IX SEMINÁRIO SOBRE GESTÃO DOCUMENTAL Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte POLÍTICA DE ARQUIVOS E GESTÃO DOCUMENTAL NO ESTADO DE SÃO PAULO

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1 IX SEMINÁRIO SOBRE GESTÃO DOCUMENTAL Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte POLÍTICA DE ARQUIVOS E GESTÃO DOCUMENTAL NO ESTADO DE SÃO PAULO Ieda Pimenta Bernardes Diretora técnica do Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo Arquivo Público do Estado/Casa Civil saesp@sp.gov.br maio/2011

2 Arquivo Público do Estado de SP formulação e implementação da política estadual de arquivos órgão central do Sistema de Arquivos preservação e difusão dos documentos de valor permanente coordenação do Comitê Gestor do SPdoc (sistema informatizado unificado do Estado)

3 Arquivo Público do Estado Ampliação e Reforma Quadro de Áreas Área total do terreno 6.233,00 m² Área a ser demolida (Blocos B, C) 2.768,57 m² Área a ser reformada (Blocos A, D) 7.007,72 m² Área a ser construída (Bloco Anexo) ,62 m² Área total do empreendimento ,34 m²

4 Centro de Arquivo Administrativo Mooca

5 Centro de Arquivo Administrativo (Nova sede Vila Mariana)

6 Central de Atendimento ao Cidadão Aquisição do imóvel localizado na Rua Joaquim Távora nº 824 Vila Mariana São Paulo, com a metragem de 2.897,00 metros quadrados e área construída de 6.252,00 metros quadrados Elaboração de projeto de reforma Implementação da Central de Atendimento ao Cidadão- CAC (Poupatempo da gestão documental) serviço centralizado de atendimento ao público para localizar e facultar acesso a quaisquer documentos da administração municipal (presencial e à distância).

7 Concurso Público 60 novos cargos para Executivo Público 30 cargos para o Departamento de Gestão do SAESP

8 Histórico 1721 repartição da Secretaria de Governo encarregada de preservar os documentos da governança Secretaria de Estado do Interior a 1931 Secretaria de Estado da Educação e da Saúde Pública 1931 a 1967 Secretaria de Estado da Cultura 1967 a 2007 (2006- criação do Departamento de Gestão do SAESP) 40 anos como Divisão, sem quadro funcional estável e sem órgão de gestão. Casa Civil - desde julho de 2007

9 Política pública de gestão documental Interfaces entre a técnica, a política e o contexto cultural Processos integrados e interdependentes: FORMULAÇÃO: Arcabouço legal e normativo IMPLEMENTAÇÃO: Ações estratégicas e táticas capazes de resolver problemas e modificar a realidade

10 Decreto n , de 19 de outubro de 1984 Decreto n , de 18 de abril de 1989 Decreto n de 27 de agosto de 2004 Decreto n de 27 de agosto de 2004 Política estadual de arquivos Institui o Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo Determina a criação de Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo Define normas para avaliação, preservação e eliminação de documentos públicos Oficializa o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade dos Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades-Meio Decreto n de 27 de abril de 2009 Reorganiza a Unidade do Arquivo Público do Estado Decreto nº , de 25/2 e nº , de 6/10/2010 Institui e reorganiza o Comitê Gestor do SPdoc Instrução Normativa APE/ SAESP 1/2009 Instrução Normativa APE/ SAESP 2/20109 Gestão, preservação e acesso a documentos digitais Avaliação da massa documental acumulada e procedimentos para transferência, recolhimento e eliminação

11 ARQUIVO PÚBLICO ÓRGÃO CENTRAL DO SISTEMA DE ARQUIVOS Atuação normativa Questão estratégica: posição do órgão central na estrutura administrativa

12 Decreto n /2009 CASA CIVIL UNIDADE DO ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO Centro de Processamento de Informações Digitais Departamento Técnico de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo Departamento Técnico de Preservação e Difusão do Acervo Centro de Gestão Documental Centro de Arquivo Permanente Centro de Coordenação dos Protocolos Estaduais Centro de Difusão e Apoio à Pesquisa Centro de Assistência aos Municípios Centro de Acervo Iconográfico e Cartográfico Centro de Arquivo Administrativo Centro de Preservação

13 ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo Decreto nº /2009, art. 4º, II, a, III, b e art. 11 ao 16 Assistência Técnica Célula de Apoio Administrativo Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo Célula de Apoio Administrativo Corpo Técnico Centro de Gestão Documental Célula de Apoio Administrativo Corpo Técnico Centro de Coordenação dos Protocolos Estaduais Célula de Apoio Administrativo Corpo Técnico Centro de Assistência aos Municípios Centro de Arquivo Administrativo Célula de Apoio Administrativo Corpo Técnico Núcleo de Assistência Técnica aos Órgãos do SAESP Núcleo de Processamento Técnico Núcleo de Normas Técnicas Núcleo de Registro e Empréstimo Núcleo de Formação e Treinamento Central de Atendimento ao Cidadão (CAC) Núcleo de Monitoria e Fiscalização Núcleo de Apoio Logístico

