XIII CIAEM: Guia para Diretores (as) de Tema

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1 XIII CIAEM: Guia para Diretores (as) de Tema Versão Última actualização: 15 de agosto de 2010

2 Tabela de Conteúdos Introdução... 3 Diagrama de ações de diretores (as) de temas... 5 Procedimento a seguir, Fase Ingressar na página do usuário... 6 Informação da proposta... 8 Proposta Incompleta Designar revisores do tema...12 Selecionar revisor Selecione os comentadores que são menos carregados Enviar solicitação e designar outro revisor Verificar atribuição formulário de revisão Cancelar solicitação de revisão...17 Esperar resposta do revisor...17 Procedimento a seguir, Fase Por em andamento a revisão ou recusá-la...18 Recomendações dos revisores...19 Enviar aviso de recebimento aos revisores...20 Tomar decisão sobre revissão e publicação em Memórias...21 Guardar decisão Aceitar proposta Aceitar com modificações Nova decisão: Aceitar envio Diagrama de etapas para o tema principal a opção de Aceitar com modificações Nova decisão: Recusar envio Recusar proposta Eliminar arquivo de las memórias do evento...36 Tema para diretores que apresetam trabalhos em seu tema...38 Um possível erro e falha no sistema

3 Introdução No que segue você encontrará uma descrição dos passos que debe seguir para apoiar o proceso de revisão de um trabalho submetido a XIII CIAEM. Recomendamos descargar este manual e imprimí- lo para um melhor respaldo ao seu trabalho. Também sugerimos fazer uma pasta XIII CIAEM em seu computador para ir aguardando todos os materiais do evento. Em primeiro lugar: deve lembrar que a proposta de trabalho por parte de uam autor inclui dois arquivos: Trabalho cego (não possui as referências pessoais dos autores) Trabalho completo (possui as referências completas dos autores). Você conhecerá quem são os autores, porém os revisores não: pois o sitema designa nomes internos aos arquivos. O arquivo que você debe enviar aos revisores é o cego. Aparece na plataforma como o arquivo original. A versão completa aparece na plataforma como um arquivo Suplementário. O primeiro passo é pedir ao revisor (a) que aceita fazer a avaliação; se não aceita se deve buscar outros até completar 2. (O resultado em algum momento da avaliação deve comunicar- se aos autores por meio de um e- mail. Uma planilha- formulário com a avaliação está en línea; o (la) revisor (a) deberá preencher antes de fazer a recomendação. Você, no entando deberá ativar para cada revisor. O que debe guiar a decisão (e o que você comunica aos autores) é o que aparece na plataforma como recomendação (que preenche o (a) revisor (a)), não a planilha formulário (que somente busca justificar a decisão e uniformizar o processo de revisão). Uma vez obtida a recomendação do revisor (a) você deberá enviar um correio aos autores. O mais fácil é que você abra a mensagem ao enviar e o complete- edite e o envie; porém também poderia enviar aos autores um documento adicional que foi enviado ao revisor (a) revisor (a). Además deverá enviar o trabalho as memorias, pois a plataforma publica o que você envia que já está aprovado. O arquivo a enviar é a versão completa, e para isso deve seguir um procedimento fácil que se explica a seguir ( é melhor que você descarregue logo este arquivo). Não deve enviar a versão cega, pois não apareceriam as referências dos autores. Antes de publica- lo você tem a opção de revisar o arquivo e certificar- se que está bem. Além disso possui uma opção de revisar o que ja está publicado em um link especial que será dado aos diretores de tema 3

4 Este link será aberto ao público no data mais conveniente (meados do período para a recepção de trabalhos). Os autores podem verificar que o diretor de tema questão aprovados subiu para a Memorias online e verificar tudo está bem (para ser concluída, ou corrigida.) Em caso de erro, os autores estarão presentes em primeira instância, a diretor de tema para esclarecer e corrigir a situação. Você pode fazer suas perguntas e compartilhar suas experiências no fórum especial criado para os autores e diretores de tema. É no site do CIAEM XIII, ou diretamente no Também, para consulta em tempo real permitiu uma conta do Skype com nome xiii.ciaem. Caso você não tenha, você pode baixar o software Skype no sentido 4

