IBIS em Moçambique Manual de Parcerias

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1 IBIS em Moçambique Manual de Parcerias

2 Índice: Introdução... 2 A: Abordagem de parceria da IBIS O que é a parceria para a IBIS? Quais são os princípios gerais de parceria da IBIS em Moçambique?... 2 B: Estabelecimento de parcerias Com que tipo de organizações a IBIS estabelece parcerias? Quanto tempo podem durar os acordos de parceria? Quais são os critérios mínimos para ser parceiro da IBIS em Moçambique? Que tipo de recursos ou acordos de financiamento a IBIS pode oferecer?... 5 Após a aprovação da parceria pela Equipa de Gestão do Programa (PMTM), deve ser elaborado o convénio com o parceiro (ver 15. IBIS MZ Modelo do convénio Qual é o valor monetário que a IBIS pode aprovar para os convénios de parceria? Que despesas de uma organização a IBIS pode suportar? Quais são as exigências da IBIS relativamente a transparência e prestação de contas? C: Durante a parceria: Responsabilidades do pessoal da IBIS para com os parceiros Quais são os procedimentos da IBIS para fazer desembolsos para os parceiros? Quais são as exigências da IBIS aos parceiros relativamente à apresentação de relatórios de contas? Quais são as exigências da IBIS relativamente aos relatórios narrativos? Qual é a responsabilidade da IBIS em termos de monitoria e avaliação?.. 13 D: Extensão ou renovação de uma parceria Como pode ser estendido ou renovado um convénio de parceria? Quem pode rescindir um convénio de parceria? A IBIS ou o parceiro?

3 Introdução Este manual visa fornecer ao pessoal da IBIS orientações gerais em relação às políticas da IBIS na área de gestão de parcerias. Além deste manual existem outros dois documentos a serem usados no processo de gestão de parcerias, nomeadamente Ferramentas de Parcerias e Manual de Procedimentos e Administrativo para os Parceiros. Além disso, há diversos aspectos neste manual que são também úteis para os parceiros da IBIS, para compreenderam qual é a abordagem da parceria por parte da IBIS em Moçambique, aquilo a que se comprometem e o que a IBIS requer dos seus parceiros. Este manual foi elaborado pela IBIS em Moçambique em 2010 e foi revisto em É um documento vivo e alguns dos seus elementos podem ser revistos anualmente, com base nas opiniões dos parceiros e do pessoal da IBIS. Agradecemos aos funcionários e parceiros que contribuiram com as suas experiências ao longo da utilização deste documento. Estas contribuições foram muito úteis no processo de revisão do presente Manual. A: Abordagem de parceria da IBIS 1. O que é a parceria para a IBIS? A IBIS define parceria como um relacionamento mútuo entre as partes, em que se estabeleceu um acordo comprometendo cada organização a um conjunto de princípios acordados e acções por um período alargado de tempo. A IBIS acredita que o sucesso de uma parceria depende da medida em que o sentido de apropriação, o empenho e o poder sejam partilhados com os parceiros. Embora tome as decisões finais quanto às questões financeiras relacionadas com a execução do programa, a IBIS procura conscientemente, o grau mais elevado de reciprocidade, de participação e de compromisso entre a IBIS e os parceiros do Sul, e entre parceiros, bem como a igualdade na tomada de decisões, direitos e responsabilidades. Para a IBIS envolver-se numa parceria significa ter um ponto de partida numa reivindicação total dos direitos, mudança social e uma compreensão dos objectivos e estratégias específicas relacionadas com o programa ou a nível do projecto. Nisto, a IBIS entende que uma parceria se baseia na diversidade de visões, histórias e culturas e que o reforço da identidade organizacional, missão, estratégias e valores do parceiro são elementos muito importantes para o sucesso e sustentabilidade de uma parceria. 2. Quais são os princípios gerais de parceria da IBIS em Moçambique? A IBIS em Moçambique definiu alguns princípios de parceria. Estes princípios são baseados nos princípios que estão definidos na Estratégia Global de Parceria da IBIS e nalgumas discussões tidas entre o pessoal da IBIS em 2011/12. A) Fundamentos de uma parceria 1. As partes interessadas em firmar o convénio, a IBIS e o parceiro, devem comungar de objectivos e valores comuns. 2. As partes devem primar por um diálogo franco, aberto e transparente, baseado em princípios democráticos. 2

