FUNDOS PERMANENTES DA ASSEMBLEIA DA REPÚBLICA

Transcrição

1 FUNDOS PERMANENTES DA ASSEMBLEIA DA REPÚBLICA REGULAMENTO NOTA EXPLICATIVA A existência de um sistema de controlo interno adequado e eficaz é fundamental, em qualquer entidade, para o exercício da sua atividade operacional, na medida em que limita e reduz a possibilidade da ocorrência de erros e fraudes, permite controlar e avaliar o desempenho e execução das operações e registos face aos objetivos fixados e, de igual forma, obter informação fidedigna e objetiva. Neste sentido, os respetivos órgãos de gestão devem organizar e dotar a entidade dos meios necessários à redução e antecipação dos riscos associados ao exercício da sua atividade, com vista a minimizar as consequências e otimizar a gestão, obtendo o máximo resultado com o mínimo de recursos humanos, materiais e financeiros. Atendendo à inexistência de um sistema de controlo geral e padronizado, cada entidade deve adotar um plano interno de organização que contemple políticas, métodos, técnicas e procedimentos de controlo adequados à sua realidade específica, assegurando, desse modo, a confiança e a integridade da informação, a salvaguarda dos ativos, a economia, eficiência e eficácia na utilização dos recursos, a conformidade com as políticas, planos, procedimentos, leis e regulamentos, e a realização e otimização das operações, de forma a que os resultados correspondam aos objetivos oportunamente definidos. O artigo 58.º da Lei n.º 77/88, de 1 de julho, republicada pela Lei n.º 28/2003, de 30 de julho, na sua atual redação (Lei de Organização e Funcionamento dos Serviços da Assembleia da República, doravante LOFAR), prevê a possibilidade de autorização, por parte do Conselho de Administração, da constituição de fundos permanentes, a cargo dos responsáveis pelos serviços ou atividades, "destinados ao pagamento direto de pequenas despesas, devendo fixar as regras a que obedecerá o seu controlo". É, assim, nestes termos e na prossecução dos princípios e finalidades supra descritos, que o Conselho de Administração da Assembleia da República aprova o seguinte:

2 REGULAMENTO DOS FUNDOS PERMANENTES DA ASSEMBLEIA DA REPÚBLICA I DISPOSIÇÕES GERAIS Artigo 1. º Objeto 1 - O presente Regulamento estabelece um conjunto de regras definidoras de procedimentos aplicáveis ao controlo e gestão dos fundos permanentes (também designados "fundos de maneio" ou "fundos") constituídos na Assembleia da República, nos termos da legislação aplicável, designadamente a LOFAR e o diploma que, anualmente, aprova as disposições necessárias à execução do Orçamento do Estado. 2 - Especificamente, são reguladas neste instrumento as nomeações dos responsáveis pelos fundos, bem como os respetivos processos de constituição, reconstituição, controlo e liquidação. Artigo 2.º Finalidade Os fundos permanentes destinam-se a fazer face ao pagamento direto de despesas de pequeno montante, urgentes e inadiáveis. Artigo 3 º Contabilização da constituição do fundo A contabilização da constituição, reconstituição ou liquidação do fundo implica a movimentação das contas de acordo com as melhores práticas contabilísticas. II RESPONSÁVEIS Artigo 4 º Designação 1 - São, em primeira linha, responsáveis pela gestão, manutenção e controlo dos fundos os dirigentes das respetivas unidades orgânicas e/ou atividades. 2 - Sem prejuízo do disposto no número anterior, podem também ser designados responsáveis pela gestão, manutenção e controlo dos fundos outros funcionários, devendo a respetiva identificação constar da proposta para autorização da constituição de fundos a apresentar ao Conselho de Administração pelo Secretário-Geral. 3 - A alteração dos responsáveis previstos no número anterior é autorizada pelo Conselho de Administração, sob proposta do Secretário-Geral.

3 Artigo 5 º Competências dos responsáveis Nos termos do presente regulamento, os responsáveis pelo fundo têm competência para a efetivação das despesas a realizar no seu âmbito, desde que obtida a anuência do dirigente do Serviço, bem como à sua reconstituição de acordo com as respetivas necessidades. III CONSTITUIÇÃO DOS FUNDOS PERMANENTES Artigo 6.º Competências 1 - Compete ao Conselho de Administração, sob proposta do Secretário-Geral, autorizar a constituição e liquidação dos fundos. 2 A autorização para a constituição dos fundos referida no número anterior abrange igualmente, verificados os pressupostos estatuídos no artigo 2.º, a autorização para a realização de despesas no seu âmbito., 3 - Compete ao Presidente da Assembleia da República, precedendo parecer do Conselho de Administração, autorizar a constituição de fundo de montante superior a um duodécimo das respetivas rubricas do Orçamento da Assembleia da República. Artigo 7 º Constituição e reconstituição 1 - A proposta de constituição dos fundos, a elaborar pela unidade orgânica responsável pela gestão financeira da Assembleia da República, deverá ser apresentada até ao dia 30 de novembro de cada ano, relativamente ao ano orçamental seguinte. 2 -Da referida proposta deverá constar: a) A justificação para a constituição dos fundos; b) Os montantes globais dos fundos; c) A distribuição dos respetivos montantes pelas rubricas de classificação económica inerentes à natureza das despesas a realizar; d) A solicitação para a autorização da realização das despesas; e) A indicação dos responsáveis. 3 - Para o efeito constante do n.º 1, o dirigente da unidade orgânica requisitante deve preencher e remeter à gestão financeira, até 15 de novembro de cada ano, impresso cujo modelo consta do Anexo I ao presente Regulamento e do qual faz parte integrante. 4 - Compete aos responsáveis pelos fundos a promoção da sua reconstituição, a qual deve ser efetuada de acordo com as respetivas necessidades, no final de cada mês.

