Manual Organizacional
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- Luiz Adelino Figueiredo
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1 Manual Organizacional
2 Sumário APRESENTAÇÃO... 6 OBJETIVO DO MANUAL... 6 ACESSO AO MANUAL ORGANIZACIONAL... 6 DADOS E INFORMAÇÕES... 6 HISTÓRICO DA CBVELA... 7 VISÃO... 7 Ser referência nacional de organização esportiva, com ênfase em gestão, desenvolvimento de talentos e obtenção de resultados internacionaisl MISSÃO... 7 Liderar o desenvolvimento de programas que potencializem o desempenho dos atletas e inspirem a prática do esporte à Vela MACROPROCESSOS PARTICIPAR/PROMOVER DE EVENTOS RELACIONADOS À VELA; APOIAR / ESTIMULAR AS FEDERAÇÕES ESTADUAIS DE VELA; PRATICAR/ESTIMULAR A BOA GOVERNANÇA NA ADMINISTRAÇÃO DA ENTIDADE ORGANOGRAMA... 8 DEFINIÇÃO DAS MACRO-FUNÇÕES... 9 ÁREA TÉCNICA... 9 ÁREA FINANCEIRA... 9 VELA NACIONAL MARKETING CONVÊNIOS E PROJETOS DEFINIÇÃO DE CARGOS E ATRIBUIÇÕES Página2
3 VELA NACIONAL GESTOR MARKETING GESTOR ESTAGIÁRIA SETOR TÉCNICO GESTOR ASSISTENTE ADMINISTRATIVO FINANCEIRO GESTOR ASSISTENTE ADMINISTRATIVO ASSISTENTE FINANCEIRO PROJETOS E CONVÊNIOS GESTOR ASSISTENTE SETOR ADMINISTRATIVO GESTOR SETOR DE EVENTOS GESTOR DIRETORIA SECRETÁRIA FLUXOGRAMAS PARTICIPAR/PROMOVER DE EVENTOS RELACIONADOS À VELA PROMOVER GRANDES EVENTOS NO MUNDO DA VELA PLANEJAR EVENTO EXECUTAR EVENTO EXECUTAR PÓS-EVENTO REALIZAR EVENTOS PARA CLIENTES EXTERNOS PLANEJAR EVENTO EXECUTAR EVENTO Página3
4 1.2.3 EXECUTAR PÓS-EVENTO LEVAR LOGO CBVELA PARA QUALQUER CAMPEONATO PLANO BRASIL MEDALHA INSCREVER CANDIDATOS NO BOLSA ATLETA MANUTENÇÃO BASE DA ESPANHA COMPRA DE EQUIPAMENTOS MANUTENC A O DOS EQUIPAMENTOS MANTER ATUALIZADO ATOS ADMINISTRATIVOS APRESENTAR RELATÓRIOS AOS STAKEHOLDERS REALIZAR COMISSÃO DE APELAÇÃO APOIAR / ESTIMULAR AS FEDERAÇÕES ESTADUAIS DE VELA REALIZAR ASSEMBLEIA CRIAR E MANTER ATUALIZADO O CALENDÁRIO NACIONAL REALIZAR SEMINÁRIO DE CAPACITAÇÃO DE OFICIAIS DE REGATAS REALIZAR SEMINÁRIO PARA AUXILIAR AS FEDERAÇÕES COM LEI DE INCENTIVO ATIVAR NOVAS FEDERAÇÕES REVITALIZAR AS FEDERAÇÕES ESTADUAIS REALIZAR VISITAS AS FEDERAÇÕES FILIADAS MANTER ATUALIZADO OS DADOS DAS FEDERAÇÕES EMITIR ALVARÁ DE COMPETIÇÃO REALIZAR HOMOLOGAÇÃO DE OFICIAIS DE REGATAS PRATICAR/ESTIMULAR A BOA GOVERNANÇA NA ADMINISTRAÇÃO DA ENTIDADE LEI AGNELO PIVA ASSEMBLEIA GERAL FOMENTO DA MODALIDADE PRONTO PAGAMENTO DESPESAS DA ENTIDADE PREPARAÇÃO TÉCNICA CENTRO DE TREINAMENTO Página4
5 FORMAÇÃO DE PESSOAL EVENTO ESPORTIVO NACIONAL EVENTO ESPORTIVO INTERNACIONAL LEI DE INCENTIVO ELABORAR PROJETO DE LEI DE INCENTIVO AO ESPORTE TRAMITAR PROJETO DE LEI DE INCENTIVO AO ESPORTE EXECUTAR LEI DE INCENTIVO PRESTAR CONTA LEI DE INCENTIVO MANUTENÇÃO DO ESPAÇO FÍSICO DA CBVELA REALIZAR COMISSÃO DE LICITAÇÃO Página5
