Estado Rio de Janeiro. e Fiscalização

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1 RPORAÇÃOO DE BENS PERMANENTES Proposto por: Equipe do Serviço Cadastro e Fiscalização Materiais Permanentes ( SECAM) Analisado por: Diretor do Departamento Patrimônio e Material (DEPAM) Aprovado por: Diretor-Geral da Diretoria-Geral Logística (DGLOG) 1 OBJETIVO Estabelecer critérios e procedimentos relacionados à sincorporação bens permanentes, do acervoo patrimonial do Por Judiciário do Estado Rio Janeiro (PJERJ). do 2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA Esta Rotina Administrativa (RAD) se aplica ao Serviço Cadastro e Fiscalização Materiais Permanentes da Diretoria-o aos órgãos gestores que possuem interface com este processoo trabalho e passa a vigorar em -Geral Logística (DGLOG/SECAM), bem como provê orientação 10/09/ DEFINIÇÕES TERMO Bens em Desuso DEFINIÇÃO Aqueles que, embora em perfeitas condições uso, não estiverem sendo aproveitadoss pelos Órgãos Gestores ou PJERJ, vendo por isso ser remanejado, através do Termo Disponibi lida. Bens Irrecuperáveis Bens Obsoletos Declaração Disponibilida Desincorporação Patrimonial Aqueles que, não mais purem ser utilizados pelos Órgãos Gestores ou PJERJ para os finss a que se stina, vido à perda suas características ou em razão da inviabilidae econômica sua s recuperação, entendida esta quandoo o custo recuperação seja superior a 50% seu valor mercado. Bens que, embora em condições uso, não satisfaçam mais as exigências técnicas doo órgão a que pertencem. Documento emitido pelos Órgãos Gestores, relacionando os bens colocados em disponibilida por, suso, obsoleto, irrecuperável ou antieconômico. Procedimento administrativo exclusão bem do acervo patrimonial do Por Judiciário do Estado do Rio Janeiro, coadunando tanto à informação junto ao SISPAT ou em sistema operacional próprio, se houver, e quanto à retirada do material da Unida Organizacional que Ato Executivo nº 2.950/

2 TERMO Ficha Individual Bens Patrimoniais Lista Baixa Órgão Gestor Sistema Controle Patrimonial - SISPAT Termo Ajuste Termo Baixa Definitiva Termo Doaçãoo Termo Responsabilida Aceitação Bens (FRM-DGLOG ) Termo Retirada Termo Vistoria DEFINIÇÃO tém a responsabilida pelaa guarda. Documento emitido por meio do SISPAT, com informações acerca do bem, tais como: marca, molo, série, chassi, ntre outros. Lista geradaa por meio do SISPAT contendo relação bens permanentes reservadoss para a baixa. Unida organizacional que distribuição, o controle e permanentes. tenha competência para a a manutenção bens Sistema informatizado que executa o controle físico dos bens patrimoniais por meio do registroo incorporações, movimentações e sincorporações. Contrato firmado entre o TJERJ e o Leiloeiro, para a alienação onerosa veículos oficiais, mediante leilão público. Documento emitido pelo Serviço Cadastro Materiais Permanentes, gerado por meioo do SISPAT, que formaliza f a baixa finitiva do bem permanente. Documento que registra a doação bens, firmado entre o PJERJ e a Instituição donatária. Documento assinado pelo representante legal da entida, interessadaa na doação, no qual aceita os bens permanentess disponibilizados e se compromete em retirá- los no prazo estipulado. Documento emitido pelos Órgãos Gestores, que comprova a entrega dos bens permanentes doados ou arrematados. Documento emitido pela Comissão C Vistoria com parecer conclusivo dos bens b emm disponibilida, estabelecendo a sua classificação finitiva conforme previsto. (Resolução TJ/OE/RJ 24/ /07/ 2012). 4 REFERÊNCIAS Ato Executivo TJ n.º 1819/2000 Disciplina a implantação do programa reciclagem lixo e sucata noo PJERJ; 2 18

