Documento de apoio à Gestão da Câmara v.1

Transcrição

1 Estratégia e Prioridades Documento de apoio à Gestão da Câmara v.1

2 Introdução No âmbito do Projecto Douro Autarquia Digital foram definidos os seguintes objectivos: Requalificar os recursos humanos das autarquias envolvidas Homogeneizar o modelo organizacional das autarquias envolvidas Assegurar a modernização e simplificação administrativas Melhorar a qualidade dos serviços prestados Aumentar a eficiência No sentido de garantir o Desenvolvimento Integrado da Organização e o Alinhamento Estratégico de toda a actividade e Projectos foi decidido adoptar uma abordagem Top Down, sistémica, orientada a processos e ao Cidadão, designada de Metodologia MLearn. Um primeiro exercício traduziu se na Clarificação da Estratégia da Câmara Municipal para o período 2010/2013 e definição das suas prioridades com base em sessões interactivas conjuntas envolvendo o Executivo e os dirigentes. A informação deste documento foi produzida durante o ano Este documento representa um primeiro instrumento de apoio à gestão integrada do município, cuja melhoria se espera no decurso dos próximos exercícios de revisão de gestão. Tem como objectivo garantir o alinhamento estratégico de toda a actividade da câmara e contribuir para uma maior integração da sua organização.

3 Índice Este documento sistematiza a Estratégia e suas prioridades com base nos seguintes elementos: Organização Missão/ Visão Modelo de Stakeholders Estratégicos Modelo de Competências Organizacionais de nível 1 Modelo de Cruzamento das Competências Organizacionais acionais de nível 1 com as Unidades Orgânicas Objectivos Objectivos e Indicadores Estruturantes Objectivos e Indicadores Operacionais Plano de Actividades Prioridades para o Plano de Actividades da Câmara Municipal Plano de Modernização administrativa e de Melhoria Contínua Anexos Matriz Objectivos Estruturantes versus Objectivos Operacionais Matriz de Prioridades de Intervenção nas Competências Organizacionais Matriz Objectivos Operacionais versus Stakeholders

4 Click to edit Master title style Organização Click to edit Master title style

5 Missão/ Visão Promover o desenvolvimento local sustentável, tornando o município de Sernancelhe atractivo, competitivo e com qualidade de vida para as pessoas. Ser reconhecido: como um destino turístico de excelência, de lazer e um local onde é bom viver, trabalhar, aprender e visitar; como uma autarquia que, pela modernização, eficiência da autarquia e qualidade dos seus equipamentos e serviços e oferta cultural, contribuiu decisivamente para a atractividade do município; pelo património histórico, religioso, cultural, ambiental; pela elevada importância dos recursos endógenos como a castanha e o granito; um concelho empreendedor e desenvolvido.

6 Modelo de Stakeholders Estratégicos

7 Modelo de Competências Organizacionais nível 1

8 Modelo de Cruzamento das Competências Organizacionais de nível 1 com as Unidades Orgânicas

9 Click to edit Master title style Objectivos e Indicadores Click to edit Master title style

10 Objectivos e Indicadores Estruturantes 4 anos ( ) Objectivos Estruturantes A.Promover a melhoria da qualidade de vida dos cidadãos B.Promover o desenvolvimento económico do Município C.Contribuir para a preservação do Ambiente D.Melhorar a qualidade dos serviços prestados aos cidadãos dã e empresas E.Melhorar eficiência na gestão de recursos da Câmara F.Contribuir para a melhoria da satisfação dos colaboradores Indicadores Estruturantes A 1.Indice de contribuição da Câmara para a qualidade vida dos cidadãos B 1.Indice de contribuição da Câmara para o desenv. Económico C 1.Indice de contribuição/grau de satisfação dos cidadãos pela contribuição da Câmara para o Ambiente D 1.Grau de satisfação dos cidadãos pela qualidade d dos serviços prestados td E 1.Custos de funcionamento F 1.Indice de satisfação dos colaboradores

