SERVIÇOS DE AÇÃO SOCIAL DA UNIVERSIDADE DO PORTO PLANO DE ATIVIDADES 2019

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2 SERVIÇOS DE AÇÃO SOCIAL DA UNIVERSIDADE DO PORTO PLANO DE ATIVIDADES 2019 Novembro de 2018

3 Eixos Estratégicos Proximidade com os Estudantes - centrada na cooperação institucional com o associativismo estudantil e na relação direta com os estudantes através dos apoios instituídos a nível do sistema de ação social (bolsas de estudo, alojamento, alimentação e saúde) e ainda noutras atividades específicas por iniciativa dos serviços ou dos estudantes e que se enquadrem nos fins gerais da Ação Social do Ensino Superior. Transversalidade Institucional - centrada na cooperação com as unidades constitutivas da Universidade e no desenvolvimento de projetos transversais articulando medidas complementares de apoio social. Reabilitação, Requalificação e Manutenção das Instalações - centrada na reabilitação e capacitação sustentável dos edifícios afetos à atividade dos Serviços nas diversas áreas operativas e de suporte, através de uma política de manutenção preventiva e curativa, com base num Programa de Reabilitação, assente em planos de execução de curto, médio e longo prazo; Sustentabilidade Económica, social e ambiental dos Serviços de Ação Social centrada na capacidade de garantir o equilíbrio económico-financeiro, com base numa combinação de estratégias de redução de custos e de aumento das receitas próprias, diversificando a oferta de serviços em conformidade com os hábitos de consumo e a capacidade económica da comunidade académica. Sustentabilidade ambiental através da adoção de medidas de eficiência energética, redução de consumos, eliminação de desperdícios e adoção de práticas protetoras do ambiente. 2

4 1.CARATERIZAÇÃO I

5 1.1. Introdução O presente documento contempla as principais atividades a desenvolver nos SASUP em 2019, em sintonia com o seu Plano Estratégico e o Plano Estratégico da U.Porto em vigor. O planeamento das atividades teve como eixo organizador os objetivos estratégicos prosseguidos pelos SASUP constantes do quadro de avaliação e responsabilização (QUAR) dos Serviços. Tal como decorre das boas práticas, o estabelecimento das prioridades neste plano resultou dos contributos recebidos dos vários setores de atividade que integram os SASUP. A estrutura do documento organiza-se nos seguintes termos: Inicia com a descrição dos objetivos, indicadores e metas a atingir pelos serviços e gabinetes de apoio, em termos da eficácia, eficiência e qualidade nas várias áreas de atividade e de seguida, explicita as atividades a desenvolver em 2019 para o alcance de tais objetivos, integrando ainda o quadro de avaliação e responsabilização (QUAR), de acordo com a legislação em vigor. 4

6 1.2. Missão e Visão MISSÃO A missão dos SASUP consiste em garantir o acesso à Universidade do Porto a todos os que a demandam através da concessão de apoios e benefícios sociais bem como da prestação de serviços atrativos, de qualidade e sustentáveis, necessários para uma frequência universitária bem-sucedida, com condições preferenciais para os economicamente carenciados e com adequado aproveitamento escolar. VISÃO Ser reconhecido como o Serviço de Ação Social de referência no Sistema do Ensino Superior Português, em função da qualidade e inovação dos serviços prestados à comunidade académica. 5

7 1.3. Valores VALORES COMPROMISSO COMPROMISSO PROXIMIDADE PROXIMIDADE Assumimos uma gestão centrada no apoio aos estudantes, comprometida com o seu bem-estar e com uma visão de serviço público responsável, cujo objetivo é promover uma frequência universitária bem-sucedida e possibilitar o acesso à Universidade do Porto, independentemente da condição económica e social do estudante. Promovemos um ambiente de diálogo e interação positiva com todos os colaboradores dos SASUP, visando o conhecimento das expectativas e necessidades de cada um. QUALIDADE QUALIDADE Adotamos normas e princípios de qualidade e melhoria contínua que nos permitem prestar cada vez mais e melhores serviços enquanto nos tornamos mais eficientes. INOVAÇÃO INOVAÇÃO TRANSPARÊNCIA TRANSPARÊNCIA Procuramos encontrar, de forma pró-ativa e consistente, soluções inovadoras e criativas para a resolução de problemas ou dificuldades que surgem no âmbito da nossa ação, revelando predisposição e capacidade de melhoria contínua e adaptação permanente às exigências de serviços de ação social universitários de classe internacional, e oferecendo cada vez mais valor aos nossos clientes. Assumimos uma gestão aberta e disponível para dialogar com os estudantes e demais partes interessadas (internas e externas), assim como para lhes prestar contas de forma regular e transparente. 6

8 2.ORGANIZAÇÃO II

9 2.1. Organograma Conselho Executivo Diretor Conselho de Ação Social Gabinete de Planeamento e Controlo de Gestão Gabinete de Qualidade e Melhoria Contínua Gabinete de Apoio aos Órgãos de Gestão Serviço de Apoio ao Estudante Serviço de Alimentação Serviço de Gestão e Administração Unidade de Alojamento Núcleo de Bolsas Núcleo de Saúde Unidade de Gestão Alimentar Núcleo de Nutrição e Qualidade Alimentar Unidade de Manutenção Unidade * de Compras e Logística Residências Universitárias Unidades de Alimentação 8

