Berna, 29 e 30 de Abril de 2010 (de 9h30 às 12h30 e de 15h00 às 18h00), Sala Heinrich von Stephan

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1 UPU UNIÃO POSTAL UNIVERSAL CEP Doc 14a CONSELHO DE OPERAÇÕES POSTAIS Conselho fiduciário do Fundo para a Melhoria da Qualidade de Serviço Berna, 29 e 30 de Abril de 2010 (de 9h30 às 12h30 e de 15h00 às 18h00), Sala Heinrich von Stephan Relatório do Presidente (Item 14 da pauta) 1. Assunto Apresentação do relatório do Fundo para a Melhoria da Qualidade de Serviço. Apresentação das modificações ao Manual de gestão de projetos. Referências/Parágrafos 1 a 33 Add 1 2. Decisões aguardadas Tomar nota deste relatório e dos seus anexos. Aprovar as mudanças propostas ao Manual de gestão de projetos. 34 Add 1 I. Introdução 1. O objetivo deste relatório é fornecer ao Conselho de Operações Postais (COP) uma visão geral das atividades do Fundo para a Melhoria de Qualidade de Serviço (FMQS) até Dezembro de II. Relatório de atividade Projetos do Fundo para a Melhoria da Qualidade de Serviço 2. Entre 23 de Abril de 2001 (data de lançamento do FMQS) e 31 de Dezembro de 2009, todos os operadores que cumpriam as condições necessárias (exceto 6, onde 4 não dispunham de fundos) apresentaram pelo menos uma proposta de projeto em seu próprio nome (como projeto nacional) ou como um projeto regional ou global. O balanço da situação dos projetos do FMQS em 31 de Dezembro de 2009 é apresentado no quadro a seguir: Quantidade de projetos aprovados 1 Projetos cancelados/ retirados Projetos recusados Projetos terminados Projetos cujos resultados foram avaliados 1 Incluindo 18 projetos regionais e 3 projetos globais. FMQS

2 2 / 3. A lista dos 50 projetos aprovados em 2009, bem como seus orçamentos a título do FMQS figuram no anexo 1. Pelo segundo ano consecutivo, o montante dos projetos FMQS aprovados excede o montante das receitas do mesmo ano. / 4. Os três gráficos no anexo 2 mostram a evolução de ano para ano dos projetos aprovados (gráfico A e A ) bem como a repartição dos projetos por região (gráfico B). Resultados obtidos pelo Fundo para a Melhoria da Qualidade de Serviço 5. A avaliação inicial dos resultados de cada projeto é feita pelo Conselho fiduciário com base no relatório final do projeto, que deve demonstrar em relação aos indicadores de desempenho mensurados as melhorias constatadas em termos de qualidade de serviço. De fato, cada projeto a título do FMQS deve conter indicadores de desempenho indicando o nível de qualidade inicial, assim como o nível esperado no final do projeto. 6. Entretanto, para garantir uma melhoria duradoura da qualidade de serviço, a maioria dos resultados dos projetos FMQS é controlada uma segunda vez, no terreno, cerca de dois anos após o fim do projeto. O custo das avaliações, iniciadas em 2004, é financiado por uma retirada de 1% do montante do projeto, até um limite máximo de USD. Em 2009, 44 projetos puderam ser avaliados, onde 80% alcançaram seus objetivos de maneira duradoura. O Conselho fiduciário acompanha, com os operadores designados interessados, os 9 projetos cujas avaliações não deram os resultados esperados. As 149 avaliações dos projetos a título do FMQS efetuadas desde 2004 são apresentadas por ano no gráfico C (anexo 2). 7. O Conselho fiduciário também entendeu realizar avaliações dos aspectos financeiros dos projetos do FMQS para verificar se os operadores beneficiários do FMQS respeitam as regras financeiras do FMQS. Em princípio, estas avaliações se limitam aos projetos cujo orçamento do FMQS é superior a USD. Todas as 7 avaliações efetuadas neste âmbito demonstraram que as regras financeiras do FMQS foram devidamente seguidas. 8. O custo das avaliações efetuadas desde 2004 é de USD. Atividades de formação 9. O Conselho fiduciário aprovou uma proposta da Secretaria Internacional de realizar exclusivamente por TRAINPOST a atividade de formação regional sobre os aspectos financeiros do Fundo, especialmente as modificações introduzidas pelo 24º Congresso, em vigor a partir de Janeiro de A formação financeira on-line para o pessoal responsável pelo FMQS, via o sistema TRAINPOST, teve início em 1 de Dezembro de 2009 com os módulos em inglês e francês. Até meados de Janeiro de 2010, 152 pessoas estavam inscritas, correspondendo a 71 Países-membros da UPU. A formação em árabe e em espanhol teve início em 28 de Fevereiro de Para garantir maior participação neste curso de formação à distância, os participantes podem contar com um helpdesk por correio eletrônico que oferece duas formas de ajuda: uma assistência técnica e uma assistência relativa à formação para todas as questões envolvendo o conteúdo do curso. A assistência para a formação é feita pela equipe FMQS (encarregada da parte finanças) e funcionou de 1 de Dezembro de 2009 até 31 de Março de 2010, com tempo de resposta em no máximo 2-3 dias, em função da língua utilizada e da complexidade da questão. A assistência técnica, feita pelos especialistas TRAINPOST, é permanente. Ações de promoção 11. O Conselho fiduciário realizou um seminário sobre o tema do FMQS em Outubro de 2009 em Berna, durante o qual foram feitas apresentações sobre os projetos avaliados. O seminário também permitiu a apresentação das principais mudanças sobre os aspectos financeiros do FMQS, incluindo o fim do faturamento acelerado, tal como decidido pelo COP, a partir de 1 de Janeiro de Além disso, o Conselho fiduciário publica, após cada uma de suas reuniões trimestrais, um boletim informativo do FMQS em francês e em inglês. Este boletim, enviado aos coordenadores nacionais do FMQS por correio eletrônico, também é publicado no Website da UPU.

