PLANEJAMENTO DA PRESERVAÇÃO E CONSERVAÇÃO DE ACERVO: O CASO DA BIBLIOTECA DAS FACULDADES DE NUTRIÇÃO E ODONTOLOGIA DA UFF

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1 PLANEJAMENTO DA PRESERVAÇÃO E CONSERVAÇÃO DE ACERVO: O CASO DA BIBLIOTECA DAS FACULDADES DE NUTRIÇÃO E ODONTOLOGIA DA UFF Ana Rosa dos Santos Anderclébio de Lima Macedo RESUMO Relata a experiência da Biblioteca das Faculdades de Nutrição e Odontologia da Universidade Federal Fluminense no desenvolvimento de um Planejamento da Preservação e Conservação do Acervo. Esse Planejamento deu origem aos Programas de Conservação e Preservação. Destaca-se a Oficina de Pequenos Reparos, que desenvolve o trabalho de conservação. Apresenta os Programas de capacitação do pessoal e dos usuários/clientes criados de forma a contribuir com a preservação. Conclui que o Planejamento permitiu o estabelecimento de uma estratégia para uma ação coordenada de preservação e conservação do acervo, e garantiu maior e melhor acesso a informação, fazendo com que a biblioteca cumpra assim suas funções. PALAVRAS-CHAVE: Gestão em serviços de informação. Conservação e preservação de documentos. 1 INTRODUÇÃO Este trabalho relata a experiência da Biblioteca das Faculdades de Nutrição e Odontologia da Universidade Federal Fluminense no desenvolvimento de um Planejamento de Preservação e Conservação de Acervo. A Biblioteca das Faculdades de Nutrição e Odontologia (BNO) tem como missão apoiar às atividades de ensino, pesquisa e extensão das Faculdades de Nutrição e Odontologia, proporcionando o acesso aos recursos informacionais e dando assessoria técnica, por meio de redes e sistemas, facilitando o acesso à informação; atendendo a comunidade universitária, e a comunidade em geral, também. Esta Biblioteca está subordinada ao Núcleo de Documentação (NDC), Sistema de Bibliotecas e Arquivos.

2 Nosso acervo está em torno de trinta mil exemplares, entre livros, periódicos, trabalhos de conclusão de curso, dissertações e teses. Seu acesso era restrito; depois da reforma realizada em 2003, foi implantado o livre acesso. Já era notada a deterioração das coleções, principalmente de livros, que pela política dos últimos governos, a muito não são adquiridos. Com o livre acesso, a tendência seria que esse estado se agravasse, ainda mais, era preciso que fosse tomada uma providência, surgiu então a idéia do planejamento para a preservação e conservação do acervo. Primeiro foi desenvolvido um pequeno projeto, apresentado a Universidade, que garantiu um bolsista para o desempenho do trabalho de conservação, que há algum tempo vem sendo desenvolvido, em nosso Sistema de Bibliotecas e Arquivos, através das Oficinas de Pequenos Reparos, coordenadas pelo Laboratório de Conservação e Restauração (LACORD). A reforma da biblioteca nos proporcionou também uma pequena oficina. Tendo o bolsista e a oficina, começamos estabelecer os Programas de Preservação e Conservação. Era importante também capacitar o staff e os usuários/clientes para que esses pudessem contribuir. Precisaríamos determinar algumas das políticas e procedimentos para reencadernação e restauração de itens que não se encaixassem no Programa de Conservação, enfim, todo um planejamento que nos permitisse o desenvolvimento de ações coordenadas de preservação e conservação de nosso acervo. Apresentaremos a seguir uma síntese desse planejamento, que garantiu maior e melhor acesso a informação, fazendo com que a biblioteca cumpra assim suas funções, garantindo a preservação, sem maiores prejuízos da acessibilidade. 2 PLANEJAMENTO DE PRESERVAÇAO E CONSERVAÇÃO DE ACERVOS Após a inauguração, começamos o levantamento das atuais condições do acervo. Com a reforma ficou evidenciada a má situação das coleções, e tendo