10 2.2. Órgãos e Serviços ATRIBUIÇÕES E ESTRUTURA Os Gabinetes são estruturas orgânicas nucleares de estudo ou apoio direto aos Órgãos de Gestão dos SASUP. Os Gabinetes funcionam na dependência do Diretor ou de quem o substitua. GABINETE DE APOIO AOS ÓRGÃOS DE GESTÃO O Gabinete de Apoio aos Órgãos de Gestão (GAOG) exerce funções técnicas de apoio e de secretariado ao Diretor e aos Órgãos de Gestão. O Gabinete de Apoio aos Órgãos de Gestão integra a área do Expediente. Ao Gabinete de Apoio aos Órgãos de Gestão compete: Preparar os processos de tomada de decisão do Diretor, bem como a sua divulgação e execução; Assegurar o secretariado do Diretor, do Conselho de Ação Social e do Conselho Executivo; Promover a divulgação interna das normas, regulamentos e demais diretivas superiores de caráter genérico; Organizar as reuniões dos Órgãos de Gestão; 9

11 2.2. Órgãos e Serviços GABINETE DE APOIO AOS ÓRGÃOS DE GESTÃO Colaborar ou promover a divulgação dos SASUP, junto dos estudantes, dos trabalhadores e do público em geral; Recolher, organizar e divulgar as notícias publicadas nos órgãos de comunicação social sobre os SASUP; Ao Gabinete de Apoio aos Órgãos de Gestão compete: Zelar pela imagem dos Serviços a nível interno e externo, de acordo com as políticas definidas pelos Órgãos de Gestão; Efetuar o tratamento da correspondência dos SASUP e estabelecer redes de comunicação interna e externa; Outras funções que lhe sejam cometidas. 10

12 2.2. Órgãos e Serviços GABINETE DE PLANEAMENTO E CONTROLO DE GESTÃO O Gabinete de Planeamento e Controlo de Gestão (GPCG) tem como missão apoiar a Direção na prossecução dos seus objetivos, através de uma abordagem de avaliação sistemática e rigorosa dos processos organizacionais. Ao Gabinete de Planeamento e Controlo de Gestão compete: Analisar e avaliar, em termos de economia, eficiência e eficácia, as atividades dos Serviços; Elaborar relatórios e propor planos de melhoria contínua para corrigir eventuais desvios aos objetivos traçados; Controlar a execução do Plano de Atividades dos SASUP; Monitorizar a execução orçamental dos SASUP; Manter e atualizar o quadro de indicadores definidos para o apoio à decisão da Direção; Desenvolver estudos económicos e financeiros relativos aos SASUP; Acompanhar as auditorias externas e a respetiva elaboração do contraditório; Apoiar na elaboração e no acompanhamento da gestão de projetos transversais aos SASUP, nomeadamente dos projetos cofinanciados; Outras funções que lhe sejam cometidas. 11

13 2.2. Órgãos e Serviços GABINETE DE QUALIDADE E MELHORIA CONTÍNUA O Gabinete de Qualidade e Melhoria Contínua (GQMC) tem como principal função o desenvolvimento, implementação e consolidação do Sistema de Gestão da Qualidade. Ao Gabinete de Qualidade e Melhoria Contínua compete: Desenvolver, implementar e melhorar o Sistema de Gestão de Qualidade dos SASUP; Organizar e gerir o processo de avaliação institucional conducente à sua certificação e respetiva manutenção; Organizar as reuniões de Revisão pela Gestão; Informar o Diretor da adequação e eficácia do Sistema de Gestão da Qualidade; Realizar estudos que sejam solicitados pelo Diretor e restantes Órgãos de Governo; Outras funções que lhe sejam cometidas. 12

14 2.2. Órgãos e Serviços ATRIBUIÇÕES E ESTRUTURA Os Serviços são organizados por áreas de atividade, em função da natureza técnica ou operacional e funcionam na dependência de dirigentes intermédios de grau um, dois ou três, dependendo da dimensão e posicionamento estratégico. Os Serviços podem ser desagregados em Unidades e Núcleos, em função da necessidade e conveniência de repartição de áreas. 13

15 2.2. Órgãos e Serviços SERVIÇO DEAPOIO AO ESTUDANTE O Serviço de Apoio ao Estudante (SAE) tem como missão prestar serviços de apoio direto e indireto aos estudantes, designadamente através da atribuição de bolsas de estudo e auxílios de emergência, de serviços de alojamento e de saúde. O SAE é dirigido por um dirigente intermédio de 1.º grau, que atua na direta dependência do Diretor. O SAE é composto por: Unidade de Alojamento; Núcleo de Bolsas; Núcleo de Saúde. A Unidade de Alojamento (UA) têm como missão assegurar a prestação de serviços de alojamento, competindo-lhe, designadamente: Providenciar pela abertura e assegurar o funcionamento das residências e lavandarias; Propor superiormente a regulamentação da utilização das residências e as regras da sua administração, bem como assegurar o cumprimento dos regulamentos em vigor; Assegurar o processo de candidatura a alojamento online para os estudantes do 1.º e 2.º ciclo de estudos; Assegurar a gestão dos pedidos de alojamento dos estudantes do 3.º ciclo e investigadores; 14