3 Prêmios do Fundo para a Melhoria da Qualidade de Serviço No âmbito do seminário do FMQS em Outubro de 2009, os 3 prêmios do FMQS foram entregues aos seguintes operadores designados, que mostraram excelente domínio da condução de seus projetos, atestada pelos relatórios de avaliação: Argentina, Bahamas, Belize, Bermudas, China (Rep. Pop.), Guiana, Hungria (Rep.), Malta e Eslovênia. III. Relatório financeiro 14. Em 31 de Dezembro 2009, o total dos recursos faturados desde a criação do FMQS era de cerca de 134,2 milhões de USD, um montante anual de recursos de cerca de 15 milhões de USD. 15. Em 2009, com cerca de 10 milhões de USD, os recursos anuais do FMQS continuaram a acusar uma queda geral, o que confirma a tendência verificada há alguns anos. O gráfico D do anexo 2 apresenta os montantes das receitas desde O gráfico E do anexo 2 mostra a repartição dos fundos de 2009 entre os beneficiários. 16. No sistema em vigor desde 1 de Janeiro de 2006 e válido até 31 de Dezembro de 2009, as contribuições anuais foram pagas em dois depósitos 1, pelos encargos terminais pelos operadores designados dos 128 países ou territórios ditos «industrializados», «em desenvolvimento» e «contribuidores líquidos» aos operadores designados dos 178 países ou territórios habilitados a beneficiar dos recursos do FMQS. 17. A partir de 1 de Janeiro de 2010, o pagamento antecipado (processo dito «faturamento acelerado») foi suprimido. Deste fato, haverá um único faturamento (faturamento definitivo) após aprovação das contas definitivas dos encargos terminais. Como conseqüência, os fundos do FMQS vão registrar uma queda em um período de cerca de dois anos (2010/2011), o período necessário para que o faturamento encontre seu ritmo normal. Entretanto, a acumulação dos fundos registrada deverá facilitar aos beneficiários o desenvolvimento dos projetos durante este período. 18. A repartição dos montantes pagos e recebidos foi estritamente proporcional aos fluxos brutos de correio 2 dos países industrializados para os países em desenvolvimento, os países contribuidores líquidos e os menos avançados, bem como dos países em desenvolvimento e dos países contribuidores líquidos para os países menos avançados. Convém notar que, no sistema aprovado pelo Congresso de Bucareste, os operadores designados dos 50 países menos avançados se compartilham 16% dos recursos do FMQS. 19. O gráfico F (anexo 2) mostra a repartição dos fundos do FMQS por região. 20. Em 31 de Dezembro de 2009, e desde o início do FMQS, cerca de 89.9 milhões de USD foi orçamentado, milhões já pagos, para o financiamento de projetos para melhorar a qualidade de serviço. O montante efetivamente disponível para novos projetos era de 62.8 milhões de USD. Política de investimentos 21. Em virtude das disposições do Ato de fideicomisso, a gestão financeira do FMQS é uma tarefa do Conselho fiduciário que também é responsável pela otimização e a segurança dos ativos líquidos e pela divisão da tesouraria disponível em investimentos a curto prazo e em outros tipos de investimento. Sa a Secretaria Internacional é responsável pelos investimentos a curto prazo, o Conselho fiduciário gere todas as outras formas de investimento através de seu Comitê das finanças e de investimento dos fundos, reunindo membros do Conselho representando a América (Estados Unidos), o Japão e a Rússia (Federação da). A principal missão deste Comitê é formular a política de investimento do FMQS tendo em conta a segurança e a liquidez dos fundos e a eficiência das estratégias de investimento. 1 Na forma de um depósito antecipado correspondente a 80% do montante estimado (processo dito «faturamento acelerado»), depois o pagamento do saldo («faturamento regular») após aprovação das contas definitivas de encargos terminais (cf. art. 8 do Manual de gestão financeira do FMQS). 2 Excluindo o correio sujeito ao mecanismo de revisão, os sacos M e o correio em quantidade.

