Escola Secundária de Paços de Ferreira 2009/2010. Departamento Comercial. Trabalho realizado por: Filipe Cabral n.º8. Tânia Leão n.

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1 Escola Secundária de Paços de Ferreira 2009/2010 Departamento Comercial Trabalho realizado por: Filipe Cabral n.º8 Tânia Leão n.º19

2 Diferença de Aprovisionamento e Compra O aprovisionamento é um conjunto de actividades, tendo como objectivo, colocar à disposição da empresa os bens e serviços de que necessita para exercer a sua actividade, na quantidade necessária, no momento oportuno e ao menor custo possível. A função aprovisionamento abrange, fundamentalmente, as seguintes áreas de actividade: ü As compras ou seja, a procura contínua e dinâmica das possibilidades que, quer o mercado interno, quer o externo oferecem à empresa visando a satisfação das suas necessidades ao menor custo e nas melhores condições possíveis; ü O armazenamento abrange as actividades físicas e administrativas e tem em vista não só a protecção dos bens, evitando a sua deterioração e roubo, mas ainda fazendo com que os gastos com tal protecção sejam reduzidos ao estritamente necessário, o que implica estudos aturados sobre a localização e instalação em armazém. ü A gestão de Stocks tem em vista a manutenção das existências a um nível tal que se mantenha o abastecimento regular da empresa aos mais baixo custo possível e em condições óptimas; ü Os transportes têm como finalidade a movimentação rápida, segura e económica de todos os bens necessários ao abastecimento da empresa. No caso de compras de bens, o serviço deverá especificar o meio de transporte a utilizar e simultaneamente controlar o andamento e recebimento dos bens transportados. A escolha do meio de transporte

3 utilizado pela empresa depende, da urgência, da segurança ou do custo desse meio de transporte. Outra tarefa importante a cargo de um serviço de transportes é a de controlar o andamento e o comprovar as facturas da companhia transportadora. Este trabalho pressupõe a verificação de que as quantidades e os preços das tarifas dos bens transportados estão correctos; a rota utilizada pela empresa transportadora é a adequada; e os custos totais apresentados na factura da companhia transportadora estão exactos. Da noção ressaltam logo como elementos essenciais do aprovisionamento: ü a determinação da quantidade de bens e serviços a adquirir o que implica, de imediato, o conhecimento: da rapidez de utilização dos bens e serviços; do período de tempo que medeia entra a formulação de uma encomenda e a sua entrega nos armazéns da empresa; da vantagem ou desvantagem que há entre o adquirir-se determinada quantidade de bens face ao custo adicional resultante do stocks elevados; e também das previsões de vendas a curto e médio prazo. ü a quantidade dos bens a adquirir que deve ajustar-se perfeitamente aos requisitos preestabelecidos pelos serviços da empresa. Daí que a qualidade do bem seja um factor decisivo a ter em conta na sua aquisição. O bem a adquirir deve ser de boa qualidade, mas já é um exagero a empresa abastecer-se com bens de qualidade superior á necessária; ü prazos de entrega é de primordial importância saber-se o fornecedor tem capacidade para efectuar o fornecimento dos bens no prazo previamente acordado, uma vez que o não cumprimento dos prazos pode não

4 só provocar paragens no funcionamento da empresa como também denegrir a sua imagem por contactos que esta, por sua vez, venha a não cumprir; ü preços dos bens ter em atenção que artigos de baixo preço são, geral, de baixa qualidade, mas que o facto de os artigos terem um preço elevado não é garantida de boa qualidade, isto é, a empresa não deve necessariamente efectuar as suas aquisições à empresa que oferece os melhores preços; ü tempo certo para adquirir para que a empresa não crie stocks demasiadamente elevados, não fique com os stocks esgotados, o que lhe acarretaria paragens no processo de fabrico ou a impossibilidade de responder às solicitações dos seus clientes. Funções de um serviço de compras Compete ao serviço de compras conseguir o máximo de fornecimentos com os recursos disponíveis. Para isso, obtém da função comercial as previsões de vendas, revê as requisições internas e examina sistematicamente as condições externas para conhecer as tendências de preços, qualidade e serviços do mercado abastecedor. Compete-lhe ainda coordenar as rotinas administrativas para evitar notas de encomenda, seguir o andamento das entregas e dar luz verde à contabilidade, para o processo de pagamento ao fornecedor, do material recebido. O departamento de compras da empresa funciona como interface entre a empresa e os seus fornecedores, para quem a empresa é um cliente, sujeita, portanto, às respectivas estratégias comerciais. Internamente, a função compras recebe as requisições das unidades operacionais, transforma-as em encomendas, controla as entregas e reabastece os departamentos, de forma a manter os serviços em actividade.

