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1 Universidade Federal de São Carlos AudIn - Auditoria Interna Rodovia Washington Luis, Km 235 Caixa Postal CEP: São Carlos-SP Brasil Fone: (016) Fax (016) S Í N T E S E R A I N T Apresentação das atividades realizadas pela Auditoria Interna no cumprimento do seu planejamento de 2014, à IN - CGU 01/2007 e seu Regimento Interno. Acompanhamento dos Acórdãos do Tribunal de Contas da União - TCU Em relação ao Tribunal de Contas da União, foram acompanhados 8 (oito) Acórdãos: 3384/2013: relatório de levantamento sobre avaliação da estrutura da Auditoria Interna da UFSCar. 337/2014 e posteriormente 2457/2014 e 3014/2014 (análise e reconsideração): auditoria autorizada pelo Acórdão 1.855/ Plenário, conforme ação de controle formulada pela Secex/SP. A auditoria foi efetivada entre 1/9/2011 e 14/10/2011, tendo por objetivo avaliar a regularidade das contratações de bens e serviços promovidas pela Universidade nos exercícios de 2010 e 2011, incluídas aquelas celebradas com a Fundação de Apoio Institucional ao Desenvolvimento Científico e Tecnológico FAI UFSCar. 6234/2013: recurso de reconsideração relativo à prestação de contas anual, com determinação para atualização de laudos ambientais. Em decorrência da impossibilidade de cumprimento da deliberação no prazo fixado, por carência de pessoal e excesso de locais a serem periciados, foi feita solicitação de prorrogação do prazo, com acolhimento pelo TCU. 4921/2013: pedido de reexame interposto em face do Acórdão 5171/2011-TCU-2ª Câmara, que considerou ilegal o ato de aposentadoria de servidor inativo, negando-lhe registro. 5163/2014: concessão de aposentadoria a uma servidora. 1113/2014: pedido de reexame de contagem indevida de tempo de serviço em atividade rural para fins de aposentadoria, sem comprovação de pagamento das contribuições previdenciárias correspondentes. 1

2 Relatório da Controladoria Geral da União - CGU Descrição Cumpridas em Andamento PC* 2010 Laudos Ambientais Imóveis SPIUNET* PDTI* e PSI* Auxílio Transporte Dedicação Exclusiva 01 - *PC Prestação de Contas SPIUNet Sistema de Gerenciamento dos Imóveis de Uso Especial da União PDTI Plano Diretor de Tecnologia da Informação. PSI Política de Segurança da Informação Relatório da Auditoria Interna - AudIn Descrição PC* 2013 Indicadores de desempenho SIMEC * Cumpridas Em Andamento Folha de pagamento CPGF* Recursos Orçamentários e Exigíveis Controles Internos TI Controles Internos PROEX Transferências Voluntárias Convênios e Descentralizações Finalizado em Finalizado em Licitações e Contratos Gestão Financeira e CPGF* PC 2012 Indicadores de Gestão Gestão de imóveis Convênios Suprimento de bens e serviços Acervo Bibliográfico - 04 *SIMEC Sistema Integrado de Monitoramento Execução e Controle do MEC PC Prestação de Contas CPGF Cartão de Pagamento do Governo Federal (Suprimento de Fundos) Não ocorreram decisões e/ou recomendações dos Conselhos Deliberativos Superiores, da Ouvidoria da UFSCar e de outros órgãos de regulação e fiscalização da atividade da UFSCar para atuação da Auditoria Interna no exercício de Nesse exercício, foi verificada, por meio de auditoria na folha de pessoal, a consistência e fidedignidade dos lançamentos contábeis e recolhimento para a Fundação de Previdência Complementar do Servidor Público Federal (FUNPRESP) dos 55 (cinqüenta e cinco) servidores que aderiram à mesma. 2