3 em vista a continuidade das políticas de aquisição dos últimos governos, que não garantiu a renovação do acervo, teríamos que tomar uma providência a fim de melhorar essas condições. A coleção de livros estava mais prejudicada, e decidimos iniciar o Planejamento de Preservação e Conservação, usando essa coleção como base, para o planejamento das outras coleções. Nesse planejamento usamos as seguintes definições, de Sá Apud Sarmento, 2003: - PRESERVAÇÃO: é uma consciência, mentalidade, política (individual ou coletiva, particular ou institucional) com o objetivo de proteger e salvaguardar o Patrimônio. Resguardar o bem cultural, prevenindo possíveis malefícios e proporcionando a este condições adequadas de saúde. É o controle ambiental, composto por técnicas preventivas que envolvam o manuseio, acondicionamento, transporte e exposição; - CONSERVAÇÃO: É o conjunto de intervenções diretas, realizadas na própria estrutura física do bem cultural, com a finalidade de tratamento, impedindo, retardando ou inibindo a ação nefasta ocasionada pela ausência de uma preservação. É composta por tratamentos curativos, mecânicos e/ou químicos, tais como: higienização ou desinfestação de insetos ou microorganismos, seguidos ou não de pequenos reparos; - RESTAURAÇÃO: É um tratamento bem mais complexo e profundo, constituído de intervenções mecânicas e químicas, estruturais e/ou estéticas, com a finalidade de revitalizar um bem cultural, resgatando seus valores históricos e artísticos. Respeitando-se, ao máximo, a integridade e as características históricas, estéticas e formais do bem cultural, deve ser feito por especialistas. Foram estabelecidas algumas políticas: - Os livros da bibliografia básica eram os mais danificados, teriam que ser a nossa prioridade, mas não poderiam ser retirados de circulação por muito tempo devido a sua demanda. Por isso seriam reparados em nossa oficina, só em casos críticos seriam retirados para uma operação de conservação, ou reencadernação no LACORD. - Os outros livros de uso corrente, deveriam sofrer intervenções de acordo com seu estado, mas seria observada também a sua procura naquele momento.

4 Para avaliar essa demanda se usaria o controle de empréstimo, e a lista de reserva. - Os itens históricos e/ou raros deveriam ser restaurados, para tal seriam enviados para o LACORD. - A encadernação comercial seria utilizada como uma opção, em caso de materiais que apresentassem boas condições internas, com danos apenas na capa e nas junções das folhas. Este tipo de dano pode ser melhor resolvido com essa encadernação, que nesse caso tem menor custo e prazo. As outras coleções, como periódicos, trabalhos de conclusão de curso, dissertações e teses, seguiriam esses princípios gerais, indicados aos livros, observando suas particularidades. Como nosso acervo tem o papel como suporte principal, precisávamos saber os fatores de degradação desse material; segundo Luccas (1995), eles se subdividem em: - Fatores internos estão ligados a composição, tipos de colagem, tipo de fibras, resíduos químicos, partículas metálicas. Nossa interferência em relação aos fatores internos é limitada. - Fatores externos são agentes físicos e agentes biológicos, como radiação ultravioleta, temperatura, umidade, poluição atmosférica, microorganismos, insetos, roedores, manuseio e o acondicionamento indevido. Podemos tomar algumas medidas, que minorizem a ação desses fatores: Agentes físicos: - A luz solar e as lâmpadas fluorescentes, quando diretas, são prejudiciais, recomenda-se medidas que bloqueiem ou minimizem esse tipo de ação. - Quanto à temperatura, pesquisa e experiência indicam que quanto menor, melhor para o papel. Quando o ambiente é dividido com pessoas, deve girar em torno de 18 o a 22 o C. - Em relação à umidade, a ideal seria entre 45 e 55%.

5 Agentes biológicos: - Para o problema dos fungos é preciso cuidar da umidade, usando desumidificadores e sílica gel. - Quanto aos insetos, como baratas, traças, piolho de livro, cupins, brocas, precisamos manter a limpeza, e dedetização cuidadosa, e fumigação. - Em relação à poluição atmosférica, pode-se usar os filtros próprios para ar condicionado. Ação do homem O manuseio e o acondicionamento indevido são fatores externos de grande impacto. Por exemplo, não devemos: - colocar clips, ou fazer orelhas para marcar página; - molhar o dedo com saliva para virar páginas; fazer anotações; - folhear livros com as mãos sujas; - usar fitas adesivas para consertar rasgos; - colocar livros nas estantes sem o uso de bibliocantos. Seguindo indicações de Gomes e Motta (1997, p. 103) devemos também Evitar deixar livros inclinados ou colocados de borco, apoiados no corte da frente. Estantes muito cheias fazem com que se retire o livro puxando-se pela cabeça da lombada, o que irá fragilizá-la rapidamente, além de impedir a circulação de ar entre os livros e facilitar a ação dos insetos. Com o Planejamento da Preservação e Conservação do Acervo da Biblioteca das Faculdades de Nutrição e Odontologia, estabelecemos os Programas de Preservação, de Conservação, e o de Capacitação do Pessoal e