4 Artigo 8.º Registo e levantamento 1 - Aquando da constituição de cada fundo, a contabilidade procede ao registo do cabimento, de acordo com a sua distribuição por rubricas de classificação económica, subactividade e serviço, e à emissão do cheque pelo montante global do fundo. 2 - O cheque é emitido em nome do responsável pelo fundo, que, após a sua receção, procede ao seu levantamento, ficando o numerário à sua guarda e devidamente fechado em cofre existente para o efeito, equipado com código de abertura. IV DESPESAS A REALIZAR NO ÂMBITO DOS FUNDOS PERMANENTES Artigo 9 º Valor Salvo situações de fundamentada excecionalidade, a validar pelo dirigente do respetivo serviço, não podem ser realizadas despesas através de fundo de maneio de valor superior a 500 (quinhentos euros), em caso algum podendo exceder o montante de 5000 (cinco mil euros). Artigo 10.º Inscrição e tipos de despesa 1 - As despesas a efetuar pelo fundo de maneio devem ser devidamente orçamentadas em sede de elaboração do Orçamento da Assembleia da República (OAR) e cabimentadas, nas rubricas de classificação económica devidas, pela unidade orgânica responsável pela gestão financeira aquando da constituição e reconstituição mensal do fundo, destinando-se à aquisição dos seguintes bens ou serviços: a) Alimentação e alojamento; b) Combustíveis e lubrificantes; c) Limpeza e higiene; d) Material de escritório; e) Prémios, condecorações e ofertas; f) Ferramentas e utensílios; g) Livros e documentação técnica; h) Outras fontes de informação; i) Artigos honoríficos e de decoração; j) Outros bens; k) Conservação de bens; I) Comunicações; m) Transportes; n) Representação dos serviços; o) Deslocações e estadas; p) Seminários, exposições e similares;

5 q) Outros serviços. 2 - Não podem ser pagos por fundo de maneio os seguintes tipos de despesa: a) Ajudas de custo; b) Prestações de serviço por trabalhadores individuais; c) Bens inventariáveis. Artigo 11.º Realização de despesas 1 - Não obstante a autorização para a realização das despesas aquando da constituição do fundo, as despesas devem ter anuência do dirigente responsável, ficando os originais da documentação de suporte destas situações arquivados até ao momento da reconstituição mensal ou da liquidação do fundo. 2 - Compete aos respetivos dirigentes, relativamente às despesas a realizar com recurso aos fundos, avaliar da sua adequação e oportunidade, consultando, em caso de dúvida, a unidade orgânica responsável pela área da gestão financeira. 3 - Todas as despesas realizadas por conta do fundo devem estar devidamente documentadas, constituindo documentos comprovativos originais de fatura simplificada, de fatura/recibo, de fatura e/ou de recibo. 4 - Em situações excecionais e devidamente justificadas, o adiantamento de dinheiro para a realização de despesas por conta dos fundos deve ser acompanhado da assinatura de um Documento justificativo da entrega de dinheiro". 5 - A regularização dos adiantamentos processa-se através da substituição do Documento justificativo da entrega de dinheiro" pelos documentos referidos no n.º 3 e deve ocorrer no próprio dia da sua realização. V PROCEDIMENTOS DE VERIFICAÇÃO E CONTROLO Artigo 12.º Conferência 1 - Aquando da realização da despesa, o responsável pelo fundo procede à conferência da operação, apondo nos respetivos documentos a menção "Conforme para pagamento", competindo ao dirigente do respetivo serviço a validação, através de assinatura, das aquisições efetuadas. 2 -A conferência referida no ponto anterior consiste, nomeadamente, em verificar: a) O montante, caracterização e enquadramento da despesa, nos termos dos artigos 2.º e 9.º; b) A existência dos documentos comprovativos previstos no n.º 3 do artigo anterior;