5 Diagrama de ações de diretores (as) de temas Primeira parte Segunda parte 5

6 Ingressar na página do usuário Procedimento a seguir, Fase 1 Ingressar na página do usuário O diretor de tema ingressa no site da XIII CIAEM: iacme.org Em seguida faz um clic na opção de ACCEDER no menu principal: Clique em ACESSO O sistema solicitará o nome do usuário e contrasenha (os quais foram proporcionados previamente): Clique aqui para ingressar. 6

7 Ingressar na página do usuário Ao ingressar no sistema com a respectiva conta de usuário de diretor geral aparecerá as seguintes opções: Clic aqui para ver lista de trabalhos em revisão. 7

8 Informação da proposta Informação da proposta O sistema mostra os trabalhos que o diretor geral o designou para seu controle e designa um da lista (se é o caso). Clic aqui para ver informação do trabalho. O sistema mostrará a informação do trabalho, que se divide em 5 seções, dos quais interessam as 2 primeiras, para esta primeira fase: a. Envio: mostra a informação geral do trabalho; título, tema, autores, etc. Verificar que não sejam enviados aos revisores este, pois são as versões completas com os dados do autor: se perderia o carater cego da revisão. Clique aqui para descarregar a versão completa da revisão. 8

9 Informação da proposta Verifique que seja a versão completa e que os dados concordem com a seção metadados. Lembre: guardar desde já no seu computador a versão completa de revisão, porque você vai necesitar mais adiante quando se realice a publicação da mesma. b. Revisão do trabalho: é onde se realiza a designação dos revisores, assim como os cancelamentos e renúncias dos mesmos. Clic aqui para incluir um revisor. 9

10 Proposta Incompleta Proposta Incompleta As propostas para passar a fase de revisão devem estar completas, quer dizer, ter um título, resumo, informação dos autores, ademais das duas versões do trabalh (a versão completa e a versão cega). Você debe revisar os metadatos, e abrir ou descarregar os arquivos, para revisá- los. Se uma proposta não cumpre com estes requisitos mínimos, então se considerará como incompleta, e que implica que o director de tema envie a proposta a arquivos e notifique ao autor que seu trabalho está incompleto, e que deverá voltar a apresentar a proposta, como se mostra a continuação: a. O diretor de tema deve ir a seção de resumos da proposta: Clique aqui para ir a seção de resumo da proposta. a. Seguidamente, deverá ir a seção de estado e arquivar o envio: Clique aqui para arquivar o envio. 10

11 Proposta Incompleta b. Finalmente, se envia a notificação ao autor, mediante o seguinte correio: Clic aqui para enviar correio. 11

12 Designar revisores do tema Designar revisores do tema Selecionar revisor Ao abrir a opção de Selecionar o revisor, o sistema mostrará a lista dos revisores disponíveis, onde você deve buscar os correspondentes ao seu tema: Buscar seu tema correspondente. Use a codificação especificada. Clic aqui para designar revisor. Inicialmente, ele irá mostrar a lista completa dos comentadores (todos os temas), Por isso, é essencial para fazer a filtragem por tema (como mostrado da imagem). Ou seja, se ele é diretor da tema 1, em seguida no campo acima deve escrever Tema01; se ele é tema 2, em seguida deve escrever Tema02. Lembrar: verificar que a lista de revisores do seu tema corresponde à lista na estrutura de revisão disponíveis no Web site da conferência (seção do Temas e revisão científica). Lembre que os revisores designados devem de, preferencialmente, dominar o idioma usado pelo autor do trabalho. Notas: a. O nome coincide com o perfil do revisor. b. Qualificação superior a 5 (Excelente). c. As semanas se referem ao período médio de tempo para fazer a revisão. 12

13 Designar revisores do tema d. A última, é a data correspondente aquela revisão que se comprometeu a fazer mais recentemente. e. Em ativo: significa quantas revisões estão atualmente sendo realizadas. Selecione os comentadores que são menos carregados Se você ver que um revisor tenha muitas revisãos (já realizadas ou prestados), é melhor escolher outro. Pode ser orientado com as informações abaixo: Concluir: este número indica o número de revisãos que o revisor tem feito. Ativo: ste número indica o número de revisãos que o revisor é atribuído e não concluída. Importante: use sua julgamento para fazer a escolha adequada. Não recarregue um revisor, fazer um balanço entre o trabalho que tem pendentes e que ele fez. 13

