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1 AICEP Portugal Global Sessão de Esclarecimento / Seminário PROGRAMAS DE COOPERAÇÃO EXTERNA DA UNIÃO EUROPEIA Oportunidades de negócios para as empresas portuguesas A importância das Delegações da União Europeia no Exterior Uma Perspectiva no Terreno José Mouta 7 de dezembro de 2011

2 TIPOS DE PROGRAMAS DE COOPERAÇÃO Geográficos Bilaterais Abrangem países individuais ou grupos de países com afinidades entre si (p.ex. PALOP ou MERCOSUL). As intervenções seguem normalmente uma abordagem de projeto ou de apoio orçamental. Regionais Abrangem uma dada região geográfica (p.ex. América Latina, Ásia Central, etc.). As intervenções são maioritariamente executadas através de subvenções Temáticos Abrangem, em geral, todos os países em desenvolvimento (ou, em alguns casos, grupos de países com problemas e necessidades específicos comuns) e correspondem a ações com foco temático decorrente de prioridades gerais da Política de Desenvolvimento da UE. As intervenção são também normalmente executadas através de subvenções.

3 Fundo Europeu de Desenvolvimento África Subsaariana Caraíbas Pacífico

4 Instrumento de Cooperação para o Desenvolvimento Ásia América Latina Países do Golfo

5 Instrumento de Vizinhança e Parceria África do Norte, Médio Oriente, Cáucaso e Rússia

6 Modalidades de gestão mais usadas em cooperação Centralizada: Direta: Os serviços da Comissão executam diretamente as ações. Indireta: A Comissão delega tarefas de execução a organizações com missão de serviço público (p.ex. Agências Executivas da Comissão, Agências dos Estados Membros da UE, etc.). Descentralizada: A Comissão delega tarefas de execução aos países terceiros beneficiários, os quais podem, por sua vez, subdelegar a organizações nacionais com uma missão de serviço público (gestão descentralizada indireta). Conjunta: A Comissão delega tarefas de execução a Organizações Internacionais.

7 Política de Desenvolvimento do País Beneficiário Política de Desenvolvimento da UE } Programação Consultas Prévias Documento de Estratégia e Plano Indicativo Plurianual Análises de préviabilidade Contratos de Auditoria e Avaliação Avaliação e Auditoria Identificação Ficha de Identificação Análises de Viabilidade Centralizada Contratos e Subvenções Descentralizada Orçamentos Programa Execução Formulação Ficha de Ação Apoio Orçamental Administração direta Contratos e Subvenções Convenção de Financiamento Convenção de Delegação Decisão de Financiamento Programa de Ação Anual Responsabilidade da Comissão (Sede) Responsabilidade da Comissão (Delegações) Convenção de Contribuição Responsabilidade do Beneficiário

8 Responsabilidades da Delegação na Gestão Centralizada de Contratos Prepara e envia para publicação os anúncios de pré-informação e de concurso. Constitui a Comissão de Avaliação (Presidente, Secretário e pelo menos três Membros votantes, sendo normalmente um deles indigitado pelo Beneficiário). Recebe as manifestações de interesse, convoca a Comissão de Avaliação, verifica a conformidade administrativa das candidaturas e a elegibilidade dos candidatos, avalia a sua capacidade técnica, profissional e financeira, define e lista curta, envia-a para publicação e informa os candidatos não selecionados. Prepara o dossier do concurso segundo os formatos normalizados da EuropeAid (em coordenação com o Beneficiário e, quando necessário, com o apoio de assessores especializados) e envia-os aos candidatos selecionados. Organiza as sessões de esclarecimento e/ou visitas ao terreno, se estiverem previstas, recebe os pedidos de esclarecimento dos candidatos e responde aos mesmos.

9 Responsabilidades da Delegação na Gestão Centralizada de Contratos (cont.) Recebe as propostas, convoca a Comissão de Avaliação, verifica a admissibilidade e conformidade das propostas com os termos de referência, especificações técnicas ou cadernos de encargos, avalia e pontua a sua qualidade técnica (com o apoio de assessores especializados, sem direito a voto, se a complexidade do contrato o aconselhar), verifica os preços e calcula a pontuação final de cada concorrente, de acordo com os critérios do concurso. Comunica o resultado aos concorrentes, solicitando ao adjudicatário selecionado o envio dos documentos técnicos, administrativos e financeiros necessários à celebração do contrato, bem como as eventuais garantias financeiras requeridas. Verifica os documentos, prepara e assina o contrato e envia-o ao adjudicatário para assinatura. Recebe o contrato assinado e ordena o pagamento do pré-financiamento, se estiver previsto e após recepção da correspondente garantia financeira; prepara e envia para publicação a informação sobre a adjudicação do contrato.

