SUPERCOPA BRASIL MASCULINA Caderno de Encargos

Transcrição

1 SUPERCOPA BRASIL MASCULINA 2014 Caderno de Encargos

2 Dados Gerais Evento Supercopa Brasil Masculina Período 30/04 a 04/05/2014 Cidade A definir Estado A definir Dados CBB (contratada) Nome Confederação Brasileira de Basketball CNPJ / Logradouro Avenida Rio Branco 245 salas 1601 a 1609 CEP Bairro Centro Município Rio de Janeiro UF RJ Dados do Contratante Nome A definir CNPJ A definir Logradouro A definir CEP A definir Bairro A definir Município A definir UF A definir Confederação Brasileira de Basketball Contratante 2

3 INTRODUÇÃO Com a atual administração da Confederação Brasileira de Basketball (CBB), dirigindo a entidade desde 2009, o basquete brasileiro passa por um processo de reestruturação, tendo sido implementado um modelo de gestão profissional, com mudanças efetivas e significativas em todas as áreas da entidade. Por conseguinte, a CBB vem buscando apoios estratégicos para proporcionar uma melhoria constante da estrutura administrativa, financeira e técnica da Confederação, bem como aprimorar o desenvolvimento da própria modalidade. Dentre estas iniciativas já em andamento, destacam-se seus eventos, que não obstante, seguem um alto padrão de qualidade e organização em consonância às normas emanadas pela FIBA (Federação Internacional de Basketball). Assim sendo, em virtude da realização da SUPERCOPA BRASIL MASCULINA , uma série de quesitos imprescindíveis e que não obstante deverão ter seus custos assumidos pela sede (nome do contratante) serão apresentados a seguir: Item Transporte Aéreo Transporte Interno Hospedagem Alimentação Equipamento de Jogo Infraestrutura Staff (local) Seguro Autorizações, ofícios e garantias Emergência médicas Montagem e desmontagem Fretes Convidados e tribuna de honra Tribuna de imprensa Divulgação Pagamento de taxas Descrição Translado da arbitragem, estatísticos, organizadores CBB e presidente CBB. Das delegações para treinamentos e jogos, arbitragem, estatísticos, organizadores CBB e presidente CBB. Hospedagem das delegações, arbitragem, estatísticos, organizadores CBB e presidente CBB. Alimentação das delegações, arbitragem, estatísticos, organizadores CBB e presidente CBB. Para treinos e jogos Para treinos e jogos Para treinos, jogos, credenciamento, premiação e área VIP Responsabilidade civil e acidentes Liberações, impostos e laudos Custos de atendimento Preparação de equipamentos Transporte de materiais Área VIP no ginásio e Buffet Tribuna de imprensa para os jornalistas locais e de fora Jornais, rádio, TV, internet... Arbitragem, Estatísticos e RH 3

4 Parcerias comerciais Credenciamento Uniformes Utilização do espaço por terceiros Credenciamento de todos os participantes da competição Arbitragem, Estatísticos e RH ENTENDENDO O EVENTO Desde sua preparação, os eventos da Confederação Brasileira de Basketball são concebidos a partir de fases. Estas fases determinam as tarefas a serem desenvolvidas assim como os grupos de trabalho. Para tal, o quadro abaixo estabelece cada uma destas fases, sua duração, tarefas e equipes de trabalho envolvidas. Fase Duração Descrição Recebimento, montagem e teste dos equipamentos de Montagem Treinamentos Evento propriamente dito - 10 dias - 3 dias A definir jogo, layout de quadra e demais materiais descritos neste documento. Início dos treinos e utilização dos equipamentos pelas delegações. Plena execução do projeto. Desmontagem + 3 dias Desmontagem e envio dos materiais para a CBB. TRANSPORTE A seguir, serão apresentadas as bases e as características do transporte utilizado durante o período de realização do evento, levando-se em consideração cada uma das fases previamente apresentadas. (montagem, treinamentos, evento propriamente dito e desmontagem). Característica e fase de utilização do transporte Grupo Característica Fase Presidente CBB Organizadores CBB Arbitragem e Estatísticos Aéreo e transporte interno (carro com motorista) Aéreo e terrestre (van com motorista) Aéreo e terrestre (van com motorista) Evento propriamente dito Montagem, treinamentos, evento propriamente dito e desmontagem Evento propriamente dito 4