16 2.2. Órgãos e Serviços SERVIÇO DEAPOIO AO ESTUDANTE Promover a ocupação das residências nos meses de verão; Assegurar a gestão dos pedidos de alojamento no âmbito de programas internacionais de mobilidade; Comunicar ao Serviço de Estrangeiros e Fronteiras, nos termos legais, os estudantes estrangeiros alojados nas residências; Zelar pela manutenção e conservação dos equipamentos e instalações afetos à UA; Enviar aos serviços competentes os documentos necessários à cobrança da receita de alojamento; Monitorizar a execução dos contratos de prestação de serviços nas residências; Gerir e dinamizar os espaços de e-learning afetos à UA, promovendo atividades em articulação com outras entidades da Universidade do Porto, nomeadamente com a UP Digital; Reportar ao dirigente do SAE todas as situações de interesse que ocorram no âmbito de atuação do UA; Outras funções que lhe sejam cometidas. A Unidade de Alojamento é dirigida por um dirigente intermédio de 2.º grau, que atua na direta dependência do dirigente do SAE. 15

17 2.2. Órgãos e Serviços SERVIÇO DEAPOIO AO ESTUDANTE O Núcleo de Bolsas (NB) exerce as suas competências no âmbito da atribuição de bolsas de estudo e outros benefícios sociais, competindo -lhe, designadamente: Propor superiormente a concessão de bolsas de estudo, subsídios e auxílios de emergência, de acordo com os regulamentos em vigor, e organizar e avaliar os respetivos processos individuais; Promover o envio de elementos necessários aos órgãos competentes, com vista à definição de critérios gerais para a atribuição de apoios pecuniários; Promover o envio às entidades competentes dos processos de candidatura a benefícios sociais, para efeitos de fiscalização das informações e declarações prestadas; Proceder à divulgação e analisar as candidaturas aos benefícios que integram o Fundo de Apoio Social (FAS), da Universidade do Porto; Promover a realização de estudos socioeconómicos com vista à definição e desenvolvimento de novas políticas de apoio social aos estudantes; Outras funções que lhe sejam cometidas. 16

18 2.2. Órgãos e Serviços SERVIÇO DEAPOIO AO ESTUDANTE O Núcleo de Saúde (NS) desenvolve a sua atividade no âmbito da prestação de serviços primários de saúde aos estudantes da Universidade do Porto em estreita cooperação com o Serviço Nacional de Saúde e outros sistemas similares, competindo -lhes designadamente: Assegurar o apoio médico aos estudantes da Universidade do Porto, articulando com os respetivos sistemas de saúde e protocolos de colaboração com outras instituições de saúde públicas; Colaborar ou dinamizar programas e ações de sensibilização de educação para a saúde, em colaboração com estruturas da U. Porto e outras entidades, através da informação/formação e sensibilização da população universitária para a adoção de estilos de vida saudáveis e a alteração de comportamentos de risco; Garantir consultas na área da saúde mental, nomeadamente de Psicologia e Psiquiatria; Outras funções que lhe sejam cometidas. O Núcleo de Bolsas e o Núcleo de Saúde atuam diretamente na dependência do dirigente do SAE. 17

19 2.2. Órgãos e Serviços SERVIÇO DE ALIMENTAÇÃO O Serviço de Alimentação (SA) tem como missão a prestação de serviços no âmbito da alimentação, nutrição e segurança alimentar. O Serviço de Alimentação é dirigido por um dirigente intermédio de 1.º grau, que atua na direta dependência do Diretor. O Serviço de Alimentação compreende: Unidade de Gestão Alimentar (UGA); Núcleo de Nutrição e Qualidade Alimentar (NNQA). A Unidade de Gestão Alimentar inclui as unidades de alimentação (cantinas, restaurantes, grill, bares e snack -bares) e abrange o secretariado do SA, a gestão das unidades de alimentação e ainda a organização dos serviços de catering. 18

20 2.2. Órgãos e Serviços SERVIÇO DE ALIMENTAÇÃO À Unidade de Gestão alimentar (UGA) compete: Assegurar o secretariado, expediente e arquivo do SA; Garantir o atendimento ao público e dar resposta às solicitações externas; Assegurar o funcionamento das unidades de alimentação, de acordo com as normas e procedimentos definidos; Gerir, com eficiência e rigor, os recursos humanos, materiais, patrimoniais e tecnológicos afetos aos SA; Zelar pela manutenção e conservação dos equipamentos e das instalações das unidades de alimentação; Dinamizar e organizar serviços de catering; Assegurar o tratamento de dados com vista à elaboração de mapas e relatórios de atividades; Garantir a arrecadação da receita gerada nas unidades de alimentação e o envio dos documentos comprovativos aos serviços competentes; Reportar ao dirigente do SA todas as situações de interesse que ocorram no âmbito de atuação do UGA; Outras funções que lhe sejam cometidas. 19