4 4 22. Assim, em 31 de Dezembro 2009, a liquidez do FMQS era de cerca de 91,9 milhões de USD, investida segundo as regras do FMQS. De acordo com as disposições do Ato de fideicomisso relativas à segurança dos investimentos, todos os fundos coletados ainda não atribuídos foram investidos em investimentos a curto prazo no mercado monetário ou em investimentos a médio prazo em forma de produtos financeiros com capital garantido. Os juros adquiridos permitiram compensar os custos de exploração do FMQS, em parte de 2001 a 2003 e integralmente de 2004 a Como os juros adquiridos em 2007 e 2008 foram maiores do que as despesas do fideicomisso, o excedente foi distribuído aos beneficiários do Fundo, em proporção ao total das liquidações anuais devidas a cada credor. Assim, em 2007 e 2008, respectivamente 5' USD e 2' USD foram pagos aos beneficiários do FMQS. Um total de 16'523'959 USD foi redistribuído desde o início do FMQS, em Graças a uma política prudente e conservadora de investimento, o capital do FMQS não foi atingido pela crise financeira mundial. De fato, o Comitê das finanças e de investimento, com o aval do Conselho fiduciário, reduziu alguns investimentos e o produto das vendas foi reinvestido em fundos monetários. Mesmo que os juros produzidos por estes novos investimentos não sejam tão importantes, eles permitiram continuar a garantir a liquidez do FMQS. O Comitê das finanças e de investimento continuará a acompanhar a evolução da situação financeira. Entretanto, os juros produzidos em 2009 não permitiram cobrir, todos os custos operacionais do FMQS. Fundo acumulados 25. De acordo com as disposições do artigo do Ato de fideicomisso, os beneficiários do FMQS podem pedir que os pagamentos anuais efetuados em seu favor pelos constituintes se acumulem durante uma parte da duração do fideicomisso, sob a supervisão do Conselho fiduciário. Em 31 de Dezembro de 2009, 18 beneficiários tinham acumulado fundos por um montante superior a 1 milhão de USD. Igualmente, segundo seu mandato, o Conselho fiduciário pediu a cada um dos operadores designados envolvidos que lhe comunicasse seu plano de atribuição dos fundos. Orçamento administrativo do Fundo para a Melhoria da Qualidade de Serviço 26. O orçamento administrativo do fideicomisso para 2009, financiado através do produto do investimento dos fundos disponíveis e aprovado pelo Conselho fiduciário, é apresentado a seguir: Encargos do Fundo para a Melhoria da Qualidade de Serviço Custos do pessoal Despesas de missão e de deslocamento do pessoal, financiamento participação nas formações para os países menos avançados, outras despesas como os custos de interpretação Orçamento realizado (em dólares dos estados Unidos) Consultores Despesas de informática Honorários do gestor externo dos fundos Outras despesas Despesas gerais (12%) Total dos encargos As despesas incorridas pelos fiduciários para a participação às reuniões e aos workshops do Conselho fiduciário foram integralmente paga pelos seus respectivos operadores designados e, assim, não são assumidas pelo FMQS. 28. Em 2009, o montante dos juros resultantes de investimentos foi inferior ao orçamento do fideicomisso. Assim, um montante de USD foi, conforme às regras do FMQS (artigo 5.5 do Ato de fideicomisso), retirado do capital proporcionalmente ao total das liquidações anuais devidas (montante do faturamento anual) a cada credor.

