ANEXO I - TERMOS DE REFERÊNCIA

Transcrição

1 ANEXO I - TERMOS DE REFERÊNCIA 1. INTRODUÇÃO 1.1. A Agência tem necessidade de promover ou participar de eventos do tipo: audiências públicas; assinaturas de acordos, contratos, termos de ajuste, memorandos de entendimentos; audioconferências; congressos; cursos; debates; encontros; feiras e exposições; fóruns; painéis; palestras; reuniões; seminários; sessões públicas; solenidades de inauguração; videoconferências; "workshops"; entre outros. Para tanto, necessita de apoio técnico-operacional de prestador de serviço especializado Desde 1998, a Anatel manteve contrato com empresas especializadas nestes serviços, tendo o último expirado em 06 de outubro de OBJETIVO 2.1. Contratação de serviços de suporte técnico-operacional à realização de eventos promovidos pela Anatel e à participação da Agência em eventos no Brasil e no exterior, em consonância com o plano anual de eventos (Anexo II). 3. PRODUTOS 3.1. Classificação/Tipos de Eventos:?? Informativos palestra, conferência, seminário, simpósio, workshop, convenção, foro, debate, mesa redonda, painel, encontro, congresso, entrevista individual ou coletiva;?? Deliberativos convenção, reunião;?? Expositivos/Demonstrativos feira, salão, mostra, exposição, lançamento de produtos/serviços e campanhas educativas ou informativas;?? Sociais visita, missão, coffe-break, almoço, jantar, coquetel, assinatura de ato, inauguração, cerimônia de posse ou transmissão de cargo, concurso;?? Datas Pontuais 05 de maio (dia das comunicações), 05 de novembro (instalação da Anatel) 3.2. A empresa contratada deverá responsabilizar-se integralmente pelo que lhe for demandado pela ANATEL, considerando-se as seguintes etapas: Planejamento identificação do evento; escolha do local; infra-estrutura; apoio técnico, administrativo e de pessoal; confecção de material de divulgação; orçamentos.

2 Organização seleção e alocação de recursos humanos; identificação e montagem de ambientes; execução da programação geral de acordo com a orientação da contratante; secretaria prévia Coordenação/Execução distribuição de atribuições e de tarefas; supervisão dos trabalhos em nível executivo e de coordenação; condução dos trabalhos em todos os seus aspectos (abertura, desenvolvimento e encerramento) conforme orientação da contratante; supervisão e acompanhamento das atividades durante o evento (alimentação, transporte, segurança, sonorização, recepção, plenário, secretaria, etc) Do Planejamento Prévio Consiste na prestação de serviços técnicos especializados de planejamento e organização e outros serviços afins, sempre que o evento requerer tal assessoria e quando solicitado pela contratante, compreendendo visita de inspeção ao local a ser indicado, assim como toda a infra-estrutura necessária. Como produto deste planejamento prévio, a contratada deverá entregar à contratante um relatório com as condições de execução do evento na localidade estudada No caso de eventos realizados fora do Distrito Federal, deverão estar incluso no preço as despesas com deslocamentos e hospedagens Dos Serviços Prévios Locação de espaço físico: Consiste na locação de dependências, incluindo manutenção do local, para eventos realizados fora da sede da Anatel. A Contratada submeterá as propostas à aprovação prévia da Anatel. Para fins de pagamento, a contratada deverá anexar ao documento de cobrança, a proposta aprovada pela Anatel, bem como, o comprovante do pagamento da locação do espaço físico, após a realização do evento Correios: Consiste na execução das atividades de postagem de todas as evento, inclusive do material de divulgação. correspondências do Para fins de pagamento, a contratada deverá anexar ao documento de cobrança, comprovação dos valores efetivamente pagos à Empresa de Correios e Telégrafos ECT, após conclusão dos serviços Da Execução do Serviço Conjunto de itens necessários para a realização de determinado evento. 2