11 Objectivos e Indicadores Operacionais 1 ano (1/2) Objectivos Operacionais Indicadores Operacionais 1. Melhorar a sensibilização dos cidadãos dã para Sucesso das iniciativas ii da Câmara no sentido de um melhor um comportamento mais cívico comportamento cívico 1.2. Custos da CM decorrentes de danos causados pela falta de civismo 2. Aumentar a adesão do cidadão às iniciativas Iniciativas/equipamentos da Câmara com sucesso na adesão da Câmara 3. Promover o empreendedorismo por parte do cidadão 4. Aumentar o contributo das Assoc s/fins lucrativos para a estratégia da CM 5. Melhorar a articulação com o Agrupamento Escolas 6. Melhorar o envolvimento dos parceiros sociais 3.1. Postos de trabalho decorrentes de iniciativas empreendedoras por parte do cidadão influenciadas pela Câmara 4.1. Grau de cumprimento do plano das Assoc s/fins lucrativos acordado com a CM 5.1. Sugestões da CM aceites pelo Agrupamento Escolas 6.1. Grau de representação dos parceiros sociais nas reuniões

12 Objectivos e Indicadores Operacionais 1 ano (2/2) Objectivos Operacionais Indicadores Operacionais 7. Mlh Melhorar a articulação com as JF Propostas da CM aceites e executadas td pelas JF 7.2. Despesas assumidas pela CM em actividades da competência das JF 8. Melhorar o alinhamento das Ent Turismo 8.1. Propostas da CM aceites pelas Ent Turismo com a estratégia da CM 9. Melhorar as sinergias obtidas através das Assoc Municipios/Outros Municipios 9.1. Projectos conjuntos entre a CM e as Assoc Municipios/Outros Muncipios 10. Melhorar o alinhamento dos Forn Propostas da CM aceites pelos Forn Estratégicos Estrategicos com a estrategia da CM 11. Aumentar a prioridade para os projectos da CM junto da Admin Central Propostas da CM aceites pela Admin Central 12. Aumentar a motivação dos colaboradores Indice de motivação dos colaboradores

13 Click to edit Master title style Plano de Actividades da Câmara Municipal Click to edit Master title style

14 Prioridades para o Plano de Actividades da Câmara Municipal 1ª Prioridade 2ª Prioridade MacroProcesso Gerir Relação com Entidades Externas Promover Desenvolvimento Económico MacroProcesso Dinamizar Desporto e Lazer Obter Financiamentos através de Candidaturas Prestar Serviços a Cidadãos/ Munícipes Gerir Colaboradores Gerir Relação com Juntas de Freguesia

15 Plano de Modernização Administrativa e de Melhoria Contínua Deu se início a um exercício de elaboração do plano de modernização administrativa e de melhoria contínua, com base na ficha que a seguir se apresenta. Não se trata ainda de um plano concebido por forma a responder completamente à estratégia, objectivos e metas traçadas, mas um primeiro esforço de contextualização e alinhamento das actividades previstas para o ano em curso. Trata se assim de um primeiro referencial para os futuros exercícios de planeamento