6 dos Usuários/clientes, tendo como diretriz maior preservação, sem prejuízo da acessibilidade. 3 PROGRAMA DE PRESERVAÇÃO Este programa foi desenvolvido com o objetivo de criar e manter ações preservativas de modo a resguardar o todo nosso acervo, prevenindo possíveis danos. Nele estão previstas medidas de controle ambiental, e preventivas que envolvem o manuseio, acondicionamento, transporte, limpeza, e etc. Como exemplo dessas ações, destacamos: a manutenção das janelas e brises fechados na área do acervo; a limpeza periódica do ambiente; e a seleção dos materiais com danos, de acordo com as prescrições do planejamento. Na reforma foi instalado um portal eletrônico semelhante aos das lojas de departamento; o acervo foi protegido com etiquetas eletromagnéticas, que emitem um som quando se ultrapassa o portal. Foram colocadas também câmeras monitorando os ambientes da biblioteca. Com o livre acesso a probabiblidade de vandalismo, e outros delitos aumenta. Acreditamos que toda essa preocupação com a segurança possa contribuir com o nosso Programa de Preservação de nossas coleções. Esse programa só poderia ter êxito com a cooperação de todos, daí surgiu a idéia de um programa de conscientização do pessoal e dos usuários/clientes. 3.1 PROGRAMA DE CAPACITAÇÃO DO PESSOAL E DOS USUÁRIOS/CLIENTES: PRESERVANDO O Programa de Capacitação do Pessoal e dos Usuários/clientes tem como objetivo a conscientização de todos a partir da necessidade de preservação das coleções.

7 O staff foi orientado, estando apto a selecionar os itens danificados, e encaminhá-los para a nossa Oficina de pequenos reparos. Bem como agir de maneira preservativa, e incentivar aos usuários/clientes essa prática. Implementamos uma ação educativa, estimulando a participação nos Programas. Por estarmos com um staff muito reduzido, não pudemos incentivar a participação nos cursos oferecidos pelo LACORD. Dessa forma toda ação pedagógica foi desenvolvida em nossa biblioteca. Como a chefia já havia sido qualificada pelo LACORD, podia então, transmitir alguns ensinamentos recebidos. Nosso bolsista trouxe as contribuições que recebeu do pessoal do LACORD, e contamos também com um dos membros de nossa equipe que já havia trabalhado nesse mesmo Laboratório. O maior desafio era conseguir que práticas costumeiras, como uso de durex, clips, e erros no manuseio perdessem seu uso. Mas todos se mostraram bastante solícitos, e com o conhecimento das técnicas de preservação e conservação pode-se substituir velhas ações, e assim todos vêm contribuindo para o sucesso dos Programas de Preservação e Conservação de nosso acervo. Os nossos usuários/clientes, maiores interessados, também se mostraram prontos a colaborar. Estamos desenvolvendo uma estratégia de marketing, a fim de incentivar essa colaboração. Cartazes, marcadores de livros, com mensagens esclarecedoras, e estimuladoras da preservação são algumas das idéias traçadas para implementação desta estratégia. 4 PROGRAMA DE CONSERVAÇÃO Este programa objetiva realizar trabalho de conservação, que há algum tempo vem sendo desenvolvido, em nosso Sistema de Bibliotecas e Arquivos (NDC), através das Oficinas de Pequenos Reparos, coordenadas pelo Laboratório de Conservação e Restauração (LACORD). Com a reforma, ocorrida em 2003, ganhamos uma pequena oficina, onde são realizados os pequenos reparos, como folhas soltas, e outros pequenos trabalhos de conservação. Os

8 trabalhos mais complexos são efetuados no LACORD, que possui toda a estrutura, para tal. Os pequenos reparos são efetuados pelo bolsista sob orientação do pessoal do LACORD. Contamos também com a colaboração de uma de nossas funcionárias que já havia trabalhado nesse Laboratório, que pôde assim contribuir com sua experiência para o nosso Programa. Toda seleção dos itens, como já foi dita é efetuada pelos funcionários do balcão que fazem a triagem desse material, direcionando-os para o devido procedimento de conservação ou restauração, de acordo com as políticas definidas. O êxito desse Programa trouxe melhores condições de uso do nosso acervo, garantindo melhor acesso à informação. Com a nossa Oficina de pequenos reparos os itens podem ser reparados logo nos primeiros momentos, evitando que o dano seja agravado. Infelizmente nossa coleção já estava muito deteriorada, pois não tínhamos nem a oficina, nem uma pessoa dedicada ao trabalho que já vinha sendo desenvolvido pelo LACORD. Com o Planejamento da Preservação e da Conservação pode-se melhor cumprir os papeis da biblioteca de preservar e disseminar a informação. 5 CONCLUSÃO A Biblioteca das Faculdades de Nutrição e Odontologia pôde estabelecer ações coordenadas de preservação e conservação de suas coleções com o Planejamento da Preservação e Conservação de Acervo, através dos Programas de Preservação e de Conservação, assim como o de Capacitação do Pessoal e dos Usuários/Clientes, minorizando assim o efeito das políticas, ou melhor, da falta de política de aquisição dos últimos governos, que precarizou nossas coleções. Por meio dessas ações podemos desenvolver melhor a função de preservação e guarda da informação, o futuro; buscando menor prejuízo ao