3 Recursos humanos: Os profissionais deverão possuir larga experiência em eventos nacionais e internacionais e nível cultural compatível com o porte do evento e aqueles que e lidam diretamente com o público deverão apresentar-se uniformizados e identificados coordenador geral: com experiência em coordenação de eventos; mestre de cerimônia: com desenvoltura e experiência para a apresentação de eventos; recepcionista bilíngüe: com experiência na atividade e devidamente trajada com roupa clássica, cabelo preso, maquiagem leve. Idiomas inglês e/ou francês, e/ou espanhol; recepcionista português: com experiência na atividade e devidamente trajada com roupa clássica, cabelo preso, maquiagem leve; digitador: digitação de relatórios, planilhas e outros serviços (Word/Excel); digitador bilíngüe: digitação de relatórios, planilhas e outros serviços (Word/Excel), nos idiomas utilizados no evento; mensageiro: office-boy/girl, com experiência em manuseio de documentos e serviços afins; segurança diurno: uniformizado, devidamente habilitado; segurança noturno: uniformizado, devidamente habilitado; tradutor/versor de texto: com experiência e desenvoltura em tradução, com conhecimentos principalmente nos idiomas oficiais da ONU; tradutor simultâneo/consecutivo: com experiência e desenvoltura em tradução simultânea em eventos, principalmente nos idiomas oficiais da ONU; revisor de texto: experiência comprovada em língua portuguesa e nos idiomas oficiais da ONU; motoboy: com habilitação e em motocicleta de sua propriedade; fotógrafo: experiência comprovada em fotografia de interiores e exteriores; secretária bilíngüe: com experiência e desenvoltura em secretariado e atuação em eventos, idiomas inglês e/ou francês e/ou espanhol; secretária português: com experiência e desenvoltura em secretariado e atuação em eventos; técnico de iluminação; eletricista; técnico em computação: com conhecimento em Word, Excel, Power Point, Access, rede wireless e equipamentos de ponta; técnico em filmagem com equipamento: capaz de testar, ajustar e realizar filmagens com qualidade; médico: registrado no CRM, clínico geral; enfermeiro: registrado no CRE e experiência ambulatorial; engenheiro com conhecimento em montagem de rede lógica e equipamentos similares, registrado no CREA. Obs.: a) Salvo quando for expressamente solicitado, os tradutores, versionistas e revisores não precisam ser juramentados. No entanto, a Anatel se reserva o direito de solicitar profissionais com experiência comprovada em congressos e conferências na área de telecomunicações, inclusive, sempre que possível, ou dentro da disponibilidade dos mesmos, com registro na AIIC (Association Internationale D Interpretes de Conférence); b) as traduções terão lauda padrão de 25 (vinte e cinco) linhas de 60 3

4 (sessenta) caracteres por linha, revisadas, impressas e por meio eletrônico (disquete ou CD ou MD); Alimentos e Bebidas: Água mineral em garrafas individuais, servidas em copos não descartáveis para as mesas diretoras, salas de apoio, sala VIP, imprensa e coordenação Água mineral em garrafões de 20 litros, incluindo a instalação e manutenção de bebedouros, tipo geladeira, copos descartáveis e lixeira Café fornecido em garrafas térmicas. Será cotado preço por litro de café, incluindo copos descartáveis, açúcar, adoçante e lixeiras pelo período do evento Coquetel: salgadinhos e similares, frios e quentes. Dois tipos de refrigerantes (01 dietético), água mineral (com e sem gás) e 03 tipos de coquetel de frutas. - Cotar preço por participante. Apresentar sugestão de alimentos e bebidas para aprovação da contratante. O aparelhamento e a mão de obra devem estar incluídos; Obs: entende-se como aparelhamento: toalhas de mesa de tecido, guardanapos de tecido, pratos, copos, talheres e travessas de usos diversos etc Coffee-Break: café, 03 tipos de chá, água, 02 tipos de suco, 02 tipos de refrigerantes (01 dietético), 03 tipos de biscoitos, pão a metro, cesta de pães variados, torradas, 03 tipos de bolo, 01 tipo de salgado, mini-sanduiches variados, frutas etc. - Cotar preço por participante. Apresentar sugestão de alimentos e bebidas para aprovação da contratante. O aparelhamento e a mão de obra devem estar incluídos; Obs: quanto ao aparelhamento vide observação no item Coffee-Break, dentro das especificações do item , com aparelhamento descartável; Almoço/Jantar : 02 tipos de entrada fria, 03 tipos de prato quente (carne vermelha, carne branca e massas), 03 tipos de guarnições, 02 tipos de sobremesas, 02 tipos de sucos, 02 tipos de refrigerantes (01 dietético), água mineral com e sem gás, café e chá. -Cotar preço por participante. Apresentar sugestão de alimentos e bebidas para aprovação da contratante. O aparelhamento e a mão de obra devem estar incluídos. Obs.: quanto ao aparelhamento vide observação no item Almoço/Jantar: fora dependências do evento. A contratada deverá submeter 4