5 Delegações Terrestre (ônibus executivos) Treinamentos e evento propriamente dito Presidência CBB (1 pessoa) Chegada: Um dia antes do início do primeiro jogo Passagem aérea para o local da competição (origem a definir). Translado Aeroporto/Hotel/Aeroporto em carro com motorista. Este veículo ficará integralmente à disposição da presidência (24 horas). Organizadores CBB (5 pessoas) Chegada: Quatro dias antes do início do primeiro jogo Passagem aérea para o local da competição (origem a definir). Translado Aeroporto/Hotel/Aeroporto em van com motorista. Este veículo ficará à disposição dos organizadores com base nos horários de treinos e jogos. Arbitragem e Estatísticos (12 pessoas) Chegada: Dois dias antes do início do primeiro jogo Passagem aérea para o local da competição (origem a definir). Translado Aeroporto/Hotel/Aeroporto em van com motorista. Este veículo ficará à disposição do grupo com base nos horários dos jogos. Delegações (15 pessoas por delegação x 08 delegações) Chegada: Dois dias antes do início do primeiro jogo Caso a delegação chegue de avião, translado Aeroporto/Hotel/Aeroporto em ônibus executivo. Este veículo ficará à disposição da delegação com base nos horários de treinos e jogos. Obs.: A demanda mínima é de contratação de quatro ônibus executivos, do mesmo nível, para todo o evento. 5

6 HOSPEDAGEM Deverá atender às demandas dos diversos grupos envolvidos na competição, assim sendo as reservas deverão ser de acordo com a agenda (chegada e saída na cidade para o evento). Somando-se a isso e de acordo com as recomendações internacionais, divididos da seguinte forma: Hotel 4 estrelas: o Presidência CBB o Organizadores CBB o Arbitragem (Não pode estar no mesmo hotel que as delegações) Hotel 3 estrelas: o Delegações (Não pode estar no mesmo hotel que a arbitragem) Obs.: Todos os Hotéis deverão passar por uma aprovação da CBB. Presidência CBB (1 pessoa) Chegada: Um dia antes do início do primeiro jogo Quarto individual total: 1 Internet liberada Consumo de água no frigobar livre Organizadores CBB (5 pessoas) Chegada: Quatro dias antes do início do primeiro jogo Quarto individual total: 5 Internet liberada Consumo de água no frigobar livre Arbitragem e Estatísticos (12 pessoas) Chegada: Dois dias antes do início do primeiro jogo Quarto duplo total: 6 Internet liberada 6

7 Delegações (15 pessoas por delegação x 08 delegações) Chegada: Dois dias antes do início do primeiro jogo Total de 120 pessoas que poderão ser alocados com quartos duplos e/ou triplos, de acordo com o hotel disponível. Obs.: Obrigatoriamente os quartos devem ser formados apenas por atletas e comissão técnica que compõem a mesma equipe. ALIMENTAÇÃO seguir: Estabelecida de acordo com o grupo atendido, com base nas informações do quadro a Grupo Tipo Quantidade/Por dia (Café, almoço e jantar) Bebida liberada*? Observação Presidência CBB À la carte ou Buffet 3 Sim Serviço 24 horas Organizadores CBB Buffet 3 Sim Até 0h30 Delegações Buffet 4 Sim Até 0h30 Arbitragem e Estatísticos Buffet 3 Sim Até 0h30 * Exceto bebida alcoólica Grupo Tipo Quantidade/Por dia (Café, almoço, lanche e jantar) Bebida liberada*? Observação Delegações Buffet 4 Sim Até 0h30 * Exceto bebida alcoólica EQUIPAMENTO DE JOGO Deve estar de acordo com as normas da FIBA (Official Basketball Rules), cuja compra e/ou aluguel serão de responsabilidade da cidade sede e entregue no local da competição no prazo máximo de 10 dias antes da realização do primeiro jogo e prontos para a vistoria final, 5 dias antes da realização do primeiro jogo, destacando-se: Placar de jogo (com scout de pontos e faltas) preferencialmente 2 Relógio de 24 segs 2 relógios fixados em cima das tabelas 7