14 Sistema de Arquivos Objetivos da gestão sistêmica Harmonizar as diversas fases dos documentos (corrente, intermediária e permanente); Facilitar o acesso aos documentos gerados pelos órgãos públicos; Assegurar a proteção e a preservação dos documentos arquivísticos do Poder Público Estadual; Decreto n , de 19 de outubro de 1984 Decreto n , de 27 de abril de 2009

15 Municípios Secretarias Autarquias Ministério Público Procuradoria Geral do Estado Entidades privadas encarregadas de serviços públicos Arquivo Público do Estado Organizações sociais Sociedade de Economia mista Fundações Empresas públicas

16 Empresas públicas Autarquias Sociedade de Economia mista Entidades privadas encarregadas de serviços públicos Fundações Procuradoria Geral do Estado Municípios Ministério Público Arquivo Público do Estado Organizações sociais Secretarias Órgão setorial Órgão setorial Órgão setorial Órgão setorial Órgão setorial Órgão setorial Órgão setorial Órgão setorial Órgão Central Órgão setorial Órgão setorial

17 Sistema de Arquivos do Estado Poderão, também, integrar o Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP, mediante celebração de convênios ou termos de cooperação técnica com o Governo do Estado, por intermédio da Casa Civil, observada a legislação pertinente: I - autarquias estaduais de regime especial; II - o Ministério Público do Estado de São Paulo; III - a Defensoria Pública do Estado de São Paulo; IV - órgãos dos Poderes Legislativo e Judiciário estaduais; V - as Administrações Municipais. Decreto nº /2009, art. 32, que alterou o Decreto nº /1984, art.5º.

18 Estrutura: Gestão sistêmica Órgão central exerce função normativa; é responsável pela formulação e implementação da política estadual de arquivos Órgãos setoriais e subsetoriais- nos órgãos e entidades (protocolos e arquivos) Comissões de Avaliação de Documentos - nos órgãos e entidades Característica: forma de vinculação Vinculação técnica - sem subordinação administrativa entre os órgãos centrais, setoriais e subsetoriais

19 Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo Grupos permanentes e multidisciplinares (5,7 ou 9) Composição: área jurídica administração geral administração financeira Arquivo áreas-fim Competências: Elaboração e aplicação de Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos; definição de critérios de amostragem Decretos nº /89 e nº /2004

20 cultura/relações de poder Forma híbrida de relação entre as partes: autonomia administrativa Complexidade vinculação técnica (funcionamento integrado, de acordo com normas e procedimentos técnicos comuns) extensão unidades dispersas e descentralizadas contexto político Multiplicidade de atores envolvidos (conflitos) metodologia participativa e construção coletiva de conhecimento

21 Política de Gestão Documental no Estado de São Paulo Conjunto de normas e procedimentos para a gestão, avaliação, preservação e eliminação de documentos públicos Decreto nº , de 27 de agosto de 2004

22 Política de Gestão Documental no Estado de São Paulo Decreto n de 27 de agosto de 2004 Plano de Classificação: Identifica todos os documentos das atividades-meio (800 tipos) Tabela de Temporalidade: Indica os prazos de guarda e a destinação dos documentos (publicação disponível no sítio

23 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS ATIVIDADES-MEIO Decreto nº /2004 define os prazos de guarda e a destinação para cada série documental

24 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DA SECRETARIA DE ESTADO DO MEIO AMBIENTE ATIVIDADES-FIM Resolução SMA 6, de , publicada no Diário Oficial de 10/02/2007

25 GESTÃO DE DOCUMENTOS PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS REQUISITOS SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS (SIGAD) SISTEMA DE PROTOCOLO ÚNICO

26 GESTÃO DE DOCUMENTOS PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS REQUISITOS SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS (SIGAD) Requisitos definidos pela Instrução Normativa APE/ SAESP 1/2009 SISTEMA DE PROTOCOLO ÚNICO

27 Instrução Normativa APE/SAESP-1, de 10/3/2009 (DOE 18/3/2009) Estabelece diretrizes e define procedimentos para a gestão, a preservação e o acesso contínuo aos documentos arquivísticos digitais da administração Pública Estadual Direta e Indireta. São 37 artigos e 2 anexos (Disponível em ww.arquivoestado.sp.gov.br/saesp/instrucao_normativa_ APESAESP_n1_ pdf)

28 ACESSO À INFORMAÇÃO Política Estadual de gestão documental (regras de negócio) Tecnologias da Informação classificação de documentos por meio de códigos padronizados definidos nos Planos de Classificação de Documentos indicação dos prazos de guarda e da destinação final dos documentos de acordo com as Tabelas de Temporalidade controle de vocabulário gestão integral de documentos desde a produção até a destinação final controle da tramitação/localização no Arquivo definição de categorias de sigilo e acesso intercâmbio de informações em tempo real à produção e tramitação

29 Comitê Gestor do SPdoc Decreto nº /2010 Institui na Casa Civil, sob a coordenação do APE, o Comitê Gestor do SPdoc. Alterado pelo Decreto nº , de 65/10/2010 Resolução CC-43, DE 6/10/2010 Aprova o Regimento interno do CG-SPdoc.