5 5 29. De acordo com as previsões, diante da situação financeira mundial, os juros gerados pela liquidez do FMQS não deverão cobrir integralmente os custos administrativos do FMQS para O Conselho fiduciário se interesse bastante a esta situação e já iniciou análises detalhadas sobre o futuro financeiro do Fundo em relação a algumas variantes. 30. O Conselho fiduciário também tomou medidas de contenção de despesas do fideicomisso e decidiu, entre outros, realizar a formação sobre as questões financeiras do FMQS apenas através de TRAINPOST, reduziu a quantidade de workshops de formação «projetos» por ano e congelou a criação dos postos suplementares dentro da equipe FMQS, apesar de um aumento exponencial dos projetos e dos trabalhos conseqüentes a serem efetuados pelo Secretariado. Assim, para aliviar a carga de trabalho da equipe FMQS encarregada da gestão dos projetos, o Conselho fiduciário já tomou uma série de medidas urgentes e outras medidas serão tomadas no futuro. 31. O Auditor externo das contas apresentou, em Outubro de 2009, seu relatório detalhado sobre os extratos financeiros do FMQS em 31 de Dezembro de De acordo com o certificado de verificação concedido pelo Diretor do controle federal das finanças da Confederação suíça, as operações do FMQS foram, em todos os pontos essenciais, conformes ao Regulamento financeiro da União Postal universal, ao Manual de gestão financeira do FMQS e às autorizações dos órgãos deliberantes do FMQS. IV. Eleições dos membros do Conselho fiduciário 32. Após as decisões tomadas pelo 24 º Congresso e as decisões do COP em sua sessão de 2009, o Conselho fiduciário, com o apoio da Secretaria Internacional, apresentou ao Comitê de gestão do COP sugestões em relação à eleição dos nove postos no âmbito do Conselho fiduciário, bem como aos procedimentos a aplicar nestas eleições. Esta questão é apresentada em detalhes no documento CEP Doc 14b. V. Reuniões do Conselho fiduciário 33. O Conselho fiduciário realizará quatro reuniões em 2010, a primeira em Delhi, de 27 a 29 de Janeiro e a segunda em Berna nos dias 13 e 14 de Abril. As duas outras reuniões terão lugar em Julho e em Outubro/Novembro de VI. Conclusões 34. O COP está convidado a tomar conhecimento do presente documento e dos seus anexos e a aprovar as modificações propostas ao Manual de gestão dos projetos do FMQS. Berna, 19 de Março de 2010 Philippe Hlavacek Presidente

6 Operador postal Título do projeto Orçamento FMQS (USD) África AOPAA Transporte rodoviário permitindo as permutas de correio entre os Estados membros da Associação dos ,75 operadores postais da África austral fazendo parte da Comunidade do desenvolvimento da África austral (CDAA) Burkina Faso Melhoria do encaminhamento das expedições postais ,00 Côte d Ivoire Redinamização do sistema de encaminhamento dos objetos ,00 Etiópia Desenvolvimento do serviço de transporte do correio em todo o país ,00 Gâmbia Melhoria da distribuição do correio ,00 Gâmbia Aquisição de veículos para a distribuição ,00 Guiné Bissau Entrega do correio em domicílio na capital ,00 Quênia Desenvolvimento de um modelo de contabilidade analítica ,00 Quênia Melhoria do encaminhamento do correio internacional entre o aeroporto internacional e a estação de permuta ,77 Lesoto Melhoria da segurança postal (CCTV) ,00 Libéria Melhoria da qualidade da rede postal ,00 Malawi Encaminhamento do correio interurbano ,00 Mali Melhoria do transporte do correio no território nacional ,00 Moçambique Melhoria do transporte do correio em Tete ,00 Moçambique Melhoria do transporte do correio em Inhambane ,26 Namíbia IPS ,89 Niger Melhoria do transporte do correio ,00 Nigéria Melhoria da distribuição do correio interurbano no país ,00 Uganda Generalização das caixas de correio individuais na estação de Correio de Clock Tower ,00 Senegal Melhoria do sistema de transporte interno - Fase II ,00 Seychelles Furgão postal para o Correio central de Victoria ,00 Total para a região África ,67 Países árabes Argélia Automatização do tratamento das expedições ,00 Djibuti Elaboração de um plano de desenvolvimento da qualidade (PDQ) ,00 Marrocos Sistema de avaliação e de acompanhamento da qualidade de serviço nacional ,00 Total para a região dos países árabes ,00 Ásia/Pacífico APPU Projeto principal de melhoria da qualidade de serviço para os objetos registrados na região Ásia/Pacífico ,00 Brunei Darussalam Melhoria dos serviços de distribuição ,00 Indonésia Implantação de casiers de triagem verticais nos centros de tratamento do correio ,00 UPU UNIÃO POSTAL UNIVERSAL CEP Doc 14a.Annexe 1

