CONTRIBUIÇÕES DO CONTROLE INTERNO À GESTÃO EMPRESARIAL

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1 CONTRIBUIÇÕES DO CONTROLE INTERNO À GESTÃO EMPRESARIAL Prof o Ivandi Silva Teixeira, MSc. - Docente CSE/UFPA Prof a Regina Cleide Figueiredo Teixeira, MEng. - Docente CSE/UFPA Doutorandos do Programa de Engenharia de Produção - UFSC/EPS Cx. Postal 5067-CEP: Fpolis/SC-Brasil. Fonefax (048) irteixei@uol.com.br Abstract: The business activity aims, mostly, the search for its operational effectiveness, which should be measured according to its idealized results, together with its constituted social objectives, strategic, tatic and operational plannings. Recognitionally, it has not been easy to manage the production factors towards profit when the management activity is not linked to the operational context, and it has not been easy elaborating mechanisms capable of evaluating with exemption and probity its performance under this very optics. Internal control comes to constitute a big potential strategic tool for the management administration in its organizational totality, which should act towards management outcome. However, it is important to point out the special details which integrate each organization, where the operational systematics involving peculiar characteristics of designs, processes and products should be considered. Área: Pesquisa Operacional Key words: Internal control; business activity; potential strategic. 1- INTRODUÇÃO A Gestão empresarial sempre se ressentiu da necessidade de controles efetivos e atuantes na organização, com o intuito precípuo de auferir suporte para o processo decisorial. Não é de se estranhar o fato comprovado em investigações científicas, que raros são os processos decisoriais que se fundamentam na efetividade de controles internos. Com esta percepção, o presente estudo aprofunda as noções de controles internos eficazes, e partindo da contextualização mediante uma breve abordagem filosófica, tenta elucidar a grande importância da qual se reveste este instrumento na condição de excelente auxiliar da gestão. 2- ABRANGÊNCIA DO CONTROLE INTERNO Considerando-se a complexidade estrutural/funcional de uma entidade contábil, o sistema do controle interno vem a se constituir do plano organizacional, da totalidade de métodos e procedimentos adotados pela Administração com o propósito de fazer viabilizar 1

2 o alcance do objetivo administrativo de assegurar, sempre que possível, a condição ótima de suas atividades, com a observância de práticas e normas administrativas a salvaguarda física de ativos, a preservação e detecção de erros e irregularidades, a integridade dos registros contábeis e a preparação de relatórios plenamente confiáveis. É importante salientar que o sistema de controle interno estende-se muito além dos assuntos que se relacionam de forma direta com as funções inerentes ao sistema contábil, que complementado por tais controles efetivos poderá proporcionar à alta administração, razoável segurança de que os seus ativos encontram-se salvaguardados contra qualquer utilização indevida, com distribuição não devidamente autorizadas e ainda que os seus registros contábeis são plenamente confiáveis para auferir a devida sustentação à preparação das informações contábeis destinados à pluralidade de seus usuários. A atuação do controle interno sofre influência direta do ambiente em que opera, quando especificamente se encontra relacionada diretamente com a eficácia de procedimentos de outros controle específicos. Em conformidade com observações empíricas (IFAC nº 5), o ambiente no qual o controle interno atua em uma organização, em particular poderá ser afetado em função das variáveis do contexto empresarial, tais como: 2.1- Estrutura Organizacional A estrutura organizacional de uma entidade serve como molde de orientação à direção e ao controle de suas atividades. Uma boa estrutura permite poder haver comunicação e delegação de autoridade, bem como definição de extensão das responsabilidades. Tanto quanto possível, tal estrutura deverá ser montada para que não seja possível a qualquer indivíduo passar por cima do sistema de controle, devendo a estrutura promover adequada segurança de funções incompatíveis Supervisão Administrativa Cabe à administração elaborar e fazer manter em operação os sistemas de controle internos. Ao desempenhar a sua responsabilidade de supervisão, a gerência deverá periodicamente avaliar a adequação e efetividade dos controles internos, a fim de assegurar que todos os controles internos significativos estejam operando efetivamente. No momento em que a entidade contábil dispõem de um departamento