Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGLOG de 17
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- Evelyn Cordeiro Aleixo
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1 Proposto por: Serviços de Cadastro de Materiais Permanentes (SECAM / DIPAT) BAIXA DE BENS MATERIAIS PERMANENTES Analisado por: Departamento de Patrimônio e Material (DEPAM) Aprovado por: Diretor-Geral da Diretoria Geral de Logística (DGLOG) 1 OBJETIVO Estabelecer critérios e procedimentos relacionados à baixa (desincorporação) de bens permanentes, através de processos administrativos de Doação, Descarte, Extravio/Destruição e Alienação Onerosa do acervo patrimonial do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro (PJERJ). 2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA Esta Rotina Administrativa (RAD) se aplica à Diretoria Geral de Logística e às seguintes unidades a ela pertencentes: Departamento de Patrimônio e Material (DGLOG/DEPAM), Divisão de Controle Patrimonial (DEPAM/DIPAT), Serviço de Cadastro de Materiais Permanentes (DEPAM/SECAM), Divisão de Atos Negociais (DECAN/DIANE), Departamento de Infra-Estrutura Operacional (DGLOG/DEIOP) e à Comissão de Vistoria. Se aplica ainda ao Departamento de Auditoria de Conformidade, da Diretoria Geral de Controle Interno (DGCOI/DEAUC), à Divisão de Classificação Contábil (DGPCF/DICLA) e à Divisão de Controle da Informação Contábil (DGPCF/DICIC), ambas da Diretoria Geral de Planejamento, Coordenação e Finanças (DGPCF) e à Diretoria Geral de Segurança Institucional (DGSEI), bem como provê orientação às Unidades Organizacionais que possuem interface com este processo de trabalho e passa a vigorar em 21/01/ DEFINIÇÕES Baixa TERMO Comunicação de Venda Termo de Doação OBJETO Procedimento administrativo de exclusão (baixa) de bem do acervo patrimonial do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro (PJERJ) coadunando tanto à informação em sistema operacional próprio quanto à retirada do material da Unidade Organizacional que detém a responsabilidade de guarda. Transferência do bem patrimonial do TJERJ ao arrematante por processo de Alienação por Leilão. Documento que registra a doação de bens, firmado entre o PJERJ Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGLOG de 17
2 TERMO OBJETO e a Instituição donatária. Ficha Individual do Bem Lista de Baixa Órgão Gestor (patrimonial de bens móveis) Sistema de Controle Patrimonial - SISPAT Sistema Integrado de Administração Financeira para Estados e Municípios (SIAFEM) Sistema de Movimentação Processual - PROT Termo de Responsabilidade de Aceitação e Retirada de Bens Termo de Ajuste Termo de Baixa Definitiva Descrição do material e toda sua movimentação. Lista com relação de bens materiais permanentes reservados para a (baixa) desincorporação, exceto nos casos de extravio/furto ou destruição. Unidade organizacional que tenha competência para a distribuição, o controle e a manutenção de bens permanentes. Sistema informatizado que executa o controle físico dos bens patrimoniais por meio do registro de incorporações, movimentações e desincorporações. Sistema gerido pela Contadoria Geral do Estado (CGE), órgão vinculado à Secretaria de Estado de Finanças do Rio de Janeiro (SEF), pelo qual se efetiva o registro contábil dos atos e fatos ocorridos no âmbito da Administração Pública Estadual. Sistema informatizado que registra o andamento de autos processuais no PJERJ Documento no qual a entidade interessada, pelo representante credenciado se compromete em receber os bens materiais disponibilizados nos autos de processo de Doação. Contrato entre o TJERJ e o Leiloeiro. Documento emitido pelo Departamento de Patrimônio e Material (DEPAM) no qual é formalizada a desincorporação definitiva do bem (modelo 17 da Deliberação TCE/RJ nº 198/96). 4 REFERÊNCIAS Resolução TJ/OE/RJ nº 24/ Consolida e disciplina as normas e procedimentos gerais sobre a gestão patrimonial de bens permanentes; Ato Executivo n.º 1819/2000 Disciplina a implantação do programa de reciclagem de lixo e sucata no PJERJ; Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGLOG de 17