5 O funcionamento adequado do serviço de compras exige um fluxo constante de informação com os fornecedores e com todo o conjunto de departamentos internos interessados. O serviço de compras terá que dispor de um completo sistema de informação, constituído por ficheiros de fornecedores e ficheiros de materiais. Estes ficheiros encontram-se normalmente informalizados, facilitando uma consulta e actualização rápidas. Ficha do fornecedor Firma Morada Telefones Pessoa (s) a contratar Horário de atendimento Produtos Telefax (es) h às h e h às Nossos Códigos Condições comerciais Observações Nenhuma empresa pode funcionar sem adquirir bens e serviços. Tal facto implica que: ü a empresa comercial, ao adquirir as mercadorias, pense sempre nos possíveis clientes, porque espera que estes irão adquirir o que irá pôr à venda; ü a empresa industrial, a abastecer-se de matérias, procure fontes seguras e especializadas que a abasteçam a um preço razoável, na qualidade e qualidade desejadas, dentro dos prazos combinados;

6 ü as empresas, ao adquirirem os bens de equipamento, comprovem se os mesmos são apropriados para os fins em vista e se estão adaptados às estruturas existentes. As etapas para efectivação de uma compra Segundo Campos, Silva e Castro (1996) 1 O processo completo de uma compra inicia-se com a decisão de comprar materiais e termina quando o material é aceite pelo departamento a que se destina. A responsabilidade do Serviço de Compras, em ligação com outros departamentos e com o mercado abastecedor, abrange todo o processo, que subdividimos em seis fases. 1. Receber as requisições As áreas funcionais da empresa dispõem de impressos próprios Requisição de Material para indicar a quantidade e qualidade dos materiais pretendidos, incluindo geralmente uma coluna para indicar a quantidade disponível, obrigando o requisitante, que assina a requisição, a verificar se realmente necessita desse material. O original é enviado ao Serviço de Compras e o duplicado fica no serviço requisitante; 2. Rever as requisições O Serviço de Compras não tem geralmente autoridade para substituir ou modificar os materiais pedidos pelas áreas funcionais, mas tem a responsabilidade de questionar as requisições e sugerir alternativas, num esforço de cooperação com as áreas técnicas para descobrir novos meios e avaliá-los em função do conhecimento que tem do mercado abastecedor; 3. Seleccionar o fornecedor O processo de selecção do fornecedor faz-se com base nas fontes de informação disponíveis, procurando seguir de perto a actuação dos fornecedores existentes e o aparecimento de novos. A complexidade do processo de selecção é variável conforme se trate de 1 Campos, Silva e Castro, Técnicas de Organização Empresarial, 1996, Edições Asa

7 encomendas muito grandes, muito pequenas ou contínuas. No primeiro caso, as negociações são conduzidas com vários fornecedores, podendo prolongarse por muito tempo. Nos outros casos, ao agente de compras competirá entrar em contacto com um reduzido número de fornecedores autorizados para obter informações sobre preços e condições de compra. 4. Fazer a encomenda Trata-se de formalizar a escolha do fornecedor. Ainda que já tenha havido vários contactos, por telefone ou por FAX, por exemplo, e praticamente se considere confirmada, a escolha é sempre formalizada através de documento próprio, nota de encomenda, geralmente em quatro vias, sendo o original enviado ao fornecedor. No Serviço de Compras fica uma cópia, outra é remetida à Contabilidade, para se organizarem os futuros pagamentos, e outra aos Serviços de Recepção, que têm de programar a recepção das entregas. A nota de encomenda deverá ser preenchida com o máximo de elementos e condições de entrega, liquidação ou pagamento, prazos, condições de rejeição, etc. de forma a garantir a defesa dos interesses da empresa. 5. Seguir as encomendas O Serviço de Compras abre uma ficha para cada encomenda em curso, onde se regista toda a informação que permite, em qualquer momento, conhecer a situação da encomenda, isto é, os dados da nota de encomenda, a forma de expedição, as quantidades já recebidas, os dados das guias de remessa, as anomalias verificadas, as reclamações apresentadas, etc. 6. Controlar as entregas Na fase de recepção das encomendas são envolvidos diferentes departamentos, para além do Serviço de Compras, de forma a garantir-se o controlo total da situação, a identificação de eventuais desvios e a medida tomada das medidas correctivas: O Serviço de Recepção, a funcionar junto dos locais de armazenagem, faz uma primeira verificação qualitativa e quantitativa dos materiais,