7 Operador postal Título do projeto Orçamento FMQS (USD) Singapura Sistema de contabilidade informatizada para os encargos terminais, as despesas de trânsito e o correio-avião ,00 Sri Lanka Instalação de um sistema de vigilância em circuito fechado na estação de permuta central ,00 Vanuatu Melhoria do acesso aos serviços postais ,00 Total para a região Ásia/Pacífico ,00 Caribe Belize Melhoria do transporte das expedições do correio ,00 Total para a região do Caribe ,00 Europa/Ásia do Norte Albânia Fortalecimento dos sistemas contábeis do Correio da Albânia ,00 Azerbaijão Melhoria da rede de transporte e de distribuição do correio internacional na República Autônoma de Nakhitchevan ,00 Bulgária (Rep.) Implantação de um sistema de controle da retirada do correio nas caixas de correio ,00 Croácia Reconfiguração dos processos de triagem e de transporte do Correio Croata ,00 Hungria (Rep.) Máquina de controle com raio X ,00 Hungria (Rep.) Sistema transporte na estação de permuta do correio postal internacional ,00 Polônia Instalação de sistemas automáticos móveis de avaliação da qualidade do correio (AMQM) nos cinco novos centros ,00 de triagem da Polônia Rússia Reforma dos transportes longa distância - fase ,00 (Federação da) Servia Automatização e modernização dos principais centros de tratamento do correio em Belgrado, Nis e Novi Sad ,00 Eslováquia Extensão do sistema de controle da qualidade do correio (AMQM) ,00 Eslováquia Sistema internacional de logística e de rastreamento ,00 Ucrânia Implantação de um sistema integrado de contabilidade analítica ,00 Total para a região Europa/Ásia do Norte ,00 América Latina Chile Implementação do processo operativo ,00 Costa Rica Melhoria da segurança postal (CCTV) ,00 El Salvador Distribuição do correio em domicílio ,00 Equador Implementação e instalação de um sistema CCTV-IP para a segurança postal ,75 Guatemala Instalação de IPS ,00 Total para a região América Latina ,75 Projetos globais SI Participação ao sistema de controle mundial da UPU Período 2009/ ,00 SI Participação ao controle contínuo da qualidade do serviço internacional organizado pela UPU. Período: 2/ ,00 1/2010 Total para os projetos globais ,00 Total dos projetos aprovados em ,42 2

8 UPU UNIÃO POSTAL UNIVERSAL CEP Doc 14a.Annexe 2 Quantidade de projetos por ano (gráfico A) Orçamento dos projetos por ano (gráfico A') Milhões

9 2 Repartição dos projetos por região (gráfico B) Europa e Ásia do Norte 24% Ásia/Pacífico 19% Caribe 8% África 24% Países árabes 10% América Latina 15% Quantidade de projetos avaliados a cada ano (gráfico C)

10 3 Receitas anuais em USD (gráfico D) Repartição entre os beneficiários dos fundos do FMQS faturados em 2009 (gráfico E) N. de operadores designados Receitas 2009

11 4 Repartição dos fundos do FMQS por região (gráfico F) Caribe 2% Países árabes 8% Ásia/Pacífico 34% África 20% América Latina 9% Europa e Ásia do Norte 27%

12 UPU UNIÃO POSTAL UNIVERSAL CEP Doc 14a.Add 1 CONSELHO DE OPERAÇÕES POSTAIS Conselho fiduciário do Fundo para a Melhoria da Qualidade de Serviço Revisão do Manual de gestão dos projetos do Fundo para a Melhoria da Qualidade de Serviço Berna, 29 e 30 de Abril de 2010 (de 9h30 às 12h30 e de 15h00 às 18h00), Sala Heinrich von Stephan Relatório do Conselho fiduciário do Fundo para a Melhoria da Qualidade de Serviço (Item 14a da pauta) 1. Assunto Apresentação ao Conselho de Operações Postais (COP) de uma proposta de revisão do Manual de gestão dos projetos do Fundo para a Melhoria da Qualidade de Serviço. Referências/Parágrafos 1 a 5 2. Decisão aguardada em sessão plenária Aprovar a propostas de modificação do Manual de gestão dos projetos do Fundo para a Melhoria da Qualidade de Serviço. 6 I. Introdução 1. Após o Conselho de Operações Postais (COP) de 2009, o Conselho fiduciário fez um novo exame do Manual de gestão dos projetos do Fundo para a Melhoria da Qualidade de Serviço, no intuito de satisfazer às disposições da resolução C 15/2008 do 24º Congresso. Este exame resultou em uma análise detalhada das regras aplicáveis aos projetos regionais e globais, bem como um estudo das possibilidades para acelerar a apresentação das propostas de projeto, facilitar o acesso aos recursos do Fundo e promover a apresentação e a implementação de projetos referentes aos sistemas de avaliação da qualidade. 2. O Conselho fiduciário criou uma equipe de trabalho composta de membros do Conselho representando o Brasil, a Índia e Portugal. Esta equipe de trabalhou associou a Secretaria Internacional, as Uniões Restritas e vários operadores postais (constituintes e credores do FMQS) ao exame acima mencionado. 3. O objetivo deste adendo e apresentar ao COP os resultados da nova revisão do Manual de gestão dos projetos do FMQS. II. Modificações apresentadas ao Conselho de Operações Postais 4. As modificações a seguir do Manual de gestão dos projetos são apresentas à aprovação do COP. «Artigo 3 Princípios diretores 6. Recomenda-se que cada operador designado disponha de um plano de desenvolvimento da qualidade e que o submeta ao Conselho fiduciário com a proposta de projeto. O objetivo desta recomendação é garantir que cada projeto faça parte integrante de uma melhoria global da qualidade de DCDEV.FAQS