6 APRESENTAÇÃO Este documento apresenta a Estrutura Organizacional da CBVela, Confederação Brasileira de Vela, especificando as macro funções, os níveis hierárquicos, as atribuições dos diversos cargos e tarefas organizacionais, os fluxogramas, os procedimentos operacionais padrão, assim como as siglas e códigos de suas respectivas unidades organizacionais. OBJETIVO DO MANUAL O Manual tem como objetivo apresentar formalmente as informações gerais da CBVela, Confederação Brasileira de Vela. Este documento deve ser utilizado como uma ferramenta executiva-normativa, de modo a manter a razão direta de sua agilidade e flexibilidade em adaptar-se às mudanças verificadas em cada tópico que o integra. Por conseguinte, deve estar em permanente análise e avaliação por todos os colaboradores da CBVela. ACESSO AO MANUAL ORGANIZACIONAL Este Manual encontra-se em: \\ \arquivos\CBVela\Administrativo\Ano Base\2015\Consultoria CBVela - IBMEC JR\Final\Manual Organizacional DADOS E INFORMAÇÕES ENDEREÇO: Av. Infante Dom Henrique, S/N Sala 19A Glória Marina da Glória Rio de Janeiro / RJ. CEP: TELEFONES:(+55 21) Página6
7 / DIRETORIA ELEITA MANDATO 2017/ 2020 PRESIDENTE: Marco Aurélio de Sá Ribeiro - marco@cbvela.org.br VICE PRESIDENTE: John Stuart Bennett - john@cbvela.org.br SECRETÁRIO EXECUTIVO: Claudio Biekarck - claudio@cbvela.org.br HISTÓRICO DA CBVELA A CBVela foi constituída em 2013 por representantes da FEVESP, FEVERJ, FEVERGS, FEVESC e FNB, com o intuito de bem-gerir e fortalecer ainda mais a Vela no Brasil como esporte olímpico e recreacional. Pretende defender os interesses dos velejadores de todas as classes e regiões do Brasil, de forma justa, moderna, organizada e transparente, sendo pró-ativa em buscar o crescimento da Vela Nacional. VISÃO Ser referência nacional de organização esportiva, com ênfase em gestão, desenvolvimento de talentos e obtenção de resultados internacionais. MISSÃO Liderar o desenvolvimento de programas que potencializem o desempenho dos atletas e inspirem a prática do esporte à Vela. Página7
8 MACROPROCESSOS Conjunto de atividades pelas quais a organização cumpre a sua missão e visão. Correspondem, portanto, às funções da organização que devem estar alinhadas aos objetivos de cada unidade organizacional. Dessa forma, os macroprocessos da CBVela devem ser enumerados da seguinte forma: 1. PARTICIPAR/PROMOVER DE EVENTOS RELACIONADOS À VELA; 2. APOIAR / ESTIMULAR AS FEDERAÇÕES ESTADUAIS DE VELA; 3. PRATICAR/ESTIMULAR A BOA GOVERNANÇA NA ADMINISTRAÇÃO DA ENTIDADE. ORGANOGRAMA Página8
9 DEFINIÇÃO DAS MACRO-FUNÇÕES ÁREA TÉCNICA Gerenciamento do calendário de treinos e competições da Equipe Olímpica de Vela Gerenciamento de atletas Gerenciamento dos técnicos Compra de Equipamentos Gerenciamento da Base Europa ÁREA FINANCEIRA Planejamento e execução financeiro do Fomento da Modalidade Planejamento e execução financeiro da Manutenção da Entidade Planejamento e execução financeiro dos Recursos Humanos Planejamento e execução financeiro da Preparação Técnica Planejamento e execução financeiro da Manutenção de Atletas Planejamento e execução financeiro de Eventos esportivos Realização de Prestações de Contas Gerenciamento do espaço físico da CBVela Contas a pagar Controle bancário Realizar Orçamento da Área Administrativa Contabilidade Geral Elaboração da Folha de Pagamento Página9