8 Tabelas de acordo com a norma vigente 2 tabelas em uso e 1 tabela montada (reserva), já com o led instalado Seta de posse de bola em led Placas de faltas e sinalizador de faltas coletivas Bola de jogo o Deverão ser adquiridas pela sede. Cuja marca e modelo serão definidas pela CBB o Quantidade: 20 bolas Piso flutuante INFRAESTRUTURA Água (20 caixas de água em copo por dia, contados a partir do dia de chegada da primeira delegação até o último dia de evento) devem estar no ginásio de treino/jogos. Material de limpeza para o ginásio (arquibancadas, acessos, banheiros, vestiários, salas de trabalho e piso) Gelo em escama (20 quilos por dia) e filtrado (10 quilos por dia) para utilização das delegações e organizadores CBB. Para tal, recomenda-se que os mesmos sejam estocados em um freezer no ginásio dos jogos. Filmagem de todo evento e produção de cópias de acordo com as recomendações da CBB. É imprescindível que as cópias sejam entregues até 30 minutos após a realização da partida, fato este que deverá ser observado em cada um dos jogos realizados. Como regra geral deverão ser produzidos 9 DVDs por jogo. Sala de trabalho no Hotel das Delegações: o Computador o Multifuncional o Internet o Copiadora o Papel A4 (1 caixa) o Caneta esferográfica vermelha (1 caixa) o Caneta esferográfica azul (1 caixa) Sala de vídeo no Hotel das Delegações o Computador o Impressora 8

9 o Internet o Data show o 30 cadeiras o 1 mesa de reunião para 8 lugares o DVD player o Quadro branco, canetas e apagador Estrutura necessária no ginásio o 1 Depósito o 4 vestiários para as delegações (com um quadro branco, canetas e apagador em cada um dos vestiários) o 1 vestiário para a arbitragem o 1 vestiário para o staff o 1 freezer horizontal o 1 geladeira o 1 sala para o controle de dopagem o 18 armações para placas publicitárias tamanho 3,40m x 0,80m, pés 12cm de altura o 1 UTI móvel (toda a fase de treinamentos e jogos) o Sala de credenciamento o Tribuna de honra para convidados o Tribuna de imprensa o Gerador (Diesel, com capacidade mínima de 450 kva, trifásico, com caixa acústica, combustível armazenado internamente e chave reversora interna). Capaz de suprimir todas as necessidades do ginásio, sem perda de qualidade, durante todos os dias de treinos e jogos. Cabo de instalação e técnico no local para a instalação e permanência até o término do evento. o Iluminação da quadra em lux medida nos garrafões e centro da quadra (segundo norma ABNT). o 3 Computadores com internet e 1 multifuncional. o Internet wireless em todas as dependências do ginásio com pelo menos 20 Mb. PREMIAÇÃO o Equipamento de sonorização apropriado o 1 microfone sem fio com pedestal 9

10 o 1 operador de som o 1 cerimonialista o Pódio para 1º, 2º e 3º lugares o 15 medalhas para a equipe 1ª colocada o 15 medalhas para a equipe 2ª colocada o 15 medalhas para a equipe 3ª colocada o 1 troféus para a equipe 1ª colocada o 1 troféus para a equipe 2ª colocada o 1 troféus para a equipe 3ª colocada o 3 bandejas para transporte de medalhas CONVIDADOS E TRIBUNA DE HONRA o 10 mesas o 40 cadeiras o Puffs o 1 Tv (para transmissão dos jogos) o Serviço de buffet para aproximadamente 50 pessoas por dia de competição (cardápio sugerido: pães, pastas, bolos, frutas, frios, café, leite, achocolatado, sucos, refrigerante, água e doces) o Ornamentação o Lixeiras TRIBUNA DE IMPRENSA o 30 cadeiras o 10 mesas médias ou 5 mesas retangulares grandes o Mínimo de 6 tomadas disponíveis o Internet wireless com pelo menos 20 Mb CREDENCIAMENTO o 2 computadores o 2 impressoras laser o Internet o 1 copiadora o 300 cordinhas para credencial 10