3 Decreto Estadual n.º /2011 Regulamenta a disponibilida e stinação final bens móveis consirados inservíveis para Administração Pública Estadual e dá outras providências; a a Lei Estadual nº 287/ /1979 Aprova o Código e Administração Financeira a e Contabilida Pública do Estado do Rio Janeiro e dá outras providências; Resolução TJ/OE/RJ nº 24/ Consolida e disciplinaa as normas gerais sobre a gestão patrimonial dos bens móveis, noo âmbito do PJERJ. 5 RESPONSABILIDADES GERAIS FUNÇÃO Administração Superior Chefia do Serviço Cadastro e Fiscalização Materiais Permanentes da Diretoria-Geral Logística (DGLOG/SECAM) Comissão Vistoria RESPONSABILIDADE Autorizar a baixa patrimonial dos bens permanentes trativos. noss procedimentos adminis- Conferir a Declaração Disponibilida dos bens colocados em disponibilida pelos órgãos gestores; consultar e reservar os bens permanentes na Lista Disponibi lida, liberando-os quando for o caso; elaborar a listaa baixa dos bens permanentes colocados em disponibilida pelos órgãos gestores; elaborar o Termo d Baixa Definitiva; conferir e instruir os procedimentos administrativos e baixa patrimonial, com a documentação pertinente aos bens permanentes. Avaliar o estado físico f do bem colocado em disponibilida e estabelecer a sua classificação finitiva; opinar modo justificado e alternativamente por doação, alienação onerosa, scarte ou outra stinação que convier à Administração; emitir relatório circunstanciado sobre a vistoria realizada e lavrar o Termo Vistoria; 3 18

4 FUNÇÃO Departamento Patrimônio e Material da Diretoria-Geral Logística (DGLOG/DEPAM) Diretor-Geral da Diretoria-- (DGLOG) Divisão Atos Negociais Geral Logística da Diretoria-Geral Logística (DGLOG/DIANE) Divisão Controle Patrimonial da Diretoria- (DGLOG/DIPAT) Órgão Gestor Geral Logística Serviço Gerenciamento Ambiental e Resíduos, da Diretoria-Geral Logística(DGLOG/SEGAM) RESPONSABILIDADE reavaliar os bens; atestar a retirada dos bens junto ao Órgão Gestor, mediante claração acostada nos autos. Supervisionar a execução dos procedimentos administrativos baixa bens permanentes; Coornarr os procedimentos administrativos baixa benss permanentes por doação, alienação onerosa, extravio/ /furto ou struição e scarte; finir o quantitativo bens permanentes nos procedimentoss administrativos doação, nos casos órgãoo público; finir a stinação o dos bens permanentes nos procedimentos administrativos sucata e scarte. Consultar o SECAM, se há bens permanentes disponíveis nos procedimentos administrativos doação; emitir o Doação. recibo d entrega Termo Fiscalizar os procedimentoss administrativos baixa patrimonial. Manter sob sua guarda os bens struídos até a finalização do procedimep ento administrativo apuratório; manter sob sua guarda e responsabilida os bens permanentes sua competência, clarados em disponibilida para doação ou alienação, até a entrega dos mesmos ao donatário ou arrematante. Fiscalizar o contrato retirada bens irrecuperáveis scarte. 4 18