4 3. As partes devem estabelecer um ambiente de confiança entre si. 4. As partes devem negociar os planos de actividades, tendo em conta as visões e os respectivos planos estratégicos. B) Relações institucionais 5. As partes deverão assumir responsabilidades particulares e conjuntas no âmbito da parceria. 6. As partes devem privilegiar o diálogo e o respeito mútuo, para resolver eventuais diferenças. 7. O processo de parceria deve ter em conta o envolvimento e a participação dos beneficiários, para que eles se apropriem dos resultados e melhorem qualitativamente as suas acções. 8. Ambas as partes devem observar os princípios éticos estabelecidos no âmbito do convénio. C) Capacidade do parceiro 9. A organização parceira deve proceder em conformidade com princípios democráticos, como, por exemplo, a realização de assembleias-gerais para eleição de órgãos sociais. 10. O plano estratégico do parceiro deve ser monitorado através do seguimento das actividades desenvolvidas pelo parceiro, de modo a que se assegure o cumprimento das metas estabelecidas. 11. Cada parceria deve incluir um plano de desenvolvimento do parceiro, baseado em necessidades identificadas pelo parceiro em conjunto com a IBIS. Pode incluir tanto aspectos de desenvolvimento organizacional como áreas específicas, de modo a melhorar a capacidade de resposta do parceiro às necessidades dos beneficiários. D) Minimizar a dependência 12. Para que haja sentido de apropriação, desenvolvimento organizacional em termos de visão, missão e objectivos, deve-se capacitar os parceiros para elaboração de planos estratégicos, incluindo: a. a capacidade de angariação de fundos; b. o aumento da capacidade de intervenção; c. o envolvimento dos membros e beneficiários nos processos de planificação. 13. A IBIS e o parceiro têm de chegar antecipadamente a um acordo quanto à estratégia de retirada, pelo que é recomendável a elaboração conjunta deste plano. 14. A parceria entre a IBIS e as organizações da sociedade civil (OSC) deve, em princípio, ser a longo prazo. E) Prestação de contas 15. Discutir os mecanismos de prestação de contas para garantir a transparência na gestão, assim como flexibilização dos desembolsos. 16. Favorecer um diálogo aberto e de transparência, a fim de detectar as necessidades de formação relacionadas com a prestação de contas. 17. Envolver os parceiros na elaboração de formulários de prestação de contas, evitando a duplicação de modelos. 18. Regra geral: há necessidade de realizar monitoria regular no terreno, adequada à realidade de cada parceiro. 3

5 19. A prestação de contas de ambas as partes deve ser contínua, sistemática e transparente (feedback). 15. É necessário que haja transparência e objectividade na elaboração dos orçamentos e os mesmos devem ser feitos conjuntamente. 16. O desembolso de fundos deverá ser feito atempadamente, pela IBIS. B: Estabelecimento de parcerias 3. Com que tipo de organizações a IBIS estabelece parcerias? A IBIS tem como objectivo, estabelecer parcerias com organizações da sociedade civil (OSC) moçambicanas que sejam relevantes e possam contribuir para os objectivos dos seus programas temáticos. A IBIS estabelecerá parcerias onde houver possibilidades de alcançar resultados assim como uma aprendizagem mútua entre as organizações. A IBIS oferecerá capacitação e financiamento às organizações com quem tem parcerias. Algumas parcerias centram-se exclusivamente nas actividades específicas do projecto ou programa dessas organizações, ao passo que outras parcerias podem chegar a incluir iniciativas conjuntas relacionadas com as campanhas internacionais e/ou processos de advocacia. A IBIS dará prioridade à parceria com as OSC (associações, segundo a lei moçambicana). Estas podem ser: - Organizações comunitárias de base que são legalmente registados, por exemplo, movimentos, grupos comunitários, sindicatos, grupos estudantis e redes ou alianças, que podem ser locais, nacionais ou internacionais, consideradas como os principais e legítimos agentes de mudança. - ONGs, por exemplo, ONGs locais ou nacionais que prestam serviços, capacitação ou apoiam a advocacia, instituições de pesquisa e outros intervenientes que podem ser agentes de mudança e apoiantes fundamentais das organizações comunitárias de base. Em alguns casos, a IBIS vai entrar em parceria com instituições estatais ou instituições religiosas, a nível local e nacional, se estiverem virados para a promoção dos direitos dos cidadãos, participação e prestação de serviços. Uma parceria com uma instituição estatal tem de estar claramente de acordo com os documentos de programa aprovados nas áreas de Educação e Boa Governação (Cidadania, Acesso a Informação e Mulheres na Politica). 4. Quanto tempo podem durar os acordos de parceria? Regra geral, o primeiro convénio de parceria entre a IBIS e um parceiro moçambicano dura um ano, para dar à IBIS e ao parceiro uma melhor possibilidade de se conhecerem e avaliarem mutuamente. Uma parceria bem-sucedida de um ano deve, em princípio, levar a um convénio a mais longo prazo, de 2-3 anos, ou pelo período que falte para terminar o programa da IBIS de Educação ou de Governação em curso. Podem ser abertas excepções no primeiro convénio, se estas se puderem justificar com clareza (organização muito experiente, experiências positivas comunicadas por outros parceiros, pequeno orçamento, etc.) 4