21 2.2. Órgãos e Serviços SERVIÇO DE ALIMENTAÇÃO A UGA é dirigida por um dirigente intermédio do 3.º grau, que atua diretamente na dependência do dirigente do SA. O Núcleo de Nutrição e Qualidade Alimentar (NNQA) assegura o equilíbrio nutricional e a qualidade alimentar das refeições servidas, competindo -lhe: Planear as ementas das unidades de alimentação, tendo em vista o equilíbrio nutricional, a qualidade alimentar e o equilíbrio de custos; Garantir o cumprimento de todos os requisitos legais de segurança alimentar aplicáveis; Propor, implementar e monitorizar a execução dos procedimentos definidos no âmbito do Sistema de Gestão da Segurança Alimentar; Colaborar na elaboração dos procedimentos administrativos para a aquisição de produtos alimentares e de refeições confecionadas; Propor mecanismos que garantam a qualidade dos serviços de alimentação e colaborar na definição dos critérios e dos meios para a sua avaliação; Fiscalizar a atividade das empresas adjudicatárias prestadoras de serviços de alimentação; Elaborar estudos e relatórios periódicos para a avaliação dos serviços de alimentação na perspetiva da Segurança e qualidade alimentar bem como da satisfação dos utentes; 20

22 2.2. Órgãos e Serviços SERVIÇO DE ALIMENTAÇÃO Elaborar pareceres técnicos na sua área de competência sempre que solicitados; Outras funções que lhe sejam cometidas. 8 O NNQAatua diretamente na dependência do dirigente do SA. 21

23 2.2. Órgãos e Serviços Serviço de Gestão e Administração O Serviço de Gestão e Administração (SGA) tem como missão assegurar as funções de suporte à atividade e desenvolvimento dos SASUP. O SGA é dirigido por um dirigente intermédio de 1.º grau, que atua na direta dependência do Diretor. O Serviço de Gestão e Administração é composto por: Unidade de Compras e Logística (UCL); Unidade de Manutenção (UM). A Unidade de Compras e Logística (UCL) tem como missão assegurar a aquisição de bens e serviços necessários à atividade dos SASUP bem como a gestão dos respetivos contratos, a gestão de stocks e dos transportes. Competências do SGA Elaborar o plano anual de compras dos SASUP e promover a sua execução; Assegurar, planear, organizar e executar os processos de aquisição e locação de bens e serviços, de acordo com as normas legais vigentes; 22

24 2.2. Órgãos e Serviços Colaborar na organização de processos de aquisição transversais à Universidade do Porto, em articulação com os Serviços Partilhados da Universidade do Porto, numa perspetiva de redução de custos; Realizar estudos de mercado de novos fornecedores e produtos; Gerir e monitorizar os contratos de fornecimento de bens e serviços, designadamente quanto ao cumprimento das condições de fornecimento e dos prazos de entrega contratados, com exceção dos contratos relacionados com empreitadas; Definir e aplicar uma metodologia de qualificação e avaliação contínua de fornecedores; Assegurar a receção e garantir a verificação quantitativa e qualitativa dos bens adquiridos para armazém, garantindo a avaliação contínua dos fornecedores; Garantir a armazenagem, distribuição e conservação dos géneros, materiais e outros bens através da adoção de métodos e processos convenientes, respeitando as normas de higiene e segurança alimentar em vigor; Gerir os stocks e armazéns, nas perspetivas material, administrativa e económica, garantindo a sua salvaguarda; Criar e manter atualizado o sistema de registo de entradas e saídas de bens, com vista à manutenção do inventário permanente, assim como criar os controlos, quantitativos e qualitativos necessários; 23

25 2.2. Órgãos e Serviços Assegurar uma gestão otimizada do fundo de maneio para fazer face à aquisição de bens; Gerir, nos termos da legislação em vigor, a frota automóvel dos SASUP, assegurando o transporte de pessoas e bens, zelando pela manutenção e conservação das viaturas; Assegurar a gestão dos serviços de economato administrativo; Outras funções que lhe sejam cometidas. A UCL é dirigida por um dirigente intermédio do 3.º grau, que atua diretamente na dependência do dirigente dos SGA. SERVIÇO DE GESTÃO E ADMINISTRAÇÃO Unidade de Manutenção A Unidade de Manutenção (UM) tem como missão a gestão operacional do património dos SASUP, zelando pela sua conservação e manutenção, com respeito pelas normas de higiene e segurança no trabalho. À UM compete: Elaborar e executar, em articulação com os serviços competentes, os planos anuais e plurianuais de reabilitação, manutenção e conservação das instalações; Acompanhar, fiscalizar e avaliar as obras de reabilitação, manutenção e conservação das instalações dos SASUP, a nível técnico; 24

26 2.2. Órgãos e Serviços Colaborar na elaboração de procedimentos administrativos para a realização de empreitadas e para a aquisição de equipamentos e materiais; Apoiar na elaboração e no acompanhamento a gestão de projetos na sua área de atividade, nomeadamente de projetos cofinanciados; Zelar pela conservação, manutenção, aproveitamento e segurança dos equipamentos e mobiliário existente nos SASUP; Manter atualizada uma base de dados dos trabalhos executados e um plano de intervenções a executar, com indicação dos recursos a afetar, nomeadamente, de mão-de-obra e materiais; Zelar pela conservação e manutenção do equipamento, ferramentas e instalações afetas à UM; Elaborar periodicamente os inventários físicos e manter uma eficiente e eficaz gestão de stocks dos materiais da UM; Assegurar a otimização dos recursos e controlar os custos operacionais; Organizar e manter a inventariação física do material e instalações dos SASUP: 25