13 2 serviço e que os projetos futuros e precedentes se interliguem de maneira lógica. O plano de desenvolvimento da qualidade também incluirá projetos financiados por outras fontes, incluindo os projetos integrados plurianuais da UPU. Quando um operador designado credor não tem plano de desenvolvimento da qualidade, il recomenda-se que prepare um como projeto inicial a título do FMQS. Entende-se que os planos de desenvolvimento da qualidade são documentos estratégicos que devem continuar válidos durante vários anos e que o FMQS não pode financiar a atualização de um plano de desenvolvimento da qualidade em curso. O objetivo final do plano de desenvolvimento da qualidade deve ser a integração de todos os projetos necessários para alcançar os objetivos fixados no sistema de controle mondial ou, se não se aplica o SCM, as normas e os objetivos relativos à qualidade (de ponta a ponta) no serviço interno. 6.1 Os operadores designados cujos projetos estão ligados à preparação de um plano de desenvolvimento da qualidade devem cuidar para que todas as propostas apresentadas respeitem os parâmetros deste plano. Os planos de desenvolvimento postal e os planos estratégicos são considerados equivalentes aos planos de desenvolvimento da qualidade. 6.2 As propostas de projeto que não respeitem os parâmetros estabelecidos no âmbito do plano de desenvolvimento da qualidade devem ser devidamente motivadas. 6.3 Os operadores designados podem apresentar uma única proposta de projeto com vistas à implementação de todos os projetos incluídos em um plano de nesse caso, cada projeto previsto no plano de desenvolvimento da qualidade será considerado um sub-projeto». Motivos. Facilitar a apresentação e a implementação dos projetos. «Artigo 5 Compra de material e de serviços 1. Qualquer compra deve servir o propósito e os objetivos do projeto. 2. Compra de material As compras de material de um montante igual ou inferior a USD serão efetuadas com base na obtenção de faturas pro forma de três fornecedores. As compras de um montante superior a USD deverão ser efetuadas através de um concurso público nacional/internacional. 2.1 Quando uma proposta prevê a aquisição de equipamentos de categorias diferentes (por ex. veículos, material informático, caixas de correspondência) cujo montante total, incluindo todos os tipos de equipamentos, exceda USD, é necessário: realizar um concurso público nacional/internacional para cada categoria de equipamento cujo orçamento exceda USD, por exemplo, quando o orçamento «veículos» isoladamente exceda USD; obter faturas pro forma de três prováveis fornecedores para cada categoria de equipamento cujo orçamento isoladamente seja inferior a USD. 2.2 Autilização prevista, a qualidade técnica e o custo dos elementos de equipamento para os quais um pedido de compra é apresentado devem ser especificados. Todas as especificações relativas ao número de elementos de equipamento necessários, aos preços, às condições de entrega e aos eventuais custos de transporte, assim como uma estimativa dos custos de acompanhamento, tais como os custos de exploração, de reparação e de manutenção, e informações sobre a disponibilidade das peças de substituição, deverão ser fornecidas ao Conselho fiduciário antes que este aprove a compra de modo definitivo. 2.3 Em caso de aquisição de equipamento, o operador designado pode recorrer aos serviços de compra da UPU/do Programa das Nações Unidas para o Desenvolvimento (PNUD), se for o caso, em função de suas regras específicas, sob reserva da aprovação do Conselho fiduciário. Neste caso, as despesas de gestão incorridas pelo organismo em questão deverão ser imputadas ao orçamento do projeto.» Motivos. Por coerência, este parágrafo foi deslocado; agora é o 4. «3. Concessão de contratos de serviços Em caso de concessão de contratos de serviços, é necessário um enunciado do ou dos objetivos visados. As razões que justifiquem a nomeação de um consultor devem ser expostas em pormenor na proposta. 3.1 Contratos de serviços para os trabalhos de consultoria podem ser atribuídos nas seguintes condições: para montantes inferiores a USD, com pelo menos uma oferta;