16 Caracterização dos Projectos Plano de Actividades SA M A Unidade Orgânica N.º Proj/ Acç Melh /Act Designação do Projecto Descrição sumária do projecto Objectivos do Projecto Resultados/ Benefícios Esperados Nome do Responsável Competência Organizacional Responsável Outras Competências Organizacionais envolvidas Div. Tec de obras e Urbanismo 3 Div. Acção Social, Cultura, Educação e 4 Desporto Div. Acção Social, Cultura, Educação e 5 Desporto ; Div. Tec de obras e Urbanismo; Div. 6 Acção Social, Cultura, Educação e Desporto 1 SIG Seleccionar e implementar o SIG e formar utilizadores 2 7 Gestão documental Gestão de economato Sistema de apoio à acção social Sistema de organização de eventos Reorganização dos serviços Implementação do custeio por actividades Seleccionar equipamentos/software, instalar e formar utilizadores Estender aplicação existente à area do economato Especificar seleccionar e implementar BD de apoio a: beneficiários, subsidios, acção social escolar, banco de bens e serviços, habitação social Especificar, seleccionar, implementar e formar utilizadores Ajustar organigrama, clarificação de responsabilidades, melhorar modelo de funcionamento Definir os centros de custo, os critérios de custeio, plano de implementação, adaptação do SI e formar utilizadores 8 SIADAP Redefinir os objectivos e o sistema de controlo Gab informática 9 CRM Especificar, seleccionar, implementar e formar utilizadores, incluindo mecanismos de contacto/alerta em grupo tipo SMS/ Dotar a CM de um sistema de Gestão Geográfico Desmaterializar os fluxos documentais Informatizar o economato Melhorar o suporte à gestão da acção social Implementar um sistema de apoio a eventos Melhorar eficiência da organização Dotar a CM da possibilidade de monitorização dos custos por actividade Melhorar eficácia do Sistema SIADAP Sistematizar a informação de suporte à relação com entidades externas Melhor qualidade de serviço, rapidez no atendimento e mais eficiência Redução de custos, minimizar a perda de documentos, maior rapidez de resposta, melhor qualidade de serviços Redução de custos e melhor resposta aos requisitantes internos Rentabilização dos recursos e uma resposta mais adequada aos beneficiários Reutilizar o conhecimento de uns eventos para outros e eficácia na organização de eventos Melhor entendimento de cada um do seu contributo para a estratégia do executivo, maior responsabilização e motivação, maior garantia de cumprimento da estratégia do municipio, maior produtividade Maior eficiência, redução de custos Melhor satisfação dos colaboradores/redução de conflitos, Melhor alinhamento dos obj individuais com os da CM, Melhor eficácia do sistema de controlo Eliminar redundância da informação e melhorar a coordenação na ligação com as entidades externas Vasco Monge Ordenar Território Carlos Paiva Gerir SI/ TIC Carlos Paiva Gerir Aquisições de Bens e Serviços Jaime Ferreira Jaime Ferreira Carlos Paiva, Vasco Monge, Jaime Ferreira Promover e Apoiar Desenvolvimento Acção Social Promover e Apoiar Desenvolvimento Acção Social Carlos Paiva Planear e Controlar Gestão da CM Carlos Paiva Gerir Colaboradores Vitor Rebelo Gerir Relação com Entidades Externas Prestar Serviços a Cidadãos/ Munícipes Assegurar Melhoria Contínua Promover Desenvolvimento Económico Gerir Relação com Cidadãos/ Munícipes Prestar Serviços a Cidadãos/ Munícipes Dinamizar Desporto e Lazer Dinamizar Cultura Mod 091/02I Pág. 1 / 3

17 Caracterização dos Projectos Plano de Actividades SA M A Unidade Orgânica N.º Proj/ Acç Melh /Act Designação do Projecto Fornecedor 1 Fornecedor 2 1. Melhorar a sensibilização dos cidadãos para um comportament o mais cívico 2. Aumentar a adesão do cidadão às iniciativas da Câmara 3. Promover o empreendedor ismo por parte do cidadão 4. Aumentar o contributo das Assoc s/fins lucrativos para a estratégia da CM 5. Melhorar a articulação com o Agrupamento Escolas 6. Melhorar o envolvimento dos parceiros sociais 7. Melhorar a articulação com as JF 8. Melhorar o alinhamento das Ent Turismo com a estratégia da CM 9. Melhorar as sinergias obtidas através das Assoc Municipios/Ou tros Municipios 10. Melhorar o alinhamento dos Forn Estrategicos com a estrategia da CM 11. Aumentar a prioridade para os projectos da CM junto da Admin Central 12. Aumentar a motivação dos colaboradores A. Promover a melhoria da qualidade de vida dos cidadãos B. Promover o desenvolvimen to económico do Município Div. Tec de obras e Urbanismo 1 SIG Gerir SI/ TIC 2 Gestão documental 3 Div. Acção Social, Cultura, Educação e 4 Desporto Div. Acção Social, Cultura, Educação e 5 Desporto ; Div. Tec de obras e Urbanismo; Div. 6 Acção Social, Cultura, Educação e Desporto Gestão de economato Sistema de apoio à acção social Sistema de organização de eventos Reorganização dos serviços Gerir SI/ TIC Gerir SI/ TIC x x Gerir SI/ TIC x x 7 Implementação do custeio por actividades Gerir SI/ TIC 8 SIADAP Gerir SI/ TIC x Gab informática 9 CRM Gerir SI/ TIC x Mod 091/02I Pág. 2 / 3