de auditoria interna, a administração poderá delegar-lhe algumas de suas funções de supervisão, em especial a de revisão de controles internos. Esta função deverá portanto, se constituir em específica da auditoria interna, na condição de componente estanque de controle interno, exercido por uma equipe especialmente designada dentro da entidade, com o propósito de verificar se os controles internos são bem definidos e exercidos com ampla propriedade Quadro de Funcionários: O correto funcionamento de qualquer sistema depende exclusivamente da competência e da honestidade daqueles que o operam. As qualificações, seleção e treinamento, bem como características pessoais dos funcionários envolvidos, são aspectos importantes a serem considerados para o estabelecimento e manutenção de um sistema de controle interno. Torna-se oportuno salientar a importância do controle interno ao que se refere aos procedimentos de auditoria. O auditor ao formar opinião a respeito das informações contábeis carece de obter segurança de que as transações se encontram 2

3 corretamente registradas em livros contábeis e de que nenhuma foi em hipótese alguma omitida. Os controles internos, portanto, mesmo que na condição de razoavelmente simples, poderão contribuir de forma efetiva para a segurança procurada pelo auditor. O objetivo do auditor, ao analisar e avaliar o controle interno é exatamente buscar o estabelecimento do grau de confiabilidade que pode ser atribuído ao mesmo tempo na determinação da natureza, época e extensão de seus procedimentos comprobatórios de auditoria. O auditor poderá detectar deficiências e/ou fragilidades existentes no controle interno de uma entidade, como resultado de seu estudo e avaliação deste particular controle. Para o benefício pleno do cliente, o auditor deverá então, alertar a administração a respeito das deficiências relevantes que venha tomar conhecimento. 3 - DEFINIÇÕES DO CONTROLE INTERNO O sistema de controle interno existente em uma entidade contábil a ser auditada, constitui-se em base fundamental para os trabalhos do auditor. Desta forma, estudos aprofundados sobre a validade de tais controles internos deverão ser executados com vistas a determinar a extensão dos testes aos quais se fundamentarão os procedimentos de auditoria. O estudo e a devida avaliação do controle interno pelo auditor possuem a finalidade de vir a estabelecer uma base sólida na qual deverá estar apoiada a determinação das variáveis que sustentam os trabalhos de auditoria, quais sejam: extensão, natureza, e época mais adequada para a aplicação dos testes de auditoria Objetivos e Importância do Controle Interno Oriunda dos Estados Unidos, a teminologia Internal Check ou Internal Control diz respeito aos métodos científicos de administração, concernentes aos conjunto de procedimentos da organização adotados em caráter de permanência pelas entidades contábeis. A Existência dos sistemas de controle internos se faz necessária, oportuna e indispensável na empresa atual, basicamente em todas as suas divisões ou subdivisões, tais como vendas, tesouraria, compras, produção, etc., disseminando portanto, papel de fundamental importância para que a eficácia operacional seja evidente, no momento em que se alcance os resultados mais favoráveis com os menores níveis de desperdícios até então aceitos na organização. Na condição real de instrumento característico de controle administrativo, a contabilidade tornou-se indiscutivelmente reconhecida em nossos dias. Contudo, importante se faz salientar que, embora um sistema contábil bem estruturado e definido mas que não esteja devidamente sustentado por um eficiente controle interno, torna-se até certos limites, inútil, uma vez que a fidedignidade dos relatórios contábeis praticamente inexiste implicitamente para a multiplicidade de seus usuários. Em conformidade ao senso comum contábil, informações contábeis errôneas podem conduzir seus usuários à conclusões danosas para os seus interesses. Portanto, é de relevada importância que todas as empresas que almejem um crescimento e/ou evolução ao longo de sua existência venham a sistematizar a implantação e a utilização de controles internos eficientes. Não basta ter funcionários plenamente confiáveis para se garantir isenção à irregularidades de todas as matizes. 3