3 Acompanhamento de metas previstas no PPA - Plano Plurianual e na LOA - Lei de Diretrizes Orçamentárias Em 2014, houve acompanhamento da Prestação de Contas 2013, bem como sua execução nos dez programas de ações orçamentárias: Assistência ao Estudante de Ensino Superior; 20RK - Funcionamento de Instituições Federais de Ensino Superior; Assistência Pré-Escolar aos Dependentes dos Servidores Civis, Empregados e Militares; Assistência Médica e Odontológica aos Servidores Civis, Empregados, Militares e seus Dependentes; Auxílio-Transporte aos Servidores Civis, Empregados e Militares; Auxílio-Alimentação aos Servidores Civis, Empregados e Militares; 20RJ - Apoio à Capacitação e Formação Inicial e Continuada de Professores, Profissionais, Funcionários e Gestores para a Educação Básica; 20GK - Fomento às Ações de Graduação, Pós-Graduação, Ensino, Pesquisa e Extensão; Capacitação de Servidores Públicos Federais em Processo de Qualificação e Requalificação; Reestruturação e Expansão de Instituições Federais de Ensino Superior. Verificação dos Indicadores de Desempenho A Secretaria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional (SPDI) é responsável pelo processamento dos dados dos indicadores. Os indicadores apresentados pela UFSCar em seu Relatório Anual de Gestão 2013 atendem ao disposto na IN TCU 127/2013 e Portaria TCU 175/2013 e seguem o Manual de Orientação para o Cálculo dos Indicadores de Gestão TCU/SESu MEC/CGU, Decisão TCU nº 408/2002, que é utilizado pela UFSCar para obtenção dos respectivos valores. São nove indicadores de desempenho com o intuito de construir uma série histórica da evolução dos aspectos gerenciais e demonstram o desempenho da Universidade, considerando os recursos financeiros e humanos despendidos. 3

4 Avaliação dos Controles Internos Nas auditorias realizadas, identificou-se que os controles estão sendo melhorados constantemente, ressaltando-se o planejamento e desenvolvimento de um sistema Integrado de Gestão (ERP- Enterprise Resourcing Planning). Avaliação da Regularidade dos Processos Licitatórios A ação prevista na gestão de suprimento de bens e serviços foi suspensa, em decorrência do longo período de greve dos servidores técnico-administrativos, que impactou o planejamento das auditorias, bem como o cronograma de execução das licitações. Foi analisada somente a execução das despesas com o uso de Cartão Corporativo. No exercício de 2014 a despesa total executada por modalidade de licitação ficou assim apresentada no seu encerramento. Processos Licitados por Modalidade de Licitação em 2014 MODALIDADE DE LICITAÇÃO QTDE. DE PROCESSOS VALOR EMPENHADO % Dispensa / Cotação Eletrônica 334/ ,70 24,82 Inexigibilidade ,57 3,45 Convite ,80 0,05 Tomada de preços ,98 0,39 Concorrência ,79 8,80 Pregão eletrônico Registro de preços 345/ ,10 50,73 Suprimentos de Fundos ,42 0,03 RDC ,78 11,73 Total ,14 100,00 Fonte: Contas do Balancete de Verificação do SIAFI Operacional-posição dez/2014 4