5 6 CONDIÇÕES GERAIS 6.1 Os procedimentos administrativos sincorp poração patrimonial somente se iniciam mediante memorando, ofício ou comunicação eletrônica, encaminhadaa ao Serviço Registro e Autuação daa Diretoria-Geral Logística (DGLOG/SERAU). 6.2 Nos procedimentos administrativos sincorporação patrimonial bem consumo, não há elaboração lista baixa e emissão Termo Baixa Definitiva no SISPAT. 6.3 A sincorporação bem permanente do acervo a patrimonial do Por Judiciário do Estado do Rio e Janeiro (PJERJ) visa v também à retirada, dos pósitos do PJERJ, materiais que eventualmente possam vir a causar danos ambientais e gerar custos operacionais para sua administração dando- lhes stinação aquada. 7 PROCEDIMENTOS DE DESINCORPORAÇÃO DE BENSS POR DOAÇÃO 7.1 SECAM recebe da DIANE procedimento administrativo doação para consulta e reserva dos bens permanentess disponíveis na lista disponibilida, e o volve para autorização quanto à doação. 7.2 O procedimento administrativo contendo a autorização doação, retorna ao SECAM para elaborar e colher a assinatura do Donatário, no Termo Responsabilida Aceitação Bens (FRM-DGLOG ) à DIANE para prosseguimento quanto à formalização do Termo Doação. 7.3 Não havendo bens para doação na Lista Disponibilida, o procedimento administrativo doação fica sobrestado no SECAM pelo prazo máximo e anexar a Lista Baixa SECAM envia o procedimento administrativo noventa dias, com registro no sistema e-prot. 5 18

6 7.3.1 Caso não haja a inclusão dos bens no prazoo noventa dias, o SECAM encaminha o procedimentoo administrativo à DIANE, para ciência e providências cabíveis. 7.4 SECAM recebe da acostado o Termo DIANE o procedimento administrativo vidamente Doação e recibo e entrega do Termo para provinciar a entrega dos bens doados O prazo para a retirada dos bens doados é quinze q dias, contados a partir da comunicação ao donatário, acercaa da publicação doo Termo Doação no DJERJ No caso da sistência do interessado pela doação, a Administração po aplicar sanção quanto à impossibilida do recebimento dos bens, pelo prazo dois anos, no caso entida direito privado. 7.5 SECAM emitee o Termo Retirada, a ser assinado pelo donatárioo no ato da retirada dos bens. Após, encaminha o procedimento à Comissão Vistoria, a qual atestaa a retirada dos bens, emitindo documento próprio. 7.6 SECAM recebe da Comissão Vistoria o procedimento administrativo, com o atestado retirada dos bens, e elabora no SISPATT o Termo Baixa Definitiva Após as assinaturas do Chefe do SECAM e do Diretor da DIPAT, o procedimento administrativoo é enviado ao Diretor D daa Diretoria-Geral Planejamento, Coornação e Finanças (DGPCF) ou Administração Superior. 7.7 SECAM recebe o procedimento administrativo com o Termo Baixa Definitiva, conferindo-o do bem permanente se tratar veículo automotor, SECAM encaminha o procedimento administrativo à Divisãoo da Conformida e arquivando a 2ª via Em caso 6 18

7 Contábil da Diretoria-Geral Planejamento, Coornação (DGPCF/DICOC) paraa providências cabíveis. e Finanças 7.8 SECAM encaminha o procedimento administrativoo à DIANE, para providências. 8 PROCEDIMENTOS DE DESINCOR RPORAÇÃOO DE BENS IRRECUPERÁVEIS, SUCATA OU DESCARTEE 8.1 SECAM recebe do Serviço Movimentação Materiais Permanentes da Diretoria-Geral Logística (DGLOG/ SEMOP) oss materiais que são avaliados pelo Serviço Manutenção Materiais Permanentes da Diretoria-Geral Logística (DGLOG/SEMAM) como irrecuperáveis, listados no Termo Transferência Carga Patrimonial por meio do SISPAT O SECAM preenche a Declaração Disponibilida (FRM-DGLOG ), anexa a Lista Baixa dos bens permanentes e encaminha os referidos documentos por meio memorando elaborado peloo SECAM ao SERAU, para autuação e posterior envio à Comissão e Vistoria para classificação e avaliação dos bens Nos mais casos, SECAM recebe o procedimento administrativo, dos Órgãos Gestores, com a Declaração Disponibilida preenchida, efetua a conferência, anexa a Lista e Baixa, e envia o procedimento à Comissão Vistoria para sua classificaçãoo e avaliação dos bens. b 8.2 SECAM recebe da Comissão Vistoria o procedimep ento administrativo, vidamentee instruído do Termo Vistoria e Laudo Avaliação, e efetua a conferência dos mesmos. 8.3 SECAM encaminha o procedimento administrativo à DGLOG para apreciação quanto à sugestão da Comissão Vistoria sobre a classificação finitiva e a respectiva stinação dos bens. 7 18