4 Ter confiança nos funcionários é sempre de bom alvitre, porém é importante admitir-se que a confiança dispensada aos funcionários pode oportunizar toda a espécie de erros e até fraudes, uma vez que a grande parte das irregularidades que se têm verificado nas empresas que atuam nas mais diversas áreas, se deve a funcionários que se consideraram de inteira confiança. Além do que por ocasião da observância da inexistência de procedimentos eficientes de controle interno, nas entidades contábeis são por demais freqüentes a ocorrência de erros involuntários e desperdícios julgados materiais. Sendo assim a elevada importância do controle interno pode ser apresentado de forma sintética, considerando-se os três fatores: A estrutura da Empresa: Em função da complexidade da entidade contábil (que esta possa vir a apresentar), a administração necessita de relatórios e análises igualmente complexos ao ponto de refletir a verdadeira situação econômico-financeira da companhia; A Avaliação e a Salvaguarda de Ativos: A manutenção de um sistema de controle interno adequado é indispensável para a execução da responsabilidade da administração no que confere a salvaguarda dos ativos da companhia e a conseqüente descoberta de erros e/ou fraudes; Avaliação e Controle dos Valores Humanos: Sendo as rotinas de verificação e de revisão, características inerentes à um eficiente controle interno que visam reduzir a possibilidade de que erros, equívocos, falhas, fraudes, e/ou tentativas fraudulentas permaneçam encobertos. Cabe a cada sistema de controle interno adequado à realidade da organização, se constituir em mecanismos capazes de garantir a total proteção para a empresa, contra as fragilidades do caráter humano. Por outro lado, se torna oportuno salientar que o controle interno deve existir para o processo decisório da organização que deve estar imbuído de seus propósitos específicos, inerentes à dinâmica de rotina dos fatores de produção, enumerados em função da atividade operacional da empresa, seus sistemas de produção, política de comercialização e mercados, conforme se encontra fundamentados através das definições explícitas do AICPA (American Institute of Certified Public Accoutants), quando se enumeram: a- Proteção de Ativos: Ativos são todos os bens e direitos de uma organização, que devem possuir de forma inequívoca as seguintes características; ser de propriedade da empresa; possuir valor de mercado; e a apresentar potencialidade para gerar benefícios futuros. Entendem-se que os ativos devem ser protegidos conforme três óticas distintas. A primeira diz respeito à proteção contra qualquer situação indesejável. Ou seja, que a proteção atual e futura de tais ativos constitui-se em uma das principais funções da administração. Depois, mediante a segunda ótica, a proteção dos ativos deve ser entendida no sentido mais restrito, onde a salvaguarda se dá tão somente contra erros não intencionais ou irregularidades intencionais, como sejam: erros oriundos de cálculos incorretos; contabilizações indevidas ou inadequadas; realização de procedimentos equivocados ou a sua omissão.completa-se com a mais restrita das definições de proteção de ativos que se referem tão somente aos erros permanentes de natureza intencional. 4

5 b- Obtenção de Informações Adequadas: Os organismos internacionais entendem que a informação contábil pode ser fundamentada nos preceitos de que a amplitude das informações contábeis deve ser adequada para todas as categorias de usuários das informações geradas. Muito embora, o entendimento nacional esteja de deslocado, uma vez que privilegia as necessidades dos usuários externos, deixando quase sempre os interesses gerenciais em um segundo plano. c- Promoção da Eficiência Operacional: Esta eficiência pode ser obtida mediante a plena utilização dos conceitos anteriormente utilizados, através da verificação e avaliação dos relatórios gerenciais, que uma vez devidamente analisados, deverão ser capazes de produzir medidas corretivas com o propósito de fazer maximizar a utilidade dos fatores de produção. d- Estimulação da Obediência e do Respeito às Políticas da Administração: Constitui-se este propósito na condição de características amplas e de conceitos genéricos, pois se constitui em mais um fator de natureza psicológica do que em um fator objetivo propriamente dito. Como destacado, o controle interno, revestido da maior importância no contexto organizacional, se estende muito além das questões correlatas aos departamentos de Contabilidade e de Finanças, projetando-se sobremaneira à toda extensão empresarial, para o qual é vista como um todo. Para melhorar a adequação sobre esta questão referente à abrangência do controle interno, torna-se necessário a explicitação dos elementos principais que devem entrar na composição de um controle eficiente, trabalhando-se os modelos atuais de gestão no momento em que se destaca em primeiro plano a importância do planejamento em seu contexto operacional, que pode ser entendido com base no esquema: Figura 1: Planos do Contexto Operacional O Plano da Empresa: Instrumento imprescindível para o controle interno, é representado normalmente pelo organograma da empresa e devidamente complementado pelas diretrizes básicas da administração em seus respectivos manuais de procedimentos, devendo considerar ainda a existência da adequada independência entre os departamentos, seções e funcionários nos aspectos concernentes à autorização execução e controle, como também naqueles relacionados à custódia dos ativos envolvidos nas transações que fundamentam a atividade operacional da empresa. 5