14 Designar revisores do tema Enviar solicitação e designar outro revisor Uma vez escolhido um dos encarregados da revisão (lembre- se que deve designar dois revisores) do trabalho em curso, o sistema mostrará a informação da designação realizada: Clic aqui para acrescentar outro revisor. Clic aqui para ver planilha de correio para solicitação de revisão. Isto é muito importante: se não fizer um clique aquí, não enviará o e- mail ao revisor e ele não perceberá seu convite. 14

15 Designar revisores do tema A planilha de correio eletrônico para solicitação de revisão se mostra na continuação: Clic aqui para enviar correio. 15

16 Designar revisores do tema Verificar atribuição formulário de revisão Uma vez enviada a solicitação, o sitema mostra a da data da mensa e o tempo previsto para a revisão. Em seguida será exibida a próxima tela, onde você deve verificar a forma de revisão de documentos é atribuído: Verifique se o nome do formulário a revisão. Lembre: é essencial que esta forma é atribuída ao revisor pode fazer um registro de seu trabalho. 16

17 Cancelar solicitação de revisão Cancelar solicitação de revisão Deve- se ter cuidado em enviar aos revisores o arquivo com a proposta cega; se for enviado por equívoco o arquivo com a versão completa a um revisor, deverá ser anulada esta revisão: Clique aqui para anular revisão. Esperar resposta do revisor O diretor de tema deverá esperar pela resposta de aceite ou recusa da revisão do trabalho, por parte dos revisores, para continuar com o processo. Do contrário, deverá designar novos revisores, de forma que sejam dois que aceitem realizar a revisão do trabalho. 17

18 Por em andamento a revisão ou recusá- la Procedimento a seguir, Fase 2 O diretor de tema recebe um correio eletrônico onde os revisores indicam que realizarão a revisão do trabalho (caso contrário se procederá a designação de outros revisores). O diretor de tema ingressa ao site, se autentica o sistema, como se mostrou no início da fase1. Por em andamento a revisão ou recusá- la Entra- se na lista de trabalhos, onde se seleciona o trabalho que está em revisão, na seção de revisão de trabalhos: Clic aqui para iniciar a revisão. Clic aqui se o revisor não pode fazer a revisão. O diretor de tema deverá esperar pelas recomendações dos revisores para assim continuar com seu trabalho. 18

19 Recomendações dos revisores Recomendações dos revisores O diretor de tema recebe um correio eletrônico onde o revisor indica que a revisão do trabalho foi completada. El director de tema ingresa al sistema para ver los detalles de la revisión, y así proceder a aceptar, rechazar o volver a someter a revisión el trabajo (según las recomendaciones de los revisores). Recomendação do revisor. Clic aqui para ver planilha de correio de aviso de recebimento. Clique aqui para ver resposta do formulário de revisão. Qualificação que o diretor considere designar ao revisor 19

20 Enviar aviso de recebimento aos revisores Enviar aviso de recebimento aos revisores A planilha de correio eletrônico de aviso de recebimento é a seguinte: Clic aqui para enviar correio. é importante que envie esta mensagem para completar o processo de revisão com este revisor e este trabalho. 20

21 Tomar decisão sobre revissão e publicação em Memórias Tomar decisão sobre revissão e publicação em Memórias Antes de tomar a decisão, o director do tema deve rever os detalhes da revisão do forma de revisão pelo autor, para que possa cumprir os critérios para justificar a recomendação do revisor. Além disso, deverá considerar as seguintes posibilidades para realizar as ações correspondentes: Recomendação por Recomendação por Ação do diretor Revisor A Revisor B Aceitar o original Aceitar o original Aceitar o envio. Aceitar o original Ver comentários Solicitar ao autor modificação do original segundo comentários do revisor B. Aceitar o original Recusar original Submeter a revisão por parte de um terceiro revisor. Ver comentários Ver comentários Solicitar ao autor modificação do original segundo comentários dos revisores A e B. Ver comentários Recusar original Submeter a revisão por parte de um terceiro revisor. Recusar original Recusar original Recusar o envio. Guardar decisão O diretor toma a decisão correspondente (según recomendaciones y detalles en el formulario de revisión)e notifica o autor da mesma, mediante um correio eletrônico dentro da plataforma. Clic para ver planilha para notificar o autor da decisão. Clic aqui para guardar decisão tomada. 21