8 8.4 Em caso stinação dos bens irrecuperáveis paraa doação, o SECAM recebe o procedimento administrativo da DIANE, já instruído com o aceite da entida interessada, autorização e o Termo d Doação com o recibo entrega termo, para entrega dos bens ao donatário SECAM emite o Termo Retirada, a ser assinado pelo donatário no ato da retirada dos bens. Após, encaminha o procedimento à Comissão Vistoria, a qual atesta a retirada dos bens, emitindo documento próprio SECAM recebe da Comissão Vistoria o procedimento administrativo, com o atestado retirada bens, e elabora no SISPATT o Termo Baixa Definitiva Após as assinaturas do Chefe do SECAM e do Diretor da DIPAT, o procedimento administrativo é enviado ao a Diretor da DGPCF ou Administração Superior, SECAM recebe o procedime ento administrativo com Definitiva, conferindo-o e arquivando a 2ª via. o Termo Baixa Caso o bem permanente seja veículo automotor, o SECAM encaminhaa o procedimento administrativo à DICOC para providênciass cabíveis SECAM encaminha o procedimento administrativoo à DIANE, para providências. 8.5 Em caso stinação dos bens irrecuperáveis para alienação, o SECAM recebe o procedimento administrativo da DGLOG, instruído da autorizaç ão instauração procedimento licitatório e daa minuta do edital e anexos, paraa análise e aprovação SECAM, aprova a minuta e DGLOG em prosseguimento. encaminha o procedimento administrativo à 8 18

9 Em caso não aprovação da minuta, o SECAM encaminha procedimento administrativoo à DGLOG com ass alterações sugeridas. o SECAM recebe o procedimento administrativo da DGLOG para a ciência da formalização da licitação, instruído com a Guia Recolhimento Receita Judiciária (GRERJ) paga, cópia do documento e intificação do arrematantee e autorização pendências do PJERJ. da Leiloeira para retirada do lote, nas SECAM provincia a entrega dos bens leiloados, emite o Termo Retirada Bens e colhe a assinatura do arrematante, no ato da retirada dos bens SECAM emite o Termo Retirada, a ser assinado pelo arrematante no ato da retirada dos bens. Após,, encaminha o procedimento à Comissão Vistoria, a qual atesta a retirada dos bens, emitindo documento próprio SECAM recebe da Comissão Vistoria o procedimentoo administrativo, e o encaminha ao DEPAM para ciência, sugerindo remessa à DGLOG para colheita da autorização da baixa SECAM recebe o procedimento administrativo com c autorização para a baixa finitiva elabora o Termo Baixaa Definitiva e efetua a colheita das assinaturas do Chefee do SECAM e do Diretor daa DIPAT Após as assinaturas do Chefe do SECAM e do Diretor da DIPAT, o procedimento administrativo é enviado ao a Diretor da DGPCF ou Administração Superior SECAM recebe o procedime ento administrativo com Definitiva, conferindo-o e arquivando a 2ª via. o Termo Baixa 9 18