10 VELA NACIONAL Manter atualizado Atos administrativos Inscrever candidatos no bolsa atleta Realizar comissão de apelação Realizar Assembleia Criar e manter atualizado o calendário nacional Realizar seminário de capacitação de oficiais de regatas Ativar novas Federações Revitalizar às federações estaduais Visitar as Federações Manter atualizado os dados das federações Emitir alvará de competição Realizar homologação de oficiais de regatas MARKETING Realização de eventos para clientes externos Gerenciamento da marca CBVela em grandes eventos Gerenciamento de contrato com agência de marketing (A ser contratada) Apresentação de relatórios aos Stakeholders CBVela Gerenciamento de contratos com assessoria de imprensa Inpress Gerenciamento de comunicação (site, mídias digitais) - Inpress Página10
11 CONVÊNIOS E PROJETOS Lei de Incentivo ao Esporte. Convênios com o Ministério do Esporte. ADMINISTRATIVO Implementação da abordagem por processos na CBVELA; Controle de ponto dos funcionários; Realizar processos licitatórios; Gerenciamento de contratos com empresas terceirizadas; Elaboração de relatórios de gestão. EVENTOS Manutenção da Base Brasil. Manutenção dos Equipamentos. Organização e execução de eventos de propriedade da CBVela. Página11
12 DEFINIÇÃO DE CARGOS E ATRIBUIÇÕES VELA NACIONAL GESTOR SETOR CARGO ATRIBUIÇÕES VELA NACIONAL GESTOR Elaboração dos documentos pertinentes ao bolsa atleta Relacionamento com as Federações estaduais Elaboração dos atos administrativos Elaboração do calendário nacional Elaboração de clinicas e seminários para lei de incentivo e oficiais de regatas Homologação de oficiais de regatas Emissão de alvará para competição Organização do comitê de apelação Organização da comissão de licitação Organização das reuniões de Diretoria e Assembleia Manutenção dos dados das Federações Página12
13 MARKETING GESTOR MARKETING GESTOR Relacionamento direto com os clientes externos da CBVela. Desenvolvimento de produtos para clientes externos. Criação de novos produtos da CBVela. Elaboraçao da estratégia de marketing CBVela. Gerenciamento das marcas dos patrocinadores em eventos e demais campanhas. Gerenciamento da marca CBVela. Avaliação da qualidade de eventos de Marketing. Analise de satisfação de clientes. Elaboração e apresentação de relatórios aos Stakeholders. Gerenciamento de contratos com assessoria de imprensa. Gerenciamento de contrato com agência de marketing. Página13
14 ESTAGIÁRIA MARKETING ESTAGIÁRIA Fiscalização do uso da marca de patrocinadores em eventos de marketing Realização de visita técnica em eventos para clientes externos Definição dos aspectos técnicos de eventos para clientes externos Registro qualidade da prestação de serviço em eventos Elaboração material de divulgação po s-evento Avaliação da qualidade de eventos de Marketing R ealização de atividades operacionais do setor. Página14
15 SETOR TÉCNICO GESTOR TÉCNICO GESTOR Organização e gerenciamento da participação da equipe olímpica em eventos esportivos (do planejamento até a pós-execução) Avaliação e registro de desempenho técnico dos atletas Divulgação do resultado de campeonatos ao CTV Controle orçamentário da equipe Olímpica Gerenciamento da Base da Espanha Recebimento das demandas dos atletas e técnicos quanto a compra e manutenção dos equipamentos Execução da compra e manutenção de equipamentos de acordo com a fonte de recurso apontada. Elaboração e controle de orçamento de eventos esportivos (Logística de eventos) Relacionamento direto com atletas e técnicos da CBVela Relacionamento direto com o COB Auxilia gestor na organização de eventos esportivos (do planejamento até a pós-execução) Recebimentos de comprovantes de gastos dos atletas para prestação de contas Página15