3 Ato Executivo n.º 3519/2005 Dispõe sobre as atribuições do DEPAM, pela consolidação da prestação de contas do Tribunal de Contas do Estado *(TCE); Lei Estadual n.º 287/1979 Recebimento e Fiscalização de bens permanentes; Lei Estadual n.º 2524/1996 Cria o Fundo Especial do TJERJ e da outras providências; Decreto Estadual n.º /2011 Regula a disponibilidade de material e da outras providências; Lei Complementar nº 101/2000 (Lei de Responsabilidade Fiscal) - Estabelece normas de finanças públicas voltadas para a responsabilidade na gestão fiscal e dá outras providências; Lei 4320/ Estatui Normas Gerais de Direito Financeiro para elaboração e controle dos orçamentos e balanços da União, dos Estados, dos Municípios e do Distrito Federal. 5 RESPONSABILIDADES GERAIS FUNÇÃO Comissão de Vistoria Departamento de Avaliação e Acompanhamento de Projetos Especiais (GABPRES/DEAPE) RESPONSABILIDADE Avaliar o bem colocado em disponibilidade pelos Órgãos Gestores e estabelece a sua classificação definitiva; opinar de modo justificado e alternativamente por doação, alienação onerosa, descarte ou outra destinação que convier a Administração; emitir relatório circunstanciado sobre a vistoria realizada e lavrar o Termo de Vistoria; atestar a retirada dos bens junto ao Órgão Gestor, mediante declaração acostada nos autos. Sugerir o quantitativo de bens materiais permanentes em processo de doação para reserva na Lista de Disponibilidade, nos casos de entidade privada. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGLOG de 17
4 FUNÇÃO RESPONSABILIDADE Departamento de Auditoria de Conformidade da Diretoria Geral de Controle Interno (DGCOI/DEAUC) Divisão de Apoio Operacional do Departamento de Infra Estrutura Operacional da DGLOG (DEIOP/DIAPO) Departamento de Patrimônio e Material da DGLOG (DGLOG/DEPAM) Acompanhar e exercer o controle das prestações de contas e sindicâncias nos casos de perda, extravio, deterioração culposa ou dolosa de valores, bens materiais do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro (PJERJ). Fiscalizar o contrato de retirada de materiais imprestáveis / inúteis sem valor comercial, (Descarte). Fiscalizar a execução da baixa (desincorporação) de material permanente. Coordenar os processos de desincorporação de bens materiais permanentes; Diretoria Geral de Logística (DGLOG) decidir sobre o quantitativo de bens materiais permanentes em processo de doação para reserva na Lista de Disponibilidade, nos casos de entidade pública; solicitar ao Presidente autorização para a conveniência da baixa (desincorporação) dos bens materiais permanentes; encerrar os processos. Diretoria Geral de Planejamento, Coordenação e Finanças (DGPCF) Diretoria Geral de Segurança Institucional (DGSEI) Assinar os Termos de Doação e Termo de Ajuste por delegação. Instaurar e concluir a sindicância nos casos de extravio/furto ou destruição do bem material permanente; encaminhar o processo ao DGLOG/DEPAM e ao DGCOI/DEAUC conforme RAD - DGCOI-005 Instauração de Tomada de Contas. Divisão de Classificação Contábil, da Diretoria Geral de Planejamento, Coordenação e Finanças (DGPCF/DICLA) Divisão de Controle Patrimonial do Departamento de Patrimônio Proceder à baixa contábil do bem patrimonial objeto da tomada de contas. Fiscalizar a execução da baixa (desincorporação) de material permanente. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGLOG de 17
5 FUNÇÃO e Material da DGLOG (DEPAM/DIPAT) RESPONSABILIDADE Divisão de Atos Negociais do Departamento de Contratos e Atos Negociais da DGLOG (DECAN/DIANE) Divisão de Controle da Informação Contábil, da Diretoria Geral de Planejamento, Coordenação e Finanças (DGPCF/DICIC) Receber solicitação de ofício para iniciar processo de baixa por Doação; promover a análise da documentação para instrução dos processos de doação. Contabilizar a desincorporação dos bens materiais permanentes. Comunicar imediatamente, por escrito ao DGSEI/DESEP o desaparecimento ou destruição do bem em sua responsabilidade; Órgão Gestor guardar e se responsabilizar pelos bens materiais de sua competência declarados disponíveis, durante tramitação do processo de desincorporação; providenciar a entrega dos bens. Conferir nos autos do processo de baixa (desincorporação) a relação carga patrimonial; Serviço de Cadastro de Materiais Permanentes da DGLOG (SECAM) instruir os autos do processo de baixa (desincorporação) com a documentação pertinente aos bens materiais permanentes; elaborar Lista de Baixa e juntar ficha individual dos bens; proceder à Baixa do bem material permanente no sistema SISPAT; elaborar Termo de Baixa Definitiva. 