5 opções para aprovação da Anatel. Para fins de pagamento deverá anexar ao documento de cobrança, comprovação dos valores efetivamente pago pelo serviço, após realização do evento Equipamentos: Locação e instalação de equipamentos: telefone fixo; aparelho de viva-voz: para audio-conferência (Polycom ou similar); notebook modelo Pentium 4; microcomputador com tela LCD, modelo Pentium 4; impressora remota a laser com endereço lógico e tonner.; impressora colorida jato de tinta com cartucho colorido; fax com impressão em papel comum A4; microfone auricular ou de lapela; microfone sem fio com peso máximo de 350g; mesa de som com, no mínimo, 16 canais, amplificador para atendimento a mesa de, no mínimo, 16 canais; mixer para microfone para atendimento a mesa de, no mínimo, 16 canais; caixa acústica: no mínimo 06 caixas de 200 watts cada para conexão com a mesa; pedestal de podium para microfone; projetor de slide com controle remoto; retroprojetor: Visograf ou similar com lâmpada de, no mínimo, 3000 Ansilumens, com lâmpada sobressalente; gravação de som e vídeo: rack para gravação ininterrupta de áudio e/ ou vídeo, com técnico; monitor de TV: televisão de 20 ou 29 colorida; videocassete: 5 cabeças; aparelho de DVD: deve executar CD Player, DVD e CDR W; ponteira laser: 5 pontas/tipo pointer; 5

6 projetor multimídia: Data Show ou similar com resolução 1024 x 768; walk talkie: rádio de comunicação entre os organizadores; slide desk: composto de micro-computador, impressora jato de tinta, retroprojetor, projetor de slides com operador técnico; tela de projeção: 1,80 x 1,80: 3,00 x 2,5m; tela LCD: no mínimo 15 ; equipamento para tradução simultânea: cabine de tradução para dois interpretes, com fones de tradução, mesa de som, microfones de mesa e caixas acústicas de no mínimo 150 watts; receptor auricular: conjunto com, no mínimo, 50 receptores; flip-shart com álbum seriado: cavalete em madeira com bloco de papel; aparelho de ar condicionado: cotar equipamento até 1000 BTU e equipamento acima de BTU; unidade geradora de energia elétrica: cotar equipamento até 120 KVA e equipamento acima de 120 KVA; ponto de energia elétrica: instalação de tomada e verificação da instalação (com todo o material necessário ex: conectores, fiação, etc.); ponto de rede lógica: para acesso à rede (com todo o material necessário ex: conectores, fiação etc.); fotocópia: copiadora com velocidade de no mínimo 30 cópias por minuto, em preto e branco, com alceamento automático, incluindo suprimentos, papel e operação. O preço será apresentado por diária com franquia de cópias/dia, cópias/dia e cópias/dia e preço para custo de cópia excedente Decoração e Sinalização: jardineiras de flores por metro linear; arranjos florais para centro de mesa; arranjo floral para buffet de serviço; vasos ornamentais grandes com palmeiras, ficos ou outras plantas para a decoração das áreas de circulação; faixa em PVC, por metro quadrado; placas de sinalização com diversos dizeres: "inscrição", "passagens" etc.; Instalações e Montagens: banner em vinil preto e branco (m²); banner em vinil até três cores (m²); 6

7 balcão para recepção (m²); balcão guarda volumes (m²); balcão para informações (m²); mesa de apoio (unid.); mesa de reunião (unid.); mesa para refeição (por lugar); cadeira (unid); escaninho com 50 (cinqüenta) unidades para distribuição de correspondência; púlpito; cabine de tradução Material do evento por participante Conjunto composto de pasta, crachá, caneta e bloco de papel Estande: Obs: Apresentar preço pasta em lona e plástico. Quando da utilização deste item, a contratada deverá submeter a pasta à aprovação prévia da Anatel. Montagem básica (m²), em octanorm, com piso (em carpete ou octanorm) e iluminação, incluído limpeza e manutenção Transporte: micro ônibus tipo executivo com motorista, combustível e ar condicionado, para traslado urbano, com franquia diária de 100KM; van com motorista, combustível e ar condicionado, para traslado urbano, com franquia diária de 100KM; ônibus tipo executivo com motorista, combustível e ar condicionado para traslado urbano, com franquia diária de 100KM; veículo de passeio ou utilitário com motorista, combustível e ar condicionado, para traslado urbano, com franquia diária de 100KM Outros Serviços: UTI móvel com equipamentos e pessoal especializado para atender emergências, cotar por hora Dos Serviços Posteriores Telefônico/fax/link de internet: Para fins de pagamento, a contratada deverá anexar ao documento de cobrança, o comprovante da empresa prestadora dos serviços, após a realização do evento Acervo fotográfico com álbum de até 24 fotos, com legenda: Fotos tamanho 15 x 22 cm. 7