8 confronta com a cópia de nota de encomenda em seu poder e com a Guia de Remessa que acompanhou os materiais no transporte. Deverá imediatamente comunicar ao Serviço de Compras qualquer anomalia verificada. Caso tudo esteja em ordem, o responsável pela recepção rubrica a Guia de Remessa, junta-a à cópia da Nota de Encomenda em seu poder e envia tudo para o Serviço de Compras. Serviço de Compras aguarda a chegada do documento que formaliza o débito ao fornecedor Factura -, procedendo a um último controlo para confirmar se as condições de preços, descontos e formas de pagamento são as estabelecidas na encomenda. Caso isso não se verifique, poderão ser emitidas Guias de Devolução e Notas de Débito ou Notas de Crédito para corrigir anomalias ou lapsos verificados. Rectificados todos os valores e esclarecidas todas as situações, o Serviço de Compras rubrica e envia toda a documentação para a Contabilidade: Factura, Nota de Encomenda e Guia de Remessa. A Contabilidade verifica a documentação, regista a compra a prepara, com a Tesouraria, a respectiva liquidação ou pagamento ao fornecedor, encerrando-se o processo. Segundo Lousã, Pereira e lambert existe 4 fases: 1º - Constatação da necessidade de compra O serviço de compras não deve efectuar qualquer compra, sem que para tal seja solicitado e autorizado. Tal não significa, no entanto, que o serviço de compras não deva informar vários departamentos, quando as condições de venda de determinado artigo se estão a alterar. O trabalho de compra começa com a solicitação ao serviço de compras de um determinado bem. Esta solicitação é formalizada num documento, a

9 requisição, emanada do serviço que necessita do bem e donde constam, fundamentalmente, a quantidade e qualidade do bem a adquirir, devendo vir assinada, quer pelo chefe do serviço quer pela pessoa que o pediu. A requisição é emitida pelo serviço que necessita do bem e o número de cópias varia de empresa para empresa, devendo ser emitida pelo menos em duplicado, seguindo o original para o serviço de compras e ficando o duplicado na posse dos serviços requisitantes para que possam comprovar se o material que pediram é o que irão receber. 2º - Pesquisa do fornecedor Na posse da requisição, o serviço de compras pode saber de imediato onde adquirir os bens ou, pelo menos, onde procura-los. Para tal deve possuir: Um ficheiro por bens comprados, devendo cada ficha resumir o historial das compras anteriores, pelo que deve conter o nome do artigo e as empresas em que o mesmo tem sido adquirido com informações referentes a preços, descontos, prazos de pagamento, qualidade de bens, qualidade do serviço prestado e outras informações, justificando a adjudicação das encomendas; Um ficheiro de fornecedores, com a indicação da morada, número de telefone e telex, nome das pessoas a contactar, lista de artigos que fornece, prazos de entrega, condições de venda, qualidade dos seus produtos ou serviços; Catálogos e lista de preços e outras informações que vá recebendo dos fornecedores.

10 3º - Escolha do fornecedor e efectivação do pedido Uma vez escolhido o fornecedor, a empresa compradora deverá formalizar, por escrito, a encomenda num documento, a nota de encomenda, mesmo que tenha contactado verbalmente com o fornecedor. O número de cópias da nota de encomenda varia de empresa para empresa, sendo, no entanto, de aconselhar, pelo menos, 4 cópias para que: O original possa ser enviado à empresa fornecedora; Uma cópia seja enviada aos serviços de recepção, a fim de que esta possa ser confrontada com a guia de remessa quando esta chegar a estes serviços; Uma cópia permaneça no próprio serviço de compras; Uma quarta via do documento seja enviada aos serviços de contabilidade. 4º - A recepção e controlo das entregas A recepção e controlo das entregas é efectuada por três serviços: O serviço de recepção recebe a compara os bens chegados com os registos constantes da guia de remessa e da nota de encomenda. As anormalidades verificadas deverão ser comunicadas ao serviço de compras; O serviço de compras que ao receber a guia de remessa dos serviços de recepção a agrafa juntamente com a nota de encomenda até à chegada a factura, é conferida com o guia de remessa e nota de encomenda e se não houver nada opor, envia-a ao serviço de contabilidade; O serviço de contabilidade recebe a factura já conferida pelo serviço de compras e procede ao pagamento da importância em divida.

11 Bibliografia Lousã, Aires; Pereira, Paula Aires; Raul Lambert Técnicas de Organização Empresarial S/D, Porto Editora Campos, Ana Rita; Silva, Maria Amélia; Castro, Rosa Técnicas de organização Empresarial, 1996, Edição Asa