16 Controle do uso da marca da CBVela e dos patrocinadores em eventos esportivos por parte da equipe olímpica Entrega de uniformes e adesivos para uso da equipe olímpica em competições. Controle da distribuição e uso dos botes na Base Brasil. Pré elaboração de projetos de lei de incentivo voltados para a equipe olímpica. Página16
17 ASSISTENTE TÉCNICO ASSISTENTE Elaboração da cotação de preços para a área técnica (compra de equipamentos, logística de viagens, etc); Relacionamento direto com fornecedores quanto a compra e manutenção de equipamentos, agência de viagem e organização dos eventos. Auxílio na inscrição dos atletas e técnicos em eventos esportivos Auxílio na elaboração de planilha de índice técnico dos atletas Elaboração de lista larga para eventos que necessitam tal requisito. Inscrição e manutenção dos atletas no Plano Brasil Medalhas Elaboração de relatórios técnicos de eventos esportivos Controle do abastecimento, na base Brasil, dos botes utilizados pelos técnicos da equipe olímpica. Página17
18 ADMINISTRATIVO FINANCEIRO GESTOR Contabilidade Planejamento anual da Lei Agnelo Piva (LAP) Ajuste mensal da Lei Agnelo Piva (LAP) Envio de solicitação ao Comitê Olímpico Brasileiro (COB) Execução financeira da Lei Agnelo Piva (LAP) Gerenciamento da prestação de contas Elaboração e apresentação de documentos financeiros para aprovação da Assembleia Participação da Assembleia Negociação na troca de câmbio Compra de moeda (internacional) Gerenciamento de despesas administrativas Gerenciamento do espaço físico da CBVela Orçamento Geral da CBVela Elaboração da Folha de Pagamento Página18
19 ADMINISTRATIVO FINANCEIRO ASSISTENTE ADMINISTRATIVO Pagamento e controle de fatura, nota fiscal, boleto, guia de recolhimento, guia de imposto, diária, adiantamento, transferências bancárias em geral Pagamento e Depósito Externo (Banco) Alimentar planilha de controle de entrada e saída Arquivamento de comprovantes de pagamento e depósito Gerenciamento de benefícios (vale transporte e vale alimentação ) Arquivamento e organização de documentos Emissão de RPA, recibo e contrato Compra de suprimentos Página19
20 ASSISTENTE FINANCEIRO ADMINISTRATIVO FINANCEIRO ASSISTENTE FINANCEIRO Prestação de contas da Lei Piva Prestação de contas etapa Saneamento Prestação de contas etapa Ressaneamento Juntas de pagamento Conciliação bancária Levantamento de despesas Página20
21 PROJETOS E CONVÊNIOS GESTOR PROJETOS E CONVÊNIOS GESTOR Elaboração de projetos de Lei de Incentivo ao Esporte Tramitação de projetos de Lei de Incentivo ao Esporte Execução de projetos de Lei de Incentivo ao Esporte Prestação de contas de projetos de Lei de Incentivo ao Esporte Página21
22 ASSISTENTE PROJETOS E CONVÊNIOS ASSISTENTE Oferecer suporte técnicos especializado na gestão dos projetos incentivados e convênios com o Ministério do Esporte. Organizar documentação, planilhas e auxiliar no controle da execução dos projetos e convênios. Página22
