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151 Agrupando dados Quando a quantidade de dados na planilha torna-se muito grande, podemos organizar esta criando grupos, podendo exibir ou ocultar estes, mas também permite gerar resumos dos dados para uma análise rápida, usando o comando Subtotal. Este recurso depende do agrupamento de dados que está relacionado, é necessário classificar antes de agrupar.

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155 Personalizando uma pasta 1. Clique na barra de menu na opção Arquivo; 2. Selecione opções;

157 Personalizando uma pasta 1. Clique na barra de menu na opção Arquivo; 2. Selecione opções;

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161 Gráficos Um gráfico é uma maneira que podemos utilizar no Excel para apresentar os dados. Os gráficos permitem aos usuários a interpretar números, efetuarem comparações de uma maneira muito mais simples. No Excel temos diferentes tipos de gráficos, para que se possa representar da forma mais eficaz os dados.

162 Inserindo um gráfico

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165 PROCV Esta função permite realizar pesquisas verticalmente de valores ou informações isto é, fazer a busca de um determinado argumento usando como critérios as colunas da tabela. Ao informar um dado, caso seja localizado a função retorna as informações complementares referentes a este. Podendo realizar buscas em qualquer lugar da planilha, tanto como em outras planilhas da mesma pasta.

166 PROCV Sintaxe: PROCV(valor_procurado;tabela;núm_indice_coluna;procurar_intervalo), onde: valor_procurado: esse item da função PROCV é o valor que deve ser localizado na primeira coluna da tabela. Desta forma, você poderá digitar esse valor ou indicar a referência da célula do mesmo; tabela: se refere a tabela onde deve ser encontrado o valor procurado e as informações referentes ao mesmo, podendo ter duas ou mais colunas e estar situada em outra planilha do mesmo documento; núm_indice_coluna: esse item corresponde ao número da coluna da tabela, indicada no item tabela. procurar_intervalo: esse item pode ter dois valores:verdadeirooufalso. Se você colocarfalso, a função só encontrará um valor exatamente igual ao informado no item valor_procurado. Se você colocarverdadeiro, a função poderá encontrar um valor que não seja exatamente igual, mas que tenha apenas um valor aproximado ao informado no item valor_procurado.

167 Exemplo Vamos criar uma planilha que efetue o acompanhamento da entrada e saída de processos. Abra uma nova pasta de trabalho, troque o nome da plan2 para Processos

168 Exemplo Processo Responsável Entrada Saída 10 João 01/04/ /04/ Maria 05/03/ Josefa 25/03/2014

169 Exemplo Copie o cabeçalho da planilha atual na Plan1. Processo Responsável Entrada Saída Vamos inserir a função PROCV na posição b2. Acione o assistente de funções

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171 PROCH Esta função realiza uma pesquisa horizontalmente, ou seja ela faz a busca de um determinado argumento usando como critério linhas. A função PROCHpesquisa um valor da primeira linha de uma lista de dados especificado por você em valor_procurado. Ela então procura o número de linhas que você determinou em num_linha e retorna o valor que encontrar lá.

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173 PROC Esta função é uma variante das funções PROCV e PROCH, e é utilizada quando desejamos recuperar dados relacionados a uma listagem de valores dispostos em ordem crescente. A sua principal vantagem sobre as funções mencionadas anteriormente é que ela não restringe a disposição dos dados a uma única região retangular na planilha. PROC trabalha em dois modos distintos, com parâmetros diferentes: =PROC(valor; int_pesquisa; int_corresp) Valor é o valor pesquisado; Int_pesquisaé o intervalo de pesquisa. Ele é um intervalo de a x bcélulas, onde aou bsão iguais a um, ou seja, é um vetor-linha ou coluna; Int_correspé o intervalo de valores correspondentes aos do intervalo de pesquisa. Ele também é um vetor-linha ou coluna com o mesmo número de células de int_pesquisa, não necessariamente na mesma orientação (por exemplo, você pode ter o intervalo de pesquisa na horizontal, e o de valores na vertical).

174 Exemplo Um banco fornece descontos progressivos na mensalidade para correntistas com saldo médio superior a alguns valores tabelados: 15% para saldo médio a partir de R$ 1.500,00; 50% para saldo médio a partir de R$ 2.500,00; 100% para saldo médio a partir de R$ 5.000,00.

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