6 5. Quais são os critérios mínimos para ser parceiro da IBIS em Moçambique? Para uma organização da sociedade civil: 1. Estar legalmente registada em Moçambique. 2. Não estar afiliada a um partido político. 3. Actuar numa área relevante dos programas de Educação ou de Governação da IBIS. 4. Documentação de resultados obtidos na área de Educação e Governação. 5. Ser uma organização transparente com órgãos democraticamente eleitos e um sistema de contabilidade adequado. 6. Ser considerada uma organização legítima através da prestação de contas às bases, ou através de métodos de trabalho participativos que criem laços regulares com os cidadãos que diz representar ou estabelecendo uma ligação entre o seu trabalho social ou pesquisa de factos e o trabalho de advocacia. 7. Estar disposta a aumentar a sua capacidade e a cooperar com outras organizações. 8. Estar empenhada na promoção da igualdade de género. 9. Estar disposta a ser auditada por um auditor externo. Em alguns casos, a IBIS pode também apoiar instituições estatais (por exemplo, um instituto de formação de professores), ou religiosas quando não houver nenhum parceiro da sociedade civil que possa colmatar a lacuna identificada para conseguir que sejam respeitados os direitos dos cidadãos. Os critérios para apoiar instituições estatais são os seguintes: Actuar numa área relevante dos programas de Educação ou de Governação da IBIS. Documentação dos resultados obtidos na área de Educação/Governação Ter um sistema contabilístico e de gestão de fundos adequado e transparente. Estar disposta a melhorar a sua capacidade e a trabalhar em conjunto com outras organizações. Estar disposta a ser auditada por um auditor externo. Todas as parcerias da IBIS em Moçambique estão categorizadas de acordo com a sua capacidade institucional (Finanças e Programa). Portanto no processo de estabelecimento da parceria o pessoal da IBIS vai avaliar o parceiro e coloca-lo na categoria correspondente conforme a tabela de categorização. Veja anexos 1 e 2 deste manual. 6. Que tipo de recursos ou acordos de financiamento a IBIS pode oferecer? Todas as parcerias da IBIS deveriam incluir espaço para aprendizagem mútua e capacitação institucional apoiada pela IBIS. Podem fazer-se diversos acordos financeiros, consoante o grau de conhecimento mútuo entre a IBIS e o parceiro, a capacidade do parceiro, a natureza das actividades e as exigências do doador último. Que tipo de acordos de financiamento a IBIS pode oferecer, depende da categoria do parceiro: Parceiro de Mãos Dadas (Handhold), Parceiro Semi-Profissional (Arm length) e Parceiro Profissional (Corefunding), veja mais detalhes na tabela Categorização de Potenciais Organizações Parceiras, anexo 2. Em geral, a IBIS gostaria de estabelecer cada vez mais acordos de mais longa duração com os parceiros, dando, se possível, apoio ao orçamento geral da organização para o seu plano estratégico, embora reconhecendo que isso, em vários casos, não é possível, devido a exigências dos doadores últimos ou porque o parceiro não preenche os requisitos necessários. 5

7 A) Financiamento de projectos (parceiros na categoria 1 e 2) A IBIS pode dar financiamento a um projecto específico de uma organização, contanto que a organização satisfaça os critérios mínimos atrás referidos. Em geral, as organizações que são parceiras da IBIS pela primeira vez, só podem receber financiamento de projectos, a não ser que haja bons argumentos para uma alternativa. Depois de um contrato inicial de um ano, se a organização cumprir com os critérios estipulados mais adiante na alínea B), a IBIS pode fornecer apoio ao orçamento geral da organização. Todo o financiamento de projectos deve também, em princípio, incluir alguma atribuição de fundos para desenvolvimento institucional e capacitação do parceiro, com base na análise participativa de necessidades realizada durante o processo de elaboração do plano de desenvolvimento do parceiro. A fim de fortalecer o desenvolvimento organizacional e de ajudar as organizações a tornarem-se elegíveis para apoio ao orçamento geral da organização, devem ser realizadas as seguintes acções: 1. A IBIS dará apoio a uma percentagem dos custos do orçamento geral da organização. 2. A IBIS ajudará o parceiro a elaborar marcos claros para chegar ao apoio do orçamento geral da organização. 3. A IBIS trabalhará com a organização parceira para tentar colmatar as lacunas identificadas ou áreas fortes que podem ser ainda fortalecidas. Isso poderá incluir: a. Financiamento e formação para consolidar o sistema contabilístico e garantir um único relatório financeiro anual. b. Financiamento (parcial) de uma auditoria à organização encomendada pela organização parceira. c. Financiamento e apoio para elaboração de um plano estratégico e um orçamento da organização ou um plano operacional anual baseado no plano estratégico. d. Gestão de projectos/programas baseados em resultados assim como fortalecer a capacidade chave do pessoal de programa nas áreas técnicas. B) Apoio ao orçamento geral da organização (parceiros na categoria 3) Para além dos critérios mínimos acima mencionados, para um parceiro receber apoio ao seu orçamento geral (categoria 3), devem ser satisfeitos os seguintes critérios: veja também a tabela Categorização de Potenciais Organizações Parceiras, anexo Organização transparente com boa governação, incluindo: a. Governação da organização executada de acordo com estatutos e regulamentos internos. b. Conselho directivo em funcionamento. c. Autorização de despesas e execução de pagamentos separadas d. Sistema contabilístico adequado. 2. Plano estratégico a funcionar, com objectivos claros e um quadro de resultados, e um plano operacional anual. 3. Um orçamento e um relatório financeiro anual, em que estejam incluídas todas as receitas e despesas. 4. Relatórios anuais de contas auditados por uma firma de auditoria aprovada. 6

