2 Número de fevereiro de 2014 SECRETARIA REGIONAL DA CULTURA, TURISMO E TRANSPORTES

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1 2 14 fevereiro 2014 SERETARIA REGIONAL DA ULTURA, TURISMO E TRANSPORTES Portaria n.º 10/2014 De 14 fevereiro Aprova o Regulamento Avaliação, Seleção e Eliminação Documentos dos Serviços oornação e Gestão da Secretaria Regional da ultura, Turismo e Transportes A Secretaria Regional da ultura, Turismo e Transportes, corrente das suas atribuições e específicas competências suas distintas direções regionais, regista um contínuo crescimento da documentação produzida e arquivada. Em face ssa realida justifica-se aprovar um regulamento arquivístico dos seus Serviços oornação e Gestão assegurando assim a aquada avaliação, seleção e mais gestão documental, garantindo também por um lado a preservação e valorização um vasto e relevante património arquivístico da Secretaria Regional e mais serviços, bem como por outro, a eliminação daquilo que, não tendo qualquer relevância histórica, cultural, jurídica ou outro interesse interno ou externo, apenas constitua um impedimento à racional gestão do espaço e recursos reservados a arquivo. onsequentemente, a implementação ste instrumento gestão arquivística acarretará vantagens funcionais e operacionais, promovendo aquado suporte técnico e administrativo ao sempenho da missão da Secretaria Regional e ao exercício uma gestão documental eficaz. Foi ouvido o Arquivo Regional da Maira, órgão gestão dos arquivos da Região Autónoma da Maira. Nestes termos, manda o Governo da Região Autónoma da Maira, pela Secretária Regional da ultura, Turismo e Transportes, ao abrigo da alínea b) do n.º 1 do artigo 6.º do Decreto Legislativo Regional n.º 26/99/M 27 agosto, alterado pelo Decreto Legislativo Regional n.º 15/2004/M, 14 julho, o seguinte: 1 - É aprovado o Regulamento Avaliação, Seleção e Eliminação Documentos dos Serviços oornação e Gestão da Secretaria Regional da ultura, Turismo e Transportes, cujo texto se publica em anexo à presente portaria e da qual faz parte integrante. 2 - A presente portaria entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação. Secretaria Regional da ultura, Turismo e Transportes, aos 3 fevereiro A SERETÁRIA REGIONAL DA ULTURA, TURISMO E TRANSPORTES, onceição Almeida Estudante Anexo da Portaria n.º 10/2014, 14 fevereiro Regulamento Avaliação, Seleção e Eliminação Documentos dos Serviços oornação e Gestão da Secretaria Regional da ultura, Turismo e Transportes Artigo 1.º Âmbito Aplicação O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida no âmbito das suas atribuições e competências pelos Serviços oornação e Gestão da Secretaria Regional da ultura, Turismo e Transportes, adiante respetivamente signados abreviadamente por SG e SRT. Artigo 2.º Sistema arquivo da SRT 1 - O sistema arquivo da SRT é constituído por um Arquivo Intermédio, adiante abreviadamente signado AI, que engloba toda a documentação produzida por todas as unidas orgânicas na mesma integradas. 2 - O AI é responsável por toda a produção documental da SRT, cumprindo regras finidas para a organização, utilização e conservação dos documentos em fase ativa e/ou consulta frequente. 3 - O AI executa as tarefas que lhe estão cometidas no âmbito da recolha, disponibilização da informação, seleção, conservação e substituição dos suportes e guarda dos documentos consulta pouco frequente ou rara pelos produtores e conservação permanente, até a remessa stes últimos para o Arquivo Regional da Maira, adiante abreviadamente signado ARM. 4 - A gestão e coornação do sistema arquivo cabe ao AI em conformida com o estipulado nos Decretos Legislativos Regionais n.ºs 26/99/M, 27 agosto e 17/2001/M, 29 junho. Artigo 3.º Avaliação 1 - O processo avaliação dos documentos do arquivo da SG tem por objetivo a terminação do seu valor arquivístico para efeitos conservação permanente, conservação parcial ou eliminação, findos os respetivos prazos conservação. 2 - É da responsabilida conjunta dos SG e do AI a atribuição dos prazos conservação dos documentos constantes na Tabela Seleção, que constitui o anexo do presente Regulamento e que le faz parte integrante. 3 - Os referidos prazos conservação são contados a partir da data final dos processos, dos documentos integrados em coleção, dos registos, ou da constituição dos dossiês. 4 - abe ao ARM, órgão gestão dos arquivos da Região, a terminação do stino final dos documentos, sob proposta dos SG. Artigo 4.º Seleção 1 - A seleção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo finitivo ve ser efetuada pelos SG, acordo com as orientações estabelecidas na Tabela Seleção.