10 Caso do bem permanente seja veículo automotor, SECAM encaminhaa o procedimento administrativo à DICICC para providências cabíveis SECAM encaminha o procedimento administrativo à Divisão Classificação Contábil da Diretoria-Geral Planejamento, Coornação e Finanças (DGPCF/DICLA) paraa anotações e ciência sugerindo após, remessa ao Departamento Acompanhamento da Gestão G daa Diretoria-Geral Controle Interno (DGCOI/DEAGE) com a mesmaa finalida. 8.6 Em caso stinação dos bens irrecuperáveis para scarte, o SECAM recebe o procedimento administrativo da DGLOG, contendo autorização para sincorporação patrimonial SECAM encaminha o procedimento administrativo ao SEGAM para ciência e providências quanto à retirada do scarte, sugerindo posteriorr remessa à Comissão Vistoria para atestar a retirada SECAM recebe da Comissão Vistoria o procedimentoo administrativo que elabora o Termo Baixa Definitiva e efetua a colheitaa das assinaturas do Chefe do SECAM e do Diretor da DIPAT Após as assinaturas do Chefe do SECAM e do Diretor da DIPAT, o procedimento administrativo é enviado ao a Diretor da DGPCF ou Administração Superior SECAM recebe o procedime ento administrativo com o Termo Baixa Definitiva, conferindo-o e arquivando a 2ª via; em seguida, encaminhaa o procedimento administrativoo em prossegui mento à DIPAT sugerindo arquivamento. 9 PROCEDIMENTOS DE DESINCOR PORAÇÃOO DE BENS POR EXTRAVIO/FURTO OU DESTRUIÇÃO 10 18

11 9.1 SECAM recebe o procedimento administrativo, com a sindicância realizada pelo Departamento Segurança Patrimonial da Diretoria-Geral Segurança Institucional (DGSEI/DESEP), e efetua a juntada da Ficha Individual Bens Patrimoniais, extraída do SISPAT S e cópia do Termo Transferência Carga Patrimonial, vidamente assinado. 9.2 SECAM encaminha o procedimento administrativo que verse sobre veículos automotores, à DICLA, quando houver seguro coberturac a total. 9.3 SECAM encaminha o procedimento administrativo ao DEPAM para ciência, com sugestão envio à DGLOG, para colheita da autorização da baixa finitiva por extravio/furto ou struição. 9.4 SECAM recebe o procedimentoo administrativo com autorização para a baixa finitiva, elabora o Termo Baixaa Definitiva e efetua a colheita das assinaturas do Chefe do SECAM e do Diretor da DIPAT. D 9.5 Após as assinaturass do Chefe do SECAM e do Diretor da DIPAT, o procedimento administrativoo é enviado aoo Diretor da DGPCF ou Administração Superior. 9.6 SECAM recebe o procedimento administrativo com o Termo Baixa Definitiva, conferindo-o e arquivando a 2ª via Caso do bem permanente seja veículo automotor, SECAM encaminha procedimento administrativo à DICIC para providências cabíveis. o 9.7 SECAM encaminha o procedimento administrativo à DICLA para anotações e ciência sugerindo após, remessa ao DEAGE com a mesmaa finalida. 10 PROCEDIMENTOS DE DESINCORPORAÇÃOO DE BENSS POR ALIENAÇÃO ONEROSA - VEÍCULO 11 18

12 10.1 SECAM recebe o procedimento administrativo do Departamento Transportess da Diretoria-Geral Logística (DGLOG/DETRA), confere a Declaração Disponibilida, elabora e anexa a Listaa Baixaa individual dos veículos e encaminha a Comissão Vistoria para a classificação e avaliação dos bens Em caso veículo não cadastrado noo SISPAT, o procedimento administrativo é encaminh hado ao DETRA para informar quanto à forma incorporação do mesmoo no patrimônio do PJERJ e anexar Nota Fiscal pertinente ao bem SECAM recebe da Comissão o Vistoria o procedimep ento administrativo, instruído com o Termo Vistoria e Laudo d Avaliação ao SECAM, que efetua a conferência dos mesmos e após encaminha ao DETRA em prosseguimento SECAM recebe do DETRA o procedimento administrativo, instruído com a relação dos veículos arrematados, cópia das notas fiscais, GRERJ eletrônica autenticadaa do valor total do leilão e o Termo d Ajuste Em caso veículos não arrematados em e leilão, os mesmos são transferidos no SISPAT, para a cargaa patrimonial do DETRA SECAM encaminha o procedimento administrativo à Comissão Vistoria, que atesta a retiradaa dos bens junto ao DETRA, com a informaçãoo que os mesmos não se encontram mais no patrimônio do PJERJ SECAM recebe da Comissão Vistoria o procedimentoo administrativo, e o encaminha ao DEPAM para ciência, sugerindo remessa à DGLOG para colheita da autorização da baixa finitiva SECAM recebe o procedimento administrativo com c autorização para a baixa finitiva, elabora o Termoo Baixa Definitiva e efetua a colheita das 12 18