27 2.2. Órgãos e Serviços Emitir e garantir a colocação das etiquetas nos bens móveis da U.PORTO, afetos aos SASUP; Validar os mapas de imobilizado extraídos do sistema de informação; Executar os planos e conclusões de vistorias internas e externas; Prestar informações técnicas na fase de projeto e fiscalizar a execução das medidas de higiene e prevenção relativas às instalações, locais/equipamentos e processos de trabalho; Identificar e avaliar os riscos para a segurança no local de trabalho, controlando periodicamente a exposição a agentes químicos, físicos e biológicos dos trabalhadores dos SASUP; Prestar informação e formação sobre riscos para a saúde e segurança e adoção de medidas de prevenção e proteção; Organizar e operacionalizar os planos de emergência em todas as instalações dos Serviços; Recolher e organizar os elementos estatísticos relativos à segurança no local de trabalho; Outras funções que lhe sejam cometidas. A UM é dirigida por um dirigente intermédio do 3.º grau, que atua diretamente na dependência do dirigente dos SGA. 26

28 3. ATIVIDADES PREVISTAS III

29 3.1. Objetivos Estratégicos OBJETIVOS ESTRATÉGICOS COMPROMISSO OBJETIVO 1 Promover a articulação de esforços entre a Reitoria, os Serviços de Ação Social da U. Porto (SASUP) e as Unidades Orgânicas na globalidade das ações de dimensão social a empreender. PROXIMIDADE OBJETIVO 2 Melhorar a qualidade e a oportunidade na concessão dos apoios, benefícios e serviços de ação social prestados QUALIDADE OBJETIVO 3 Aumentar a capacidade de autofinanciamento, desenvolvendo serviços inovadores e de maior valor acrescentado. INOVAÇÃO OBJETIVO 4 Otimizar a utilização dos recursos existentes nos SASUP, e promover uma cultura de qualidade e melhoria contínua inspirada nas boas práticas de gestão. TRANSPARÊNCIA OBJETIVO 5 Divulgar os SASUP, de modo a melhorar a imagem institucional e a contribuir para a captação de maior número de estudantes nacionais e internacionais. 28

30 Atividades e Projetos por Serviços e Gabinetes DIREÇÃO Plano de Atividade Direção Tipologia dos objetivos Objetivos Indicadores Metas Processo Eficácia Acompanhar e monitorizar a execução dos projetos cofinanciados Número de reuniões de monitorização 10 29

31 Atividades e Projetos por Serviços e Gabinetes GABINETE DE APOIO AOS ORGÃOS DE GESTÃO Plano de Atividade Gabinete Apoio aos Órgãos de Gestão Tipologia dos objetivos Objetivos Indicadores Metas Processo Eficácia Elaborar o Quar 2020 Eficácia Elaborar Relatório de Auto- Avaliação do QUAR Data de Aprovação do Quar Data de Apresentação do Relatório 30 de Novembro 30 de Abril Eficácia Organizar ações de convívio entre os colaboradores N.º de ações realizadas 2 Eficiência Assegurar os procedimentos inerentes ao secretariado e gestão administrativa da Direção Taxa de cumprimento das atividades planeadas para % 30

32 Atividades e Projetos por Serviços e Gabinetes GABINETE DE PLANEAMENTO E CONTROLO DE GESTÃO Plano de Atividade Gabinete Planeamento e Controlo de Gestão Tipologia dos objetivos Objetivos Indicadores Metas Processo Eficiência Monitorizar a implementação CAF - Common Assessment Framework Relatório de Implementação Dezembro Eficiência Monitorizar os KPI s dos SASUP N.º de monitorizações efetuadas 10 Eficácia Implementar os Quiosques de venda de senhas e carregamento de cartões e interativos. Número de pontos de venda 11 Eficiência Concluir a implementação do projeto de Micropagamentos Data de Implementação do projeto Dezembro Eficácia Efetuar um levantamento de novos métodos de pagamento e a sua adaptabilidade á atividade dos SASUP Relatório de novos métodos de pagamento Dezembro Eficiência Monitorizar a implementação do Projeto CO3+ N.º de pedidos de reembolso 3 31

33 Atividades e Projetos por Serviços e Gabinetes GABINETE DE QUALIDADE E MELHORIA CONTÍNUA Plano de Atividade Gabinete Qualidade e Melhoria Contínua Tipologia dos objetivos Objetivos Indicadores Metas Processo Qualidade Rever os Manuais de Processos e Procedimentos. N.º de manuais revistos 2 Manuais Qualidade Avaliar a taxa de satisfação dos clientes nas áreas operativas Relatório sobre a satisfação do cliente Dezembro Qualidade Manter a certificação segundo a norma ISO referencial 9001:2015 Data de auditoria de acompanhamento 15 de Outubro