8 5. Experiência de pelo menos um ano de parceria com a organização intermediária ou capacidade demonstrada de receber apoio ao seu orçamento geral de outra ONG ou doador. 6. Estrutura de custos indirectos que não seja excessiva. 7. Memorando de Entendimento (MdE) entre o parceiro e os doadores do apoio ao orçamento geral da organização, definindo o acordo e a prestação mútua de contas e os procedimentos de negociação. Além disso, a IBIS acordará marcos específicos com todos os parceiros que recebam apoio ao seu orçamento geral (com base numa avaliação organizacional conjunta), para garantir que se desenvolvem as seguintes áreas: 1. Capacidade do pessoal, incluindo liderança democrática. 2. Sistemas internos de gestão de planificação, operações, finanças, informação, monitoria, apresentação de relatórios e pessoal. 3. Ligações com organizações com uma filosofia semelhante. 4. Democracia interna e participação das bases. 5. Capacidade de comunicação e advocacia. 6. Igualdade de género. 7. Fontes de financiamento diversificadas. Há que notar que qualquer acordo deste tipo deve partir dos esforços que a organização já está a fazer para reforçar a sua capacidade institucional. A IBIS monitorará ou apoiará, portanto, qualquer processo existente e não criará processos paralelos. Variante do apoio ao orçamento geral da organização (financiamento de programa) Em certas circunstâncias, a IBIS decidirá financiar um departamento ou um programa específico da organização, em vez de financiar a organização no seu todo. Isto sucederá nos casos em que o parceiro esteja empenhado em muitas actividades, algumas das quais não se enquadram nas áreas temáticas fundamentais atrás definidas. Quando houver outros doadores a financiar o mesmo programa, a IBIS incentivará os outros doadores a fornecerem apoio ao orçamento geral desse programa específico. Em situações em que esteja a fornecer apoio ao orçamento geral de uma organização ou quando esteja a trabalhar para esse fim, a IBIS incentivará outros doadores dessa organização a darem também apoio ao orçamento geral do parceiro. Especificamente: - IBIS encontrar-se-á com outros doadores do parceiro e sondará as possibilidades de aderirem num futuro próximo ao apoio ao orçamento geral do parceiro, em vez de financiarem projectos específicos. - A IBIS incentivará outros doadores do parceiro a dar pelo menos apoio ao orçamento geral para administração, pessoal e despesas correntes, incluindo a realização de auditorias únicas, trabalhar com vista a um único sistema de apresentação de relatórios de contas, etc. Monitoria de apoio ao orçamento geral das organizações 1. A monitoria dos parceiros que recebem apoio ao seu orçamento geral seguirá os procedimentos de monitoria conjunta acordados no MdE entre doador e parceiro. Isto incluirá a apresentação adequada de relatórios narrativos e de contas, monitoria interna, monitoria pela organização intermediária, etc. 7