13 assinaturas do Chefee do SECAM e do Diretor da DIPAT Após as assinaturas do Chefe do SECAM e do Diretor da DIPAT, o procedimento administrativoo é enviado ao a Diretor da DGPCF ou Administração Superior SECAM recebe o procedime ento administrativo com Definitiva, conferindo-o e arquivando a 2ª via. o Termo Baixa 10.9 SECAM encaminha o procedimento administrativo à DICOC paraa anotações e ciência sugerindo após, remessa à DICLA e ao DEAGE com a mesma finalida. 11 GESTÃO DE REGISTROS IDENTIFICAÇÃO CÓDIGO CCD* RESPON- SÁVEL ARMAZE- NAMENTO RECUPE- RAÇÃO PROTEÇÃO RETENÇAÕ (ARQUIVO CORRENTE- PRAZO DE GUARDA NA UO**) DISPOSIÇÃO Termo Baixa Definitiva b SECAM PASTA ANO/Nº Condições ApropriadaA s 6 anos Eliminação na U. O LEGENDA: *CCD= Código Classificação e Documentos. **UO = Unida Oraganizacional *** DGCOM /DEGEA = Departamento Gestão Acervos Arquivísticos, da Diretoria-Geral Comunicação e Difusão do Conhecimento Notas: a) Eliminação na UO - procedimentos - Eliminar Documentos nas Unidas OrganizacionaiO is. b) DGCOM /DEGEA procedimentos Arquivar e Desarquivar Documentos no n DEGEA; Avaliar, Selecionar e Destinar os Documentos do Arquivo Intermediário e Gerir Arquivo Permanente. c) Os registros lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas autorizadas e recuperados na UO. O armazenamento, a proteção e o scarte sses registros cabem à DGTEC, conformee RAD-DGTEC-021 Elaborar e Manter Rotinas Armazenamento Segurança dos Bancos Dados e Servidores e Aplicação. 12 INDICADOR 13 18

14 INDICADOR Termo médio instrução interna do ciclo procedimento administrativo - sincorporaçãoo FÓRMULA ( procedimentos administrativos que tramitarat am em até 15 dias/ / total e procedimentos administrativos ) * 100 PERIODICIDADE Mensal 13 ANEXO Anexo 1 Doação; Fluxograma do Procedimento DesincorpD poração Bens por Anexo 2 Fluxograma doo Procedimento d Desincorporação Bens Irrecuperáveis, Sucata ou Descarte; Anexo 3 Fluxograma do Procedimento DesincorpD poração Bens por Extravio/ /Furto ou Destruição; Anexo 4 Fluxograma do Procedimento DesincorpD poração Bens por Alienação Onerosa Veículo. == ====== ==== 14 18

15 ANEXO 1 FLUXOGRAMAA DO PROCEDIMENTO DE DESINCORPORAÇÃO DE BENS POR DOAÇÃO 15 18

16 ANEXO 2 FLUXOGRAMAA DO PROCEDIMENTO DE DESINCORPORAÇÃO DE BENS IRRECUPERÁVEIS, SUCATA OU DESCARTE 16 18

17 ANEXO 3 FLUXOGRAMAA DO PROCEDIMENTO DE DESINCORPORAÇÃO DE BENS POR EXTRAVIO/FURTO OU DESTRUIÇÃO 17 18

18 ANEXO 4 FLUXOGRAMAA DO PROCEDIMENTO DE DESINCORPORAÇÃO DE BENS POR ALIENAÇÃO ONEROSA - VEÍCULO 18 18

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