34 Atividades e Projetos por Serviços e Gabinetes SERVIÇO DE APOIO AO ESTUDANTE Plano de Atividade Serviço Apoio ao Estudante Tipologia dos objetivos Objetivos Indicadores Metas Processo Eficácia Colaborar com estruturas associativas e UO s em ações de apoio ao processo de integração, adaptação e sucesso académico N.º de ações realizadas com as UO s e estruturas associativas 6 Eficácia Elaborar estudo sobre as razões que Data de apresentação impactam com abandono escolar no ano do estudo letivo 2018/ de Outubro Eficiência Manter o prazo de resposta dos requerimentos rececionados no SAE Prazo de Comunicação 10 dias 33

35 Atividades e Projetos por Serviços e Gabinetes SERVIÇO DE APOIO AO ESTUDANTE Plano de Atividade Serviço Apoio ao Estudante Tipologia dos objetivos Objetivos Indicadores Metas Processo Eficácia Rever e gerir o processo de recrutamento de estudantes para a Bolsa de Colaboradores no âmbito do Fundo de Apoio Social da UPORTO N.º de colaboradores 35 Eficácia Promover serviços de proximidade aos estudantes na área dos serviço de ação social N.º de deslocações 10 Qualidade Promover ações de formação com vista à excelência do atendimento nos SASUP N.º de ações de formação 2 34

36 Atividades e Projetos por Serviços e Gabinetes UNIDADE DE ALOJAMENTO Plano de Atividade Unidade Alojamento Tipologia dos objetivos Objetivos Indicadores Metas Processo Eficácia Elaborar estudo para definir o n.º de vagas de alojamento por tipologia a disponibilizar aos estudantes da UPorto em residências universitárias Data de apresentação do estudo Maio Eficácia Efetuar ações para promover a ocupação das residências no período de verão Data de realização de ações de divulgação Junho Eficácia Implementar programas de acolhimento de novos estudantes, envolvendo a comissão de residentes N.º de Residências com programa implementado 3 Eficácia Reforçar a capacidade de oferta de alojamento N.º de camas disponíveis

37 Atividades e Projetos por Serviços e Gabinetes NÚCLEO DE SAÚDE Plano de Atividade Núcleo Saúde Tipologia dos objetivos Objetivos Indicadores Metas Processo Eficácia Aumentar o número de primeiras consultas N.º de primeiras consultas 1600 consultas Eficácia Reduzir a taxa de faltas às consultas Percentagem de faltas 15% 36

38 Atividades e Projetos por Serviços e Gabinetes SERVIÇO DE ALIMENTAÇÃO Plano de Atividade Serviço Alimentação Tipologia dos objetivos Objetivos Indicadores Metas Processo Eficácia Criar novos serviços de alimentação Nº serviços criados 1 Eficiência Qualidade Eficácia Implementar o plano de revisão do modo de prestação dos serviços especiais Prosseguir com a implementação do sistema HACCP com vista á sua certificação por entidade externa Organizar e implementar os processos das medidas de autoproteção nas Unidades de Alimentação sob controlo patrimonial dos SASUP Data de conclusão da implementação 30 Novembro Taxa de implementação 75% Data de submissão dos processos à ANPC 30 Novembro Eficácia Implementar a concessão do grill de Engenharia e a adjudicação da cantina de Engenharia Data de implementação 31 Março Eficácia Reformular a oferta alimentar dos snack-bares Nº unidades com novo serviço 1 37

39 Atividades e Projetos por Serviços e Gabinetes SERVIÇO DE ALIMENTAÇÃO Plano de Atividade Serviço Alimentação Tipologia dos objetivos Objetivos Indicadores Metas Processo Eficácia Eficácia Promover o desenvolvimento de projetos de responsabilidade social Aumentar as verificações internas às unidades de alimentação Nº atividades realizadas em 2019 Taxa de cumprimento de plano de verificações para o ano % Eficácia Promover a realização de protocolos de colaboração institucional com entidades externas Nº protocolos aprovados 2 Eficiência Prosseguir com a implementação do módulo ERP Primavera "Gestão da Produção" Nº unidades com implementação do módulo em Eficiência Prosseguir com a recolha das fichas técnicas dos pratos confecionados Nº unidades com fichas tecnicas recolhidas 1 Eficiência Implementar novo modelo de gestão do Serviço de Taxa de implementação do Alimentação novo modelo de gestão 75% 38

40 Atividades e Projetos por Serviços e Gabinetes SERVIÇO DE ALIMENTAÇÃO Plano de Atividade Serviço Alimentação Tipologia dos objetivos Objetivos Indicadores Metas Processo Qualidade Qualidade Qualidade Qualidade Promover atividades de dinamização das unidades de alimentação Aumentar a formação profissional dos trabalhadores Desenvolver e implementar os processos com vista à implementação do sistema de gestão da qualidade com base na norma ISO 9001:2015 no Serviço de Alimentação Adequar o plano de ementas ás necessidades dos utentes das unidades de alimentação sob gestão direta Nº de atividades desenvolvidas Percentagem de aumento de horas de formação em relação ao ano 2018 Plano de implementação da ISO 9001:2015 Data de conclusão de estudo alimentar à comunidade da U.Porto 2 10% 75% 30 Novembro 39