18 Caracterização dos Projectos Plano de Actividades SA M A Unidade Orgânica N.º Proj/ Acç Melh /Act Designação do Projecto D. Melhorar a C. Contribuir qualidade dos para a serviços preservação do prestados aos Ambiente cidadãos e empresas E. Melhorar eficiência na gestão de recursos da Câmara F. Contribuir para a Perfil de melhoria da Prioridade Risco satisfação dos colaboradores Data prevista de início Duração Prevista (meses) Custo Estimado (Euros) Dependências e pré requisitos Observações Div. Tec de obras e Urbanismo 1 SIG x Média Médio 4 a 6 Dependente do SAMA e da revisão do PDM 2 Gestão documental x x Elevada Baixo 7 a 9 Dependente do SAMA 3 Div. Acção Social, Cultura, Educação e 4 Desporto Div. Acção Social, Cultura, Educação e 5 Desporto ; Div. Tec de obras e Urbanismo; Div. 6 Acção Social, Cultura, Educação e Desporto Gestão de economato Sistema de apoio à acção social Sistema de organização de eventos Reorganização dos serviços x Elevado Março 1 a 3 x Média Médio Abril 4 a 6 x 7 Implementação do custeio por actividades x Elevada Médio Junho 10 a 12 Contratação de um contabilista 8 SIADAP x x Elevada Médio Maio 7 a 9 Gab informática 9 CRM Elevada Baixo Abril 1 a 3 Mod 091/02I Pág. 3 / 3

19 Anexos Matriz Objectivos Estruturantes versus Objectivos Operacionais Matriz de Prioridades de Intervenção nas Competências Organizacionais Matriz Objectivos Operacionais versus Stakeholders

20 Matriz de Cruzamento dos Objectivos Estruturantes vs Objectivos Operacionais A. Promover a melhoria da qualidade de vida dos cidadãos B. Promover o desenvolvimento económico do Município C. Contribuir para a preservação do Ambiente D. Melhorar a qualidade dos serviços prestados aos cidadãos e empresas E. Melhorar eficiência na gestão de recursos da Câmara F. Contribuir para a melhoria da satisfação dos colaboradores 3 Objectivos Estruturantes 1. Melhorar a sensibilização dos cidadãos para um comportamento mais cívico 2. Aumentar a adesão do cidadão às iniciativas da Câmara 3. Promover o empreendedorismo por parte do cidadão 4. Aumentar o contributo das Assoc s/fins lucrativos para a estratégia da CM 5. Melhorar a articulação com o Agrupamento Escolas 6. Melhorar o envolvimento dos parceiros sociais 7. Melhorar a articulação com as JF 8. Melhorar o alinhamento das Ent Turismo com a estratégia da CM 9. Melhorar as sinergias obtidas através das Assoc Municipios/Outr os Municipios 10. Melhorar o alinhamento dos Forn Estrategicos com a estrategia da CM 11. Aumentar a prioridade para os projectos da CM junto da Admin Central 12. Aumentar a motivação dos colaboradores Objectivos Operacionais Ponderação ObjectivosOperacionais Operacionais Ponderação Obj. Op. pelos Obj. Estruturantes Valor Ponderado Valor Máximo: Valor ponderado: 1 2 Mod 056/02E Pág. 1 / 1