11 o 300 plásticos específicos para credencial o 250 pulseirinhas VIP Sendo: Quantidade 50: 1º dia cor 1 Quantidade 50: 2º dia cor 2 Quantidade 50: 3º dia cor 3 Quantidade 50: 4º dia cor 4 Quantidade 50: 5º dia cor 5 UNIFORMES Organizadores CBB: Quantidade 12 cor 1 Árbitros: Quantidade 12 cor 2 Oficiais de mesa: Quantidade 6 cor 3 Estatísticos: Quantidade 6 cor 4 Obs.: Os layouts das camisas serão fornecidos pelo departamento de marketing da CBB. RH DE APOIO Equipe indicada pela cidade sede, cujas despesas (diárias, auxílio transporte, alimentação, ajuda de custo) estarão sob a responsabilidade da cidade sede. Carregadores total de 10 carregadores, por dia (basicamente para serem utilizados nas fases de montagem e desmontagem) Seguranças total de 20 seguranças, por dia durante os horários dos jogos. Limpeza e manutenção 5 pessoas, por dia nos períodos de treinos/jogos. Equipe de entretenimento Deverão ser selecionadas 3 equipes cuja a escolha caberá a CBB para entreter o público durante os jogos (Inícios e intervalos de jogos) Equipe de sonorização com Dj e iluminação durante os jogos Credenciamento Total 3 pessoas que deverão coordenar todas as credenciais do evento e listagem de participantes, uma delas deverá ser responsável pelos convidados da área VIP. Premiação Total 1 pessoa que deverá coordenar a cerimônia de premiação e 2 ou 3 pessoas que deverão apenas transportar as bandejas de medalhas e os troféus. 11

12 SEGURO Cabe à cidade sede a contratação de um seguro de acidentes pessoais e responsabilidade civil devendo ser apresentados à CBB no prazo de até 30 dias antes do início dos jogos. AUTORIZAÇÕES, OFÍCIOS E GARANTIAS Cabe à cidade sede, providenciar todos os ofícios e demais documentos necessários junto aos órgãos competentes, assim como efetuar os pagamentos necessários aos órgãos/empresas públicas e privadas, para viabilizar a realização do evento. Neste sentido, deverá ser apresentado à CBB, no prazo de até 60 dias antes do início dos jogos: Por parte do proprietário do ginásio, documento oficial de Cessão do Ginásio e todas as suas dependências, sem custos, nas datas do evento, garantindo a entrega do ginásio à CBB, 10 dias antes do início antes do início do evento até o dia seguinte à última partida. Laudo de segurança do Corpo de Bombeiros ou Defesa Civil com capacidade do ginásio. Laudo de uma empresa de engenharia credenciada no CREA local, atestando as boas condições da estrutura do ginásio, com especial enfoque, na ausência de infiltrações, goteiras, não incidência de raios solares e teste de funcionamento e do nível de luminosidade para o sistema de iluminação da quadra de jogo (mínimo de lux) e de emergência. Garantia de liberação de custos de locação e quadro móvel. Garantia de entrega do ginásio à CBB, livre de qualquer publicidade. Bloqueio de toda e qualquer incidência de raios solares. Autorização para realização de ações promocionais e de hospitalidade por parte dos patrocinadores oficiais do evento, sem custos. Autorização para instalação de materiais de propaganda dos patrocinadores oficiais do evento, sem custos. Proibição de venda de qualquer produto não autorizado pela CBB, nas áreas interna e externa do ginásio. É proibida a venda de bebida alcoólica no ginásio. Boleto do ECAD local pago. 12