41 Atividades e Projetos por Serviços e Gabinetes SERVIÇO DE GESTÃO E ADMINISTRAÇÃO Plano de Atividade Serviço Gestão e Administração Tipologia dos objetivos Objetivos Indicadores Metas Processo Eficácia Instalar o circuito CCTV (UA) Nº Unidades 1 Qualidade Eficiência Informatizar os procedimentos de reporte da vigilância humana (Portarias) Elaborar o estudo prévio para a adaptação do edifício da Carvalhosa a Residência Universitária Nº Unidades 6 Data de apresentação do estudo prévio Setembro Eficiência Elaborar o estudo de viabilidade de construção no terreno do Beco do Paço Data de apresentação do estudo de viabilidade Dezembro Eficácia Lançar procedimento de contratação para a reparação da cobertura da Residência Novais Barbosa, Snack-bar Letras e da Cantina Letras e reabilitar o edificado Data da conclusão do procedimento 28 de fevereiro Eficácia Lançar procedimento de contratação para a reabilitação da Residência Alberto Amaral Data da conclusão do procedimento Setembro Eficácia Lançar procedimento de contratação para a requalificação da residência Jayme Rios de Sousa Data da conclusão do procedimento Julho 40

42 Atividades e Projetos por Serviços e Gabinetes SERVIÇO DE GESTÃO E ADMINISTRAÇÃO Plano de Atividade Serviço Gestão e Administração Tipologia dos objetivos Eficiência Objetivos Indicadores Metas Processo Promover auditorias energéticas aos Edifícios dos SASUP Nº auditorias realizadas 7 Eficácia Etiquetar os bens do SASUP no novo sistema de impressão de etiquetas (TYCO) Nº de edifícios a etiquetar 2 Eficácia Elaborar projeto "Bar de Massas" para Unidade Alimentar de são João Data de apresentação do projeto Maio Eficiência Elaborar o plano de acessibilidades de todas instalações dos SASUP, em função da legislação em vigor Data de apresentação do plano novembro Eficiência Realizar levantamento de contadores gerais e intermédios nos edifícios dos SASUP, relativos aos encargos das instalações (luz, água e gás) Data de apresentação 31 de dezembro Eficácia Implementar sistema de controlo de acessos às residências Número de residências 1 41

43 Atividades e Projetos por Serviços e Gabinetes SERVIÇO DE GESTÃO E ADMINISTRAÇÃO Plano de Atividade Serviço Gestão e Administração Tipologia dos objetivos Eficácia Eficiência Objetivos Indicadores Metas Processo Rever sistema de painéis solares na Residência de Paranhos Promover ações de sensibilização junto dos estudantes com vista a redução dos consumos de água, luz e gás e separação de resíduos, em todas as residências Data de conclusão 30 de setembro Nº de residências 9 Eficiência Elaborar procedimento de gestão da formação Data de apresentação 31 de dezembro Qualidade Elaborar plano de manutenção preventiva das instalações e equipamentos, com vista a assegurar o seu normal funcionamento. Apresentação do Plano 30 de Setembro Qualidade Qualidade Desenvolver um sistema de gestão da qualidade do ar e da água nas unidades de alimentação Implementar sistema de monitorização automatizada de câmaras de frio Data de aprovação de novo sistema de gestão da qualidade do ar e água Nº unidades com sistema de monitorização implementado 30 Novembro 2 42

44 4.QUAR IV

45 4. QUAR 2019 QUADRO DE AVALIAÇÃO E RESPONSABILIZAÇÃO DOS SAS SIADAP 1 Ministério da Educação e Ciência Organismo Missão Universidade do Porto - Serviços de Ação Social Garantir o acesso à Universidade do Porto a todos os estudantes através da concessão de apoios e benefícios sociais e da prestação de serviços atrativos, de qualidade e sustentáveis, necessários para uma frequência universitária bemsucedida, com condições preferenciais para os economicamente carenciados e com adequado aproveitamento escolar Objetivos Estratégicos OE 1: OE 2: Promover a articulação de esforços entre a Reitoria, os Serviços de Ação Social da U.Porto (SASUP) e as Unidades Orgânicas na globalidade das ações de dimensão social a empreender Melhorar a qualidade e a oportunidade na concessão dos apoios, benefícios e serviços de ação social prestados OE 3: OE 4: OE 5: Aumentar a capacidade de autofinanciamento, desenvolvendo serviços inovadores e de maior valor acrescentado Otimizar a utilização dos recursos existentes nos SASUP, e promover uma cultura de qualidade e melhoria contínua inspirada nas boas práticas de gestão Divulgar os SASUP, de modo a melhorar a imagem institucional e a contribuir para a captação de maior número de estudantes nacionais e internacionais 44

46 4. QUAR 2019 Concretização Objetivos Operacionais Meta 2018 Meta 2019 Resultado Taxa Realização Classificação Superou Atingiu Não atingiu Desvio Eficácia Peso da dimensão 50% OBJ. 1: Elaborar estudo para definir o n.º de vagas de alojamento por tipologia a disponibilizar aos estudantes da UPorto em residências universitárias Peso do OBJ 1: 25% Ind. 1: Data de apresentação do estudo Peso do Indicador 100% 31 Julho OBJ. 2: Implementar programas de acolhimento de novos estudantes, envolvendo a comissão de residentes Peso OBJ 2: 25% Ind. 2: N.º de Residências com programa implementado 3 Peso do Indicador 100% 45