10 Responsabilidades da Delegação na Gestão Centralizada de Contratos (cont.) Acompanha a execução do contrato (em coordenação com o beneficiário e eventuais entidades fiscalizadoras), recebe os relatórios de execução e as faturas intermédias, verifica a sua conformidade e realidade e ordena os pagamentos intermédios correspondentes. Recebe o relatório e fatura finais, verifica a entrega e aceitação dos serviços, fornecimentos e obras contratadas, procede ao apuramento das contas, ordena o pagamento final, liberta as garantias financeiras ainda em sua posse e procede ao encerramento do contrato (após confirmação da entidade contratada de que não existem questões pendentes).

11 Distribuição de Responsabilidades nas Delegações (Gestão Centralizada) Gestor Orçamental (GO) (Chefe de Delegação) Assina os contratos e ordena os pagamentos Verificador Operacional (VO) (Chefe (Chefe do Setor de Cooperação) de Verifica os dossiers documentos de contratuais, concurso e relatórios contratos e faturas dos pontos dos pontos de vista de vista técnico e e operacional Verificador Financeiro (VF) (Chefe de Finanças e Contratos) Verifica os documentos contratuais, relatórios e faturas dos pontos de vista jurídico e financeiro; aprova os pagamentos Iniciador Operacional (IO) (Gestor operacional do projeto) Prepara os documentos contratuais e analisa os relatórios e faturas dos pontos de vista técnico e operacional Iniciador Financeiro (IF) (Gestor financeiro do projeto) Analisa os documentos contratuais, relatórios e faturas dos pontos de vista jurídico e financeiro; inicia os procedimentos de pagamento

12 Responsabilidades da Delegação na Gestão Descentralizada dos Contratos Apoia o Beneficiário na elaboração dos Orçamentos Programa e aprova os mesmos. Recebe do Beneficiário, verifica e envia para publicação os anúncios de préinformação e de concurso. Designa um representante para participar da Comissão de Avaliação constituída pelo Beneficiário (com estatuto de observador sem direito a voto). Participa, como observador, nas reuniões da Comissão de Avaliação para seleção da lista curta; recebe e aprova a lista curta e envia-a para publicação. Apoia o Beneficiário na preparação do dossier do concurso (podendo, se necessário, contratar especialistas para o efeito) e dá a sua aprovação exante, quando necessária.

13 Responsabilidades da Delegação na Gestão Descentralizada dos Contratos (cont.) Participa, como observador, nas reuniões da Comissão de Avaliação para seleção do adjudicatário (podendo, se necessário, contratar avaliadores especializados); recebe e aprova o relatório dessa Comissão. Recebe o draft do contrato e dá a sua aprovação ex-ante, se necessária. Recebe um exemplar ou cópia do contrato assinado e envia para publicação a informação sobre a sua adjudicação. Caso os pagamentos não tenham sido descentralizados, prepara e ordena o pagamento do pré-financiamento e dos pagamentos intermédios e final, conforme indicado para a gestão centralizada. Recebe a nota de encerramento do contrato preparada pelo Beneficiário, com os anexos necessários, verifica se todas as condições estão reunidas e procede ao encerramento administrativo e financeiro do contrato.

14 Distribuição de Responsabilidades nas Delegações (Gestão Descentralizada) Gestor Orçamental (GO) (Chefe de Delegação) Aprova os documentos contratuais e ordens de pagamento (ex-ante ou ex-post); assina contratos e ordena pagamentos não descentralizados Verificador Operacional (VO) (Chefe (Chefe do Setor de Cooperação) de Verifica os dossiers documentos de contratuais concurso e e os ordens contratos de pagamento, dos pontos dos de pontos vista de vista técnico técnico e e operacional Verificador Financeiro (VF) (Chefe de Finanças e Contratos) Verifica os documentos contratuais, e ordens de pagamento, dos pontos de vista jurídico e financeiro; aprova os pagamentos Iniciador Operacional (IO) (Gestor operacional do projeto) Analisa os documentos contratuais e ordens de pagamento, dos pontos de vista técnico e operacional Iniciador Financeiro (IF) (Gestor financeiro do projeto) Analisa os documentos contratuais e ordens de pagamento, dos pontos de vista jurídico e financeiro; inicia os procedimentos de pagamento

15 Algumas Dicas Úteis Respeitar sempre rigorosamente as instruções aos proponentes e os termos de referência, especificações técnicas e cadernos de encargos, bem como os formatos normalizados dos documentos de concurso. É bom ser criativo (até certo ponto), mas criatividade em excesso pode prejudicar... Ter muita atenção às questões de elegibilidade, nacionalidade e regras de origem, conflitos de interesse, situações de exclusão e outras da mesma natureza. Muitas propostas excelentes podem ser desclassificadas por motivos facilmente evitáveis. Durante os concursos colocar sempre qualquer questão ou dúvida por escrito, nos momentos e dentro dos prazos previstos, ou no âmbito das eventuais sessões de esclarecimento ou visitas ao terreno organizadas pela entidade adjudicante. O pessoal da Delegação e do Beneficiário terá certamente todo o prazer em vos receber antes ou depois do concurso, mas durante o mesmo qualquer contacto direto não programado pode causar, pelo menos, constrangimentos escusados.

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