14 3 para montantes superiores a USD, com base em um concurso público nacional/internacional com pelo menos três ofertas. Neste caso, o Conselho fiduciário incluirá na sua notificação relativa ao projeto uma autorização para publicar o caderno de encargos e poderá estabelecer um valor máximo para o montante do contrato. 3.2 Quando um operador designado deseja confiar a execução de uma prestação de serviços de consultoria à UPU ou a uma União Restrita, ou recrutar um consultor colocado à disposição por um outro operador designado através da UPU ou de uma União Restrita, o Conselho fiduciário poderá, a pedido desse operador designado, autorizar a concessão do contrato de prestação de serviços com uma só oferta. Todavia, o recrutamento de consultores segundo este método deverá efetuar-se de acordo com os procedimentos fixados pela Secretaria Internacional, incluindo aqueles referentes à concessão e à assinatura dos contratos» Motivos. Por coerência, este parágrafo foi deslocado; agora é o 4.1. «3.2 As condições, o montante estimado do contrato e as grandes linhas do caderno de encargos devem ser incluídos na proposta de projeto, assim como seu custo e dua duração. 3.3 Os procedimentos relativos à concessão dos contratos de serviço também são aplicáveis nas mesmas condições de compras de serviços de formação junto a prestadores externos. 4 Em caso de aquisição de equipamento ou de serviços, o operador designado pode recorrer aos serviços de compra da UPU/do Programa das Nações Unidas para o Desenvolvimento (PNUD) ou do Escritório das Nações Unidas para os Serviços de apoio aos projetos (UNOPS), se for o caso, em função de suas regras específicas, sob reserva da aprovação do Conselho fiduciário. Neste caso, as despesas de gestão incorridas pelo organismo em questão deverão ser imputadas ao orçamento do projeto. 4.1 Quando um operador designado deseja utilizar os serviços de consultoria da Secretaria Internacional confiar a execução de uma prestação de serviços de consultoria à UPU ou a de uma União Restrita, ou recrutar um consultor colocado à disposição por um outro operador designado através da UPU da Secretaria Internacional ou de uma União Restrita, o Conselho fiduciário poderá, a pedido desse operador designado, autorizar a concessão do contrato de prestação de serviços com uma só oferta. Todavia, o recrutamento de consultores segundo este método deverá efetuar-se de acordo com os procedimentos fixados pela Secretaria Internacional ou a União Restrita, incluindo aqueles referentes à concessão e à assinatura dos contratos. 4. O operador designado que apresenta a proposta deve ter em consideração e respeitar todas as normas aplicáveis aos contratos de serviços.» Motivos. Como as regras para a compra devem ser observadas em todos os casos, este parágrafo foi considerado redundante. «5. Os limites a partir dos quais as compras de equipamentos ou de serviços exigem um edital de concorrência devem ser respeitados por todos os países, incluindo aqueles cujas regras nacionais não requerem este tipo de procedimento. 6. Em alguns casos, os fundos do FMQS podem servir para financiar não apenas compras de material e serviços de assessoria, mas também trabalhos de infra-estrutura. Aliás, isto só é possível desde que estes trabalhos sejam plenamente justificáveis no âmbito de um projeto que responda aos objetivos do FMQS. O Conselho fiduciário decidirá caso a caso sobre a possibilidade de financiar as despesas a título de «trabalhos» por meio dos recursos do FMQS. 7. No caso em que o edital de concorrência se revele realmente impossível ou quando o procedimento de adjudicação ou de concorrência não tenha produzido os resultados esperados, o credor o operador designado deve fornecer todas as explicações e justificações necessárias à apreciação do Conselho fiduciário. 8. Quando um mesmo fornecedor é susceptível de ser utilizado para projetos ligados a projetos anteriores, cabe ao operador designado credor incluir as informações pertinentes na proposta de projeto, para exame por parte do Conselho fiduciário. 9. Quando os elementos previstos em um projeto FMQS são os mesmos adquiridos através de um outro procedimento nacional em matéria de compra, não é necessário efetuar um concurso especial para o projeto FMQS; todavia, devem ser observadas as leis e regulamentações nacionais aplicáveis a esta compra.

15 4 10. No caso onde o Conselho fiduciário imponha condições particulares relativas aos procedimentos de compra, por exemplo, compra de serviços de assessoria, estas condições devem ser pormenorizadas na notificação de aprovação do projeto. 11. Todas as condições relativas à compra de material e de serviços, incluindo todas as obrigações e responsabilidades do ou dos fornecedores, devem ser especificadas na documentação referente à compra, assim como no contrato.» Motivos. As modificações deste artigo visam não apenas harmonizar o texto com o do Manual (substituição de «credor» por «operador designado»), mas também tornar mais claras as regras do FMQS em matéria de compra, especialmente aquelas aplicáveis aos editais de concorrência. «Artigo 9 Verificação preliminar pela equipe do FMQS 2. A fim de tornar mais claro algumas questões que necessitam de mais explicações, a equipe FMQS pode solicitar informações suplementares ou mais pormenorizadas ao operador designado em questão, à União Restrita ou à UPU à Secretaria Internacional. Se as informações solicitadas pela equipe do FMQS não forem recebidas num prazo de quatro semanas, a análise da proposta será adiada para a próxima reunião do Conselho fiduciário.» Motivos. Adaptar o texto para levar em conta que a Secretaria Internacional é encarregada da apresentação e da implementação dos projetos FMQS globais. «Artigo 13 Princípios 1. Os projetos devem ser realizados de acordo com os planos e os objetivos, como descritos na proposta de projeto aprovada. Qualquer Os desvios em relação aos objetivos do projeto, bem como qualquer as modificações do mesmo devem ser apresentados por escrito por meio de um pedido de mudança de projeto (anexo 6) e ser aprovados pelo Conselho fiduciário. O Conselho fiduciário pode delegar esta decisão ao Presidente e/ou ao chefe do projeto FMQS, em alguns casos particulares. 1.1 Nos casos onde o pedido de mudança de projeto prevê um aumento de mais de 25% do orçamento montante do contrato passado com um fornecedor, uma nova proposta de projeto deve ser apresentada ao Conselho fiduciário para aprovação.um novo procedimento de compra deve ser lançado.» Motivos. Simplificar mais a implementação dos projetos; os projetos não devem ser submetidos de novo à aprovação do Conselho em caso de aumento de mais de 25% do orçamento FMQS. «Artigo 22 - Princípios 3. Se um operador designado tem a intenção de implementar um projeto global, regional ou comum, serão aplicáveis as seguintes condições suplementares. 3.5 Todos os operadores designados participantes devem indicar, por escrito, seu compromisso em apoiar financeiramente o projeto e especificar o montante dos fundos a utilizar para este fim, preenchendo o formulário do anexo 2. Também devem comprometer-se em alcançar os objetivos do projeto e em obter os resultados esperados» Motivos. Atualmente, um dos principais problemas referentes a inúmeros projetos regionais e globais é o fato de que alguns operadores participantes não se esforçam em alcançar os objetivos nem os resultados do projeto. «Artigo 23 Papel da UPU da Secretaria Internacional e das Uniãos Restritas 1. Além de seu papel de chefes de projeto (para os projetos globais ou regionais), a UPU Secretaria Internacional e as Uniões Restritas podem também ajudar os operadores designados a elaborar planos de desenvolvimento da qualidade e projetos individuais e a acompanhar sua implementação, se necessário. 2. Se um operador designado, uma União Restrita ou a UPU Secretaria Internacional pedir ajuda dos coordenadores regionais do Coordenador de projeto regional da UPU para a elaboração de uma proposta de projeto comum, global ou regional, as despesas da missão podem ser incluídas no orçamento FMQS do