8 Transcrição de Fitas: Transcrição do original das fitas gravadas, devidamente encadernada e entregue também em disquete, ou CD ROM ou MD; Correios: Consiste na execução das atividades de postagem de todo o material de escritório restante do evento. Para fins de pagamento, a contratada deverá anexar ao documento de cobrança, comprovação dos valores efetivamente pagos à Empresa de Correios e Telégrafos ECT, após conclusão dos serviços Energia elétrica: Para fins de pagamento, a contratada deverá anexar ao documento de cobrança, o comprovante da empresa prestadora dos serviços, após a realização do evento. 4. FASES DE IMPLEMENTAÇÃO E PRAZOS 4.1. Os serviços serão implementações a partir da data de assinatura do Contrato, de acordo com as necessidades da Anatel O contrato terá duração de 12 (doze) meses, podendo ser prorrogado por iguais períodos, até o limite de 60 (sessenta) meses As solicitações de serviço emitidas pela Anatel deverão atender aos seguintes prazos: Eventos realizados nas dependências da Anatel?? Até 50 participantes ordem de serviço com mínimo de 7 dias úteis de antecedência e plano de trabalho com mínimo de 5 dias úteis de antecedência;?? Até 100 participantes ordem de serviço com mínimo de 8 dias úteis de antecedência e plano de trabalho com mínimo de 6 dias úteis de antecedência;?? Até 300 participantes ordem de serviço com mínimo de 9 dias úteis de antecedência e plano de trabalho com mínimo de 7 dias úteis de antecedência;?? Acima de 300 participantes ordem de serviço com mínimo de 10dias úteis de antecedência e plano de trabalho com mínimo de 12 dias úteis de antecedência; Eventos realizados no Distrito Federal?? Até 50 participantes ordem de serviço com mínimo de 7 dias úteis de antecedência e plano de trabalho com mínimo de 5 dias úteis de antecedência;?? Até 100 participantes ordem de serviço com mínimo de 8 dias úteis de antecedência e plano de trabalho com mínimo de 6 dias úteis de antecedência;?? Até 300 participantes ordem de serviço com mínimo de 10 dias úteis de antecedência e plano de trabalho com mínimo de 8 dias úteis de antecedência;?? Acima de 300 participantes ordem de serviço com mínimo de 12 dias úteis de antecedência e plano de trabalho com mínimo de 10 dias úteis de antecedência; Eventos realizados em qualquer Estado da Federação 8