13 EMERGÊNCIAS MÉDICAS Será de responsabilidade da cidade sede, os custos de avaliação e diagnóstico iniciais, nos casos de lesões e demais intercorrências médicas que ocorram nos jogadores durante o período de realização do evento. Um hospital deverá estar disponível para o evento durante 24 horas, neste o atendimento deverá ser prioritário. Uma clínica odontológica deverá estar disponível para o evento, nesta o atendimento deverá ser prioritário. Uma ambulância com socorrista e médico deverá estar disponível durante todo o período de treinamentos e jogos. O médico deverá manter-se na quadra, em local apropriado, com os devidos materiais para o pronto atendimento, caso seja necessário. MONTAGEM E DESMONTAGEM Como previamente apresentado, cabe à cidade sede preparar o ginásio de jogo. Assim sendo, até 10 dias antes da competição, todo material deverá estar no local para montagem e até 5 dias antes da realização do primeiro jogo, deverão estar prontos para vistoria final, a ser realizada pelos departamentos técnico e de marketing da CBB, para tal: Viabilizar que um caminhão do tipo baú faça a retirada e posterior retorno de uma série de equipamentos de uso da CBB, do seu depósito na cidade do Rio de Janeiro (RJ) até a cidade de realização do evento e no dia seguinte do término do evento fazer a devolução Fazer o pagamento de frete relativo ao transporte das tabelas de jogo do depósito da empresa Pequita (parceira da CBB) até a cidade de realização do evento e no dia seguinte do término do evento fazer a devolução Assumir os custos de preparação e montagem do layout de quadra e programação visual do ginásio, com base nos documentos e informações emanadas da CBB sempre com prévia autorização do departamento de marketing da CBB. Locação de mobiliário: maca (4), mesa de plástico brancas quadradas (100), cadeiras de plástico brancas (200), mesas de reunião de vidro (1), cadeiras para mesa de reunião (6), mesas de computador e cadeiras (10 conjuntos), cadeiras tipo escritório (10), pranchões para coletiva (2), praticável de madeira com 40 centímetros de altura, para colocação da mesa de arbitragem ( 2m x 6m) e 70 toalhas pretas para mesa quadrada de plástico. 13

14 Colocação de ponto de energia em volta da quadra e nos pontos de filmagem das equipes - mesa de arbitragem (4) e banco de reservas (2) Grade de proteção (200 m de grade). Esta quantidade poderá ser alterada em virtude da necessidade do ginásio e da equipe de segurança ALIMENTAÇÃO NO GINÁSIO Durante todas as fases do evento (treinamentos e jogos), o RH envolvido deverá receber kits com lanches bem como as delegações participantes. Cada kit deverá conter: 1 fruta 1 suco de caixinha 1 sanduíche 1 barra de cereais Obs.1: Disponibilizar café e copos descartáveis para o RH, no ginásio de esportes, durante todo o período de treinos e jogos. Obs.2: A mesma exigência refere-se aos kits destinados à arbitragem, que deverão estar no vestiário dos árbitros. DIVULGAÇÃO Importante: Deverão ser iniciadas, pelo menos, 15 dias antes do início dos jogos. Cabe a sede realização a divulgação local. Todos os tipos de promoção/divulgação deverão ter aprovação prévia do departamento de marketing da CBB, que poderá autorizar a utilização de imagens coletivas da seleção brasileira de basquetebol e as logomarcas oficiais da CBB e do evento. PAGAMENTO DE TAXAS Os pagamentos das taxas de RH são de acordo com a tabela praticada pela FIBA/CBB. Os mesmos devem ser efetivados até 48 horas antes da realização do primeiro jogo, já considerados todos os possíveis descontos provenientes de impostos e demais encargos, caso os ajam. 14

15 PARCERIAS COMERCIAIS Considerando-se o layout de quadra do evento, apresentado em anexo cabe à sede negociar os espaços destinados a ela, contudo tais parcerias deverão ter previa anuência da CBB, a fim de que não haja conflitos com atuais patrocinadores e parceiros da Confederação. A venda de quaisquer produtos no ginásio e no seu entorno, durante o evento e respeitada a legislação em vigor, será de responsabilidade da CBB, podendo ser delegada à cidade sede. CONFIRMAÇÃO DO EVENTO Uma vez protocolada a entrega do caderno de encargos para a realização da SUPERCOPA BRASIL MASCULINA ao contratante, este tem um prazo de 60 dias para apresentar as garantias para realização do evento, no que tange as despesas supra referenciadas neste documento, sejam elas através da iniciativa privada e/ou estatal, sendo este procedimento indispensável. Para tal, o CONTRATANTE deverá apresentar o GARANTIDOR do evento, através de carta com timbre, informando seus dados cadastrais completos, indicando e identificando a pessoa de contato e registrando a plena ciência e concordância de cumprimento de todas as exigências contidas neste Caderno de Encargos. Contratante e contratada concordam e estão ajustados com todas as normas e cláusulas estipuladas neste contrato e assim assinam o presente termo em 2 (duas) vias de igual teor. Local e Data:, de de 20. Confederação Brasileira de Basketball Contratante Aprovado e publicado na Nota Oficial Nº 05/