22 Tomar decisão sobre revissão e publicação em Memórias Antes de guardar a decisão tomada, o sistema pedirá uma confirmação da mesma, já que esta é irreversível: Planilha de correio eletrônico para notificar ao autor da decisão tomada: Clic para importar revisões. Clic aqui para enviar correio. 22

23 Tomar decisão sobre revissão e publicação em Memórias Aceitar proposta Se o trabalho é aceito, e depois de salvar a sua decisão, então o diretor de tema envia o trabalho as memóras do evento. Los pasos a seguir son los siguientes: a. Atualizar a versão final (documento completo) pelo arquivo adjunto na seção de arquivos suplementarios. Para isto deverá descaregar o arquivo suplementario (si no lo hizo al principio) para logo adjunta- lo como se mostra na imagen. Clique aqui para atualizar a versão da obra para a versão completa. Clique aqui para pesquisar arquivo 23

24 Tomar decisão sobre revissão e publicação em Memórias b. Enviar o documento antes adjunto a formato, onde se permite ter uma pré- visualização do documento nas memórias. *Deve estar revisado. Clic aqui para enviar o documento ao formato * Deve habilitar a opção que contém o documento completo da proposta (como se indica anteriormente), de forma contrária esta não aparecerá nas memórias do evento. 24

25 Tomar decisão sobre revissão e publicação em Memórias c. Na parte inferior da página, depois de enviar a formato o arquivo completo, se mostrará o seguinte: Clic aqui para ver a prova de imprensa do arquivo. Verificar que seja o arquivo completo. Lembre: verificar que a prova de imprensa seja o arquivo completo (com nome e associações institucionais do autor). 25

26 Tomar decisão sobre revissão e publicação em Memórias d. Fazer clic na opção de Completar para enviar o trabalho as memórias do evento. Clic aqui para enviar o trabalho as memórias. Deve ter cuidado, uma vez aprobado um trabalho, em enviar para publicação o arquivo completo, como se indica na imagem anterior, pois o documento que contém os nomes e referências institucionais dos autores. Você pode verificar sus publicação na seção de Memórias do evento em onde aparecerá o tema do qual é director e o trabalho publicado recentemente. Se um autor requer a parte do de aceite por parte do diretor de tema uma carta mais formal (como, por exemplo, membrete da XIII CIAEM), deverá solicitá- la adicionalmente. Esta será elaborada por Angel Ruiz, como presidente da CIAEM, ou Eduardo Mancera como presidente do Comitê Internacional do Programa. 26

27 Tomar decisão sobre revissão e publicação em Memórias Aceitar com modificações Se deve realizar algumas modificações ao trabalho, então o diretor de tema debe, e depois de salvar a sua decisão, notificar ao autor a decisão e acrescentar as observações realizadas ao seu trabalho. Clic aqui para enviar correio al autor. 27

28 Tomar decisão sobre revissão e publicação em Memórias Na continuação se mostra a planilha do correio que deberá enviar ao autor: Clique para importar observações realizadas pelos revisores. Clic aqui para enviar correio. b. c. d. As modificações sugeridas que apareceram na mensagem (abaixo) é o texto que escreveu o revisor ao final do formulário de revisão. Esta etapa é essencial para os autores de fazer as modificações. 28

29 Tomar decisão sobre revissão e publicação em Memórias Seguidamente, oi diretor deverá esperar que o autor envie a versão com as modificações correspondentes (deverá ser a versão completa), como se mostra a continuação: Clique aqui para ver versão do original com as modificações correspondentes. Uma vez descarregada a nova versão do original, o diretor de tema será o encarregado de revisar se as modificações foram realizadas em sua totalidade nesta nova versão do trabalho. Relembre: Esta nova versão deverá ser a versão completa do trabalho, quer dizer, além das modificações correspondentes deberá aparecer as afiliações institucionais dos autores e seus respectivos nomes. 29

30 Tomar decisão sobre revissão e publicação em Memórias Nova decisão: Aceitar envio Se as modificações foram feitas corretamente na nova versão, o diretor chega a aceitar a envio, como se segue: Primeiro você precisa salvar a nova decisão (Aceitar envio), para continuar o processo de publicação: Guardar a nova decisão de aceitar envio. Depois de salvar a decisão de aceitar a envio é notificar a decisão do autor sobre seu trabalho: Clic aqui para enviar correio. 30