6 É notório a observação de que a transparência necessária ao organograma e seu respectivo entendimento não bastam para favorecer a identificação e a validade do elemento constitutivo do controle interno. É então necessário ainda, de forma complementar o detalhamento dos procedimentos específicos de cada operação. Por exemplo, em uma transação de aquisição matéria prima, desenvolvida em uma empresa industrial de transformação, seria de consubstanciada importância a existência de formulários específicos que viriam a ser utilizados no controle adequado do material, entendido desde a sua aquisição até a sua utilização nos setores de transformação. Os quais poderiam ser apresentados da seguinte maneira, sempre que seja referência uma indústria de pouca complexidade operacional: 1- Pedido de Compra: Deverá ser emitido pelo departamento (sub-entidade) usuário principal do material, sempre que este se faça necessário em seu estoque, em função do sistema de produção adotado pela empresa. Deverá conter a identificação do setor usuário, seu respectivo centro de custo e as finalidades da aquisição; indicar o local de sua utilização, o item orçamentário ao qual pertence; as especificações técnicas; quantidade; e valor orçado. 2- Pedido de Cotação de Preços: Após o recebimento do pedido de compra, o setor de material deverá expedir aos fornecedores, em formulário próprio da empresa, o pedido de cotação, devendo se fazer conter a quantidade, classificação e especificação técnica do material, caso necessário, fazer incluir ainda prazos de validade e condições de pagamento, (observando a política adotada pela empresa), que deverão devolvê-los devidamente preenchidos em data previamente estabelecida. 3- Mapa de Cotação de Preços: Dependendo da política da empresa, em casos específicos de aquisição de material em determinadas quantidades, este formulário deverá ser preenchido pelo responsável no setor de material para cada fornecedor, em particular. Sua finalidade é a de auxiliar a decisão de compra pelo responsável mediante a aprovação da mesma. Deverá conter este formulário, informações sucintas e precisas de cada fornecedor, de modo a permitir, mediante o confronto, rápida identificação daquele que oferece melhores condições para a empresa compradora. 4- Autorização de Fornecimento: O setor de material preenche este formulário, e o envia àquele fornecedor que melhor satisfez o perfil pré estabelecido, identificado mediante a cotação (quando for o caso). Deve especificar todas as características das quais se encontram revestidos os pedidos. 5- Solicitação de Verificação: Documento emitido pelo setor de material e enviado para o setor solicitante para que se faça inspeção de recebimento, observando-se que o setor de material nem sempre possui pessoal qualificado para atestar a qualidade e as especificações técnicas de todos os materiais utilizados na atividade operacional da empresa. 6- Ficha de Controle de Estoque: Formulário que serve para o registro e controle do material em seu fluxo normal, pela empresa. Serve para avaliar quantitativamente a carga da produção e/ou atividade, quanto da utilização de materiais diretos e indiretos, bem como do nível de perdas e/ou desperdícios na empresa. Não deve ser confundido com os critérios de avaliação de ativos - Estoques (inventários). 7- Nota de Movimentação do Material: Formulários de solicitação de material entre os vários setores da empresa. É importante para a verificação check da utilização 6