9 ?? Até 50 participantes ordem de serviço com mínimo de 8 dias úteis de antecedência e plano de trabalho com mínimo de 6 dias úteis de antecedência;?? Até 100 participantes ordem de serviço com mínimo de 10 dias úteis de antecedência e plano de trabalho com mínimo de 8 dias úteis de antecedência;?? Até 300 participantes ordem de serviço com mínimo de 12 dias úteis de antecedência e plano de trabalho com mínimo de 10 dias úteis de antecedência;?? Acima de 300 participantes ordem de serviço com mínimo de 15 dias úteis de antecedência e plano de trabalho com mínimo de 12 dias úteis de antecedência; Eventos realizados no Exterior?? Até 50 participantes ordem de serviço com mínimo de 17 dias úteis de antecedência e plano de trabalho com mínimo de 15 dias úteis de antecedência;?? Até 100 participantes ordem de serviço com mínimo de 18 dias úteis de antecedência e plano de trabalho com mínimo de 16 dias úteis de antecedência;?? Até 300 participantes ordem de serviço com mínimo de 19 dias úteis de antecedência e plano de trabalho com mínimo de 17 dias úteis de antecedência;?? Acima de 300 participantes ordem de serviço com mínimo de 20 dias úteis de antecedência e plano de trabalho com mínimo de 18 dias úteis de antecedência; 5. METODOLOGIA 5.1. Os serviços a serem executados serão precedidos de emissão de Ordem de Serviço, conforme modelo constante do Anexo IV, respeitando-se os prazos definidos no item Para cada ordem de serviço, deverá ser submetido à aprovação da Anatel um Plano de Trabalho, contemplando as etapas de Planejamento, Organização e Execução do evento, descritas nos itens 3.1; 3.2; 3.3; 3.4; 3.5; 3.6; 3.7; respeitando-se os prazos definidos no item Na etapa de Organização do evento, a empresa contratada deverá deixar o local disponível para fiscalização da Anatel no mínimo duas horas antes do seu início; 5.4. Na etapa de Execução do evento, a empresa contratada deverá designar preposto para representá-la durante a execução dos eventos fora do Distrito Federal; 5.5. Após a realização do evento, a empresa contratada deverá apresentar relatório de avaliação em até 15 dias, que confronte os objetivos definidos e os resultados alcançados; 6. OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA 6.1. Assumir integral responsabilidade pela boa e eficiente execução dos serviços, na forma do que dispõe a legislação em vigor, o edital e o contrato Observar, durante a execução dos serviços contratados, o fiel cumprimento de todas as leis federais e municipais vigentes ou que venham a vigir, sendo a única responsável pelas infrações que venham a ser cometidas Assumir todo ônus decorrente de ações judiciais, proveniente de danos causados pela execução do contrato, que possam vir a ser imputados ao Contratante por terceiros. 9

10 6.4. Manter, durante o período de vigência do contrato, as condições de habilitação exigidas na licitação Reparar todo e qualquer dano que venha a ser causado em razão da execução dos serviços objeto da contratação, suportando os prejuízos decorrentes da ação ou omissão da Contratada Responsabilizar-se pelos encargos trabalhistas, previdenciários, fiscais e comerciais resultantes da execução do contrato, cuja inadimplência não transfere ao Contratante a responsabilidade por seu pagamento, nem poderá onerar o objeto do contrato Responder por quaisquer prejuízos que seus empregados ou prepostos causarem ao patrimônio e/ou à imagem da Anatel, em razão da execução do objeto do contrato Cumprir rigorosamente os prazos pactuados nas Ordens de Serviços. 7. OBRIGAÇÕES DA CONTRATANTE 7.1. Expedir Ordem de Serviço, para cada evento objeto do contrato Expedir, por escrito, todas as determinações e/ou comunicações dirigidas à Contratada Acompanhar e fiscalizar os trabalhos a serem desenvolvidos pela Contratada, visando o atendimento das normas, especificações e instruções estabelecidas, devendo intervir quando necessário, a fim de assegurar a regularidade na prestação dos serviços, bem como o fiel cumprimento das condições estabelecidas no contrato Efetuar os pagamentos dos serviços objeto do contrato, após o devido atesto quanto à perfeita execução dos serviços contratados, na forma prevista no contrato. 8. AVALIAÇÃO DA CONTRATADA 8.1. A contratante realizará avaliação, por Ordem de Serviço, do nível de atendimento dos serviços executados, conforme disposto no Anexo IV deste documento A Nota de Avaliação por evento (NA), será calculada considerando a média aritmética dos pontos perdidos apurados nas avaliações dos serviços executados, por Ordem de Serviço. Nota de Avaliação (NA) = 10 (Média dos pontos perdidos ) O Gestor do contrato proporá, à Gerência Geral de Administração, aplicação de penalidades às empresas contratadas, conforme se segue: 8.4. Sempre que a NA for maior ou igual a 6,0 e menor que 8,0 a empresa contratada receberá advertência Sempre que a NA for menor que 6,0 a empresa contratada receberá multa de 2% sobre o valor faturado total do evento Sempre que a contratada acumular duas advertências consecutivas, receberá multa 10

11 de 2% sobre o valor faturado no evento de sua aplicação Se a contratada receber três multas consecutivas no decorrer da execução contratual, será proposta a sua rescisão, respeitado o direito de defesa da Contratada. 9. PAGAMENTOS DOS SERVIÇOS 9.1. Os pagamentos serão efetuados pela Anatel, após a realização dos serviços nos itens e e nos demais itens após a realização de cada evento, por meio de Ordem Bancária, em até 10 (dez) dias úteis contados a partir do atesto da Nota Fiscal. 11