31 Tomar decisão sobre revissão e publicação em Memórias Atenção: se você não guarda a nova decisão final de aceitar envio, não ele abre a possibilidade de enviar formato. Em seguida, passa a enviar o documento a formato, onde se permite ter uma pré- visualização do documento nas memórias. *Deve estar revisado a versão do autor. Clic aqui para enviar o documento ao formato * Deve habilitar a opção que contém o documento com nova versão da proposta (como se indica anteriormente), de forma contrária esta não aparecerá nas memórias do evento. Veja o diagrama abaixo para este processo. 31

32 Tomar decisão sobre revissão e publicação em Memórias Diagrama de etapas para o tema principal a opção de Aceitar com modificações 32

33 Tomar decisão sobre revissão e publicação em Memórias Na parte inferior da página, depois de enviar a formato o arquivo completo, se mostrará o seguinte: Clic aqui para ver a prova de imprensa do arquivo. Verificar que seja o arquivo com nova verão. Finalmente, fazer clic na opção de Completar para enviar o trabalho as memórias do evento. Clic aqui para enviar o trabalho as memórias. Lembre: antes de completar o publicação deveria guardar a nova decisão e enviou o documento para a seção "formato". Esto é essencial para a publicação correta. Deve ter cuidado, uma vez aprobado um trabalho, em enviar para publicação o arquivo completo, como se indica na imagem anterior, pois o documento que contém os nomes e referências institucionais dos autores. Você pode verificar sus publicação na seção de Memórias do evento em onde aparecerá o tema do qual é director e o trabalho publicado recentemente. 33

34 Tomar decisão sobre revissão e publicação em Memórias Nova decisão: Recusar envio Caso o trabalho não satisfaz as modificações acima, é necessário recusar trabalho e notificar o autor como mostrado abaixo. Guardar a nova decisão de rejeitar envio. Clic aqui para enviar correio al autor. Importante: Este sistema suporta apenas uma rodada de revisão por revisores, se muda tudo recai sobre o director do tema. 34

35 Tomar decisão sobre revissão e publicação em Memórias Recusar proposta Se o trabalho é recusado, então o mesmo é enviado automáticamente a seção de trabalhos arquivados. Você sempre poderá ver os trabalhos recusados: Clic aqui para ver os trabalhos não aceitos. Seguidamente se mostrará a lista de trabalhos que não foram aceitos em seu tema: Clique aqui para ver apagar o arquivo 35

36 Eliminar arquivo de las memórias do evento Eliminar arquivo de las memórias do evento Se na hora de verificar se o trabalho enviado as memórias do evento não é o correto, então deberá eliminar o arquivo (como se indica na imagem) e enviar o trabalho novamente. a. Primeiro deverá ir a sessão de Apresentações do menu do Diretor de Tema: Clic aqui para ver os trabalhos aceitos. b. Seguidamente será mostrado a lista de trabalhos nas memorias, onde você deberá seleccionar o nome do trabalho que deseja eliminar. Clic aqui para ver informação do trabalho 36

37 Eliminar arquivo de las memórias do evento c. Finalmente na seção de Revisão deverá eleger a opção de eliminar como se mostra a seguir, tendo muito cuidado porque esta é uma operação muito delicada: Clic aqui para eliminar o trabalho das memórias. 37

38 Tema para diretores que apresetam trabalhos em seu tema Tema para diretores que apresetam trabalhos em seu tema O diretor de tema pode apresentar trabalhos em seu próprio tema, porém será, nesse caso, o director geral quem designa os revisores para este trabalho, para assim preservar a avaliação cega e adequada. Será o diretor geral que selecionará os revisores para os diretores. Deve selecionar o tema chamado Diretores 38

39 Tema para diretores que apresetam trabalhos em seu tema Um possível erro e falha no sistema Se você seguir o procedimento exato para a plataforma não ocorrer problemas. Mas pode haver erros imprevistos. Em algumas circunstâncias, o sistema também pode cair. Se o erro foi apenas clique em "Concluir" sem anexar o documento com a versão integral do documento, pode proceder de acordo com a seção anterior relatórios Apagar arquivo do evento. Isso resolveria este problema em particular, se não for travado o sistema. Se o sistema bloqueou o melhor é pedir a ajuda de Alexa Ramirez, para a administração central da plataforma para tentar consertá- lo. 39