I Número S 24 de Novembro de 2006

Transcrição

1 - S Novembro 006 S R TARAS RGONAS DO TURSMO ULT U R A D A D U A Ç Ã O Portaria nº P O RTA R A O N J U N TAPA R AA P R O VAÇÃO D R G U L A M N TO ARQUVÍSTO DA DRÇÃO RGONALD A D M N S T R A Ç Ã O D U AT VA O acréscimo contínuo dos documentos existentes nos arquivos correntes da Direcção Regional A d m i n i s t r a ç ã o ducativa, dada as áreas sob a sua tutela, impõe a necessida se implementar uma gestão mais racional da documentação produzida por estes serviços, a fim se assegurar uma melhor e mais ampla utilização do seu potencial informativo Assim, a fixação prazos conservação e selecção dos documentos arquivo traduzir-se-á em vantagens funcionais e económicas em se organização sta Direcção Regional Nestes termos e ao abrigo da alínea b) do artigo 6º do Decreto Legislativo Regional nº 6M 7 Agosto, manda o Governo, pelo Secretário Regional ducação e Secretário Regional do Turismo e ultura, ouvido o Arquivo Regional da M a d e i r a : 1- É aprovada a tabela selecção documentos da Direcção Regional Administração ducativa relativa à avaliação, selecção e eliminação da sua documentação, em anexo à presente portaria conjunta e do qual faz parte integrante - Apresente portaria conjunta entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação: Funchal, 1 Outubro 006 O S R T Á R O R G O N A L D O TU R S M O U LT U R A, João arlos Nunes A b r e u O S R T Á R O R G O N A L D D U A Ç Ã O, Francisco José Vieira Fernans R G U L A M N TO ARQUVÍSTO DA DRÇÃO RGONALD A D M N S T R A Ç Ã O D U AT VA Artigo 1º Âmbito A p l i c a ç ã o O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida no âmbito das suas atribuições e competências pela Direcção Regional A d m i n i s t r a ç ã o ducativa, adiante signada por DRA Artigo º Av a l i a ç ã o 1- O processo avaliação dos documentos do arquivo da DRA tem por objectivo a terminação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os respectivos prazos conservação em fase activa e s e m i - a c t i v a - É da responsabilida da DRA a atribuição dos prazos conservação dos documentos em fase activa e semi-activa - Os prazos conservação são os que constam da tabela selecção, anexa ao presente regulamento - Os referidos prazos conservação são contados a partir da data final dos processos, dos documentos integrados em colecção, dos registos, ou da constituição dos dossiers - abe ao Arquivo Regional da Maira, órgão gestão dos arquivos da Região, adiante signado DRA, a terminação do stino final dos documentos, sob proposta da D R A Artigo º S e l e c ç ã o 1- Aselecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo finitivo ve ser efectuada pela DRA, acordo com as orientações estabelecidas na tabela selecção - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico vem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja prévia e expressamente autorizada pelo órgão gestão dos arquivos da Região, a quem competirá a finição dos seus pressupostos t é c n i c o s Artigo º Tabela selecção 1- A tabela selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental - A tabela selecção ve ser submetida a revisões, com vista à sua aquação às alterações da produção documental - Para efeitos do disposto no nº, ve a DRA obter parecer favorável do ARM, enquanto organismo coornador da política arquivística regional, mediante proposta vidamente f u n d a m e n t a d a Artigo º Acessibilida e comunicabilida 1-O acesso e comunicabilida do arquivo da DRA atenrá a critérios finidos internamente em conformida com a lei -Por spacho do Director Regional A d m i n i s t r a ç ã o ducativa será signado, internamente, o funcionário responsável pelo arquivo, ao qual compete controlar, acordo com a tabela selecção anexa ao presente regulamento, o fim dos prazos conservação dos documentos e procer à sua remessa para arquivo intermédio ou finitivo, bem como à eliminação, conforme o stino final a dar aos mesmos, acordo com o previsto na tabela selecção Artigo 6º Remessas para arquivo intermédio 1- Findos os prazos conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas utilização verá, acordo com o estipulado na tabela selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio, a que se refere o Decreto Legislativo Regional nº17001m, Junho, caso exista - As remessas dos documentos para arquivo intermédio vem ser efectuadas acordo com a periodicida que a DRA vier a terminar Artigo 7º Remessas para arquivo finitivo 1- Os documentos cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservação permanente, acordo com a tabela