2 14 fevereiro Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico vem ser conservados em arquivo no suporte original, exceto nos casos cuja substituição seja prévia e expressamente autorizada pelo ARM, a quem compete a finição dos seus pressupostos técnicos. Artigo 5.º Tabela seleção 1 - A tabela seleção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental. 2 - A tabela seleção ve ser submetida a revisões sempre que necessário, com vista à sua aquação às alterações da produção documental. 3 - Para efeitos do disposto no n.º 2, vem os SG obter parecer favorável do ARM, enquanto organismo coornador da política arquivística regional, mediante proposta vidamente fundamentada. Artigo 6.º Acessibilida e comunicabilida 1 - O acesso e comunicabilida do arquivo dos SG aten a critérios finidos internamente em conformida com a lei. Artigo 7.º Remessas para arquivo intermédio 1 - Findos os prazos conservação em fase ativa, a documentação com reduzidas taxas utilização ve, acordo com o estipulado na tabela seleção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio, a que se refere o Decreto Legislativo Regional n.º 17/2001/M, 29 junho. 2 - As remessas dos documentos para o arquivo intermédio vem ser efetuadas acordo com a periodicida que a SG terminar. Artigo 8.º Remessas para arquivo finitivo 1 - Os documentos cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservação permanente, acordo com a tabela seleção, vem ser remetidos para o arquivo finitivo após o cumprimento dos respetivos prazos conservação. 2 - As remessas não pom pôr em causa a integrida dos conjuntos documentais. Artigo 9.º Formalidas das remessas 1 - As remessas a que se referem os artigos 7.º e 8.º vem obecer às seguintes formalidas: a) Serem acompanhadas um auto entrega a título prova; b) O auto entrega ve ter em anexo uma guia remessa stinada à intificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo; c) A guia remessa é efetuada em triplicado, ficando o original no serviço stinatário, sendo o duplicado volvido ao serviço origem; d) O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou finitivo como instrumento scrição documental, após ter sido conferido e complementado com as referências topográficas e mais informações pertinentes, só pondo ser eliminado após a elaboração do respetivo inventário. 2 - Os molos dos documentos a que se referem as alíneas a) e b) do presente artigo são os aprovados pela Portaria n.º 182/99, 26 outubro. Artigo 10.º Eliminação 1 - A eliminação dos documentos aos quais não seja reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, ve ser efetuada logo após o cumprimento dos respetivos prazos conservação fixados na tabela seleção. 2 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na respetiva tabela seleção carece autorização expressa do ARM. 3 - A cisão sobre o processo eliminação ve atenr a critérios confincialida e racionalida meios e custos. 4 - Sem embargo da finição dos prazos mínimos conservação estabelecidos na Tabela Seleção, pom ser conservados por prazos mais dilatados, a título permanente ou temporário, global ou parcialmente, as séries documentais que os SG entenrem, s que não prejudique o bom funcionamento dos serviços. Artigo 11.º Formalidas eliminação 1 - A eliminação dos documentos mencionados no artigo 9.º ve obecer às seguintes formalidas: a) Ser acompanhada um auto eliminação, que faz prova do abate patrimonial; b) O auto eliminação ve ser assinado pelo dirigente máximo do serviço em causa, bem como pelo responsável do arquivo do serviço. c) O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que proce à eliminação, sendo o duplicado remetido para o ARM. 2 - O auto eliminação referido no presente artigo obece a molo aprovado pela Portaria n.º 182/99 26 outubro. Artigo 12.º Substituição do suporte 1 - A substituição do suporte dos documentos obece a critérios que garantam a sua