9 2. Os desembolsos não dependerão de metas específicas de desempenho, mas será avaliado o progresso realizado para alcançar os resultados anuais previamente definidos (que provêm do plano estratégico do parceiro e dos marcos e pontos de referência do desempenho definidos nesse plano estratégico) e, essa avaliação enquadrará a discussão do financiamento e da sua atribuição para o ano seguinte. 3. O financiamento será, em geral, aprovado para três anos a organização intermediária, porém, em coordenação com outros doadores, aprovará planos operacionais anuais que se basearão na discussão e avaliação dos resultados atingidos no ano anterior. Mas, além disto, o pessoal financeiro e o pessoal do programa deverão realizar visitas de monitoria trimestrais conforme recomenda o Manual de Parcerias. 8. Quais são os procedimentos para aprovar um convénio de parceria? Instruções passo a passo Os passos descritos a seguir constituem o processo de base para aprovação de um convénio de parceria. São de grande importância o feedback ao parceiro e a comunicação com o/a oficial do programa (OP), o/a director/a do programa temático (DPT) e com o/a director/a Nacional (DN) sobre potenciais parcerias, ao longo de todo o processo. Passo O quê Quem participa da IBIS? 1 O Parceiro dirige-se à IBIS (ou vice-versa) para dar conta de interesse numa parceria. O parceiro pode apresentar uma proposta de um projecto/ parceria nesta fase. 2 Se a IBIS considerar que o programa da IBIS e o parceiro têm o suficiente em comum e que há orçamento suficiente para incluir o parceiro no programa, a IBIS prossegue o processo de selecção do parceiro (ver 2. IBIS MZ - Passos a usar na selecção do parceiro), no Manual de Ferramentas de Parceria.. 3 Se o processo de selecção do parceiro for positivo e a IBIS tiver a certeza de que aceita a parceria, a IBIS continuará agora com um processo de avaliação do parceiro (ver 4. IBIS MZ Guião de avaliação do potencial do parceiro), no Manual de Ferramentas de Parceria. 4 Se o processo de avaliação for positivo, passa-se então à identificação conjunta de lacunas de capacidades assim como áreas fortes a serem consolidadas e à elaboração de uma proposta de plano de desenvolvimento do parceiro (PDP) (ver 8. IBIS MZ - Formato para elaboração do plano de desenvolvimento do parceiro), no Manual de Ferramentas de Parceria. OP, DPT, DN OP, DPT/DN DPT e Assessor financeiro devem estar consultados em todas as avaliações de parceiros. OP consultando o/a DPT e o/a DN. 8

10 5 Proposta de projecto do parceiro revista, Quadro lógico, Plano anual e orçamento, avaliação do parceiro e PDP são entregues ao Escritório Nacional (EN) e comentados por funcionários relevantes da IBIS (ver 14. IBIS MZ Ficha de Recomendações para Aprovação da Parceria), no Manual de Ferramentas da Parceria. 6. Após a aprovação da parceria pela Equipa de Gestão do Programa (PMTM), deve ser elaborado o convénio com o parceiro (ver 15. IBIS MZ Modelo do convénio. O/a OP, Assessor/a Financeiro/a, DPT e o/a DN devem avaliar e comentar antes de submeter os documentos à Equipa de Gestão do Programa (PMTM) Todos os convénios devem ser aprovados pela Equipa de Gestão do Programa (PMTM), só depois que são assinados pelo/a DN da IBIS em Moçambique. 7. Qual é o valor monetário que a IBIS pode aprovar para os convénios de parceria? O valor a aprovar para os convénios vai de acordo com a categoria de cada parceiro (Veja no anexo 1), a tabela que ajuda os funcionários da IBIS a reflectir sobre as dimensões dos convénios de parceria. É de notar que considerações de natureza orçamental e a opinião do Escritório Nacional podem também influenciar a quantia que pode ser acordada. A capacidade do parceiro de gerir fundos e implementar actividades de qualidade serão os factores mais importantes a considerar. Pequenos subsídios Os programas têm disponíveis pequenos subsídios para financiar iniciativas inovadoras ou actividades pontuais. Estes subsídios são atribuídos discricionariamente, e estão dependentes dos orçamentos anuais disponíveis na IBIS em Moçambique. A preferência para a atribuição de pequenos subsídios será dada a organizações elegíveis para entrar futuramente em convénios de parceria. A IBIS pode apoiar organizações de base no seu processo de legalização com estes fundos, assim como para a assistência técnica do seu pessoal. No que diz respeito ao Programa de Acesso à Informação, (ver 7. IBIS MZ - Orientações para selecção de parceiros-chave e beneficiários de pequenos subsídios para o Programa de Acesso à Informação), nas Ferramentas de Parceria, para orientações específicas relativas a pequenos subsídios. 8. Que despesas de uma organização a IBIS pode suportar? A IBIS dá uma grande importância à relação custo-eficácia nas propostas dos parceiros. As despesas administrativas dos parceiros devem ser mantidas a um nível mínimo. Como regra geral, as despesas administrativas de um projecto ou devem ser mantidas abaixo dos 15% do programa excluindo pessoal administrativo e 30% incluindo pessoal administrativo. A IBIS deve tentar minimizar a dependência das organizações parceiras. O ideal é que uma organização parceira tenha, pelo menos, 2 outros doadores estáveis. Quando isso não acontecer, a IBIS considerará a possibilidade de dar ao parceiro formação sobre angariação de fundos. 9