47 4. QUAR 2019 Concretização Objetivos Operacionais Meta 2018 Meta 2019 Resultado Taxa Realização Classificação Superou Atingiu Não atingiu Desvio OBJ. 3: Aumentar o número de primeiras consultas, com vista a melhorar a capacidade de resposta OBJ. 4: Elaborar e Implementar o plano de prestação dos serviços diferenciados á comunidade académica com vista a reforçar o autofinanciamento Peso do OBJ 3 25% Ind. 3: N.º de primeiras consultas Peso do Indicador 100% Peso OBJ 4: 25% Ind. 4: Data de conclusão da implementação Peso do Indicador 100% de Setembro 46

48 4. QUAR 2019 Concretização Objetivos Operacionais Meta 2018 Meta 2019 Resultado Taxa Realização Classificação Superou Atingiu Não atingiu Desvio Eficiência Peso da dimensão 30% OBJ. 5: Realizar o procedimento de contratação e execução da empreitada da cobertura da residência Novais Barbosa OBJ. 6: Promover auditorias energéticas aos Edifícios dos SASUP Peso OBJ 5: 25% Ind. 5: Data da conclusão da obra Peso do Indicador 100% Peso do OBJ 6: 25% Ind. 6: Nº auditorias realizadas Peso do indicador 100% 30 Setembro 7 47

49 4. QUAR 2019 Objetivos Operacionais Meta 2018 Meta 2019 Resultado Taxa Realização Concretização Classificação Superou Atingiu Não atingiu Desvio OBJ. 7: Elaborar o plano de acessibilidades de todas instalações dos SASUP, em função da legislação em vigor OBJ. 8: Realizar levantamento de contadores gerais e intermédios nos edifícios dos SASUP, relativos aos encargos das instalações (luz, água e gás), com vista à racionalização dos consumos e custos Peso do OBJ 7 25% Ind. 7: Data de apresentação do plano Peso do Indicador 100% Peso OBJ 8: 25% Ind. 8: Data de apresentação do relatório Peso do Indicador 100% 30 Setembro 31 Dezembro 48

50 4. QUAR 2019 Concretização Objetivos Operacionais Meta 2018 Meta 2019 Resultado Taxa Realização Classificação Superou Atingiu Não atingiu Desvio Qualidade Peso da dimensão 20% OBJ. 9: Avaliar a taxa de satisfação dos clientes nas áreas operativas, através da aplicação de questionários OBJ. 10: Elaborar plano de manutenção preventiva das instalações e equipamentos, com vista a assegurar o normal funcionamento dos mesmos Peso do OBJ 9 50% Ind. 9: Relatório sobre a satisfação do cliente Peso do Indicador 100% Peso do OBJ 10 50% Ind. 10: Apresentação do Plano Peso do Indicador 100% 31 Dezembro 30 Setembro 49

51 4. QUAR 2019 PREVISÃO DE MEIOS DISPONÍVEIS 01/01/2019 Recursos Humanos Pontuação Planeado Executado Número Pontos Número Pontos Desvio Dirigente - Direção Superior 20 Dirigente - Direção Intermédia 16 Técnico Superior 12 Coordenador Técnico 9 Assistente Técnico 8 Encarregado Geral Operacional 7 Encarregado Operacional 6 Assistente Operacional 5 Total 83 50

52 4. QUAR 2019 ORÇAMENTO Rubricas Contas U.Porto Restantes Contas Total Rubricas Contas U.Porto Restantes contas Total Transferências e subsídios concedidos Custo das mercadorias vendidas e das matérias consumidas Fornecimentos e serviços externos Gastos com o pessoal Gastos de depreciação e de amortização 65 Perdas por imparidade 66 Perdas por reduções de justo valor 67 Provisões do exercício Outros gastos e perdas Gastos e perdas por juros e outros encargos Gastos Totais Impostos, contribuições e taxas 71 Vendas Prestações de serviços e concessões Trabalhos para a própria entidade Transferências e subsídios correntes obtidos 76 Reversões 77 Ganhos por aumentos de justo valor Outros rendimentos e ganhos Juros dividendos e outros rendimentos similares Rendimentos totais

53 4. QUAR 2019 Listagem dos indicadores e fontes de verificação LISTAGEM DOS INDICADORES E FONTES DE VERIFICAÇÃO Indicador n.º 1 Data de apresentação do estudo SAE Indicador n.º 2 N.º de Residências com programa implementado SAE Indicador n.º 3 N.º de primeiras consultas SAE Indicador n.º 4 Data de conclusão da implementação SA Indicador n.º 5 Data da conclusão da obra SGA Indicador n.º 6 Nº auditorias realizadas SGA Indicador n.º 7 Data de apresentação do plano SGA Indicador n.º 8 Data de apresentação do relatório SGA Indicador n.º 9 Relatório sobre a satisfação do cliente GQMC Indicador n.º 10 Apresentação do Plano SGA 52

54 5. Ficha técnica Gabinetes: Apoio aos Órgãos de Gestão Planeamento e Controlo de Gestão