3 4 14 fevereiro 2014 preservação, segurança, autenticida, durabilida e consulta, acordo com as normas técnicas e recomendações consagradas a nível internacional, signadamente pela International Standart Organization, abreviadamente signada por ISO. 2 - Os documentos conservação permanente vem ser mantidos no seu suporte original, exceto nos casos cuja substituição seja prévia e expressamente autorizada pelo ARM, a quem compete a finição dos seus pressupostos técnicos. Artigo 13.º Fiscalização A fiscalização do cumprimento das normas constantes do presente diploma compete ao ARM. Artigo 14.º Vigência A tabela seleção documentos, anexa ao presente regulamento, aplica-se à documentação anterior à sua vigência s que enquadrável nas séries documentais ali previstas. Anexo da Portaria n.º 10/2014, 14 fevereiro ANEXO DO REGULAMENTO DE AVALIAÇÃO, SELEÇÃO E ELIMINAÇÃO DE DOUMENTOS DOS SERVIÇOS DE OORDENAÇÃO E GESTÃO DA SERETARIA REGIONAL DA ULTURA, TURISMO E TRANSPORTES 1 Leis orgânicas, diplomas complementares e portarias (a) (a) Enquanto em vigor. 2 Despachos 5 (1) (1) onservar uma coleção no serviço emissor. 3 Despachos legação competências (a) 4 Informações substituição por ausência do serviço (a) 5 Orns serviço 5 6 irculares 5 (1) 7 Protocolos Direção 8 Atas do onselho do Governo Regional 5 E 9 Atas reuniões 5 10 Pareceres 11 orrespondência confincial Processos reconhecimento do interesse entidas sociais e sua composição Processos cedência espaços sob a tutela da SRT 20 E 14 Planos Atividas 10 P (2) (2) onservar versão final. 15 Relatórios Atividas 10 P (2)

4 14 fevereiro 2014 Anexo da Portaria n.º 10/2014, 14 fevereiro (cont.) 5 16 Processos organização visitas individualidas à RAM 17 Relatórios e estatísticas 10 P (3) (3) onservar referentes a cultura, turismo e transportes. Direção 18 Processos atribuição distinções oficiais 19 Discursos/ omunicações aos média P (2) onvites, participações e mensagens 2 E 21 Recortes imprensa 22 Balanço Social 10 P (2) 23 Registos correspondência 24 orrespondência recebida e expedida 25 opiador correspondência expedida Expediente 26 Protocolos receção publicações oficiais institucionais 3 E 27 Guias avença 28 Registos correspondência 29 Autos entrega e guias remessa para arquivo 3 Arquivo 30 Processos eliminação documentação em arquivo 3 31 Protocolo requisição documentação 3 32 Processos elaboração portarias gestão documentos 5 E (4) (4) Após publicação oficial. 33 Instrumentos scrição documental (d) (d) Em constante atualização. 34 Processos individuais funcionários (b) (b) Enquanto no ativo. Recursos Humanos 35 Procedimentos concursais 10 P (5) 36 Processos alterações aos vencimentos (6) (5) onservar avisos abertura, atas e listas classificação final. (6) Informação recuperável na série Processos avaliação dos funcionários SIADAP (b)