11 Em termos ideais, a IBIS não deveria financiar mais de 30% do orçamento de uma organização. Nos casos em que haja uma justificação específica, o financiamento poderá alcançar, no máximo, os 50%. Abre-se uma única excepção a esta regra para os casos em que a IBIS esteja a financiar uma organização de base comunitária recém-nascida, que ainda não estabeleceu ligações com outras organizações. É possível uma organização incluir uma rubrica orçamental para contingências, até um máximo de 5%. O uso deste fundo requer que o parceiro faça um pedido por escrito, justificando a sua utilização, e só depois da aprovação por parte da IBIS, o parceiro pode utilizar o valor solicitado. O parceiro deve dar contas de todos os juros ganhos com fundos da IBIS, que devem ser apresentados como receitas. A utilização destes fundos exige aprovação prévia da IBIS. Findo o período do contrato, os fundos não usados pelo parceiro deverão ser reembolsados à ÍBIS. O parceiro pode transferir até 10% das rubricas orçamentais de umas rubricas para as outras (mas não pode transferir para outras categorias) sem aprovação prévia da IBIS. Desvios de mais de 10% requerem aprovação prévia da IBIS. 9. Quais são as exigências da IBIS relativamente a transparência e prestação de contas? Para assegurar transparência e prestação de contas, a IBIS exige relatórios de contas regulares e realizará visitas periódicas de monitoria financeira conforme o Manual de Parcerias. É política da IBIS que todos os seus fundos sejam auditados, incluindo os fundos desembolsados para os parceiros. A auditoria de um parceiro pode ser feita quer por um auditor da IBIS (pago pela IBIS) quer por um auditor do próprio parceiro. No caso de o parceiro usar o seu próprio auditor, precisa de aprovação da IBIS e o relatório de auditoria tem de ser recebido pela IBIS o mais tardar até ao fim de Março do ano seguinte. A informação principal sobre os convénios com parceiros, incluindo os montantes totais dos orçamentos, será publicada na página web da IBIS em Moçambique, de modo a garantir transparência. Anti-corrupção. O convénio com o parceiro tem de incluir a cláusula anticorrupção da IBIS. O mesmo em relação à avaliação do parceiro e o PDP devem incluir um diálogo sobre a corrupção e como evitá-la. De acordo com as políticas globais da IBIS, a cláusula de Tolerância Zero à corrupção deve ser cumprida na gestão de parcerias. Em caso de constatar irregularidades/suspeitas graves neste aspecto a parceria deve ser suspensa imediatamente incluindo cancelamento da conta bancária do parceiro e reembolso do valor remanescente na conta do mesmo à IBIS - enquanto uma investigação mais profunda decorra. (Ver 5. IBIS MZ passos a seguir em caso de corrupção nos parceiros), no Manual de Ferramentas da Parceria 10

12 C: Durante a parceria: 10. Responsabilidades do pessoal da IBIS para com os parceiros Deve haver, em todos os casos, um funcionário da IBIS que seja responsável pelas relações com um determinado parceiro. Mesmo em casos em que haja dois pontos focais, uma pessoa deveria ter a responsabilidade geral. Essa pessoa é responsável por assegurar que todas as relações com o parceiro relatórios, desembolsos, aprovações, etc. se desenrolam sem problemas, segundo os princípios de parceria da IBIS. O funcionário da IBIS (pode ser um Oficial de Programa, um Formador temático, um Gestor de CEDESC/CEDER ou Director/a do Programa Temático) é, em particular, responsável por garantir que sejam seguidos os procedimentos correctos no que diz respeito à selecção e aprovação de parceiros; por garantir que os relatórios narrativos e de contas sejam recebidos, analisados, comentados e enviados ao EN; por assegurar que seja feita suficiente monitoria do parceiro; e por assegurar que o dossier do parceiro esteja sempre actualizado. 11. Quais são os procedimentos da IBIS para fazer desembolsos para os parceiros? Para ser feito um desembolso, o parceiro tem de apresentar os seguintes documentos: 1. Pedido de fundos por parte do parceiro, juntamente com orçamento e plano de actividade para o período seguinte. 2. Relatório financeiro do período anterior. 3. Relatório narrativo do período anterior. A base para os desembolsos aos parceiros são os relatórios periódicos, um narrativo e um financeiro, e o pedido de fundos por parte do parceiro, que deve ser enviado ao funcionário da IBIS responsável por esse mesmo parceiro. O funcionário responsável pelo parceiro faz a sua análise sobre o relatório narrativo (desempenho do parceiro na implementação das actividades) assim como faz as recomendações em relação ao próximo desembolso. O pessoal financeiro (Gestor, Auditor e Controlador ou Assessor), analisam os relatórios, comenta e dá um parecer por escrito. O director do programa temático é responsável pela análise final, comenta e recomenda o desembolso, além de assegurar que toda a documentação foi apresentada, antes de submeter o pedido á Directora Nacional e/ou ao Gestor de Finanças para aprovação final. Durante o processo de aprovação, o Gestor/Assessor financeiro, juntamente com o funcionário responsável pelo parceiro, decide se há necessidade de um exame pormenorizado de todas as transacções financeiras. Se o parceiro for considerado fraco, recomenda-se este exame. Para além dos documentos a cima, devem ser enviados ao EN os seguintes documentos: 4. Parecer do funcionário da IBIS responsável pelo parceiro. 5. Ficha Interna da IBIS: Pedido de Fundos dos Parceiros, preenchida pelo/a funcionário/a responsável pelo parceiro e comentada pelo/a DPT, incluindo comentários do/a Gestor/a ou Assessor/a Financeiro/a local e comentários do/a Auditor/a e Controlador/a do EN, se relevante, e aprovada pelo/a Gestor/a 11