7 quantitativa e qualitativa de determinado material ou insumo na organização, através do qual o desempenho da função ou atividade pode ser avaliado. 8- Apuração de Custos: Planilhas elaboradas a partir da apropriação de valores classificados quanto à natureza, à atividade operacional da empresa. Se faz indispensável para a avaliação de projetos e do processo operacional como um todo, na oportunidade em que propicia a leitura da alocação por atividade e/ou processo produtivo. 9- Mapa de Apuração de Custos de Material: Documento em que se avalia, em formulários específicos, os valores aplicados em cada ordem de produção, centro de custos ou ordem de serviço, conforme a política de produção na empresa. Deve ser ressaltada a necessidade do referido mapa estar sintonizado com os diferentes setores operacionais da organização. 10- Relatórios das Operações: Documento que explicita as ocorrências relevantes na atividade operacional, destacando irregularidades, inclusive aquelas de natureza recorrente. Deverão estar em conformidade com os predicados da utilidade, objetividade e oportunidade. É indispensável que existam na empresa, manuais de normas e procedimentos internos capazes de orientar de forma clara e bem definida sobre as metas a serem alcançadas e a respectiva consecução destas. É importante que estejam definidos de maneira consistente, os níveis de autoridade e de responsabilidade inerentes a cada função especificamente, com o propósito precípuo de fazer viabilizar um melhor acompanhamento do controle. Com este entendimento, busca-se então o que se pode identificar como a operacionalização dos registros inseridos em organizações que se coadunem no referencial estabelecido. Nesta oportunidade são destacados os elementos da gestão empresarial, que podem ser responsabilizados pelo equívocos mais freqüentes, conforme se observe na organização. Na composição de um controle interno verídico e útil, deve ser observado a existência deste elemento básico de registros, aos quais devem estar agregados todos aqueles que dizem respeito a execução das múltiplas tarefas na organização, e por conseguinte, devem ser abrangentes a: FLUXOGRAMAS ADEQUAÇÃO DE REGISTROS SISTEMAS DE AUTORIZAÇÃO E PROCEDIMENTO DE REGISTRO CLASSIFICAÇÃO DAS TRANSAÇÕES ADEQUAÇÃO DE FORMULÁRIOS Figura 2: Operacionalização e Resultados a) Fluxogramas, existência de normas escritas e devidamente organizadas, bem como dos já referidos manuais de procedimentos. Os planos de contas devem referendar os aspectos contábeis nos quais os manuais de procedimentos venham a esclarecer sobre as dúvidas inerentes à multiplicidade de registros dos vários dados, de forma a facilitar a elaboração dos relatórios contábeis os quais normalmente se revestem de importância para os diversos usuários, organizados em suas variadas categorias. 7

8 b) Classificação das transações em várias etapas com o intuito de dificultar a execução e o controle de cada uma destas, em particular, por um único funcionário. c) A adequação de Registros e Formulários a serem utilizados na organização de forma a propiciar economia de tempo e de esforço mediante a simplicidade de seus entendimentos, facilidade nos seus preenchimentos e maior organização dos dados. Como pano de fundo para o estabelecimento de padrões confiáveis de controles internos, deve ser ainda atribuída especial atenção ao componentes mais subjetivo de todo o processo, qual seja, os seus recursos Humanos. Com o intuito de se fazer um trabalho de forma tal a tornar o efeito sinérgico positivo em toda a organização deve ser observado esta particularidade, conforme se destaca no esquema: Contratação de Pessoal Qualificado Avaliação de Desempenho Plano de Cargos e Salários Maturidade Técnica Reconhecimento Profissional Treinamento, Reciclagem e Capacitação Rodízio Periódico de Funções Maturidade Psicológica ADEQUAÇÃO DE PESSOAL Figura 3: Componentes Subjetivo do Processo de Adequação de Pessoal 4- CONCLUSÃO Se evidenciou ao discorrer do tema, que o controle interno apresenta uma abordagem abrangente nas empresas, transcendendo os limites do meramente contábil, efetivando-se nos parâmetros de natureza comportamental que se constituem no grande entrave à eficiência dos sistemas de gestão até então constituídos. O controle interno, na forma que o presente estudo contempla, presta relevante contribuição à este contexto empresarial, no momento em que pode ser entendido na condição própria de instrumento auxiliar da gestão, visando tão somente prestar contribuição útil e oportuna ao processo decisório, em uma realidade empresarial na qual este possa estar convencido de suas atribuições junto aos objetivos globais da organização. 5- BIBLIOGRAFIA BOOG, Gustavo G. et alli. Manual de Treinamento e Desenvolvimento. ABTD. São Paulo: Makron Books, FIPECAFI/Arthur Andersen. Normas e Práticas Contábeis no Brasil. São Paulo: Atlas, JOINER, Brian L. As Metas Gerenciais: Gerência de Quarta Geração. São Paulo: Makron Books, TEIXEIRA, Ivandi Silva. Auditoria Operacional: Um Estudo de Casos. Rio de Janeiro, Dissertação (Mestrado em Finanças e Auditoria). Pós-Graduação em Ciências Contábeis, FGV/RJ-ISEC. 8