30 Planos e Tabelas: atividades-fim Ministério Público Estadual (Ato Normativo nº 428- PGJ/CGMP de 20/2/2006) Secretaria do Meio-Ambiente (Resolução SMA nº 6, de 8/2/2007) PROCON (Despacho do Diretor Executivo, DOE de 24/12/2008) Secretaria da Gestão Pública (Resolução SGP - 11, de 2/4/2009) Secretaria da Cultura (Resolução SC - 2, de 7/1/2010) Secretaria da Fazenda (Resolução SF nº 70, de 3/8/2010) (disponíveis em

31 Programa de gestão documental itinerante O programa prevê o deslocamento de 10 equipes de funcionários às 25 Secretarias para orientar: Avaliação da massa documental acumulada até 1940 Aplicação do Plano e Tabela-Meio Elaboração de Plano e Tabela-Fim

32 Parcerias (Interlocução com a Administração e a Sociedade) Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo (85) Ministério Público do Estado (desde 2000) Arquivo Nacional (Projeto InterPARES) UNIVESP Universidade Virtual (capacitação) Corregedoria Geral da Administração Fundação SEADE (critérios de amostragem) Assembléia Legislativa do Estado CEPAM Centro de Estudos e Pesquisas em Administração Municipal Administrações Municipais

33 Políticas municipais de arquivo O Centro de Assistência aos Municípios e o Programa de institucionalização de Arquivos Públicos Municipais: Documentos disponibilizados em (legislação, roteiros, manuais, minutas de PL) Serviço de orientação e visitas técnicas Ações conjuntas com o Ministério Público do Estado (53 procedimentos) Encontros Regionais sobre gestão documental pública (9) Edição de manual técnico Inclusão de uma ação específica no PPA ( )

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35 Avaliação: atividade estratégica da gestão Parâmetros teóricos, técnicos e jurídicos Legalidade Conformidade dos prazos de guarda com a legislação vigente Legitimidade Cientificidade Trabalho institucional - elaboração multidisciplinar e coletiva de critérios; ampla divulgação Princípios, conceitos e técnicas de uma área especializada do conhecimento: a Arquivologia

36 O Sistema de Arquivo em números 85 Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo (800 agentes nomeados) 5 Decretos aprovados sobre gestão documental 5 Decretos aprovados de reestruturação do Arquivo Público do Estado 2 Instruções Normativas. Instrução Normativa APE/SAESP-1, de 10/3/2009 (DOE 18/3/2009) sobre documentos digitais e Instrução Normativa APE/SAESP-2, de 2/12/2010 sobre avaliação documental Publicação de Plano e Tabela das Atividades-Meio Aprovação de 5 Planos e Tabelas das atividades-fim (MP, PROCON, MA, Cultura e Fazenda) 32 cursos de treinamento (2.506 agentes públicos) 63 oficinas sobre técnicas arquivísticas (Projeto Como Fazer ) 14 manuais técnicos publicados e disponíveis na Internet Treinamento de 1500 agentes públicos municipais

37 O Sistema em números Eliminação de 860 toneladas de documentos após avaliação (107mil caixas) Liberação de metros quadrados de área Publicação de 384 Editais de Ciência de Eliminação de Documentos publicados no DOE 9 Encontros Paulistas sobre gestão documental pública: por uma política municipal de arquivos (327 municípios) 3 Seminários sobre gestão documental e tecnologias da informação(2006/2009/2010) 4 diagnósticos sobre os arquivos/protocolos/acervos da Administração Paulista Definição de requisitos e metadados para o Sistema de Protocolo Único (SPdoc)

38 Plano de Ação 2011 Sistema Reforma do Centro de Arquivo Administrativo (24 milhões) Reestruturação do SAESP organização dos serviços dos órgãos setoriais Capacitação de corpos técnicos Aperfeiçoamento e implementação do SPdoc Instalação do Poupatempo da gestão documental (CAC)

39 Plano de Ação 2011 Municípios Fortalecimento e ampliação das parcerias (MP, ALESP,CEPAM) Reuniões com os Promotores de Justiça Atuação junto aos municípios-sede das 15 RA do Estado X Encontro sobre gestão documental (out./araraquara) Programa de gestão documental itinerante nos municípios

40 C I D A D A N I A Presente Passado

41 C I D A D A N I A Direito à Presente informação Direito à Passado memória

42 C I D A D A N I A Direito à Presente informação Direito à Passado memória GESTÃO ACESSO PRESERVAÇÃO

43 CASA CIVIL ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo-SAESP Avenida Cruzeiro do Sul, 1777 CEP Santana São Paulo/SP BRASIL Tel: / saesp@sp.gov.br