2 Novembro 006 S - selecção, verão ser remetidos para o arquivo finitivo após o cumprimento dos respectivos prazos conservação - As remessas não pom pôr em causa a integrida dos conjuntos documentais Artigo 8º Formalidas das remessas 1- As remessas dos artigos 6º e 7º vem obecer às seguintes formalidas: a) Serem acompanhados um auto entrega a título p r o v a ; b) O auto entrega ve ter em anexo uma guia remessa stinada à intificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo; c) A guia remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço stinatário, sendo o duplicado volvido ao serviço origem; O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou finitivo como instrumento scrição documental, após ter sido conferido e completado com as s topográficas e mais informações pertinentes, só pondo ser eliminado após a elaboração do respectivo i n v e n t á r i o - Os documentos a que se referem as alíneas a) e b) do presente artigo serão molo aprovado pela Portaria nº18 6 Outubro Artigo º l i m i n a ç ã o 1- A eliminação dos documentos aos quais não seja reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, ve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos conservação fixados na tabela selecção - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na respectiva tabela selecção carece autorização expressa do órgão gestão dos arquivos da Região - Acisão sobre o processo eliminação ve atenr a critérios confincialida e racionalida meios e custos Artigo 10º Formalidas eliminação 1- A eliminação dos documentos mencionados no artigo º ve obecer às seguintes formalidas: a) Ser acompanhada um auto eliminação, que fará prova do abate patrimonial; b) O auto eliminação ve ser assinado pelo dirigente máximo do serviço em causa, bem como pelo responsável do a r q u i v o ; c) O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que proce à eliminação, sendo o duplicado remetido para o órgão gestão dos arquivos da Região - O auto eliminação referido no presente artigo obecerá a molo aprovado pela Portaria nº18 6 Outubro Artigo 11 º Substituição do suporte 1- A substituição do suporte dos documentos obece a critérios que garantam a sua preservação, segurança, autenticida, durabilida e consulta, acordo com as normas técnicas e recomendações consagradas a nível internacional, signadamente pela nternational Standart Org a n i z a t i o n, abreviadamente signada por SO - Os documentos conservação permanente vem ser mantidos no seu suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja prévia e expressamente autorizada pelo órg ã o gestão dos arquivos da RAM, a quem competirá a finição dos seus pressupostos técnicos Artigo 1º F i s c a l i z a ç ã o A fiscalização do cumprimento das normas constantes do presente diploma compete ao ARM, órgão gestão dos arquivos da RAM Artigo 1º Vi g ê n c i a A tabela selecção documentos anexa ao presente regulamento aplica-se à documentação anterior à sua vigência s que enquadrável nas séries documentais ali previstas

3 - S Novembro 006 ANXO nº 1 da Portaria nº 11006, Novembro Tabela selecção

4 Novembro 006 S - lo Leia orgânico-funcional olecção mapas cadastro do 10 ciclo '" olecção mapas directores escolas olecção mapas apuramento alunos com necessidas educativas especiais olecção folhas assiduida do Gabinete oornador do Desporto scolar Processos inscrição na aixa Geral Aposentações educadores infância Processos autorização funcionamento estabelecimentos do ensino particular e instituições particulares solidarieda social olecção listas docentes das instituições particulares solidarieda social que progrediram escalão Homologação resultados eleição representantes dos pais olecção mapas assiduida educadores inf'ancia remetidas pelas Delegações scolares olecção clarações tempo serviço educadores infância remetidos pelas instituições particulares solidarieda social Processos autorização dispensa serviços educadores infância olecção mapas cadastro da pré-escolar Processos publicação nomeações, transferências e contratações no JORAM olecção auto-propostas educadores infância a solicitar colocação na RAM Processos autorização exercício cargos Directores Pedagógicos olecção mapas com relação directores infantários Processos autorização exercício horas extraordinárias a docentes Processos autorização acumulação funções por parte docentes olecção listas antiguidas pessoal docente da educação pré-escolar e do ensino básico e secundário olecção mapas dispensa para formação educadores infância olecção menções qualitativas atribuídas aos docentes remetidos pelos estabelecimentos ensino olecção reclamações docentes olecção pedidos esclarecimentos e informações remetidos pelos estabelecimentos ensino Processos substituição temporária docentes olecção listas docentes que progrediram escalão Processos dispensa docentes Processos concessão bonificações tempo serviço a docentes Processos autorização acumulação férias Processos homologação contratos administrativos provimento docentes Processos reposicionamento na carreira docentes olecção pedidos horários solicitados por docentes Processos abertura ofertapública para contratação docentes Processos concessão abono horas extraordinária Processos autorização licenças férias docentes Processos homologação cisões relativas a processos bonificação tempo serviço docente Processos renovação licenças sem vencimento docentes Processos transferência lugar quadro docentes Prazo conservação activa semiactiva fmal c (b) (b) (b) (b) (b) (b) (b) (b) (b) (b) (b) (b) (b) (b) (b) (b) (b) (b) (b) (b)