6 CONDIÇÕES GERAIS 6.1 O processo de baixa (desincorporação) tem início por meio de ofício ou outra comunicação escrita, sendo encaminhado à Divisão de Protocolo Administrativo (DGLOG/DIDOC), para autuação. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGLOG de 17
6 6.2 O processo de desincorporação por doação pode ser iniciado através de solicitação por ofício ou por consulta a Lista de Disponibilidade no SISPAT No segundo caso, o SECAM recebe processo do DECAN/DIANE para consulta e reserva de quantitativos de bens materiais permanentes para baixa por doação na Lista de Disponibilidade no SISPAT O prazo de tramitação do processo de doação no DEPAM/SECAM, para atendimento ao item será de 15 (quinze) dias úteis a partir da data do recebimento dos autos no serviço. 6.3 A entidade donatária interessada, por representante credenciado, assina o FRM- DGLOG , Termo de Responsabilidade de Aceitação e Retirada de Bens, referente aos bens a serem reservados para doação em Lista de Disponibilidade Após comunicação, o donatário deverá retirar o material doado, em 15 (quinze) dias, sob pena de exclusão no cadastro pertinente pelo prazo de 02 (dois) anos, (o prazo para retirada inicia-se com a publicação do Termo de Doação no DOERJ), caso haja interesse da Administração Superior, com exceção de Órgão Público. 6.4 No processo de desincorporação por doação, o DECAN/DIANE instrui os autos com o Recibo de Entrega do Termo de Doação, original do Termo de Doação contendo o carimbo da publicação no DOERJ e a cópia da Lista de Baixa contendo a data de vistoria e data da avaliação dos bens avaliados DECAN/DIANE encaminha os autos aos Órgãos Gestores para que entrem em contato com o donatário marcando dia e hora para a retirada dos bens doados, entregando, na oportunidade, 01 (uma) via do Termo de Doação e juntando, em seguida, o Recibo de Entrega do Termo de Doação nos autos. 6.5 A baixa (desincorporação) de bem material permanente do acervo patrimonial do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro (PJERJ) visa também à retirada, dos depósitos do PJERJ, de materiais que eventualmente possam vir a causar danos ambientais e gerar custos operacionais para sua administração dando-lhes destinação adequada. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGLOG de 17
7 7 BAIXA DE BEM POR DOAÇÃO 7.1 DEPAM/SECAM recebe os autos do DECAN/DIANE e em se tratando de bens cujo gestor é o DEPAM consulta e reserva na Lista de Disponibilidade/SISPAT, elaborando o Termo de Responsabilidade de Aceitação e Retirada de Bens (FRM-DGLOG ) e a Lista de Baixa, encaminhando ao DECAN/DIANE para dar prosseguimento para autorização da doação. 7.2 Recebe os autos do DECAN/DIANE com bens de outros Órgãos Gestores; consulta e reserva os bens na Lista de Disponibilidade/SISPAT, encaminhando os autos aos Órgãos Gestores para elaboração do Termo de Responsabilidade de Aceitação e Retirada de Bens (FRM-DGLOG ) Não havendo bens para doação na Lista de Disponibilidade/SISPAT os autos ficarão sobrestados no DEPAM/SECAM pelo prazo de 90 (noventa) dias, com a ciência do DECAN/ DIANE, aguardando a inclusão dos respectivos bens e registrando no sistema E-PROT o referido sobrestamento Caso não haja a inclusão dos bens no prazo estipulado, o DEPAM/SECAM envia os autos ao DECAN/DIANE, que encaminha a DGLOG para ciência, sugerindo, na oportunidade, o arquivamento dos autos ou nova prorrogação do prazo por igual período. 7.3 DEPAM/SECAM recebe os autos dos Órgãos Gestores, junta a Lista de Baixa e encaminha ao DECAN/DIANE para prosseguimento para autorização da doação. 7.4 DECAN/DIANE devolve processo ao Órgão Gestor do bem com o Termo de Doação e recibo de entrega do termo para colher a assinatura e retirada dos bens. 7.5 DEPAM/SECAM recebe o processo e o encaminha à Comissão de Vistoria, que atesta a retirada dos bens junto ao Órgão Gestor com a informação de que os bens não se encontram mais no patrimônio do PJERJ. 7.6 DEPAM/SECAM recebe da Comissão de Vistoria o processo com atestado de retirada de bens e elabora no SISPAT o Termo de Baixa Definitiva em uma via. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGLOG de 17