6 c) O enquadramento do tipo de despesas nas rubricas de classificação económica previstas aquando da constituição do fundo; d) A correspondência do período de realização da despesa com o da sua apresentação; e) A verificação da regularidade e legalidade da despesa, nomeadamente o cumprimento, quando aplicável, das normas da contratação pública. Artigo 13.º Controlo 1 - Sempre que ocorram despesas por conta do fundo, o respetivo responsável procede ao preenchimento de um mapa mensal de controlo do fundo de maneio, cujo modelo figura em Anexo II ao presente Regulamento, do qual faz parte integrante, de onde constam os montantes da constituição e reconstituição, bem como os elementos necessários à sua contabilização orçamental. 2 - O mapa referido no número anterior, assinado pelo respetivo dirigente, é remetido para a gestão financeira conjuntamente com os documentos comprovativos da efetivação da despesa e quaisquer outros considerados pertinentes. 3 - A gestão financeira procede à conferência da documentação recebida e à realização do cabimento, compromisso e processamento da despesa, bem como à emissão da respetiva autorização de pagamento e do cheque, pelo valor total da reconstituição, aplicando-se o n.º 2 do artigo 8.º. 4 - Periodicamente, ou sempre que ocorra a substituição de qualquer responsável, o dirigente do serviço encarregue da gestão financeira da Assembleia da República poderá proceder à verificação do fundo, ato de que será lavrado o competente auto de verificação. 5 - Os códigos dos cofres onde se encontram guardados os fundos permanentes são do exclusivo conhecimento dos dirigentes e funcionários responsáveis pelos fundos, devendo ser alterados a cada 180 dias e sempre que se verifique a alteração dos dirigentes e de outros responsáveis pelos fundos. VI LIQUIDAÇÃO Artigo 14.º Liquidação 1 - A liquidação do fundo de maneio consiste na entrega, através de uma guia de reposição, do montante da constituição, deduzido do montante dos documentos comprovativos da despesa realizada no mês de dezembro. 2 - O fundo de maneio deve ser liquidado até à data fixada no despacho anual do Secretário- Geral inerente ao encerramento do ano económico.

7 VII DISPOSIÇÕES FINAIS Artigo 15.º Entrada em vigor O presente Regulamento entra em vigor após a sua aprovação em Conselho de Administração e publicação no Diário da Assembleia da República.

8 Anexo I (cf. n.º 3 do artigo 7.º) FORMULÁRIO PARA ATRIBUIÇAO ANUAL DO FUNDO DE MANEIO

9 Anexo II (cf. n.º 1 do artigo 13.º) ) Em anexo todas as faturas/recibos que suportam os pagamentos constantes deste documento, efetuados por fundo de maneio. O Responsável da Tesouraria FM O Responsável pelo Data:.../.../...

10 Perguntas frequentes Constituição de fundo de maneio - Para ter fundo de maneio é necessário requisitá-lo? Sim, os fundos de maneio só são atribuídos se solicitados fundamentadamente à DGF e autorizados em Conselho de Administração. - Quando posso constituir um fundo de maneio? O fundo de maneio anual deve ser requerido antes do início do ano através de formulário próprio - Formulário de Constituição Anual de Fundo de Maneio - e os valores devem ser inscritos em sede de elaboração do OAR. - Posso requerer mensalmente o valor que entender? Não. O valor do fundo de maneio em sua posse não pode exceder mais do que 1/12 avos do fundo de maneio anual. Duração do fundo de maneio - Qual a duração do fundo de maneio? O fundo de maneio é anual e o seu pedido terá ser anualmente renovado. Valor do fundo de maneio -O valor limite de fundo de maneio inclui IVA? Sim. - Tenho que devolver o remanescente do valor de fundo de maneio que tenho comigo? Só terá de o fazer no final do ano, aquando da reposição final de fundo de maneio. Reconstituição mensal de fundo de maneio - Se se prever que o valor total a ser executado por fundo de maneio vai exceder o valor atribuído no início do ano, o que fazer? Caso tal aconteça, deve formular, fundamentadamente, um pedido de aumento/reforço do mesmo e aguardar autorização do Conselho de Administração. Pagamentos por fundo de maneio - Posso pagar qualquer despesa por fundo de maneio? Não, o fundo de maneio deve ser utilizado para pequenas despesas. - Qual o valor máximo de cada despesa a efetuar através de fundo de maneio? O valor máximo de cada despesa é de soo euros, tendo em atenção que neste valor já se considera o máximo de despesa por natureza e por fornecedor no espaço de 30 dias.

11 - Como é feita a reposição do fundo de maneio? Por cheque. Despesas através de fundo de maneio -Posso colocar despesas com data anterior ao pedido de constituição/autorização do fundo de maneio? Não, não são aceites despesas com data anterior à autorização da constituição do fundo de maneio. - Posso pagar despesas de ajudas de custo por fundo de maneio? Não. Assim como não podem ser pagas despesas com recibos verdes ou despesas com bens sujeitos a inventariação. Reconstituição de fundo de maneio - Quando devo remeter as despesas de fundo de maneio, bem como os documentos que as suportam, à gestão financeira? Mensalmente, até ao último dia útil de cada mês. -Como posso repor a verba despendida nas despesas efetuadas? Através do formulário de entrega de documentos/reposição de fundo de maneio. - Quando é que a tesouraria me repõe a verba correspondente às despesas? No início do mês seguinte. Reposição final de fundo de maneio -Até quando tenho de liquidar o fundo de maneio? Os fundos de maneio devem ser liquidados até à data definida no despacho do Secretário Geral relativo ao encerramento do ano económico, habitualmente até 15 de dezembro do ano a que reportam.