5 6 - S Novembro 006 j fe ia : orgânico-funcional Processos renovação contratos docentes Processos dispensa parcial dacomponente lectiva a docentes Processos Juntas Médicas docentes Processos rescisão contratos docentes olecção actas ofertas públicas emprego olecção pedidos dispensa profissionalização em serviço olecção actas do Governo da RAM olecção resoluções das reuniões do onselho Governo olecção comunicados das reuniões do onselho Ministros opiador informações rácios pessoal dos estabelecimentos ensino remetidos ao Gabinete Gestão e ontrolo Orçamental '" Processos inmnização relativos a incumprimento prazos pré-aviso rescisão contrato administrativo olecção pedidos esclarecimentos sobre habilitações docência '" olecção fichas individuais dos docentes do ensino partilar e cooperativo olecção mapas cadastro do ensino particular olecção formulários candidatura a concursos docentes olecção requerimentos sistência docentes colocados em concurso o Prazo conservação activa semiactiva 1 final (b) (b) (b) (b) Direcção Serviços Gestão não Docente Dossiers relativos à previsão orçamental do Pessoal não Docente Processos avaliação no âmbito do SADAP olecção quadros pessoal não docente olecção protocolos opiadores correspondência expedida e recebida olecção livros protocolo correspondência Processos individuais Processos inscrição e alterações daads olecção clarações referentes à ADS olecção Diários da República e JORAM olecção livros do ponto olecção protocolos para fixação rácios pessoal não docente olecção mapas rácio pessoal não docente Processos mobilida ntro quadros vinculação olecção recibos pagamento clarações Processos homologação listas antiguida olecção cadastros pessoal não docente olecção mapas progressão escalãoíndice pessoal não docente olecção folhas presença dos funcionários olecção fichas assiduida olecção mapas férias olecção registos biográficos olecção balanços sociais c) c) 1 1 (b) (b) (b) (b) (b) (b) c) olecção condicionada à vigên cia do diploma nquanto o funcionáriotrabalha dor permanecer no activo

6 Novembro 006 S - 7 ",era orgânico-funcional Processos homologação dos resultados eleitorais das omissões Paritárias e omissões onsultivas Processos candidatura a programas do nstituto Regional mprego Processos individuais no âmbito dos Programas do nstituto Regional do mprego Processos scongelamento quotas olecção manuais programas conhecimentos especificos e gerais " " olecção enunciados provas conhecimentos específicos e gerais Processos recrutamento pessoal não docente Processos mudança nível das carreiras informática Processos elaboração planos promoções olecção recibos pagamento impressos candidatura e manuais programas conhecimentos Prazo conservação activa e) e) semiactiva final (b) P P P P e) Findo o prazo gracioso (art 0, Decreto-Lei 0, 1 do Julho 18) Direcção Serviços Formação e Gestão Recursos Dossiers referentes a acções formação Dossiers referentes à execução das acções formação - DRA Dossiers referentes à execução das acções formação - DRAPL Dossiers referentes à execução das acções formação - DTM olecção requisições externas olecção guias entrega material expediente olecção requisições internas bens inventariados remetidos à Direcção Regional do Património Processos assinatura publicações olecção Facturas Processos aquisição bens e serviços, olecção planos actividas - DRA '" olecção relatórios actividas - DRA Divisão Processamento Abonos l olecção tabelas vencimentos Processos inscrição na segurança social olecção registos mensais tarefas dos formandos Processos rectificação clarações RS funcionários da SecretariaRegional ducação Processos processamento abonos familia para crianças e jovens do pessoal docente e não docente do Pré-scolar e 10 ciclo olecção boletins horas extraordinárias docentes remetidos pelas Delegações scolares (b)

7 8 - S Novembro 006 t ~ Orgânico-funcional olecção mapas reposicionamento na carreira olecção mapas totais RS mensais ol~cç~o mapas referentes a pagamentos quotas smdlcms olecção boletins paraalteração abonos e scontos olecção spachos nomeação olecção termos aceitação nomeação Processos requisição e prorrogação requisições funcionários Dossiers referentes a trlu1sferência funcionários Processos recuperação vencimentos exercício perdido Dossiers referentes a contribuições para a segurlulça social olecção contratos trabalho a termo certo Processos processamento spesas com pagamento subsídios trlulsporte '" Processos processamento spesas com pagamento subsídios refeição Processos processamento duções nas remunerações mensais quotas sindicais Processos processamento subsídios alimentação pessoal ao abrigo do Programa Ocupacional Trabalhadores Subsidiados Processos processamento horas extraordinárias Processos processamento spesas referentes a acintes em serviço olecção mapas averbamento abonos e subsídios atribuídos aos funcionários Dossiers referentes a progressões escalãoíndice Dossiers referentes a opções vencimento olecção folhas vencimentos olecção guias reposição não abatidas nos orçamentos olecção clarações RS dos funcionários Dossiers referentes a inscrições e reinscrições na aixa Geral Aposentações Dossiers referentes a horas extraordínárias olecção mapas resumo faltas e scontos vencimento e subsídios refeição olecção informações referentes aos números intificação dos beneficiários da segurlulça social remetidos pelo entro SegurlUlça Social damaira Processos processamento ajudas custos e trlulsportes Prazo conservação activa semiactiva final b) b) b) b) Abreviaturas: - onservação permlulente (a) liminação condicionada à conclusão do processo P - onservação Parcial (b) nformação recuperável nos processos individuais dos funcionários - liminação (c) olecção condicionada à vigência do diploma JORAM - Jomal Oficial da Região Autónoma da Maira ( nqululto o funcionáriotrabalhador permlulecer no activo ADS - Assistência na doença aos Servidores do stado (e) Findo o prazo gracioso (art" 0, Decreto-Lei 0, 11 do Julho RS - mposto sobre Rendimento das Pessoas Singulares 18) DRA - Direcção Regional Administração ducativa DRAPL - Direcção Regional da Administração Pública e Local DTM - Associação Regional parao Desenvolvimento das Tecnologias nformação na Maira