9 acesso, o presente. Podemos perceber que essas funções podem ser complementares, que podem ser exercidas concomitantemente. Com o Planejamento garantimos a preservação sem maiores prejuízos do acesso. Os sucessos dos Programas criados nesse Planejamento só poderiam ser obtidos com a colaboração de todos. E essa deve ser buscada sempre, a fim de continuar garantir esse bom trabalho. ABSTRACTS The experience of the Biblioteca das Faculdades de Nutrição e Odontologia da Universidade Federal Fluminense in the development of a Planning of Preservation and Conservation of the collections,. Of this Planning it was born the Programs of Preservation and Conservation. It is distinguished Oficina de Pequenos Reparos, that develops the work of conservation. It presents the Programs of capacitation of the staff and the users bred of form to contribute with preservation. It concludes that the Planning it established a strategies for one action coordinated of preservation and conservation, and guaranteed greater and better access information, making with that the library fulfills to thus its functions. KEYWORDS: Library planning. preservation. REFERÊNCIAS GOMES, Sônia de Conti; MOTTA, Rosemary Tofani. Técnicas alternativas de conservação: recuperação de livros, revistas, folhetos e mapas. 2 ed. Minas Gerais: UFMG, LUCCAS, Lucy; SERIPIERRI, Dione. Conservar para não restaurar. Brasília: Thesaurus, SARMENTO, Adriana Godoy da Silveira. Preservar para não restaurar. In: SIMPÓSIO INTERNACIONAL DE PROPRIEDADE INTELECTUAL, INFORMAÇÃO E ÉTICA, , Florianópolis. Anais eletrônico. Florianópolis: Associação Catarinense de Bibliotecários, Disponível em: Acesso em: 05 mar

10 CASSARES, Norma Cianflone. Como Fazer Conservação Preventiva em Arquivos e Bibliotecas. São Paulo: Arquivo do Estado e Imprensa Oficial, p. HAZEN, Dan, et al. Planejamento de preservação e gerenciamento de programas. 2.ed. Rio de Janeiro : Projeto Conservação Preventiva em Bibliotecas e Arquivos, MERRILL-OLDHAM, Jan, SCOTT, Jutta Reed. Programa de planejamento de preservação. Rio de Janeiro : Projeto Conservação Preventiva em Bibliotecas e Arquivos : Arquivo Nacional, p. MILEVSKI, Robert J. Manual de pequenos reparos em livros. Rio de Janeiro : Projeto Conservação Preventiva em Bibliotecas e Arquivos : Arquivo Nacional, p OGDEN, Sherelyn (Ed.). Armazenagem e manuseio. 2.ed. Rio de Janeiro : Projeto Conservação Preventiva em Bibliotecas e Arquivos, OGDEN, Sherelyn (Ed.). Meio ambiente. 2.ed. Rio de Janeiro : Projeto Conservação Preventiva em Bibliotecas e Arquivos, OGDEN, Sherelyn (Ed.). Procedimento de conservação. 2.ed. Rio de Janeiro : Projeto Conservação Preventiva em Bibliotecas e Arquivos, OGDEN, Sherelyn; GARLICK, Karin. Planejamento e prioridades. 2.ed. Rio de Janeiro : Projeto Conservação Preventiva em Bibliotecas e Arquivos, POLÍTICA de preservação de acervos institucionais. Rio de Janeiro: Museu de Astronomia, p. REILLY, James M.; NISHIMURA, Douglas W., ZINN, Edward. Novas ferramentas para preservação. Rio de Janeiro: Projeto Conservação Preventiva em Bibliotecas e Arquivos: Arquivo Nacional, p. TRIKLEY, Michael. Considerações sobre a preservação na construção de bibliotecas. Rio de Janeiro: Projeto Conservação Preventiva em Bibliotecas e Arquivos: Arquivo Nacional, p. WEBER, Harmut. Preservação de acervos arquivísticos e materiais raros de bibliotecas. In: A INFORMAÇÃO: tendências para o novo milênio. Brasília: IBICT, 1999.

11 Bibliotecária chefe. Biblioteca das Faculdades de Nutrição e Odontologia. Núcleo de Documentação.Universidade Federal Fluminense Rua São Paulo, 30, 5ºandar Niterói Rio de Janeiro Brasil Bolsista de Treinamento UFF. Biblioteca das Faculdades de Nutrição e Odontologia. Núcleo de Documentação. Universidade Federal Fluminense Rua São Paulo, 30, 5ºandar Niterói Rio de Janeiro Brasil

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