8 7.7 DEPAM/SECAM acosta nos autos o Termo de Baixa Definitiva, colhe a assinatura dos Diretores do DEPAM/DIPAT e do DEPAM, e encaminhando os autos ao DECAN/DIANE, para procedimentos finais. 8 PROCESSOS INICIADOS COM A DECLARAÇÃO DE DISPONIBILIDADE 8.1 BAIXA DE BEM IMPRESTÁVEL OU INSERVÍVEL (SUCATA) DEPAM/SECAM preenche a Declaração de Disponibilidade e anexa a Lista de Baixa dos bens de competência do DEPAM, encaminhando à DGLOG/DIDOC para autuação, e após a Comissão de Vistoria para sua classificação e avaliação, conforme prevê a Resolução TJ/OE/RJ nº 24/2012 art. 24, de 30/07/ Recebe os autos dos Órgãos Gestores com a Declaração de Disponibilidade preenchida, efetuando a conferência e anexando a Lista de Baixa com o encaminhamento dos autos à Comissão de Vistoria para sua classificação e avaliação, conforme prevê a Resolução TJ/OE/RJ nº 24/2012 art. 24, de 30/07/ Recebe os autos com Laudo de Avaliação efetuando a conferência dos bens (DEPAM ou Órgãos Gestores) Cada Órgão Gestor encaminha os autos a ABATERJ (Associação Beneficente dos Amigos do Tribunal de Justiça) para que manifeste interesse dos bens (Capítulo 7 Baixa de Bem por Doação) Não havendo o interesse da ABATERJ, os autos são encaminhados à DGLOG para definir a destinação dos bens. 8.2 BAIXA DE BEM IMPRESTÁVEL / INÚTIL (DESCARTE) DEPAM/SECAM preenche a Declaração de Disponibilidade e anexa a Lista de Baixa dos bens de competência da DGLOG/DEPAM, encaminhando à DGLOG/DIDOC para autuação, e após a Comissão de Vistoria para sua classificação, conforme prevê a Resolução TJ/OE/RJ nº 24/2012 art.24, de 30/07/2012. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGLOG de 17
9 8.2.2 Recebe os autos dos Órgãos Gestores com a Declaração de Disponibilidade preenchida, efetuando a conferência e anexando a Lista de Baixa com o encaminhamento dos autos à Comissão de Vistoria para sua classificação, conforme prevê a Resolução TJ/OE/RJ nº 24/2012 art. 24, de 30/07/ Encaminha os autos à consideração superior visando autorização para baixa patrimonial dos bens permanentes (Resolução TJ/OERJ nº 24/2012, de 30/07/2012 art. 13 inciso I). Após, os autos são encaminhados a Divisão de Apoio Operacional do Departamento de Infraestrutrua Operacional (DEIOP/DIAPO) para providências dentro de sua esfera de competência DEPAM/SECAM, recebe os autos do DEIOP/DIAPO e encaminha à Comissão de Vistoria para atestar a retirada de bens, elaborando no sistema SISPAT, após o retorno dos autos, o Termo de Baixa Definitiva em uma via. 8.3 Acosta nos autos o Termo de Baixa Definitiva, colhe a assinatura dos Diretores do DEPAM/DIPAT e do DEPAM, e encaminhando os autos à DGLOG para arquivamento. 9 BAIXA DE BEM POR EXTRAVIO OU DESTRUIÇÃO 9.1 DEPAM/SECAM, recebe os autos com a sindicância realizada pelo Departamento de Segurança Patrimonial da Diretoria Geral de Segurança Institucional (DGSEI/DESEP), instrui os autos com a Ficha Individual do bem, cópia do Termo de Transferência Tipo Recebimento ou Termo de Transferência de Carga Patrimonial contendo o nome do Agente Patrimonial Nato ou Delegado Caso o DEPAM/SECAM receba os autos sem a sindicância, instruirá os autos com as documentações do item 9.1 e enviará à DGSEI/DESEP para as providências cabíveis e posterior retorno. 9.2 DEPAM/SECAM verificando que o bem permanente é veículo segurado com cobertura total encaminha os autos a DGPCF/DICLA (Sinistro) para ciência e providências cabíveis e posterior retorno. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGLOG de 17