5 Avaliação da Regularidade do Suprimento de Fundos O cartão corporativo (CPGF) tem sido usado com cautela na UFSCar e as recomendações apresentadas pela AudIn foram implementadas para aprimoramento das prestações de contas, com uniformização dos procedimentos. Verificação do Gerenciamento da Execução dos Convênios, Acordos e Ajustes Na gestão de convênios verificamos que as ações preventivas de controle não são executadas, devido à carência de uma estrutura adequada, não conseguindo assim, desempenhar a contento a função de inspeção in loco e o acompanhamento da execução física do objeto. A aprovação de contas de convênio, se ativeram na análise das peças exigidas nos normativos vigentes, refletindo apenas em uma regularidade presumida da prestação de contas e para os atrasos nas prestações de contas há uma indefinição de critérios para adoção das sanções previstas em lei. Registramos salutar a realização de estudos para definir as funções da DiCEG no que diz respeito às atribuições de execução, monitoramento e controles pertinentes às suas atividades em sua plenitude. Avaliação da Folha de Pessoal Na auditoria realizada na folha de pagamento constatou-se que a estrutura administrativa responsável está organizada com atribuições definidas por departamentos, existindo ainda segregação de funções, tendo uma estrutura de informações e os servidores envolvidos nas ações auditadas possuem conhecimento sobre suas atribuições. Não foram detectados problemas na contabilização da folha de pagamento auditada e quanto às rubricas auditadas foram recomendados aprimoramentos de controles na saúde complementar e mudança efetiva na aplicação da legislação do auxílio pré-escolar. Capacitação dos servidores da Auditoria Participações da equipe da Auditoria Interna em cursos especializados: 5

6 Felizardo Delgado Auditoria Interna Governamental UFPA/UFRA/IFAM/CGU Belém PA I Curso Prático de Auditores UFABC Santo André SP Curso de Controle Interno - Controles na Administração Pública, Curso Virtual no TCU Wania Maria Recchia Capacitação em Gestão de Riscos e Auditoria Baseada em Riscos ISO 31000:2009 São Paulo-SP 41º FONAITec Fórum Técnico das Auditorias Internas do Ministério da Educação João Pessoa PB Considerações Finais Em 2014, ocorreu uma revisão do Regimento interno da AudIn, que irá fortalecer sua posição como órgão estratégico da alta administração, o que atendeu ao Acórdão 3384/2014- TCU 2ª Câmara. No entanto, para a execução das contribuições esperadas pela AudIn dentro da realidade da UFSCar, ainda registramos a ausência de espaço físico condizente para a execução dos trabalhos para manter a privacidade plena e necessária à execução dos trabalhos e entrevistas, bem como o espaço adequado para recepcionar as equipes de auditorias externas em campo na UFSCar. A carência de servidores vivenciada na UFSCar bem como a ausência de destinação de vagas para auditores internos, impactam fortemente nos trabalhos quando da definição das amostras e na quantidades de trabalhos planejados. Fatos que inibem a participação da AudIn de forma mais ampla e efetiva na administração superior da instituição. Quanto às metas traçadas, a Auditoria Interna busca o cumprimento das atribuições previstas no seu regimento interno, a confiança e o reconhecimento dos trabalhos executados - tanto na esfera superior da UFSCar como na Controladoria Geral da União CGU. Quanto às ações de fortalecimento da Auditoria Interna destacamos: Os investimentos em cursos de capacitação realizados foram essenciais para atualização dos conhecimentos necessários na execução das ações do planejamento anual da Auditoria Interna. 6

7 As consultas e a participação da AudIn nas reuniões com as áreas auditadas foram oportunas, pois permitiram evidenciar o objetivo precípuo da Unidade de Auditoria Interna que é contribuir na avaliação dos controles de gestão administrativos, objetivando melhorias para que os dirigentes da Instituição pratiquem os atos de gestão dentro dos princípios estabelecidos na administração pública: legalidade, moralidade, impessoalidade, publicidade e eficiência. Os trabalhos realizados em auditorias com os escopos propostos pela CGU ampliam nossa frente de atuação e demonstram que as auditorias internas são unidades chaves dentro de cada IFES, sendo seu trabalho reconhecido em cada conclusão de relatório. Para consolidar o reconhecimento da Auditoria Interna na Alta Gestão da FUFSCar é premente a reestruturação organizacional interna da AudIn atribuindo ao seu quadro de servidores as respectivas gratificações de Cargo de Direção e Função Gratificada, dessa forma, equiparando-a com as demais Instituições Federais de Ensino Superior. Wania Maria Recchia Coordenadora da Auditoria Interna 7

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