13 Financeiro/a e DN da IBIS (ver 6. IBIS MZ - Ficha Interna da IBIS: Pedidos de Fundos dos Parceiros), nas Ferramentas a usar durante a parceria. Os fundos serão disponibilizados e desembolsados pelo EN ao parceiro, após a recomendação para aprovação pelo director do programa temático, seguida da aprovação da directora nacional ou do gestor de finanças no EN. Há que notar que, no último trimestre do ano, os desembolsos só serão feitos até meados de Novembro, com base em pedidos e relatórios recebidos o mais tardar até dia 1 de Novembro. Os desembolsos de Janeiro terão de aguardar até terem sido recebidos novos fundos do doador. Não existindo um acordo de apoio ao orçamento geral da organização, os desembolsos só podem ser feitos para uma conta bancária separada em nome do projecto. Ciclo de desembolsos: A partir do pedido de financiamento (partindo do princípio que o parceiro forneceu toda a informação necessária), deve levar no máximo 20 dias úteis. O quê Quando Notas O Parceiro apresenta relatórios narrativo e financeiro completos e solicita fundos à IBIS O funcionário da IBIS responsável pelo contacto com o parceiro analisa os relatórios e recomenda a aprovação ou devolve o pedido ao parceiro para esclarecimentos. Recomendação para aprovação pelo director/a de programa temático da IBIS. Aprovação pela directora nacional ou gestor financeiro No prazo de 10 dias úteis após recepção dos documentos. No prazo de 5 dia úteis No prazo de 5 dia úteis Se for pedida mais informação ao parceiro, a IBIS tem mais 5 dias após o dossier ser devolvido com a informação completa. 12. Quais são as exigências da IBIS aos parceiros relativamente à apresentação de relatórios de contas? O relatório financeiro deve incluir as contas do período anterior comparadas com o orçamentado, bem como um orçamento para o período seguinte. Espera-se que o parceiro demonstre uma relação clara entre as actividades realizadas e as despesas feitas. As contas deverão documentar pormenorizadamente a utilização de fundos durante o período a que dizem respeito e incluir o saldo no início e no fim desse mesmo período. O saldo no fim do período do relatório financeiro, deve ser desdobrado e indicado o valor que está em bancos, caixa, devedores e/ou credores. Todos os desvios relativamente ao plano de actividades e ao orçamento devem ser comentados pelo parceiro. Encontra-se no Manual Administrativo de Parcerias um modelo para relatórios financeiros. O modelo não é obrigatório, mas é considerado o nível mínimo de apresentação de contas. 12