10 9.3 Envia os autos à consideração superior visando autorização para baixa patrimonial dos bens permanentes (Resolução TJ/OERJ nº 24/2012, de 30/07/2012 art. 13 inciso IV). 9.4 Recebe os autos da DGLOG com a Autorização da Administração Superior e elabora no sistema SISPAT o Termo de Baixa Definitiva em uma via Acosta nos autos o Termo de Baixa Definitiva, colhe a assinatura dos Diretores do DEPAM/DIPAT e do DEPAM, encaminhando, após, os autos à DGPCF/DICLA para contabilização e à DGCOI/DEAUG para providências de sua esfera de competência. 10 BAIXA DE BEM POR ALIENAÇÃO 10.1 DEPAM/SECAM recebe os autos do Departamento de Transportes (DETRA) e faz toda a conferência da Declaração de Disponibilidade. Caso haja algum veículo não cadastrado, os autos serão encaminhados ao DETRA para informar a forma de ingresso do veículo no patrimônio do PJERJ e anexar a documentação / Nota Fiscal Após a conferência, elabora no sistema SISPAT a Lista de Baixa individual dos veículos, junta nos autos e envia para a Comissão de Vistoria, para sua classificação e avaliação, conforme prevê a Resolução TJ/OE/RJ nº 24/2012 art.24 de 30/07/ Recebe da DGLOG os autos para conferência do Laudo de Avaliação e após encaminham-se os autos ao DETRA em prosseguimento Recebe do DETRA o processo instruído com a relação dos veículos arrematados, Conta de Venda dos veículos arrematados, Cópias das Notas Fiscais, Comprovante do depósito do valor total do leilão e o Termo de Ajuste (Contrato entre o Tribunal de Justiça e o Leiloeiro) Verifica se todos os veículos constantes na Lista de Baixa foram arrematados. Caso exista veículo não arrematado o DEPAM/SECAM retorna o bem para a Lista de Disponibilidade/SISPAT Encaminha os autos à Comissão de Vistoria para atestar a retirada dos veículos arrematados junto ao Órgão Gestor. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGLOG de 17
11 10.7 Recebe os autos da Comissão de Vistoria e encaminha à consideração superior visando autorização para baixa patrimonial dos bens permanentes (Resolução TJ/OERJ nº 24/2012, de 30/07/2012 art. 13 inciso III) Recebe os autos da DGLOG com a autorização da Administração Superior, elabora no sistema SISPAT o Termo de Baixa Definitiva em uma via (para cada Lista de Baixa), acosta nos autos o Termo de Baixa Definitiva, colhe a assinatura dos diretores do DEPAM/DIPAT e do DEPAM Envia os autos à DGPCF/DICIC para a contabilização no SIAFEM e providências cabíveis. Após encaminha os autos à DGCOI/DEUAG para ciência e encaminha ao DETRA para finalização. 11 GESTÃO DE REGISTROS 11.1 Os registros lançados no Sistema Corporativo/Sistema SISPAT são realizados por pessoas autorizadas e recuperadas na U.O. 12 INDICADOR NOME FÓRMULA PERIODICIDADE Tempo médio de instrução interna do ciclo de doação (Data da saída do serviço Data de entrada no serviço) / nº de processos no trimestre Trimestral 13 ANEXO Anexo 1 Fluxograma do Procedimento de Baixa de Bens por Doação; Anexo 2 Fluxograma do Procedimento Baixa de Bem Imprestável ou Inservível (Sucata); Anexo 3 Fluxograma do Procedimento Baixa de Bem Imprestável / Inútil (Descarte); Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGLOG de 17
12 Anexo 4 Fluxograma do Procedimento Baixa de Bem por Extravio ou Destruição; Anexo 5 Fluxograma do Procedimento Baixa de Bem por Alienação. ========== Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGLOG de 17
13 ANEXO 1 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO DE BAIXA DE BENS POR DOAÇÃO Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGLOG de 17
14 ANEXO 2 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO BAIXA DE BEM IMPRESTÁVEL OU INSERVÍVEL (SUCATA) Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGLOG de 17
15 ANEXO 3 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO BAIXA DE BEM IMPRESTÁVEL / INÚTIL (DESCARTE) Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGLOG de 17
16 ANEXO 4 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO BAIXA DE BEM POR EXTRAVIO OU DESTRUIÇÃO Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGLOG de 17
17 ANEXO 5 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO BAIXA DE BEM POR ALIENAÇÃO Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGLOG de 17
Padronizar os procedimentos relacionados à incorporação de veículos, no âmbito do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro (PJERJ).
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