23 SETOR ADMINISTRATIVO GESTOR SETOR ADMINISTRATIVO GESTOR Responsável pela implementação da abordagem por processos na CBVELA; Responsável pelo controle de ponto dos funcionários; Responsável pelos processos de licitação da CBVELA (elaboração de editais e pregão); Responsável pelo gerenciamento dos contratos dos serviços contratados através de processo licitatório. Responsável pelos relatórios de gestão para os stakeholders. Página23
24 SETOR DE EVENTOS GESTOR SETOR DE EVENTOS Terceirizada (a ser contratada) Responsável pela operacionalização e realização dos eventos esportivos de propriedade da CBVELA. Página24
25 DIRETORIA SECRETÁRIA Auxílio na elaboração dos SECRETARIA SECRETÁRIA documentos pertinentes ao Bolsa Atleta Auxílio na elaboração dos atos administrativos Recolhimento de dados do comitê de apelação Divulgação da ata da Assembleia Auxílio na elaboração do Calendário Nacional Auxílio na emissão de alvará de competição Auxílio na homologação de oficiais Manter atualizado os dados das Federações Página25
26 FLUXOGRAMAS 1. PARTICIPAR/PROMOVER DE EVENTOS RELACIONADOS À VELA 1.1 PROMOVER GRANDES EVENTOS NO MUNDO DA VELA PLANEJAR EVENTO Página26
27 1.1.2 EXECUTAR EVENTO Página27
28 1.1.3 EXECUTAR PÓS-EVENTO Página28
29 1.2 REALIZAR EVENTOS PARA CLIENTES EXTERNOS PLANEJAR EVENTO Página29
30 1.2.2 EXECUTAR EVENTO Página30
31 1.2.3 EXECUTAR PÓS-EVENTO Página31
32 1.3 LEVAR LOGO CBVELA PARA QUALQUER CAMPEONATO Página32
33 1.4 PLANO BRASIL MEDALHA Página33
34 1.5 INSCREVER CANDIDATOS NO BOLSA ATLETA Página34
35 1.6 MANUTENÇÃO BASE DA ESPANHA Página35
36 1.7 COMPRA DE EQUIPAMENTOS Página36
37 1.8 MANUTENC A O DOS EQUIPAMENTOS Página37
38 1.9 MANTER ATUALIZADO ATOS ADMINISTRATIVOS Página38
39 1.10 APRESENTAR RELATÓRIOS AOS STAKEHOLDERS Página39
40 1.11 REALIZAR COMISSÃO DE APELAÇÃO Página40
41 2. APOIAR / ESTIMULAR AS FEDERAÇÕES ESTADUAIS DE VELA 2.1 REALIZAR ASSEMBLEIA Página41
42 2.2 CRIAR E MANTER ATUALIZADO O CALENDÁRIO NACIONAL Página42
43 2.3 REALIZAR SEMINÁRIO DE CAPACITAÇÃO DE OFICIAIS DE REGATAS Página43
44 2.4 REALIZAR SEMINÁRIO PARA AUXILIAR AS FEDERAÇÕES COM LEI DE INCENTIVO Página44
45 2.5 ATIVAR NOVAS FEDERAÇÕES Página45
46 2.6 REVITALIZAR AS FEDERAÇÕES ESTADUAIS Página46
47 2.7 REALIZAR VISITAS AS FEDERAÇÕES FILIADAS Página47
48 2.8 MANTER ATUALIZADO OS DADOS DAS FEDERAÇÕES Página48
49 2.9 EMITIR ALVARÁ DE COMPETIÇÃO Página49
50 2.10 REALIZAR HOMOLOGAÇÃO DE OFICIAIS DE REGATAS Página50
51 3. PRATICAR/ESTIMULAR A BOA GOVERNANÇA NA ADMINISTRAÇÃO DA ENTIDADE. 3.1 LEI AGNELO PIVA ASSEMBLEIA GERAL Página51
52 FOMENTO DA MODALIDADE Página52
53 PRONTO PAGAMENTO Página53
54 DESPESAS DA ENTIDADE Página54
55 PREPARAÇÃO TÉCNICA Página55
56 CENTRO DE TREINAMENTO Página56
57 FORMAÇÃO DE PESSOAL Página57
58 EVENTO ESPORTIVO NACIONAL Página58
59 EVENTO ESPORTIVO INTERNACIONAL Página59
60 3.2 LEI DE INCENTIVO ELABORAR PROJETO DE LEI DE INCENTIVO AO ESPORTE Página60
61 3.2.2 TRAMITAR PROJETO DE LEI DE INCENTIVO AO ESPORTE Página61
62 3.2.3 EXECUTAR LEI DE INCENTIVO Página62
63 3.2.3 PRESTAR CONTA LEI DE INCENTIVO Página63
64 3.3 MANUTENÇÃO DO ESPAÇO FÍSICO DA CBVELA Página64
65 3.4 REALIZAR COMISSÃO DE LICITAÇÃO Página65
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