21 Matriz de Prioridades de Intervenção nas Competências Organizacionais Competências Organizacionais Objectivos Operacionais 1. Melhorar a sensibilização dos cidadãos para um comportamento mais cívico 2. Aumentar a adesão do cidadão às iniciativas da Câmara 3. Promover o empreendedorismo por parte do cidadão 4. Aumentar o contributo das Assoc s/fins lucrativos para a estratégia da CM 5. Melhorar a articulação com o Agrupamento Escolas 6. Melhorar o envolvimento dos parceiros sociais 7. Melhorar a articulação com as JF 8. Melhorar o alinhamento das Ent Turismo com a estratégia da CM 9. Melhorar as sinergias obtidas através das Assoc Municipios/Outr os Municipios 10. Melhorar o alinhamento dos Forn Estrategicos com a estrategia da CM 11. Aumentar a prioridade para os projectos da CM junto da Admin Central 12. Aumentar a motivação dos colaboradores Peso a associar a cada objectivo Gerir Relação com Entidades Externas Promover Desenvolvimento Económico Dinamizar Desporto e Lazer Obter Financiamentos através de Candidaturas Prestar Serviços a Cidadãos/ Munícipes Gerir Colaboradores Gerir Relação com Juntas de Freguesia Dinamizar Educação e Formação Gerir Aquisições de Bens e Serviços Gerir Relação com Cidadãos/ Munícipes Gerir Jardins e Epaços Verdes Controlar Recolha de Residuos Gerir Águas e Saneamento Prestar Serviços Transporte Gerir Redes Viárias Promover e Apoiar Desenvolvimento Acção Social Ordenar Território Preservar Ambiente Planear e Controlar Gestão da CM 0 1 Gerir SI/ TIC 0 1 Assegurar Melhoria Contínua 0 1 Definir e Manter Estratégia da CM 0 1 Dinamizar Cultura 0 1 Assegurar Funcionamento Orgãos Autárquicos 0 1 Gerir Recursos Financeiros 0 1 Gerir Edifícios Camararios 0 1 Gerir Contencioso e emitir pareceres 0 1 Encaminhar Comunicações, Bens e Pessoas 0 1 Gerir Recursos Informação 0 1 Gerir Imagem e Comunicação da Câmara 0 1 Promover Concelho 0 1 Coordenar Protecção Civil 0 1 Contribuir para a Saúde Pública 0 1 Gerir Cemitérios 0 1 Gerir Património 0 1 Gerir Armazéns e Materiais 0 1 Constuir/ Manter Equipamentos Municipais 0 1 Tratar Contra Ordenações 0 1 Gerir Frota e Equipamentos Móveis 0 1 Prestar Serviços de Fiscalização Municipal 0 1 Valor Máximo: 27 9 Valor ponderado: 3 1 Prioridade Mod 058/02E Pág. 1 / 1

22 Matriz de Cruzamento de Stakeholders vs. Objectivos Operacionais Objectivos Operacionais bj i Stakeholders 1. Melhorar a sensibilização dos cidadãos para um comportame nto mais cívico 2. Aumentar a adesão do cidadão às iniciativas da Câmara 3. Promover o empreended orismo por parte do cidadão 4. Aumentar o contributo das Assoc s/fins lucrativos para a estratégia da CM 5. Melhorar a articulação com o Agrupamento Escolas 6. Melhorar o envolvimento dos parceiros sociais 7. Melhorar a articulação com as JF 8. Melhorar o alinhamento das Ent Turismo com a estratégia da CM 9. Melhorar as sinergias obtidas através das Assoc Municipios/O utros Municipios 10. Melhorar o alinhamento dos Forn Estrategicos com a estrategia da CM 11. Aumentar a prioridade para os projectos da CM junto da Admin Central 12. Aumentar a motivação dos colaboradore s Cidadãos/ Empresas x x x Associações s/fins lucrativos x Agrupamento Escolas x Rede Social/CPCJ x Juntas de Freguesia x Entidades Turismo x Assoc Municipios/Outros Municipios x Fornecedores estratégicos x Admin Central x Colaboradores x Mod 059/01E Pág. 1 / 1

23 Estedocumento foi editadopelasisconsult no âmbito do Projecto Douro AutarquiaDigital dinamizado pelas Associações de Municípios Douro Superior, Vale Douro Norte e Vale Douro Sul com a cooperação da Estrutura de Missão da Região do Douro da CCDR N. Porto, Abril 2011