16 5 projeto. A mesma regra se aplica se um operador designado pede ajuda de um outro operador designado para a elaboração de uma proposta de projeto 2.1 As despesas de viagem incorridas pelo pessoal da Secretaria Internacional ou por uma União Restrita para a elaboração destes projetos também podem ser incluídas no orçamento FMQS do projeto.» Motivos. Esclarecer a situação em que um operador solicita a assistência do pessoal da Secretaria Internacional ou de uma União Restrita para elaborar propostas de projeto FMQS (ver 1). «Artigo 31 Avaliação dos resultados dos projetos 2. O calendário de avaliação da implementação deve ser determinado especificamente, para cada projeto, no âmbito de um acordo entre o Conselho fiduciário e, conforme o caso, a UPU, Secretaria Internacional, a União Restrita ou o operadore designado escolhido para desempenhar o papel de chefe de projeto». Motivos. A Secretaria Internacional é encarregada da implementação dos projetos globais. «Artigo 40 Obligações, sanções medidas corretivas e período probatório 3. Se o orçamento do projeto for ultrapassado sem a aprovação prévia do Conselho fiduciário, este último recomendará sanções medidas corretivas. Estas sanções As medidas podem prever o desbloqueio progressivo dos fundo ligados ao para o projeto (atual ou projetos futuros), a imposição de técnicas de gestão financeira mais rigorosas e, segundo o grau de ultrapassagem das despesas, um faturamento por etapas das despesas excedentes do orçamento. 4. Se os fundos do FMQS forem desviados ou utilizados para fins não aprovados pelo Conselho fiduciário, poderão ser igualmente aplicadas sanções medidas corretivas. Estas poderão incluir o reembolso dos fundos utilizados ou a exclusão de qualquer financiamento posterior a título do FMQS. 5. Quando a implementação de uma proposta de projeto estiver sujeita a condições fixadas pelo Conselho fiduciário, o operador designado deve cumprir estas condições em um prazo de seis meses após a notificação. Se este prazo não for cumprido, o projeto será anulado pelo Conselho fiduciário. 6. Quando um projeto aprovado pelo Conselho fiduciário não for implementado dentro do prazo fixado no artigo 11, o Conselho fiduciário pode impor novos prazos. Se o novo calendário não for cumprido, o projeto será anulado pelo Conselho fiduciário. 7. Os projetos dos operadores designados sujeitos às obrigações ou às medidas corretivas descritas nos 2, 3 e 4 acima são consideradas devem observar um período probatório.» Motivos. Evitar qualquer confusão entre as medidas corretivas aplicadas pelo Conselho fiduciário do FMQS e as sanções aplicáveis no âmbito das disposições do Regulamento geral da UPU. 5. Uma revisão completa do Manual de gestão dos projetos será efetuada para substituir, se for o caso, o termo «UPU» por «Secretaria Internacional». IV. Conclusão 6. O COP está convidado a aprovar as propostas de modificação do Manual de gestão dos projetos do FMQS. Berna, 22 de Março de 2010 Philippe Hlavacek, Presidente do Conselho fiduciário do FMQS

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