5 6 14 fevereiro 2014 Anexo da Portaria n.º 10/2014, 14 fevereiro (cont.) 38 Processos formação profissional 5 P (6) 39 Processos inquéritos às unidas TI 4 E 40 Mapas anuais assiduida 5 E (6) 41 Mapas mensais assiduida 5 E (6) Recursos Humanos 42 Folhas Assiduida 5 E (6) 43 Mapas férias 4 E (6) 44 Listas antiguida 5 E (6) 45 Processos programas trabalho ocupacional 3 E 46 andidaturas espontâneas 2 E 47 Orçamentos anuais 5 P (2) Processos elaboração da onta da RAM Processos spachos alteração orçamental Processos antecipação duodécimos Processos scongelamento verbas 5 P (2) 52 Processos certidões receita 11 E Gestão Financeira 53 Processos receitas da SRT e entidas sob tutela 54 Processos relativos a impostos 11 E 55 Balancetes 56 ertidões tributárias e clarações contributivas 11 E 57 Declarações liquidação do IVA 11 E 58 Processos spesa 13 P (7) (7) onservar vencimentos, fundos comunitários e programas incentivos à ativida turística.

6 14 fevereiro 2014 Anexo da Portaria n.º 10/2014, 14 fevereiro (cont.) 7 59 Autorizações spesa 15 E 60 Processos previsão orçamento com pessoal 61 Fichas vencimentos 62 Mapas vencimentos (6) 63 Boletins alterações vencimento (6) 64 Recibos vencimento (6) 65 Folhas vencimento (6) 66 Relações horas trabalho extraordinário, trabalho em dias scanso semanal, complementar e feriados Gestão Financeira 67 Processos pagamento quotas e contribuições à GA 68 Mapas das relações dos scontos efetuados à GA 69 Relações ajudas custos/ slocações 15 E (6) 70 Processos reposições e retenções abonos 15 E (6) 71 Processos pedidos reembolso spesas médicas por acinte em serviço 15 E (6) 72 Guias pósito na Tesouraria do Governo Regional 11 E 73 Guias receita 11 E (c) Decisão por orm do serviço gestor. Gestão Fundos omunitários 74 Dossiês programas comparticipados por fundos comunitários (c) P (8) (8) onservar regulamentos, relatórios, atas, auditorias e processos spesa. Aprovisionamento e Património Processos aquisição bens e serviços: oncursos Públicos Processos aquisição bens e serviços: Ajustes Diretos Propostas Únicas P (9) (9) onservar propostas adjudicadas e contestações.

7 8 14 fevereiro 2014 Anexo da Portaria n.º 10/2014, 14 fevereiro (cont.) 77 Processos aquisição bens e serviços: Ajustes Diretos om consulta 78 ontratos aquisição bens e serviços / ontratos-programa/ Apoios Financeiros Aprovisionamento e Património 79 Requisições internas material 3 E 80 Processos requisição material à DRP 3 E 81 Processos transportes bens e pessoas 4 E 82 Auditorias e fiscalização do T 83 Processos empréstimo material 7 E 84 Boletins circulação viaturas 3 E 85 Inventários (d) : (a) Enquanto em vigor. (b) Enquanto no ativo. (c) Decisão por orm do serviço gestor. (d) Em constante atualização. (1) onservar uma coleção no serviço emissor. (2) onservar versão final. (3) onservar referentes a turismo, cultura e transportes. (4) Após publicação oficial. (5) onservar avisos abertura, atas e listas classificação final. (6) Informação recuperável na série 34. (7) onservar referentes a vencimentos, fundos comunitários e programas incentivos à ativida turística. (8) onservar regulamentos, relatórios, atas, auditorias e processos spesa. (9) onservar propostas adjudicadas e contestações. : - onservação P - onservação Parcial E - Eliminação Abreviaturas e acrónimos: DRP - Direção Regional Património RAM - Região Autónoma da Maira SIADAP - Sistema Integrado Avaliação da Administração Pública TI - Tecnologias Informação e onhecimento