14 Devem também ser incluídas reconciliações bancárias e um mapa detalhado e devidamente classificado por rubricas do orçamento, das despesas do período a que corresponde o relatório financeiro. 13. Quais são as exigências da IBIS relativamente aos relatórios narrativos? Os relatórios narrativos deverão partir do documento de projecto do parceiro e dos respectivos resultados previstos e indicadores (geralmente expressos numa matriz de quadro lógico). A IBIS não tem formato para apresentação de relatório que peça aos parceiros para usar. Todos os relatórios narrativos devem, porém, incluir os seguintes elementos: 1. Informação básica: nome da organização, nome do projecto, duração do projecto, período a que o relatório diz respeito, autor do relatório, data, orçamento anual do projecto, percentagem do orçamento gasta até à data de elaboração do relatório. 2. Monitoria do contexto: análise de quaisquer mudanças ocorridas no contexto e como estas mudanças afectam o projecto. 3. Descrição dos progressos relativamente a resultados e indicadores definidos: que resultados foram alcançados, e em consequência de que actividades realizadas? O que mudou como resultado do projecto? Deve incluir-se aqui uma descrição do executado, comparando-o com os resultados previstos na matriz do quadro lógico e também quaisquer resultados que não estavam sido previstos. 4. Descrição dos resultados de desenvolvimento organizacional: descrição dos resultados alcançados na implementação do plano de desenvolvimento do parceiro. 5. História de mudanças mais significativas: devem-se incluir uma ou duas histórias seleccionadas de mudanças mais significativas, onde esta metodologia estiver a ser usada. 6. Lições aprendidas: que lições se aprenderam durante a implementação do projecto? 7. Mudanças propostas: deve incluir quaisquer modificações propostas para o período seguinte e justificar a necessidade de tais alterações. 14. Qual é a responsabilidade da IBIS em termos de monitoria e avaliação? Uma monitoria e uma avaliação eficazes começam com definições claras de objectivos e resultados previstos. A IBIS trabalhará com as organizações para melhorar o seu enfoque na medição de resultados, em vez de monitorar apenas actividades realizadas. A IBIS visitará os parceiros pelo menos uma vez trimestralmente (dependendo da categoria de cada parceiro), para, em conjunto, avaliar a implementação (Ver nas Ferramentas a usar durante a parceria, o Guião 1. IBIS MZ sobre as visitas de monitoria aos parceiros). A IBIS acompanhará as actividades do parceiro e terá encontros com pessoal, para discutir a gestão e progresso do projecto. Além disso, a IBIS realizará visitas de auditoria interna, com intervalos que dependem das dificuldades com que o parceiro se esteja a defrontar. A IBIS organizará um encontro anual de monitoria com cada parceiro, três meses antes do fim do ano da implementação ou do convénio, para avaliar em conjunto o progresso 13

15 alcançado e ajustar planos para o período seguinte (ver 2. IBIS MZ Passos a usar na preparação e realização do Encontro Anual com o Parceiro), nas Ferramentas a usar durante a parceria. Todos os anos, os amigos críticos dos programas de Educação e Cidadania visitarão os programas e visitarão também alguns parceiros seleccionados desses programas. De dois em dois anos, juntar-se-á aos amigos críticos um funcionário da sede da IBIS em Copenhaga para uma visita de monitoria formativa (ver o Manual de Monitoria, Ferramenta 6 dos seus Anexos). A IBIS decidiu dar prioridade às actividades de monitoria formativa relativamente a avaliações externas. Só quando exigido pelo doador último ou quando julgado necessário pela IBIS se realizarão avaliações externas. A IBIS convidará todos os parceiros para o fórum anual de parceiros, que terá a duração de dois dias e se realizará perto do fim de cada ano civil (Ver 3. IBIS MZ Passos a usar na preparação e realização do Fórum Anual dos Parceiros), nas Ferramentas a usar durante a parceria. D: Extensão ou renovação de uma parceria 15. Como pode ser estendido ou renovado um convénio de parceria? A reunião anual entre a IBIS e o parceiro, que deve ter lugar três meses antes do fim do convénio de parceria, é uma oportunidade para discutir a extensão ou a renovação do convénio. Extensão do convénio Se os fundos do projecto têm poucas probabilidades de virem a ser gastos antes de terminar o período de contrato, a IBIS tem duas possibilidades: a) Pedir ao parceiro para devolver o que resta dos fundos; ou, b) Caso a IBIS considere que o projecto ou o programa cumpriu satisfatoriamente e caso tenha havido atrasos justificados na implementação, a IBIS considerará a possibilidade de prolongar o contrato por um período que não deverá, normalmente, exceder os três meses. Renovação do convénio A IBIS gostaria de estabelecer parcerias de longa duração em Moçambique. Com base numa avaliação conjunta dos resultados do convénio de parceria então em vigor, a IBIS comunicará ao parceiro, na reunião anual com este, se está disposta a renovar o contrato e se tem possibilidades de o fazer. 16. Quem pode rescindir um convénio de parceria? A IBIS ou o parceiro? Durante o período acordado para o convénio de parceria, tanto a IBIS como o parceiro pode decidir rescindi-lo, de acordo com a gravidade, o que importa é seguir as orientações patentes no convénio sobre a matéria. Em caso de decisão para rescisão da parceria, devem ser seguidos os seguintes passos: Envio de uma carta (com 3 meses de antecedência) da parte que tomou a decisão, a anunciar à outra parte, a rescisão e os motivos que estejam por detrás de tal decisão. 14

16 Resposta da contraparte à carta recebida, dentro de um prazo de 2 semanas após a sua recepção. Elaboração do relatório de prestação de contas e de utilização de fundos do parceiro no período anterior à rescisão da parceria e seu envio a IBIS em Moçambique. Devolução dos fundos remanescentes da conta do parceiro para a conta da IBIS em Moçambique. Devem ser planeadas estratégias de retirada para todos os convénios de parceria que não sejam renovados, a não ser que o convénio termine porque o parceiro não cumpriu o contrato. 15